Деловое письмо как писать – Как правильно написать деловое письмо (примеры)

виды, правила составления, образец и пример

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.

Сегодня вы узнаете:

  1. Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
  2. Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
  3. Как правильно написать деловое письмо.

Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.

Зачем нужна деловая переписка

Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.

Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.

Отличия деловых писем от других

Основные отличия состоят в следующем:

  • Стилистика изложения;
  • Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
  • Оформляется на официальном бланке компании;
  • Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
  • Редко занимают объем более 1 страницы;
  • Наличие строгой служебной субординации.

Виды деловых писем

Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.

Письма, отвечать на которые не нужно.

  • Гарантийное письмо;
  • Сопроводительное;
  • Информационное;
  • Письмо-уведомление;
  • Письмо-предупреждение;
  • Письмо-напоминание.

Письма, на которые нужен ответ.

  • Обращение;
  • Предложение;
  • Запрос;
  • Требование;
  • Прошение.

Некоммерческие письма.

  • Письмо-приглашение;
  • Письма с выражением соболезнования;
  • Письма с выражением благодарности;
  • Письма с информированием о чем-либо;
  • Письма, в которых содержатся рекомендации;
  • Гарантийные письма;
  • Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
  • Письма с поздравлениями по разным поводам;
  • Письмо-просьба;
  • Письма с инструкциями;
  • Сопроводительные письма.

Письма коммерческой направленности.

Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.

К ним относятся:

  • Письма с ответами на запро

kakzarabativat.ru

Как правильно писать деловые письма? Виды и структура делового письма

Как написать деловое письмо, которое не потеряется в «информационном мусоре» и будет прочитано? Правила, рекомендации, примеры

Слово — доступный бизнес инструмент. В деловом мире невозможно найти человека, который бы не использовал слово в своей работе.

Современный бизнес постепенно превращается в бизнес по переписке. С помощью писем — электронных или традиционных — происходит общение с клиентами, деловыми партнерами, работодателями. Письмо позиционирует автора либо как профессионала, либо как человека, с которым не стоит продолжать отношения.

Профессионал должен уметь писать

  • понятно
  • результативно
  • убедительно
  • интересно

И научится этому никогда не поздно. Начинаем с азов: постигаем разницу между деловым и обычным письмом.

Чем служебное письмо отличается от обычного? Специфика делового письма

Письмо — короткий текст объемом в одну-две страницы, предназначение которого донести до адресата информацию относительно чего-либо.

Характер информации и отношения между отправителем и получателем письма делят корреспонденцию на

  • деловую (формальную)
  • личную (неформальную)

Для делового письма характерны:

  • лаконичность
  • точность
  • аргументированность и логичность
  • информативность
  • оценочная и эмоциональная нейтральность
  • стандартизированность:
  • используются официальные бланки
  • употребляются устойчивые обороты речи, специальные канцелярские термины и построения
  • количество тем — 1-2
  • адресность
  • четко выраженная субординация (в случае необходимости)

Какие виды делового письма существуют?

Вид делового письма определяет

1. Цели его написания

Коммерческие цели

  • Вы хотите заключить сделку и предлагаете ее конкретные условия — составляйте для адресата письмо-предложение (оферту)

  • Если вы не определились с приемлемыми для вас условиями сделки — отправляйте письмо-запрос
  • Хотите проинформировать своего адресата о нарушении обязательств по договору с его стороны? Составьте письмо-притензию (рекламацию)

Некоммерческие цели

  • Благодарите в благодарственном письме
  • Подтверждайте свои обязательства гарантийным письмом, а свое согласие — письмом-подтверждением
  • Пишите информационные письма, если считаете, что ваша информация будет интересна адресату
  • Напоминайте о важных договоренностях, обязательствах, штрафных санкциях письмами-напоминаниями
  • Поздравляйте в письмах-поздравлениях, просите в письмах-просьбах, соболезнуйте в письмах-соболезнованиях
  • Если вам необходимо отправить важные документы или материальные ценности обязательно составьте для своего груза сопроводительное письмо

2. Получатель

Если вы адресуете письмо сразу нескольким получателям, значит, вы составляете циркулярное письмо

3. Содержание

Ваше письмо может затрагивать несколько тем одновременно, что автоматически делает его многоаспектным

4. Структура

Регламентированные письма предполагают составление текстовой части письма по определенному образцу, а нерегламентированные имеют свободную форму изложения

5. Форма отправления

  • в конверте
  • в электронном виде
  • по факсу

Структура делового письма: вступление, основная часть, заключение

Структура стандартного делового письма требует более тщательного рассмотрения.

Корректно оформленное письмо должно соответствовать следующей схеме:

Рассмотрим подробнее некоторые пункты схемы:

1. Заголовок

Как правило, это краткое изложение темы письма.

Важно: Составляйте заголовок правильно, если хотите, чтобы адресат прочел ваше письмо.

Отсутствие заголовков в деловой корреспонденции свойственно новичкам, у которых нет элементарных навыков ведения деловой переписки.

2. Обращение

  • имеет традиционную форму «Уважаемый»
  • пишется с большой буквы посередине строки

Важно: Использование сокращений в обращении запрещено!

3.Преамбула

  • знакомит адресата с основной мыслью письма
  • готовит адресата к правильному восприятию последующей информации, изложенной в письме

4. Основная часть текста обосновывает ключевую идею, изложенную в преамбуле

В этой части письма

  • вы четко указываете суть предложения/обращения
  • приводите аргументы:факты, цифры, иную конкретику по теме письма. экспертное мнение, собственный позитивный/негативный опыт

Для удобства обоснования можно использовать следующую схему:

Важно: Последний абзац должен содержать фразу, указывающую на конкретный шаг или ожидаемый результат и побуждать адресата к действию

5. В заключении:

6. В окне «Подпись» обязательно указывается информация об адресанте:

  • должность
  • ФИО

Как не ошибиться в выборе стиля письма?

В деловой переписке постоянно приходится делать выбор относительно стиля письма и тона общения с адресатом. Насколько сухим, формальным официальным или, наоборот, живым, теплым, человечным должно быть ваше послание?

  • Личный стиль в деловой переписке подчеркивает индивидуальные качества человека, написавшего письмо
  • При использовании формального стиля излагаются факты и на их основании делаются соответствующие выводы
  • Личный стиль предполагает общение автора письма и адресата на равных
  • Формальный стиль демонстрирует четкую субординацию и силу, с которой читатель письма вынужден считаться

 

Для того, чтобы выбрать правильный стиль общения в деловом письме подумайте:

  • в каких весовых категориях находитесь вы и ваш адресат
  • вы хотите договориться по-хорошему или надавить с позиции силы

Как придерживаться выбранного стиля?

Личный стиль

  • Наличие личных местоимений: я, мы, вы
    Например: Я приношу вам свои извинения и искренне надеюсь, что подобные ошибки больше не повторятся
  • Прямые обращения и просьбы
    Например: Пожалуйста, не оставляйте личные вещи без присмотра
  • Использование эмоциональных оценочных выражений: звездная молодежь, оглушительный провал

Формальный стиль

  • Замена личных местоимений абстрактными существительными
    Например: Администрация кинотеатра приносит свои искренние извинения за изменение расписания вечерних сеансов
  • Замена личных обращений и просьб констатациями
    Например: Просьба не оставлять личные вещи без присмотра
  • Использование общепринятых канцеляризмов: довожу до вашего ведома, вследствие того факта, что

Формальный стиль категорически не подходит, если вы составляете письмо-благодарность или письмо-соболезнование, то есть те деловые письма, в которых необходимо выразить чувства. В ситуации, когда вы пишите письмо-просьбу или письмо-предложение также лучше придерживаться личного стиля.

Что такое письмо-претензия и как его писать? Чем оно отличается от других видов писем?

Важно: При составлении письма акцентируйте внимание адресата на том, какие именно действия вы от него ожидаете. Также укажите конкретные сроки для реализации поставленных вами задач.

Шаблон письма-претензии поможет составить его правильно:

Что такое письмо-ответ и как его писать?

Существует два типа писем-оветов:

  • письмо-отказ
  • письмо с положительным ответом

Составление обоих типов писем имеет два общих правила (при условии, что инициативное письмо было составлено корректно):
1. В письме-ответе сохраняется лексика и речевые обороты инициативного письма
2. В тексте письма-ответа не должны присутствовать сведения о

  • дате составления инициативного письма
  • его регистрационном номере

Пример доброжелательного и корректного письма-отказа приведен ниже:

 

Однако, отказ не всегда должен быть мягким. Существуют ситуации, когда необходим жесткий и строгий стиль общения. Ниже приведен шаблон писем-отказов на все случаи жизни: от жестких до мягких:

 

Информационное письмо: его отличие от письм-ответов и письм-претензий

Информационное письмо многофункционально:

  • сообщает (например, об изменении цен в прайс-листах)
  • извещает (о переизбрании членов совета директоров)
  • уведомляет (об отгрузке товара)
  • заявляет (о намерениях)
  • подтверждает (получение товара)
  • напоминает (о выполнении взятых на себя по договору обязательств)
  • рекламирует и информирует (о компании вообще, о товарах / услуга в частности)

Пожалуй, самым актуальным вопросом на сегодняшний день является вопрос, как правильно составить рекламно-информационное письмо.

План продающего письма представлен на схеме:

При составлении письма обязательно используйте следующие пункты:

  • Обещание
  • Обоснование
  • Цену вопроса
  • Призыв к действию

Готовое письмо может выглядеть следующим образом:

Как нельзя писать деловые письма? Типичные примеры ошибок

1. Отсутствие структуры
2. Присутствие в тексте письма сленга или неформальной лексики
3. Неаккуратное оформление
4. Изобилие орфографических, синтаксических, стилистических ошибок
5. Отсутствие в письме достоверных фактов, объективной информации
6. Нарушение элементарных правил вежливости (особенно в письмах-претензиях)
7. Использование в тексте громоздких и непонятных предложений
8. Отсутствие логики в изложении материала
9. Отсутствие расшифровок аббревиатур
10. Общая размытость текста в случае его бесцельного составления

Что еще нужно знать про деловые письма?

1. Для современной деловой корреспонденции используют метод блочной структуры составления текста.
Такой метод экономит время и поддерживает общий стиль всей деловой документации. Характерная черта метода — открытая пунктуация или отсутствие точек/запятых (например, при оформлении списков)

2. Для заголовка письма может использоваться шрифт без засечек (например, Arial). Такой шрифт на подсознательном уровне воспринимается как устойчивый и основательный

 

3. В основном тексте следует использовать шрифты с засечками (Times News Roman). Благодаря засечкам глаза легче двигаются от буквы к букве, что делает процесс чтения более быстрым

Важно: Есть письма, которые всегда пишутся только от руки!
Это письма-поздравления, письма-соболезнования, письма-благодарности

Как правильно писать деловые письма: советы и отзывы

Большое количество полезной информации относительно составления текстов деловых писем можно найти в видео от Саши Карепиной.

Видео: Как писать понятно и по-человечески? Советы от Саши Карепиной

Видео: Как писать сопроводительные письма и резюме

Видео: «Учимся у сказочников». Секреты продающих текстов

heaclub.ru

Деловая переписка: примеры и образцы писем

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

Образцы деловых писем

Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

Примеры благодарственных писем

Пример гарантийного письма

Образец письма-ответа

Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

Пример информационного письма

Пример письма-претензии

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.
Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

dengodel.com

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Вы узнаете секреты и правила написания деловых писем на английском, а также разберетесь с их структурой и содержанием.

С появлением электронной почты бумажные письма, казалось бы, утратили популярность. Однако совсем без них обойтись не получается — пока возникает необходимость написать сопроводительное письмо для своего резюме, установить контакт с потенциальным партнером или, например, оформить жалобу в банк.

В любом из этих случаев важно, чтобы ваше письмо произвело на адресата нужный эффект. Для этого письмо должно быть:

  • правильно оформленным
  • коротким и содержательным
  • написанным по существу
  • написанным грамотно
  • вежливым, даже если это жалоба или претензия

Если вы отвечаете на письмо, обратите внимание, как это письмо оформлено и какие выражения в нем используются. В свою очередь, постарайтесь соответствовать заданному уровню как в подборе словесных формулировок, так и в стандартах оформления.

Структура делового письма

В английском языке существует ряд правил, которых стоит придерживаться при написании делового письма. Общий совет: старайтесь писать просто, ясно и лаконично.

Адрес

Адрес отправителя (без имени), как правило, пишется в верхнем правом углу.
E-mail и номер телефона здесь указывать не нужно, но это допускается.

Адрес получателя располагается слева, ниже адреса отправителя.

Дата

Дату можно разместить слева или справа ниже или выше адреса получателя.
Формат даты также довольно гибок. К примеру, «7 апреля 2016 г.» можно записать как 7 April 2016, 7th April 2016, 7/4/16 или 07/04/16. Но не забудьте, что в США и Великобритании даты пишутся по-разному (в США сначала пишут месяц, потом дату: April 7, 2016). Во избежание путаницы название месяца рекомендуется писать прописью.

Обращение

  1. Если вы не знаете имени адресата, используйте обращение Dear Sir or Madam. Но если есть такая возможность, постарайтесь узнать имя адресата: так гораздо больше шансов, что на ваше письмо обратят внимание.
  2. Если вам известно, как зовут адресата, используйте соответствующую форму обращения и фамилию. Например, Dear Mr Johnson — если письмо адресовано мужчине; Dear Mrs Johnson — замужней женщине; Dear Miss Johnson — незамужней.
  3. В последнее время многие считают некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Если вы пишете женщине и не знаете, какое обращение она предпочитает, лучше использовать нейтральную форму Ms: Dear Ms Johnson
  4. Если у адресата есть ученое звание, используйте его: Dear Dr. Huxley; Dear Prof. Atkinson.

Обратите внимание на пунктуацию: в современном британском английском не ставится точка после форм Mr/Mrs/Ms, а в конце обращения ставится запятая:

Dear Mr Smith,

В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:

Dear Mr. Stevens:

Обязательно убедитесь, что правильно написали имя адресата. Ничто не портит впечатление так, как ошибки или опечатки в имени.

Завершение письма:

  1. Если вы не знаете имени адресата, завершите письмо фразой Yours faithfully.
  2. Если имя вам известно, письмо принято заканчивать фразой Yours sincerely.
  3. Ваша подпись.

Оставьте строку для росписи, ниже напечатайте свое имя и фамилию. В скобках можно указать, какое обращение вы предпочитаете:

Olga Smirnova (Ms)

Общее содержание делового письма

  1. Первый абзац должен быть коротким и отражать цель письма — запрос, жалобу, предложение и т. д.
  2. Средние абзацы содержат информацию, поясняющую цель письма. Деловые письма в английском принято писать кратко, поэтому старайтесь излагать факты сдержанно и по существу, избегая ненужных подробностей.
  3. Последний абзац должен указывать, каких действий вы ожидаете от получателя — вернуть деньги за товар, сообщить информацию и т. д.

Стиль делового письма

В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:

  • разговорных выражений, сленга и жаргона
  • сокращений (I’m; it’s; don’t и т. д., используйте полные формы)
  • эмоционально окрашенных слов — terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.

Всегда сохраняйте вежливый и уважительный тон, даже если пишете жалобу или претензию. В английском языке для придания речи официальности часто используются модальные глаголы would, could и should. Например, вместо «Please send me…» («Пожалуйста, вышлите мне…») вы можете написать: «I would be grateful if you could send me…»(«Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне…»).

Старайтесь не использовать фразовые глаголы (они характерны, скорее, для разговорного стиля). Вместо go on (продолжить) лучше написать continue, вместо turn down (отказаться, отклонить) — decline или refuse.

Избегайте громоздких конструкций и слов, в значении которых не уверены. Старайтесь писать ясными фразами, не допускающими двоякого толкования.

10 самых распространенных ошибок в деловых письмах

В видеоролике от службы английского языка Espresso English на чистом английском перечислены десять распространенных ошибок, которые совершают люди при написании деловых писем, а также предлагаются способы их исправления:

Читаем дальше:

Как правильно писать русские имена английскими буквами

Как правильно писать даты в английском языке

Деловой английский в США

Совещаемся по-английски

Обсудить эту тему в школе Skyeng

первый урок бесплатно

Оставить заявку

Читайте также

26584

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Может быть интересно

Другие статьи по темам

skyeng.ru

Как писать деловые письма за 10 минут

Электронная почта — один из злостных поглотителей рабочего времени. Мы уже писали о том  как организовать эффективную работу со входящими письмами.

Но в обязанности некоторых Ваших сотрудников входит не только просмотр содержимого почтового ящика, но и написание деловых писем: потенциальным сотрудникам, коллегам по работе, партнёрам по бизнесу, представителям различным компаний и государственных учреждений…

Проблема многих сотрудников в том, что у них нет навыков написания деловых писем. Такая задача вводит их в ступор, заставляя подолгу редактировать текст.

Как писать деловые письма быстро и так, чтоб Вас поняли

С этой же проблемой столкнулась и наша коллега. Но, к счастью, в нашей корпоративной библиотеке есть книга Саши Карепиной “Искусство делового письма”. Она помогла не одному сотруднику, будем рады если она будет полезна и в Вашей компании.

Своей проблемой и её решением поделилась сотрудница компании Yaware:

“Думаю, что каждый из нас хоть раз в жизни писал письма. (Переписка с ребятами из детского лагеря и друзьями с деревни, куда каждое лето отправляли родители, чтобы погостить у бабушки, не в счёт).

В этой статье я хочу рассказать Вам о том, насколько тяжело мне давалось написание писем клиентам и как помогла мне побороть свои страхи книга “Искусство делового письма” Саши Карепиной.

Началось всё с того, что я пришла на новую работу, где, собственно говоря, и столкнулась с проблемой написания делового письма. Письмо, которое содержало от силы 10 строчек, я писала ни много, ни мало — 30 минут.

Только вдумайтесь, 30 минут я писала письмо (перечитывая которое сейчас, мне становится стыдно), дрожащей рукой нажимала “Отправить” и с замиранием сердца ждала ответ. А всё потому, я что не знала с какого боку подступится к письму: с чего начать,  и  как написать письмо, чтобы клиент на него ответил.

Проблема заключалась еще и в том, что, написанные мною письма не нравились и мне самой. Но лучше чем есть, писать я не могла — то был мой высший пилотаж.

Видя, как я каждый раз переживаю, коллега посоветовала мне книгу “Искусство делового письма”.

Советую Всем прочитать на досуге. Книга легко читается и содержит массу полезной информации:)

Итак, с какими трудностями мы сталкиваемся при написании письма

1. Мыслей много, но с чего же всё таки начать письмо?
2. В голове крутятся всевозможные: глубокоуважаемый, совершите действие.. От этого письмо выходит длинным и скучным.
3. Так и хочется вписать, заученные еще со школьной скамьи, канцелярские выражения. Причём и по парочке в каждое предложение.
4. Как передать суть письма, чтобы адресат нас правильно понял?

5 правил, которые помогут писать эффективные деловые письма

 

1. Структурировать письмо

Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Вступление.

  • заголовок;
  • обращение;
  • цель письма;

2. Основную часть.
3. Заключение.

Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.

Используйте в письме специальные слова-связки, такие как:

например, а именно, кроме того, более того, потому что, в результате, таким образом, однако и др .

Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.

2. Определение выгоды для адресата

Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата.  Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.

3. Стиль письма

Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо.

Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля  зависит от ситуации и содержания сообщения.

Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.

Поэтому если мы  хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.

Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет  формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.

Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.

4. Заключение

Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.

Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.

В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.

Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо. Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.

5. Оформление

Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным. Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать.

Правила оформления:

1. Выбираем шрифт:

  • с засечками — подходит для чтения с бумаги;
  • без засечек — для чтения на бегу или с экрана;

2. Делаем абзацы в тексте
3. Выделяем заголовки;
4. Выделяем нужный нам текст:

  • жирным — выделяем главную мысль текста;
  • курсивом — можно выделять фрагменты текста писем VIP-клиентам или что-то менее важное;
  • подчеркнутым — если хотим что-то действительно подчеркнуть.

5. Делаем списки:

  • маркированные списки — если количество пунктов от 3 до 5;
  • нумерованные списки — больше 5.

Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).

Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.

Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?

Советую Вам не откладывать книгу на завтра и приступить к чтению уже сегодня».

Купить книгу «Искусство делового письма» можно здесь ( или где она Вам попадётся на глаза))

timetracker.yaware.com.ua

Полезно знать

25.02.2014

С какими бы целями не составлялись деловые письма, пишутся они для достижения желаемой цели в бизнесе. Не любой сотрудник организации обладает должной компетентностью в области деловой переписки, при неумелом подходе есть риск и вовсе испортить репутацию фирмы одним письмом. Зато если воспользоваться услугой составления письма в нашем агентстве, адресат наверняка заинтересуется сотрудничеством с вами.

Назначение деловых писем

Деловые письма не теряют актуальности в решении рабочих вопросов и маркетинговых задач. Информация, оформленная письменно, удобна тем, что к ней всегда можно вернуться или апеллировать при решении спорных вопросов. Письменный текст позволяет более емко и четко формулировать мысли, нежели устное общение. К тому же с некоторыми адресатами есть возможность связаться только посредством отправки делового письма. И чем выше статус этого адресата, тем профессиональнее должен быть составлен текст. Виды деловых писем так же разнообразны, как и сфера деловых отношений. Деловая переписка может быть коммерческой (желание заключить сделку, претензия к стороне сделки) и некоммерческой (благодарственное, информационное, гарантийное письмо, письма-просьбы, -приглашения, -напоминания и т. д.) По функционалу различают инициативные письма и письма-ответы, а также сообщения, не требующие ответной реакции.

Как правильно писать деловые письма.

Особенности структуры и текста делового письма

Деловые письма имеют четкую композицию:

•во введении указываются цель и причина письма, дается ссылка на документ, послуживший отправной точкой для данного послания;

•в основной части описывается положение дел, дается анализ ситуации, аргументация. Характер доказательств зависит от направленности письма: например, убедить прийти на конференцию, вложить инвестиции в проект, приобрести товар;

•в заключении делается вывод на основании вышесказанного: предложение, просьба, отказ, пожелание и т. д.

Перед текстом письма всегда размещают вежливое обращение к адресату (Например, «Уважаемый Сергей Михайлович!») А также в начале или в конце текста присутствует формула вежливости, составляемая по канонам деловой переписки. Формулы вежливости обычно начинаются так: «Выражаю признательность за оказанное содействие… / благодарность за приглашение… / надежду на плодотворное сотрудничество…». При написании такого рода писем соблюдается деловой стиль. Его особенности: лаконичность, ясность, однозначность, использование терминов, нейтральный тон, стандартизированность.

Трудности в составлении деловых писем

От автора делового письма требуется многое:

•быть хорошо осведомленным об адресате и той информации, которой он уже владеет по вашему вопросу;

•знание правил русского языка и особенностей делового стиля: языковых формул, правил составления предложений и проч.;

•правильное и уместное использование терминологии;

•корректность в обращении к адресату.

Как грамотно писать деловые письма.

Словари, образцы составления деловых писем могут помочь вам справиться с этой задачей своими силами. Но если нет достаточно компетентного сотрудника или времени на подготовку к составлению деловых писем, эту услугу может оказать профессиональное агентство. Специалисты коммуникационного агентства Comagency помогут вам разработать фирменный бланк, собрать необходимые документы для убедительной аргументации, составить грамотное и презентабельное деловое письмо, улучшая тем самым имидж вашей организации.

Как научиться писать деловые письма

Посмотрите видео ниже, где легко и просто рассказывается, как научиться писать деловые письма, даются четкие и понятные рекомендации и практики для тренировки:

www.comagency.ru

Образец делового письма — Новый бизнес

Структура образца делового письма формировалась не одно столетие и сегодня она включает следующие составные:6.1. Шапка примера делового письма содержит обращение к Адресату. Оформляется немного ниже регистрационного номера следующим образом:в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма. Ещё ниже, по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа» (сокращения не допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.

Например:

Исх. №61 от 21.09.2010

на Вх. №352 – Р от 14.09.2010

Генеральному директору

ООО «Подшипник»

Петрову Н.И.

«О партии бракованных подшипников,

поставленных 10.09.2010г.»

Уважаемый Николай Иванович!

6.2. Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно:

«Довожу до Вашего сведения…», «Прошу Вас…», «В настоящее время…» и т.д. – это если письмо пишется от первого лица.

Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идёт от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причём как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы – это проявление уважения к Адресату и признак вашего воспитания.

6.3. Согласно правилам написания основная часть образца делового письма логически последовательно должна раскрывать содержание просьбы или обращения, делая её понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие. Приводятся конкретные факты, цифры и т.д. Не стоит также забывать, что «краткость – сестра Таланта».

6.4. В Заключении письма подводятся обобщения, итоги написанного. Нередко в заключении пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, Прошу Вас…».

6.5. Приложения. Если к письму прилагаются документы, то они должны быть пронумерованы и указаны ниже заключения. Например:

«К данному письму прилагается следующие документы:

-Копия договора оказания услуг – 6 листов в 1 экземпляре;

-Акты выполненных работ – 1 лист в 2 экземплярах;

-Счёт-фактура №123 от 11.09.2010г – 1 лист в 2 экземплярах…»

6.6. Основной текст делового письма традиционно завершается фразой: «С уважением,…» – если предполагается нейтральное обращение. Если же вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить фразой – «С наилучшими пожеланиями,…».

Вот, как это выглядит на примере:

С уважением,

Генеральный директор Подпись И.И. Иванов

Должность, Ф.И.О. (причём, сначала имя и отчество, а затем фамилия) печатаются, а подпись ставится собственноручно.

6.7. И завершает деловое письмо информация об отправителе, которая должна содержать его Ф.И.О. (желательно полностью) и должность. Что необходимо, если Адресату или его представителю нужно будет связаться для дополнительных уточнений.

novybusiness.ru