Делопроизводство и документоведение: ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — PDF Free Download

Содержание

Документоведение и архивоведение

Сфера деятельности специалиста

Профессиональной сферой специалиста, освоившего данную образовательную программу, является разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа, дигитализация документов), контроль за состоянием делопроизводства в организации, подготовка предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления, внедрение систем ведения документации, принятие мер по упорядочению состава документов, хранению и экспертизе ценности документов, разработка новейших информационных технологий, проектирование и актуализация баз и банков данных, нормативно-методических документов, подбор, расстановка и повышение квалификации кадров.
Основное преимущество профессии — ее универсальность: без документооборота не существует ни одна государственная организация, ни одна коммерческая компания.

Полученные знания по этой специальности открывают перед выпускником возможность работы в любой организации в должности делопроизводителя, администратора, офис-менеджера, помощника руководителя, секретаря-референта, начальника кадровой службы или архивиста. С образованием и опытом работы документоведом шансы получить любую из этих профессий высоки. Работа в государственных структурах связана также с приобщением к конфиденциальной информации.

Обучение, практика и стажировки

Практика студентов кафедры истории и теории дизайна и медиакоммуникаций СПбГУПТД в рамках данной образовательной программы осуществляется на основе договора между университетом и предприятиями, учреждениями и организациями независимо от организационно-правовых форм, а также в структурных подразделениях университета. Местами проведения практик являются государственные предприятия и частные организации, отделы кадров и управленческие структуры. Студенты имеют возможность участвовать в различных международных программах обмена.

Трудоустройство выпускников

Наши выпускники работают:

Комитет по внешним связям Санкт-Петербурга — ведущий документовед;
Отдел документационного обеспечения Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга — ведущий специалист протокольного сектора;

Центральный государственный архив Санкт-Петербурга — архивариус;
Министерство обороны Российской Федерации — секретарь-референт;
Санкт-Петербургский государственный университет кино и телевидения — ведущий специалист по УМР.

Дальнейшее обучение и повышение квалификации

Выпускники имеют возможность продолжить обучение в магистратуре, далее в аспирантуре, а также получить дополнительную квалификацию в Институте дополнительного профессионального образования.

Документоведение и архивоведение — Институт профессионального образования — Учёба.ру

Я б в нефтяники пошел!

Пройди тест, узнай свою будущую профессию и как её получить.

Химия и биотехнологии в РТУ МИРЭА

120 лет опыта подготовки

Международный колледж искусств и коммуникаций

МКИК — современный колледж

Английский язык

Совместно с экспертами Wall Street English мы решили рассказать об английском языке так, чтобы его захотелось выучить.

15 правил безопасного поведения в интернете

Простые, но важные правила безопасного поведения в Сети.

Олимпиады для школьников

Перечень, календарь, уровни, льготы.

Первый экономический

Рассказываем о том, чем живёт и как устроен РЭУ имени Г.В. Плеханова.

Билет в Голландию

Участвуй в конкурсе и выиграй поездку в Голландию на обучение в одной из летних школ Университета Радбауд.

Цифровые герои

Они создают интернет-сервисы, социальные сети, игры и приложения, которыми ежедневно пользуются миллионы людей во всём мире.

Работа будущего

Как новые технологии, научные открытия и инновации изменят ландшафт на рынке труда в ближайшие 20-30 лет

Профессии мечты

Совместно с центром онлайн-обучения Фоксфорд мы решили узнать у школьников, кем они мечтают стать и куда планируют поступать.

Экономическое образование

О том, что собой представляет современная экономика, и какие карьерные перспективы открываются перед будущими экономистами.

Гуманитарная сфера

Разговариваем с экспертами о важности гуманитарного образования и областях его применения на практике.

Молодые инженеры

Инженерные специальности становятся всё более востребованными и перспективными.

Табель о рангах

Что такое гражданская служба, кто такие госслужащие и какое образование является хорошим стартом для будущих чиновников.

Карьера в нефтехимии

Нефтехимия — это инновации, реальное производство продукции, которая есть в каждом доме.

Глава 1. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ КАК НАУЧНАЯ ДИСЦИПЛИНА

1.2. СТАНОВЛЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Зарождение документоведения в России было связано с так называемым “практическим” документоведением, т.е. с созданием правил работы с документами и требований к самим документам на практике, в делопроизводственном процессе, в прикладной сфере. Практическое документоведение возникло с появлением

палеографии (науки о развитии письменности, о древних рукописях) и дипломатики (науки, изучающей форму и содержание правовых актов), т.

е. ещё в 16-17 столетиях. Уже тогда в России появились унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях и затем официально закреплялись². Делопроизводственная практика и в дальнейшем оказывала постоянное и существенное влияние на процесс становления науки о документах.

Однако уже с начала 18 века стали закладываться правовые основы документирования, прежде всего в сфере государственного управления. Многие формы документов были закреплены законодательными актами. В 19 веке эта работа была продолжена. Причём в середине столетия появились первые попытки теоретического осмысления документационных процессов в российском обществе. Они были предприняты в работах Н.Варадинова и В.Вельдбрехта, которые систематизировали документацию, распределили её по группам и на основании законодательных актов предложили правила составления документов. В этих работах, помимо образцов документов, содержалась и теоретическая часть.

Н.В.Варадинов, в частности, разделял делопроизводство на 1) теоретическое и 2) практическое. Он впервые ввёл в оборот и сам термин “теоретическое делопроизводство”. В теоретическом значении, по его мнению, делопроизводство представляет собой “науку, излагающую правила составления деловых бумаг, актов и самих дел”, а также изучающую “наружные” и “внутренние свойства” деловых бумаг. Практическое же делопроизводство – это “общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг

3”.

Однако в последующие десятилетия, вплоть до революции 1917 г., документоведческие исследования не получили сколько-нибудь серьёзного продолжения, за исключением, пожалуй, работ инженера-путейца И.И.Рихтера, увидевших свет в начале 20-го столетия. В них содержались отдельные теоретические обобщения и определения ряда понятий. Кроме того, автор предпринял небезуспешную попытку классификации “делопроизводства и делохранения казённых железных дорог”

Приход к власти большевиков сопровождался дальнейшим развитием практического документоведения в направлении унификации документов, начиная от отдельных документных форм и заканчивая созданием унифицированных систем документации. Однако с самого начала в литературе по делопроизводству поднимались и некоторые теоретические вопросы (в частности, в книгах П.В.Верховского, С.Н.Голубова, Н.В.Русинова).

Определённое отражение документоведческие проблемы нашли в 1920-е годы и в исследованиях в области управления. Тогда в Советском Союзе была создана целая система научно-исследовательских, хозрасчётных, ведомственных и общественных организаций, занимавшихся вопросами научной организации управления. Сложилось несколько самостоятельных школ управленческой мысли: школа А.К.Гастева (Центральный институт труда), направление П.М.Керженцева, школа Е.Ф.Розмирович (Институт техники управления при Наркомате Рабоче-Крестьянской инспекции СССР). Вопросами научной организации труда и совершенствованием делопроизводства занимался также ряд других организаций.

Пожалуй, наиболее плодотворно эта работа велась в Институте техники управления. Его сотрудники “решали крупные теоретические проблемы делопроизводства: терминологические, организационно-технологические, унификации и стандартизации документов, классификации документов, связи делопроизводства и архивного дела”⁵. Здесь был подготовлен и в 1931 г. издан проект “Общих правил документации и документооборота”, в котором обобщались теоретические исследования и практический опыт отечественных и зарубежных учёных.

К этому времени на Западе также достаточно отчётливо была осознана необходимость серьёзного изучения круга проблем, связанных с функционированием документов. Так, бельгийский учёный Поль Отле писал тогда в одной из своих работ: “Хаос книг и документов требует в наши дни науку, которая смогла бы предупредить возможное зло в вопросах документации, которая не упорядочена, дублируется и весьма противоречива⁶”.

Однако крутой поворот, произошедший в СССР на рубеже 1920-х – 1930-х годов, привёл к существенным изменениям во всех сферах жизни советского общества. Он сопровождался массовыми политическими репрессиями, которые тяжёлым катком прошлись по научным и управленческим кадрам. Исследования в области документоведения были свёрнуты. Исключениями стали отдельные направления, которые были ориентированы либо на выполнение социального заказа тоталитарной власти (совершенствование системы учёта советских граждан, введение паспортной системы), либо проводились в рамках некоторых крупных ведомств (рационализация бухгалтерской, кадровой документации и т.п.).

Вместе с тем в период сталинизма создавались определённые предпосылки для развития документоведения в будущем. Дело в том, что в начале 1930-х гг. в Москве был открыт государственный историко-архивный институт (МГИАИ), призванный готовить специалистов высшей квалификации для работы в государственных архивах, а затем и работников государственного делопроизводства. В МГИАИ началось преподавание учебного курса “Общее делопроизводство” первоначально в рамках учебной дисциплины “Теория и практика архивного дела”, а с 1942 г. был введён самостоятельный курс “История и организация делопроизводства в СССР”. В 1943 г. впервые появился и сам термин документоведение.

Изучение документоведческих проблем в учебных курсах стимулировало научные разработки в этой области. Переломными стали 1960-е годы, когда документоведение становится самостоятельной научной дисциплиной. В 1969 г. оно было внесено в номенклатуру специальностей научных работников.

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также в процессе создания информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ). Для этих целей в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвящённые выяснению объекта документоведения и его задач⁷.

Начиная с 1960-х годов, в нашей стране определились два основных центра, активно и эффективно ведущих научные исследования в области документоведения – это МГИАИ, где в 1964 г. был создан факультет государственного делопроизводства, и ВНИИДАД.

Не последнюю роль в интенсификации научных документоведческих исследований сыграл своеобразный “взрыв документальной активности общества” в 1960-е – 1970-е годы. Число копий документов во всём мире перевалило тогда за 1 трлн в год, а в центральных ведомствах СССР годовой документооборот (с учётом размножения) вышел за пределы 1 млн штук⁸. К тому времени обнаружилось, что сугубо делопроизводственный подход в организации и проведении документоведческих исследований во многом себя исчерпал, вследствие своей ограниченности. В рамках этого подхода изучались преимущественно документы текущего делопроизводства, равно как и процессы, происходившие с уже составленными документами.

Между тем начавшееся в середине 20 столетия бурное развитие наук об информации способствовало утверждению совсем иного взгляда на документацию. Она стала рассматриваться как единая информационная система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и задач. При этом само понятие управления значительно расширилось и стало представляться как упорядоченное воздействие на какие-либо объекты. Системный подход в документоведении позволил комплексно исследовать каждый документ или вид документов, существенно расширил их количественные и качественные характеристики. Таким образом, рубеж 1960-х – 1970-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

Начало системного подхода в документоведческих исследованиях во многом было связано с появлением фундаментальных работ Г.Г.Воробьёва, прежде всего его книги “Документ: информационный анализ” (М., 1973). В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные публикации В.Д.Банасюкевича, Б.С.Илизарова, М.П.Илюшенко, В.И.Кокорева, Т.В.Кузнецовой, М.В.Ларина, В.М.Магидова, К.И.Рудельсон, Е.А.Степанова, В.Ф.Янковой и других авторов. Итог научным исследованиям в области документоведения 1960-х – первой половины 1980-х гг. был подведён в докторской диссертации А.Н.Соковой (1986).

Новый этап в развитии отечественного документоведения начался в 1990-е годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов произошло существенное изменение информационно-документационных процессов. В России произошла смена политического и экономического строя, в работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала быстро входить в мировое информационное пространство. Приоритетное развитие в научных исследованиях в это время получают такие направления как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов и другие. Иначе говоря, дальнейшее развитие документоведения как комплексной научной дисциплины стимулируется всё возрастающими и существенно изменившимися социально-политическими, экономическими, культурными, техническими и иными потребностями.

Результаты научных исследований обнародуются в монографиях и статьях, в диссертациях и выступлениях на научных конференциях, находят отражение в учебно-методических пособиях, в методических рекомендациях для органов управления и т. д. С середины 1990-х годов в России выходит специализированный информационно-практический журнал “Делопроизводство”. Теоретические и практические вопросы документоведения, исторические его аспекты находят отражение также на страницах журналов “Отечественные архивы”, “Вестник архивиста”, “Секретарское дело”, “Служба кадров”, “Управление персоналом” и некоторых других.

игрушки для мальчиков недорого

Курсы делопроизводства и документоведения — дистанционное онлайн обучение

Хотите изучить теорию делопроизводства и документоведения, познакомиться с актуальными правилами оформления, обработки, систематизации, хранения различных документов организации? Пройдите обучение на курсах профпереподготовки и повышения квалификации в АНО ДПО «МШПУ» (АНО ДПО «ИКМИД»).

Что такое служба делопроизводства?

Это организационно-обособленная структура, которая отвечает за руководство, организацию, координацию, контроль и реализацию мероприятий по документационному и информационному обеспечению предприятия. В список ее основных функций входит подготовка, обработка и систематизация различной документации (организационной, служебной, распорядительной и т. д.) в течение календарного года и организация ее архивного хранения.

В компаниях, где создается и обрабатывается небольшое количество документов, выделять для работы с ними специальное структурное подразделение нецелесообразно. Поэтому функции службы делопроизводства в них выполняет один работник, чаще всего секретарь.

Кому будут полезны учебные курсы по документоведению и делопроизводству?

Программы обучения разработаны для тех, кто работает или собирается работать на должностях, связанных с делопроизводством: специалист по делопроизводству, секретарь, административный работник, архивариус и т. д. Также курсы будут полезны руководителям, которые хотят сами разбираться в документообороте и эффективно контролировать работу сотрудников.

Программы дополнительного профессионального образования делятся на два типа:

Курсы профессиональной переподготовки рассчитаны на тех, кто хочет получить новую квалификацию в области делопроизводства и документоведения. Их продолжительность – 340 или 620 часов. Вы можете выбрать программу обучения на специалиста по организационному и документационному обеспечению управления, специалиста по формированию электронного архива, специалиста административно-хозяйственной деятельности и т. д.
Курсы повышения квалификации позволяют тем, кто уже работает с документами в организации, получить знания и навыки в узкой области делопроизводства и документоведения, например, в процедуре формирования электронных архивов. Они короче профпереподготовки – их продолжительность не превышает 250 часов.

Требования к Слушателям

Для дистанционного* обучения на курсах делопроизводства и документоведения нужно иметь документально подтвержденное образование не ниже среднего специального. Помимо скан-копии диплома вуза, колледжа или техникума в приемную комиссию также потребуется направить копию паспорта, чек об оплате курсов, документ, подтверждающий смену фамилии (если необходимо). Зачисление на программы профпереподготовки и повышения квалификации осуществляется на протяжении всего года.

Результаты обучения

Курсы дадут вам все необходимые компетенции для работы с документами организации. Перечень дисциплин, которые вы изучите, зависит от конкретной программы. Например, курс «Документационное обеспечение управления. Организационное и информационное сопровождение деятельности руководителя организации с присвоением квалификации «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления» познакомит вас с:

Нормативно-правовыми актами, стандартами, согласно которым строится работа с документами в организациях.
Базовыми понятиями документоведения и архивоведения.
Основами документооборота.
Технологией работы с разными типами документов.
Защитой конфиденциальной информации и т. д.

На протяжении всего обучения вы будете проходить промежуточные аттестации, а в конце вам будет предложен тест по всем дисциплинам курса. При условии его успешного выполнения вы получите официальный документ об образовании – диплом о профпереподготовке или удостоверение о повышении квалификации. В ряд программ входят бесплатные вебинары по актуальным вопросам делопроизводства и документоведения. Участие в них подтверждается отдельным сертификатом.

Как проходит обучение?

После зачисления на курсы вы получаете доступ к системе дистанционного*обучения. Она работает круглосуточно и без выходных. Вы можете заходить в личный кабинет, пользоваться учебными материалами, выполнять практические задания из любой точки мира и в любое время. Главное, чтобы у вас был компьютер со стабильным доступом в интернет.

Для освоения дисциплин онлайн-курса делопроизводства вам будут предложены разные типы учебных материалов: текстовые лекции, методические пособия, вебинары, практические задания. Вы сможете обращаться за консультациями к преподавателям и общаться с другими Слушателями на закрытом форуме.

Почему стоит выбрать наши курсы?

Дистанционная форма обучения. Вам не нужно тратить время и деньги на поездки в институт, брать отгулы на работе или отказываться от личных планов ради учебы.
Документы о дополнительном профессиональном образовании установленного образца. Вы получаете диплом о переподготовке или удостоверение о повышении квалификации, которые признаются работодателями и контролирующими органами на всей территории России.
Программы с практическим уклоном, разработанные экспертами-практиками. Учебные материалы регулярно пересматриваются и обновляются, поэтому вы можете быть уверены, что получите на курсах делопроизводства и документоведения актуальные знания и навыки.
Бонусы для всех Слушателей и выпускников. Вы сможете смотреть бесплатные вебинары по тематике курса, а по окончании программы у вас останется бессрочный доступ к учебным материалам.
Оплата обучения в рассрочку без процентов и без участия банков.

Чтобы записаться на курсы документоведения и делопроизводства, вам нужно выбрать подходящую программу и отправить заявку с ее страницы. Если вам нужна помощь специалиста приемной комиссии, позвоните по номеру 8 (800) 707-76-83.

* Заочная форма обучения с применением дистанционных образовательных технологий.

Актуальные проблемы современного документоведения Текст научной статьи по специальности «Философия, этика, религиоведение»

М.В. Ларин

АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ СОВРЕМЕННОГО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

В статье анализируются актуальные проблемы современного доку-ментоведения и выдвигаются задачи, подлежащие решению в ближайшей перспективе. Исследуются вопросы, связанные с предложениями отдельных ученых о расширении и видоизменении документоведения. Рассмотрены ключевые терминологические проблемы документоведения, его методология, закономерности, вопросы электронных документов и электронного документооборота.

Ключевые слова: документ, документоведение, документация, электронный документооборот.

В первую очередь замечу, что документоведение как научная дисциплина только еще складывается. Как бы отдельные ученые ни пытались говорить о том, что документоведение — это статусная авторитетная научная дисциплина, все-таки считаю, что мы находимся лишь в процессе ее становления. Ведь еще только формируется терминологический понятийный аппарат. Еще не сформулированы в должной мере законы и закономерности, которые присущи документоведению. Предстоит определиться с сущностными характеристиками главных объектов и предметов для изучения — документов и систем документации, выявить свойства и признаки документа, проследить развитие его функций на протяжении времени. Новые задачи встают в связи с тем, что в наши дни все более широкое распространение получают электронные документы. Это заставляет документоведов пересмотреть содержание документоведения в том традиционном понимании, к которому мы привыкли, которое у нас уже сложилось и которое мы четко

воспринимали от А до Я. В связи с этим хотелось бы, не претендуя на абсолютную полноту и истину, высказать мнение по ряду проблем и попытаться сформулировать задачи, которые стоят перед нами.

Сначала о документоведении как дисциплине. Прежде всего, мы должны поговорить о значимости нашей дисциплины. При этом призываю всех быть объективными. Документоведение — научная дисциплина, и свое место в ней безусловно занимает теоретическая сторона. Но в основном ей присущ прикладной характер. И следует четко определить, ясно представить соотношение между теоретической и практической частями документоведения.

Сегодня часть исследователей придерживается позиции, согласно которой традиционное документоведение якобы себя изживает, и в интересах решения вполне конкретных научных и практических задач следует обращаться к смежным дисциплинам, искать, используя синергетический эффект, новое направление развития документоведения. Отдельные авторы предлагают переименовать документоведение в документологию, включить в нее книговедение и ряд дополнительных разделов из других дисциплин.

Это предложение представляется спорным. Считаю, что сегодня еще рано говорить о повышении класса документоведения в системе наук и вообще пытаться изменить саму суть документоведе-ния. Есть много нерешенных задач внутри традиционного доку-ментоведения. А кроме того, стоило бы учитывать, что документо-ведение — это и учебная дисциплина, преподаваемая студентам, которые получают вполне определенную профессиональную квалификацию.

Задача же заключается в том, чтобы четко очертить контуры нашей дисциплины, обозначить ее взаимосвязи с другими научными и учебными дисциплинами в рамках традиционных представлений о документоведении. Нельзя согласиться с точкой зрения, согласно которой документ — это универсальное понятие, любая записанная информация. В реальной жизни документ понимается абсолютно четко и определенно. И пытаться доказать гражданам, что документ — это, например, камень с рисунком, отпечатавшимся от упавшего на камень в доисторическую эпоху листочка, очень трудная задача. Не легче будет и убедить людей в том, что кусок застывшей вулканической лавы — тоже документ. Едва ли такой подход встретит понимание у наших граждан.

Очевидно, что документ — это понятие социальное. Документ создается человеком, и это главное, что необходимо осознать. Он является гениальным изобретением человека, которое служит людям на протяжении многих веков. Появление документов было

предопределено всем ходом развития человеческого общества и обусловлено жизненной необходимостью. И сегодня альтернативы документу нет. Поэтому мы должны прежде всего понимать документ как социальный продукт. Документоведение призвано поставить документ именно в таком качестве в центр своего внимания.

В нашей науке много нерешенных проблем. По некоторым из них ведутся оживленные дискуссии. Напомню аудитории о том, что ВНИИДАД в настоящее время занимается переработкой терминологического стандарта по делопроизводству и архивному делу. Казалось бы, эта работа достаточно простая и даже в чем-то рутинная. Но она показала, сколь внимательно нужно отнестись к формулировкам многих понятий и терминов, вошедших в данный стандарт. Терминологический аппарат нужно совершенствовать, обновлять, чтобы добиваться общего представления специалистов о тех или других терминах. Ведь если в научной дисциплине нет единства понимания ключевых терминов, это значит, что она еще находится в процессе становления. И что касается документоведе-ния, сегодня рано говорить о том, что оно окончательно сформировалось, что у специалистов есть ответы на все вопросы.

Даже на такие традиционные понятия, как «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «управление документами», сегодня имеются разные точки зрения. Есть авторы, которые утверждают, что делопроизводство, документационное обеспечение управления и управление документами — это по сути одно и то же. Однако было бы более правильно считать, что мы имеем дело с тремя различными категориями документоведения и должны по-разному определять и делопроизводство, и документацион-ное обеспечение управления, и управление документами.

Хотелось бы напомнить, что понятие «делопроизводство» сложилось давно. В одной из работ М.П. Илюшенко приводится относящееся к концу XVIII в. определение делопроизводства как правила, которым «канцелярия руководствуется при составлении докладных записок, журналов, определений, актов вообще и исполнительных бумаг». Уже тогда делопроизводство понималось как правило. И мне кажется, что это верный подход к определению делопроизводства. Не имею возможности подробно на этом останавливаться. Видимо, для этого нужна специальная конференция по терминологии документоведения. Просто обозначу проблему: даже в отношении некоторых понятий, которые являются в документо-ведении базовыми, у специалистов нет общего мнения.

Серьезная разноголосица имеет место и по поводу толкования термина «документ». Это нашло отражение в поступивших во

ВНИИДАД отзывах на проект нового терминологического стандарта. Анализ полученных отзывов показал, что именно понятие «документ» вызывает наиболее серьезные споры. Иначе говоря, до-кументоведы до сих пор не пришли к единому пониманию документа. У нас даже в нормативных актах даны разные определения документа. В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» под документированной информацией понимается «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация, с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель». Другое определение документа можно найти в терминологическом стандарте. А в ГОСТ Р 15489 дано совершенно иное определение документа: это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией и физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Мне бы не хотелось сегодня выводить понятие документа, мы это сделаем в новом терминологическом стандарте. Естественно, будут проанализированы все поступившие замечания и предложения. Просто замечу, что проблема требует продолжения исследования. Без общего понимания документа мы вряд ли можем говорить о том, что документоведение — это завершенная научно-учебная дисциплина. При этом мы должны понять, что если формулировать универсальное определение документа, то возникает большое количество проблем. Документ в том смысле, о котором мы говорим, должен служить и отдельно взятому человеку, и органам управления, организациям, он должен приниматься и рассматриваться судом как доказательство, свидетельство. Существует очень много требований к документу, которые следует зафиксировать в определении.

Нечасто я соглашаюсь с Н.А. Храмцовской, но, возможно, она права, когда говорит, что надо положить в основу определения целевое назначение документа. Такой подход наблюдается в американском законодательстве, американские специалисты пошли именно по этому пути. То есть простор для работы наших специалистов очень и очень большой.

Широкий разброс мнений имеется и в вопросе о функциях, свойствах, признаках документа. Он проявляется даже в учебниках по документоведению. Назову учебное пособие Н.С. Ларько-ва, учебник под редакцией Н.Н. Куняева. Есть украинские книги

Кушнаренко, Швецовой-Водки. Вопросам документоведения посвящены работы Е.А. Плешкевича. Сравнивая подходы разных авторов, можно убедиться в том, что среди них нет единства понимания функций и других характеристик документа.

В зависимости от сферы применения документа возникает вопрос, какая функция документа в том или ином случае является главной, а какие функции при этом выступают как второстепенные. Возьмем для примера такой документ, как новгородская берестяная грамота. Иван пишет Марье на бересте: «Приходи вечером на свидание». И когда Иван писал записку, у него была установка — побудить Марью к действию: придти к нему на свидание. Сегодня, когда мы через века на эту грамоту смотрим, для нас смысл этого послания уже не имеет значения. Актуальными стали совершенно другие критерии ценности этого документа. И вовсе не побудительные его функции для нас сегодня важны. Любой документ на разных стадиях жизни меняет свои целевое назначение, задачи, функции.

Никогда ни один документ не создавался только для архивного хранения. То есть, когда люди создавали документ, они меньше всего думали о том, а что с ним будет впоследствии. Они документировали конкретные действия. Поэтому в вопросе о функциях документа надо очень серьезно разбираться, думать, анализировать, искать какие-то закономерности и общие подходы.

Научная дисциплина должна опираться на свойственные ей методологию и законы. Но арсенал законов, действующих в докумен-товедении, невелик, к тому же они слабо исследованы. В этом направлении ученые работают мало.

Очень интересным является вопрос о закономерностях доку-ментообразования. Вот пример из практики. 28 марта состоится заседание коллегии Росархива, где мне предстоит докладывать о результатах мониторинга документооборота в федеральных органах исполнительной власти за 2011 год. По заданию Росархива ВНИИДАД ежегодно проводит такой мониторинг. О чем же предстоит докладывать? О том, что объем документооборота в очередной раз физически увеличился. И это происходит каждый год. Институтом проведен анализ документооборота по группам федеральных органов исполнительной власти, по видам документопотоков и др. Однако наша задача — не только констатация фактов, но установление причин данного явления. Отчего происходит рост документооборота? На одной из конференций мне уже довелось сделать сообщение на эту тему. Те факторы, которые в советское время были рассмотрены в известной работе В.С. Мингалева о закономерно-

стях документообразования (расширение производства, увеличение народонаселения и т. д.), сегодня отсутствуют. Раньше количественный рост показателей развития народного хозяйства приводил к адекватному росту объема документов, которые его обслуживали. Но почему в наших условиях, когда даже численность населения сокращается, а не растет, происходит рост документооборота в управленческих структурах. Что является причиной этого явления?

Профессиональный анализ показал, что увеличение объема документооборота для властных структур федерального уровня наблюдается в основном в их взаимодействии с подведомственными организациями, с территориальными органами исполнительной власти. Растет объем внутреннего документооборота. О чем это свидетельствует? О том, что эти «лишние» документы создаются из-за проблем в управлении. Если организация страдает недостатками, если оперативно не решаются какие-то вопросы, то появляются дополнительные документы. К сожалению, анализом практического делопроизводства сейчас не занимается никто.

Причины роста документооборота мы по-настоящему не изучаем. И не задаемся вопросом, насколько необходимо в той или иной ситуации создавать документ. Почему в нас так глубоко сидит привычка по любому поводу создавать документ? Объяснительную, докладную, письмо? Ответственность за управленческое решение, таким образом, распределяется не только между управленческими работниками разного уровня, но и между людьми, которые приняли участие в составлении этих документов.

Разумеется, это неполное объяснение, если брать в целом картину нашего дня. Однако вполне очевидно, что перед документове-дением стоит задача анализа закономерностей документообразова-ния, которая весьма актуальна в современных условиях.

В качестве примера можно сослаться на статью в одном из журналов, в которой управляющий делами крупной управленческой структуры пишет, что за шесть лет объем документооборота в организации увеличился в три раза. На вопрос, что же делать с ростом документооборота, ответ прост: «Купим другую, более мощную систему электронного документооборота». Иначе говоря, реагируем на последствия, а не на причины явления, и это типичный пример. То есть на практике возникает очень много вопросов, касающихся роста объемов документооборота, закономерностей этого процесса, которые должны быть изучены при помощи методов докумен-товедения. Кроме того, есть вопросы, связанные с количеством информации, с информационной емкостью документопотоков. Теоре-

тические подходы к решению этих задач можно творчески позаимствовать в информатике, в теории информации, для того чтобы обратиться к анализу качества документных коммуникаций.

Если мы возьмем электронный документ как современную научную категорию документоведения, которой необходимо заниматься, то встает еще больше вопросов, чем в случае, когда речь идет о бумажных документах. Практически здесь «терра инког-нита». Определение электронного документа, которое дано в законе об информации (электронный документ — это «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационным телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах»), совершенно не удовлетворительно с позиций документоведения и пригодности его в управлении документами. Фактически в законе не зафиксировано, что электронный документ имеет юридическую значимость для граждан, органов управления и суда. А именно этот момент важен для докумен-товедческой науки.

Но не лучшим видится и определение электронных документов как документов, в которых «информация представлена в виде последовательности дискретных обозначений, например двоичного кода». Очень умно, безусловно. У нас такого типа определение есть в ГОСТ Р 522921. Однако документоведам такие определения электронных документов мало помогают. Поэтому нужно очень серьезно заниматься этим вопросом. И здесь, конечно же, нельзя обойти стороной специалистов в области информатики, специалистов, которые разбираются в вопросах применения информационных технологий. В упоминавшемся терминологическом стандарте мы попытались сформулировать понятие электронного документа. К сожалению, в предложениях, которые к нам поступили в связи с этим, очень мало продуктивного. Представляется, что лучший вариант такого определения давался в действовавшем ранее законе «Об электронной цифровой подписи»: это документ, информация которого представлена в электронном виде. Данное определение было достаточно простым, понятным и основывалось на родовом понятии «документ». К сожалению, в новый закон «Об электронной подписи» оно не вошло. Не буду настаивать на окончательном решении этого вопроса именно сегодня, оставляя его для размышления.

Есть также ряд вопросов, связанных с обретением документом, в особенности электронным, юридической силы. Можно ли, напри-

мер, уверенно говорить о том, что, проставив электронную подпись, вы придали документу юридическую силу? Здесь тоже не все однозначно, поскольку собственноручная подпись должностного лица и программный механизм цифровой подписи — это не одно и то же.

Можно было бы обозначить еще немало вопросов, которые возникли при разработке рекомендаций по работе с электронными документами в государственных архивах и архивах организаций. В ходе их подготовки пришлось анализировать все этапы обработки электронных документов — от момента создания документа или включения его в систему делопроизводства до архивного хранения. Важно адаптировать традиционные решения, зафиксированные законами и правилами, для организации хранения электронных документов. То есть простор деятельности для пытливых умов у нас имеется. И хотелось бы призвать всех заниматься этим вопросом не ради спортивного интереса, а ради практических решений. При этом не надо думать, что у нас какой-то особенный путь. Пора уже отказаться от поэтической метафоры: «Умом Россию не понять, аршином общим не измерить». Поэт имеет право на поэтические метафоры, однако когда мы говорим о документе, о делопроизводстве, о технологиях, нам нужно отвечать на конкретные вопросы адекватными научными разработками и рекомендациями.

Нас иной раз упрекают в том, что мы не во всем следуем международным стандартам. Эти стандарты, безусловно, имеют громадное значение. Но существует и реальная среда их применения, прямо скажем, отличающаяся от европейской или американской. Когда в 1990-е годы у людей в малиновых пиджаках появились «мерседесы», они на них не ездили, как принято ездить в Германии, то есть соблюдая все установленные правила. Нет, они ездили как привыкли, по своим «понятиям». Иначе говоря, вместе с материальными элементами западной культуры сама культурная среда не перемещается. Поэтому, перемещая в нашу страну технологии, применяя принятые за рубежом термины и т. п., мы должны понимать, что мы их перемещаем в другую среду. И не факт, что такое перемещение для нас окажется удачным. Это первое.

Второе. А кто, как говорится, судьи? Международный совет архивов занимается вопросами делопроизводства считанные десятилетия. Первые работы архивистов, касающиеся делопроизводства, появились в 1970-е гг. в США. В нашей стране понимание того, что из делопроизводства в архивы должна поступать качественная документация, возникло еще в 30-е годы прошлого века, когда был создан проект первых архивных правил. В них было записано, что архивисты должны контролировать процесс делопроизводства, с

тем чтобы получить потом документы на хранение в архив. Понятие документальной части делопроизводства тоже пришло из архивного дела. В учебниках по теории и практике архивного дела вопросы комплектования, оформления дел, передачи их из делопроизводства в архивы составляют специальный раздел. То есть, союз делопроизводства и архивов в нашей стране установился очень давно. Потому и терминология общая. Так исторически сложилось, что термины часто возникали из практики, но зато мы прекрасно понимаем эту терминологию, и нам она не мешает вести делопроизводство и регулярно пополнять архивы государства.

Не знаю ни одного государства, где бы действовала единая система делопроизводства в масштабе всего государственного управления. А у нас такой опыт в советское время был. Поэтому нельзя буквально все зарубежное воспринимать как откровение, принижать собственный опыт. Хотя мы должны очень четко понимать, что международный опыт в сфере новых информационных технологий, конечно же, должен быть в большей или меньшей мере использован, пройдя адаптацию к российским условиям. Вопрос именно в том, в какой мере нужно его использовать.

К определенным изменениям в нашем делопроизводстве по многим позициям приведет вступление России в ВТО. Разработка связанных с этим вопросов — крупная современная задача для ученых-документоведов. Мы должны будем подстраивать или видоизменять делопроизводство уже в рамках Всемирной торговой организации. И это тоже ответственная задача.

Можно назвать еще ряд проблем. Требуют внимания очень интересные информационные сетевые ресурсы. На прошедшем летом 2012 г. Конгрессе МСА в Брисбене проявился серьезный интерес специалистов к информационным ресурсам, которыми наполнены сети, сайты, блоги и т. д. По существу возник новый тип сетевой документации, который необходимо рассматривать в качестве возможного источника для пополнения архивного фонда и возможного использования в целях построения систем автоматизации делопроизводства.

А ведь при осуществлении такой автоматизации у нас зачастую просто слепо копируют правила традиционного делопроизводства. Стоило бы подумать о том, как изменить эту ситуацию. Не убежден, например, в том, что в системах электронного документооборота нам необходимо слепо следовать рекомендациям по бланкам и формулярам документов, по количеству реквизитов и так далее. Очевидно, надо более четко анализировать возможности, которые предоставляют современная техника и технологии, и творчески

формировать наше адекватное отношение к переменам в использовании информационных технологий применительно к тому предмету, которым мы занимаемся. Иными словами, необходимо добиваться сокращения объемов документооборота, упрощать процессы документооборота.

Подводя итоги, хочу сказать, что необходимо развивать нашу научную дисциплину в глубину. Не придумывать ей новые названия, уходить в сторону документологии. В документоведении достаточно нерешенных вопросов, которыми нужно кропотливо заниматься. Работы хватит всем присутствующим — даже тем студентам, которые еще только на первый курс поступили. В частности надо вести поиск современных решений для обеспечения функционирования электронного правительства, открытого правительства, системы межведомственного электронного взаимодействия. В основе всего этого находится документ. Поэтому надо заниматься научными исследованиями, писать и издавать монографии, защищать диссертации, готовить учебники следующего поколения. Следует обязательно проводить данную конференцию ежегодно, четко разграничить и по времени и по тематике наши крупные конференции и мероприятия, которые мы проводим в Москве и в регионах. Предлагаю упорядочить график подобных мероприятий, с тем чтобы каждая конференция решала свои специфические задачи. Мне кажется, что университетская конференция должна быть больше посвящена научным вопросам.

В заключение хочу еще раз пожелать нам всем, чтобы эта конференция, которая освящена именем Татьяны Вячеславовны Кузнецовой, обрела долгую жизнь и стала данью ее памяти.

Примечания

1 Электронный документ — это форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде.

Курс по делопроизводству в организации | Бесплатно для лиц старше 50 лет

ПРОФЕССИЯ СПЕЦИАЛИСТА ПО ОРГАНИЗАЦИОННОМУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ – ЧЕМУ НАУЧИТ КУРС

Что будет уметь слушатель после обучения:

• работать с архивными документами в федеральных государственных архивах, архивах субъектов федерации и муниципальных образований, организаций, различных организационно-правовых форм, а также в негосударственных хранилищах ретроспективной информации;
• составлять и оформлять управленческие документы;
• проводить сравнительный анализ средств автоматизации ДОУ для выбора оптимальной информационной технологии;
• составлять и оформлять различные кадровые процедуры;
• применять организационные и правовые методы, а также специализированные аппаратные и программные средства защиты информации;
• осуществлять обработку, регистрацию и контроль над исполнением документов и их оперативным хранением, включая документы, необходимые для применения освоенных знаний и способов деятельности с целью реализации, защиты прав и законных интересов личности;
• уметь анализировать исходные материалы; владеть приемами логического и психологического аргументирования;
• уметь вести деловую дискуссию, высказывать и аргументировано отстаивать свою точку зрения.

Что будет знать слушатель после обучения:

• технологии приема и прохождения обращений граждан в традиционных и автоматизированных системах документационного обеспечения управления;
• методики контроля над сроками исполнения обращений граждан.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Подготовка документов на бесплатное обучение занимает довольно значительное время, поэтому регистрируйтесь и подавайте заявку заранее. Для ответов на возникающие вопросы используйте следующую контактную информацию:

[email protected],
[email protected] (Рослик Анастасия Ивановна)
7(495) 371-11-00

Подробный учебный план, продолжительность обучения, формат и дату начала вы найдете на полях справа. Если не уверены в выборе курса – перейдите на общую страницу обучения по программе 50+, где вы сможете найти другую, более подходящую программу.

Документоведение и архивоведение | Донецкий национальный университет

Документоведение и архивоведение
(кафедра «Информационные системы управления»)

На обучение для получения образовательного уровня магистра по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение» (профиль подготовки «Документоведение и документационное обеспечение управления») принимаются лица на основе базового или высшего образования по перечню отраслей знаний и направлений подготовки.

Срок обучения по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение» составляет 2 года.

Форма обучения – дневная, заочная, экстернат.

В условиях современного информационного общества качественно меняются процессы и инструменты управленческой деятельности, в связи с этим существенно возрастает значимость специалистов, обладающих профессиональными компетенциями в области информационно-документационного обеспечения управления. Студенты, обучающиеся по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», получают комплекс профессиональных знаний и навыков, позволяющих:

документировать управленческую и иные виды деятельности в соответствии с действующими нормативами;
осуществлять работы по унификации форм документов и систем документации;
эффективно управлять информационно-документационными ресурсами;
разрабатывать и внедрять локальные нормативные документы в сфере документационного обеспечения управления;
рационально организовывать работу службы документационного обеспечения управления;
организовывать и контролировать процессы движения документов в организации, их исполнения и текущего хранения.

Благодаря универсальной учебной программе выпускники подготовлены к осуществлению профессиональной деятельности в организациях любой формы собственности и любого вида деятельности, в том числе в:

органах государственной и исполнительной власти;
СМИ, научно-исследовательских учреждениях, банках и бизнес-структурах;
службах документационного и информационного обеспечения государственных и коммерческих структурах;
службах поддержки систем документационного обслуживания управленческой и предпринимательской деятельности;
государственных и ведомственных архивах, бизнес-архивах;
сфере консалтинговых услуг и аутсорсинга.

Учебные дисциплины, которые преподаются по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение»:

Информационные системы в управлении;
Интеллектуальная собственность;
Информационная безопасность и защита;
Моделирование управленческой деятельности;
Теория и методология научного познания;
Информационные компьютерные технологии;
Методика научно-исследовательской работы;
Социология и психология управления;
Правовые основы управления документацией и архивами за рубежом;
Информационная деятельность в государственных органах и учреждениях и др.

Преподавание дисциплин осуществляется в аудиториях, которые соответствуют современным требованиям по использованию новейших технологий обучения (мультимедийная техника, Smart Board и т.п.).

В подготовке принимают участие квалифицированные специалисты экономического, исторического, юридического и других факультетов и кафедр ГОУ ВПО «Донецкий национальный университет».

Студенты привлекаются к научной работе, участвуют в научных конференциях, круглых столах.

Выпускники получают дипломы магистров документоведения и архивоведения по профилю документоведение и документационное обеспечение управления ГОУ ВПО «Донецкий национальный университет».

Совместная работа над документами Office

С Office легко работать с другими людьми, в том числе с людьми, у которых нет Microsoft Office, потому что вы можете отправлять ссылки на документы вместо отправки файловых вложений, которые они могут просматривать (и редактировать, если вы пусть они) в Office в Интернете. Это экономит место для хранения электронной почты и избавляет вас от необходимости согласовывать несколько версий одного и того же документа.

Чтобы начать работу, сохраните документ в OneDrive

Загрузите свои документы в OneDrive, а затем поделитесь ими.

Чтобы отправить ссылку, щелкните Поделиться в верхней части окна программы Office:

Когда ваши друзья нажимают на отправленную вами ссылку, документ открывается в их браузере.

Для редактирования они нажимают команду редактирования в программе Office для Интернета.

Работа с другими в офисе

Когда вы редактируете файл в Office, вы можете увидеть уведомление о том, что другие тоже работают с файлом.Чтобы начать совместную работу над документом, нет никаких особых уловок. Вы редактируете как обычно, и если другие также редактируют документ, Office предупреждает вас об их присутствии и показывает, где в файле они работают.

Люди могут работать в Office 2010 или Office для Mac 2011 или более поздних версий.

Примечания:

Поскольку Office автоматически сохраняет все изменения, команды «Отменить» и «Вернуть» могут работать не так, как вы ожидаете.
В Excel, когда один человек меняет порядок сортировки или фильтрует данные, вид меняется для всех, кто редактирует книгу. Итак, не забывайте о сортировке и фильтрации, пока другие находятся в книге.

Работа с другими в OneNote

Если вы сделаете свой блокнот доступным для редактирования другим людям, ваши друзья смогут работать с блокнотом одновременно с вами.Это хорошо работает для записных книжек, в которых вы собираете информацию от группы людей, например, в ходе мозгового штурма или группового проекта. Блокнот функционирует как вики, где каждый вносит свой вклад. Вы можете увидеть, кто что сделал, и при необходимости вернуться к предыдущей версии страницы.

Если у вас или у других есть OneNote 2010 или более поздней версии, вы можете работать в настольных, веб-и мобильных приложениях OneNote, в то время как другие люди работают с той же записной книжкой.Вы можете предоставить общий доступ к записной книжке в OneDrive, как к документам Excel, Word и PowerPoint, но вы также можете предоставить общий доступ к записной книжке в OneNote 2010 или более поздней версии.

Щелкните вкладку Файл и на вкладке Информация щелкните Пригласить людей в эту записную книжку под именем записной книжки.

См. Также

Что такое автосохранение?

Просмотреть предыдущие версии файлов Office

Совместная работа над документом в Word Online

Совместная работа над книгами Excel одновременно с совместным редактированием

Работайте с другими людьми над презентацией

Как организовать свою файловую систему

Изучение того, как организовать офисные файловые системы, имеет решающее значение для любого бизнеса, который обрабатывает множество счетов-фактур, квитанций и других документов.Безбумажные офисы выглядят великолепно, но в действительности многим малым предприятиям все еще необходимо хранить легко извлекаемые бумажные документы.

Важно знать, какие файлы наиболее важны, кому нужен доступ к ним и как их можно легко и эффективно получить.

Квитанции и счета

Правильное оформление квитанций и счетов — одна из важнейших задач малого бизнеса. Несуществующая или запутанная система регистрации может добавить несколько дней дополнительных усилий при уплате подоходного налога, поскольку вы не хотите упускать налоговые вычеты из-за отсутствующих квитанций.Если ваш бизнес когда-либо подвергнется проверке, и вы не сможете предоставить необходимые документы в подтверждение своих расходов, ваши претензии, скорее всего, будут отклонены, а ваша налоговая декларация будет пересмотрена.

Как владелец малого бизнеса, вы должны быстро и легко работать за своим рабочим столом. Хотя настройка системы хранения бумажных документов кажется сложной, это относительно простая задача, которую можно упростить с помощью нескольких советов и уловок.

5 шагов для организации системы подачи документов

Чтобы направить себя и свой бизнес на правильный путь, выполните пять шагов, чтобы документы были легко доступны и легко идентифицированы.

Оцените личные и офисные привычки: Подумайте, каким сотрудникам нужен доступ к файлам, где они работают и что будет наиболее целесообразно с учетом их рабочих мест. Если вы больше всего нуждаетесь в доступе к документам, подумайте о том, как вы используете свою рабочую станцию. Если картотечный шкаф справа от вас инстинктивно имеет смысл, это, вероятно, хорошая отправная точка. Если это кто-то другой, узнайте его мнение — то, что работает для одного человека, не всегда работает для другого.
Определитесь с файловой системой: То, чем вы занимаетесь как бизнес, в определенной степени определит, будете ли вы подавать документы в числовом, алфавитном или другом порядке. Например, вы ищете информацию о клиенте по имени или номеру счета? Вы подаете документы по категориям, таким как расходы, финансы, маркетинг и т. Д.? Это важный шаг, так как он определит, как вы будете строить свою файловую систему. Сделайте это, прежде чем покупать что-либо для своей файловой системы.
Рассчитайте потребности в хранилище: Если у вас есть большое количество файлов, к которым вы обращаетесь ежедневно, они должны быть у вас под рукой.Если вы обращаетесь к ним реже, они могут не понадобиться вам на рабочем месте, но они все равно могут понадобиться вам поблизости. Может быть комбинация. Некоторые файлы могут понадобиться ежедневно, в то время как другие можно хранить в долгосрочном хранилище подальше. Рассматривая шкафы для хранения документов, учитывайте рост — купите что-нибудь, чтобы вместить вдвое больше файлов, которые, как вы думаете, у вас будут сейчас. Это ограничит количество раз, которое вам придется реорганизовать в своей файловой системе.
Инвестируйте в хорошую систему маркировки: Возможность читать ярлыки файлов кажется очевидной, но ясность маркировки сэкономит вам больше времени, чем вы можете себе представить.Большинство компаний, производящих этикетки, предоставляют шаблоны, которые интегрируются с наиболее популярными программами для обработки текстов. Возможно, вы захотите рассмотреть одну из небольших систем изготовления этикеток, которая также может распечатывать отдельные почтовые этикетки. Предметы, которые выполняют двойную функцию, обычно являются разумным вложением средств.
Покупка папок для файлов: Лучшее вложение — это покупка цветных подвесных папок с пластиковыми ярлычками и простых папок для файлов из манильской бумаги. Цветные подвесные папки легко доступны и легко узнаваемы.Например, если вы поместите все файлы своих клиентов в желтые папки, финансовую информацию в синие папки и все, что связано с маркетингом, в красные папки, вы легко сможете примерно увидеть, где следует искать конкретный файл.

Простой — лучший

Принцип KISS — Keep It Simple, Sweetheart! — применяется к созданию системы хранения файлов, которая проста в использовании и с которой легко развиваться. Широкие тематические категории позволят вам легко добавлять новые файлы по мере вашего роста и избавят от необходимости регулярно обновлять или реорганизовывать вашу файловую систему.

Сохранение простоты также упростит интеграцию ваших бумажных и цифровых файлов в общую систему управления документами.

Переход без бумаги

Если вы пытаетесь «озеленить» свой бизнес и перейти на «безбумажный офис», вы можете сканировать квитанции о расходах и хранить их вместе с другой цифровой бухгалтерской информацией. Некоторые облачные бухгалтерские программные приложения способствуют этому, имея мобильные приложения, которые позволяют снимать с мобильного телефона квитанцию о расходах и записывать ее на лету.

Обзор налогового законодательства

IRS и Канадское налоговое агентство (CRA) принимают цифровые изображения или бумажные копии отсканированных документов, в том числе:

Кассовые поступления
Выписки с банковского счета
Аннулированные чеки
Корешки для оплаты
Выписки по кредитной карте

Копии должны быть четкими и разборчивыми. В противном случае IRS или CRA могут потребовать показать оригиналы бумажных документов во время аудита или обычного запроса документации, поэтому храните оригиналы в течение установленного периода времени.

Все, что вам нужно знать

В последние годы Microsoft Word и Google Docs незаметно ведут войну за звание лучшего текстового процессора. В то время как большинство из нас десятилетиями используют Word для написания всего, от школьных сочинений до резюме и важных рабочих документов, веб-платформа Google Docs полностью меняет правила игры для редактирования и обмена документами в эпоху подключений.

Так что лучше? Это полностью зависит от того, что вам нужно от текстового редактора или мобильного приложения.Сегодня мы собираемся рассказать о преимуществах и недостатках как Microsoft Word, так и Google Docs, чтобы у вас была информация, необходимая для принятия решения самостоятельно.

Подробнее о Word

Загрузите нашу готовую к печати листовку с ярлыками для Word.

Как использовать и получить доступ к Microsoft Word и Google Docs

Вы не можете приобрести Microsoft Word как отдельную программу.

Он входит в состав пакета Microsoft 365 (ранее называвшегося Office 365), который включает другие программы, такие как Microsoft Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher и Access.

После приобретения этого пакета вы сможете установить Word только на определенное количество компьютеров в зависимости от выбранного вами уровня тарифного плана.

Итак, если вы устанавливаете Word на свой компьютер, вам нужно будет увеличить план, чтобы получить копию для вашего ноутбука, которая может оказаться дорогостоящей.

Только в 2010 году Microsoft наконец запустила Word Online как часть своего пакета Microsoft 365.

Хотя Word Online может похвастаться достаточным количеством функций для обычных пользователей, это ни в коем случае не полная версия Word.

Select ленты и панели инструментов были удалены из онлайн-версии, чтобы помочь ей загружаться и работать быстрее. Он предлагает более упорядоченный опыт, хотя и заставляет других хотеть большего.

Например, Word Online не может обрабатывать большие или более сложные документы, и пользователям кажется, что обходить эти ошибки труднее, чем использовать обычную программу Word с самого начала.

У Google все по-другому.

Как интернет-компания Google Docs начинала как кроссплатформенный текстовый процессор, полностью работающий в режиме онлайн.

Вам не нужно загружать какое-либо программное обеспечение или приобретать набор программ, которые вам не нужны / которые вам не нужны.

Просто войдите в свою учетную запись Google из любого браузера и перейдите на docs.google.com.

Вот и все.

В отличие от Microsoft Word, который можно установить только на компьютеры с Windows и OS X, вы можете использовать Google Docs с любого компьютера и браузера, включая:

Окна
Mac OS X
Linux
Chrome OS

Приложение Google Docs доступно как для устройств iOS, так и для Android, но не для телефонов на базе Windows, таких как BlackBerry.

Приложение Word предустановлено на устройствах Windows Phone и как бесплатное (очень простое) приложение для iOS и Android.

Наш победитель: Вы можете получить доступ к полной версии Google Docs со всеми ее функциями из любого браузера.

Вам необходимо приобрести весь пакет программного обеспечения Microsoft 365, чтобы получить полную версию Word. В онлайн-версии Word отсутствуют некоторые функции, которые могут сделать ее бесполезной для вас.

В отличие от Microsoft Word, Google Docs можно использовать бесплатно…

Документов Google бесплатны для обычного пользователя.

Если вы хотите приобрести «бизнес-версию» G Suite, ежемесячные планы начинаются с 5 долларов США за пользователя.

Начало работы с Microsoft Word будет стоить дороже.

Вам нужно будет заплатить:

Единовременная комиссия в размере 149,99 долларов США
Годовая плата в размере 69,99 долларов США / ежемесячная плата в размере 6,99 долларов США (за установку на 1 компьютер)
Годовая плата в размере 99,99 долларов США / ежемесячная плата в размере 9,99 долларов США (для установки до 5 компьютеров)

Бизнес-планы имеют другую цену.

Большинство из этих пакетов включают настольные версии всех приложений Office и онлайн-доступ для их веб-аналогов.

Наш победитель: Вы не можете победить бесплатно — здесь главное — Google.

… Но у бесплатного есть ограничения и отсутствие контроля

Мы знаем, что Документы Google полностью доступны в Интернете.

Вы получаете доступ к своим документам в Интернете, вы пишете и редактируете в браузере, а ваши документы сохраняются в вашем онлайн-облаке Google Диска.

Но что произойдет, если ваш интернет отключится из-за сильной грозы?

Или серверы Google выходят из строя прямо перед вашей огромной AM-презентацией?

Хотя вы можете работать в автономном режиме Google (после выполнения ряда шагов), вы обычно не можете получить доступ к платформе, когда серверы Google находятся в хаосе или когда у вас нет Интернета.

Google позволяет вам проверять, нет ли сбоев, используя инструмент G Suite Status Dashboard.

На момент создания этого снимка экрана все приложения Google работали без проблем:

Но при перебоях в обслуживании или сообщении о перебоях в обслуживании вы увидите полосу, как в этом примере:

Согласно данным Down Detector, наиболее часто возникающие проблемы с Google Диском включают:

Отсутствие доступа к файлам в Интернете (53%)
Приложения (например, Документы и Таблицы) не загружаются (36%)
Синхронизация файлов (10%)

Это может вызвать серьезный стресс, если вы не будете готовы.

Вам нужно будет загрузить или отправить физические копии документов по электронной почте, если у вас нет подключения к Интернету.

Microsoft может иметь здесь преимущество, поскольку вы можете выполнять свою работу в автономной настольной версии Word.

Plus, ваши документы Word будут сохраняться локально на вашем компьютере или устройстве, а не в облаке, поэтому вы всегда можете их контролировать.

Наш победитель: MS Word устраняет фактор «что, если», полагаясь на серверы Google, и позволяет вам работать без подключения к Интернету.

Подобные макеты и интерфейс: Google выигрывает в удобстве использования, но Word имеет множество функций

Опытные ветеринары Word знают, что в Word встроено ТАКОЕ множество опций и функций, что может быть утомительно перемещаться по всем лентам и панелям инструментов, просто чтобы найти одну нужную кнопку.

В конце концов, вы, вероятно, нажмете на ленты, такие как «Ссылки», «Рассылки» и «Acrobat», которые заменят вашу панель инструментов еще большим количеством кнопок, может быть, дважды за всю вашу жизнь.

Google Docs решает эту проблему, резко упрощая макет и расположение панели инструментов, чтобы создать более удобное и легко управляемое рабочее пространство.

Просто проверьте различия, чтобы понять, что мы имеем в виду.

Вот как выглядит лента Microsoft Word в версиях Windows и OS X:

Теперь проверьте панель инструментов Google Документов:

Довольно большая разница, правда?

Google помещает все ваши наиболее часто используемые кнопки прямо на удобную панель инструментов.Все остальное, например, вставка изображений или таблиц, можно найти в одном из раскрывающихся списков.

В Word каждый раз, когда вы меняете одну из лент, например, если вы нажимаете «Макет», все кнопки на панели инструментов также меняются.

Хотя Word позволяет настроить панель инструментов так, чтобы все наиболее часто используемые кнопки были в пределах досягаемости, сужение этих параметров может быть ошеломляющим для новичка или случайных пользователей.

Чем меньше времени у вас будет на поиск нужного вам инструмента, тем быстрее будет выполнена ваша работа.

Наш победитель: Простой в использовании интерфейс не имеет большого значения, если необходимые вам инструменты недоступны. Выберите Google, если вам нужны легкие функции обработки текста; придерживайтесь Word, если у вас более продвинутый уровень возможностей.

Google спасает мир, когда дело доходит до сохранения файлов

Вы когда-нибудь забывали нажать кнопку сохранения в документе Word, прежде чем вы потеряете питание или случайно закроете программу?

Хотя вы скрестили пальцы и восстановили несколько документов Word за свою жизнь, разве не было бы здорово, если бы вам больше никогда не приходилось снова воспроизводить этот ужасный кошмар?

Google Docs не только автоматически сохраняет вашу работу примерно каждые несколько минут, но и постоянно сохраняет ее во время вашей работы.

Это означает, что вы можете войти в систему со своего рабочего стола и одновременно увидеть изменения, сделанные в реальном времени со своего смартфона.

Plus, Docs выполняет резервное копирование сохраненных файлов на Google Диск, а не на локальный жесткий диск.

Итак, Google сохраняет вашу работу — и создает резервную копию — , чтобы обеспечить вам дополнительную защиту, если вы пролите кофе на свой ноутбук и повредите жесткий диск.

Наш победитель: Google — герой автоматического сохранения, в котором вы никогда не думали, что нужны ваши документы.

Сравнение совместимости документов и форматов файлов

Вы можете использовать Google Docs, чтобы открывать и редактировать документы Microsoft Word. Вы даже можете загрузить свой документ Google как документ Word, чтобы он имел стандартное расширение Word (.docx).

Но это не единственный формат файлов, в котором Документы Google позволяют экспортировать.

Вы можете загружать документы со следующими расширениями: ODT, PDF, RTF, HTML, TXT, EPUB.

Однако вы можете загружать документы Word Online только в формате PDF, ODT или DOCX.

И если вы хотите открыть документ Google в Word, вам нужно сначала преобразовать его.

Одна область Word имеет преимущество в Документах — это PDF-файлы.

Вы можете открывать PDF-файлы в Word на рабочем столе, редактировать их, а затем снова сохранять как PDF-файлы; вы не можете сделать это в Документах Google.

Наш победитель: Google предлагает больше совместимости с форматами файлов. Но Word может быть вашим помощником, если вам требуется редактирование PDF.

Совместная работа удаленно с помощью редактирования в реальном времени и обмена документами

Мы живем в мире, где постоянно налажено взаимодействие, а это значит, что многим из нас приходится сотрудничать с командами и коллегами удаленно.

Оба текстовых редактора позволят вам отслеживать изменения, внесенные редакторами, с которыми вы поделились своим документом.

Хотя вы можете загрузить документ Word и отправить его по электронной почте для совместной работы, вы можете пригласить соавторов прямо из документа Google или отправить им ссылку для доступа к вашему документу.

Когда вы находитесь в режиме Google «Предложить», все внесенные изменения являются просто предложениями, которые сопровождают выделенный текст в виде комментариев на боковой панели.

Вы можете принять эти изменения (и они появятся в документе) или проигнорировать их, не повредив исходный текст.

Если кто-то удалит часть вашего текста во время редактирования, Google зачеркнет текст в документе следующим образом:

При внесении изменений в Word исходный текст будет удален из документа и помещен на боковую панель вместе с другими комментариями:

Вы сможете читать отредактированную версию документа без оригинальной копии, чтобы отвлечься от конечного продукта (если вы не нажмете на боковую панель).

Лучшее преимущество Документов Google: совместная работа в реальном времени.

Когда получатели нажмут ссылку на ваш документ, вы сможете увидеть их имя (или анонимный аватар животного, присвоенный Google) и их уникальный цвет в документе.

Наблюдайте, как ваши соавторы размечают ваш документ или открывают функцию обмена сообщениями Google Docs и болтают друг с другом — прямо в документе — об изменениях, которые вы хотите внести вместе в прямом эфире.

Google будет отслеживать изменения — вместе с тем, кто за них отвечал и когда они их внесли, — поэтому вклад всегда признается.

Вы можете буквально заставить целый отдел работать над одним и тем же документом вместе в режиме реального времени, где бы они ни находились.

Хотя вы можете отправлять документы своим соавторам по электронной почте с помощью Word, на самом деле вы не можете работать над ним одновременно, как с Документами.

Вы можете сделать это только в Word с помощью онлайн-приложения Microsoft 365 Word, которое в любом случае не является полной версией программы.

Plus, вам понадобится учетная запись или подписка на Word Online, а у ваших товарищей по команде ее может не быть.

Обратите внимание на интересное исследование:

Когда Creative Strategies опросила более 350 студентов колледжей по всей стране, они обнаружили:

12% используют Документы Google только для написания статей; 80% используют Microsoft Word вместо
78% используют Google Docs для совместного написания статей в группе; всего 13% используют Word для групповой работы

Итак, вы можете пойти по стопам нынешних миллениалов и использовать Word для личной работы и Документы для совместной работы.

Наш победитель: Google Docs показывает себя в режиме совместной работы благодаря универсальному доступу и функциям редактирования в реальном времени.

Есть лучший мобильный кандидат?

Документы Google запущены и находятся в сети, поэтому вы всегда будете иметь доступ ко всем его функциям, когда войдете в систему в версии браузера. Хотя в мобильных приложениях меньше функций, вы все равно можете писать и редактировать документы на ходу без каких-либо сбоев.

Поскольку мобильное приложение Word не является основным направлением деятельности Microsoft, оно не так надежно и комплексно, как их отдельная программа или то, что Google предлагает своим мобильным пользователям.

Хотя вы можете вставлять диаграммы, рисунки и даже таблицы с помощью онлайн-версии Документов, у вас нет этих возможностей с Word Online.

Мобильные пользователи сохранят свои документы в OneDrive, версии Google Диска от Microsoft, поэтому удаленная работа так же безопасна, как и в офисе.

Наш победитель: Документ Google был создан для работы в Интернете и на мобильных устройствах; MS Word сильнее офлайн.

У Google больше интеграций со сторонними приложениями

Посетите Google Apps Marketplace, чтобы найти сторонние надстройки, которые подходят вам и потребностям вашего бизнеса.

Что-то не хватает в Word?

Загляните на рынок и посмотрите, сможете ли вы не только заменить его, но и найти лучшую версию.

От инструментов слияния этикеток до подключаемых модулей для автоматических контактов — эти приложения можно легко интегрировать с Документами для создания полностью настраиваемой программы.

К наиболее популярным надстройкам для Документов Google относятся те, которые воспроизводят функции Microsoft Word, например:

Extensis Fonts, который добавляет тысячи бесплатных шрифтов в Документы
Галерея шаблонов — надстройка, которая дает вам дополнительные шаблоны для Документов и Таблиц.
Стили применяют стили, чтобы оживить документы и придать им более изысканный вид
Вставить значки для значков импорта документов, которые помогут вам проиллюстрировать свои документы

У Microsoft есть собственный Магазин Office со встроенными сторонними приложениями, но он не так богат на выбор.

Кроме того, Google Docs работает с другими программами G Suite. Таким образом, вы можете создавать или получать доступ к файлам из своих программ Google прямо из меню «Файл» в Doc:

Каждый документ или приложение открывается на отдельной вкладке в браузере, в котором вы уже работаете, поэтому вам не нужно ждать, пока все эти отдельные программы загрузятся на ваш компьютер, как в случае с Microsoft.

Наш победитель: MS Word не нуждается в таком количестве надстроек, потому что он изобилует функциями, но базовый каркас Google позволяет полностью настраивать надстройки, которые вы выбираете специально.

Так вы верный поклонник Windows или новый приверженец Google?

Microsoft Word было единственным достойным упоминания именем в мире текстовых процессоров за последние 30 лет, но теперь Google стремится сбить корону с головы.

Благодаря простым в использовании функциям, продуманно разработанным для растущего числа сотрудников, работающих в облаке, многие люди находят Документы более удобными для повседневного использования, чем Word.

Другие представители бизнес-сферы, полагающиеся на постоянно развивающиеся функции Microsoft, будут разочарованы базовым подходом Google и предложением тонких инструментов.

Итак, изучив особенности обеих компаний, вам нужно решить, что подходит именно вам.

Если у вас есть учетная запись Gmail и вы предпочитаете работать в кофейне Chromebook удаленно со своей командой, Документы Google могут быть лучшим выбором для вашего ограниченного места на жестком диске и высоких требований к совместной работе.

Но если ваш бизнес делает все с помощью Microsoft и у вас есть электронная почта Outlook, возможно, вы не захотите раскачивать лодку, переключившись с Word.

Мы думаем, что вам следует протестировать каждую программу в течение недели, чтобы опробовать ее на себе.

Вы узнаете, без каких функций вы не можете жить (а какие можно было бы использовать меньше), устраните изгибы и причуды между ними и получите твердый ответ, основанный на вашем собственном использовании в реальном мире.

Если вам нужна помощь в начале работы с Microsoft Word или Google Docs, мы можем указать вам правильное направление. Пройдите онлайн-курс Word, чтобы изучить основы или освежить свои знания, затем освоите расширенные функции и станьте настоящим профессионалом.

Готовы освоить Microsoft Office?

Начните обучение бесплатно с курсами GoSkills

Начать бесплатную пробную версию

Microsoft Word в App Store

Надежное приложение Word позволяет быстро и легко создавать, редактировать, просматривать и делиться своими файлами с другими.Отправляйте, просматривайте и редактируйте документы Office, прикрепленные к электронным письмам со своего телефона, с помощью этого мощного приложения для обработки текста от Microsoft.

С Word ваш офис всегда рядом с вами. Блогер, писатель, журналист, обозреватель, студент или руководитель проекта, работающий над документацией, Word всегда под рукой.

Создавайте эффективные текстовые документы, сценарии, блоги, рецензии или резюме. Настройте свой документ, письмо, резюме или заметки по своему усмотрению с помощью надежных инструментов, которые позволят вам добиться наилучших результатов при написании с использованием лучших вариантов формата и шаблонов.

Получите все возможности Microsoft Office, войдя в систему с подпиской Microsoft 365. Создавайте и редактируйте документы, сотрудничайте и делитесь ими с легкостью, загрузив Microsoft Word сегодня.

Создание документов
• Быстрый запуск ваших проектов, заданий, писем, блогов, сценариев, заметок, рецензий или резюме с красиво оформленными современными шаблонами.
• Используйте широкие возможности форматирования и макета, чтобы записывать свои идеи и выражать их в письменной форме.
• Форматы и макеты документов остаются в первозданном виде и отлично смотрятся на любом устройстве.

Чтение, запись и редактирование документов
• Режим чтения позволяет с легкостью читать на устройстве длинные документы, письма, сценарии и многое другое.
• Используйте знакомые инструменты для написания и редактирования, которые есть в текстовом редакторе для настольных ПК.

Collaborate Anywhere
• Делитесь мыслями, оставляя комментарии в документах рядом с обсуждаемым текстом.
• Каждый может сотрудничать и следить за изменениями текста, макета и форматирования.
• По мере того, как вы и ваша команда вносите изменения, вы можете вернуться к просмотру более ранних черновиков с улучшенной историей версий в Word.

Simplified Sharing
• Делитесь файлами несколькими касаниями, чтобы быстро пригласить других для редактирования или просмотра ваших документов.
• Легко управляйте разрешениями и узнавайте, кто работает с документом.
• Скопируйте содержимое файлов Word прямо в тело сообщения электронной почты, сохранив его формат, или прикрепите свои документы к сообщению электронной почты, чтобы упростить обмен.

Загрузите Microsoft Word сейчас и получите лучший способ создавать, публиковать и редактировать документы со своего iPhone или iPad.

Чтобы создавать или редактировать документы, войдите в бесплатную учетную запись Microsoft на устройствах с размером экрана меньше 10.1 дюйм.
Откройте для себя все возможности Microsoft Office с соответствующей подпиской на Microsoft 365 для своего телефона, планшета, ПК и Mac.

Ежемесячные подписки на Microsoft 365, приобретенные через приложение, будут списаны с вашей учетной записи App Store и будут автоматически продлены в течение 24 часов до окончания текущего периода подписки, если автоматическое продление не отключено заранее. Вы можете управлять своими подписками в настройках своей учетной записи App Store.

Это приложение предоставляется Microsoft или сторонним издателем приложений и регулируется отдельным заявлением о конфиденциальности и положениями и условиями.Данные, предоставленные посредством использования этого магазина и этого приложения, могут быть доступны Microsoft или стороннему издателю приложения, в зависимости от обстоятельств, и передаваться, храниться и обрабатываться в США или любой другой стране, где Microsoft или издатель приложения и их филиалы или поставщики услуг содержат помещения.

См. Условия лицензионного соглашения на использование программного обеспечения Microsoft для Microsoft 365. См. Ссылку «Лицензионное соглашение» в разделе «Информация». Устанавливая приложение, вы соглашаетесь с этими условиями.

Как использовать Microsoft Office бесплатно в Интернете

Если вы хотите использовать Microsoft Office, но не хотите платить за него, попробуйте бесплатный Office для веб-приложений. Веб-приложения, ранее известные как Office Online, а теперь известные просто как Office, находятся в сети и доступны через ваш браузер.

Вместо того, чтобы устанавливать Word, Excel и PowerPoint на свой компьютер, вы используете облачные версии этих программ, аналогичные Google Docs. И вместо того, чтобы хранить файлы и документы на компьютере, вы сохраняете их в Microsoft OneDrive, облачной службе хранения компании.

Единственная загвоздка в том, что Office для веб-приложений не так функционально, как их настольные аналоги. Вы найдете все команды редактирования и форматирования, а также некоторые дополнительные функции, но не более того. Однако, если все, что вам нужно, это основы, стоит попробовать этот вариант.

Office для Интернета предлагает четыре основных программы: Word, Excel, PowerPoint и OneNote. Вы также можете подключиться к другим приложениям, включая Outlook, OneDrive, Skype, Календарь и Люди.

Вы можете работать даже с другими нишевыми приложениями.Приложение под названием Sway позволяет создавать интерактивные отчеты и презентации. Приложение Forms позволяет создавать онлайн-опросы и викторины. Flow позволяет создавать рабочие процессы.

Давайте рассмотрим шаги для доступа и использования Office для веб-приложений для создания, редактирования и сохранения ваших документов.

Зарегистрируйтесь и приступите к работе

Во-первых, вам понадобится учетная запись Microsoft. Если у вас его еще нет, настройте его на веб-сайте учетной записи Microsoft. Учетная запись Microsoft включает 5 ГБ бесплатного хранилища OneDrive; если вам нужно больше, вы можете получить 100 ГБ за 1 доллар.99 в месяц.

Перейдите на веб-сайт Office и щелкните Использовать бесплатно на сайте Office.com. Войдите в свою учетную запись Microsoft, и вы попадете на веб-сайт Office.

Вверху находятся значки таких приложений, как Word, Excel, PowerPoint и Outlook. После того, как вы начнете создавать и сохранять файлы Office, эти файлы появятся внизу страницы как недавние документы, чтобы вы могли легко и быстро получить к ним доступ.

Создание новых файлов

Отсюда вы можете создать новый документ двумя разными способами.Щелкните значок «Начать новый», затем выберите значок для типа файла, который вы хотите создать, во всплывающем окне — документ Word, книга Excel, презентация PowerPoint, опрос форм, викторина с формами или страница Sway.

Или щелкните значок программы, которую хотите использовать. Щелкните значок «Все приложения», чтобы увидеть дополнительные приложения. В качестве примера мы будем использовать Word, но вы можете выбрать любое из приложений Office. Онлайн-версии Excel, PowerPoint и OneNote работают аналогично Word, поскольку они предлагают все основные команды и функции.

Щелкните значок Word, чтобы открыть страницу нового документа, где вы можете выбрать шаблон или создать новый документ с нуля. Word предлагает шаблоны для резюме, сопроводительных писем, листовок и календарей. Если вам не нужен специальный шаблон, просто нажмите Новый пустой документ. Word откроется, и вы сможете приступить к созданию документа.

По мере ввода документа вы найдете все основные параметры редактирования на панели инструментов. Вы можете установить шрифт, размер текста и другие стили, вставить таблицы и изображения, добавить номера страниц, верхние и нижние колонтитулы, настроить размер страницы, поля и ориентацию, увеличивать и уменьшать масштаб документа и запускать проверку орфографии. .

Сохранение и загрузка документов

Ваш документ принимает имя по умолчанию: Документ 1, Документ 2 и т. Д. Чтобы изменить имя, щелкните в поле «Имя» вверху документа и введите новое.

По умолчанию ваш документ сохраняется в корневом расположении вашего хранилища OneDrive. Если вы планируете работать с большим количеством разных документов, вы можете создать определенные папки в OneDrive для хранения этих файлов. Если вы хотите сохранить копию документа в определенной папке, нажмите «Файл »> «Сохранить как»> «Сохранить копию в OneDrive».

Перейдите в пространство OneDrive и выберите папку, в которой вы хотите сохранить документ, затем нажмите «Сохранить». Впоследствии ваш документ периодически автоматически сохраняется, поэтому вам не придется вручную сохранять его, как в настольной версии Word.

Из меню «Сохранить как» в Office вы также можете загрузить файл на свой компьютер в виде документа Word или PDF.

В меню «Файл» вы можете выполнять другие действия, например, распечатать документ, превратить его в веб-страницу и поделиться им с другими людьми.Из того же меню у вас есть возможность найти предыдущую версию документа, создать новый документ и открыть существующий документ.

Чтобы получить доступ к другому приложению Office из текущего, нажмите кнопку «Список служб Microsoft» в верхнем левом углу (он содержит девять маленьких квадратов). Нажмите ссылку «Все приложения», если нужное приложение не отображается. Затем выберите желаемое приложение.

Открыть существующий файл

Вместо создания нового документа вы можете открыть существующий файл несколькими способами.Если вы уже используете приложение для этого файла, нажмите меню «Файл», и вы увидите список последних документов. Щелкните тот, который хотите открыть.

Если вы находитесь на домашней странице веб-приложений Microsoft Office, недавние документы отображаются в нижней части экрана. Просто щелкните тот, который вам нужен. Вы даже можете закрепить определенный файл для облегчения доступа. Затем этот файл будет доступен из раздела «Закрепленные».

Если нужный файл не отображается как недавний документ, вам нужно будет зайти в OneDrive, чтобы найти его.Щелкните значок OneDrive в правом нижнем углу и перейдите к папке, в которой хранится файл. Чтобы упростить поиск файла, щелкните меню «Сортировка» и измените критерии на «Изменено» и «По убыванию». Вы также можете искать файл по имени с помощью инструмента поиска.

Искусство подачи документов — Тренинг по тайм-менеджменту от MindTools.com

Управление документами … и ваше время

Хранение — важный навык!

Вы когда-нибудь заставляли клиента или начальника ждать у телефона, пока вы обыскивали груды бумаг на своем столе в поисках важного документа? Если да, то ваш начальник или ваш клиент могут не иметь о вас хорошего мнения, потому что в ключевой встрече вы их подвели.

И если ваша работа — помогать людям, сколько времени других людей вы тратите, если не можете найти нужные документы и бумаги, когда они вам нужны?

Вы обязаны эффективно подавать документы, как бы скучно это ни казалось. Представьте себе, насколько это было бы впечатляюще, если бы — когда вас спросили — вы бы улыбнулись, получили доступ к хорошо организованной файловой системе, сразу нашли документ и быстро дали ответ!

Управление временем

Даже в эпоху электронной почты и Интернета мы все еще имеем дело с большим количеством бумажных документов и файлов.Со всех сторон поступает поток данных, которые нам нужно обработать и, как правило, сохранить для последующего извлечения. Мы хотим иметь возможность заполучить нужную нам информацию — в нужный момент, когда она нам нужна — чтобы ее можно было использовать для дальнейшего анализа или написания отчетов, или, возможно, для создания презентации.

Однако слишком часто мы тратим свое собственное время (а часто и время других людей) на поиск данных, которые на самом деле находятся где-то на нашем столе или в офисном картотеке.Это усиливает стресс и делает задачу использования данных более сложной, чем это должно быть. Поэтому нам нужно стать более организованными и эффективными в управлении файлами, если мы собираемся выполнять свою работу своевременно.

Эффективное управление информацией

Когда вы получаете документ от коллеги, продавца или покупателя, возникает соблазн «просто отложить его» в стопку на вашем столе или в ящике. «Хм. Выглядит интересно, но я рассмотрю это позже, когда у меня будет больше времени.«Звучит знакомо? Через некоторое время накапливается много таких документов, что приводит к большому беспорядку. Маловероятно, что вы когда-нибудь найдете время, чтобы вернуться и систематизировать всю эту информацию, особенно с учетом того, что вы обычно давление с другими вещами.

Вы можете потратить часы драгоценного времени на поиск документов, которые вы куда-то спрятали, потому что легко забыть, куда вы их положили, или даже забыть, что этот документ у вас изначально. Итак, как вы можете упростить свою работу? Научитесь лучше управлять файлами.

Эффективное управление файлами

Эффективное хранение сводится к следующему: хранить информацию в папках — по категориям и в понятной для вас последовательности.

Вот несколько советов по управлению файлами:

Избегайте сохранения ненужных документов — Не делайте привычки сохранять все, что попадется к вам. Потратьте несколько секунд, чтобы просмотреть содержимое, и сохраните файл, только если он имеет отношение к вашей работе. Наличие слишком большого количества ненужных документов создает беспорядок и затрудняет поиск вещей в будущем.Будьте избирательны в том, что вы оставляете!
Следуйте единому методу именования файлов и папок — Например, разделите основную папку на подпапки для клиентов, поставщиков и сотрудников. Дайте сокращенные имена, чтобы определить, к чему или к кому относятся папки. Более того, вы даже можете придать другой вид или просмотреть разные категории папок — это поможет легко отличить их с первого взгляда.
Хранить связанные документы вместе, независимо от их типа — Например, хранить отчеты, письма, заметки к презентациям, электронные таблицы и графику, относящиеся к конкретному проекту, в одной папке — вместо того, чтобы иметь одну папку для презентаций для всех проектов, другую папку для таблиц для всех проектов и т. д.Таким образом, гораздо быстрее найти документы для конкретного проекта.
Отделить текущую работу от выполненной — Некоторые люди предпочитают держать текущую или текущую работу на своем столе до тех пор, пока работа не будет завершена. Затем, когда это будет сделано, они перемещают его в соответствующее место, где хранятся файлы той же категории. Периодически (например, еженедельно или каждые две недели) перемещайте файлы, над которыми вы больше не работаете, в папки, где хранится ваша выполненная работа.
Избегайте переполнения папок — Если у вас большое количество файлов в одной папке или большое количество подпапок в основной папке, разбейте их на более мелкие группы (подпапки или подпапки).Например, вы можете разделить папку «Бизнес-план» на подпапки «BP2008», «BP2009» и «BP2010». Точно так же вы можете разделить папку для клиента с именем Delta Traders на подпапки с именами «Презентации продаж Delta Traders» и «Контракты Delta Traders». Идея состоит в том, чтобы поместить каждый файл в логическую папку или подпапку, а не иметь один огромный список файлов.
Сказав это, обычно нет смысла создавать папку для менее чем примерно пяти документов.
Создание цифровых копий бумажных документов с помощью сканера — это полезно, если у вас мало места для хранения бумажных документов или если вы хотите архивировать документы, не уничтожая их полностью. (Это не будет подходить для всех типов документов, например, с юридическими контрактами или документов с оригинальными подписями. Так что используйте здесь ваше здравое суждение.)

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, плюс получите бонус Тайм-менеджмент рабочая тетрадь, бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Приоритет файлов для действий

Воспользуйтесь этими подходами, настроив управление файлами.Это поможет вам расставить приоритеты в работе, что повысит эффективность.

Упорядочить документы по датам — Напишите дату в документе. Это поможет вам упорядочить документы по дате, не открывая папку и не просматривая все документы.

Использование файлов «Tickler» — Файлы Tickler, также известные как метод «43 папки» , представляют собой уникальную систему, которая используется многими людьми для организации файлов. Создайте 12 папок (по одной на каждый месяц года) и дополнительную 31 подпапку (на каждый день месяца).Заполните каждую папку документами, с которыми вам нужно работать в этот день. В начале каждого дня открывайте папку этого дня. Выньте все элементы из папки и переместите их в папку «сегодня» или на рабочий стол. Затем переместите пустую папку в соответствующий слот на следующий месяц. Если вы не можете выполнить некоторые задания к концу дня, перенесите их в папку на следующий удобный день. Эта система управления файлами помогает вам отслеживать все, что вам нужно сделать, а также выполняет функцию дневника.

Совет:

Чтобы любая система была полезной и эффективной, она также должна быть удобной для вас. В некоторой степени это зависит от характера вашего бизнеса или выполняемой вами работы. Итак, хотя универсального решения для управления файлами не существует, вы, вероятно, получите прибыль, воспользовавшись некоторыми из этих советов по управлению файлами и настроив их так, чтобы они наилучшим образом соответствовали вашим потребностям.

Ключевые моменты

Вы теряете слишком много времени на поиск нужных файлов в беспорядке на столе? А когда вы находитесь под давлением, можете ли вы быстро и легко получить информацию?

Тратя драгоценное время на поиск документов, можно получить удовольствие от любой творческой работы, которую вы выполняете, а также это усугубит ваш уровень стресса.Простые хорошие привычки управления файлами могут значительно упростить вашу рабочую жизнь!

Примени это к своей жизни

Мы знаем, что это скучно, но вы знаете, что это нужно делать!

Освободите час в своем расписании где-нибудь на следующей неделе и настройте файловую систему!

Microsoft Office для Dropbox — часто задаваемые вопросы

Какие типы файлов я могу редактировать из приложения Dropbox с помощью мобильных приложений Office?

На iOS значок «Редактировать» в приложении Dropbox будет отображаться для следующих типов файлов:

.doc
.docx
.xls
.xlsx
.ppt
.pptx

Вы можете просматривать и редактировать файлы других форматов Office, открывая их непосредственно из приложений Office для мобильных устройств (Word, Excel или PowerPoint). В соответствующем приложении Office нажмите вкладку «Учетная запись» и подключите Dropbox, если вы еще этого не сделали. После подключения вы можете получить доступ к файлам в Dropbox на вкладке «Открыть».

На Android редактирование доступно для следующих типов файлов:

Все остальные файлы Office будут доступны только для чтения.

Нужно ли мне входить в систему с учетной записью Microsoft, чтобы редактировать файлы Office?

Вы можете редактировать файлы, хранящиеся в вашей личной учетной записи Dropbox (Basic, Plus или Professional), не входя в систему с учетной записью Microsoft (например, Hotmail, Outlook.com), однако в конечном итоге вам потребуется это сделать.

Вход в систему Microsoft также необходим при открытии приложений Office напрямую для доступа к вашим файлам Dropbox.

Для планшетов Android с экранами больше 10.1 «, подписка на Office 365 также необходима для редактирования файлов Office, хранящихся в учетных записях Dropbox Basic, Plus и Professional.

Как отключить или повторно связать мою учетную запись Dropbox с приложениями Office Mobile?

Чтобы отменить связь учетной записи Dropbox с приложением Office Mobile:

Откройте приложение Office Mobile.
Коснитесь значка папки.
Из списка мест нажмите и удерживайте Dropbox .
После того, как вы задержите палец на Dropbox в течение нескольких секунд, в правом верхнем углу экрана появится значок корзины.Коснитесь корзины, чтобы удалить Dropbox из приложения Office Mobile.

Чтобы повторно связать учетную запись Dropbox с приложением Office Mobile:

Откройте приложение Office Mobile.
Коснитесь значка папки.
Нажмите Добавить место .
Нажмите Dropbox .
Нажмите Разрешить рядом с указанной учетной записью Dropbox (если вы уже вошли в приложение Dropbox). Или, чтобы связать новую учетную запись Dropbox, нажмите Использовать другую учетную запись .Вы будете перенаправлены в окно браузера, где сможете ввести учетные данные для учетной записи Dropbox, которую хотите подключить.

Нужно ли мне платить за Office, чтобы редактировать файлы Office?

Приложения Office можно бесплатно загрузить на мобильное устройство. Редактирование бесплатно для учетных записей Dropbox Basic, Plus и Professional.

Для учетных записей

Dropbox Business требуется учетная запись Office 365, которая включает клиентскую лицензию Office (Business, Business Premium, ProPlus, E3, E4 или E5) для редактирования файлов с помощью мобильных приложений.

Кроме того, если вы используете планшет размером более 10 дюймов, Microsoft требует, чтобы у вас была лицензия O365 для использования приложений Office.

Примечание. Лицензии Business Essentials и E1 доступны только в Интернете и не включают эту функцию на мобильных устройствах.

Как редактировать файлы Office, хранящиеся в мобильном приложении Dropbox?

В этой статье рассказывается, как открывать и редактировать файлы в мобильных приложениях Dropbox и Office.

Как установить или удалить приложение Office в качестве приложения по умолчанию для открытия файлов?

Когда вы редактируете или открываете файлы Dropbox с помощью стороннего приложения, у вас есть возможность установить это приложение по умолчанию для открытия файлов этого типа.Чтобы установить приложение по умолчанию для открытия определенных типов файлов:

Нажмите на файл, который вы хотите открыть / отредактировать, чтобы просмотреть его.
После загрузки предварительного просмотра документа коснитесь значка Изменить (он выглядит как карандаш и бумага).
Вы увидите список доступных сторонних приложений.
Коснитесь приложения, которое хотите использовать, чтобы открыть файл.
У вас будет возможность использовать это приложение Всегда или Только один раз .
- Выбор Всегда устанавливает это приложение как приложение по умолчанию для открытия этого типа файлов из Dropbox.

Если вы когда-нибудь захотите изменить или удалить приложения по умолчанию, вы можете сделать это в настройках Dropbox:

Откройте приложение Dropbox.
Коснитесь кнопки меню.
Выберите Настройки .
Прокрутите вниз и коснитесь Управление приложениями по умолчанию .
Найдите приложение, которое хотите удалить, и нажмите Удалить .
Подтвердите удаление, нажав Очистить .

Поддерживается ли автономное редактирование?

Приложение Dropbox позволяет делать файлы доступными для автономного использования.Если вы хотите редактировать файлы в автономном режиме, следуйте приведенным ниже инструкциям:

Чем это отличается от того, что я уже делал со сторонними приложениями на Android?

Хотя приложение Dropbox поддерживает редактирование файлов через сторонние приложения и сохранение их обратно в Dropbox в течение некоторого времени, эта интеграция идет гораздо глубже. Мы упростили этот опыт, поэтому для редактирования и сохранения файлов требуется меньше действий. Впервые вы сможете установить Office через приложение Dropbox.Office Mobile также будет включать способы обмена ссылками через Dropbox и прямого открытия приложения Dropbox, что сделает работу более удобной, чем когда-либо прежде.

Я не вижу интеграции с Microsoft Office — как мне получить доступ?

Приложения Office в настоящее время доступны не во всех странах — как только они станут доступны, вы сможете использовать эту интеграцию. Для этих стран мы не будем показывать значок Edit в приложении Dropbox.

Нажав на значок Изменить при просмотре файла Office в Dropbox, вы увидите возможность напрямую установить приложение Office.Вы также можете перейти в App Store (iOS) или Google Play Store (Android), чтобы найти приложения Microsoft Office для установки. Однако вы не сможете загружать приложения, если ваша учетная запись в App Store или Google Play Store находится в стране, где приложения Office недоступны.

Как

Сохранить и Сохранить как работают в Office Mobile для Android?

Приложение Office Mobile для Android предоставляет параметры Сохранить или Сохранить как в меню при просмотре и редактировании документов.

Использование опции «Сохранить» заменит исходный файл вашими новыми изменениями.

Параметр «Сохранить как» аналогичен использованию этой функции на компьютере — он сохраняет копию текущего файла в Dropbox. Обратите внимание, что это сохраняет файл в домашнем (или корневом) каталоге вашего Dropbox; он не будет сохранен в месте расположения исходного файла, и вы не сможете выбрать подпапку в Dropbox, чтобы сохранить ее.

Вы можете использовать приложение Dropbox, настольный клиент или веб-сайт, чтобы переместить отредактированную копию в любое место в Dropbox, включая исходную папку.Если исходный файл все еще присутствует, к новому файлу будет добавлено (1) .

Обратите внимание, что если исходный файл хранится в общей папке и вы хотите, чтобы новый файл также был доступен для общего доступа, вам необходимо переместить только что отредактированный файл в общую папку или просто использовать параметр «Сохранить».

РубрикаРазное