Что такое первичные документы в бухгалтерии: Что относится к первичной документации в бухгалтерии 2020 — Контур.Бухгалтерия — СКБ Контур

перечень на 2020 год — Бухонлайн

Для чего нужны первичные документы

Общим термином «первичные документы» принято называть любые документы, которые подтверждают осуществленные налогоплательщиком сделки. В данном случае речь идет о сделках, связанных с хозяйственной деятельностью организации и имеющих определенный экономический эффект. Под первичными документами понимается как бухгалтерская «первичка», так и документы, необходимые для налоговых целей (то есть для подтверждения расходов, вычетов, льгот и т.п.).

Бесплатно вести бухгалтерский и налоговый учет в веб‑сервисе ]]>

Непосредственно для целей бухгалтерского учета используется более узкое понятие «первичный учетный документ». Именно такая формулировка содержится в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В данной норме сказано, что первичный учетный документ необходимо составлять на каждый факт хозяйственной жизни организации непосредственно при его совершении, а если это невозможно, то сразу после его окончания.

Для указанных целей под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона о бухучете).

Далее в Законе о бухучете говорится, что первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в электронной форме (п. 5 ст. 9 Закона о бухучете). Здесь же приводятся обязательные реквизиты, которые должны быть в каждом таком документе (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Кроме этого, указывается, что первичный учетный документ является основанием для отображения содержащихся в нем данных в регистрах бухгалтерского учета (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете).

При этом первичный учетный документ может также подтверждать расходы для налоговых целей. Ведь в пункте 1 статьи 252 НК РФ (который применяется при УСН на основании п. 2 ст. 346.16 НК РФ) сказано, что каждый расход должен быть подтвержден документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Закон о бухучете является частью законодательства РФ. А значит, первичный учетный документ, оформленный по правилам статьи 9 Закона о бухучете, может стать основанием для формирования налоговых регистров. При этом чиновники не возражают против того, чтобы бухгалтерская «первичка», подтверждающая расходы, была составлена в электронном виде (письма ФНС России от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@ и Минфина России от 13.09.18 № 03-03-06/1/65618).

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно ]]>

Обязательные реквизиты бухгалтерской «первички»

Теперь перейдем к нюансам оформления первичной учетной документации. Как уже говорилось, в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете содержится перечень обязательных реквизитов бухгалтерской «первички». Отсутствие хотя бы одного из них лишает документ статуса первичного учетного документа. Поэтому важно отслеживать наличие в документе всех обязательных пунктов. Чтобы это было проще сделать, в документе следует выделить три части: вводную, содержательную и заключительную. Каждую часть нужно проверить отдельно.

Так, во вводной части бухгалтерской «первички» должны быть указаны следующие сведения: наименование и дата составления документа, а также наименование лица (организации или ИП), от имени которого составлен документ.

Далее следует содержательная часть первичного учетного документа. В ней необходимо отразить суть факта хозяйственной жизни (выплата или прием денег, передача или прием имущества и т.п.) и привести соответствующие измерители (натуральные или денежные). При этом обязательно следует указать единицы измерения (рубли, доллары США, килограммы, тонны, штуки и т.п.).

Наконец, в заключительной части «первички» нужно отразить данные ответственного лица. А именно: наименование должности, фамилию и инициалы лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо лица, ответственного за оформление свершившегося события.

Завершается оформление первичного учетного документа проставлением подписи ответственного лица. Если ответственных лиц несколько, то должны быть указаны данные все этих лиц и проставлены их подписи.

Формировать накладные, акты, счета-фактуры и вести бухгалтерию в веб-сервисе для ИП ]]>

По правилам пункта 4 статьи 9 Закона о бухучете, формы первичных учетных документов, которые применяются организацией, утверждает непосредственно ее руководитель (за исключением организаций государственного сектора). Требования об обязательном применении унифицированных форм в Законе о бухучете больше нет.

Таким образом, в каждой организации необходимо определить перечень первичной учетной документации, а затем приказом по компании утвердить формы этих документов. Формы «первички» можно разработать полностью самостоятельно («с нуля»), а можно взять за основу соответствующие унифицированные формы. Также не запрещено указать в приказе, что в компании будет применяться та или иная унифицированная форма без каких-либо изменений или дополнений.

В одной и той же организации допустимо использовать все вышеперечисленные варианты (например, можно прописать, что какие-то документы будут оформляться по «своим» формам, а остальные — по унифицированным). Главное, чтобы соблюдались два условия. Первое: формы «первички должны быть утверждены руководителем организации. И второе: в каждой утвержденной форме должны содержаться все обязательные реквизиты первичного учетного документа. Заметим, что в форме документа могут быть отражены только лишь обязательные реквизиты, либо обязательные и дополнительные реквизиты (письмо Минфина России от 04.02.15 № 03-03-10/4547, доведено до налоговых органов письмом ФНС России от 12.02.15 № ГД-4-3/2104@; см. «Минфин напомнил основные требования к первичным учетным документам»).

Однако в некоторых случаях использовать самостоятельно разработанные формы первичной документации не получится. Например, обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (информация Минфина России от 04.12.12 № ПЗ-10/2012). В частности, только по унифицированным формам можно создавать приходные и расходные кассовые ордера (КО-1 и КО-2), кассовую книгу (КО-4), книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5), а также расчетно-платежные и платежные ведомости (Т-49 и Т-53).

Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде ]]>

Счет-фактура и договор: являются ли они «первичкой»?

Отдельно остановимся на документах, которые часто относят к первичным учетным документам, хотя на самом деле они таковыми не являются. Речь идет о счетах-фактурах и договорах.

Как известно, счет-фактура необходим для вычета НДС (п.  1 ст. 169 НК РФ). Соответственно, цель создания этого документа не соответствует цели составления бухгалтерской «первички». Счет-фактура не является основанием для отражения каких-либо данных в регистрах бухгалтерского учета. Также нужно учитывать, что счет-фактура составляется не во время совершения хозяйственной операции и даже не сразу после ее завершения, а в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Сформировать накладные и счета‑фактуры в веб‑сервисе для ведения учета и сдачи отчетности ]]>

Но в то же время реквизиты отгрузочного счета-фактуры во многом совпадают с реквизитами первичного документа на передачу покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг). Поэтому ФНС России разработала универсальный передаточный документ, в котором помимо сведений из счета-фактуры есть дополнительные реквизиты, характерные для первичного учетного документа (приложение № 2 к письму ФНС России от 21.

10.13 № ММВ-20-3/96@). Руководствуясь правилами Закона о бухучете, универсальный передаточный документ следует составить во время совершения операции или сразу после ее завершения. Только в этом случае УПД, содержащий в себе показатели счета-фактуры, будет расцениваться как первичный учетный документ. Обычный счет-фактура к «первичке» не относится.

Обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через интернет с 25%-ной скидкой ]]>

Аналогичная ситуация и с договором — сам по себе он не является первичным документом для целей бухгалтерского учета. Ведь договор — это всего лишь перечень обязательств сторон. Факт заключения договора, как правило, не подтверждает совершение хозяйственной операции, а говорит лишь о намерениях сторон совершить такую операцию.

Другими словами, договор является документом бухгалтерского учета, который фиксирует возникновение, изменение и прекращение обязательств (п.  3 ст. 5 Закона о бухучете), но не фиксирует факт хозяйственной жизни и его содержание (п. 1 ст. 5 Закона о бухучете). В связи с этим, он не может быть признан первичным учетным документом. Поэтому одного договора, подписанного сторонами, недостаточно для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций.

Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам ]]>

В то же время договор может быть признан первичным учетным документом, если он составлен непосредственно при совершении хозяйственной операции, содержит все необходимые реквизиты «первички» и утвержден в качестве таковой руководителем организации. В частности, договор может считаться первичным учетным документом, если он составлен не в виде единого документа, подписанного сторонами, а в виде счета на оплату (инвойса), которым оформляется уже свершившийся факт хозяйственной жизни (продажа товара, выполнение работы, оказание услуги). Это вывод подтверждается в Рекомендациях по проведению годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2018 год, приведенных в приложении к письму Минфина России от 21.01.19 № 07-04-09/2654.

Таким образом, счет на оплату (инвойс), направляемый покупателю после отгрузки товара, можно расценивать как первичный документ бухгалтерского учета, если в нем есть все реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете, и форма счета (инвойса) утверждена руководителем организации в качестве «первички». Также см. «Минфин сообщил, обязательно ли составлять акт приема-передачи оказанных услуг».

Как исправлять «первичку»

Как быть, если при составлении первичного учетного документа была допущена ошибка? Как правильно внести изменения в документ?

Прежде всего, бухгалтеру нужно помнить, что есть группа «первички», которую в принципе нельзя исправлять. Речь идет о кассовых и банковских документах (приходные и расходные ордера, платежные поручения и т.п.). Запрет на изменение этих документов установлен в пункте 4. 7 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У и в пункте 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

Обратите внимание: при заполнении платежек на уплату налогов или взносов ошибок можно избежать, если формировать платежки автоматически. Некоторые веб-сервисы для сдачи отчетности (например, «Контур.Экстерн») позволяют сформировать платежку в один клик на основе данных из декларации (расчета) или присланного инспекций требования об уплате налога (взноса). Все необходимые обновления — реквизиты получателя и отправителя, актуальные КБК, коды для статуса плательщика — своевременно устанавливаются в сервисе без участия пользователя. При заполнении платежки все актуальные значения подставляются автоматически.

Автоматически сформировать платежку на уплату налога по данным из декларации и сдать отчетность через интернет ]]>

Также не допускается внесение исправлений в бланки строгой отчетности, выдаваемые вместо чеков ККТ. Об этом сказано в пункте 10 Положения о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359).

Соответственно, если в любом из указанных документов была допущена ошибка, то испорченный документ к исполнению не принимается. Взамен него необходимо составить новый первичный учетный документ. При этом в отношении БСО установлено дополнительное требование: «бракованный» бланк следует перечеркнуть и подшить в книгу учета бланков за день заполнения.

Отдельно отметим, что авансовый отчет и кассовая книга не являются кассовыми документами. Поэтому на них запрет на внесение исправлений не распространяется.

Ошибка, допущенная в авансовом отчете, кассовой книге или любых других первичных бухгалтерских документах (за исключением тех, о которых было сказано выше), должна исправляться с сохранением документа (его реквизитов). Полностью заменить испорченный документ на новый в этих случаях уже нельзя (письмо Минфина России от 23. 10.17 № 03-03-10/69280; см. «Минфин: первичный документ, составленный с ошибкой, нельзя заменять новым документом»). Исправление ошибок возможно двумя способами.

Первый вариант прямо зафиксирован в законодательстве и предполагает внесение исправлений непосредственно в сам первичный документ. Неправильные данные зачеркиваются одной чертой и отдельно вписываются верные. Затем ставится дата, делается надпись «Исправлено» и проставляются подписи тех же лиц, что изначально подписали документ, с указанием их фамилий и инициалов (п. 7 ст. 9 Закона о бухучете, п. 16 Положения по ведению бухучета).

Обратите внимание: если «первичка» была составлена в нескольких экземплярах (например, один экземпляр для организации, а другой — для ее контрагента), то исправления в вышеуказанном порядке нужно внести в каждый экземпляр. Без этого изменения не будут иметь законной силы (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.15 по делу № А43-27322/2014).

Второй способ предложен в письмах ФНС России от 05. 03.18 № СД-4-3/4226@ и от 23.03.18 № СД-4-3/5412@, Минфина России от 22.01.16 № 07-01-09/2235. Чиновники рекомендуют не вносить изменения в первоначальный вариант документа, а составить исправленный первичный документ с тем же номером и датой, что и ошибочный документ. При этом обязательно нужно указать, что документ является исправленным, а также зафиксировать порядковый номер исправления и его дату. То есть в исправленном первичном документе должна присутствовать строка «Исправление № ___ от «__» ________20__ г.» (это отличит его от нового документа, составленного взамен ошибочного, ведь, как было сказано выше, в описанной ситуации это недопустимо). Как отмечают чиновники, такой вариант корректировки документа оптимален для электронной «первички».

И в заключение отметим, что несущественные ошибки и опечатки, обнаруженные в первичных документах, можно вообще не исправлять. К таким ошибкам относятся те, которые не препятствуют идентификации сторон операции и ее основных условий: наименования товара, работ или услуг, стоимости, количества и т. д. (письмо Минфина России от 04.02.15 № 03-03-10/4547, доведено до налоговых органов письмом ФНС России от 12.02.15 № ГД-4-3/2104@).

О первичных документах: для начинающих бухгалтеров

Продолжаем курс справочных материалов для тех, кто только знакомится с бухгалтерией.

Сегодня мы поговорим об основах первичной документации в бухгалтерии. Именно первичный документ «запускает» сбор и изменение информации на участках бухгалтерского учета, т.е. изменяют состояние бухгалтерских счетов. Давайте узнаем еще немного нового.

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?

Как вы уже знаете, причиной оформления первичного документа служат события, случающиеся на предприятии. Однако не все события нужно относить к тем, которые требуют оформления первичного документа.

Например: в офисе перенесли из одного угла в другой большущий такой ксерокс. Событие? Событие. Но нам никакого первичного документа оформлять не требуется. Тогда по каким критериям стоит отбирать события для оформления первичного документа? Давайте разбираться. Для этого будем опираться на наши знания.

Для поиска ответа на наш вопрос предлагаю вспомнить, какие два максимальных обобщения всей информации предприятия мы знаем? На какие два вида делится любая информация в бухгалтерском учете? Вспомнили? Это же «Актив» и «Пассив». Вспоминайте, «Актив» — это «Имущество» предприятия, а «Пассив» — это «Обязательства/Долги» нашего предприятия.

Вернемся к ксероксу. Чем он будет «Активом» или «Пассивом», т.е. «Имуществом» или «Обязательством/Долгом»? Согласитесь, что ксерокс — это «Имущество» фирмы. А перемещение ксерокса из угла в угол, как-то изменило это «Имущество», изменило информацию об этом? Стал ли ксерокс меньше или больше стоить? Исчез ли он или вдруг их стало два? Нет. Отсюда и нет надобности оформлять первичный документ, поскольку само «Имущество» не изменилось ни в качестве, ни в количестве.

А как тогда ксерокс мог бы изменить информацию так, чтобы нужно было оформить первичный документ? Для начала он мог бы сломаться так, что не подлежал бы ремонту, т. е. следующее его место пребывания — утиль. Т.е. на предприятии он уже бы не числился, поскольку пользу не приносит. Ксерокс попал бы под списание. Вот вам и название события (списание), которое необходимо зафиксировать первичным документом.

Итак, любое событие, изменяющее информацию об «имуществе» или «обязательствах/долгах» фирмы называется «Хозяйственной операцией», которая требует оформления «Первичного документа» с созданием «Проводки» по бухгалтерским счетам.

Названия первичных документов в бухгалтерском учете

Раньше мы узнали о существовании основных участков бухгалтерского учета, характерных для всех предприятий. Также имеется основной список «Хозяйственных операций», тоже характерный для всех предприятий. Любая «Хозяйственная операция» оформляется своим «Первичным документом».

Немного примеров. Предприятие занимается продажей Товаров или Продукции — выписывает первичные документы, называемые «Расходная накладная (Рнк)» или «ТОРГ-12» или «Реализация товаров» или «Товарный чек» или «Накладная».

А если фирма занимается услугами, то документ может называться: «Акт об оказании услуг» или просто «Оказание услуг».

Если предприятие получает деньги себе в кассу, то делает первичный документ с названием «Приходный кассовый ордер (ПКО)». Если же деньги выдаются из кассы, то документ будет — «Расходный кассовый ордер (РКО)»

В реальной жизни предприятия подмечено, что бухгалтера для одного вида событий по-разному называют первичные документы, а смысл остается один. Употребляются синонимы, но суть не меняется. Очень часто это происходит в первичных документах при продаже(реализации) товаров. Думаю, вы сами заметили, что я привел много названий для продающей фирмы.

Однако, большинство документов имеют одно название. Например, документы по кассе, что ПКО, что РКО — по-другому их никак не называют.

Первичная документация: как все запомнить?

Как можно выучить все названия первичных документов? Для начала запомните, что основных первичных документов немного. Вероятно, их штук двадцать не наберется. Как вариант помощи себе, можно сделать так: для каждого участка бухгалтерского учета выписать основные «Хозяйственные операции» и к ним — названия «Первичных документов».

Безусловно, замечательным способом ненавязчего запоминания «Хозяйственных операций» и «Первичных документов» служить наработка практического навыка «Составления проводок» и «Практического ведения бухучета», используя реальные задачи. Так происходит на наших занятиях. Там мы учимся составлять проводки и отрабатывать основные модели ведения бухучета, до получения отчетов в ОСВ.

Не все «Первичные документы» делают проводки, есть исключения. Самые распространенные первичные документы не делающие проводок, но именно их чаще всего использует предприятие — «Счет на оплату», «Платежное поручение», «Доверенность». Запомните — эти документы никогда не делают проводок. Их задача — сообщить, информировать.

Заключение

Итак, первичные документы создаются для тех Хозяйственных операций, которые затрагивают «Имущество» или «Долги/Обязательства» предприятия. Всякий такой первичный документ делает проводку, используя соответствующие счета бухгалтерского учета.

В качестве исключения имеются три самых распространенных вида документов не делающих проводок: «Счет на оплату», «Платежное поручение», «Доверенность».

Названия первичной документации могут различаться, но относится будут к одной хозяйственной операции. Для большинства самых распространенных «первичных документов» существуют по одному названию. Но есть и чемпион по количеству названий. Это событие (хозяйственная операция) связанная с продаже товаров или продукции.

Напоследок, отмечу, что «Первичные документы» служат основой для термина «бухгалтерский документооборот». Например, один из вариантов оформления документов при продаже товаров на предприятиях с общей системой налогообложения применение НДС, выглядит так:

А вот документооборот для всех предприятий:

Освоение схем документооборотов, я заметил, эффективней происходит когда решаешь практические задания, разбираешь их, сопоставляешь с уже имеющимися знаниями и «озадачиваешься» новыми моментами.

Первичные бухгалтерские документы: учет, оформление, хранение

Каждый бухгалтер в ходе своей работы взаимодействует с первичными бухгалтерскими документами — именно они служат основанием для совершения проводок и подтверждают, что операция действительно была совершена.

Без документации бухгалтер не вправе вносить записи на счета бухучета — это важное правило, которое нужно помнить всегда. В любое время контролирующие органы могут запросить бумаги, подтверждающие цифры в различных отчетах (налоговых декларациях, балансе, финансовой отчетности), если документального подтверждения не будет, организации грозят штрафы и проблемы.

Что такое первичные бухгалтерские документы?

Чтобы не допускать нарушений, важно понимать, что такое бухгалтерские первичные документы, какие они бывают, для чего нужны, как оформляются, хранятся и уничтожаются.

Об этом речь пойдет в данном уроке ниже.

Документооборот — это важная часть бухалтерского учета на любом предприятии. Вся хозяйственная деятельность организации состоит из непрерываного совершения различных операций, для каждой составляется первичный документ, который может содержать распоряжение выполнить эту операцию или  подтверждение того, что она совершена.

 

Задача бухгалтера — вести учет всех операций на счетах бухучета с помощью проводок. Совершать проводки можно только на основании документа.

Для этого его нужно получить или оформить самостоятельно, обработать, зарегистрировать. Кроме того, впоследствии его нужно хранить, согласно установленным правилам, а по истечении срока хранения уничтожить его также с соблюдением определенного порядка.

Какие бывают — виды

Все документы, с которыми бухгалтеру приходится сталкиваться в ходе работы, можно разделить на 4 большие группы:

1. Организационно-распорядительные (включают в текст распоряжение на совершение операции, они не подтверждают того факта, что данная операция выполнена, не служат основанием для отражения бухгалтерских проводок, они лишь дают приказ выполнить определенное действие) — примеры: чеки на снятие наличных в банке, платежные поручения на перечисление безналичных средств, приказы, распоряжения.
2. Оправдительные или исполнительные (огромная группа документов, которые являются основанием для отражения проводок и подтверждают факт выполнения хозяйственной операции) — примеры: накладные, акты, инвентаризационные описи и т.д.
3. Документы бухгалтерского оформления (нужны лично бухгалтеру, чтобы отразить с помощью проводок те суммы, для которых не составляются оправдательные бумаги, они облегчают работу) — примеры: калькуляции себестоимости, ведомости амортизации, справки о различных расчетах или ошибках в бухучете.
4. Комибинированные (о данном понятии говорят, когда один документ обладает свойствами нескольких групп — например, одновременно содержат распоряжение на выполнение операции и подтверждение ее выполнения) — примеры: расчетно-платежные ведомости, накладные на внутренние перемещения МЦ.

Классификация первичных бухгалтерских документов:

Оформление и обязательные реквизиты

Прежде, чем использовать первичный документ по назначению, необходимо убедиться в том, что он имеет необходимую юридическую силу, то есть составлен правильно.

Бухгалтеру следует убедиться, что документ содержит:

• нужные реквизиты;
• достаточную информацию об операции;
• подпись ответственного лица;
• печати при необходимости;
• дату составления.

При этом нужно обращаться внимание на ошибки, опечатки, исправления. Неверные данные нужно корректировать, некоторые документы вовсе не допускают исправлений.

Организация вправе применять для учета типовые унифицированные формы, подготовленные Госкомстатом, или разработать свои первичные бланки. Применение типовых форм не является обязательным в настоящее время. Можно составить свои и закрепить их в учетной политике. Что такое учетная политика, смотрите в Уроке 6.

Типовые первичные формы удобны, содержат нужный перечень реквизитов, упрощают заполнение. Но на практике компании часто применяют свои бланки, адаптированные под особенности конкретной организации.

Это могут быть измененные унифицированные бланки или созданные самостоятельно, главное — чтобы они содержали нужные реквизиты и соответствовали правилам оформления, изложенным в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ.

Если для оформления применяется своя форма первичного документа, то она должна содержать обязательный набор реквизитов:

• название бланка;
• номер;
• дата оформления;
• реквизиты компании;
• название операции и ее суть;
• количественные значения, денежные или натуральные показатели;
• подписи ответственных лиц;
• печати.

Правила исправления

Любые ошибки в учетных бухгалтерских документах нужно исправлять, иногда для этого приходится оформлять бланк заново, иногда можно внести корректировки непосредственно в оформленную бумагу.

Если документ допускает внесение исправление, то сделать это нужно с помощью аккуратного зачеркивания неверных данных одной чертой и написание рядом верхной информации.

Лицо, внесшее исправление, должно заверить его с помощью надписи «исправлено и согласовано с лицами, составившими документ», а также личной подписи и даты корректировки формы.

Не подлежат исправлению:

• приходные и расходные кассовые ордера;
• денежные чеки;
• банковские бумаги.

При допущении ошибок в той документации, которую нельзя исправлять, необходимо брать новый бланк и заполнять его заново.

У кого есть право подписи?

Руководитель организации определяет круг лиц, которые наделяются правом подписи первичных документов. Для этой цели составляется приказ, где приводятся данные ответственных лиц, а также список документации, которую они могут заверять.

Сам руководитель имеет право подписать любой документ компании. Обычно правом подписи также наделяется главный бухгалтер, бухгалтер и иные лица, в зависимости от вида документации.

Некоторые первичные бумаги для юридической значимости обязательно заверять круглой печатью. Ставится печать только на подпись директора компании. Иные лица вправе подписывать документацию на основании приказа или доверенности.

Обработка документации

После поступления к бухгалтеру каждый учетный документ проходит несколько стадий обработки:

1. Проверка правильности оформления и наличия всех реквизитов — проверяются все расчеты, цифры, реквизиты, наличие подписей, печатей.
2. Регистрация в учетном сводном журнале, книге — для различных групп документов могут применяться свои регистрационные журналы учета.
3. Проведение записи на бухгалтерских счетах — суммы проводок указываются в соответствии с документальными данными.
4. Направление бумаги на хранение в папку.
5. Направление на архивное хранение в течение необходимого срока.

Сколько хранить — сроки

В зависимости от типа и назначения документа его нужно хранить на протяжении определенного временного промежутка. Сроки хранения определяются различными нормативными актами, в том числе:

Для большинства бухгалтерских документов срок хранения составляет 5 лет, кассовая и банковская документация также хранится 5 лет. Кадровая документация должна храниться минимум 5 лет, а отдельные документы 75 лет (личные дела, лицевые карточки, трудовые договора).

Отсчитывать его нужно, начиная с 1 января того года, который идет за годом оформления бумаги.

Отдельную документацию нужно хранить на постоянной основе:

• бухгалтерская отчетность;
• книги учета доходов/расходов;
• документация, касающаяся валютных операций;
• годовые ведомости по страховым взносам;
• документация, касающаяся результатов инвентаризации, переоценки;
• отдельные виды договоров.

Порядок и способы архивного хранения

Задача любого предприятия — хранить документацию таким образом, чтобы она была в целости и сохранности. Даже по истечении нескольких лет информация на бумаге должна хорошо читаться.

Для этого нужно обеспечить соответствующие условия для архивного хранения.

Существует два способа архивного хранения:

1. Офисный, когда организация выделяет место на территории организации, обеспечивает там должные условия по температуре, влажности, пожаробезопасности, освещению, размещает в этом месте удобные полки, шкафы, стеллажи для хранения папок, составляет номенклатуру дел для быстрого ориентирования в большой объеме документальной информации;
2. Внеофисный, когда организация выбирает специализированную архивную компанию, которая обеспечивает надлежащее и качественное хранение.

Второй способ архивного хранения, конечно, удобен. Не нужно освобождать пространство в офисе, назначать ответственное лицо, создавать особые условия. Можно быть уверенным, что в документах порядок, все в целости и сохранности.

Единственный минус — это дополнительные затраты на оплату услуг архивных компаний. Этот минус может покрыть массу плюсов, получаемых от передачи обязанности по хранению другому лицу — в офисе больше места, работники заняты своими прямыми обязанностями.

На практике первичные документы, которые хранятся на территории организации, часто бывают в очень плачевном состоянии, информация не читается, бланки пропадают, теряются, сложно что-то найти.

Уничтожение

После истечения установленного срока хранения можно уничтожать документ, так как более он не нужен, и лучше освободить пространство.

Уничтожение также нужно проводить по установленным правилам. Нельзя просто взять бумагу, порвать его и бросить в мусорную корзину.

Следует назначить экспертную комиссию, которая:

• проведет проверку документации,
• отберет ту, по которой вышел срок хранения, и оформит их перечень,
• составит акт об уничтожении;
• упакует бумаги в специальную папку;
• оформит накладную на утилизацию.

Далее ненужная документация уничтожается своими средствами или силами сторонних компаний.

Способы уничтожения документов:

• сжигание;
• измельчение;
• химическая утилизация.

Краткие выводы урока 5

1. Бухгалтер вправе внести бухгалтерскую запись только на основании первичного документа.
2. Оформлять документацию нужно правильно по типовой или свободной форме с обязательным набором реквизитов.
3. Подписывать документы может руководитель, а также ограниченный круг лиц, назначенные приказом.
4. Каждый документ проверяется на наличие ошибок, регистрируется в журнале, подшивается в папку и хранится до истечения срока хранения.
5. Минимальный срок хранения для большинства бухгалтерских первичных документов — 5 лет.
6. Хранить документацию можно в офисе в помещении с правильными условиями или в архивной компании.
7. Бумаги с истекшими сроками хранения нужно уничтожать, для чего назначается экспертная комиссия.

Самоучитель для начинающих с нуля

Вы можете воспользоваться возможностью самостоятельно изучить бухгалтерский учет — предлагаем простой самоучитель «Бухучет с нуля за 14 дней», он создан специально для начинающих, кто только начинает свой путь в мире бухгалтерии. Написан очень простым и доступным языком..

Самоучитель содержит:

• электронную Книгу с уроками;
• Сборник задач с ответами и решениями;
• Пример ведения бухучета с закрытием года;
• Обновленные версии ПБУ, Плана счетов, Закона «О бухгалтерском учете».

Бесплатный видеокурс

Бухучет кажется на первый взгляд сложным и непонятным, но всё становится просто, когда понимаешь азы бухгалтерии.

Предлагаем посмотреть несколько коротких бесплатных видеоурока «3 секрета успешного обучения бухучету».

После просмотра этих уроков, бухгалтерия станет более понятной.

Рекомендуем также:

Урок 4. Как составлять бухгалтерские проводки?

Документирование деятельности организации: первичные документы бухгалтерского учета

Все хозяйственные операции, совершаемые на предприятии, должны быть в обязательном порядке задокументированы. Для каждой операции должны быть оформлены соответствующие оправдательные первичные документы бухгалтерского учета.

Первичные бухгалтерские документы – что к ним относится?

Первичные бухгалтерские учетные документы подразделяются на распорядительные и оправдательные.

К первым относятся, прежде всего, различного рода распоряжения, приказы на выполнения всевозможных операций. Как правило, данные формы утверждаются руководящим составом предприятия.

К оправдательным относятся документы, подтверждающие факт совершения операции.

Также распорядительные и оправдательные бланки могут быть скомбинированы в один учетный документ, который будет содержать как приказ на выполнение какого-либо действия, так и подтверждение выполнения этого действия.

Оправдательные бухгалтерские документы иначе можно именовать первичными учетными бухгалтерскими. Первичные учетные формы — это первое свидетельство совершения операции, и они являются обязательными для отражения операции в бухгалтерском учете. Все проводки в бухгалтерии должны отражаться только после того, как получен правильно оформленный оправдательный документ. Следует запомнить важное правило: «Нет  документа — нет проводки!»

Важно не только наличие оправдательной формы, но и правильное ее оформление. Наличие ошибок может сделать его не действительным, поэтому при получении любого бланка обязательно нужно проверить все строки на правильность заполнения. Обязательно нужно проверить наличие подписей ответственных лиц, наличие печати, причем она должна быть четкой и читаемой. Только при правильном оформлении можно быть уверенным в том, что в будущем у вас не возникнут проблемы с проверяющими органами. Правильно оформленные первичные документы в бухгалтерии обязательно должны содержать определенный набор реквизитов.

Обязательные реквизиты первичных документов:

• наименование и код формы;
• дата составления;
• наименование организации;
• вид хозяйственной операции и ее содержание;
• натуральные и денежные измерители операции;
• подписи ответственных лиц.

Госкомстатом России установлены унифицированные формы первичных документов, которые необходимо использовать при оформлении хозяйственных операций.

Типовые формы первичных учетных документов применяются для учета кассовых операций, для учета материалов, основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, торговых операций, а также операций, связанных с оплатой труда.

Если в существующие унифицированные формы необходимо внести какие-либо изменения, дополнить их реквизитами и необходимыми строками, то на предприятии нужно оформить распоряжение или приказ о внесении дополнительных реквизитов. Изменяя типовую форму первичного учетного документа, стоит помнить, что удалять уже имеющиеся реквизиты нельзя, можно лишь их дополнить.

Если для какого-либо первичного бухгалтерского документа унифицированная форма не утверждена, то организация самостоятельно разрабатывает удобный для себя бланк, в этом случае основные требования к измененным формам – это наличие в них всех обязательных реквизитов, указанных выше.

Право подписи первичных документов может быть присвоено только определенному кругу лиц, перечень фамилий и должностей которых должен быть отражен в соответствующем документе на право подписи того или иного документа (например, доверенность на право подписи, по ссылке вы можете скачать образец доверенности).

Если в уже оформленном первичном бухгалтерском документе допущена ошибка, то допускается его редактирование в том случае, если это не кассовый и не банковский бланк. Для последних никакие исправления не допускаются. Если в денежных формах допущены ошибки, то такой бланк перечеркивается и выбрасывается, после чего заполняется новая форма. Примерами форм, не допускающих исправлений можно назвать приходный и расходный кассовый ордер, денежный чек, объявление на взнос наличными.

Исправления в первичных документах бухгалтерского учета выполняются следующим образом: необходимо зачеркнуть неверно указанные данные и сверху написать правильную информацию, рядом обязательно нужно указать дату изменения, подпись. Внесение исправлений в нужно согласовать с лицами, составившими данную форму и подписавшими его. По факту согласования рядом с исправлением необходимо указать фразу: «исправлено и согласовано».

Первичные бухгалтерские документы. Обработка

Поступая на предприятие, первичные документы бухгалтерского учета проходят проверку на правильность заполнения: все ли строки заполнены, правильно ли подсчитаны суммы, имеются ли подписи и печати, все ли реквизиты проставлены правильно. После этого бланк необходимо зарегистрировать в специальных журналах. Например, платежная ведомость форма Т-53 регистрируется в журнале регистрации платежных ведомостей форма Т-53а, а приходные и расходные кассовые ордеры регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов форма КО-3. После регистрации документы передаются на хранение в бухгалтерию, где они подшиваются в соответствующие папки и хранятся там определенный период времени. По прошествию определенного срока документ передается в архив. Срок хранения первичных документов определяется и регулируется архивным законодательством. Хранение и систематизация бухгалтерских документов на предприятии именуется документооборотом. Подробнее о хранении и уничтожении документов читайте в этой статье.

Закон, который определяет сроки хранение первичных бухгалтерских документов, именуется Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Ответственным за правильную организацию хранения и уничтожения является руководитель организации. За сохранность и правильное оформление документов ответственность несет главный бухгалтер.

На нашем сайте вы можете скачать многие формы и бланки первичных документов бухгалтерского учета в разделе «Образцы документов», там вы найдете как чистые бланки, так и образцы их заполнения с краткими рекомендациями по оформлению. Для удобства поиска нужного бланка они разделены на разделы, в которых вы без труда сможете разобраться и найти нужную форму.

Видео-урок. Удаление документов в 1С Бухгалтерия: пошаговая инструкция

Практический видео урок по удалению документов в 1С Бухгалтерия 8.3. Ведет Ликина Ольга: эксперт сайта “Бухгалтерия для чайников”, бухгалтер по заработной плате ООО “М.видео менеджмент. В уроке рассматривается пошаговая инструкция по удалению документов.

Видео-урок “Как составить первичную документация предприятии”

Смотрите видео-урок преподавателя сайта “Бухгалтерия для чайников” Гандевой Н.В. по теме: “Как составить первичную документацию на предприятии”, где подробно описаны основные порядок учета и ведения документов в компании ⇓

Первичные документы бухгалтерского учета

Обработка первичных документов является важным звеном бухгалтерского и налогового учета. Каждое действие организации, связанное с приемом, перемещением, реализацией материальных ценностей, денежных средств и прочее должно найти свое отражение в первичном учетном документе. Об этом прямо говорится в ст. 9 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».Составление первичных документов может быть оформлено в виде бумажного носителя, либо в электронном виде. В последнем случае предприятие обязано иметь электронную цифровую подпись, которой подобные документы заверяются. Любой первичный документ, независимо от того, бумажный он или цифровой, обязан иметь следующие реквизиты:

• Наименование, дата и номер документа;
• Название организации, выдавшей документ. Оно должно полностью соответствовать тому, как записано в уставных документах и ЕГРЮЛ;
• Отражать тот факт хозяйственной или финансовой деятельности предприятия, по поводу которого составлен;
• Включать единицу измерения товара, если речь идет о накладных или счет-фактурах;
• Должны быть проставлены должность и подпись лица, разрешившего сделку, подпись главного бухгалтера. Если речь идет об отгрузке товара или материала, то обязательна подпись кладовщика или лица, отгрузившего. Для всех лиц, подписывающих первичные документы, помимо фамилии и подписи должно быть проставлено основание, если документ подписан не первыми лицами организации.

Отсутствие любого из вышеперечисленных реквизитов будет считаться достаточно грубым нарушением законодательства. Так, если в счет-фактуре отсутствует любой из необходимых реквизитов, то организации, получившей такой документ, налоговая инспекция с полным правом откажет в вычете НДС.

Первичные документы получены. Что дальше?

Все полученные документы отражаются в регистрах бухгалтерского учета. Регистры могут быть, как в бумажном виде, так и в электронном. Каждый первичный документ организация обязана хранить определенный срок, указанный в законодательстве. На основании информации, накопленной и хранящейся в регистрах бухгалтерского учета, сотрудники бухгалтерии делают разноску операций по счетам бухгалтерского учета, формируют бухгалтерскую и налоговую отчетность.  Если говорить о первичных документах предприятия или организации и документообороте, связанном с этими документами, то можно выделить ряд процессов:

• Cоздание документа, относимого к первичным. Документ может быть создан, как на бумажном носителе, так и в электронном виде. В последнем случае он обязательно заверяется ЭЦП предприятия;
• поступление первичных документов, созданных сторонними предприятиями или организациями. Обязательна проверка подлинности подписей, стоящих на таких документах и наличия всех необходимых реквизитов;
• разнесение по рабочим счетам бухгалтерского учета;
• распределение полученных документов и данных, содержащихся в них, по регистрам бухучета;
• передача на хранение в архив. Сроки хранения для всех видов первичных документов определены законодательно.

К первичной бухгалтерской документации относятся:

• счет-фактуры и накладные. Это могут документы на отгрузку товара или материала клиенту, на внутреннее перемещение, на отгрузку материала на сторону и прочее;
• акты, подтверждающие выполнение работ сторонней организацией;
• банковские документы, в том числе выписки по расчетным счетам и платежные поручения;
• кассовые документы, в том числе приходные и расходные кассовые ордера;
• документы, подтверждающие покупку материала за наличный расчет, в частности товарные и кассовые чеки.

Если Вы не хотите нанимать дорогостоящего бухгалтера, Вы можете обратиться в юридическую фирму Advice консультант. Наши профессионалы быстро и качественно выполнят обработку всех первичных документов. Вы не будете платить бухгалтеру только за то, что он есть. В наши тарифы включается стоимость только реально выполненных работ.

Если у Вас есть сомнения, что Ваши бухгалтерские работники правильно разносят первичные документы по регистрам бухгалтерского учета, обратитесь в юридическую фирму Advice консультант. Мы не будем выполнять работу Вашей бухгалтерии. Мы только проконтролируем правильность обработки первичных документов. Если будут обнаружены ошибки, то мы подскажем, как их исправить и не допускать впредь.

Порядок проверки первичных бухгалтерских документов

В основе любой бухгалтерской операции лежит определенный документ либо их набор. От достоверности этих самых документов зависит качество учета в целом. Рассмотрим, как нужно производить прием и проверку первичных бухгалтерских документов, чтобы избежать ошибок.  

Любая хозяйственная операция должна быть подтверждена соответствующими бумагами. Это и есть первичные документы. При их отсутствии или искажении законодательство запрещает отражать данные в бухучете.

Существует множество видов первички, но их можно разделить на две группы:

1. Документы свободной формы. Статья 9 закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухучете» разрешает экономическим субъектам самостоятельно разрабатывать бланки первички, если туда включены обязательные реквизиты: наименование документа, дата, суть операции и т.п.
2. Документы с регламентированной формой. Некоторые виды первички нужно заполнять, не отклоняясь от утвержденных бланков. К ним относятся, например, кассовые и банковские документы, а также счета-фактуры.

Проверка бухгалтерских документов начинается еще до их поступления в финансовую службу. Практически любой вид первички заверяет своей подписью руководитель того или иного подразделения. Перед подписанием они проверяют форму в рамках своих профессиональных компетенций. Ведь именно лицо, подписавшее документ, отвечает за его соответствие фактическому положению дел (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но более подробная проверка документации производится уже при ее поступлении в бухгалтерию.

Сначала первичка проходит контроль по существу. Данный метод проверки по сути повторяет те действия, которые производят линейные руководители перед подписанием. Повторный предварительный контроль необходим, потому что большинство документов составляются сотрудниками, не обладающими знаниями в области бухучета.

На этом этапе проверяется соответствие операции законодательству, внутренним регламентам компании и ее экономическая целесообразность. Если установлены нарушения, то делать записи в учете на основании такого документа нельзя.

Главный бухгалтер в этом случае должен сообщить о сомнительной операции руководителю организации. Если же директор настаивает на проведении данного документа, то ему необходимо дать об этом письменное указание. Только после этого с главбуха снимается ответственность за последствия отражения в учете и отчетности спорной операции.

Ответственность главного бухгалтера с 2019 года

Если по сути операции вопросов нет, то производится проверка документа по форме. Для видов первички, форматы которых регламентированы, проверяется точное соответствие утвержденным бланкам. Если же документ разработан в самой компании, то нужно проверить наличие в нем обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Важно!

Арифметическая проверка производится непосредственно перед принятием документов к учету. Однородные виды первички группируются и заносятся в учетные регистры. При этом нужно проверить итоги как по отдельному бланку, так и по операции в целом, если она основана на нескольких документах.

Но проверочные мероприятия на этом не заканчиваются. Уже после принятия к учету первичная документация подвергается последующему контролю. Его могут осуществлять как работники самой компании, так и внешние проверяющие: сотрудники налоговой инспекции, аудиторы и т.п.

Срок проверки обычно охватывает период до 3 лет, т.к. именно в этих пределах налоговики или контрагенты могут предъявить претензии к компании.

Какие бы способы проверки не применялись, порядок исправления ошибок в документах зависит от вида выявленного нарушения.

Если операция не соответствует закону или невыгодна экономически, и руководитель принял решение ее отменить, то такой документ просто изымается.

Если найдена арифметическая или иная техническая ошибка, то ее можно исправить, заверив корректировку подписями лиц, составивших документ (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но важно помнить, что для отдельных видов первички исправления не допускаются. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам. При обнаружении в них ошибок необходимо заменить неверный документ на новый. Впрочем, закон не запрещает поступать таким образом и в отношении других видов первички.

В любом случае нельзя для исправления использовать подчистку, корректор, ластик и другие подобные методы.

Если ошибочный документ связан с двухсторонними расчетами (например, накладная), то после исправления нужно обязательно выслать его правильную версию и контрагенту.

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками

Если документ с искажениями уже был принят к учету, то следует внести изменения и в проводки. Здесь возможны два варианта:

1. Дополнительная проводка применяется, если запись в учете сделана верно, но на сумму, меньшую, чем необходимо.
2. Если проводка была сделана неверно в принципе, то она сторнируется (отменяется), а вместо нее производится правильная операция.

Если же искажения первички выявили с большим опозданием, то может потребоваться и внесение изменений в отчетность. Здесь все зависит от существенности ошибки, а также того, был ли уже отчет утвержден собственниками. Порядок корректировки бухгалтерских отчетов подробно регламентирован в ПБУ 22/2010.

Хотя первичные документы подписывают и рядовые сотрудники, совершающие операцию, на практике за любые ошибки обычно наказывают директора. Незнание им нюансов бухгалтерии или других областей законодательства в данном случае значения не имеет, т.к. за организацию учета в компании в целом отвечает ее руководитель.

Случаи, когда за ошибки в документах наказывают главбуха, а тем более — рядовых сотрудников, встречаются нечасто. Такое может быть, если речь идет о доказанных умышленных действиях, например — сокрытии хищений.

Чтобы составить первичный документ и верно отразить его в учете, нужно знать множество нюансов. И на каждом этапе обработки документации могут появиться ошибки.

В компании 1С-WiseAdvice вся первичка проходит строгую проверку на соответствие законодательству. Поэтому претензии инспекторов, касающиеся формальных признаков, практически исключены.

Уникальная технология обработки документов «Процессинг» позволяет контролировать их корректность и своевременность оформления в режиме онлайн. По любому документу можно проследить историю его формирования, корректировок и отражения в учете.

Все это позволяет свести к минимуму вероятность ошибок при работе с первичкой.

Оформление первичных бухгалтерских документов (требования и правила)

Первичная документация — это основа бухучета. От ее достоверности и соблюдения правил обработки зависит достоверность финансовых показателей компании.

Хотите быть уверены, что ваша первичка заполнена и отражена в учете без ошибок — передайте эту работу профессионалам

Заказать услугу

2.

Первичные документы Общий раздел Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете | Нормативная база Украины

2.1. Первичные документы — это документы, созданные в письменной или электронной форме, которые содержат сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.

Хозяйственные операции — это факты предпринимательской и другой деятельности, которые влияют на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов.

2.2. Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы. При реализации товаров за наличные допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и т. п. Для контроля и упорядочения обработки информации на основе первичных документов могут составляться сводные документы (далее — первичные документы).

2.3. Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

Абзац второй пункта 2.3 исключен.

По требованию контролирующих или судебных органов и своих контрагентов предприятие, учреждение обязаны за свой счет сделать копии таких документов на бумажном носителе.

2.4. Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ, название документа (формы), дата составления, содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении), должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, личную подпись или другие данные, которые позволяют идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции.

Абзац второй пункта 2.4 исключен.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, который удостоверяет лицо-получателя и т. п.

2.5. Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте.

Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.

Полномочия на осуществление хозяйственной операции лица, которое в интересах юридического лица или физического лица — предпринимателя получает основные средства, запасы, нематериальные активы, денежные документы, ценные бумаги и другие товарно-материальные ценности согласно договору, подтверждаются в соответствии с законодательством. Такие полномочия могут быть подтверждены, в частности, письменным договором, доверенностью, актом органа юридического лица и т. п.

2.6. Физические и юридические лица, которые принимают участие в осуществлении операций, связанных с приемом и выдачей денежных средств, ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других объектов имущества, обеспечиваются предприятием, учреждением, которое выполняет эти операции, копиями первичных документов о такой операции.

Если правилами документооборота предприятия предусмотрена возможность отражения хозяйственной операции, относительно которой на момент окончания составления учетных регистров бухгалтерского учета за отчетный период от контрагента в сроки, установленные законодательством, не получен первичный документ, основанием для переноса информации о такой хозяйственной операции в учетные регистры бухгалтерского учета является надлежащим образом оформленный внутренний первичный документ (акт), составленный должностным лицом, ответственным за прием-отпуск товарно-материальных ценностей, работ и услуг.

Хозяйственные операции, приведенные во внутреннем первичном документе (акте), оцениваются в порядке, определенном национальными положениями (стандартами) бухгалтерского учета или международными стандартами финансовой отчетности.

2.7. Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты либо реквизиты типовых или специализированных форм.

2.8. Дополнительные требования к порядку создания первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других объектов имущества предусматриваются другими нормативно-правовыми актами.

2.9. В случаях, установленных законодательством, а также соответствующими органами государственной власти Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. Бланки строгой отчетности печатаются по образцам типовых или специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти по согласованию с центральным органом исполнительной власти, который обеспечивает формирование государственной финансовой политики, с обязательным печатанием на бланках квитанций, билетов, талонов, абонементов и т. п. их номинальной стоимости. Все бланки строгой отчетности подлежат нумерации, способ нанесения которой (нумератором, типографским способом) устанавливают соответствующие органы государственной власти.

Порядок использования и учета бланков первичных документов строгой отчетности, а также круг хозяйственных операций, оформление которых осуществляется на таких бланках, устанавливаются отдельными нормативно-правовыми актами.

2.10. Записи в первичных документах, учетных регистрах должны осуществляться только в темном цвете чернилами, пастой шариковых ручек, с помощью электронных средств обработки информации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранность этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений.

2.11. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию.

2.12. Электронный документ создается с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

2.13. Руководитель предприятия, учреждения обеспечивает фиксирование фактов осуществления всех хозяйственных операций, которые были проведены, в первичных документах и выполнение всеми подразделениями, службами и работниками правомерных требований главного бухгалтера или лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия, относительно порядка оформления и представления для учета сведений и документов.

Руководителем предприятия, учреждения утверждается перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества. Количество лиц, которые имеют право подписывать документы на осуществление операций с выдачей особо дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности, должно быть ограничено.

2.14. Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти первичные документы.

2.15. Первичные документы подлежат обязательной проверке (в пределах компетенции) работниками, которые ведут бухгалтерский учет, по форме и содержанию, то есть проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству в сфере бухгалтерского учета, логическая увязка отдельных показателей.

2.16. В случае выявления несоответствия первичного документа требованиям законодательства в сфере бухгалтерского учета такие документы с письменным обоснованием передаются руководителю предприятия, учреждения. До отдельного письменного решения руководителя такие документы не принимаются к исполнению.

2.17. Первичные документы, которые прошли обработку, должны иметь отметку, которая исключает возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а при обработке электронными и другими средствами — оттиск штампа оператора, ответственного за их обработку, или отметку, пригодную для ее обработки электронными средствами.

2.18. Все документы, которые прилагаются к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, которые стали основанием для начисления заработной платы и других подобных выплат, подлежат обязательному погашению штампом или ручной надписью «Получено» или «Уплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Первичные / вторичные / третичные источники — BUS 5435 — Исследования по налоговому и финансовому учету

Первичные / вторичные / третичные источники — BUS 5435 — Исследования по налоговому и финансовому учету — Руководства по исследованиям Технологического института Флориды Перейти к основному содержанию

Похоже, вы используете Internet Explorer 11 или старше. Этот веб-сайт лучше всего работает с современными браузерами, такими как последние версии Chrome, Firefox, Safari и Edge. Если вы продолжите работу в этом браузере, вы можете увидеть неожиданные результаты.

Первичные источники

Первоисточник — оригинал документа или предмета; информация из первых рук от кого-то, кто там был.

Примеры первичных источников:

• Юридические документы (налоговые законы, постановления, решения судебных дел и законодательные слушания)
• Официальные документы, отчеты государственных органов и организаций
• Научные исследования или статьи, содержащие оригинальные исследования, статистику, данные и т. Д.
• Исследовательских проектов; эксперименты, клинические испытания
• Диссертации
• Последние новости и новостные сюжеты
• Оригиналы документов, такие как налоговые декларации, выписки
• Исторические документы
• Дневники
• Объявления
• Показания очевидцев, фотографии, записи интервью, личное повествование
• Произведения литературные, в том числе романы, пьесы и стихи
• Запись аудио / видео
• Письма и корреспонденция
• Автобиографии и воспоминания
• Творческие работы
• Фотографии, плакаты, выступления
• Доклады на конференциях

Вторичные источники

Вторичный источник — интерпретирует и анализирует первичный источник; бывшие в употреблении источники.

Примеры вторичных источников:

• Редакционно-аналитические материалы
• Источник с комментариями, обсуждениями, обзорами и пояснениями первоисточника.
• Источник, содержащий цитаты, графики и изображения первоисточников.
• Сообщение в блоге об исследованиях / проектах или рекомендуемых стратегиях
• Пресс-релиз о предприятиях
• Библиографии
• Биографии
• Комментарии
• Критика
• Журналы или журнальные статьи, в которых интерпретируются или обсуждаются результаты предыдущих исследований
• Газета, интерпретирующая тему или событие.
• Отзывы
• Учебники
• Журналы и научно-популярные книги

Третичный источник

Третичный источник — информация из третьих рук; исходная информация, которая была переупакована, сжата, обобщена или проиндексирована.

Примеры третичных источников:

• Альманахи
• Словари
• Путеводители
• Библиографии
• Энциклопедии
• Большинство учебников

Первичный vs.Вторичные источники — Первичные источники

Первичные и вторичные источники — Первичные источники — LibGuides в Clovis Community College (CA) Перейти к основному содержанию

Похоже, вы используете Internet Explorer 11 или старше. Этот веб-сайт лучше всего работает с современными браузерами, такими как последние версии Chrome, Firefox, Safari и Edge. Если вы продолжите работу в этом браузере, вы можете увидеть неожиданные результаты.

Первичный источник

Первичные источники — это оригинальные материалы и отчеты о событии из первых рук.Обычно они создаются во время проведения мероприятия. Примеры:

• Письма, дневники, автобиографии, устные истории, рукописи

• Выступления, личные рассказы, интервью

• Газетные статьи, написанные во время мероприятия; фотографии

• Государственные документы, слушания, отчеты, статистические данные, протоколы судебных заседаний

• Оригинальные исследования (исследования, опубликованные в научных журналах)

• Произведения искусства, литературы, музыки

• Артефакты, инструменты, одежда, мебель, монеты

Первичный vs.Вторичные источники

Это видео из библиотеки Hartness определяет и идентифицирует некоторые различия между первичными и вторичными источниками.

Вторичные источники

Вторичные источники — это документы, написанные после того, как событие произошло, и содержащие информацию из вторых рук об этом событии, человеке или теме.Эти источники интерпретируют или анализируют события. Обычно они пишутся людьми, которые удалены от события хотя бы на один шаг. Примеры:

• Научные или популярные книги
• Справочники
• Учебники
• Новости
• Энциклопедии
• Статьи журнала

В то время как первичные источники предоставляют отчеты из первых рук, вторичные источники предлагают различные точки зрения и выводы из этих отчетов. Вторичные источники также могут предоставить справочную информацию и анализ события или произведения, и эти источники могут также дать историческую перспективу на основе других событий, которые произошли с момента первоначального события или произведения.

Определение первоисточника

Если вы хотите узнать о прошлом, основными источниками информации являются те, которые предоставляют информацию из первых рук о событиях, практике или условиях, которые вы исследуете. Как правило, это документы, которые были созданы свидетелями или первыми регистраторами этих событий примерно в то время, когда они произошли, и включают дневники, письма, отчеты, фотографии, творческие работы, финансовые отчеты, служебные записки и газетные статьи (чтобы назвать только несколько видов).

Приведу лишь один пример первоисточника для конкретного исследовательского вопроса: если вам было интересно узнать о том, как курс риторики первокурсников в UIUC преподавался в конце 19 века, документы, написанные студентами для этого курса, будут считаться первоисточниками. для этого исследовательского проекта, потому что они были созданы во время рассматриваемых институциональных практик непосредственными участниками этих практик.

Первичные источники также включают свидетельства из первых рук, которые были задокументированы позже, такие как автобиографии, мемуары и устные рассказы.Однако наиболее полезными первоисточниками обычно считаются те, которые были созданы ближе всего к исследуемому вами периоду времени.

стр. 1/15

В.А.Брубейкер, студент UI 1893-95, написал это эссе, обсуждая разницу между американским футболом и футболом для вводного курса риторики, который он прошел в 1894 году.(Щелкните, чтобы увеличить изображение).

по делам студентов
Заметки учащегося
Документы У.А. Брубейкера, 1894-1895 гг.
Рекордная серия 41/30/30

Что такое исходный документ? — Определение | Значение

Определение: Исходный документ, часто называемый деловой бумагой, — это документ, который создается с каждым бизнес-событием и используется для записи каждой бизнес-операции.Другими словами, это физический или электронный документ, в котором перечисляются детали транзакции и который используется бухгалтерским отделом для регистрации бухгалтерской информации.

Что означает исходный документ?

Некоторые общие примеры исходных документов включают товарные квитанции, чеки, заказы на поставку, счета-фактуры, банковские выписки и отчеты о заработной плате. Это все исходные документы, созданные на основе транзакции и первого компонента в системе бухгалтерского учета.

Пример

Исходные документы используются для записи транзакций, поскольку они являются оригинальными и содержат объективный отчет об экономической деятельности каждой транзакции.Например, когда компания покупает товары у поставщика, поставщик создает квитанцию ​​или счет-фактуру, в которых указаны товары, которые были приобретены, цена покупки, дата транзакции, имя продавца и способ оплаты. Этот документ дает бухгалтерии покупателя объективную и надежную запись сделки купли-продажи. Он также дает поставщику документ, который может использоваться для регистрации продажи товаров.

Исходные документы также используются для целей внутреннего контроля.Например, производственный отдел выдает заявку на закупку товаров, необходимых для выполнения предстоящих работ. Заявка на покупку отправляется в отдел закупок для утверждения. После утверждения заказ на поставку выдается и отправляется в отдел получения, когда полученные товары сравниваются с заказом на поставку.

Выдается отчет о получении, и все три этих документа отправляются в бухгалтерию для утверждения счета от поставщика.Если все эти документы совпадают, счет-фактура утверждается, и кассир выдает чек на товар.

Как видите, все исходные документы используются для того, чтобы гарантировать, что заказаны, получены и оплачены только надлежащие товары.

---

8 основных типов документов, используемых в бухгалтерском учете

Вот некоторые из важных типов документов, используемых в бухгалтерском учете:

1. Денежный авизо :

Купля-продажа — главные особенности любого предприятия.Для учета продаж за наличные и покупок за наличные в качестве исходных документов используются денежные авизо. Денежное авизо — это исходный документ, в котором должны регистрироваться все операции, относящиеся к продажам или покупкам за наличные.

Когда товары приобретаются коммерческим предприятием за наличный расчет, тогда фирма получает кассовый авизо, а когда коммерческое предприятие продает товары, оно выдает кассовый авизо, в котором все детали операции, относящиеся к покупке или продаже, а именно. указывается количество или количество купленных / проданных товаров, цена, полученная или разрешенная скидка и собранный или внесенный налог с продаж.На основании денежных авизо эти операции затем регистрируются в книге счетов. При аудите первоочередной задачей аудитора является проверка кассовой книги со ссылкой на кассовые чеки.

Образец денежного авизо:

2. Счет-фактура и счет :

В счете-фактуре или счете-фактуре регистрируются кредитные операции, связанные с продажей или покупкой. Это делается, когда фирма покупает или продает товары в кредит.В то время, когда товары продаются коммерческим предприятием в кредит, составляется счет-фактура продажи, в котором все детали продажи в кредит, а именно. указывается количество, ставка, общая сумма и т. д.

Обычно счета-фактуры выставляются в двух экземплярах, основная копия (оригинал) отправляется покупателю, а другая хранится в коммерческом предприятии для записи и использования в будущем. Аналогичным образом, когда товары приобретаются в кредит, поставщик готовит счет-фактуру в двух экземплярах. Когда покупатель получает основную копию, она становится счетом.

Образец счета-фактуры или счета-фактуры представлен ниже:

3. Квитанция :

Квитанция — свидетельство совершения платежа по какой-либо хозяйственной операции. Этот исходный документ подготовлен для демонстрации доказательств предоставления денежных средств стороне (получающей денежные средства) в счет любой деловой операции. С каждой квитанции делается не менее двух копий.

Оригинальная копия подготавливается для передачи стороне, производящей платеж, а другая копия хранится для записи.Подробная информация о бизнес-операции, по которой получены наличные, а именно. дата, сумма, название стороны, характер платежа и т. д. указаны в этом исходном документе.

Образец квитанции представлен ниже:

4. Платежная квитанция :

Этот документ служит доказательством того, что на определенную дату определенная сумма была депонирована в банке. Когда вкладчик кладет деньги на банковский счет, он заполняет форму, предоставленную банком, содержащую информацию о дате, сумме депонирования, имени вкладчика и т. Д.

Банковский служащий подписывает, ставит штамп на корешке платежа в квитанции и возвращает его вкладчику. Обычно крупные предприятия получают полную пачку квитанций и переплетают их в книгу. Корешок платежной ведомости становится исходным документом, который служит доказательством для клиента записи этой операции в бухгалтерских книгах.

5. Чек :

Чек в безусловном поручении, выписанный на указанное лицо, подписанный векселем, предписывающий банкиру выплатить по требованию определенную сумму денег только по поручению лица или держателя векселя.-Закон об оборотных инструментах 1881 г.

Чек — это инструмент, выписанный на счет банкира и подлежащий оплате по требованию. Банк выдает владельцам счетов буклет с бланками чеков. Цифры, указанные в нижней части чеков, обозначают коды «Штат», «Банк», «Филиал», «Чек» и «Тип счета» соответственно.

Посредством чеков платеж может быть произведен конкретному лицу, написав название стороны после слов «Pay» и вычеркнув слово «предъявитель» чертой, напечатанной на чеке.В этом случае проверка называется проверкой заказа. Во избежание подделки чеки пересекаются двумя параллельными поперечными линиями поперек чека. Иногда в этих строках пишутся слова «& Co», «A / C Payee Only», «Not Negotiable» или «Название банка».

В этом случае чек становится перекрещенным. Платеж по перечеркнутому чеку нельзя получить, просто предъявив чек. Перечеркнутый чек должен быть сначала внесен на банковский счет владельца счета, в пользу которого выписан чек, и только через его счет платеж может быть отозван.

Оплата также может быть произведена любому лицу, предъявившему и предъявившему чек. В этом случае чек называется чеком на предъявителя. Чек подписывается векселем с указанием суммы и имени стороны, которой должен быть произведен платеж. Заинтересованное лицо может получить его напрямую. Владелец счета также может снять деньги со своего счета, написав слово «Я».

Образцы чека на предъявителя и скрещенного чека приведены ниже:

6.Дебетовая нота :

Дебетовое авизо — это документ, который показывает, что коммерческое предприятие взыскало дебет со стороны, которой этот документ был отправлен, в отношении любой деловой операции, кроме продажи в кредит. Коммерческое предприятие может выставить счет поставщику на сумму, которая должна быть взыскана с него, когда коммерческое предприятие возвращает некоторые товары, которые являются дефектными по своей природе или не соответствуют спецификациям.

Дебетовое авизо также может быть оформлено на случай переплаты любому лицу.В этом документе упоминаются все подробности о дате и сумме транзакции, имя стороны, чей счет дебетуется, а также причина дебетования его счета.

Образец дебетового авизо:

7. Кредитная нота:

Кредит-нота — это документ, который показывает, что коммерческое предприятие предоставило кредит стороне, которой этот документ был отправлен, в отношении любой бизнес-операции, кроме покупки в кредит.Когда коммерческое предприятие получает обратно проданные ранее товары, оно делает кредит-ноту в пользу покупателя, показывая, что его счет был зачислен в бухгалтерские книги коммерческого предприятия.

Кредит-нота также может быть подготовлена ​​в случае меньшего платежа какой-либо стороне. В этом документе упоминаются все подробности о дате и сумме транзакции, имя стороны, чей счет пополняется, а также причина зачисления на его счет. Чтобы отличить его от дебетовой, его обычно готовят красными чернилами.

Образец кредитной ноты:

8. Ваучеры :

Документы, подготовленные для записи коммерческих операций в бухгалтерских книгах, известны как ваучеры. Ваучер оформляется на основании первичных документов. Для регистрации хозяйственных операций в бухгалтерских книгах исходные документы дополнительно анализируются, и делается вывод о том, какой счет подлежит дебетованию, а какой — кредиту.Документ, на котором написано это заключение, известен как ваучер или бухгалтерский ваучер.

Характеристики ваучера :

(i) Это документ.

(ii) Подготовлен на основе анализа исходных документов.

(iii) Он содержит решение относительно дебетования и кредитования счетов.

(iv) Помогает делать бухгалтерские записи в бухгалтерских книгах.

(v) Он подготовлен и подписан бухгалтером, а также подписан уполномоченным лицом коммерческого предприятия.

Подготовка ваучеров :

Бизнес-операции в бухгалтерских книгах доступны в исходных документах. Эти документы подвергаются дальнейшему анализу, и должен быть сделан вывод о том, какой счет должен быть дебетован, а какой — кредитуемым. После принятия решения о списании и зачислении счетом главы счета готовятся ваучеры. Обычно пустые формы легко доступны в распечатанном виде на рынке.

Бухгалтерские ваучеры бывают двух типов:

(i) Денежный ваучер и

(ii) Безналичный ваучер.

1. Денежные купоны:

Денежные ваучеры — это ваучеры, которые готовятся во время получения или выплаты наличных денег. Он также включает квитанцию ​​и оплату чеком.

Денежные чеки бывают двух типов:

(i) Кредитные ваучеры и

(ii) Дебетовые ваучеры.

(i) Кредитные ваучеры:

Кредитные ваучеры

— это ваучеры, которые готовятся в момент получения наличных денег.

Денежные средства можно получить, когда:

(i) Товары проданы

(ii) Продажа активов или инвестиций и т. Д.

Формат кредитного ваучера:

Содержание кредитных чеков:

1. Название и адрес юридического лица

2. Дата подготовки ваучера

3. Номер бухгалтерии

4. Наименование бухгалтерского учета

5. Чистая сумма транзакции.

6. Повествование (краткое описание сделки).

7. Подпись лица, подготовившего ваучер.

8. Подпись уполномоченного лица.

9. Номер подтверждающего ваучера.

(ii) Дебетовые ваучеры:

Дебетовые ваучеры — это ваучеры, которые готовятся при совершении платежа. Оплата может производиться за счет расходов, покупок, рисования собственника, платежа кредитору и т. Д.

Формат дебетового ваучера:

Содержание дебетового чека:

1.Название и добавочные данные юридического лица

2. Дата подготовки ваучера.

3. Номер бухгалтерского ваучера.

4. Название дебетового счета.

5. Чистая сумма сделки.

6. Повествование (т. Е. Краткое описание транзакции).

7. Подпись лица, его составившего.

8. Подпись уполномоченного лица организации.

9. Номер подтверждающего ваучера.

10. Новый подтверждающий документ.

2. Безналичные ваучеры (трансферные ваучеры) :

Безналичные ваучеры — это ваучеры, подготовленные для переходов, которые не связаны с притоком или оттоком денежных средств. Например, дебетовое авизо, кредитовое авизо, векселя и т. Д. Они подготавливаются, когда должны быть зарегистрированы такие переходы, как продажа в кредит, покупка в кредит и т.

Содержание безналичных чеков:

1. Название и адрес юридического лица.

2.Дата подготовки ваучера

3. Бухгалтерский ваучер №.

4. Название счета к дебету / кредиту

5. Чистая сумма транзакции

6. Повествование (т. Е. Краткое описание транзакции)

7. Подпись лица, составляющего его.

8. Подпись уполномоченного лица.

9. Номер подтверждающего ваучера.

Что такое первичные, вторичные и третичные источники?

Первичные источники предоставляют свидетельств из первых рук, собранных автором (авторами). Они могут быть созданы или задокументированы во время события, как в научных исследованиях статей , дневников , фотографий, материалов конференций и газетных отчетов . Первоисточник может быть задокументирован и в более позднее время, например, автобиографий , воспоминаний и устных историй … но это все еще свидетельства из первых рук.

Вторичные источники описывают, интерпретируют или анализируют информацию, полученную из других источников (часто первичных).Примеры вторичных источников включают книг , учебников и научных обзорных статей .

Третичные источники составляют и обобщают в основном вторичные источники . Примеры могут включать справочные публикации, такие как энциклопедий , библиографий или справочников .

Примечание:

• Существуют различия между дисциплинами в способах определения типов источников. См. Отличное резюме в Библиотеке Университета Технологического университета Вирджинии.
  
• Определение источника как первичного, вторичного или третичного также может зависеть от того, как вы используете материал. Газетная статья может быть как основной, так и дополнительной. Этот пример взят из Университета Мэриленда:
  • Журнальная статья о недавних исследованиях, связывающих сокращение энергопотребления с использованием компактных люминесцентных ламп, будет второстепенным источником.
  • Исследовательская статья или исследование, доказывающие, что это было бы первоисточником.
  • Однако, если вы изучали, как компактные люминесцентные лампы представлены в популярных СМИ, статью в журнале можно было бы считать первоисточником.

См. Также:

Первичные источники и внутренние данные

Результаты обучения

• Определить типы первичных источников и внутренних данных
• Обсудить методы сбора и анализа внутренних данных

Первичные источники

Библиотека колледжа Итака определяет первоисточники как:

[Прямое] свидетельство или свидетельство из первых рук о событии, объекте [или человеке, и может включать] исторические и юридические документы, свидетельства очевидцев, результаты экспериментов, статистические данные, творческие записи, аудио- и видеозаписи, речи, и арт-объекты.Интервью, опросы, полевые исследования и общение в Интернете через электронную почту, блоги, рассылки и группы новостей также являются первоисточниками.

Внутренние данные

Внутренние данные — это данные о вашей организации, полученные из внутренних первичных источников. Отчет отдела кадров о текучести кадров и найме или финансовые данные из отдела бухгалтерского учета или финансов являются типичными примерами. Обратите внимание на то, что статья в деловом журнале об управлении талантами в вашей организации будет второстепенным источником, даже если она будет ссылаться на внутренние данные — изначально основной источник.Внутренние данные обычно недоступны за пределами организации, если организация не уполномочена составлять такие отчеты, например, публично торгуемые компании должны подавать различные отчеты в Комиссию по ценным бумагам и биржам США (SEC). В зависимости от размера вашей организации ее собственные общедоступные файлы могут быть отличным источником материала для ваших бизнес-отчетов.

Давайте взглянем на отчет Apple 10-K, который представляет собой отчет, который публично торгуемые компании должны ежегодно составлять о своих организациях.Годовые отчеты Apple за 10 тыс. Можно найти в Интернете.

Хотя данные Apple публично публикуются для крупных фирм, ориентированных на инвесторов (т. Е. «Публично торгуемые»), аналогичные данные были бы интересны и значимы для других компаний в любой деловой среде. Мы можем утверждать, что самые фундаментальные данные — это финансовые показатели, но другие данные, например, касающиеся практики найма сотрудников, биографии руководителей и другой более качественной информации, по-прежнему могут оказаться полезными. В этой связи мы можем утверждать, что желательны как количественные, так и качественные данные; и то, и другое необходимо для получения наилучшего представления о реальной ситуации в конкретной фирме.

Сбор внутренних данных

Сбор данных о вашей собственной организации — гораздо более сложное явление, чем мы могли бы подозревать. В зависимости от вашего проекта или бизнес-отчета, политика мероприятия может быть весьма существенной. Внутренние данные могут поступать из различных источников и отделов — из отчетов о продажах, финансовых документов, информации о людских ресурсах или из других источников.

Если мы вернемся к случаю Марты, мы вспомним, что ее проект включает изучение влияния Human Fund на бездомных в центре Чикаго.Для чтения ее биографических данных, безусловно, потребуется изучить любые имеющиеся данные в ее собственной организации. В зависимости от того, где она сидит и на кого работает, эти данные могут быть легко доступны, или их использование может потребовать каких-то межотраслевых — или, по крайней мере, командных — привилегий и доступа. Надеюсь, она сможет получить в свои руки внутреннюю информацию, такую ​​как количество участников Human Fund, найти информацию о том, как долго люди участвуют в программе, или получить данные о стоимости программы для компании и т. Д.

Исследования в области социальных наук

Доступ — ключевая концепция в исследованиях в области социальных наук. Антропологи, которые часто погружаются в субкультуры, чтобы наблюдать за своей жизнью, вероятно, разбираются в вопросах доступа лучше, чем большинство других исследователей. Если у них нет хорошего доступа к группе, их способность проводить свое исследование оказывается под угрозой. Антропологи, изучающие бездомное население Чикаго, могли какое-то время жить среди них. Поскольку для Марты это непрактично, она решает проводить исследования в большей степени как социолог, который, как правило, использует опросы и меньше нуждается в прямом и продолжительном доступе.Однако опросы могут быть трудными в использовании, поскольку они могут быть заполнены неправильно, не полностью или не заполнены вовсе. Когда вы участвуете в «Как мы сделали?» опросы после телефонного звонка в службу поддержки клиентов или другого сервисного мероприятия, вы участвуете в социологическом исследовании.

Смотри

Посмотрите следующие два видео, в которых обсуждается сбор антропологических и социологических данных:

Обратите внимание на разницу в подходах и целях.Хотя это объяснение немного упрощено, антрополог заинтересован в наблюдении и понимании культуры; социолог исследует и проверяет идеи с помощью менее личных, но более структурированных инструментов. Для наших целей мы можем рассмотреть, как оба типа сбора данных и оба типа отношения к данным полезны для написания бизнес-отчетов. Цель состоит в том, чтобы как можно глубже понять проблему. В зависимости от имеющегося у вас времени разумно использовать несколько методов.

Анализ данных

Ваш анализ данного набора данных, будь то внутренний или внешний, основан на собранных данных.Антропология склонна рассматривать следующие типы данных:

• типы взаимодействий, часто называемые «транзакциями», в которых участвует население
• тем и тем сделок
• возникновение / повторение операций
• противоречия между тем, что группа представляет как «истину», и наблюдениями, которые исследователь или аналитик воспринимают по-разному

Антропологи пытаются установить связи и смысл, связывая эти данные с историями и рассказами о данной культуре или опыте.В интервью CBS News доктор Женевьев Белл, антрополог, рассказывает о своем интересе к людям и о том, как их изучать, «как проводить с ними время». Хотя эти данные иногда могут показаться «нечеткими» или слишком зависящими от интерпретации исследователя, этот тип исследования очень полезен для большинства деловых ситуаций. При условии, что составитель бизнес-отчета или исследователь осведомлен о своей предвзятости (ах) и подумал об этичности своего исследования (т. Е. Анализа заинтересованных сторон), полученная информация может оказаться весьма полезной.

Наборы социологических данных могут быть похожими, но анализ будет более количественным и будет разбит на категории и переменные для статистического анализа. Опросы — самый распространенный инструмент для получения социологических данных. Вы, естественно, были бы знакомы со многими из них, например, с опросами об удовлетворенности клиентов, выражающими свое мнение о конкретном продукте. Обычно вас просят выразить мнение по шкале Лайкерта: что-то вроде «7 означает, что вы очень довольны, 1 означает, что вы крайне недовольны.«В зависимости от того, насколько детальным будет ваш анализ, работа с наборами статистических данных может стать довольно сложной. Есть также проблемы с количественной оценкой человеческого поведения и мнения. Ясно, что семерка одного человека может отличаться от семерки другого, даже если концептуально они достаточно похожи. Для наших целей мы рекомендуем вам сделать упор на простоту анализа бизнес-данных. Профессиональные социологи, обученные таким навыкам, как многомерный анализ, могут помочь при необходимости, но, как правило, в этом типе анализа нет необходимости для повседневного принятия решений и распространения информации.

Если вы решили анализировать наборы данных с помощью статистических методов, может оказаться полезным манипулирование данными с помощью сторонней платформы, такой как Qualtrics или Survey Monkey. Разработайте простые опросы и используйте очень простые шкалы Лайкерта для количественной оценки ваших данных. Обратите внимание, что опросы представляют качественные данные в количественной форме; будьте осторожны, представляя эти типы данных как точные и отражающие человеческие настроения или поведение.