Что включает в себя делопроизводство: Кадровый портал — Error

Содержание

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Что такое современное делопроизводство.

Эффективное делопроизводство

РАЗДЕЛ 1 ДЕЛОПРИЗВОДСТВО. Делопроизводство для секретаря

РАЗДЕЛ 1

ДЕЛОПРИЗВОДСТВО

Глава 1. Нормативно-методическая основа делопроизводства

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото – и кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Задачи делопроизводства заключаются в следующем – оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов, создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения), создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов.

Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельностьучреждения, организации, или предприятия.

Документирование является важнейшей составной частью делопроизводства.

Оно включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов.

Система документационного обеспечения включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: приём, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, её отправка; приём документов на рассмотрение и подписание администрацией; распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации. Учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности; сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: внутренние документы, поступающие (входящие) документы и отправляемые (исходящие) документы. Которые, в свою очередь, можно классифицировать по следующим признакам:

1) по содержанию (важнейший вид классификации) это могут быть документы по административным вопросам, вопросам материально-технического обеспечения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки кадров, внешнеторговой деятельности и т. д.;

2) по происхождению документы делятся на официальные и личные. Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). К официальным документам относятся и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т. д.).

Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

1) по месту составления документы делятся на: внешние – полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие), – внутренние – составленные в данном учреждении и исполняемые внутри его;

2) по наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов – это анкеты, акты, протоколы, ведомости, инструкции, приказы, отчеты и т. д.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приёмы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности. Приступая к работе с документами в любой организации секретарь обязательно знакомится с инструкцией по документированию и управленческой деятельности данного учреждения. Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативом.

В систему документооборот входит понятие «маршрут документа», который можно представить в виде следующей технологической цепочки: – прием входящих документов – предварительное рассмотрение (разметка) секретарем – регистрация документов – доклад руководителю о полученных документах – принятие решения руководителем – направление документов на исполнение – контроль исполнения документов – исполнение документов – формирование документов в дела – использование документов в справочно-информационной работе – определение сроков хранения документов: передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства учреждения документированной информацией.

Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие).

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Именно от четкости движения документов зависит своевременность и правильность принятых управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенной и отшлифованной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Такие документы называются Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Программа для делопроизводства. Электронное делопроизводство и документооборот

Многие считают, что понятия «делопроизводство» и «документооборот» тождественны. Казалось бы, и тут, и там в центре стоят документы предприятия. Однако делопроизводство — гораздо более широкое понятие, чем документооборот. Что, впрочем, совершенно не мешает использовать для его автоматизации систему электронного документооборота, воспользовавшись встроенными в нее функциями программы электронного делопроизводства. Расскажем, как это организовано в СЭД ТЕЗИС, но для начала немного пройдемся по терминологии.

В чем разница между делопроизводством и документооборотом?

Многие полагают, что эти два термина обозначают одно и то же, однако, на самом деле, одно является частью другого — надо сказать, весьма существенной. Делопроизводство невозможно без документооборота, а документооборот вне рамок делопроизводства не существует.

Коротко говоря, документооборот — это движение документов внутри компании: их передача от сотрудника к сотруднику для доработки, согласования, утверждения. Кстати говоря, создание и правка документов — другое понятие: все это в совокупности называется документированием.

Делопроизводство — куда более комплексное понятие. В него традиционно включают три составные части или, вернее сказать, три основные задачи, которое оно решает:

документирование — создание, правка, согласование и утверждение документов;
документооборот — обеспечение движения, контроля исполнения и использования документов;
канцелярия — ведение архива документов с нумерацией, подшивкой в дела, а также поиск документов в архиве.

Все это в совокупности служит одной цели — документационному обеспечению управления (ДОУ).

Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием. Оно подкрепляет документами деловые процедуры, которые компания проводит для ведения своих дел и выполнения своих целей и задач, а также практического управления сотрудниками, взаимодействием с контрагентами, создания внутренних регламентов компании и оптимизации бизнес-процессов.

Максимально коротко, делопроизводство — это весь комплекс мер по обеспечению документационной поддержки управления и ведения бизнеса.

Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Итак, когда мы уяснили, что делопроизводство служит цели обеспечить документационную поддержку управления организацией, следует поговорить собственно о ДОУ.

Как принимаются управленческие решения? Руководитель получает некую информацию о задаче, требующей его веского слова. Он перерабатывает, анализирует эту информацию, на основе своих выводов принимает решение и сообщает его подчиненным.

Все это тесно связано с документацией. Информация может поступить в виде документа, для ее анализа может потребоваться создание многих различных документов, объявление решения сотрудникам может быть в форме документа.

Таким образом, делопроизводство является существенной частью процесса принятия управленческого решения, и корректная организация работы с документами сильно повышает оперативность и качество работы руководителей.

Как именно связаны управление и делопроизводство?

Связь между управлением и делопроизводством можно продемонстрировать даже на обыкновенной для любого бизнеса процедуре — найме сотрудника на работу. Допустим, что алгоритм найма следующий:

руководство принимает решение об открытии новой вакансии;
отдел кадров составляет описание вакансии и согласовывает его с руководством;
описание размещается на сайте компании и биржах труда;
кандидаты присылают свои резюме по контактам, указанным в описании;
отдел кадров отбирает резюме и передает их руководству;
руководство отсматривает резюме и принимает решения о приглашениях на собеседования;
по итогам собеседований отбирается один сотрудник, с которым заключается трудовой договор.

В этой процедуре принимаются как минимум три управленческих решения: об открытии вакансии, о приглашении на собеседование и о приеме на работу. В их принятии фигурируют три документа: описание вакансии, резюме, трудовой договор. Они либо формируются внутри компании, либо присылаются для ознакомления. Таким образом, идут документирование и документооборот, являющиеся неотъемлемой частью делопроизводства. Если процедура найма более сложная, к примеру, с выполнением тестового задания, проверкой кандидата службой безопасности и медицинской комиссией, то документов, с которыми работает руководство, становится еще больше.

Таким образом, мероприятия по делопроизводству сопровождают принятие управленческих решений там, где нужно получить или выдать некую информацию в виде документов. Отсюда и вытекает связь между делопроизводством и управлением, так что одно непосредственно влияет на другое. Особенно ярко это проявляется в государственных организациях, где в документальном подтверждении, в силу особенностей российского законодательства, нуждается любой шаг.

Документ выступает как средство информационного обмена для руководителей. Так что если в организации не отлажено делопроизводство, то страдает и управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, скорости приема и передачи информации, правильной организации информирования, возможностей поиска, хранения и использования документов.

Почему делопроизводство нуждается в автоматизации?

Потому что содержит в себе процессы информационного обмена, которые могут и должны быть переведены на цифровые рельсы. Если резюме будут поступать на стол HR прямо с сайта компании, а трудовой договор — автоматически формироваться по шаблону, процесс трудоустройства избавится от многих лишних проволочек.

А с расширением предприятия, ростом численности сотрудников и направлений деятельности процессы информационного обмена становятся настолько запутанными, что их автоматизация напрямую является оптимизацией деятельности предприятия. Автоматизация делопроизводства помогает:

руководителям — не потерять целостную картину происходящего в компании или подразделении, которым они руководят;
Отделам и подразделениям компании — получать информацию о деятельности друг друга и работать в слаженном ритме, что повышает качество обслуживания клиентов и налаживает взаимодействие с контрагентами;
сотрудникам — повысить производительность труда, справляться меньшими человеческими ресурсами там, где в ином случае пришлось бы расширять штат, вкладываться в новые рабочие места, помещения, коммуникации, обучение;
владельцам компании — избежать новых инвестиций в бизнес, потребности в увеличении оборотов, получения кредитов, уменьшения ожидаемой прибыли.

Распространенная ошибка автоматизации делопроизводства, и как от нее избавиться

Придя к выводу о необходимости автоматизации мероприятий по ДОУ за счет информационных технологий, компании часто совершают ошибку при выборе метода автоматизации.

Они пытаются обойтись автоматизацией работы отдельных сотрудников: секретаря, менеджера, бухгалтера, руководителя. Получается, что одни сотрудники работают в цифровом пространстве, в то время как весь остальной штат — вне его. Прикладные процессы никак не связываются с делопроизводственными, а деятельность сотрудников — друг с другом.

Автоматизация делопроизводства, следовательно, должна быть комплексной. Программа электронного делопроизводства должна быть едина и доступна всем сотрудникам, деятельность которых хоть как-то подкрепляется документами.

Учреждению, поставившему себе цель организовать эффективную среду информационного обмена для совершенствования качества управления, следует выполнить задачи по автоматизации всех трех составных частей делопроизводства:

документирование;
документооборот;
ведение цифрового архива.

Учитывая три основных составных части делопроизводства, упомянутые выше, программа должна включать в себя возможности создания документов, обмена документами и хранения документов в цифровом виде с возможностью их поиска.

Кроме того, автоматизированная система электронного делопроизводства должна иметь возможность интеграции с прикладными системами и платформами компании, чтобы документы эффективно доходили и приходили от всех сотрудников.

Дополнительные требования к программе электронного делопроизводства

Делопроизводственная программа для корпоративных пользователей обязана базироваться на современной методологии ведения делопроизводства в России, которая, как ни крути, до сих пор находится на стадии между бумажным и электронным делопроизводством.

Таким образом, решение для российской организации должно включать в себя как возможности перевода бумажных документов в электронные — сканирования и распознавания бумажных документов, массового и оперативного ввода документов, — так и возможности работы с электронными документами, их созданием, пересылкой внутри локальной сети и по Интернету (особенно по электронной почте), хранения, поиска и извлечения.

Кроме того, не лишним будет обратить внимание на технологические особенности системы: клиент-серверная архитектура, работа с различными СУБД, масштабируемость, возможность интеграции с различными системами, простота использования и администрирования.

Почему для автоматизации делопроизводства можно использовать СЭД?

Функциональность современных систем управления документами намного шире, чем простая пересылка документов от одного сотрудника к другому (что, в сущности, и есть документооборот). Так, СЭД ТЕЗИС способна обеспечить полный комплекс мероприятий по поддержке ДОУ, включая:

документирование: создание и разработку документов с внесением правок и отслеживанием истории версий;
документооборот: передачу документов между сотрудниками с уведомлениями о необходимости обратить внимание на документ;
создание автоматизированных процессов работы с документами за счет встроенного визуального конструктора процессов;
ведение электронного архива документов при помощи функциональности канцелярии с возможностью ввода и распознавания бумажных документов, то есть оцифровки архива;
полнотекстовый поиск по номерам, заголовкам, содержимому документов в электронном хранилище с возможностью сразу передать найденный документ ответственному сотруднику.

Таким образом, система электронного документооборота ТЕЗИС хоть и включает традиционно в свое название слово «документооборот», но по сути является полнофункциональной программой электронного делопроизводства. Она отвечает вышеназванным требованиям в полной мере и способна обеспечить автоматизацию всех трех компонентов делопроизводства, о чем ниже.

Документирование в СЭД ТЕЗИС

Документирование является первой и главной задачей по поддержке управленческих решений. Создание документов, их прием из внешних источников, ознакомление, редактирование — вот те возможности, которые в первую очередь должна обеспечивать программа электронного делопроизводства.

СЭД ТЕЗИС имеет прямую интеграцию с Microsoft Office за счет надстройки. Таким образом, разработав документ, к примеру, в Microsoft Word, его можно сразу отправить в систему для дальнейшей обработки. В СЭД будет автоматически создана карточка нового документа, пронумерована и снабжена созданным документом в виде вложения.

То же касается редактирования: любое вложение из СЭД ТЕЗИС можно отправить на редактирование в Microsoft Office и внести необходимые правки, после чего будет создана новая версия документа с фиксацией автора, даты и времени создания новой версии.

Что касается ввода документов в систему, СЭД ТЕЗИС позволяет загружать документы:

с компьютера пользователя;
из электронной почты;
со сканера или МФУ с последующим распознаванием и созданием электронного документа;
из смежных системы, интегрированных с СЭД, если таковые имеются.

Функции ознакомления с документами для СЭД ТЕЗИС является стандартной и доступна даже в минимальной редакции системы. Любой документ можно открыть для ознакомления прямо в СЭД, без необходимости скачивания на компьютер.

Документооборот в СЭД ТЕЗИС

Процессы документооборота непосредственно соприкасаются с принятием управленческих решений, ведь именно они представляют собой тот самый информационный обмен, который для этого необходим. Получить документ, ознакомиться с ним, провести процесс согласования, утвердить, передать в нужные руки и проконтролировать исполнение — все это в ТЕЗИС осуществляется за счет стандартных процессов.

Процесс «Ознакомление» позволяет направить созданный (или полученный — по e-mail, со сканера, из интегрированной системы) документ другому пользователю (или пользователям) с уведомлением о необходимости обратить внимание на документ. Уведомления могут поступать в самой системе, на e-mail и даже прямо на рабочий стол пользователя за счет десктопного приложения ТЕЗИС:Помощник.

Процесс «Согласование» позволяет отправить документ на процедуру согласования с руководством и другими ответственными лицами. Если ознакомление больше подходит для документов из внешних источников (например, резюме соискателей или коммерческое предложение от потенциального партнера), то процесс согласования необходим для документов, которые разрабатываются внутри компании (договоры, коммерческие предложения, маркетинговые материалы и многое другое). Можно включить в процесс любое количество согласующих, каждый из которых может вернуть документ автору на доработку со своими комментариями и правками. Все движения документа в рамках согласования также сопровождаются уведомлениями.

Процесс «Утверждение» непосредственно связан с процессом согласования, точнее, он его завершает. Утверждающий руководитель ставит финальную точку в разработке документа, после чего он считается готовым и направляется туда, куда предназначен — внутри СЭД для ознакомления, контрагенту по электронной почте, на печать, в архив или в смежную систему для дальнейшей обработки.

Имеется также встроенный процесс контроля исполнения документов, который позволяет назначить ответственного наблюдателя за тем, как положения документа претворяются в жизнь.

Помимо стандартных процессов документооборота, система ТЕЗИС включает в себя удобный визуальные конструктор нестандартных процессов, который позволяет автоматизировать самые сложные и многоэтапные процедуры информационного обмена для принятия управленческих решений.

Электронная канцелярия в СЭД ТЕЗИС

В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и выполняет одну из трех основных делопроизводственных задач. В ТЕЗИС функции архива выполняет раздел «Канцелярия», с которым работают ответственные за архив сотрудники — секретари, делопроизводители, архивариусы.

Направление документа в архив осуществляется за счет процесса «Регистрация», который позволяет передать документ сотруднику, имеющему доступ к электронной канцелярии. Документы автоматически нумеруются (доступна тонкая настройка автонумерации, позволяющая создавать уникальные номера и коды документов, принятые в конкретной организации) и распределяются на дела и тома в зависимости от периода деятельности организации или иных критериев.

Хранящиеся в архиве документы легко извлекаются из него за счет полнотекстового поиска, позволяющего искать по самым разным параметрам — названию, содержанию, номеру документа, а также метаданным его карточки (включая, к примеру, автора, дату создания и т. п.) Таким образом, запросить документ у ведущего архив очень просто — он быстро найдет нужный и отправит сотруднику для ознакомления.

Перспективы компании после автоматизации делопроизводства

Автоматизации работы с документами и организации бизнеса имеет огромный потенциал для развития компании. Ведь с документами работают абсолютно все контрагенты и большое количество частных лиц-клиентов. Автоматизация делопроизводственных процессов открывает компании следующие перспективы:

налаживается информационный обмен и контроль: документы больше не теряются, контролируются, исполняются;
улучшается качество управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики;
секретари и другие сотрудники, ответственные за делопроизводство, получают серьезную поддержку в работе, их деятельность ускоряется и совершенствуется;
интеграция системы автоматизации делопроизводства с рабочими местами, информационными и прикладными системами позволяет доносить управленческие решения от самых верхних до самых нижних уровней компании.

Как следствие — ускорение деятельности компании в целом, увеличение оборотов, повышение качества обслуживания клиентов и производства товаров и услуг.

Российские производители предлагают недорогие и качественные решения в этой области. В частности, СЭД ТЕЗИС имеет гибкую ценовую политику и доступна организациям самого различного масштаба и достатка. Автоматизация делопроизводства — это доступно и чрезвычайно эффективно для бизнеса.

404 — Документ не найден

Стартует заключительный этап Филологической олимпиады (25.03.21)
Заключительный этап Филологической олимпиады в 2020-2021 году проводится в очном формате на трех площадках: г. Симферополь (19 апреля). г. Омск (22 апреля), г. Домодедово (25 апреля). К участию в заключительном этапе приглашаются победители и призёры заочного этапа 2020-2021 года и победители и призёры очного этапа 2019-2020 года. …

……………………………….

…….

ПРОВОДИМ КОМПЛЕКСНЫЙ ЭКЗАМЕН ДЛЯ МИГРАНТОВ

Новости

В Омске состоялся юбилейный «Тотальный диктант» (12.04.21)
10 апреля прошел «Тотальный диктант – 2021». В этом году он проводился в 59 странах мира, столицей диктанта стал Якутск, а в Омске написали диктант в юбилейный – десятый – раз. …

Объявления

Презентация книги (15.04.21)
Приглашаем вас на презентацию книги Е.А. Акелькиной «Статьи о Достоевском», которая состоится 23 апреля в 13.00 в библиотеке ОмГУ им. Ф.М. Достоевского (2 корпус). …

Итоги заочного этапа Филологической олимпиады (05.03.21)
Подведены итоги заочного этапа Филологической олимпиады для школьников 5-11 классов «Юный словесник», в котором приняли участие более 900 учащихся средних учебных заведений из разных уголков России, Казахстана, Киргизии, Азербайджана, а также из Индии . ..

Открыт прием работ на конкурсы «Nauka 0+» (05.03.21)
Прием работ на конкурсы всероссийского фестиваля Nauka 0+, флагманского мероприятия Года науки и технологий в России, начинается в эту пятницу. Среди них — молодежный научный проект «Ученые будущего», фотоконкурс «Снимай науку», а также конкурс журналистского мастерства «Расшарь науку!». …

Предварительные итоги заочного этапа Филологической олимпиады (01.03.21)
Опубликованы предварительные итоги заочного этапа Филологической олимпиады, ответы на задания, критерии их оценивания и порядок апелляции …

Определение документов от Merriam-Webster

па · за · работу | \ Pā-pər-wərk \

: рутинная канцелярская работа или ведение документации, часто связанная с более важной задачей

Документы: полное руководство

Ах, затраты на оформление документов. За последние несколько десятилетий было проведено множество исследований, изучающих прямые и косвенные затраты на оформление документов для бизнеса.

С прямой стороны, есть очевидные затраты на управление самой бумагой. Бумага для печати и факсов была оценена в недавнем исследовании Aragon Research в 1-2% доходов для всех предприятий, в то время как некоторые страховые компании тратят гораздо больше — до миллиардов долларов в год на печать полисов и контрактов .

Итак, ради этого руководства, допустим, мы с вами основали компанию среднего размера, которая ежегодно приносит около 100 миллионов долларов дохода.Поздравляю, кстати, наш бизнес процветает!

( Дополнительное примечание : Средние предприятия классифицируются как любые предприятия, которые делают более 50 миллионов долларов, но менее 1 миллиарда долларов. Это довольно большой диапазон, … и, честно говоря, я думаю, если вы делаете более 500 миллионов в год, мне будет сложно называть вас средним бизнесом. Но я отвлекся)

Итак, при 100 миллионах долларов в год наша компания, вероятно, уже тратит от 1 до 2 миллионов долларов на бумажную печать (и отправку факсов) каждый год.Это уже довольно важно, но оставайтесь со мной, скоро станет намного хуже.

Если учесть еще более широкое использование — создание, управление, распространение и хранение документов — оценка увеличивается до — колоссальные 15% дохода!

Вы это уловили? Наши затраты только что подскочили до 15 миллионов долларов… Это выходит из-под контроля.

Добавьте к этому тот факт, что некоторые эксперты предполагают, что до 45% всех печатных документов никогда не используются и в конечном итоге выбрасываются, легко понять, почему организации отчаянно пытаются перейти на цифровые технологии.

Ладно, подожди. Мы платим 15 миллионов долларов за наши бумажные документы, а вы говорите мне, что 45% могут оказаться в мусорной корзине! Вы знали об этом? Это как 7,5 миллиона долларов. ЭТО. ДОЛЖЕН. ОСТАНАВЛИВАТЬСЯ.

Ты так далеко со мной? Что ж, держитесь за свою шляпу, потому что — чтобы не копить — мы на самом деле еще не закончили с расходами на оформление документов.

Прямые затраты — это лишь небольшая часть общей картины. Независимо от того, как вы оцениваете косвенные издержки, цифры продолжают расти и, откровенно говоря, начинают выглядеть поистине абсурдными.

Во-первых, это затраты на производительность.
Бумажные процессы почти всегда занимают больше времени, чем цифровые. Если ваш бизнес работает с системами документооборота, вы будете терять время для сотрудников всех уровней, от вашей административной группы до старших менеджеров. И это как раз тогда, когда они работают с документами. Дополнительное время будет потеряно на поиск нужной документации или воссоздание полных документов, которые в конечном итоге останутся незамеченными.
Кроме того, есть маленький секрет, в котором почти не признается ни одна организация: когда сотрудники ненавидят бумажную работу, они сделают все возможное, чтобы ее избежать. Поговорите со страховым брокером или финансовым консультантом (не для записи), и почти все они скажут вам, что в тот или иной момент они подделали подпись или заполнили недостающие поля, потому что просто не хотели начинать работу. процесс снова со своим клиентом.
НЕЕЕТ!
Далее стоит точность
Еще одна серьезная проблема с tt заключается в том, что нет никакой проверки достоверности записанной информации. Даже если была проверка, информация должна быть повторно введена в электронные системы, что еще раз создает риск и возможность ошибок и / или отказов бэк-офиса.
НЕЕЕЕЕЕЕЕТ!
Наконец, упущенная альтернативная стоимость
Бумажные процессы просто не соответствуют ожиданиям современного потребителя. Если клиенты ищут новую кредитную карту и имеют выбор между банком, у которого есть цифровое приложение, и банком, который требует от них посещения отделения для заполнения форм, какой из них, по вашему мнению, будет работать лучше?
Для тех клиентов, которые обращаются в бумажный банк, как долго они будут сидеть с консультантом, наблюдая, как они заполняют документы, или пока они просматривают то, что требуется? Время ценно, и любой работодатель, безусловно, предпочел бы, чтобы его консультант лучше использовал его время; обслуживание новых клиентов или помощь в поиске еще большего количества продуктов, которые были бы полезны.
Оформление документов снова требует времени и денег.
Я больше не могу! Мне нужно что-то, чтобы отвлечься от всей этой траты. О, я знаю. Как насчет этого:

Намного лучше!
В конце концов, затраты на оформление документов стали слишком большими, а проблемы, которые они вызывают для организаций, слишком значительными, что почти каждая отрасль на каком-то этапе оцифровывает способы сбора информации.
Контрольный список документов для нового найма | Работоспособный
Следует иметь в виду:
Ознакомьтесь с местным трудовым законодательством, чтобы всегда соблюдать закон.
После получения подписанных соглашений от новых сотрудников надежно храните эти документы (в цифровой или физической форме), поскольку они содержат конфиденциальные данные.
Используйте этот контрольный список для оформления новых документов при приеме на работу в качестве руководства при приеме на работу новых сотрудников:
Подготовьте трудовой договор и получите его, если применимо. Вы можете отправить этот контракт вместе со своим электронным письмом или письмом с предложением о работе. Трудовой договор должен включать:
Информация о вакансии (название должности, отдел)
График работы
Стаж работы
Компенсации и льготы
Обязанности сотрудников
Условия прекращения
Убедитесь, что вы и новые сотрудники заполнили формы занятости, требуемые по закону. Эти формы предоставят вам новые данные о найме, чтобы вы правильно классифицировали и выплачивали компенсацию сотрудникам.Законодательство может отличаться в зависимости от вашего штата или страны, поэтому убедитесь, что вы заполнили все необходимые формы в установленные сроки. Наиболее распространенные формы заполнения вакансий:
Подготовить и получить подписи на внутренних бланках. Обязательно поставьте подписи на формах, которые ваша компания использует для установления отношений с сотрудниками. Они могут включать:
Неконкурентные соглашения
Соглашения о неразглашении информации
Формы изобретений сотрудников
Бланки благодарностей из справочника сотрудников
Соглашения о согласии на тестирование на наркотики и / или алкоголь
Формы анализа должностей (обязанности, цели и критерии оценки работы)
Опись оборудования сотрудников
Соглашения о конфиденциальности и безопасности
Подготовьте документы о выплатах сотрудникам. Если вы предлагаете льготы сотрудникам, вам нужно будет предоставить новым сотрудникам документы, описывающие условия и положения, и, в некоторых случаях, получить их подписанными. Наиболее распространенные выплаты сотрудникам:
Страхование жизни и здоровья
Мобильный план
служебный вагон
Варианты на складе
Пенсионный план
Страхование инвалидности
Политика в отношении оплачиваемого свободного времени / отпуска (включая любые оплачиваемые праздники)
Больничный
Льготы для здоровья сотрудников (например,грамм. абонемент в спортзал)
Компенсация за обучение
Узнайте все о льготах сотрудникам.
Получение личных данных сотрудников в экстренных случаях. Для укрепления здоровья и безопасности на рабочем месте лучше всего вести учет сотрудников:
Контакты для экстренных случаев
Краткая история болезни
Пищевая аллергия или предпочтения (например, веганская или безглютеновая)
Какие документы следует хранить после закрытия дома?
При закрытии дома покупатели подписывают огромную, устрашающую стопку документов.Одни только кредитные документы могут составлять сотни и более страниц. Многие из этих документов предназначены для кредитора. Они хотят избежать потенциальных судебных исков в будущем.
После закрытия у вас может не хватить места для хранения всех этих документов, но вам действительно следует сохранить готовый файл. Это означает сбор копий всех документов, подписанных во время транзакции с продавцом, от начала до конца.
Рассмотрите возможность хранения этих документов в течение как минимум нескольких лет после того, как вы в конечном итоге продадите купленный дом.
Вы захотите сохранить эти документы для дальнейшего использования — для вашего собственного ознакомления или в случае, если вам придется подать иск против продавца, вашей профессиональной группы представителей или подрядчиков.
Вам не обязательно иметь оригиналы, но у вас должны быть как минимум копии полностью оформленных документов с подписями всех сторон.
Где взять копии?
Ваш агент по недвижимости должен иметь возможность предоставить вам копии документов по сделке, потому что брокеры обязаны вести файл на каждого покупателя и продавца.
Но заключительные документы обычно хранятся у заключительного агента или ответственного за депонирование. Эти документы отделены от документов, связанных с переговорами по контракту, и включают финансовые и юридические документы.
Акты и ипотечные документы подаются в регистратор округа, и они становятся общедоступными. Вы всегда можете получить их копии в офисе регистратора или в титульной компании.
Большинство документов в той или иной форме оцифрованы, особенно те, которые связаны с транзакцией.Ваш риэлтор или координатор транзакций, вероятно, может предложить вам безопасную загрузку для безопасного хранения многих из этих документов на вашем компьютере или на накопителе.
Предварительные документы
Ваше агентское соглашение с покупателем В указаны все условия ваших отношений с брокерской компанией вашего агента по недвижимости, в том числе, как долго соглашение остается в силе, а также как и когда вы или агент можете его расторгнуть.
Это юридический договор, и его может быть важно держать под рукой, чтобы у вас было подтверждение условий, с которыми вы согласились…Даже долгое время после закрытия продажи. Некоторые проблемы могут возникнуть позже.
Договор купли-продажи — это ваш договор на покупку дома, в котором излагаются все условия, необходимые для закрытия. Это документ, который вы и продавец подписали, когда согласились купить недвижимость, и обе стороны юридически обязаны соблюдать его условия.
Документы на пути к закрытию
Дополнения, поправки или предложения включают все, что изменяет или дополняет условия вашего первоначального договора купли-продажи.В этих типах документов могут быть уточнены названия в названии или написание имени продавца или покупателя. Они могут исправить почтовый адрес.
Запросы на ремонт регистрируют любые денежных соглашений или контрактов на ремонт предметов, и их можно рассматривать как дополнения к договору купли-продажи. В приложении по ремонту указывается конкретный вид работ, которые необходимо выполнить. В нем может быть указано, потребуется ли для работы разрешение или она должна выполняться лицензированным подрядчиком.
Раскрытие информации продавцом включает существенные факты о таких вещах, как краска на основе свинца. Они могут включать заявление о раскрытии информации о передаче и другие письменные гарантии или раскрытие информации, предоставляемые продавцом. Эти документы часто являются основанием для будущих судебных исков против продавцов, если они не раскрывают проблему, которая становится очевидной позже.
Заключительные документы
Инструкции условного депонирования часто заменяют договор купли-продажи и излагают финансовые условия соглашения между покупателями и продавцами.Они уполномочивают агента условного депонирования выполнять определенные действия от имени вовлеченных сторон.
Краткое изложение выводов домашнего инспектора укажет , какие предметы находятся в хорошем состоянии, а какие нуждаются в ремонте или замене. Он должен включать фотографии. Это может быть инструмент переговоров во время продажи, а позже он может предоставить контрольный список необходимого ремонта.
Сертификат проверки и завершения проверки на вредные организмы — это отчет инспекционной компании, подтверждающий, что работа была завершена. Не каждый штат требует инспекции на вредителей, но другие, например Калифорния, требуют, чтобы они хранились в архиве в течение двух лет.
Прочие инспекции и рабочая документация может включать счета-фактуры и разрешения подрядчиков.
Заключительное раскрытие включает в себя все окончательные расходы по ипотеке, изложенные в манере, которую вы, возможно, не понимаете, даже несмотря на то, что правительство пытается упростить ее для вас. Задавайте вопросы о любых сборах, в отношении которых вы не уверены, и держите раскрытие информации под рукой на время уплаты налогов.Некоторые из этих предметов не подлежат налогообложению.
Заключительный отчет — это окончательная оценка всех расходов и кредитов на покупку дома. Этот документ включает в себя продажную цену, ваши наличные для закрытия условного депонирования, сумму вашего кредита и все другие расходы, уплаченные через условное депонирование для урегулирования продажи, включая кредиты и пропорциональные выплаты. Этот документ также известен как Заявление об урегулировании HUD 1. Бюро финансовой защиты потребителей заменило его последним раскрытием в 2015 году.
Вексель и закладная не всегда записываются, и вы не получите оригинал векселя, пока он не будет оплачен полностью.Ипотека покажет ваш основной баланс и условия вашей ссуды в соответствии с требованиями кредитора.
Страховые документы
Планы гарантии на дому будет включать номер полиса и контактную информацию для звонков по ремонту. Они расскажут, что покрывается гарантией, и типы вещей, на которые она не распространяется.
Страховой полис должен охватывать условия, уведомление о страховых взносах и номер полиса для страхования вашего домовладельца.Кредитор выплатит вашу премию при продлении, если ваш кредит будет конфискован. В противном случае вы должны платить его ежегодно, но это может быть включено в ваш платеж по ипотеке.
В полисе по страхованию титула указывается ваше наделение правами, сумма в долларах по страховке титула и любые исключения из страхового покрытия. Он включает название титульной компании, дату выдачи и номер полиса. Это может быть использовано в качестве защиты, если кто-либо предъявит предыдущее право удержания в отношении вашей собственности.Взаимодействие с другими людьми
Документы в качестве оригиналов
Вы можете получить заверенную копию этих документов у заключительного агента или у своего агента по недвижимости, если вы потеряете оригиналы.
Заключительное раскрытие содержит всех официальных сборов и кредитов на покупку дома. Он понадобится вам для подачи личных налоговых деклараций за этот календарный год, потому что некоторые элементы могут также подлежать вычету из налогооблагаемой базы. Передайте этот документ своему составителю налоговой декларации.Ваше заключительное заявление, вероятно, также будет подтверждено доводчиком.
Акт — это документ о передаче правового титула, возвращаемый регистратором округа после того, как он был внесен в публичные записи. Это доказательство того, что вы действительно являетесь владельцем собственности. В нем указывается, как вы владеете титулом, имя продавцов, давших вам право собственности, и юридическое описание собственности.
Документ будет отправлен вам по почте после записи, и он вполне может быть единственной копией. Никто другой не обязан хранить это в своих записях.
На момент написания этой истории Элизабет Вайнтрауб, номер CalBRE № 00697006, была брокером-партнером в Lyon Real Estate в Сакраменто, Калифорния.
Все документы, необходимые для продажи дома: надежный контрольный список
Документы, необходимые для начала продажи дома
Сравнительный анализ рынка
Не уверены, сколько может стоить ваш дом на текущем рынке недвижимости? Вот почему вы наняли агента, и он сгенерирует для вас отчет о сравнительном анализе рынка.
Сравнительный анализ рынка собирает всю информацию о продажах домов в непосредственной близости от вас, включая дома, которые в настоящее время выставлены на продажу, дома, находящиеся в процессе совершения сделок, и дома, которые были проданы недавно.
Ваш агент внимательно изучит все эти данные и сможет сказать вам, за сколько вы должны продать свой дом. Эта информация необходима, прежде чем вы выставите свой дом на рынок, так как плохая стратегия ценообразования обречена на гибель вашей продажи.
Соглашение о листинге
Соглашение о листинге устанавливает договоренность между вами и вашим официальным агентом по недвижимости и дает вашему агенту исключительные права на продажу вашего дома в течение определенного периода времени.
В контракте изложены условия того, как агент по недвижимости может продвигать ваш дом. Вы также предоставляете агенту права на использование содержания объявления, которое включает фотографии, графику, видео, рисунки, виртуальные туры, письменные описания и любые другие охраняемые авторским правом элементы, относящиеся к собственности, согласно Национальной ассоциации риэлторов.
Условия соглашения служат основой всей вашей сделки с недвижимостью, поэтому внимательно прочтите каждую строку.
Предлагаемый маркетинговый план
Как и в соглашении о листинге, предлагаемый маркетинговый план определяет, как ваш агент будет заниматься маркетингом и продажей вашего дома. Маркетинговый план предлагает план игры для домашних показов, дней открытых дверей, маркетинга в социальных сетях и продвижения вашего дома на ведущих веб-сайтах по недвижимости, чтобы привлечь внимание покупателей.
Чистая ведомость продавца
Чистая ведомость продавца — это организационная таблица, которую ваш агент заполнит, чтобы показать вам, сколько вы получите от продажи дома с учетом таких расходов, как налоги, комиссия вашего агента по недвижимости, оставшаяся ипотечная задолженность. , и комиссии за условное депонирование.
Вы можете получать чистую ведомость продавца более одного раза в ходе транзакции — скорее всего, во время листинга вашей собственности или после того, как вы получите предложение, поскольку цифры будут меняться в зависимости от того, за сколько продается ваш дом.
Документы, которые нужно иметь наготове, пока ваш дом выставлен на продажу
Предварительный отчет о праве собственности или «Prelim»
Предварительный отчет о праве собственности, или в сфере недвижимости, «предварительный» — это финансовый и юридический сводный документ, который сообщает вам, продавцу, есть ли какие-либо нерешенные вопросы в вашей собственности, прежде чем вы разместите свой дом на рынке.Другими словами, это предупредительный отчет.
«Предварительный лимит» показывает вам, какие налоги причитаются с собственности, какие виды условий и ограничений зарегистрированы в отношении вашей собственности и т. Д. «Предварительный лимит» также подготавливает вас к раскрытию этих ограничений и информации вашему агенту и вашим потенциальным покупателям. Вы можете получить отчет о названии, используя одну из четырех крупнейших титульных компаний за пару сотен долларов:
Обязательное раскрытие информации
Когда вы договариваетесь с покупателем о цене, важна прозрачность. Вы не хотите, чтобы ваш покупатель переехал, не зная, что в доме, который вы ему продали, используется краска на основе свинца или асбест.
Это судебный процесс, который ждет своего часа.
Вы должны соблюдать законы об обязательном раскрытии информации и сообщать покупателю обо всех опасностях, влияющих на собственность, до того, как продажа станет официальной.
Примеры обязательного раскрытия информации:
Краска на основе свинца
Асбест
Опасности для окружающей среды, такие как нефть, газ или токсичные химические вещества
Ущерб от воды
Неисправности / неисправности основных приборов или систем
Неприятности соседства
Прошлые споры по таким вопросам, как границы владений или ограждения
В некоторых заявлениях Caveat Emptor (также известного как «покупатель, будьте осторожны») не требуется раскрытия информации, но эксперты по недвижимости рекомендуют вам ошибиться в сторону прозрачности из добросовестности и во избежание каких-либо юридических проблем в будущем.
Найдите здесь копию уникальной формы раскрытия информации о недвижимости вашего штата — мы собрали все 50 требований в удобный список.
Отчет о предварительном осмотре
У вас есть возможность нанять домашнего инспектора для предварительного осмотра, чтобы заранее выявить любые дефекты материала, которые могут возникнуть позже.
Если вы продаете старый дом, предварительный осмотр может уберечь вас от серьезных сюрпризов. Тем не менее, предварительная проверка может также открыть банку червей, а это означает, что вы должны сообщить покупателям все, что вы обнаружите (в письменной форме), прежде чем они сделают предложение.
Заявление о раскрытии информации о передаче (CA)
Заявление о раскрытии информации о передаче немного похоже на обязательное раскрытие, но более «углубленное» и требуется только в штате Калифорния. Заявление о передаче описывает состояние дома, и его цель — помочь покупателям решить, хотят ли они продвигать сделку. Заявление о трансфере включает информацию, относящуюся к следующим статьям:
Дата раскрытия информации (дата, когда вы полностью заполнили форму)
Наличие и состояние таких бытовых приборов, как стиральные машины, беседки, отстойники и т. Д.
Дефекты и неисправности на имуществе и инфраструктуре дома.
Наводнение, канализация и другие существенные факты о вашем доме.
Установка и функционирование дымового извещателя
Обратите внимание, что вы, продавец, должны заполнить заявление о передаче данных своим почерком. Невыполнение этого требования юридически опасно.
Отчет о природных опасностях (CA)
Проще говоря, отчет о стихийных бедствиях представляет собой одностраничную форму, содержащую «да или нет» вопросы о том, насколько опасны ваша земля и имущество.
Штат Калифорния более подвержен оползням, кустарным пожарам, сейсмическим воздействиям и т. Д. Итак, вы понимаете необходимость этого документа. Вы должны отметить, какие опасности (если таковые имеются) относятся к вашей собственности, чтобы покупатель знал, какие виды повреждений дом перенес (и может столкнуться в будущем). Не стоит удивлять покупателей домом прямо на линии разлома в Калифорнии. Эти опасности включают:
Зона особой опасности наводнения
Затопление плотины
Очень сильное пламя
Лесной пожар
Зона разлома землетрясения
Сейсмическая опасность
Воздействие газообразного радона
Зона влияния аэропорта
Закон Меган раскрывает информацию
Военный ордонанс
Документы, которые вступают в силу после того, как покупатель делает предложение
Формы предложения о покупке и встречного предложения
Предложение о покупке — это задокументированный первый шаг к закрытию дома покупателем.В предложении о покупке содержится приемлемое соглашение между покупателем и продавцом. Любые двусторонние переговоры по предложению о покупке будут оформляться в письменной форме встречными предложениями. После подписания предложение о покупке становится соглашением (или контрактом) о покупке, в которое могут быть внесены поправки, когда сделка перейдет на последние стадии. В договоре купли-продажи подробно описаны детали покупки, такие как идентификация и спецификация собственности, а также цена, которую покупатель предложил продавцу за дом.
Окончательный договор купли-продажи
Агенты по недвижимости / поверенные по недвижимости покупателя и продавца вместе составляют окончательный договор купли-продажи, в котором указывается цена продажи дома, условия покупки и сумма залога. денежная сумма, дата закрытия (это большая дата, так как к этой дате вам нужно будет выселить на 100%!) и любые непредвиденные обстоятельства. И покупатель, и продавец должны согласиться с условиями и подписать документ, прежде чем они смогут приступить к продаже дома.
Форма исключения непредвиденных обстоятельств (для конкретного CA)
Непредвиденные обстоятельства — это пункт в вашем договоре о недвижимости, который необходимо выполнить до закрытия сделки или до того, как договор станет «обязательным». Чаще всего возникают непредвиденные обстоятельства, связанные с осмотром дома, его оценкой и финансированием покупателя. В то время как сделки с недвижимостью в США могут включать непредвиденные обстоятельства, Калифорния — единственный штат, где вам необходимо заполнить форму исключения непредвиденных обстоятельств, чтобы снять ограничения на непредвиденные обстоятельства, чтобы продажа могла продвигаться и закрыться.Обратитесь к нашему руководству по форме удаления непредвиденных обстоятельств CA, чтобы узнать больше. (В большинстве состояний непредвиденные обстоятельства автоматически удаляются после того, как истечет установленный период времени или возникнет непредвиденное обстоятельство).
Документы, которые вы получите в период между заключением контракта и его закрытием
Отчет об осмотре дома
Вы можете рассчитывать, что ваши покупатели включили в контракт непредвиденные обстоятельства, связанные с осмотром дома, что означает, что они организуют встречу с инспектором и оценят дом до закрытия сделки.
Обычный осмотр дома занимает несколько часов для обычного дома, затем отчет занимает около 3-4 дней. Домашний инспектор просматривает внутреннюю и внешнюю часть дома, чтобы зафиксировать любые поломки, дефекты или опасные проблемы с домом и его окрестностями.
Затем инспектор составляет отчет о домашнем осмотре объемом около 30-50 страниц (с иллюстрациями). В документе подробно описывается состояние конструкции вашего дома, электросистемы, водопровода, отопления, каминов и т. Д.Отдельные инспекции и отчеты инспекций, такие как инспекции бассейнов и вредителей, также должны быть включены в ваши документы, если они требуются в вашем доме.
Отчет об оценке жилья
Если ваш покупатель финансирует свой дом с помощью ипотеки, кредитор потребует оценку для определения справедливой рыночной стоимости вашего дома. После того, как оценщик оценит ваш дом, отчет об оценке должен вернуться менее чем через неделю.
Как продавец, вы не получите автоматически копию отчета об оценке, но вы можете запросить ее, и кредитор должен будет предоставить ее вам в течение 30 дней.
Если оценка проводилась в рамках предложения, ваш агент по недвижимости сможет сразу же сообщить вам подробности.
Отчет, который обычно составляет около 10 страниц или меньше (хотя некоторые могут растягиваться до 100 страниц), будет содержать локальные сопоставимые объекты недвижимости с фотографиями и подробной информацией о каждой собственности, включая оцениваемый дом, оценочную стоимость, а также способ определения стоимости , и какие факторы учел оценщик.
Окончательные документы, необходимые для закрытия сделки
Самая последняя налоговая декларация
Вы должны предоставить квитанции об уплате налога на недвижимость для расчета любых невыплаченных налогов на недвижимость, которые вы должны заплатить за свой дом, чтобы покупатели могли оценить стоимость налогов на свою новую собственность на момент закрытия.
Придется ли вам (или покупателям) платить налог на недвижимость во время продажи вашего дома, зависит от графика налогов на недвижимость вашего муниципалитета. В некоторых случаях города будут собирать налоги на предстоящий год, а это означает, что продажа вашего дома в середине календаря может привести к возмещению.
В других штатах домовладельцы платят налоги на недвижимость «в просрочку», то есть вы платите налоги за период времени, предшествующий платежному циклу. Это может привести к неуплате налогов на недвижимость, и вы несете ответственность за уплату налогов на недвижимость в своем доме до (но не включая) дня закрытия.
Отчет об ожидаемых расчетах продавца (также известный как Заключительный отчет)
Ближе к концу вашей транзакции заключительный отчет продавца показывает вам, сколько денег вы получите после учета затрат на закрытие, налогов и других комиссий за транзакцию при продаже вашего дома . Заключительный агент или титульная компания создаст заключительное заявление.
The Deed
«Deed» — это не просто старинный термин, который использовался в западных фильмах 60-х годов. Документ (не путать с титулом, который не является физическим документом, а юридическая концепция, которая предоставляет кому-либо право собственности на дом) — это физический юридический документ, который официально передает право собственности (титул) на дом от продавца к продавцу. покупатель.Документ включает в себя идентификацию обеих сторон, а также подробное описание самой собственности.
1099-S Налоговая форма
Если вы не имеете права на освобождение от налога на прирост капитала (который покрывает до 250 000 долларов США чистой прибыли от продажи вашего дома или до 500 000 долларов США при совместной подаче), вам придется заполните форму 1099-S, чтобы сообщить Налоговое управление США о налогах, причитающихся с продажи вашего дома в период налогового сезона.
Поздравляем! У вас есть все необходимые документы для продажи дома
Уф! Мы никогда не говорили, что продать дом будет легко, но мы сказали, что оно того стоит (просто спросите свой банковский счет).Документы, необходимые для продажи дома, обширны и сложны. Вам понадобится опытный агент по недвижимости, а в некоторых случаях и доверенный поверенный по недвижимости, который расшифровывает жаргон на протяжении всего процесса. Таким образом, все, что вам нужно сделать, это «расписаться здесь».
Не забывайте, что в каждом штате разные требования к оформлению документов на продажу домов, поэтому работа с агентом, обладающим таким знанием местных условий, будет для вас находкой. Просто возьмите этот пример из Шафера:
«Мы продаем в сельской местности к северу от Луисвилля, где многие дома находятся в септических резервуарах.Поэтому проводятся очень тщательные осмотры септиков, и мы также предоставляем эскиз, чтобы покупатель знал, где именно находится септик и боковые линии ».
Мы не можем учесть каждую бумажку, касающуюся продажи вашего дома, поэтому поручите серьезную работу нужным профессионалам, и пусть они пересекают каждый t и расставляют точки над i от вашего имени.
Источник изображения заголовка: (smolaw / Shutterstock)
Закон о сборе информации и сокращении бумажного документооборота (PRA) Обзор
Во избежание перегрузки общественности сбором данных, спонсируемых на федеральном уровне, Закон о сокращении бумажного документооборота (PRA) 1995 г. требует, чтобы U.S. Агентства федерального правительства получают одобрение Управления управления и бюджета (OMB) перед тем, как запрашивать или собирать большинство видов информации от общественности.
Существует два процесса получения разрешения PRA: традиционное оформление и ускоренное оформление.
Какие данные считается федеральным спонсором OMB?
Сбор данных считается федеральным спонсором OMB, когда федеральное агентство:
Заставляет другое агентство собирать информацию;
Заключает договор или заключает соглашение о сотрудничестве для сбора информации; или
Требует от лица предоставить информацию другому лицу или иным образом побуждает другое лицо получать, сохранять, запрашивать или требовать раскрытия информации третьим сторонам или общественности.
Когда требуется одобрение OMB для сбора данных?
В соответствии с PRA, одобрение OMB должно быть получено до сбора данных, спонсируемых на федеральном уровне, в любой ситуации, когда участвуют 10 или более респондентов в течение 12-месячного периода, а вопросы носят стандартизованный характер, независимо от того, доставляются ли они лично. , по телефону или в Интернете.
Что такое респондент? Респондент включает физических лиц; партнерские отношения; ассоциации; корпорации; деловые трасты; законные представители; организованные группы лиц; и правительства штата, территории, племен или местных властей.Одно исключение — если вы запрашиваете обратную связь от федеральных служащих, вам не требуется разрешение PRA.
Каковы требования и варианты процесса оформления?
Процесс получения разрешения PRA зависит от предмета сбора данных. Процессы могут отличаться от агентства к агентству, как по уровню детализации, так и по платформе для подачи.
Существует два процесса получения разрешения PRA: традиционное оформление и ускоренное оформление.Лучше всего проконсультироваться с сотрудником по оформлению PRA вашего агентства для получения информации о ваших требованиях к подаче и обработке задолго до вашей потребности, чтобы убедиться, что у вас будет достаточно времени для получения необходимого разрешения для вашего проекта.
Вопросы, которые следует задать вашему контактному лицу в OMB
Какие варианты оформления доступны для вашего агентства?
Сколько времени обычно требуется, чтобы узнать о решении OMB?
Сколько заявок делается в месяц?
Как долго ждать подачи заявки в настоящее время?
Ресурсы
Список литературы
Часто задаваемые вопросы о PRA / сборе информации
Федеральный сборник информации OMB-OIRA
PRA Fast Track Process \ HowTo.gov
Информация о процессе отслеживания фактов Закона о сокращении бумажного документооборота
Документы о трудоустройстве, необходимые для начала новой работы
При поиске работы важно знать о важных документах, необходимых для начала новой работы. Наличие всех форм трудоустройства, которые могут потребоваться компании, позволит вам подготовиться к собеседованию, получить работу и начать новую работу. Вам нужно, чтобы весь этот процесс прошел как можно более гладко, и последнее, что вам нужно, — это сбой, например, отсутствие документации, которая может затормозить процесс найма.
Формы трудоустройства, которые могут вам понадобиться, включают заявления о приеме на работу, формы W-2, форму I-9 и форму W-4. Некоторые формы доступны в компаниях, в которые вы подаете заявку, некоторые у вас уже есть, а другие доступны в Интернете или должны быть заказаны.
Если у вас нет оригинальной документации, которая вам понадобится, прежде чем работодатель сможет включить вас в платежную ведомость, получите копии прямо сейчас. Таким образом, вы будете готовы приступить к работе сразу же, как только получите предложение о работе.
Бланки занятости, которые могут вам понадобиться
Следующие документы могут потребоваться для вашего будущего трудоустройства.Узнайте больше о каждом из них и о том, как сразу получить формы. Сделайте копии и приготовьте их для каждой вакансии, которую вы хотите использовать.
Заявления о приеме на работу
Многие работодатели требуют, чтобы потенциальные кандидаты заполняли заявления о приеме на работу, чтобы у них была документация о соответствующем опыте и образовании. Это относится ко всем уровням занятости — от должностей начального уровня до профессиональных должностей высокого уровня.
Кандидатам необходимо будет предоставить подробную информацию и даты прошлого трудоустройства и образования, а также учетные данные и сертификаты.Бланки заявления о приеме на работу поступают от самих компаний. В некоторых случаях вам нужно будет обратиться непосредственно в компанию, но многие компании предлагают свои формы заявления о приеме на работу онлайн или позволяют вам заполнить заявку онлайн.
Форма заявки может быть всем, что вам нужно, чтобы подать заявку, но в какой-то момент в процессе приема на работу от вас может потребоваться предоставить выписки из колледжа или другое подтверждение вашей степени. Итак, забегая вперед, неплохо иметь под рукой копии этих документов.
Предыдущие формы W-2
Потенциальные работодатели могут запросить копии ваших форм W-2, чтобы подтвердить вашу предыдущую компенсацию, прежде чем делать предложение о работе. Это может поставить вас в неудобную ситуацию, и это может не всегда соответствовать вашим интересам или может быть запрещено законом. Узнайте, может ли работодатель запросить у вас W-2, имеет ли смысл его соблюдать и как получить копии ваших форм W-2, если у вас их нет.
Формы W-4
Форма W-4 заполняется сотрудником, поэтому работодатель может удержать правильную сумму федерального подоходного налога из вашей заработной платы.Когда вас нанимают на новую работу, вам необходимо будет заполнить форму W-4, чтобы ваш работодатель знал, сколько налогов нужно удерживать. Работодатель может предоставить вам W-4, или вы можете получить его онлайн и подготовить его к работе.
Формы И-9
Когда вас принимают на новую работу, вам нужно будет доказать, что у вас есть законное право работать в США. Вам нужно будет заполнить форму подтверждения права на трудоустройство (форма I-9), и работодатель сохранит ее в файле.
Обратите внимание, что вам также потребуется предоставить оригинальную документацию, подтверждающую ваше право на работу. Вам понадобится удостоверение личности с фотографией, такое как паспорт, водительские права или удостоверение личности штата, а также документ, подтверждающий, что вы находитесь в США на законных основаниях, например оригинал или нотариально заверенное свидетельство о рождении и / или карточка социального страхования.
Что такое E-Verify?
Система E-verify позволяет работодателям задокументировать и подтвердить право сотрудников на работу в Соединенных Штатах, сравнивая информацию I-9 (Форма права на трудоустройство), предоставленную всеми работниками в Администрацию социального обеспечения, Службу внутренней безопасности и Государственный департамент. .Работодатель займется этим, как только вы предоставите необходимую документацию.
Как заменить утерянные документы
Теперь, когда вы знаете, какие документы вам нужны, вы можете обнаружить, что отсутствует один или несколько. Вот информация, которая вам понадобится для замены недостающих документов:
Замените утерянный паспорт, обратившись в Национальный центр паспортной информации.
Чтобы заменить карту социального обеспечения, вам необходимо заполнить онлайн-заявку или предоставить определенную документацию в местном отделении социального обеспечения.
Вы можете заказать копии прошлых форм W-2 в IRS или у предыдущих работодателей.
Если вы не можете найти свои водительские права, обратитесь в Департамент транспортных средств штата за инструкциями по подаче заявления на замену водительских прав.
Если у вас нет выписки из колледжа, вы можете запросить копии вашей выписки из офиса регистратора вашего колледжа или университета. Это можно сделать лично, по телефону или через Интернет.
.