Документ отчет это – виды, форма, образец и оформление

Отчет — это… Что такое Отчет?

Отчет — документ, содержащий сведения о выполнении заданий, поручений, планов и т.п. и представляемый в вышестоящую организацию (должностному лицу).

Отчет — документ, содержащий сведения о выполнении планов, заданий, мероприятий, представляемый вышестоящей организации или должностному лицу.

Отчет

Документ по определению массы и положения центра массы самолета (вертолета)

Смотри также родственные термины:

3.6 отчет для суда : Заключение эксперта, представленное в суд, оформленное в соответствии с требованиями национального законодательства.

15 . ОТЧЕТ О ВЕРИФИКАЦИИ МАТЕМАТИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ ПМТ — отчет, содержащий результаты тестирования и сопоставления процессов в ПМТ с экспериментальными, проектными и расчетными данными.

16 . ОТЧЕТ О КОМПЛЕКСНЫХ ИСПЫТАНИЯХ ПМТ — отчет, содержащий анализ результатов комплексных испытаний ПМТ (проверка соответствия ПМТ техническому заданию и требованиям действующих НД, определение полноты реализации функций и обучающих возможностей ПМТ, установление адекватности протекания процессов в ПМТ экспериментальным и расчетным данным энергоблока-прототипа) с приложением программы и результатов испытаний, отчета о верификации математической модели ПМТ.

3.9.3. отчет о ЛА : База данных, полученная в результате ЛА (см. 3.9.2), состоящая из детальных сведений, определяющих ресурсы, требуемые для поддержки ЖЦИ.

Определения термина из разных документов: отчет о ЛА

3.9.3. отчет о ЛА : База данных, полученная в результате ЛА (см. 3.9.2), состоящая из детальных сведений, определяющих ресурсы, требуемые для поддержки ЖЦИ.

Определения термина из разных документов: отчет о ЛА

3.8 отчет о проведении аудита на соответствие регулирующим требованиям (regulatory auidit report): Документ или совокупность документов, составленных аудиторской группой и содержащих административную информацию, а также краткую информацию об объектах, функциях и процессах, подвергшихся аудиту, наблюдениях и заключениях аудита.

Примечание — В настоящем стандарте «отчет о проведении аудита» означает «отчет о проведении аудита на соответствие регулирующим требованиям».

4.12 отчет о тестировании на соответствие: Резюме соответствия стандарту, а также результаты тестирования, которые подтверждают данное заключение.

Отчет о техническом обследовании памятника истории и культуры — документ, составленный уполномоченными лицами в соответствии с техническим заданием, характеризующий состояние памятника.

Отчет об изменении инвентарного количества — отчет о произошедших изменениях документально зарегистрированного количества ядерных материалов, составленный по установленной форме.

Отчет об изменении инвентарного количества — отчет о произошедших изменениях документально зарегистрированного количества ядерных материалов, составленный по установленной форме.

3.17 отчет об отборе проб: Отчет, который служит для проверки и снабжает проверяющего всей необходимой информацией о примененных при отборе пробы технологиях, а также любой дополнительной важной информацией.

4.2.19 отчет об отборе проб (sampling record): Отчет, который служит для проверки и снабжает проверяющего всей необходимой информацией о примененных при отборе пробы технологиях, а также любой дополнительной важной информацией.

3.22 отчет об эффективности эксплуатации (field performance report): Обзор и анализ данных эксплуатации, подходящих для разрабатываемой продукции.

18. Отчет по обоснованию безопасности ИР (ООБ ИР) — документ, содержащий необходимую информацию и обоснования и подтверждающий, что на всех планируемых этапах жизненного цикла ИР соответствующими проектными решениями может быть обеспечена его безопасность.

20 . Отчет по обоснованию безопасности ИЯУ — документ, обосновывающий обеспечение безопасности ИЯУ на всех этапах ее жизненного цикла.

2.17 отчет по парниковым газам (greenhouse gas report): Документ, предназначенный для предоставления предполагаемым пользователям информации об организации или о проекте по ПГ.

Примечание — Отчет по ПГ может включать в себя утверждение по ПГ.

2.15 отчет по парниковым газам (greenhouse gas report): Документ, предназначенный для предоставления предполагаемым пользователям информации об организации или о проекте по ПГ.

Примечание — Отчет по ПГ может включать в себя утверждение по ПГ(2.10).

2.17 отчет по парниковым газам (greenhouse gas report): Документ, предназначенный для представления предполагаемым пользователям

(2.26) информации об организации или о проекте по ПГ.

Примечание — Отчет по ПГ может включать в себя утверждение по ПГ (2.11).

9.6.2 отчет по парниковым газам (greenhouse gas report): Самостоятельный документ, предназначенный для его представления предполагаемым пользователям (9.7.2).

Примечание — Отчет по ПГ может включать в себя утверждение по парниковым газам (9.5.2).

[ИСО 14064-1:2006]

1.1.7. Отчет получателя субсидии — документ (документы), подтверждающий расходы получателя субсидии и выполнение условий, установленных при предоставлении субсидии, в отчетном периоде.

1.2. Решение по отбору юридического лица, претендующего на получение субсидии, а также решение по сумме, срокам и условиям предоставления субсидии принимается Финансовой комиссией при Департаменте.

1.3. Состав Комиссии, перечни ответственных структурных подразделений и должностных лиц Департамента по отбору юридических лиц, претендующих на получение субсидии, определяются правовым актом Департамента.

Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации. academic.ru. 2015.

normative_reference_dictionary.academic.ru

Значение слова ОТЧЁТ. Что такое ОТЧЁТ?

ОТЧЁТ, -а, м.

1. Официальное письменное или устное сообщение ответственному лицу, организации и т. п. о своей работе, о выполнении какого-л. задания и т. п. Отчет о научной работе. Отчет депутата. Отчет местного комитета.По возвращении в Москву я представил в Арктическую комиссию при Совете Народных Комиссаров СССР отчет об итогах экспедиции и карту Северной Земли.

Ушаков, По нехоженой земле. || Бухг. Документ об израсходовании отпущенных средств. Финансовый отчет.

2. Подробное сообщение о положении дел, состоянии чего-л. и т. п., обычно публикуемое в газете или журнале. Отчет о футбольном матче.Яков Ильич сдержанно улыбнулся —, прочтя это описание, составленное в духе тех обстоятельных отчетов, которые писали иные путешественники—иностранцы лет 200—300 назад. Кедров, Повесть о Френкеле. || Объяснение, изложение чего-л. происшедшего, происходящего (обычно в порядке событий, обстоятельств или действий, поступков и т. п.). — Дмитрий Никанорович не любит отдавать отчета в своих поступках. Тургенев, Накануне. [Стыров:] Я, как приеду, так потребую от тебя отчет: что она без меня делала, говорила, даже думала. А. Островский, Невольницы.

Дать (или отдать) себе отчет в чем — понять, осознать что-л., разобраться в чем-л. [Литвинов] не мог отдать себе ясного отчета в том, что он ощущал: и стыдно ему было, и даже страшно. Тургенев, Дым.
Не отдавая себе отчета — не осознавая значения совершаемого, бессознательно. Мне вдруг почудилось, что это Лида моя стоит у окна. И невольно, не отдавая себе отчета, я сделал шаг по направлению к ней. Чаковский, Это было в Ленинграде.
Взять (или получить и т. п. ) под отчет — взять какую-л. сумму с обязательством представить отчет об ее израсходовании.

kartaslov.ru

отчёт — это… Что такое отчёт?

Морфология: (нет) чего? отчёта, чему? отчёту, (вижу) что? отчёт, чем? отчётом, о чём? об отчёте; мн. что? отчёты, (нет) чего? отчётов, чему? отчётам, (вижу) что? отчёты, чем? отчётами, о чём? об отчётах

1. Отчёт — это сообщение о результатах вашей работы, которое вы делаете в устной или письменной форме.

Я должен написать подробный отчёт о командировке. | Начальник попросил представить отчёт в пять часов.

2. Отчётом называют официальный документ о том, как были израсходованы деньги, предназначавшиеся на определённые нужды компании, предприятия.

Подготовить финансовый отчёт. | Годовой отчёт предприятия.

3. Когда вы даёте отчёт о своих поступках, действиях, вы объясняете, почему вы поступили или сделали что-либо определённым образом.

Я не намерен давать вам отчёт о своих делах. | Она давала мужу отчёт в каждой копейке.

4. Когда вы даёте, отдаёте себе отчёт в своих словах и поступках, вы хорошо осознаёте, что вы говорите или делаете.

Отдаёте ли вы себе отчёт, какую опасность представляет хранение бензина в квартире? | Она вряд ли отдавала себе отчёт в серьёзности создавшегося положения.

5. Когда вы не даёте
, не отдаёте себе отчёта в своих словах и поступках, вы говорите или совершаете их бессознательно, не думая.

Она не отдавала себе отчёта в том, что совершенно не понимает происходящего.

отчётный

Отчётный период.

dic.academic.ru

Документы и системы документации

Новая страница 1

Система организационно-правовой документации

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:

 

Вид документа                  

Разновидности документа

Инструкция

Инструкция по документационному обеспечению управления

Инструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др.

Должностная инструкция

Должностная инструкция специалиста 2-й категории

Должностная инструкция кассира и др.

Положение    

Положение об отделе

Положение о совете директоров и др.

Регламент

Регламент коллегии

Регламент работы руководства и др.

 

Система плановой документации

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:

 

Вид документа       

Разновидности документа

План

План мероприятий по выполнению постановления…

План социально-экономического развития коллектива организации

План работы совета директоров

Бизнес-план

План работы отдела

Индивидуальный план работы и др.

 

Система распорядительной документации

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов:

 

Вид документа

Разновидности документа

Приказ

Приказ о распределении обязанностей между руководством

Приказ о создании филиала (отделения, представительства)

Приказ об утверждении (положения, правил, инструкции)

Приказ о финансировании работ…

Приказ о приеме на работу

Приказ о командировании и др.

 

Система отчетной документации

Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов:

 

Вид документа                  

Разновидности документа

Отчет

Отчет о научно-исследовательской работе

Отчет о командировке

Отчет о работе структурного подразделения

Отчет о проведении рекламной кампании и др.

 

Система информационно-справочной документации

Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например:

                   

Вид документа       

Разновидности документа

Акт     

Акт ревизии

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности

Акт приема-передачи дел

Акт экспертизы и др.

 

Письмо          

Письмо (напоминание) о приближении сроков исполнения договора

Письмо (претензия) о нарушении условий договора

Письмо (предложение) об оказании услуг (поставке товара)

Письмо (приглашение) об участии в выставке и др.

 

Система договорной документации

В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.                                                            

                                                                  

Вид документа       

Разновидности документа

Договор         

Договор купли-продажи

Договор поставки

Договор аренды (договор субаренды)

Договор подряда (договор субподряда)

Договор комиссии

Договор перевозки и др.

 

Системы документации обеспечивающего типа

Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

В.Ф. Янковая

www.profiz.ru

отчёт — это… Что такое отчёт?

, м.

1.

Официальное письменное или устное сообщение ответственному лицу, организации и т. п. о своей работе, о выполнении какого-л. задания и т. п.

Отчет о научной работе. Отчет депутата. Отчет местного комитета.

По возвращении в Москву я представил в Арктическую комиссию при Совете Народных Комиссаров СССР отчет об итогах экспедиции и карту Северной Земли. Ушаков, По нехоженой земле.

|| бухг.

Документ об израсходовании отпущенных средств.

Финансовый отчет.

2.

Подробное сообщение о положении дел, состоянии чего-л. и т. п., обычно публикуемое в газете или журнале.

Отчет о футбольном матче.

Яков Ильич сдержанно улыбнулся —, прочтя это описание, составленное в духе тех обстоятельных отчетов, которые писали иные путешественники—иностранцы лет 200—300 назад. Кедров, Повесть о Френкеле.

||

Объяснение, изложение чего-л. происшедшего, происходящего (обычно в порядке событий, обстоятельств или действий, поступков и т. п.).

— Дмитрий Никанорович не любит отдавать отчета в своих поступках. Тургенев, Накануне.

[Стыров:] Я, как приеду, так потребую от тебя отчет: что она без меня делала, говорила, даже думала. А. Островский, Невольницы.

дать{ (или отдать)} себе отчет {в чем}

понять, осознать что-л., разобраться в чем-л.

[Литвинов] не мог отдать себе ясного отчета в том, что он ощущал: и стыдно ему было, и даже страшно. Тургенев, Дым.

не отдавая себе отчета

не осознавая значения совершаемого, бессознательно.

Мне вдруг почудилось, что это Лида моя стоит у окна. И невольно, не отдавая себе отчета, я сделал шаг по направлению к ней. Чаковский, Это было в Ленинграде.

взять{ (или получить и т. п.)} под отчет

взять какую-л. сумму с обязательством представить отчет об ее израсходовании.

Малый академический словарь. — М.: Институт русского языка Академии наук СССР. Евгеньева А. П.. 1957—1984.

dic.academic.ru

образец заполнения по форме М-19

Составление материального отчета по форме М-19 востребовано в основном в крупных компаниях строительного направления. Данный отчет относится к первичной документации и должен оформляться строго определенным образом.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк материального отчёта по форме М-19 .xlsСкачать образец материального отчёта по форме М-19 .xls

Кто заполняет материальный отчет

Документ заполняет материально-ответственный сотрудник предприятия, занятый в строительных работах: начальник строительного участка или непосредственный исполнитель, а также уполномоченный сотрудник отдела бухгалтерии.

Обязательно ли применение документа

С 2013 года обязательное использование унифицированных форм первичной документации отменено, поэтому пользоваться данным бланком или нет каждая организация решает в добровольном порядке. При этом, если решение положительное, то требование по применению формы М-19 нужно прописать в учетной политике фирмы.

Для чего нужен отчет

Материальный отчет – документ, который позволяет контролировать и отслеживать движение строительных материалов, а именно — их поступление и расход.

В учитываемые материалы можно включать любые виды строительных изделий: кирпичи, бетон, краски, цемент, гвозди, черепицу и т.д. В числе прочего в бланк вносятся и те виды материалов, с которыми в период составления отчета не происходит никаких действий – это позволяет учесть все без исключения товарно-материальные ценности, находящиеся на складе и сделать отчет более полным и информативным.

Что необходимо сделать для того, чтобы составить правильный отчет

Порядок формирования документа включает в себя ряд определенных операций.

  1. В первую очередь, в организации проводится инвентаризация и по ее итогам сведения об остатках товарно-материальных ценностей, а точнее их количестве и стоимости, вносятся в отчет. Дата составления отчета должна быть идентична с датой проведения инвентаризационных мероприятий.
  2. Далее в отчете отображаются те материалы, которые остались на складе на основании ранее оформленной первичной документации, такой как: чеки, заявки, квитанции, накладные, приходные, расходные ордера и т.п.
  3. После этого в отчет включаются все товарно-материальные ценности, отпущенные потребителям (по каждому покупателю отдельно) — здесь подсчитывается их общее количество и сумма. И, наконец, вписывается информация о тех ресурсах, которые остались в складских помещениях предприятия на конец отчетного периода по факту.
  4. После того, как все нужные сведения будут внесены в бланк документа, отчет передается на сверку во все заинтересованные подразделения организации, а затем в бухгалтерию.
  5. Бухгалтер также проверяет отчет и заполняет его вторую таблицу, внося данные о материалах – их название, номер по номенклатуре, единицу измерения и прочее.

Правила составления материального отчета и его образец

На сегодняшний день для того, чтобы заполнить материальный отчет, организации могут выбрать один из двух вариантов: собственный шаблон документа, утвержденный в учетной политике предприятия, или унифицированный бланк по форме М-19, разработанный на уровне законодательства и рекомендованный к применению. При этом второй вариант предпочтительнее, поскольку не нужно думать над структурой и содержанием документа — в стандартную форму уже внесены все необходимые колонки и строки.

Заполнение титульного листа

Первым делом в отчет вносятся сведения на титульный лист. Сюда вписываются:

  • наименование объекта (склада), товарно-материальные ценности которого подлежат учету в данном документе,
  • фамилия материально-ответственного лица,
  • отчетный период,
  • дата заполнения бланка,
  • тут же указываются приложения – количество приходных и расходных документов.

Вверху титульного листа слева и справа расположены строки для визирования уполномоченными на проверку отчета лицами: бухгалтера и начальника структурного подразделения.

Заполнение второй страницы формы М-19

На второй странице формы М-19 таблица, в которую по порядку вписываются:

  • номенклатурный номер материалов,
  • их наименование,
  • цена за единицу измерения,
  • единица измерения (штуки, килограммы, литры, метры и т.д.).

Заполнение третьей страницы

Здесь в таблице указываются:

  • сальдо на начало периода (количество и сумма подлежащих учету материалов)
  • информация о движении материалов: сколько было израсходовано и отпущено на производство, в том числе по объектам, и на прочие нужды,
  • сколько было отпущено всего,
  • остаток на конец периода.

Правила оформления отчета

Бланк можно заполнять от руки (если он распечатан) или на компьютере (намного быстрее и удобнее). Отчет формируется в одном экземпляре, а при необходимости делаются его копии.

В документе должны стоить подписи всех ответственных за его составлении лиц, в том числе материально-ответственного работника и бухгалтера.

Заверять документ при помощи печати организации строгой необходимости на сегодня нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право применять в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена в их внутренней учетной политике.

Сколько времени и как хранить отчет

Отчет, как и все прочие первичные бухгалтерские документы, должен храниться в отделе бухгалтерии в отдельной папке в течение периода, установленного локальными нормативно-правовыми актами или срок, прописанный в законодательстве (но не менее пяти лет). По истечении срока давности заполненный бланк можно уничтожить (при этом утилизация должна проводиться также в определенном порядке).

assistentus.ru

Назначение и состав отчетной документации

Отчетную документацию в деятельности организации составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности организации за определенный период — год, полгода, квартал, декаду. Она выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставить полученные результаты с показателями, намеченными планом, программой.

Отчетная документация состоит из нескольких комплексов документов:

· государственной статистической отчетности;

· ведомственной отчетности:

· внутриучрежденческой отчетности.

Отчетные документы могут составляться по различным направлениям деятельности организации.

 

2. Составление и оформление отчетных документов

Отчет — это документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определённый период времени, выполнения мероприятий, поручений, заданий, который представляется руководителю структурного подразделения, учреждения или вышестоящего органа.

Отчеты составляются на основании утвержденных унифицированных форм и в соответствии с нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свобод нон форме , порядок ее составления и оформления аналогичен другим управленческим документам. При составлении внутренних отчетов учитывается их назначение и круг рассматриваемых вопросов.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются: наименование организации; название документа; дата , номер, место составления: заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения. К отчету могут прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе.

Отчеты о работе структурного подразделения подписываются руководителем структурного подразделения; отчеты организации в целом — руководителем подразделения, ответственным за подготовку отчета; отчет о работе сотрудника подписывается самим составителем. Отчет о работе утверждается руководителем организации или вышестоящего органа. Датой отчета является дата его утверждения или вынесения резолюции.

Раздел №7. Организация работы с документами в офисе.

Тема 7.1. Унифицированные системы документов ГСДОУ.

Тема 7.1.1. Унифицированные системы документов ГСДОУ. Служба ДОУ, её задачи, функции.

Требования и основные положения ГСДОУ.

Унифицированные системы управленческой документации.

Служба ДОУ, её задачи, функции.

План:

1.Требования и основные положения ГСДОУ.

2.Восемь унифицированных систем управленческой документации.

3.Служба ДОУ ,её задачи , функции ДОУ как структурное подразделение.

Требования и основные положения ГСДОУ.

Требования по организации делопроизводства изложены в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ГСДОУ— это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях Основная цель создания ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора , анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по Делопроизводству , методик , правил, рекомендаций по различных аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и форм управленческих документов.

На основании ГСДОУ и ГОСТов в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов была разработана Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , которая установила общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. В качестве приложения к инструкции даны образцы основных документов.

Каждое учреждение на основе типовой инструкции разрабатывает индивидуальную инструкцию по делопроизводству. которую утверждает руководитель федерального органа исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством ( Росархивом).

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчёта численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создания благоприятных условий труда.

 

 

Государственная система

документационного обеспечения

управления (ГСДОУ)

Особое место в нормативной базе занимает Государственная система документационного обеспечения управления ( ГСДОУ) , введенная в действие приказом Главархива от 25 мая 1988 г. № 33. ГСДОУ разработана почти 20 лет назад , и за это время многое изменилось в законодательной базе и в технологиях работы с документами. Тем не менее в части , не противоречащей действующему законодательству, Государственная система документационного обеспечения управления все еще определяет совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности в органах государственного с управления и в организациях в части документирования, организации документооборота и работы с документами, включая регистрацию и контроль исполнения документов, а также составление номенклатуры дел

Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота, со­кращение количества и повышение качества документов, создание условий эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, со­вершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ включает в себя Основные положения, а также нормативные и методические документы по вопросам ДОУ .

Основные положения ГСДОУ (их полное название — «Го­сударственная система документационного обеспечения управ­ления . Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»), в свою очередь, состоят из пяти разделов .

1. Общие положения.

2. Документирование управленческой деятельности (в это^1 разделе определяется состав управленческих документов, содержатся рекомендации по составлению их текстов и оформлению основных и дополнительных реквизитов документов).

3. Организация работы с документами (в этом разделе раскрываются вопросы организации документооборота, регистрации и контроля исполнения документов, оперативного хранения документов, разработки номенклатуры дел и правильного формирования дел, а также подготовки документов для передачи в архив).

4. Механизация и автоматизация работы с документами (данный раздел больше других нуждается в переработке, потому что не отражает современного уровня развития компьютерной и оргтехники).

5. Служба документационного обеспечения управления (в дан ном разделе содержатся описание целей и задач службы ДОУ , а также рекомендации по комплектованию службы ДОУ кадрами и нормированию их труда).

У основных положений ГСДОУ есть приложения, в которых — помещены следующие перечни и формы документов:

· перечень межотраслевых унифицированных систем документации;

· перечень государственных стандартов:

· перечень общесоюзных классификаторов технико-экономической информации;

· примерный перечень документов, подлежащих утверждению;

· примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать;

· правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм;

· форма номенклатуры дел структурного подразделения:

· форма номенклатуры дел организации:

· перечень нормативно-методических документов для определения сроков хранения документов;

· перечень типовых сроков исполнения документов

· форма обложки дел постоянного и долговременного хранения;

· типовые задачи, функции и права службы документации в организации.

Многие перечни устарели, а формы документов, приведенные в приложении к ГСДОУ. были заменены другими формами (напри­мер, форма номенклатуры дел организации и форма номенклатуры дел структурного подразделения, приведенные в ГСДОУ, несколь­ко отличаются от аналогичных форм, приведенных в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Однако, как отмечают ве­дущие отечественные документоведы (в частности, доктор истори­ческих наук А. Н. Сокова ), разработанная в конце 1960-х гг. Единая государственная система делопроизводства (этот нормативно-методический документ является предшественником ГСДОУ) в принципиальных положениях сохраняет свою значимость до настоящего времени.

Тем не менее напомним, что ГСДОУ считается действующей лишь в части, не противоречащей современному законодательству, т.е. вроде бы, если есть какие-либо противоречия между положе­ниями ГСДОУ и относительно новыми национальными стандар­тами (например, ГОСТ Р 6.30—2003 ). приоритетными должны считаться требования стандартов. Однако согласно Федеральному закону от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регули­ровании» стандартизация в нашей стране основана на принципе добровольности применения утвержденных стандартов, так что можно прийти к выводу , что специалисты службы ДОУ могут руководствоваться в своей деятельности лишь требованиями за­конов и постановлений Правительства Российской Федерации, а также подзаконными актами.

 




infopedia.su