Деловое письмо виды деловых писем: 22. Виды деловых писем.

22. Виды деловых писем.

Деловые письма — это обобщенное название различных по содержанию документов, которые являются средством общения юридических и физических лиц в процессе социальной, управленческой и про­изводственной деятельности. В зависимости от содержания деловые письма могут быть со­проводительными, гарантийными, рекламными, арбитражными и другими, содержать запрос, напоминание, подтверждение, изве­щение, приглашение и т. д.

Рассмотрим подробнее особенности наиболее распространенных видов писем.

1. Письмо-просьба. Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени организаций. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении.

2. Письмо-запрос направляется в том случае, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону.

Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами. Текст письма-запроса о финансовом положении фирмы, как правило, содержит еще гарантии соблюдения конфиденциальности.

Служебное письмо, содержащее запрос, имеет следующую структуру:

• обоснование актуальности запроса;

• содержание запроса;

• ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен;

• формулирование гарантии.

Пример текста письма-запроса:

Учитывая важность укрепления связей предприятия с угледобывающими районами, просим Вас изучить возможность участия Вашего предприятия в выполнении заказов (перечень проблем прилагается).

Просим Вас направить свои предложения в срок до27.05.2005.

3. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов. Наибольшую трудность вызывает составление письма-отказа, содержащее отклонение предложения. Такое письмо составляется по следующей схеме:

• повторение просьбы;

• обоснование причины отказа, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;

• констатация отказа или отклонение предложения.

В письмах-ответах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить причины. В таких письмах уместно применять языковую формулу «утверждение через отрицание», например: завод не возражает, издательство не отказывает, институт не отвергает. После таких конструкций уместна просьба сообщить дополнительные факты, сведения, цифровые данные и т. п., чтобы на их основе впоследствии вернуться к рассмотрению вопроса. В письмах-отказах рекомендуется использовать следующие клише:

Ваше предложение отклонено по следующим причинам, считаем нужным сообщить Вам, Ваше предложение, к сожалению, не получило поддержки.

4. Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Эти письма выполняют две важные взаимосвязанные функции: контроля за прохождением документов (или грузов) и ярлыка. Их составление допустимо лишь в том случае, когда необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д. Текст сопроводительного письма обычно очень короткий, он состоит из двух частей: в первой части содержится сообщение о высылаемом материале, во второй – уточняющие сведения. В сопроводительных письмах всегда употребляются такие стандартные глаголы:

направляем, высылаем, посылаем, возвращаем, прилагаем. В конце текста сопроводительного письма делается отметка о наличии приложения.

5. Цель информационного письма – своевременно информировать другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или каком-либо мероприятии.

Для информационного письма достаточно подписи секретаря, однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. Объем информационного письма может варьироваться от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций, выпускаемой продукции, издаваемой литературы. В информационных письмах используются следующие клише: извещаем, что…; сообщаем, что…; доводим до Вашего сведения, что…; ставим Вас в известность, что.

6. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуется или в организацию, или отдельному лицу. Гарантийные письма подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего обязательство своевременно произвести оплату. Гарантироваться могут также оплата выполненной работы, качество, срок выполнения работ, оплата продукции, оплата аренды и т.

 д. Этот документ имеет повышенную юридическую значимость, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Желательно согласовывать текст с юридической службой. В письмах используются следующие клише: предоплату / оплату, качество изделий, сроки выполнения работ, соответствие требованиям, надежность при эксплуатации гарантируем. Этот документ должен иметь название «Гарантийное письмо». Подписывается письмо руководителем и главным бухгалтером, на нем ставится печать.

7. Письмо-рекламация (претензия, требование) представляет собой изложение претензий к качеству товара или оказываемых услуг, составляется в сложных конфликтных ситуациях. Претензионная переписка, как правило, носит нестандартный характер, не укладывается в рамки обычного обмена посланиями, ибо у каждой спорной ситуации есть своя причина возникновения, пути урегулирования и возможные последствия. Деловое письмо в таких случаях выходит за рамки своих обычных функций, зачастую должно решать дополнительные психологические и правовые задачи.

Несогласие с точкой зрения, возражение, отказ являются неблагоприятными для собеседника речевыми действиями и требуют этикетного оформления посредством специальных формул: просим Вас рассмотреть нашу претензию, просим дать согласие на возврат бракованного товара; к нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качество поставляемого Вами товара не удовлетворяет требованиям. В качестве заключительных предлагаются фразы: Рассчитываем, что наши замечания будут учтены; Будем признательны за срочное выполнение нашего заказа. Некоторые заключительные формулы выступают в статусе юридически значимых компонентов текста: В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции. Обычно к письму прилагается акт экспертизы поставленного товара. Стиль письма должен быть выдержан в нейтральном тоне. Определена и композиция письма-претензии: текст рекомендуется начинать с описания сложившейся ситуации, затем перечисляются предъявляемые претензии, после чего необходимо изложить требования. Концовка письма должна быть позитивной.

8. Письмо-приглашение

содержит приглашение принять участие в семинарах, совещаниях и т.д. Обычно адресуется руководителю организации, конкретному должностному лицу, но может быть обращено ко всему коллективу организации. В тексте письма необходимо указать вид и название мероприятия, его программу, время и место проведения.

9. Письмо-предложение о совместном сотрудничестве в настоящее время имеет широкое распространение. Текст письма состоит из двух частей: изложение сути вопроса и предложение о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда.

10. В последнее время в практике работы органов государственного и муниципального управления стали часто использоваться письма-благодарности

.

Какими бывают деловые письма? — «Грамота.ру» – справочно-информационный Интернет-портал «Русский язык»

Деловое письмо

Какими бывают деловые письма?

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По тематическому признаку

деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы.

Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.

Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка).

По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций).

По форме: обычные и электронные.

По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). 

• Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов).

• Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.

• Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения.

• Письмо-сообщение. Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т. п.).

• Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты.
   

• Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т. п.). Чаше всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета.  

• Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу.

• Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.

• Коммерческий запрос – это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услуге и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

• Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Виды деловых писем — научим писать по примерам и содержанию

В данной статье вы найдете информацию, которую мы рекомендуем знать для того, чтобы грамотно работать при помощи писем в непростых деловых ситуациях: ситуациях нарушения деловых интересов сторон. Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы. Практические примеры, правила деловой переписки помогут лучше понять, как должно выглядеть то или иное письмо, какую должно иметь структуру.

 Успешно решить сложности «трудных» писем  помогают:

• Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная  установка на партнерство
• Выбор уместного стиля письма (официально-делового  или доверительно-делового
• Грамотное и логичное оперирование фактами

Стиль письма в «трудных»  письмах может быть официально-деловым или доверительно-деловым.

Особенности официально-делового стиля

• Внутренняя позиция – от лица компании
• Отсутствие эмоций
• Преобладание страдательного залога («рассмотренный нами» – вместо «мы рассмотрели» «высланный мною» вместо «я выслал» и т.д.)
• Преобладание официальных клише (данный, вышеобозначенный, отвечая на ваш вопрос относительно…,  приняв во внимание, в настоящее время, имеющий место факт и т.д.)

Особенности доверительно-делового стиля

• Внутренняя позиция – не только/не столько от лица компании, но и от себя лично
• Наличие эмоций и указание на них (мы обеспокоены , мне крайне неприятно, это вызывает у нас беспокойство/сомнение/недоумение)
• Вместо официальных клише – простые словесные конструкции: «рассмотрев ваше предложение» – «мы рассмотрели ваше предложение» «приняв во внимание условия договора» — «мы действуем в рамках условий договора»

Виды деловых писем: письмо-просьба

Письмо-просьба становится «сложным», когда:

• Есть необходимость что-то получить от адресата
• Нет уверенности в том, что просьба будет удовлетворена
• Есть необходимость выдержать позицию взаимного выигрыша  (делового равноправия): не скатиться в позицию «бедного просителя» (пассивность) и не демонстрировать «грубый напор» (агрессия)

Образец письма-просьбы

От кого: Мария

•это не спамКому: Михаил

Копия: Иван, Константин

Дата: Пн 03  Апр 2009 17:21:05

Тема: Официальное предупреждение

Важность: Высокая

Михаил, добрый день!

Обращаюсь к Вам по поводу нарушений сроков отправки документов по клиенту ХХХ.

Согласно нашей договоренности (переписка ниже) в срок до 01 апреля вы должны были выслать в мой адрес все  перечисленные в письме ниже документы: (перечислены документы) . К сожалению, ни один документ мною до сих по не получен.

Я допускаю, что задержка с отправкой  имеет объективные основания (т.к.  прежде все наши договоренности точно исполнялись) .  Тем не менее сейчас  точность в соблюдении сроков отправки документов для нас является особенно важной (в связи с сроками контракта с клиентом «У»).  Я  искренне надеюсь, что Вы возьмете ситуацию под контроль,  и до 5 апреля включительно я получу все перечисленные мною документы.  

Спасибо!

 С уважением,

Мария Петрова

Менеджер по работе с партнерами

ООО «Макси»

Виды деловых писем: письмо-претензия

Сложности написания письма-претензии:

• Есть факт нарушения договоренностей
• Есть собственная эмоциональная «включенность»
• Есть необходимость что-то получить от адресата
• Нет уверенности в том, что просьба будет удовлетворена
• Есть необходимость выдержать позицию взаимного уважения и выигрыша (делового равноправия), показать свое отношение, продемонстрировать силу, но не «перегнуть палку» 

Особенно важно учитывать в таких случаях правила делового письма.

Образец письма-претензии

От кого: Мария

Кому: Андрей

Копия: Иван, Константин

Дата: Пн 03  Апр 2009 17:21:05

Тема: Официальное предупреждение

Важность: Высокая

Андрей,

ценя наше продуктивное взаимодействие и позитивное деловое общение с вашей компанией, тем не менее,  вынуждена обратиться к Вам с этим письмом. Также вынуждена обратить Ваше внимание на то, что письмо носит характер официального предупреждения.

1.На сегодняшний день имеет место систематическое несоблюдение вами сроков отправки документов (в файле № 1, прилагаемому к данному письму, перечислены:- документы, не высланные вами в срок по текущему месяцу; в файле № 2  — все случаи задержки вами документов за последние два квартала).

2. Данный факт является нарушением оговоренных и прописанных условий партнерства, закрепленных между нашими компаниями (см. п.3. 2. Договора № 52  от 22.09.2008).

3. Систематическое несоблюдение ООО «Микс» сроков подачи документов является существенным нарушением  установленного порядка взаимодействия. Это  оборачивается сбоями в протекании отлаженных бизнес-процессов и ставит под угрозу их эффективность. Поэтому мы вынуждены вынести  это официальное предупреждение и уведомить о следующем. При очередном повторении ситуации с несвоевременным предоставлением вами комплектов документации  мы оставляем за собой право поднять вопрос о расторжении Договора  о сотрудничестве ( в соответствии с п. 7.7 Договора № 52  от 22.09.2008).

Андрей, мы заинтересованы в совместной работе. Однако систематическое несоблюдение вами условий партнерства существенно осложняет работу и ставит под угрозу ее успешность. 

Убедительно прошу Вас в срок до 5 апреля включительно выслать в мой адрес все документы, перечисленные мною в приложенном файле № 1.

С уважением,

Мария Менеджер по работе с партнерами

ООО «Макси»

Мария Петрова

Письмо-отказ

Письмо- отказ — адрес просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.

В чем обычно заключается трудность написания письма-отказа?

• Мы не можем пойти на уступки адресату
• Нам неприятно отвечать отказом
• Нам важно сохранить благорасположение и лояльность адресата

Как эти трудности преодолеть?

• Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию
• Полезно знать, что «смягчает» звучание письма-отказа 

Образец письма-отказа

Добрый день, Владимир!

Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати компании ООО «БИ Технология».

Предложенная вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты.

Затраты по рискам, от которых избавляет  ваш проект, в данный момент меньше затрат по вашему проекту.

 Поэтому, не смотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от ваших услуг. Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.

С уважением,

Сергей Иванов

Начальник отдела ххх

ООО «БИ Технология»

Будем рады, если данная информация о видах деловых писем  окажется вам полезной  в вашем деловом общении!

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

Семинар «Этикет делового письма»

Письма играют большую роль в деловом общении. Многие из нас каждый день общаются по электронной почте со своими коллегами и партнерами, часто мы знакомимся и заключаем контракт исключительно по переписке.

 

Простая отправка резюме или коммерческого предложения может быть шагом к успешной карьере или прибыли в лице нового клиента. Семинар даст вам новые интересные знания, научит посредством простой переписки производить впечатление надежного, ответственного и успешного человека.

 

Что узнает участник семинара:

• особенности деловой переписки с официальными учреждениями, зарубежными партнерами;
• как писать поздравления, благодарности, просьбы, соболезнований, приглашения;
• принципы составления деловых писем: структура письма, стиль, правильное оформление документов, фразы и выражения, принятые в деловой переписке
• чем отличается личная и деловая переписка;
• виды деловых писем и сообщений: протокол, эссе, письмо-отчет, рекламация, уведомление;
• американские и европейские сокращения, принятые в международной деловой переписке и многое другое.

 

Подробная программа семинара:

Тема: «Деловое письмо: стилистика, стандарты, принципы».

• Особенности деловой переписки с Посольствами, Министерствами, зарубежными партнерами. Структура официального письма.
• Комплиментарные формы письма, вводные фразы, обороты.
• Использование бумаги, бланков.
• Правила написания поздравительных текстов, благодарственных писем, просьб, соболезнований, приглашений.
• Правильное оформление документов. Правила оформления реквизитов документа. Стилевые особенности языка деловых бумаг. Принципы составления деловых писем. Структура делового письма. Стандарты фраз и выражений, принятых в деловой переписке.

 

Тема: «Деловой этикет в переписке».

• Понятие делового этикета в переписке. Личная и деловая переписка.
• Благодарственные письма, поздравления, приглашения, соболезнования.
• Американские и европейские сокращения, принятые в международной деловой переписке. •Письма, которые всегда пишут или подписывают от руки.
• Процедура ответа на письма.
• Понятие «эмоциональной подстройки» под адресата.
• Обращение. Заключительная формула вежливости. Принципы завершения делового письма. Универсальные формулы.
• Особенности составления писем негативного содержания (отказы, претензии).

 

Тема: «Технология составления различных видов деловых писем и сообщений (структура, задачи, особенности)».

• Протокол.
• Пресс – релиз и пост-релиз.
• Эссе.
• Письмо-отчет.
• Рекламация. Ответ на рекламацию.
• Письмо-благодарность. Письмо-подтверждение. Письмо-приглашение. Письмо-поздравление.
• Уведомление, предупреждение и другие.

Тема: «Работа над составлением текста».

• Расположение основной идеи, темы, проблемы. Правила логических ударений. Связь предложений в тексте. Использование универсальных речевых конструкций.

Информационная роль порядка слов в предложении. Взаимосвязь между планируемым содержанием текста и передачей реальной информации.

 

Программу читает Давтян Олег Саркисович — главный редактор журнала «Консул», советник дипломатической службы 1-го класса, лауреат премии Правительства Санкт-Петербурга в области журналистики, член Союза художников России.

 

структура, форма, содержание и распространенные ошибки

Сегодня деловое письмо – неотъемлемая часть ведения бизнеса и других официальных отношений. Деловое письмо может быть составлено любым человеком или организацией, если в этом существует объективная необходимость. Но важно уметь составить его правильно.

Виды деловых писем

Существует масса видов деловых писем, классифицируемых по тому или иному признаку. Различаться они могут как по составлению, так и по целевому назначению.

Классификация

На данный момент насчитывается не менее пяти признаков, по которым осуществляется классификация деловых писем.
Один из них – функциональный признак. Согласно данному критерию письма в деловой речи подразделяются на:

1. Письма, на которые нужно составлять письмо-ответ. В письме-ответе непременно должен использоваться индекс письма, на которое отвечает отправитель.
   
2. Не нуждающиеся в письме-ответе.
   

Классифицируют письма и по структурному признаку:

1. Нерегламентированные. Тип делового письма, содержание которого представляет текст, написанный полностью на усмотрение автора. Главные критерии – формально-логическое представление и правила делового этикета.
   
2. Регламентированные. Обладают стандартными синтаксическими конструкциями и призваны решать вопросы регулярного экономико-правового характера.
   

Тематический признак – также основание для классификации:

1. Коммерческая корреспонденция. Письма, относящиеся к вопросам по материально-техническому обеспечению, снабжению и сбыту.
   
2. Деловая корреспонденция. Письма, затрагивающие экономическую, правовую, финансовую и другие формы деятельности организации.
   

Классификация писем по признаку адресата:

1. Обычные. Деловое письмо составляется одним адресатом в адрес другого.
   
2. Циркулярные. Письмо может быть направлено от одного отправителя по двум и более получателям.
   

Наконец, деловые письма также могут классифицироваться согласно композиционным особенностям:

1. Одноаспектные. В таком письме указывается какая-либо одна конкретная проблема, сложность или вопрос, нуждающиеся в решении. Также целью этого письма может быть донесение до получателя сведений о возникновении какой-либо проблемы.
   
2. Многоаспектные. Многоаспектные деловые письма могут доносить до получателя информацию или сведения сразу по нескольким вопросам.
   

Разновидности деловой письменности

Помимо общей классификации существуют также следующие разновидности деловых писем:

1. Письмо-просьба (запрос). Деловое письмо, содержащее изложение какой-либо просьбы, подчёркивая нужду предприятия в её выполнении. Излагается только от первого и третьего лица (как в единственном, так и множественном числе).

83,49 Kb

образец запроса в формате .pdf (Adobe Reader)
2. Письмо-напоминание. Письмо необходимо при невозможности получить ответ от получателя любым другим образом (например, когда отсутствует возможность личной встречи, телефонного звонка). Состоит из напоминания об обещанных действиях и указания мер, которые будут выполнены при отказе от исполнения договорённостей.
3. Письмо-подтверждение. Деловое письмо, подтверждающее факт, действие или отвечающее на поставленные раннее вопросы или предложения.

103,49 Kb

образец письма-подтверждния .pdf (Adobe Reader)
4. Письмо-благодарность. Выражение благодарности за оказание какой-либо услуги в письменном виде.

193,31 Kb

образец письма-благодарности .pdf (Adobe Reader)
5. Сопроводительное письмо. Письмо, составляемое при направлении получателю материальных объектов или документации. Необходимо в случаях, когда отправляемые ценности нуждаются в разъяснениях.

6. Письмо-сообщение. Деловое письмо информационного характера, не нуждающееся в ответе, целью которого является поставить в известность адресата о чём-либо.

7. Письмо-приглашение. Составляется в случае, когда одно предприятие желает пригласить другое на мероприятие какого-либо характера. В письме должны быть указаны место, дата и время проведения.

8. Гарантийное письмо. Подтверждает определённые обязательства. Адресуется как предприятию или организации, так и конкретному физическому лицу.

9. Электронная почта. Электронная деловая переписка – абсолютно новый вид деловых коммуникаций, пришедший в XXI веке, подразумевающий общение в режиме диалогов, телеконференций и т. п. Любое из перечисленных выше видов деловых писем может быть составлено в электронном виде наравне с бумажным классическим форматом.

Составление делового письма

Использование в ведении бизнеса деловых писем позволяет не только вести с партнёрами переписку, но и создавать имидж предприятия в целом, а репутация в современных реалиях имеет весьма солидное значение. К тому же деловые письма часто выступают связующими звеньями между отделами в рамках одного предприятия. В связи с этим полезно знать, как правильно написать деловое письмо.

Структура

Вне зависимости от разновидности делового письма, оно должно обладать чёткой структурой. Это позволит экономить время на составление письма автором и прочтение адресатом, верно донесёт суть и поможет получить адекватный ответ.

Письмо в деловой речи обладает следующей структурой:

1. Реквизиты отправителя. Это информация об авторе. Как правило, эти сведения можно найти на бланках предприятия-отправителя.
   
2. Реквизиты получателя. Информация об адресате (например, должность, Ф. И. О. и др.).
   
3. Дата написания. Зачастую, этот реквизит уже находится на бланке.
   
4. Заголовок. Кратко, но ёмко описывает содержимое делового письма. Позволяет получателю быстро ознакомиться с тематикой письма и степенью важности. Правильно подобранный заголовок, написанный в строгом и лаконичном стиле, – залог того, что письмо не затеряется среди десятков других.
   
5. Обращение. Расположенное по центру письма, оно содержит должность, фамилию, имя или имя и отчество получателя. Допустимо использование классического «Уважаемый».
   
6. Преамбула. Здесь должны быть указаны мотивы написания данного конкретного письма данному конкретному получателю. В преамбуле нередко встречаются ссылки на разного рода информацию (даты, мероприятия, события и т. д.), которая известна получателю, но могла быть забыта.
   
7. Основная часть. Часть делового письма, содержащая развёрнутую информацию. Например, непосредственное предложение, просьба, обращение и т. д.
   
8. Заключение. Вежливое завершение письма.
   
9. Подпись. Деловое письмо должно быть окончено подписью отправителя и стандартной формулой вежливости (например, «Искренне Ваш», «С уважением» и т. д.).
   
10. Дополнительно письмо может также содержать постскриптум и приложения.
    

Стиль и форма

Стилистика делового письма требует:

• нейтральную и надличностную форму изложения письма;
  
• термины и речевые средства, применяемые в таком письме, должны быть единообразными и стандартизированными;
  
• конкретные части делового письма должны содержать шаблонные для них языковые формы.
  

Составляя деловое письмо, необходимо как можно больше придерживаться сухих фактов, полностью исключив просторечия, уменьшительно-ласкательные словосочетания и так далее. Диапазон речевых средств должен быть минимален.

Требования

К данному виду писем предъявляется ряд требований, отличающих деловое письмо от других:

1. Лаконичность. Суть делового письма – изложить максимум информации в минимуме слов.
   
2. Чёткая структура. Деловое письмо обязательно должно быть жёстко структурировано по шаблону, приведённому выше.
   
3. Отсутствие эмоций. Следует избегать эмоциональной составляющей при написании. Главное в письме – информация, которую необходимо донести или запросить, стараясь при этом не демонстрировать субъективное отношение.
   
4. Простота изложения. Несмотря на максимальную концентрацию информации и минимальную – эмоций, это вовсе не означает, что текст делового письма должен содержать исключительно терминологию. Напротив, текст должен быть легко читаем и понятен.
   

Особенности электронного делового письма

Существует ряд особенностей и требований по оформлению электронного делового письма:

1. Поле «Тема» всегда должно быть заполнено. Это помогает адресату распознать письмо автора среди множества других, поступающих на электронную почту. Тема, как и заголовок, должна кратко и ёмко отображать содержание письма.
   
2. «Важность письма». Если отправляемое деловое письмо носит важный или срочный характер – в электронном его варианте необходимо поставить соответствующий флажок.
   
3. Не рекомендуется в тексте использовать слова, написанные в верхнем регистре (когда все буквы в слове – прописные). В сети Интернет такое написание может быть воспринято как агрессия.
   
4. Чересчур специфические термины, сленг или сокращения – недопустимы, особенно если нет уверенности, что адресат знает их значение.
   
5. Для демонстрации дружелюбия или другого позитивного настроя допускается использование смайликов, но в умеренных количествах.
   
6. В конце делового письма, отправляемого как сообщение по электронной почте, должна быть подпись с контактами (например, номер телефона, аккаунт в социальной сети и др.).
   
7. Если к сообщению прикрепляется какой-либо файл как приложение, о его наличии должно быть упоминание в тексте сообщения.
   

В отношении деловых писем, направляемых посредством электронной почты, актуальны все требования и правила, что и для классической деловой письменности.

Распространённые ошибки

Любому человеку свойственно ошибаться, особенно если речь идёт о формальном общении. В деловых письмах чаще всего допускаются такие ошибки:

1. Приветствие «Доброго времени суток». Данное словосочетание у многих получателей вызывает раздражение. Вряд ли это именно та реакция, на которую рассчитывал автор письма.
   
2. Пунктуационные, орфографические и другие ошибки в письме. При составлении делового письма крайне важно следить за тем, чтобы оно было написано по всем правилам русского языка.
   
3. «Вы» и «вы». Многие люди до сих не ощущают разницы между этими местоимениями и часто путают их. «Вы» – вежливое и почтительное обращение к одному человеку, а «вы» – к группе людей.
   
4. Точка после подписи. В деловом письме после подписи точка никогда не ставится.
   

Ответ на деловое письмо

На некоторые деловые письма необходимо отвечать. Как и когда это сделать правильно?

Согласно нормам делового этикета, на важные деловые письма ответить следует не позднее, чем через 48 часов. Менее важная корреспонденция допускает отсрочки ответа до 14 дней.

К письму-ответу (например, письмо-подтверждение) предъявляются те же требования, что и к иному другому письму делового стиля. Отличительной чертой является лишь то, что в ответах используется прямая ссылка на деловое письмо, на которое отвечает отправитель. Это может быть определённый номер, дата получения, индекс и так далее.

Следует помнить, что ответ также должен быть точен, лаконичен, неэмоционален и понятен к прочтению.

Деловое письмо – важный атрибут официальных взаимоотношений как между людьми, так и между организациями. Составление требует знания правил и требований, но умение писать деловые письма может понадобиться любому человеку. Главные условия – умение излагать мысли точно, прямо и кратко, не забывая о вежливости и этикете.

Деловое письмо — Теория PR

В настоящее время постоянного ускорения процесса обмена информацией обычные письма, запечатанные в конверты и отправленные по почте, не утратили своей актуальности, а даже наоборот – приобрели особый личностный характер.

Деловые письма составляются с учетом нескольких правил:

1. Формат письма – деловые письма пишутся на бланке организации (формат А4), на которой указываются контактные сведения (почтовый адрес, электронный адрес, факс, телефон). Стандартный объем делового письма – одна или две страницы.
2. Обращение – имя адресата, его звание или должность, его почтовый адрес и дата отправления, тема сообщения размещаются в верхнем левом углу письма.
3. Содержание – как правило, письмо начинается с вводного абзаца, в котором говорится о причине и целях написания письма, затем раскрывается суть дела, последний абзац может содержать предложения.
4. Подпись – имя автора должно быть напечатано, его подпись ставится либо слева от имени, либо над именем.

Виды деловых писем:

1. Информирующее письмо – этот вид письма необходим, чтобы сообщить адресату о каком-либо важном для него мероприятии, принятом решении, предполагаемых событиях. Такое письмо не нуждается в ответе, поэтому носит однонаправленный характер. Однако, если информирующее письмо содержит приглашение, адресат должен зарегистрироваться для участия в предстоящем мероприятии.
2. Новостное письмо – цель этого вида писем  — регулярное информирование о деятельности организации целевых аудиторий (партнеров, держателей акций, потребителей). Это делается для поддержания интереса к организации, расширения целевых аудиторий. В одном новостном письме должно говориться об одном событии. Для осуществления почтовой рассылки организация должна пользоваться базой данных с адресами. Разумеется, стиль новостных писем зависит от конечного адресата.
3. Рекомендательное письмо – этот вид делового письма не предполагает обязательного обращения, за исключением тех случаев, когда оно является ответом на конкретный запрос по поводу какой-либо персоны. Как правило, такое письмо требуется для того чтобы получить  новое место работы. В ответе рекомендательные письма не нуждаются.
4. Сопроводительное письмо прилагается к пакету документов с перечнем высылаемых материалов и содержит просьбу проинформировать о доставке почтового отправления.
5. Письмо-заявление может быть адресовано СМИ или целевым аудиториям. Целью такого вида писем является обозначить четкую позицию организации по отношению к какому-либо событию, факту, волнующему широкую общественность. Таким событием может быть деятельность самой организации.
6. Письмо-просьба – такой вид деловых писем может использоваться любой организации, которой требуется финансовая или административная помощь, авторитетное мнение экспертов или поддержка при проведении каких-либо мероприятий. В таком письме необходимо привлечь внимание адресата к вопросу, описав его историю и включив некоторые детали. Такие письма подписываются первым лицом организации.

 

НОУ ИНТУИТ | Лекция | Виды деловых писем

Аннотация: В этой лекции описаны основные виды деловых писем и их характеристики. Рассматриваются наиболее употребительные конструкции для каждого вида деловых писем.

Цель лекции: познакомить студентов с различными видами деловых писем, научить правильно выбирать вид письма в соответствии с целью написания и релевантные языковые средства.

5.1. Виды деловых писем

Существует огромное количество самых разнообразных деловых писем, соответствующих разным ситуациям в бизнесе: заказ товаров, отказ, приглашение, и т.д. Как уже отмечалось выше, самой яркой характеристикой официально-делового стиля английского языка является особый набор клише и устойчивых выражений, которые дают возможность без труда узнать каждый из подстилей. В деловой переписке также существует своя система клишированных фраз, которые и будут рассмотрены в этой лекции. Клишированная фраза (клише) — это стандартная и частотная формулировка, которую используют в готовом виде. Например, клишированные фразы используются в формулах этикета:

I am looking forward to hearing from you soon.

Мы разделим все деловые письма на группы по цели написания (цель написания может быть следующей: пригласить, информировать, извиниться, высказать жалобу и т.д.). После описания того или иного вида делового письма даётся список необходимых клишированных фраз. Обозначение (Б) рядом с клишированной фразой указывает на то, что данное клише можно использовать при составлении писем на бумажных носителях. Для данного курса мы будем использовать следующую классификацию деловых писем:

1. Информационное письмо, или письмо-уведомление
2. Письмо-жалоба и письмо-претензия
3. Письмо-приглашение и письмо-благодарность
4. Письмо-запрос (и ответ на запрос)
5. Письмо-заказ
6. Рекламное письмо
7. Письмо-рекомендация
8. Письмо-поздравление
9. Мотивационное письмо
10. Сопроводительное письмо

1. Информационное письмо, или письмо-уведомление — письмо, в котором сообщают некоторую информацию: о получении счёта или письма, о наличии определенных видов товара на складе, и так далее (цель — to inform).

   Клишированные фразы

   I am writing to inform you…

   (Б) We carefully considered your (proposal) and…

   I will be happy to meet you…

   I am sorry to inform you that I will not be able to join you…

   Б) It is our intention to…

2. Письмо-жалоба и письмо-претензия — в таком письме покупатели или клиенты указывают на некоторое несоответствие полученных товаров или оказанных услуг (цель — to complain). При написании такого рода писем очень важно быть как можно более вежливым и тактичным. Жалобы и требования действий по исправлению сложившейся ситуации должны быть выражены корректно, лаконично и без эмоций.

   Клишированные фразы:

   (Б) I am writing to complain about…

   (Б) I am writing to express my dissatisfaction with…

   (Б) I regret to inform you that…

   (Б) I would like to query…which seem unusually high/low/bad/inefficient/…

3. Письмо-приглашение (invitation letter) и письмо-благодарность (letter of gratitude) — цель такого письма — пригласить кого-либо на конференцию, промо-акцию или любое другое мероприятие, или выразить благодарность за что-либо (цель — to invite/to express thanks). Также как и письма-поздравления, такие письма пишутся по определенному шаблону, что значительно упрощает задачу.

   Клишированные фразы Invitation Letter:

   (Б) I/we are happy to invite you to…

   (Б) I/we would like to invite you…

   (Б) Great Cherry Committee cordially invites you to…

   (Б) I/we request you to attend…

   Клишированные фразы для Letter of Gratitude:

   (Б) I would like to express my gratitude for…

   Thank you for…

   Thank you again for…

   (Б) We appreciate your…

   I wanted to thank you for…

   (Б) With gratitude for your…

   В письмах-приглашениях важно правильно указать имя приглашенного, название мероприятия, дату и место проведения. Также стоит написать о любых дополнительных условиях и указать контактные данные человека, к которому можно обратиться с вопросом.

   Письма — благодарности могут представлять собой пару строк, отправленных по электронной почте, а могут — официальное письмо на фирменном бланке компании. В зависимости от ситуации письма-благодарности могут не только выражать непосредственно саму благодарность, но и содержать некоторые элементы рекомендации, информацию о значимости того или иного события, а также выражать надежду на дальнейшее сотрудничество.

4. Письмо-запрос (и ответ на запрос) — в таких письмах содержится запрос на предоставление некоторых данных: о товаре, об услугах, и т.д. Сюда же входят и письма о бронировании и организации встреч (цель — to request)

   Клишированные фразы:

   (Б) I am writing to request some information on…

   (Б) Could you please send me/us information on/details of…

   (Б) I/we would appreciate if you could send me/us…

   (Б) I/we would be grateful if you could/would…

5. Письмо-заказ (и ответ на заказ) — следом за письмом-запросом часто приходит письмо-заказ, в котором покупатель заказывает те или иные товары или услуги (цель — to order/to place an order). В таких письмах следует четко и ясно указывать всю необходимую информацию — номер заказа и количество заказываемых товаров, адрес и предпочтительные условия доставки и оплаты.

   Клишированные фразы:

   (Б) Please send me/us the following articles/items…

   (Б) I wish/would like to buy/order/make an order/place an order…

   (Б) I/we are pleased to place an order with your company…

   I/we would like to cancel our order…

   Please confirm the receipt of our order.

   (Б) Your order will be processed within 5 working/business days.

6. Рекламное письмо — это письмо рассказывает и предлагает товар или услугу (цель — to advertise). В таких письмах обычно содержатся изображения товаров, их характеристики и преимущества, доступные акции и специальные предложения. Так как написание рекламного текста (в том числе и письма) — это тема для отдельного курса, в данной лекции мы не будем подробно останавливаться на этом виде делового письма.

7. Письмо-рекомендация (reference letters, letters of recommendation) — эти письма содержат рекомендации самого разного рода (цель — to recommend). Обычно указывается, откуда рекомендующий знает кандидата, каков характер их сотрудничества, причины, почему кандидат (не)подходит на данную вакансию, преимущества кандидата.

   Клишированные фразы:

   (Б) I am writing to recommend…

   I am happy to recommend…

   (Б) I feel confident in recommending Mr White…

   (Б) Mr White has been a pleasure to work with…

   (Б) I can highly recommend her for…

   (Б) I believe that Mr White will be a positive addition to your programme…

   (Б) Mr White would be a tremendous asset for your company…

   (Б) If/Should you need any additional information, please contact/feel free to contact me.

8. Письмо-поздравление — название этого типа писем говорит само за себя (цель — to congratulate. Письмо-поздравление на английском языке составить совсем не так трудно, как кажется — достаточно знать традиционные формулировки.

   Клишированные фразы:

   (Б) Congratulations on…

   (Б) Best wishes for continued success

   Good luck as you…

   (Б) I am writing (this letter) to commend your business success…

   (Б) I/we would like to wish you all/every success in…

   (Б) Please accept my heartiest congratulations on…

9. Мотивационное письмо — в этом письме вы объясняете, почему вы хотите принять участие в том или ином мероприятии (цель — to motivate). Здесь важно указать ваш предыдущий опыт в данной сфере, причины вашего интереса к вакансии, программе, курсу и т.д., а также рассказать о том, чем вы будете полезны на данной должности, программе и т.д. Мотивационные письма для поступления на образовательные программы часто называются Personal Statement. Очень часто формат и содержание подобных мотивационных писем оговаривается, например:

   Personal Statement

   The personal statement offers you an opportunity to discuss the talents, experiences and goals that qualify you for acceptance to the graduate program at Binghamton University. In preparing your statement, please realize that the Graduate Admission Committee is seeking evidence of your qualifications and aptitude, as well as your ability to communicate clearly and professionally.

   Please refer to your program’s web pages for specific content and page length/word count requirements (if any). Typically, the personal statement will incorporate the following:

   Кроме того, в разнообразных application forms мотивационное письмо может быть разделено на несколько вопросов:

   PART B: Professional Background and Leadership 1) The John Smith Fellowship is designed for outstanding individuals who are already leaders in their country and have been change agents in their field. In the space below please describe your major professional achievements to date and show how these achievements have demonstrated your leadership. Your answer should be a maximum of 1000 words.

   PART C: Programme Objectives 2) The heart of the Fellowship is an action plan. This is a project that you will bring to fruition within one year of the completion of your Fellowship and which you will develop during your stay in the UK. Please provide below an outline project proposal for the action plan or outline the main objectives you will seek to further. Your answer should be a maximum of 1000 words.

   PART D: Attachments Programme 3) During your stay in London you will have a personally tailored programme focusing on your own professional interests. To help us ensure we cover your areas of interest please list below the areas and ideas you wish to explore, and specific institutions or organisations you would ideally like to visit and how they would relate to your action plan.

   (PART B: Professional Background and Leadership [12])

10. Сопроводительное письмо (Cover Letter) — высылается вместе с резюме; такое письмо помогает работодателю больше узнать о вас как о потенциальном кандидате на позицию. В сопроводительных письмах указывается образование, релевантный (имеющий отношение к конкретной позиции) опыт работы, навыки и умения. Также в сопроводительных письмах обосновываются ваши преимущества как кандидата, ваш интерес в данной вакансии, а также ваш возможный вклад. Довольно часто сопроводительные и мотивационные письма отличаются только названием: сопроводительные «сопровождают» резюме, а мотивационные — рассказывают о вашем интересе к чему-либо. На деле содержание таких писем примерно одно и то же.

Рекламные, мотивационные и сопроводительные письма и письма-рекомендации представляют собой отдельную большую группу писем с особыми правилами написания, поэтому в данной лекции мы ограничимся лишь общей характеристикой данных писем.

10 типов деловых писем | Работа

Автор Hannah Wickford Обновлено 29 июня 2018 г.

Термин «деловые письма» относится к любому письменному сообщению, которое начинается с приветствия, заканчивается подписью и имеет профессиональный характер. Исторически деловые письма отправлялись по почте или курьером, хотя Интернет быстро меняет способ общения компаний. Есть много стандартных типов деловых писем, и каждый из них имеет определенную направленность.

Коммерческие письма

Типичные коммерческие письма начинаются с очень сильного заявления, которое привлекает внимание читателя. Поскольку цель состоит в том, чтобы побудить читателя что-то сделать, эти письма содержат решительный призыв к действию, подробно описывают выгоду для читателя от совершения действия и включают информацию, которая поможет читателю действовать, например номер телефона или ссылку на веб-сайт.

Письма с заказами

Письма с заказами рассылаются потребителями или предприятиями производителю, розничному или оптовому торговцу для заказа товаров или услуг.Эти буквы должны содержать конкретную информацию, такую ​​как номер модели, название продукта, желаемое количество и ожидаемая цена. Оплата иногда включается в письмо.

Письма с жалобами

Слова и тон, которые вы используете в письме с жалобой в компанию, могут быть решающим фактором при рассмотрении вашей жалобы. Говорите прямо, но тактично и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы к вам прислушивались.

Письма о корректировке

Письмо о корректировке обычно отправляется в ответ на претензию или жалобу.Если корректировка в пользу покупателя, начните письмо с этой новости. Если нет, говорите, что говорите о фактах, и дайте клиенту понять, что вы понимаете жалобу.

Письма-запросы

Письма-запросы задают вопрос или запрашивают информацию от получателя. Составляя этот тип письма, делайте его ясным и кратким и четко перечисляйте, какая информация вам нужна. Не забудьте указать свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.

Последующие письма

Дополнительные письма обычно отправляются после определенного типа первоначального общения.Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за заказ, бизнесмен, оценивающий результаты встречи, или соискатель, интересующийся статусом своего заявления. Во многих случаях эти буквы представляют собой комбинацию благодарственного письма и коммерческого письма.

Рекомендательные письма

Потенциальные работодатели часто просят у соискателей работы рекомендательные письма перед тем, как нанять их. Этот тип письма обычно от предыдущего работодателя или профессора, и в нем описываются отношения отправителя и мнение соискателя работы.

Благодарственные письма

Благодарственные письма действуют как простые квитанции. Компании отправляют их, чтобы сообщить другим, что они получили предыдущее сообщение, но действия могли или не могли иметь место.

Сопроводительные письма

Сопроводительные письма обычно сопровождают посылку, отчет или другие товары. Они используются для описания того, что вложено, почему оно отправляется и что получатель должен с этим делать, если необходимо предпринять какие-либо действия.Эти типы букв обычно очень короткие и лаконичные.

Заявления об увольнении

Когда сотрудник планирует уволиться с работы, его непосредственному руководителю обычно направляется заявление об увольнении с уведомлением и сообщением о том, когда будет последний день работы. Во многих случаях сотрудник также подробно описывает причину своего ухода из компании.

Типы профессиональных деловых писем

В профессиональном мире вам часто нужно будет написать деловое письмо или отправить профессиональное электронное письмо.От подачи заявления на новую работу, написания благодарственной записки, отправки записки с извинениями или отправки прощального письма при отъезде — существует множество обстоятельств, при которых потребуется письмо или электронное письмо в надлежащем формате.

Как написать деловое письмо

Деловое письмо — это официальный документ с установленной структурой. Как видно из примеров по ссылкам ниже, деловое письмо имеет очень определенный формат.

Деловое письмо включает контактную информацию, приветствие, текст письма, приветственное закрытие и подпись.

Что вы должны включить в профессиональное письмо, написанное для деловых целей? Деловое письмо — это официальный документ с установленной структурой. Как видно из примеров по ссылкам ниже, деловое письмо имеет очень определенный формат. Деловое письмо включает в себя контактную информацию, приветствие, текст письма, приветственное закрытие и подпись.

Есть правила для всего, от того, насколько широкими должны быть поля букв, до шрифта какого размера использовать.

• В целом, разумно, чтобы основная часть вашего делового письма была прямой и краткой.
• Объясните, почему вы пишете в своем первом абзаце,
• В следующем абзаце укажите более подробные сведения, а
• Используйте заключительный абзац, чтобы повторить причину написания
• Поблагодарите получателя за чтение и, возможно, упомяните дальнейшие планы

Ниже вы найдете список примеров деловых писем для разнообразной переписки, связанной с работой и деловой перепиской, а также советы о том, как написать подходящее и эффективное деловое письмо.Используйте эти образцы как отправную точку, когда вам нужно написать собственное письмо.

Шаблон делового письма

Это пример профессионального делового письма. Загрузите профессиональный шаблон делового письма (совместимый с Google Docs и Word Online) или посмотрите другие примеры ниже.

Образец делового письма (текстовая версия)

Дженнифер Фамилия
{почтовый адрес}
{город}, {штат} {почтовый индекс}
555-555-5555
email @ email.com

17 июня 2020

Мишель Фамилия
Менеджер
Название компании
{Почтовый адрес}
{Город}, {Штат} {Почтовый индекс}

Уважаемая госпожа Фамилия:

Большое спасибо за то, что нашли время встретиться со мной, чтобы обсудить продажу моих свитеров ручной работы в вашем замечательном магазине.

Как я уже упоминал в нашем разговоре, я был покупателем вашего магазина с тех пор, как потратил свое пособие на третий класс, чтобы купить свою самую первую пару вязальных спиц. Для меня большая честь, что вы подумали о продаже одного из моих оригинальных творений в The Yarn Company вместе со своими собственными работами.

Мы обсудили пробную консигнационную схему, при которой часть продаж пойдет в магазин. Мне это более чем приятно.

Дайте мне знать, как вы хотите действовать. Я доступен почти во второй половине дня по телефону 555-555-5555, или вы можете написать мне по адресу [email protected], и я отвечу на ваше сообщение как можно скорее.

Спасибо и всего наилучшего,

Дженнифер Фамилия

Расширять

Больше шаблонов и форматов деловых писем

Шаблон делового письма
Этот шаблон включает всю информацию, которая должна быть включена в деловое письмо.Есть примеры каждого раздела письма и советы по выбору стиля для переписки.

Формат для написания делового письма
Этот формат письма включает информацию о выборе подходящего макета, шрифта, приветствия, интервала, закрытия и подписи для деловой переписки.

Примеры деловых писем, перечисленные по типу

Письма с извинениями
Когда и как извиняться на работе, а также примеры писем с извинениями для работодателей и коллег.Используйте эти письма, если вы допустили ошибку, плохо себя вели, пропустили собеседование или в других обстоятельствах, когда вы допустили ошибку и вам нужно извиниться.

Благодарственные письма
Очень часто в обратной связи на работе преобладают негативные. Если кто-то, с кем вы тесно сотрудничаете, отлично справляется со своей работой, не упускайте возможности похвалить его и дать положительный отзыв. Отправка письма — хороший способ показать сотрудникам, коллегам, коллегам, клиентам и другим людям, насколько вы их цените.

Деловые благодарственные письма
Если кто-то окажет вам услугу или поможет вам каким-либо образом, всегда не забудьте отправить благодарственное письмо. Перейдите по этой ссылке, чтобы найти образцы писем с благодарностью для бизнеса для различных сценариев, связанных с бизнесом и трудоустройством.

Письмо об отказе от кандидата
Когда вы отвечаете за прием на работу, вам нужно будет сообщить соискателям вакансии, когда они не получат эту должность. Вот пример письма с отказом от кандидата, которое нужно отправить человеку, который не был выбран для работы.

Поздравительные письма
Все любят, когда их признают за свои достижения, даже если это всего лишь быстрое сообщение электронной почты или рукописная заметка. Ознакомьтесь с образцами поздравительных писем для новых рабочих мест, новых предприятий, рекламных акций и других дел, связанных с бизнесом.

Примеры сообщений электронной почты
Хотя часто бывает приятно отправить рукописные или распечатанные заметки по почте, в наши дни это более распространено по электронной почте. Здесь вы найдете примеры электронных писем, связанных с бизнесом и работой.

Письма сотрудникам
Просмотрите образцы писем сотрудников и писем для кандидатов на работу, включая рекомендательные письма сотрудников, письма с предложениями о работе, благодарственные и поздравительные письма и другие примеры писем.

Письмо с подтверждением занятости
Письма с подтверждением занятости часто запрашиваются арендодателями для подтверждения того, что человек работает в компании. См. Информацию о том, что должно быть включено в письмо, и образец письма с подтверждением занятости.

Прощальные письма
Примеры прощальных писем, чтобы коллеги, клиенты и ваши знакомые знали, что вы движетесь дальше. Отправка прощального письма — хороший способ сообщить людям новую контактную информацию, чтобы вы могли поддерживать связь в будущем.

Письма-запросы
Используйте письма-запросы, чтобы запрашивать встречи и узнавать о возможностях трудоустройства, которые не были объявлены. Эти письма — способ привлечь внимание потенциального работодателя, который не опубликовал список доступных вакансий.

Письма с предложениями о работе
Примеры писем с предложениями о работе, письма с отказом от работы, встречных писем и других писем, связанных с предложениями о работе.

Письмо о повышении по службе
В письме о повышении по службе содержится информация о повышении, включая новое звание сотрудника, зарплату и дату перехода сотрудника на новую роль.

Сетевые письма
Образцы писем о поиске работы и карьерных сетей, включая рекомендательные письма, рекомендательные письма и информационные письма для установления контактов.

Письмо новому сотруднику
Образец приветственного письма для отправки новому сотруднику, а также подробные сведения о том, какую информацию следует включать в этот тип письма.

Объявление о продвижении
Пример сообщения электронной почты, уведомляющего сотрудников компании о продвижении.

Рекомендательные письма
См. Примеры рекомендательных писем, рекомендательных писем, личных рекомендаций, профессиональных рекомендаций, ссылок на персонажей и академических ссылок.

Реферальные письма
Примеры рекомендательных писем, включая письма и сообщения электронной почты с просьбой о направлении, письма с указанием сотрудников, коллег или знакомых для работы, а также примеры сопроводительных писем и благодарственных писем.

Письма об увольнении
Если вы планируете уволиться с работы, просмотрите эти письма об увольнении и примеры электронных писем. Их можно использовать в различных ситуациях, включая увольнение с уведомлением, увольнение по электронной почте и немедленное увольнение.

Пенсионные письма
См. Примеры писем для объявлений о выходе на пенсию, когда вы выходите на пенсию, а также поздравительных писем и электронных писем для знакомых, которые вышли на пенсию.

Письмо об увольнении
Образец увольнения сотрудника из организации.

Письма с приветствием
Примеры приветственных писем для новых сотрудников и сотрудников, возвращающихся на работу после отпуска.

Шаблоны писем Microsoft Word
Когда вам нужно написать письмо о приеме на работу, может быть полезно начать с шаблона.Шаблоны Microsoft Word доступны для резюме, сопроводительных писем, писем об увольнении, рекомендательных писем и писем для интервью.

типов деловых писем | Когда писать какой тип

Что такое деловое письмо?

Деловые люди по роду своей работы используют письменные или печатные документы, чтобы донести свои идеи и мысли. Они могут быть отправлены, чтобы дать положительное сообщение, дать отрицательное сообщение или извиниться, разместить прямой или модифицированный ребай или просто уволиться с рассматриваемой должности (упс!).

Поскольку они написаны серьезными людьми для серьезного бизнеса, они редко бывают неформальными. Они могут быть вежливыми, но не неформальными, от формальных до полуофициальных (опять же, редко, но также в зависимости от типа бизнеса). Они передают ясное сообщение и поэтому не должны оставлять места для неизвестности. Естественно, они становятся важными носителями полезной информации.

Типы деловых писем

Деловые письма могут быть написаны между работодателем той же компании, работодателем своему сотруднику, могут быть написаны поставщикам или другим деловым партнерам и, конечно же, клиентам.Деловые письма бывают разных типов:

Деловые письма:

Письма между клиентами и клиентами:

• Письмо с извинениями
• Письмо для информирования о циркуляре
• Жалобное письмо
• Письмо о взыскании платежа
• Письмо перед подписанием контракта
• Дополнительное письмо
• Письмо о назначении
• Письмо о продаже
• Приветственное письмо
• Письмо доброй воли

Когда писать какое деловое письмо:

Деловые письма начинаются с даты, приветствия, имеют профессиональное содержание в основной части и заканчиваются подписью лица, составляющего письмо, и / или приложений.Это обобщенный формат деловых писем разного типа.

Перед тем, как начать деловое письмо, вы всегда должны помнить:

• Выберите тему в соответствии с проблемой, которую необходимо решить
• Учитывайте свою аудиторию и тип контента, который подойдет их профессии
• Выберите подходящий тон
• Напишите описание цели одной строкой
• Придерживайтесь формата и укажите детали
• Упорядочить детали
• Вычитайте в черновике простые предложения, правильную грамматику и пунктуацию и завершите редактирование.

Конечным результатом должно быть четкое и понятное деловое письмо, которое, вероятно, поможет выполнить работу.Само собой разумеется, что самое большое преимущество письма состоит в том, что все наши мысли могут быть изложены на бумаге, исправлены ошибки, будь то на бумаге или в Интернете, и, наконец, отправлены получателям.

Теперь давайте разберемся, что означают самые распространенные деловые письма и когда их писать.

• Письма с подтверждением: этот тип писем также известен как письмо-подтверждение и не означает ничего, кроме подтверждения. Обычно они написаны для получения юридических доказательств и не обязательно означают, что рассматриваемое действие было начато, но получатель «подтвердил», что у него есть понимание ситуации.
• Письма с извинениями: Письма с извинениями написаны, чтобы просто извиниться за то, что произошло в прошлом, какие меры принимаются для решения этой проблемы или что автор планирует в связи с возникшими неудобствами. По сути, эти буквы говорят о чем-то отрицательном, но в положительном тоне. Здесь писатель принимает на себя свою ответственность и искренне относится к проблеме, чтобы получатель не чувствовал себя деморализованным или проигнорированным.
• Благодарственные письма: эти письма написаны кем-то из высшего руководства на более низкий уровень, чтобы мотивировать или выразить благодарность.Их также называют Благодарственными письмами или Благодарственными письмами.
• Циркулярные письма : Это письмо отправлено небольшой группе, но имеет намерение привлечь внимание более крупных групп. Они являются важной формой рекламы и продвижения по службе. Обычно они информируют о новых улучшениях в компании, о новых объектах или показывают, продается ли какой-либо продукт или услуга.
• Письма с жалобами : Эти письма рассматриваются как актуальные проблемы и немедленно отправляются для исправления ошибок.Это не должно звучать так, как будто писатель придирается, но также не должно терять своей важности и профессионализма, если писатель хочет, чтобы его воспринимали всерьез.
• Сопроводительные письма : Сопроводительные письма обычно сопровождают нечто большее. Они используются для описания того, что с ними идет, почему, что с этим делать и так далее. Эти типы букв обычно очень короткие. К нему может быть приложено резюме, в котором разъясняются полномочия заявителя и их отношение к вакансии в компании.
• Дополнительные письма : Дополнительные письма обычно отправляются после того, как с автором было проведено первоначальное общение. Это может быть письмо с благодарностью за заказ, запрошенный клиентом, обзор решений, принятых на собрании, или запрос заявителя о статусе его заявки.
• Письмо-запрос: в этом типе писем задаются прямые и подробные вопросы, обычно перечисленные в списке, чтобы получить / запросить информацию от получателя. Итак, они краткие, но мощные.На них нужно отвечать точно.
Письма с заказом
• : компания может написать в другую компанию с просьбой о заказе, размещении плановой или измененной покупки. Физическое лицо также может запросить фирму и разместить заказ. Номер модели, название, количество, размер, дата, местоположение и другие характеристики подробно описаны в этом письме.
• Платежные письма : Это инкассовые письма или письма с просьбой об оплате. Они служат напоминанием для клиента, дата платежа которого приближается или подлежит оплате.
• Рекомендательные письма : Это одно из требований работодателя, который запрашивает такие письма перед наймом сотрудника. Они содержат отношения между заявителем и лицом, чья рекомендация дана.
• Письма об увольнении : Это письмо написано, когда работодатель планирует уволиться с работы, с объяснением, почему и когда работник увольняется. Обычно его отдают непосредственному руководителю работника.
• Коммерческие письма : Эти письма начинаются с интересного тематического предложения для привлечения потенциальных клиентов.Они включают выгоду, которую получит покупатель от продажи, и часто побуждают к прямым действиям, включая способ связи с продавцом, например номер телефона, адрес электронной почты или ссылку на веб-сайт.

Итак, теперь, когда вы знаете, что такое деловые письма и что каждое из них означает, вы хорошо понимаете, когда писать какие. Используйте эти знания в будущем и объедините их со своим писательским талантом, чтобы получить максимальную отдачу от своего бизнеса.

Форматы деловых писем — Университет Галлодета

Большинство деловых писем должны включать обратный адрес (бланк или ваше имя и адрес), дату, внутренний адрес (имя и адрес получателя), приветствие, основные абзацы и закрытие.Однако есть несколько способов отформатировать эту информацию. Например, адреса возврата могут быть центрированы или начинаться с левого поля или начинаться с центра по горизонтали.

Существует четыре основных формата деловых писем.

Features Образец полного блока письма Все части букв начинаются с левого поля. Полный блок Измененный блок Абзацы с отступом Дата, подпись и закрытие начинаются в центре страницы по горизонтали. Все абзацы основного текста имеют отступ. Абзацы с отступом Заблокированные абзацы Дата, подпись и закрытие начинаются в центре страницы по горизонтали.Все основные абзацы начинаются с левого поля. Упрощение заблокированных абзацев Все части букв начинаются с левого поля. Этот формат включает строку темы, но опускает приветствие и подпись. Упрощенное

Формат для написания профессиональных писем

Существует несколько форматов написания профессиональных писем. Существует два основных стиля букв: блочная форма и форма с отступом . Приведенные ниже образцы помогут вам определить, какой стиль вы предпочитаете.

Проверьте написание букв для получения более подробной информации о печатных буквах, буквах с отступом и упрощенных буквах.

Форма полного блока

Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании буквы с использованием формы блока , строки не имеют отступа. Укажите свое имя, адрес и номер телефона, по которому с вами можно связаться, а также дату.Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В новых абзацах просто пропустите строку вместо отступа.

Добавьте свой номер телефона, по которому с вами можно связаться, в последнем абзаце. Если получателю необходимо использовать службу ретрансляции, чтобы позвонить вам, кратко объясните, что вы глухой / слабослышащий и что он / она может позвонить вам через ретранслятор. Сообщите получателю его / ее номер государственного реле и объясните, что ему / ей нужно будет сообщить оператору ваш номер.Затем дайте ему / ей свой номер.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя
Ваше имя

Форма абзацев с отступом

Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма в форме с отступом делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна быть расположена вверху страницы, по центру или с отступом на правой стороне листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В конце письма поставьте свою подпись в правой части страницы. Не забудьте при необходимости предоставить любую информацию о реле.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя

Ваш титул

Форма заблокированных абзацев

Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма с использованием заблокированной формы делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна быть расположена вверху страницы, по центру или с отступом на правой стороне листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В конце письма поставьте свою подпись в правой части страницы. Не забудьте при необходимости предоставить любую информацию о реле.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя
Ваше имя

Форма упрощенного стиля

Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

СТРОКА ТЕМА (используйте заглавные буквы)

При написании письма с использованием упрощенной формы укажите дату слева.Затем введите имя получателя, его / ее должность, название компании и адрес.

Напишите тему сообщения вместо приветствия. Строка темы должна быть написана заглавными буквами.

В конце письма укажите свое имя и титул заглавными буквами.

ВАШЕ ИМЯ
ВАШЕ НАЗВАНИЕ

ДРУГИЕ ОПЦИИ

• Если вы используете формат блока , вы можете разместить свой адрес в любом месте письма.Вы можете разместить его вверху страницы (вверху по центру или вверху справа) или вы можете указать свой адрес в конце письма после вашей подписи и имени, независимо от того, какой формат вы используете.

• Если вы используете форму блока , вы можете разместить дату слева, в центре или справа. Однако, если вы используете форму с отступом , обычно лучше разместить дату справа или слева. Не ставьте его в центр.

• В форме с отступом вы можете поставить свою подпись справа или слева на странице.

• Если вы хотите, чтобы ваше письмо выделялось, смело набирайте свое имя крупным шрифтом в верхней части буквы и введите свой адрес чуть ниже его меньшим шрифтом. Пример:

  Missy Gold
  1345 Main Street
  Anytown, VA 22879

• В текстовом редакторе на вашем компьютере могут быть стандартные шаблоны писем, которые могут вам помочь.Эти программы обычно имеют много разных стилей и форматов. Обратитесь к функции шаблона или в справочной службе вашего текстового редактора, чтобы узнать о возможных вариантах. Вот несколько ключевых слов, которые вы можете попробовать:

  • письма

  • создать письмо

  • написать письмо

  • возобновляет

  Список литературы

  Источник: Janel Muyesseroglu

  Gallaudet Interpreting Services (июнь 1999 года).GIS Web. [В сети]. Доступно: http://www.gallaudet.edu/~gisweb/ [23 июня 1999 г.].

  Маджио Р. (1990). Как это сказать. Энглвуд Клиффс, Нью-Джерси: Прентис Холл.

  Справочник профессионала Webster’s New World Office. (5-е изд.). (1996). Нью-Йорк: Макмиллан.

  Йейт, М. (1997). Сопроводительные письма, которые убивают их. Холбрук, Массачусетс: Adams Media Corporation

  Разработано Патриком Петерсом
  и Кун Вей Хо

Примеры формата делового письма.- The Writing Center — UW – Madison

В этом разделе вы найдете множество учебных материалов, которые мы разработали для обучения в нашем Центре письма.

Однако у этих материалов есть ограничения. Задания различаются, и разные преподаватели хотят разных вещей от студентов-писателей. Таким образом, приведенный здесь совет может относиться или не относиться к вашей письменной ситуации.

Наконец, раздаточные материалы могут дать лишь часть индивидуальных рекомендаций, которые может предоставить индивидуальная конференция с инструктором Центра письма.Если у вас есть вопросы по поводу информации, содержащейся в наших раздаточных материалах, запишитесь на прием к инструктору Центра письма.

Форма блока

5 Hill Street
Мэдисон, Висконсин 53700

15 марта 2005 г.

Г-жа Хелен Джонс
Президент
Jones, Jones & Jones
123 International Lane
Бостон, Массачусетс 01234

Уважаемая мисс Джонс:

А, формат деловых писем — есть форматы блоков, форматы с отступом и измененные форматы блоков.. . и неизвестно какие другие. Чтобы упростить задачу, мы демонстрируем на этой странице формат блока, один из двух наиболее распространенных форматов. Для получения авторитетных советов обо всех вариациях мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9-е изд. (Нью-Йорк: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для общения на рабочем месте. Кажется, нет единого мнения по поводу таких тонких моментов, как пропускать строку после вашего обратного адреса и до даты: некоторые рекомендации предполагают, что вы это сделаете; другие нет.Будем надеяться, что ваше деловое письмо будет успешным, независимо от того, какой выбор вы сделаете!

Когда вы используете блочную форму для написания делового письма, вся информация печатается заподлицо слева, с полями в один дюйм со всех сторон. Сначала укажите свой собственный адрес, затем пропустите строку и укажите дату, затем пропустите еще одну строку и укажите внутренний адрес стороны, которой адресовано письмо. Если вы используете фирменный бланк, на котором уже указан ваш адрес, не вводите эту информацию повторно; просто начните с даты.В официальных письмах по возможности избегайте сокращений.

Пропустить еще одну строку перед приветствием, после которого следует двоеточие. Затем напишите текст письма, как показано здесь, без отступов в начале абзацев. Пропускайте строки между абзацами.

После написания текста письма введите завершение, затем запятую, оставьте 3 пустые строки, затем введите свое имя и заголовок (если применимо), все влево. Подпишите письмо в пустом месте над напечатанным именем.Разве это не выглядит профессионально?

С уважением,

Джон Доу
Помощник по административным вопросам

Форма с отступом

5 Hill Street
Мэдисон, Висконсин 53700

15 марта 2005

Г-жа Хелен Джонс
Президент
Jones, Jones & Jones
123 International Lane
Бостон, Массачусетс 01234

Уважаемая мисс Джонс:

А, формат делового письма — есть форматы блоков, форматы с отступом
и модифицированные форматы блоков.. . а кто
знает какие другие. Чтобы упростить задачу, мы демонстрируем на этой странице формат
с отступом, один из двух наиболее распространенных форматов
. Для получения авторитетного совета обо всех вариациях,
мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9-е изд. (New
York: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для связи на рабочем месте
. Похоже, что нет единого мнения относительно таких тонких моментов
, как пропускать строку после вашего обратного адреса
и до даты: некоторые руководящие принципы предполагают, что вы
делаете; другие нет.Будем надеяться, что ваше деловое письмо
увенчается успехом, независимо от того, какой выбор вы сделаете!

Если вы используете форму с отступом, поместите свой адрес на
вверху, выровняв левый край адреса с центром
страницы. Пропустите строку и введите дату так, чтобы
выстроилось под вашим адресом. Введите внутренний адрес и приветствие
влево; после приветствия ставится двоеточие
. В официальных письмах избегайте сокращений.

Сделайте отступ в первой строке каждого абзаца на полдюйма.
Пропускать строки между абзацами.

Вместо того, чтобы размещать строки закрытия и подписи
заподлицо влево, введите их в центре, даже с адресом
и датой выше, как показано здесь. Разве это не выглядит
профессионально?

С уважением,

Джон Доу

15 типов деловых писем, используемых малым бизнесом

Любое письмо, написанное для кого-то вне или внутри организации с намерением передать деловое сообщение, называется Деловым письмом.Обычный формат Делового письма — оно начинается с приветствия и заканчивается подписью.

Режим отправки письма может быть любым, от рукописного, до набора на электронную почту, все формы рассматриваются для Деловых писем. Существуют разные типы деловых писем с разными намерениями и целями.

15 видов деловой переписки

1) Коммерческое письмо

Это наиболее распространенная форма делового письма, которая используется практически во всех сферах.Коммерческое письмо служит для покупателя знакомством с продуктом и / или компанией. Типичное коммерческое письмо начинается со строки или заявления, которое привлекает внимание читателя, который чаще всего является целевым клиентом или потенциальным клиентом.

Цель рекламного письма — убедиться, что читатель совершит действие, и поэтому в него включены сильные призывы к действию. Призыв к действию включает ссылку на веб-сайт, номер телефона, ссылки в социальных сетях и т. Д., Которые свяжут клиента с компанией для получения дополнительной информации.

2) Благодарственное письмо

Письмо, отправленное для подтверждения или признания или получения материала или письма от другой стороны, называется письмом-подтверждением. Подтверждением может быть получение товаров и услуг, получение любого другого письма или общие запросы.

Обычно отправляется по почте или по почте. Письмо также используется для ответа на запросы и жалобы, отправленные клиентами или клиентами, чтобы заявить и подтвердить, что мы получили сообщение.

3) Заказные письма

Как следует из названия, это типы Деловых писем, которые отправляются исключительно с целью размещения заказов и могут быть отправлены оптовикам, розничным торговцам или производителю.

Письмо с заказом включает в себя все соответствующие детали, относящиеся к заказу, такие как номер счета-фактуры или квитанции, сведения о продукте вместе со спецификациями, количество заказа, номер налога с продаж и другие сведения, относящиеся к производителю, а также цифру, указывающую общую сумму заказа. заказывать.

В зависимости от согласованных условий оплаты сумма платежа может быть указана или не указана в письме с заказом.

4) Письмо с извинениями

Письмо с извинениями написано для того, чтобы выразить сожаление по поводу определенного вопроса, в котором говорится о признании ошибки, проблемы или ошибки вместе с извинениями. Это способ выразить искреннее сожаление по поводу ошибки, а также шаги по ее исправлению или внесению необходимых изменений, чтобы попытаться устранить ущерб.

Письмо с извинениями может быть направлено компанией клиенту, дилеру или даже внутренней заинтересованной стороне.

5) Письмо-жалоба

Письма-жалобы — это типы Деловых писем, написанных одной стороной другой стороне или организации, чтобы выразить обеспокоенность по поводу определенной проблемы. Жалобы — это признаки того, что что-то пошло не так, и это было указано в официальном деловом письме.

Покупатель может направить письмо с жалобой на продукт, чтобы исправить что-то, что не так с продуктом, или подчеркнуть недостатки в услугах, приводящие к неудовлетворенности. Письма с жалобами короткие и обычно прямые по своему характеру, они адресованы компании, ответственному лицу или отделу.

Иногда письма с жалобами могут также содержать шаги по устранению проблемы или ожидаемую компенсацию. За письмом-жалобой следует письмо-подтверждение, а затем письмо с извинениями, если применимо.

6) Благодарственные письма

Эти типы коммуникационных писем написаны высшим руководством младшему руководству для выражения благодарности, чтобы поздравить их с хорошо выполненной работой или для их мотивации.

Это обычно считается положительным письмом, демонстрирующим жест доброй воли, который мотивирует сотрудников к их работе.Благодарственное письмо также сопровождается благодарственным письмом и иногда с вознаграждением.

7) Письма о корректировке

Письма о корректировке — это письма, которые отправляются клиентам в ответ на их претензии или жалобы. Корректировка может быть либо в пользу клиента, в этом случае письмо должно начинаться соответствующим образом, а если оно не в пользу клиента, тон должен быть фактическим и сообщать, что вы понимаете жалобу.

8) Циркулярные письма

Деловые письма такого типа рассылаются закрытой группе или избранным людям с целью их широкого распространения.Целью циркулярных писем является либо информирование клиентов о продаже или новостях, либо интимная важная информация о недавно запущенных или построенных объектах.

Его также можно использовать для доставки новостей о выпуске новых продуктов. Циркулярные письма также используются для привлечения новых и потенциальных клиентов, чтобы сообщить им о новой информации и новых разработках.

9) Письма-запросы

Эти типы деловых писем отправляются для запроса определенной информации.Основная цель — узнать о чем-то или есть ли у кого-то вопрос, на который нужно ответить. Письмо-запрос должно быть кратким и содержательным, чтобы напрямую адресовать запрос.

Человек, который задает вопрос, называется запросчиком, и он должен обязательно указать свой адрес и контактные данные, чтобы власти могли ответить им.

10) Письмо-подтверждение

Каждый раз, когда между двумя сторонами происходит обсуждение или взаимное соглашение, и обсуждение приводит к пониманию или взаимному соглашению, это соглашение указывается в письме-подтверждении.

Подтверждающее письмо еще раз повторяет факты и цифры обсуждения и переводит их в официальный формат, подтверждая все, чтобы избежать дальнейших недоразумений.

11) Дополнительные письма

Деловые письма такого типа служат напоминанием о завершении обсуждения. Эти письма могут быть связаны с последующей деловой встречей или о последующем заказе на продажу, или даже о соискателе, который интересуется своим заявлением.

Эти письма могут также включать в себя благодарственное письмо и последующее сообщение.

12) Сопроводительное письмо

Обычно подается вместе с резюме, сопроводительное письмо кратко объясняет кандидата и его интерес к работе. Он действует как вступительное заявление перед тем, как кандидатура может быть выдвинута. В большинстве случаев это дается при приеме на работу.

13) Рекомендательное письмо

Рекомендация необходима, когда потенциальный работодатель запрашивает рекомендации у кандидата перед тем, как нанять его.Рекомендация служит подтверждением предыстории и профиля кандидата.

Рекомендательное письмо может быть от любого лица, например, от предыдущего работодателя, профессора университета или от любого, с кем кандидат ранее контактировал или работал, но не должен быть прямым родственником.

14) Письмо-запрос на платеж

Эти типы деловых писем служат для напоминания плательщику о необходимости уплаты суммы, причитающейся получателю. Письмо-запрос содержит запрос на выплату определенной суммы до окончательной даты.

15) Стандартное письмо

Стандартные письма рассылаются предприятиями в ответ на определенные запросы или в качестве общей информации. Многие стандартные письма содержат обычную информацию об организации и ее деятельности.

Большинство организаций разработали формат, который используется на регулярной основе.

16) Заявление об увольнении

Письмо, которое используется, чтобы сообщить компании, что сотрудник больше не будет обслуживать организацию, называется заявлением об увольнении.Письмо об увольнении является коротким и содержит такую ​​информацию, как дата начала приема на работу, последний день работы, код сотрудника, просьба об увольнении как можно скорее и благодарственное письмо за возможности, предоставляемые организацией во время пребывания в должности.

Выше были представлены все типы деловых писем, которые могут использоваться малым бизнесом.

Как оформить деловое письмо

Как часто вы садитесь писать письмо? Как часто вы садитесь писать деловое письмо? Наверное, не так часто.Тем не менее, вы, вероятно, почувствуете, что должны уметь писать деловое письмо, но каждый раз, когда вы начинаете его набирать, вы обнаруживаете, что гуглите разные форматы и типы деловых писем, включая рекомендательное письмо или отпуск в связи с утратой. письмо.

Стоит ли придерживаться определенного количества абзацев? Какую информацию вы обязательно должны включить и насколько личным должно быть ваше письмо? Как лучше всего обратиться к своей заметке и закрыть ее?

Если вы не знаете, как ответить на эти вопросы, когда садитесь писать официальное деловое письмо, мы не осуждаем вас.Фактически, мы были на вашем месте столько раз, что решили составить руководство, чтобы написание деловых писем больше не было загадкой.

Прежде чем мы поговорим о том, как отформатировать деловое письмо, давайте посмотрим, в каких ситуациях они требуются.

Во-первых, помните, что деловое предложение или письмо всегда следует набирать, и убедитесь, что вы понимаете , когда вам нужно написать деловое письмо и использовать официальный формат делового письма для деловой переписки.Эти официальные письма обычно используются — и должны быть отформатированы соответствующим образом — когда вы пишете рекомендательное письмо, заявление об увольнении или сопроводительное письмо, особенно если вы составляете бумажную копию, а не электронное письмо.

Например, если вы отправляете благодарственное письмо после собеседования, вы можете просто отправить короткое профессиональное письмо, а не писать формальное деловое письмо.

Но если вы пишете рекомендательное письмо для кого-то, кто раньше приходил к вам на работу, или если вы отправляете официальное заявление об увольнении, вам нужно составить законное и профессиональное письмо, чтобы и вы, и Читатель может вести запись сообщения с подробной контактной информацией.Как отправитель письма, который пишет с определенным намерением, вы также должны правильно адресовать и закрывать свое письмо — даже если вы ведете переговоры по имени с человеком, которому вы пишете, — чтобы произвести хорошее впечатление.

Как оформить деловое письмо?

Вкратце, следующий общий формат:

1. Ваша контактная информация.
2. Дата.
3. Их контактная информация.
4. Приветствие.
5. Закрытие.
6. Подпись.

См. Ниже более подробный шаблон.

Что входит в деловое письмо?

Деловое письмо состоит из шести элементов:

1. Заголовок.
2. Внутренний адрес.
3. Приветствие.
4. Кузов.
5. Закрытие.
6. Линия подписи.

Шаблоны деловых писем

Ниже приводится образец делового письма, которое поможет вам разобраться в формальном формате делового письма, в том числе о том, какие сведения необходимо включить.Вы также найдете правильный формат для каждого раздела вашего письма, включая контактную информацию, ваше приветствие или приветствие (где вы обращаетесь к получателю) и ваше завершение. Формат блока не обязательно красив, но он подходит для профессиональных задач! (#ProTip: не забудьте отформатировать все в своем письме на левом поле, от адреса отправителя до вашего бесплатного закрытия.)

Пример 1: Формат блочного делового письма (стандартный формат)

Ваше имя

Ваш адрес

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

( включите одну дополнительную строку здесь )

Дата (введите дату полностью: «1 января 2019 г.» вместо «1/1 / 19 ”)

( включите здесь одну дополнительную строку пробела )

Имя получателя

Название получателя

Название компании получателя

Адрес получателя (или адрес компании)

( укажите здесь одну дополнительную строку пробела )

Уважаемая госпожаСмит: ( используйте официальное приветствие или приветствие, если у вас нет близких, основанных на имени, отношений с человеком, которому вы пишете. Обязательно ставьте двоеточие, а не запятую после имени получателя, так как это тем более формальная пунктуация приветствия.)

Когда вы пишете официальное письмо, будь то деловое предложение, рекомендательное письмо или какой-либо другой тип профессионального письма, используйте этот формат (с выравниванием по левому краю) и выберите простой шрифт (Times New Roman или Arial) хорошие примеры простых стилей шрифта) размером 10 или 12 пунктов.Во вступительном абзаце сразу переходите к сути, объясняя цель вашего письма.

Ваше письмо должно быть одинарным интервалом, но убедитесь, что вы оставляете лишнюю строку между абзацами. Сделайте свое письмо как можно более кратким и лаконичным. Каждый последующий абзац должен подробно описывать цель вашего письма, будь то объяснение, просьба или и то, и другое.

Ваш последний абзац должен прояснить суть вашего письма, и если вы чего-то просите, убедитесь, что ваш запрос ясен, когда вы завершаете свое сообщение.Вы также должны быть здесь любезны: поблагодарите получателя за то, что он нашел время, чтобы прочитать вашу заметку и рассмотреть ваш запрос.

( Оставьте две строки между нижней частью последнего абзаца и концом.)

С уважением,

(Оставьте здесь лишнее черное пространство — четыре строки, в идеале — чтобы вы могли добавить собственноручную подпись над напечатанным имя и должность)

Ваше имя (напечатано)

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

Ваша должность (если применимо)

Название вашей компании (если применимо)

Не влюблен в блок стиль? У вас есть два других варианта.

Пример 2: измененный формат блока

В отличие от блочного макета делового письма, в котором все тело письма стилизовано на левом поле, измененное печатное письмо включает в себя отступ от адреса отправителя и даты на фирменном бланке до правое поле и отступ первого предложения каждого абзаца.

Ваше имя

Ваш адрес

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

( дополнительная строка здесь )

Дата (вводится полностью)

( одна дополнительная строка пробел )

Имя получателя

Название получателя

Название компании получателя

Адрес получателя (или адрес компании)

Уважаемая госпожа.Человек:

При использовании измененной печатной буквы необходимо делать отступ в первом предложении каждого абзаца. Если ваша клавиша табуляции не работает, стандартный отступ — это пять нажатий клавиши пробела. Тело письма разделяется одинарным интервалом между строками и одним пробелом после каждой точки.

Оставляйте один пробел между абзацами, как в стандартном (блочном) формате делового письма. Строки закрытия и подписи вашего письма такие же, как и в первом формате.

( Оставьте две строки между концом последнего абзаца и концом.)

( Tab к центру страницы для закрытия и блока подписи, обычно 3 дюйма или 3,25 дюйма) С уважением,

(Оставьте здесь лишнее черное пространство — четыре строки, в идеале — чтобы вы могли добавить собственноручная подпись над введенным вами именем и должностью. Если вы не подписываете свое имя, вам понадобится только один пробел под словом «С уважением»)

Ваше имя (напечатано)

Ваша должность (если применимо)

Название вашей компании (если применимо)

Пример 3: полублочный формат 9007 9

Мы знаем, о чем вы думаете — еще один вариант форматирования ? Какой формат вы выберете, зависит от стандартов вашей организации.Если вы пишете не для своей компании, вы можете выбрать тот формат, который вам больше нравится. Формат полублока включает в себя все те же элементы, что и другие стили, но требует другого стиля:

—

Ваше имя

Ваш адрес

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

( дополнительных строк здесь )

Дата (набрана полностью)

( дополнительная строка пробела здесь )

Имя получателя

Название получателя

Название компании получателя

Адрес получателя (или адрес компании)

Уважаемая Ms.Смит:

Остальная часть вашего письма и подпись будут соответствовать формату первого образца письма.

—

Это правильно — вместо выравнивания начала бланка по левому или правому краю, опция полублочного формата позволяет вам (* задыхаться *) по центру его. Возможности безграничны!

Примечание об этом приветствии и приветственном завершении:

Обратите внимание, что вам не обязательно закрывать свою заметку словом «С уважением.Дополнительные подходящие фразы включают «С уважением», «Искренне Ваш» или «Искренне Ваш».

Более того, если вы не знаете, как открыть письмо, обратите внимание, что это идеальный вариант для обращения к кому-то конкретному, но если вы не можете найти имя контакта, вы можете использовать что-нибудь общее (например, вы можете написать «Уважаемый менеджер по найму:» в сопроводительном письме, если вы не уверены, кто будет открывать и читать вашу записку).

Если у вас или есть имя получателя, но вы не уверены в его или ее поле, есть способы обойтись, написав «Mr.или мисс или миссис » Вместо того, чтобы угадывать и рисковать неправильно обратиться к вашему читателю, вы можете просто написать полное имя (например, вы можете набрать «Уважаемый Тейлор Джонс:»).

Несколько заключительных деталей — и слова предостережения!

Как вы понимаете, деловое письмо — не место для небрежности. Как отправитель письма подумайте о том, что вы бы увидели в качестве красных флажков, если бы читали письмо на другой стороне. Вам следует трижды проверить наличие опечаток или грамматических ошибок, так как многие читатели могут менее серьезно отнестись к вашему сообщению, если оно плохо написано или сформулировано.Кроме того, не забывайте проверять написание имени получателя (если вы неправильно написали его или ее имя, вы увеличиваете вероятность того, что ваше письмо попадет в корзину!).

Есть несколько способов сделать ваше письмо максимально чистым. Помимо чтения несколько раз на экране, попробуйте распечатать и прочитать бумажную копию. Вам также следует прочитать письмо вслух и, в идеале, попросить кого-нибудь (с хорошими навыками редактирования) подтвердить вашу заметку за вас.

Вам также следует убедиться, что вы добавили свою письменную подпись (для этого используйте синие или черные чернила) и дважды проверьте, что ваше форматирование выглядит чистым и последовательным (например, между каждым абзацем должно быть одинаковое пространство) .

Теперь, когда вы знаете, что делаете, надеюсь, вы больше не боитесь писать такую ​​деловую переписку.