Что такое номенклатура дел в делопроизводстве: Номенклатура дел от А до Я

Содержание

Номенклатура дел организации

Новая страница 1

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Цели формирования номенклатуры дел:

—               распределения исполненных документов в дела;

—               систематизации дел;

—               закрепления индексов дел;

—               установления сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

—               служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

—               используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

—               является основой для составления актов на уничтожение дел;

—               может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

 

Виды номенклатуры дел

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

 

Составление и оформление номенклатуры дел

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Кроме текущих документов, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы:

01 – дирекция, 02 – учебная работа, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – производственная практика, 05 – физическое воспитание и т.д.

разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов, например: 01 – генеральный директор, 02 – заместитель директора, 03 – коммерческий директор и т.д.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.

В первой графе номенклатуры – «Индекс дела»  – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Индекс (номер) конкретного дела состоит из:

·              условного обозначения (индекса) структурного подразделения;

·              порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части»  – указываются заголовки дел.

По заголовку дела будет производиться поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов и по какому вопросу могут быть подшиты в дело.

Третья графа – «Количество дел, томов, частей»  – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов).

В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню»  – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе « Примечания»  нужно указать их названия.

Основным перечнем является

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).

Но данный перечень не охватывает полного состава документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

Пятая графа – « Примечания»  – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

·              о заведении дел;

·              о переходящих делах;

·              о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;

·              о выделении дел к уничтожению;

·              о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.

При помещении в дело первого документа в графе «Примечания»  номенклатуры дел делается отметка о заведении дела («Дело заведено» ). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

 

Н.М. Березина

3.1.Составление Номенклатуры дел Конституционного Суда

 

3. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ

 

3.1. Составление Номенклатуры дел Конституционного Суда

 

3.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве.

Номенклатура дел закрепляет группировку исполненных документов в дела и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Конституционного Суда.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

При составлении Номенклатуры дел Конституционного Суда и номенклатур дел структурных подразделений применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения ВНИИДАД.

Составление Номенклатуры дел Конституционного Суда возлагается на Архив Конституционного Суда.

3.1.2. Сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства, составляет Номенклатуру дел структурного подразделения.

Номенклатуры дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, согласовываются с Архивом Конституционного Суда и подписываются руководителями структурных подразделений. Один экземпляр подписанной Номенклатуры дел структурного подразделения представляется в Архив Конституционного Суда до 1 декабря текущего года.

Сотрудник Архива Конституционного Суда оказывает методическую помощь при составлении Номенклатуры дел структурного подразделения.

3.1.3. Ответственный за Архив Конституционного Суда сотрудник составляет Номенклатуру дел Конституционного Суда (Приложение 12).

Номенклатура дел Конституционного Суда составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. Наименованиями разделов являются названия структурных подразделений, расположенные в соответствии со структурой аппарата Конституционного Суда.

3.1.4. Экспертная комиссия согласовывает Номенклатуру дел Конституционного Суда.

Составленная Архивом Конституционного Суда Номенклатура дел Конституционного Суда представляется на рассмотрение и согласование ЭК.

3.1.5. Номенклатура дел Конституционного Суда утверждается заместителем Председателя Конституционного Суда.

Согласованная ЭК Номенклатура дел Конституционного Суда представляется на утверждение заместителю Председателя Конституционного Суда, курирующему делопроизводство, не позднее 31 декабря текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

3.1.6. Архив Конституционного Суда организует работу по согласованию Номенклатуры дел Конституционного Суда с ЭПК ГА Российской Федерации.

Номенклатура дел Конституционного Суда подлежит согласованию ЭПК ГА Российской Федерации один раз в пять лет.

В случае изменения структуры аппарата Конституционного Суда Номенклатура дел Конституционного Суда также подлежит переработке и согласованию ЭПК ГА Российской Федерации.

Примерная номенклатура дел для сельскохозяйственных предприятий Чувашской Республики

 

Министерство культуры, по делам национальностей, информационной политики

и архивного дела Чувашской Республики

 

Республиканское государственное учреждение

«Государственный архив современной истории Чувашской Республики»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Примерная номенклатура дел

для сельскохозяйственных предприятий Чувашской Республики

(государственных, муниципальных унитарных предприятий, сельскохозяйственных кооперативов, акционерных обществ)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Чебоксары 2009

Министерство культуры, по делам национальностей,

информационной политики и архивного дела Чувашской Республики

 

РГУ «Госархив современной истории Чувашской Республики»

 

 

Примерная номенклатура дел

для сельскохозяйственных предприятий Чувашской Республики

(государственных, муниципальных унитарных предприятий,

сельскохозяйственных кооперативов, акционерных обществ)

 

 

Примерная номенклатура дел для сельскохозяйственных предприятий Чувашской Республики (государственных, муниципальных унитарных предприятий, сельскохозяйственных кооперативов, акционерных обществ) разработана в помощь работникам сельскохозяйственных предприятий, ответственным за делопроизводство и архивы, а также специалистам муниципальных архивов, курирующим вопросы организации работы с документами в сельхозпредприятиях– источниках комплектования муниципальных архивов.

Примерная номенклатура дел является методическим пособием и носит рекомендательный характер.

Примерная номенклатура дел включает в себя примерный состав документов, который может откладываться в делопроизводстве сельскохозяйственных предприятий.

Примерной номенклатурой дел могут пользоваться все сельскохозяйственные предприятия Чувашской Республики независимо от организационно-правовой формы, как являющиеся источниками комплектования муниципальных архивов, так и не являющиеся источниками комплектования. Особенности составления номенклатуры дел акционерных обществ оговорены в Методических указаниях по применению Примерной номенклатуры дел.

 

 

 

Составители:

Е.А. Васильева – главный специалист отдела документационного обеспечения управления и методической работы,

Т.И. Горланова – начальник отдела документационного обеспечения управления и методической работы.

Методические указания по применению

Примерной номенклатуры дел для сельскохозяйственных

предприятий Чувашской Республики (государственных, муниципальных унитарных предприятий, сельскохозяйственных кооперативов, акционерных обществ)

 

Чувашской республиканской службой формирования Архивного фонда, ведомственных архивов и делопроизводства Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов была разработана Примерная номенклатура дел для сельскохозяйственного производственного кооператива, согласованная экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Госкомархива Чувашии (протокол от 15.08.2001 № 12).

С 2001 по 2008 гг. произошли значительные изменения в организационно-правовых формах сельскохозяйственных предприятий, уменьшился состав документов, образующихся в результате их деятельности. В связи с произошедшими преобразованиями возникла необходимость внесения изменений в Примерную номенклатуру дел для сельскохозяйственного производственного кооператива (СХПК) в редакции 2001 г.

С учетом происшедших изменений, преобразований, на основе изучения состава и содержания документов СХПК «Броневик» Вурнарского района, СХПК «Красный маяк» Комсомольского района и сельскохозяйственных предприятий Моргаушского района Чувашской Республики была разработана Примерная номенклатура дел для сельскохозяйственных предприятий республики Чувашской Республики (государственных, муниципальных унитарных предприятий, сельскохозяйственных кооперативов, акционерных обществ) (далее – Примерная номенклатура дел сельхозпредприятий).

Примерная номенклатура дел сельхозпредприятий составлена в целях оказания методической и практической помощи в правильной постановке делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов сельхозпредприятий республики

Примерная номенклатура дел сельхозпредприятий представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве сельхозпредприятий, имеющих однородные функции и однотипный состав документов. Примерная номенклатура дел сельхозпредприятий является методическим пособием и предназначена для того, чтобы облегчить работу по составлению номенклатур дел конкретных сельхозпредприятий разных форм собственности, обеспечить качество этих номенклатур и унифицировать их структуру, организовать хранение и учет документов и дел. Примерная номенклатура дел сельхозпредприятий носит рекомендательный характер.

В Примерной номенклатуре дел сельхозпредприятий установлены наиболее эффективная схема систематизации дел, информативность заголовков дел, порядок их расположения (с учетом информационной значимости документов и степени важности их видов) и сроки хранения документов в соответствии с действующим Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.2000), что помогает обеспечить полноту сохраняемых информационных ресурсов. Примерная номенклатура дел сельхозпредприятий построена по функциональной схеме. Предлагаемая в Примерной номенклатуре дел сельхозпредприятий схема систематизации дел отражает структуру конкретной номенклатуры дел сельхозпредприятий Чувашской Республики в форме государственных, унитарных предприятий, сельскохозяйственных кооперативов.

При разработке номенклатуры дел конкретного сельхозпредприятия на основе примерной, следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в каждом конкретно взятом сельхозпредприятии, и требования нормативных документов к номенклатурам дел (правил, инструкций), структуру и основные направления деятельности.

Конкретная номенклатура дел составляется по функциональному принципу, если сельхозпредприятие представляет собой бесструктурную организацию, и в соответствии с утвержденным штатным расписанием, или по структурному принципу, если структура сельхозпредприятия утверждена.

При составлении конкретных номенклатур дел сельхозпредприятий в форме акционерных обществ (ЗАО, ОАО, ТОО) первым разделом в номенклатуру дел должны быть включены документы органов управления обществом (собрания акционеров, совета директоров, ревизионной комиссии и др.).

Схема построения номенклатуры дел может быть представлена в следующем виде:

  1. I. Органы управления акционерным обществом

Собрание акционеров

СА-01 Протоколы собрания акционеров и документы к ним

СА-02 Устав акционерного общества и свидетельства о государственной регистрации

СА-03 Протоколы заседаний ревизионной комиссии и документы к ним

СА-04

Совет директоров

СД-01 Протоколы заседаний совета директоров и документы к ним

СД-02 Положения об оплате труда, премировании и др.

СД-03

  1. II. Исполнительный аппарат акционерного общества (структурные подразделения)

Специалисту, ответственному за архив, необходимо особое внимание обратить на то, что в раздел I номенклатуры дел сельхозпредприятия нужно включить все дела, создаваемы в процессе деятельности органов управления акционерного общества, в том числе все журналы и книги учета, регистрации.

Раздел II номенклатуры дел сельхозпредприятия – акционерного общества составляется с учетом структуры и Примерной номенклатуры дел для сельхозпредприятий. Сроки хранения дел органов управления акционерного общества определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).

В конкретную номенклатуру дел включаются все дела, образующиеся в деятельности сельхозпредприятия. Дела располагаются по степени информационной значимости документов, важности видов и по взаимосвязи. Заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями, т.к. в примерной номенклатуре некоторые заголовки приведены в обобщенном виде. При этом не следует механически переносить из  примерной номенклатуры те дела, которые на данном сельхозпредприятии не образуются. Кроме того, состав документов, образующихся в делопроизводстве сельхозпредприятия, может со временем меняться.

В конкретной номенклатуре заголовки дел уточняются. Одному заголовку дела примерной номенклатуры сельхозпредприятия могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры.

В графе 1 номенклатуры дел сельхозпредприятия проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из двух частей: первая — цифровое обозначение, соответствующее направлениям деятельности сельхозпредприятия или названию должностей специалистов, или структурного подразделения; вторая – порядковый номер заголовка дела в пределах соответствующего раздела номенклатуры дел.

Графа 2 «Заголовок дела, тома» включает заголовки дел. При составлении конкретных заголовков дел возможны уточнения заголовков, предложенных в примерной номенклатуре дел сельхозпредприятий, их конкретизация, например, в переписке – уточнение адресатов и т.п. Допускается объединение в одно дело двух или нескольких взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения заголовков из примерной номенклатуры дел сельхозпредприятий. Объединение дел с различными сроками хранения запрещается.

Обязательным требованием является раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения.

Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании года и служит целям учета завершенных в делопроизводстве дел до их описания.

В графе 4 номенклатуры дел сельхозпредприятия указываются сроки хранения дел и номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) (далее – Перечень). При затруднениях в определении сроков хранения некоторых дел, отсутствующих в Перечне, определение сроков хранения документов возлагается на постоянно действующую экспертную комиссию (далее — ЭК) сельхозпредприятия и рекомендуется обратиться в соответствующие муниципальные архивные учреждения. Решение об определении сроков хранения в таком случае принимает экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики (далее – ЭПК Минкультуры Чувашии).

Сроки хранения дел в Примерной номенклатуре дел сельхозпредприятий определены в соответствии с Перечнем. Сельхозпредприятия, не являющиеся источниками комплектования муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения в соответствии с действующими нормативными требованиями по архивному делу  до ликвидации организации.

Указанные в Примерной номенклатуре дел сельхозпредприятий сроки хранения переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменения. Отметка «ЭПК» добавляется к сроку хранения дела и также переносится в номенклатуру дел. Эта отметка означает, что в данном деле могут быть документы, имеющие историческую ценность, которые подлежат отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела. Отметка «ДМН» (до минования надобности) означает, что документы в муниципальные архивы не передаются, и могут быть уничтожены только на основании решения ЭК сельхозпредприятия. Акт об уничтожении подобных дел согласуется ЭПК Минкультуры Чувашии. В случае включения сельхозпредприятия в состав источников комплектования муниципального архива по согласованию с ЭПК Минкультуры Чувашии на основании Перечня сроки хранения некоторых дел могут быть увеличены. При включении в конкретную номенклатуру дел документов, не предусмотренных в Примерной номенклатуре дел сельхозпредприятий, их сроки хранения определяются в соответствии с действующим перечнем типовых управленческих документов, либо путем оценки специалистами и экспертной комиссией сельхозпредприятия, исходя из исторической и практической ценности. Сроки хранения таких дел согласовываются с ЭПК Минкультуры Чувашии.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения, выявлении особо ценных документов, электронном виде документов и др.

Номенклатура дел конкретного сельхозпредприятия является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

Номенклатура дел сельхозпредприятия составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистом, ответственным за делопроизводство и архив. Номенклатура дел уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года приказом руководителя сельхозпредприятия. Необходимым условием при этом является сохранение прежних индексов дел для всех дел, повторяющихся из года в год. Утвержденная руководителем сельхозпредприятия номенклатура дел обязательна для использования в делопроизводстве и является основным нормативным документом при проведении отбора документов для дальнейшего их хранения.

Форма конкретной номенклатуры дел определена Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002). Конкретная номенклатура дел сельхозпредприятия оформляется на общем бланке в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30- 2003 и должна соответствовать форме Примерной номенклатуры дел сельхозпредприятий.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел сельхозпредприятия заполняется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

Данной Примерной номенклатурой дел сельхозпредприятий могут пользоваться как предприятия-сельхозтоваропроизводители, так и предприятия, перерабатывающие сельхозпродукцию, независимо от организационно-правовой формы.

 

 

УТВЕЖДЕНА

 

приказом Минкультуры Чувашии

от _______________№ -_____

 

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

ДЛЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ (ГОСУДАРСТВЕННЫХ, МУНИЦИПАЛЬНЫХ УНИТАРНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ, СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫХ КООПЕРАТИВОВ, АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВ)

 

Индекс

дела

 

Заголовок дела (тома, части)

Количес-тво дел (томов, частей)

Сроки

хранения дела и номера статей по перечню

Приме-

чание

1

2

3

4

5

01. Руководство

 

 

01-01

Учредительные документы сельхозпредприятия (устав, свидетельство о государственной регистрации, учредительный договор)

 

 

постоянно

ст. 13, 14, 15

 

 

01-02

Указы, распоряжения Президента Чувашской Республики, постановления и распоряжения Кабинета Министров Чувашской Республики, Администрации Президента Чувашской Республики, Министерства сельского хозяйства Чувашской Республики, присланные для руководства и сведения

 

 

ДМН

ст. 5 а

 

 

01-03

Приказы, указания, письма управления (отдела) сельского хозяйства администрации района по вопросам основной деятельности

 

 

постоянно

ст. 6 а

Присланные для сведения – ДМН

 

01-04

Протоколы общих собраний членов кооператива, уполномоченных сельхозпредприятия и документы к ним

 

 

постоянно

ст. 5

 

 

01-05

Протоколы заседания правления (дирекции) сельхозпредприятия и документы к ним

 

 

постоянно

ст. 5 а

 

 

01-06

Протоколы производственных совещаний при руководителе сельхозпредприятия

 

 

 

постоянно

ст. 5 г

 

 

01-07

Приказы руководителя сельхозпредприятия по основной деятельности

 

 

постоянно

ст. 6 а

 

 

 

01-08

Правила внутреннего трудового распорядка

 

 

1 год

ст. 407

После замены новыми

 

01-09

Государственный акт на право собственности на землю, выданный сельхозпредприятию

 

 

постоянно

 

 

01-10

Коллективный договор

 

 

постоянно

ст. 275

 

 

 

01-11

Приемо-сдаточные акты, составляемые при смене руководителя

 

 

постоянно

ст. 36 а

Составляются не ежегодно

 

01-12

Хозяйственные договора, договора купли-продажи с юридическими и физическими лицами

 

 

5 лет ЭПК

ст. 186

После истечения срока договора

 

01-13

Список членов сельхозпредприятия

 

 

постоянно

ст. 26

 

 

 

01-14

Обращения граждан (заявления, жалобы, письма) и документы по их рассмотрению

 

 

5 лет ЭПК

ст. 56 б

 

 

01-15

Переписка с управлением (отделом) сельского хозяйства администрации района, предприятиями и организациями по вопросам основной деятельности

 

 

постоянно

ст. 12

 

 

01-16

Переписка с предприятиями и организациями по организационно-хозяйственным вопросам

 

 

5 лет

ст. 41

 

 

01-17

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

 

 

постоянно

ст. 72 а

переходящее

 

01-18

Журнал регистрации поступающих документов

 

 

3 года

ст.72 б

переходящее

 

01-19

Журнал регистрации отправляемых документов

 

 

3 года

ст.72 б

переходящее

 

01-20

Журнал регистрации телеграмм, телефонограмм, факсов

 

 

1 год

ст. 72 г

переходящее

 

01-21

Журнал регистрации обращений граждан

 

5 лет

ст. 72 в

переходящее

 

Работа с кадрами

 

 

01-22

Должностные инструкции специалистов сельхозпредприятия

 

 

постоянно

ст. 35

 

 

01-23

Приказы руководителя сельхозпредприятия по личному составу

 

 

75 лет

ст. 6 б

 

 

 

01-24

Приказы о предоставлении отпусков (ежегодных, учебных, без сохранения заработной платы)

 

 

5 лет

ст. 6 б

 

 

01-25

Планы, отчеты, статистические сведения о работе с кадрами (фф. №№ 1-к, 2-к, 1-кмс)

 

 

постоянно

ст. 198, 199

 

 

01-26

Еженедельные сведения о мониторинге занятости населения в сельхозпредприятии

 

 

1 год

 

 

01-27

Документы (представления, ходатайства, характеристики и др.) о представлении к награждению ведомственными наградами, присвоению почетных званий и др.

 

 

75 лет

ст. 384 б

 

 

01-28

Личные дела работников

 

75 лет

ст. 337 б

 

Руководителей — постоянно

 

01-29

Личные карточки работников

(ф. Т-2)

 

 

75 лет ЭПК

ст. 339

 

 

01-30

Трудовые договоры, трудовые соглашения, договора подряда, не вошедшие в состав личных дел

 

 

75 лет ЭПК

ст. 338

 

 

01-31

Трудовые книжки

 

до востребования

ст. 342

 

Не востребованные – 50 лет

 

01-32

Документы по воинскому учету (переписка, сведения, отчеты (ф. № 6), списки и др.)

 

 

3 года

ст. 353, 358

Для служебного пользования (ДСП)

 

01-33

Заявления работников о предоставлении отпусков, отгулов, не вошедших в состав личных дел

 

 

5 лет

ст. 343

 

 

01-34

График предоставления отпусков

 

1 год

ст. 356

 

 

 

 

01-35

Журнал регистрации приказов по личному составу

 

 

75 лет

ст. 358 а

переходящее

 

01-36

Книга учета приема, перемещения, увольнения работников (в том числе временных)

 

 

75 лет

ст. 358 а

Могут вестись отдельные книги;

переходящее

 

01-37

Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков

 

 

3 года

ст. 358г

переходящее

 

01-38

Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

 

 

50 лет

ст. 258 е

переходящее

 

01-39

Журнал учета выдачи командировочных удостоверений

 

 

5 лет

ст. 358 з

переходящее

 

01-40

Журнал учета выдачи справок о стаже, месте работы

 

 

3 года

ст. 358 ж

переходящее

 

01-41

Акты уничтожения печатей и штампов

 

 

3 года

ст. 412

Составляется не ежегодно

 

01-42

Журнал оттисков слепков, печатей и штампов

 

 

3 года

ст. 412

Составляется не ежегодно

 

 

01-43

Журнал учета военнообязанных

 

3 года

ст. 358 в

 

переходящее

 

 

Архив

 

 

01-44

Номенклатура дел сельхозпредприятия

 

 

постоянно

ст. 66

 

 

01-44

Дело фонда (исторические справки, акты приема-передачи дел на постоянное хранение, выделения дел к уничтожению; об утратах, неисправимых повреждениях)

 

 

постоянно

ст.73

 

 

 

01-45

Описи дел постоянного хранения, по личному составу

 

 

постоянно

ст. 74 а

 

 

01-46

Журнал учета выдачи дел во временное пользование

 

 

3 года

ст. 75 д

переходящее

 

01-47

Журнал учета выдачи архивных справок и копий документов

 

 

3 года

ст. 358 ж

переходящее

 

01-48

 

 

 

 

 

01-49

 

 

 

 

 

01-50

 

 

 

 

 

02. Главный экономист (Экономист)

 

 

02-01

Положения об оплате труда, премировании, разработанные и утвержденные на сельхозпредприятии

 

 

постоянно

ст. 154

 

 

02-02

Программа экономического и социального развития сельхозпредприятия. производственно-финансовые планы или бизнес-планы сельхозпредприятий

 

 

постоянно

ст. 84

 

 

02-03

Штатное расписание с дополнениями и изменениями

 

 

постоянно

ст. 32 а

 

 

02-04

Нормы выработки и расценок на виды работ, разработанные и утвержденные на сельхозпредприятии

 

 

постоянно

ст. 284 а

 

 

02-05

Анализ финансово-хозяйственной и производственной деятельности сельхозпредприятия

 

 

постоянно

ст. 96

 

 

02-06

Статистические сведения по труду и о фонде оплаты труда работников (фф. №№ 1, П-3, П-4 и др.)

 

 

постоянно

ст. 199

Могут быть сформированы в составе годового бухгалтерского отчета

 

 

02-07

 

 

 

 

 

02-08

 

 

 

 

 

02-09

 

 

 

 

 

 

03. Главный агроном (Агроном)

 

 

03-01

Земельный баланс сельхозпредприятия

 

 

постоянно

 

 

03-02

Годовой отчет сельхозпредприятия о распределении земель по угодиям и их использовании

 

 

постоянно

ст. 114 б

 

 

03-03

Годовой агрономический отчет

 

 

постоянно

 

 

03-04

Годовые статистические сведения (отчеты) о севе, уборке урожая, заготовке кормов и использовании минеральных удобрений, качестве семенного материала

 

 

постоянно

ст. 199 б

ст. 199 г

Могут быть единовременные статистические отчеты

 

03-05

Агротехнические карты и документы к ним

 

 

постоянно

 

 

03-06

Документы внутрихозяйственного землеустройства (планы, схемы, балансы, протоколы экспликации земель и др.)

 

 

постоянно

 

 

03-07

Структура посевных площадей

 

 

постоянно

 

 

03-08

Акты апробации посевов

 

 

ДМН

В семеноводческих хозяйствах – постоянно

 

 

03-09

Земельная шнуровая (кадастровая) книга

 

 

постоянно

 

 

03-10

Шнуровая книга учета семян

 

 

постоянно

Составляется в семеноводческих хозяйствах

 

 

03-11

 

 

 

 

 

03-12

 

 

 

 

 

03-13

 

 

 

 

 

 

04. Главный зоотехник

 

 

04-01

Годовые планы и отчеты по животноводству

 

 

постоянно

Квартальные – 5 лет

 

04-02

Статистические отчеты о производстве и продаже животноводческой продукции

 

 

постоянно

Могут быть  приложены к годовому бухгалтерскому отчету

 

04-03

Кормовой баланс хозяйства

 

 

постоянно

 

 

04-04

Документы (планы, отчеты, акты и др.) о завозе, реализации, выбраковке племенного скота

 

 

постоянно

Дело формируется в животноводческих хозяйствах по разведению племенного скота

 

 

04-05

Акты, ведомости, отчеты бонитировки скота

 

 

постоянно

 

 

04-06

Акты проверки готовности к зимовке скота

 

 

постоянно

 

 

04-07

Акты выбраковки животных

 

 

5 лет

 

 

04-08

Племенные книги

 

 

постоянно

 

 

04-09

Индивидуальные карточки учета скота

 

 

 

 

постоянно

 

 

04-10

Дневники учета удоя молока, контрольных доек

 

 

3 года

 

 

04-11

Книга учета расхода кормов

 

 

3 года

 

 

 

04-12

Журналы учета искусственного осеменения, запуска и отела коров

 

 

3 года

 

 

04-13

 

 

 

 

 

04-14

 

 

 

 

 

04-15

 

 

 

 

 

 

05. Инженер-механик

 

 

05-01

Статистические сведения (отчеты) о наличии, составе и работе транспорта, об остатке, поступлении и расходе топлива, механизации производства

 

 

постоянно

ст. 199

Квартальные – 5 лет

 

05-02

Сведения о наличии и составе техники

 

 

3 года

 

 

05-03

Акты проверки готовности сельскохозяйственной техники к весенне-полевым работам

 

 

3 года

 

 

05-04

Акты на списание сельскохозяйственной техники

 

 

3 года

ст. 448

 

 

05-05

Технические паспорта на машины и оборудования

 

 

до списания транспортных средств

ст. 451

 

 

 

05-06

Сведения о техническом состоянии сельскохозяйственной техники

 

 

3 года

ст. 448

После списания транспортных средств

 

05-07

 

 

 

 

 

05-08

 

 

 

 

 

05-09

 

 

 

 

 

 

06. Охрана труда, техника безопасности

 

 

06-01

Правила, положения, инструкции по охране труда и технике безопасности, присланные для руководства и сведения

 

 

ДМН

 

 

06-02

План проведения занятий по технике безопасности

 

 

5 лет

 

 

06-03

Протоколы аттестации по технике безопасности

 

 

5 лет

ст. 315

 

 

06-04

Статистические отчеты по охране труда и технике безопасности (фф. 1-т-условия труда, 7-твн)

 

 

постоянно

ст. 199 б

 

 

06-05

Сведения об авариях и несчастных случаях

 

 

5 лет

ст. 319

Сведения о несчастных случаях со смертельным исходом – постоянно

 

 

05-06

Предписания надзорных органов по вопросам техники безопасности и охране труда

 

 

10 лет

 

 

06-07

Акты, предписания по технике безопасности. Документы по их выполнению (справки, докладные записки, отчеты)

 

 

5 лет ЭПК

ст. 295

 

 

06-08

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

 

 

45 лет ЭПК

ст. 312

 

 

06-09

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях на производстве

 

 

45 лет ЭПК

ст. 322

Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно

 

 

06-10

Документы по вопросам обеспечения работников спецодеждой (списки, справки, переписка и др.)

 

 

3 года

 

 

06-11

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве, учета аварий

 

 

постоянно

ст. 320

 

 

06-12

Журнал регистрации вводного инструктажа

 

 

10 лет

 

 

06-13

Журнал учета инструктажа по технике безопасности

 

 

10 лет

ст. 316 б

 

 

06-14

 

 

 

 

 

06-15

 

 

 

 

 

06-16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

07. Бухгалтерский учет и отчетность

 

 

07-01

Годовые сметы административно-хозяйственных и управленческих расходов

 

 

постоянно

ст. 112 а

 

 

07-02

Годовой бухгалтерский отчет

 

 

постоянно

ст. 135

Квартальные и месячные – 5 лет

 

 

07-03

Передаточный и разделительный балансы

 

постоянно

ст. 136

 

Составляются при реорганизации

 

07-04

Годовые отчеты по налогам

 

постоянно

ст. 170 а

 

Квартальные – 5 лет

 

07-05

Первичные бухгалтерские документы и приложения к ним (кассовые, банковские документы, извещения, требования, табеля, накладные и др.)

 

 

5 лет

ст. 150

При условии завершения ревизии

 

07-06

Главная книга

 

 

5 лет

ст. 148

При условии завершения ревизии

 

07-07

Кассовая книга

 

 

5 лет

 

 

07-08

Оборотные ведомости

 

 

5 лет

ст. 168

 

При условии завершения ревизии

 

07-09

Журналы-ордера

 

 

5 лет

ст. 148

 

При условии завершения ревизии

 

 

 

07-09

Индивидуальные сведения о совокупном доходе работников за год и уплате налогов

 

 

5 лет

ст. 157

 

 

07-10

Исполнительные листы

 

 

ДМН

ст. 162

 

Не менее 5 лет

 

07-11

Листки нетрудоспособности

 

 

5 лет

ст. 475

 

 

 

07-12

Путевые листы

 

 

1 год

ст. 451

 

При условии завершения ревизии

 

07-13

Акты на списание основных средств, материалов, запчастей

 

 

5 лет

 

 

07-14

Документы по инвентаризации (описи, акты, сличительные ведомости)

 

 

5 лет

ст. 192

 

 

07-15

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности

 

 

5 лет

ст. 145

 

 

07-16

Лицевые счета работников по заработной плате

 

75 лет

ст. 153

 

 

 

07-17

Налоговые карточки по учету годового дохода и подоходного налога

 

 

5 лет

 

 

 

07-18

Справки о доходах с физического лица (2-НДФЛ)

 

 

5 лет

ст.157

 

 

07-19

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

 

 

5 лет

ст. 193 д

При условии завершения ревизии

 

07-20

Книга учета выдачи доверенностей

 

 

5 лет

ст. 193 п

 

При условии завершения ревизии

 

07-21

Книга учета продаж

 

 

5 лет

ст. 193 ж

 

С датой последней записи при условии завершения ревизии

 

 

07-22

Книга учета покупок

 

 

5 лет

ст. 193

 

 

 

07-23

Ведомости распределения затрат по объектам производства

 

 

5 лет

 

 

07-24

Книга учета движения животных

 

 

5 лет

 

 

07-25

Акты приемки в эксплуатацию законченных строительством объектов

 

постоянно

ст. 1602

 

 

07-26

 

 

 

 

 

07-27

 

 

 

 

 

 

08. Профсоюзный комитет

 

 

08-01

Протоколы общих собраний членов профсоюза и документы к ним

 

 

постоянно

ст. 509

 

 

08-02

Протоколы заседаний профсоюзного комитета и документы к ним

 

 

постоянно

ст. 509

 

 

08-03

Сметы расходов и отчеты по их выполнению

 

 

 

 

 

 

5 лет

ст. 112 прим.

 

 

08-04

Документы (заявления, списки, акты, справки и др.) о приеме в члены профсоюзного комитета, об оказании материальной помощи, получении, аннулировании членских билетов

 

 

3 года

ст. 513

 

 

08-05

Учетные карточки членов профсоюзного комитета

 

 

до снятия с учета

ст. 515

 

 

 

08-06

Журнал учета выдачи членских билетов и учетных карточек

 

 

3 года

ст. 516

 

 

08-07

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в делопроизводстве ____________________________________ в ___________г.

                               (наименование сельхозпредприятия)

 

 

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой «ЭПК»(ЭК)

1

2

3

4

постоянного

 

 

 

 

временного

(свыше 10 лет)

 

 

 

 

временного

(до 10 лет включительно)

 

 

 

 

 

Итого: ___________________________________________________________________дел.

(цифрами и прописью)

 

 

Наименование должности составителя

номенклатуры дел                                                   подпись                     расшифровка подписи

 

Дата

 

Итоговые сведения переданы в ______________________________муниципальный архив.

 

Наименование должности специалиста,

передавшего сведения                                            подпись                     расшифровка подписи

 

Дата

 

Документоведение и делопроизводство — Номенклатура дел. Назначение номенклатуры дел. Виды номенклатур

Номенклатура дел. Назначение номенклатуры дел. Виды номенклатур

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Назначение номенклатуры дел:

распределение исполненных документов в дела;

систематизация и учет дел;

закрепление индексов дел;

установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

является основой для составления актов на уничтожение дел;

может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и конкретные (индивидуальные).

Типовая номенклатура дел:

является нормативным документом;

содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в процессе работы однородных по характеру деятельности и структуре организаций;

устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли;

применяется без внесения изменений в заголовки дел, конкретизируя только наименования организаций и отделов.

Примерная номенклатура дел:

устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но различных по структуре организаций;

носит рекомендательный характер;

допускается исключение дел, которые не образуются в деятельности конкретной организации, и добавление новых с указанием их индекса.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств, утверждаются их руководителями и служат пособиями для составления конкретных номенклатур дел.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями при составлении индивидуальных (конкретных) номенклатур дел для организаций, входящих в данную единую сеть.

Каждая организация, учреждение, предприятие должны иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел.

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел: правила составления — БУХ.1С, сайт в помощь бухгалтеру

В этой статье расскажем, что такое номенклатура дел и как ее составить.

Номенклатура дел 

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Существует три вида номенклатур дел:

  • типовая,
  • примерная,
  • индивидуальная.

Типовая номенклатура дел разрабатывается государственными органами, возглавляющими те или иные отрасли деятельности. Следовательно, такая номенклатура дел является нормативным документом и устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, порядка расположения заголовков дел и носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел создается службой ДОУ организации для всех подчиненных организации структур (дочерних предприятий, обособленных подразделений, филиалов). Индексы, наименования дел и сроки их хранения не могут быть изменены ими самостоятельно.

На основе типовых и примерных номенклатур дел составляются индивидуальные номенклатуры дел для конкретных организаций. Поэтому прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо выяснить, есть ли типовая или примерная для вашей организации.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации. При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.). После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

Электронные документы систематизируются в СЭД в соответствии с разработанной номенклатурой дел организации. Их индексация проводится тем же способом, что и индексация бумажных дел.

Ответственность за полноту отражения в номенклатуре дел, имеющихся в подразделении, возлагается на руководителя подразделения. В случае реорганизации или ликвидации подразделения, а также в случае увольнения руководитель подразделения обязан передать по акту (описи) числящиеся по номенклатуре дел документы своему правопреемнику или в архив.

Заполненный раздел «Номенклатура дел» используется при автоматизированном создании дел (томов) для списания в них исполненных документов.

Номенклатура дел представляет собой таблицу, которая состоит из 5 граф.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и выглядят следующим образом: 04-02, где 04 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Цифровое обозначение структурного подразделения чаще всего берется из штатного расписания.

Для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности) следует сохранять одинаковые индексы. Например, «Приказы руководителя по основной деятельности» в каждом структурном подразделении будут в деле под номером 3: 02-03, 03-03, 04-03 и т. д.

В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел.

Правила хранения предъявляют к формулировкам заголовков дел жесткие требования. Заголовок дела должен четко, кратко и в то же время в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовки дел не должны содержать неконкретных формулировок («входящие документы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Такие заголовки вызывают трудности в поиске документов, маршрутизации, формировании дел для передачи в архив.

Если дело содержит документы по одному вопросу, но они не связаны последовательностью делопроизводства, то в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые могут быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовки дел внутри разделов и подразделов располагаются по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом перед заголовками дел с приказами руководителя организации располагаются заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций. После них располагаются заголовки дел, содержащих плановую и отчетную документацию.

Правила, которых следует придерживаться:

  • заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке;
  • заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом;
  • если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а каждому тому могут быть присвоены свои заголовки, уточняющие содержание дела.

Для любого структурного подразделения последним заголовком дела является номенклатура дел этого структурного подразделения. Для службы ДОУ – сводная номенклатура дел организации, описи дел постоянного хранения, описи дел временного хранения и акты на уничтожение документов.

Целесообразно оставлять 2–3 номера для резерва, в случае если в течение года образуется новое дело.

Так выглядит, например, последовательность расположения дел в разделе «Экспертная комиссия»:

  • 01-01 Протоколы заседаний Экспертной комиссии,
  • 01-02 Решения Экспертной комиссии,
  • 01-03 Отчеты о выполнении решений Экспертной комиссии,
  • 01-04 Материалы к заседаниям Экспертной комиссии (повестки дня, информационные письма, доклады, отчеты и др.),
  • 01-05 Номенклатура дел Экспертной комиссии,
  • 01-06 резервный номер.

Пример заголовков дел, образующихся в деятельности службы ДОУ:

  • 01-01 Приказы по основной деятельности,
  • 01-02 Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности,
  • 01-03 Распоряжения по основной деятельности,
  • 01-04 Протоколы совещаний у Генерального директора,
  • 01-05 Переписка с заказчиками о формировании сметной документации,
  • 01-06 Переписка с заказчиком в части контроля качества строительства,
  • 01-07 Переписка с надзорными органами,
  • 01-08 Переписка с подрядчиком в части контроля качества строительства,
  • 01-09 Доверенности с завершенным сроком действия, выданные сотрудникам для представления интересов Компании,
  • 01-10 Реестр учета печатей,
  • 01-11 Сводная номенклатура дел ООО «ХХХ»,
  • 01-12 Описи дел Компании постоянного срока хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет),
  • 01-13 Описи дел Компании временного срока хранения (более 10 лет),
  • 01-14 Резервный номер,
  • 01-15 Резервный номер.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Эта графа заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или на основании решения экспертной комиссии.

Отметка ЭПК проставляется только в номенклатурах дел организаций, которые являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Это означает, что срок хранения таких дел может быть постоянным и должен согласовываться с государственными архивами. Если организация не является источником комплектования, то вместо отметки ЭПК следует ставить отметку ЭК. Такая замена будет означать, что экспертизу ценности документов будет проводить экспертная комиссия организации.

Если в номенклатуре дел есть заголовки дел с документами, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива или ЭК организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Также здесь делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде.

Для каждой графы в «1С:Документобороте» есть поле, в которое заводится указанная информация. Номенклатура дел формируется автоматически по унифицированной форме.

Если в организации применяется практика перевода документов полностью в электронный вид (без предварительного документирования на бумажном носителе), то такие документы и образующиеся дела целесообразно исключить из номенклатуры дел. Такие дела хранятся в системе электронного документооборота, уничтожаются из нее и не хранятся на физических носителях информации. Однако методические рекомендации предполагают обязательный перенос документов в электронном виде на материальный носитель, для хранения таких документах на полках в архивах. В связи с этим такой подход целесообразен только для организаций, которые не являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Для того чтобы ввести в систему номенклатуру дел, требуется много сил и времени, однако впоследствии эти трудозатраты окупятся и дадут результаты: система будет помогать при проведении экспертизы ценности документов, составлении описей дел длительного хранения и выделении дел к уничтожению.

См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Текущее хранение документов: порядок формирования дел.

Делопроизводство + Номенклатура дел

Номенклатура дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться уставом или положение организации, положениями ее структурных подразделений, штатными расписаниями, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется секретарем организации или сотрудником, ответственным за делопроизводство, в 4 квартале предшествующего года, т.е. номенклатура дел на 2009 год составляется в 4 квартале 2008 года. После утверждения руководителем организации (не позднее конца текущего года) она вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Порядок составления номенклатуры в федеральных органах исполнительной власти регламентирован типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Номенклатура дел организации состоит из разделов. Названиями разделов являются названия структурных подразделений. Разделы номенклатуры располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) организации.

В разделы включаются заголовки дел, отражающие все направления деятельности структурных подразделений. Заголовки дел располагаются по значимости.

В 1 графе номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например: 02-03, где 02-обозначение структурного подразделения (отдел кадров), 03-порядковый номер заголовка дела по номенклатуре ( приказы по личному составу).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Например:

Приказы директора по личному составу

Годовой план работы управления

Годовой бухгалтерский отчет управления

Переписка с мэрией о финансировании спортивных мероприятий

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается сроки хранения дел, номера статей по типовому или ведомственным перечням дел. Для определения сроков хранения управленческих документов используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденный Росархивом 31 июля 2007 года №1182.

Перечень типовых управленческих документов предназначен для использования в качестве основанного нормативного документа для определения сроков хранения управленческих документов, образующихся во всех или в большинстве организаций (в том числе негосударственных).

Временные сроки хранения по перечню применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяются организациями — источниками комплектования государственных или муниципальных архивов. Организации, не передающие документы постоянного хранения в архивы (не являющиеся источниками комплектования архивов) хранят документы постоянного срока хранения по Перечню не менее 10 лет.

При этом следует иметь ввиду, что некоторые документы постоянного срока хранения по Перечню в таких организациях должны храниться до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением этих документов.(см. указания по применению Перечня). Например, до ликвидации организации необходимо хранить: уставы, положения, приказы по основной деятельности, протоколы комиссий, документы о приватизации, свидетельства о регистрации, ликвидации, бухгалтерские балансы и т.д.

В графе 5 «Примечание», как правило, проставляются отметки о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.д. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Приказ о разработке номенклатуры дел

Номенклатура дел в конце года. Делаем все правильно

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно. Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года. Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Как правильно составить номенклатуру дел>>

Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?

Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов:

  1. Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах, которые подлежат исключению из номенклатуры.

  2. Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений.

  3. Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.

  4. Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.

  5. Согласование проекта номенклатуры с отделами.

  6. Согласование новой номенклатуры с экспертной комиссией.

  7. Утверждение новой номенклатуры у руководителя организации.

Утвердить новую номенклатуру можно приказом по основной деятельности либо грифом утверждения документа. Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки. Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации. В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Свобода»

Красавин C. А. Красавин

23 декабря 2016 г.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел>>

Как закрыть старую номенклатур дел?

После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года. Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.

В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним. Это могут быть незаконченные судебные дела, переписки с организациями, дела с организационными документами отдела — положение об отделе, должностные инструкции работников отдела.

Отметка ЭПК означает их согласование с экспертно-проверочной комиссией для организаций, являющихся источником комплектования государственного архива, или ЭК — экспертной комиссией для организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива. На заседание комиссий выносятся особо значимые дела для организации, которым нужно увеличить срок хранения.

Подробнее об экспертизе ценности документов>>

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2016 году в организации

По срокам храненияВсегоПереходящихС отметкой «ЭПК»
Постоянного4452
Временного (свыше 10 лет)5022
Временного (до 10 лет включительно)90 43
ИТОГО:196143

Подписывает итоговую запись делопроизводитель, ее составивший. Затем в начале года эти сведения нужно будет передать в архив — в государственный или архив организации.

С уважением, Инна

Соглашения об именах файлов — HURIDOCS

Мы все были в курсе: вас просят просмотреть самый последний черновик документа. Вы входите в общие папки своей организации и ищете файл, но не можете сказать, какую версию документа вам следует просматривать:

  • Grant-offer-henry-edits-finalfinal.doc
  • Grant-offer-final-Julia_edits_v4.doc
  • FINAL_proposal_Aug2016_kct-updated.doc

Это всего лишь один небольшой пример слабости управления информацией, которая может вызвать множество ненужного разочарования.Чем более организованно мы управляем информацией, будь то документы, электронные таблицы или мультимедиа, тем эффективнее и действеннее наша правозащитная деятельность. Вот почему так важны соглашения об именах файлов.

Соглашение об именах файлов — это систематический метод именования файлов, упрощающий их поиск в дальнейшем. Последовательное и описательное соглашение позволит вам:

  • Узнавайте содержимое файла, не открывая его
  • Найдите и идентифицируйте файлы, даже если их больше нет в исходной папке
  • Легко просматривайте длинные списки файлов для инвентаризации или проверяйте, отсутствуют ли какие-либо
  • Упростите управление файлами, даже если все они хранятся в одной центральной папке или каталоге

Разработка соглашения об именах файлов

Имя файла может состоять из ряда описательных элементов, таких как ключевые слова, даты, идентификационные числа и т. Д.Чтобы разработать соглашение об именах файлов, вы должны решить, какие типы элементов следует включать и в каком порядке.

Например, соглашение об именах файлов может включать следующие компоненты в следующем порядке: [ГГММДД] _ [Проект] _ [Местоположение] _ [Событие] .xxx

Примеры имен файлов, основанные на этом примере соглашения, могут быть:

  • 160301_HRC_Geneva_launch.jpg
  • 151208_Uwazi_Madrid_inception.pdf
  • 160219_OHCHR_Tunis_meeting.jpg

Ниже приведены некоторые рекомендации по созданию собственного соглашения об именах файлов.

1. Подумайте, как вы хотите сортировать и извлекать файлы

Как вы хотите сортировать и извлекать файлы? Ответ на этот вопрос поможет определить некоторые из основных компонентов вашего соглашения об именах файлов. Имейте в виду, что сортировка файлов выполняется слева направо.

  • Начните имя файла с наиболее важного параметра. Это позволит вам организовать файлы в алфавитном порядке или в хронологическом порядке по этому параметру без необходимости выполнять поиск.Например, если вашим основным методом доступа к файлу судебного дела является его номер, то он должен быть первым элементом в вашем соглашении об именах файлов: когда вы сортируете свои документы в файловом менеджере, вы сначала увидите, что они упорядочены по номеру дела.
  • Для дат используйте ГГГГ-ММ-ДД (или ГГГГММДД, или ГГММДД, или ГГММ). Чтобы файлы были отсортированы в правильном хронологическом порядке, сначала должны отображаться наиболее важные компоненты даты и времени, а затем наименее значимые компоненты.Если все другие слова в имени файла совпадают, это соглашение позволит нам сортировать по году, затем по месяцу, а затем по дате. В некоторых соглашениях дата стоит перед каждым именем файла, потому что это наиболее логичный способ для их команды извлекать файлы.
  • Отметить разные версии одного и того же файла . Если файл будет поддерживаться с течением времени, используйте соглашения v1, v2, v3 и т. Д., Чтобы обозначить его место в последовательности версий. Вы можете отделить «v» от типа содержимого подчеркиванием («_») или дефисом («-»).По мере создания и обновления версий измените версию, но оставьте имя файла прежним.
  • Не забывайте нули, если вам нужны порядковые номера . Если будет более девяти файлов с одинаковыми именами (например, в случае управления версиями или в серии фотографий), убедитесь, что вы задали такой стиль номеров: 01, 02, 03,… Это позволит отсортировать их в хронологическом порядке. То же самое, если файлов больше 99, это должно быть 001,… 060,… 099,… 100

2.Используйте соответствующие компоненты в именах файлов, чтобы предоставить описание и контекст

Имена файлов должны содержать основные элементы каждого файла, в зависимости от того, что подходит для ваших нужд поиска. Имена файлов должны прослужить дольше человека, первоначально назвавшего файл, поэтому подумайте, какая информация будет полезна кому-то через 15 лет. Потенциальные компоненты для правозащитных организаций включают:

  • Название организации
  • Программа или тема
  • Тип документа
  • Географический охват
  • Дата или период
  • Язык документа
  • Тип контента, например «счет-фактура» или «отчет»

Имейте в виду, что вы скорее всего, захочет использовать согласованные сокращения для этих компонентов, чтобы имена файлов были короткими.

3. Сохраняйте разумную длину имени файла

Длинные имена файлов не работают с некоторыми типами программного обеспечения, поэтому лучше использовать короткие. Для этого вы можете рассмотреть:

  • Сокращение года до двух цифр вместо четырех
  • Сокращение компонентов имени файла (например, используйте «inv» вместо «invoice» или «fr» вместо «francais»)
  • Использование как можно меньшего количества слов для передачи удостоверение документа

4.& * () `; <>? , [] {} ‘” | следует избегать. Пробелы тоже проблематичны, потому что некоторые программы не распознают имена файлов с пробелами. Вместо этого используйте эти альтернативы:

  • Подчеркивание (например, имя_файла.xxx)
  • Тире (например, имя-файла.xxx)
  • Без разделения (например, имя_файла.xxx)
  • Регистр верблюда, где первая буква каждого раздела текста заглавная (например, имя файла. xxx)

5. Задокументируйте свое соглашение об именах файлов и подключите других пользователей

Чтобы оставаться последовательным, важно записать правила соглашения об именах файлов.Если файлы присваивают имена не вам, то вдвойне важно задокументировать соглашение и хранить его в удобном для поиска месте. Вы можете включить эту документацию в файл readme.txt в основной общей папке.

Вот два примера задокументированных соглашений об именах файлов от наших партнеров: один от Африканской комиссии по правам человека и народов (ACHPR), а другой от Международной комиссии юристов (ICJ).

Помимо текстовых файлов, вы можете также подумать о проведении краткого внутреннего сеанса обучения, чтобы объяснить, почему новое соглашение об именах файлов так важно для использования и как оно работает, или о создании видео, в котором рассматриваются ключевые моменты соглашения.

Дополнительные ресурсы Библиотеки

Стэнфордского университета предлагают два наглядных примера для дальнейшего изучения соглашений об именах файлов:

  • В этом тематическом исследовании описывается организованный и тщательный метод, который они использовали для именования тысяч файлов изображений плиток, собранных со дна океана. Это интересный пример, потому что сами имена файлов содержат ключевые данные для каждого изображения. Исследователи смогли легко выполнять поиск и сортировку на основе соглашения об именах файлов.
  • Вот еще один пример, но он объясняет, что соглашение об именах файлов пошло не так. В этом примере подчеркивается важность: согласованного именования файлов, использования описательных компонентов и включения файла readme.txt для объяснения проекта и соглашения об именах файлов.

Ограничения и ограничения в OneDrive и SharePoint

Требовать отъезда

  1. Перейдите к библиотеке документов, которую вы хотите настроить.

  2. На панели инструментов на вкладке Библиотека в группе Параметры выберите Параметры библиотеки .

  3. В Общие параметры выберите Параметры управления версиями .

  4. В Требовать извлечения выберите Нет (по умолчанию).

Безопасность черновика

  1. Перейдите к библиотеке документов, которую вы хотите настроить.

  2. На панели инструментов на вкладке Библиотека в группе Параметры выберите Параметры библиотеки .

  3. В Общие параметры выберите Параметры управления версиями .

  4. В Безопасность элементов черновика выберите Любой пользователь, который может читать элементы (по умолчанию).

Сертификат соответствия

  1. Перейдите к библиотеке документов, которую вы хотите настроить.

  2. На панели инструментов на вкладке Библиотека в группе Параметры выберите Параметры библиотеки .

  3. В Общие параметры выберите Параметры управления версиями .

  4. В Утверждение содержимого выберите Нет (по умолчанию) для Требовать утверждения содержимого для отправленных элементов .

Обязательный столбец

  1. Перейдите к библиотеке документов, которую вы хотите настроить.

  2. На панели инструментов на вкладке Библиотека в группе Параметры выберите Параметры библиотеки .

  3. В разделе Столбцы страницы убедитесь, что в разделе Обязательный нет столбцов.

Примечание: Когда Управление типами контента включено, информация о требуемых столбцах не будет отображаться, а в некоторых случаях, открыв их, требуемый параметр также не будет виден.Убедитесь, что управление типами контента отключено, чтобы ускорить этот процесс, и при необходимости снова включите его.

Исключить из автономного клиента — уровень библиотеки

  1. Перейдите к библиотеке документов, которую вы хотите настроить.

  2. На панели инструментов на вкладке Библиотека в группе Параметры выберите Параметры библиотеки .

  3. В Общие параметры выберите Дополнительные параметры .

  4. В Доступность автономного клиента выберите Да (по умолчанию).

Исключить из автономного клиента — уровень семейства веб-сайтов

  1. Перейдите к семейству сайтов, которое вы хотите настроить.

  2. На панели инструментов на вкладке Сайт в группе Параметры выберите Параметры сайта .

  3. В разделе «Поиск» выберите Поиск и доступность офлайн .

  4. В Доступность автономного клиента выберите Да (по умолчанию).

Режим блокировки разрешений пользователей с ограниченным доступом

  1. Перейдите к настройкам сайта, которые вы хотите настроить.

  2. В настройках выберите Функции семейства веб-сайтов под заголовком Администрирование семейства веб-сайтов.

  3. Найдите Режим блокировки разрешений пользователей с ограниченным доступом и, если он включен, отключите его и проверьте поведение.

Разрешения

  1. Перейдите к библиотеке документов, которую вы хотите настроить.

  2. На панели инструментов на вкладке Библиотека в группе Параметры выберите Параметры библиотеки .

  3. Найдите разрешений для этой библиотеки документов , а затем Проверьте разрешения для пользователя

  4. Чтобы гарантировать, что у пользователя достаточно высоких разрешений для синхронизации файлов в режиме, отличном от режима только для чтения, уровень должен быть Contribute или выше.

Проверка

  1. Перейдите к библиотеке документов, которую вы хотите настроить.

  2. На панели инструментов на вкладке Библиотека в группе Параметры выберите Параметры библиотеки .

  3. В разделе Общие параметры выберите Параметры проверки

  4. Удалите все проверки столбцов и выберите Сохранить .

Узнайте больше о том, как управлять данными и списками в SharePoint.

Требования к профилактике инфекции COVID-19 (AB 685)

  1. Cal / OSHA

Обновлено 13.11.2020

Закон о собрании

№ 685 (Рейес) усиливает выполнение Cal / OSHA требований по предотвращению заражения COVID-19, позволяя быстрее издавать приказы, запрещающие использование, и ссылки на серьезные нарушения, связанные с COVID-19.Закон также требует, чтобы работодатели уведомляли всех сотрудников, которые находились на рабочем месте, обо всех потенциальных контактах с COVID-19 и уведомляли местное агентство общественного здравоохранения о вспышках.

  1. Что изменилось в Законопроекте о сборке 685?

    Законопроект о собрании 685 внес постоянные и временные изменения, в том числе:

    • Работодатели должны уведомлять всех сотрудников на рабочем месте о потенциальных воздействиях, преимуществах и средствах защиты, связанных с COVID-19, а также о мерах по дезинфекции и безопасности, которые будут приняты на рабочем месте в ответ на потенциальное воздействие.
    • Работодатели обязаны уведомлять местные органы здравоохранения обо всех вспышках на рабочем месте, которые определяются как три или более лабораторно подтвержденных случая COVID-19 среди сотрудников, проживающих в разных домохозяйствах, в течение двухнедельного периода.
    • С 1 января 2021 года по 1 января 2023 года Cal / OSHA может издать приказ о запрещении использования (OPU) для закрытия всего рабочего участка или определенной рабочей области, который подвергает сотрудников неминуемой опасности, связанной с COVID-19.
    • С 1 января 2021 года по 1 января 2023 года Cal / OSHA может выдавать уведомления о серьезных нарушениях, связанных с COVID-19, без уведомления работодателей за 15 дней до выдачи.

  2. Что такое заказ, запрещающий использование (OPU)?

    OPU позволяет Cal / OSHA защищать работников от неминуемой опасности, запрещая въезд на место работы или запрещая использование на месте работы чего-либо, что представляет собой неминуемую опасность.

    Неминуемая опасность определяется как любое состояние или практика, которые представляют опасность для сотрудников, которые, как разумно ожидать, немедленно приведут к смерти или серьезному физическому ущербу или до того, как неизбежность такой опасности может быть устранена с помощью обычных процедур правоприменения.

  3. Что изменилось в полномочиях Cal / OSHA выдавать OPU, связанные с COVID-19?

    С 1 января 2021 года по 1 января 2023 года Cal / OSHA может закрыть все рабочее место или определенную рабочую зону, которая подвергает сотрудников неминуемой опасности, связанной с инфекцией COVID-19.Cal / OSHA может осуществлять свои полномочия на любом месте работы, где риск заражения COVID-19 представляет собой неминуемую опасность, и избавит сотрудников от риска причинения вреда до тех пор, пока работодатель не сможет эффективно устранить опасность.

  4. Что такое ссылка на серьезное нарушение и почему на нее требуется больше времени?

    Проверки Cal / OSHA могут привести к цитатам с денежными штрафами. Ссылки классифицируют каждое нарушение в зависимости от степени опасности.Ссылки классифицируются как серьезные, если Cal / OSHA демонстрирует, что существует реальная вероятность смерти или серьезного физического вреда в результате фактической опасности, созданной нарушением.

    До AB 685, когда Cal / OSHA планировала выдать ссылку на серьезное нарушение, она сначала предоставляла работодателю форму с уведомлением не менее чем за 15 дней до публикации ссылки с серьезным нарушением.

  5. Что изменилось в том, как Cal / OSHA может выдавать ссылки на серьезные нарушения, связанные с COVID-19?

  6. Кого работодатели теперь должны уведомлять о возможном заражении COVID-19?

    Теперь в законе четко указано, что работодатели должны направить письменное уведомление всем сотрудникам, а также работодателям субподрядных сотрудников, которые находились в помещении на том же рабочем месте, что и человек, заразившийся COVID-19 или пострадавший от COVID 19-связанный карантинный приказ.

    После того, как стало известно о потенциальном воздействии из-за того, что кто-то на рабочем месте был заразен COVID-19 или получил указание от представителя общественного здравоохранения изолировать его из-за опасений COVID-19, работодатели должны немедленно (в течение одного рабочего дня) предоставить письменное уведомление сотрудники и работодатели субподрядных сотрудников.

  7. О чем работодатели должны уведомлять работников, информируя их о потенциальном риске заражения?

    Закон требует, чтобы работодатель уведомлял сотрудников и работодателей субподрядных сотрудников об их потенциальном риске и предоставлял им определенную информацию о льготах и ​​возможностях, связанных с COVID-19.Работодатели также должны уведомлять сотрудников и работодателей субподрядных сотрудников о плане дезинфекции и безопасности, который работодатель планирует внедрить и выполнить в соответствии с руководящими принципами федеральных центров по контролю и профилактике заболеваний.

  8. Что такое вспышка COVID-19 на рабочем месте?

    Департамент общественного здравоохранения Калифорнии определяет вспышку на рабочих местах, не связанных с медицинским обслуживанием или не в жилых помещениях, как три или более лабораторно подтвержденных случая COVID-19 среди сотрудников, проживающих в разных домохозяйствах в течение двухнедельного периода.

  9. Как работодатели должны сообщать о вспышках заболеваний?

    Работодатели должны уведомлять местные органы здравоохранения о вспышках в течение 48 часов после того, как им стало известно количество случаев, соответствующих определению вспышки. Работодатель должен уведомить местное агентство общественного здравоохранения в юрисдикции места работы об именах, номере телефона, роде занятий и месте работы сотрудников, которые могут иметь COVID-19 или которые находятся в соответствии с приказом об изоляции COVID-19 от представителя общественного здравоохранения.Работодатели также должны сообщать служебный адрес и отраслевой код NAICS рабочего места, на котором работают зараженные или помещенные в карантин лица. Работодатель, у которого есть вспышка заболевания, подпадающая под эти положения, должен продолжать уведомлять местный отдел здравоохранения о любых последующих лабораторно подтвержденных случаях COVID-19 на рабочем месте.

    10. Ноябрь 2020

    Cal / OSHA Филиалы и подразделения

    Карьерные возможности в Cal / OSHA

Области права | Юридическая карьера Консультирование

Юридические школы не ожидают, что вы будете знать, какой вид права вы хотите практиковать до поступления в университет.Тем не менее, это хорошая идея, чтобы узнать о различных типах юридической практики задолго до того, как вы решите подавать заявление на юридический факультет. Самостоятельное обучение в этой области должно быть частью вашего процесса карьерного роста.

На этой странице в алфавитном порядке кратко излагаются основные области юридической практики, при необходимости, со ссылками на профессиональные организации. Содержание частично основано на информации LSAC и Discoverlaw.org, программы разнообразия LSAC. Американская ассоциация адвокатов также является хорошим источником для изучения.Проконсультируйтесь с деканами по юридическим вопросам карьеры для получения дополнительной информации.

Адмиралтейское (морское) право

Закон

Адмиралтейства регулирует экономические сделки и имущественные споры, связанные с морской торговлей, моряками, судоходством или наземной деятельностью, которая носит морской характер. Однако адмиралтейское право не является синонимом морского права, которое относится к сфере международного публичного права и касается прав на судоходство, полезных ископаемых или юрисдикции в отношении прибрежных вод. Узнайте больше на сайте: Ассоциация морского права США

Закон о банкротстве

U.S. Закон о банкротстве применяется к проблемам несостоятельности как физических лиц, так и организаций. Этот тип закона вытекает непосредственно из Конституции и находится в сфере действия федерального закона, хотя законы штата имеют важное влияние на процедуру банкротства. Практикующие юристы в этой области являются экспертами в Кодексе банкротства США, который является частью Кодекса США. Узнайте больше на сайте: Национальная ассоциация адвокатов по делам о банкротстве потребителей

Деловое (корпоративное) право

Корпоративное право включает создание, роспуск и все другие правовые аспекты управления корпорациями.Типичные обязанности корпоративных юристов включают слияния, поглощения, внутреннюю реорганизацию или споры между корпорациями и частными лицами относительно ответственности, патентов и соблюдения законов штата и федерального законодательства, а также международных соглашений. Юриста, единственным клиентом которого является корпорация, обычно называют штатным юристом. Узнайте больше на: Association of Corporate Counsel

Закон о гражданских правах

Закон о гражданских правах направлен на уравновешивание конкурирующих интересов между государственными учреждениями, с одной стороны, и отдельными лицами или группами лиц, с другой.Юристы, практикующие такую ​​практику, могут работать по делам, связанным с дискриминацией и несправедливой практикой, ущемляющей права и свободы, такие как выражение мнения, занятость, жилье, образование или другие права. Узнайте больше на: Ассоциация адвокатов по гражданским правам

Уголовное право

Уголовное право сосредоточено на действиях, которые караются уголовным кодексом и определены как незаконные. Прокуроры и окружные прокуроры наказывают незаконное поведение, а адвокаты по уголовным делам представляют клиентов, обвиняемых в преступной деятельности.Профессионалы обвинения и защиты занимаются вопросами личной свободы, основных прав и обязанностей. В некоторых странах общего права, кроме США, и в большинстве стран гражданского права роли прокурора (или прокурора) и защитника (или адвоката) более четко разделены по разным профессиональным специальностям. Узнайте больше на сайте: Национальная ассоциация адвокатов по уголовным делам

Закон о развлечениях

Закон о развлечениях преимущественно относится к Закону об интеллектуальной собственности, но более конкретно касается вопросов прав и лицензионных отчислений средствам массовой информации в области искусства, музыки, телевидения, кино или спорта.Спортивные юристы обеспечивают соблюдение правил профессиональной или любительской легкой атлетики и могут представлять спортсмена при заключении контракта. С быстрым развитием информационных технологий и социальных сетей юристы в сфере индустрии развлечений работают в условиях постоянных изменений. Узнайте больше: Международная ассоциация юристов индустрии развлечений

Закон об окружающей среде

Экологическое право касается множества законодательных актов, договоров, постановлений и конвенций, основанных на законодательстве штата, федеральном или транснациональном законодательстве.Юристы, практикующие в этой области, могут представлять государственные учреждения, правозащитные организации или отдельных лиц. Юристы-экологи часто сосредотачиваются на делах, связанных с управлением природными ресурсами, ограничением загрязнения или спорами о земле и прибрежном использовании. Компоненты общественного здравоохранения становятся все более распространенными в практике экологического права. Узнайте больше на сайте: Национальная ассоциация обществ экологического права (веб-сайт в переходный период)

Семейное право

Семейное право фокусируется на правовых отношениях между людьми в контексте семьи.Юристы в этой области обычно работают в небольших фирмах и специализируются в различных областях, от защиты детей до усыновления и развода. Жестокое обращение с детьми, легитимность, гражданские союзы, семейные партнерства и браки являются одними из основных аспектов практики семейных адвокатов. Узнайте больше на: Американской академии супружеских юристов

.

Закон о здравоохранении

Закон о здравоохранении — это развивающаяся область, в которой основное внимание уделяется законодательству, касающемуся здравоохранения. Адвокаты по вопросам здравоохранения могут представлять пациентов, клиники, страховые компании или отдельных практикующих врачей.Федеральное правительство нанимает юристов в этой области для надзора за разработкой, реализацией и соблюдением политики. Специалисты по медицинскому праву также работают в академических учреждениях, биотехнологических и фармацевтических компаниях. Узнайте больше на сайте: Американская ассоциация юристов в области здравоохранения

Закон об иммиграции

Иммиграционные юристы работают с индивидуальными клиентами на всех этапах процесса натурализации. Другие аспекты профессии относятся к беженцам и лицам, ищущим убежища, а также к лицам, находящимся в стране без законного разрешения.Эта область права существенно различается от страны к стране. Во многом его практика зависит от международных договоров, двусторонних договоренностей и политических предположений. Узнайте больше на: Американская ассоциация иммиграционных юристов

Закон об интеллектуальной собственности

Закон об интеллектуальной собственности направлен на защиту прав изобретателей, авторов и предприятий на их материальные и нематериальные творения, изобретения и символы. Юристы в этой области часто являются экспертами в определенной области, например в науке, искусстве или отрасли.Например, поверенные по товарным знакам или авторским правам управляют юридическими аспектами контрактов, визуальной идентификацией, торговыми марками или лозунгами. Технологические достижения, особенно в области цифрового воспроизведения и передачи, делают эту область права динамичной. Узнайте больше на сайте: Американская ассоциация права интеллектуальной собственности

Международное право

Международное право имеет широкое понятие и может быть разделено на частный и государственный секторы. В частном секторе специалисты по международному праву могут работать в финансовых и торговых подразделениях транснациональных корпораций.В этой области было бы полезно знать основы бизнеса, а также корпоративное право или право интеллектуальной собственности. В области публичного международного права практикующие специалисты будут работать над делами, связанными с сделками между суверенными странами. Знание сравнительного права или международного публичного права было бы наиболее полезным для эффективной практики в этой области. Как частное, так и публичное международное право являются междисциплинарными по своей природе и предполагают понимание различий между системами общего права и гражданского права в разных странах.Узнайте больше на: Ассоциация международного права и Американское общество международного права

Закон о труде (занятости)

Трудовое право регулирует отношения между работниками и их работодателями по различным вопросам, начиная от заработной платы и компенсаций, преследований и заканчивая дискриминацией по признаку пола, инвалидности или возраста. Трудовое право часто подразумевает коллективные переговоры и союзы. Адвокаты в этой области могут представлять отдельных клиентов, профсоюз, государственный регулирующий орган или работодателя.Узнайте больше на сайте: Национальная ассоциация юристов по вопросам занятости

Военное право

Военное право включает кодексы и процедуры, регулирующие правовые вопросы в вооруженных силах. С 1951 года военное право основывается на Едином кодексе военной юстиции. Юристы в этой области обычно являются военнослужащими, служащими в Корпусе генерального судьи-адвоката. Узнайте больше на сайте: Judge Advocates Association

.

Закон о личных травмах

Закон о телесных повреждениях касается умышленных или непреднамеренных правонарушений, которые затрагивают людей физически или психологически.Специалисты в этой области хорошо разбираются в законах о правонарушениях и могут работать со случаями, связанными с врачебной халатностью, случайными столкновениями, ответственностью за качество продукции, смертью в результате противоправных действий или травмами на рабочем месте. Многие дела в этой сфере юридической практики разрешаются во внесудебном порядке. Узнайте больше на сайте: Национальная ассоциация адвокатов по травмам

Закон о недвижимости

Закон о недвижимости включает в себя право собственности на землю или строительство, застройку, судебные разбирательства, права арендатора или споры с арендодателем. Адвокаты в этой области могут работать с жилыми или коммерческими сделками, проверять контракты или работать в отделах планирования и других государственных учреждениях.Узнайте больше на сайте: Ассоциация должностных лиц, занимающихся лицензированием недвижимого имущества,

Налоговое право

Налоговое право — это динамично развивающаяся область, которая занимается внутренними и международными сделками. Из-за частых изменений местных, государственных и федеральных кодексов и сложности налогово-бюджетной политики, которая направляет эти изменения, эксперты в области налогового права участвуют в непрерывном образовании с большей скоростью, чем во многих других областях права. Помимо обеспечения законности сборов с хозяйственных операций, налоговые юристы помогают клиентам снизить налоговые обязательства.Узнайте больше: Национальная ассоциация налоговых профессионалов

Как стать рок-звездой Microsoft Teams: Часть 1 | ShareGate

Что такое Microsoft Teams? Нужен учебник по использованию Microsoft Teams? Microsoft MVP Джаспер Остервельд объясняет, как эффективно использовать Microsoft Teams, с помощью этих рекомендаций, советов и приемов Teams.

Простые в использовании инструменты SaaS ShareGate позволяют организациям достичь большего, чем когда-либо прежде, с облачными технологиями Microsoft. В этой серии из четырех частей Джаспер Остервельд познакомит вас с Microsoft Teams.

Microsoft Teams — относительно новый член семейства Microsoft 365 для совместной работы и, на мой взгляд, многообещающий инструмент, который произведет революцию на рабочем месте.

Моя цель — быстро научить вас, чтобы вы могли начать использовать Teams в своей компании или настроить их для своих клиентов.

Серия начинается с обсуждения команд Microsoft, групп Office 365 и некоторых бизнес-сценариев, в которых вы можете их использовать.Пошли!

Будьте в курсе последних тенденций миграции, модернизации и безопасности!

Что такое Microsoft Teams?

Microsoft Teams — это платформа для общения и совместной работы, которая сочетает в себе возможности постоянного чата, видеоконференцсвязь, хранение файлов и интеграцию со многими другими приложениями Office 365.

Проще говоря, Teams объединяет лучшие части Office 365 в одном инструменте.Вы можете:

  • Делитесь идеями и опытом в частных беседах в чате.
  • Создавайте документы Office Online в браузере.
  • Интегрируйте внутренний или внешний контент и инструменты с помощью различных вкладок.
  • Используйте ботов для поддержки ваших повседневных дел и задач.

Microsoft Teams против групп Office 365

Microsoft Teams (Teams) построена на основе платформы Office 365 Groups (Группы). Вы можете узнать все о группах, прочитав серию статей Бенджамина Ниаулина по этой теме здесь и здесь.

Из-за способа настройки групп необходимо принять несколько важных решений, прежде чем приступить к работе с Teams. Вам нужно будет учесть:

Соглашения об именах Microsoft Teams

Имя, которое вы выбираете для своей вновь созданной команды, влияет на несколько аспектов Office 365, поэтому важно отнестись к этому шагу серьезно. Узнайте больше о том, как создать эффективное соглашение об именах для групп Office 365.

Именование особенно повлияет на ваши:

  • Семейство сайтов SharePoint
  • Адрес электронной почты Outlook

Представьте, что один из ваших пользователей проявляет творческий подход и называет новую команду: Команда проекта Fabrikam Project .

В результате получится следующий адрес электронной почты: [электронная почта защищена] .

Неплохо, правда?

Автоматизированное управление, которое делает команды всеми любимым инструментом.

Имя и адрес электронной почты также отображаются в глобальном списке адресов. Другие пользователи, незнакомые с командой, понятия не имеют, к чему относятся имя и адрес электронной почты.

Таким образом, я настоятельно рекомендую изучить поддержку нескольких доменов.

Мы используем эту функцию в InSpark, и наши команды отображаются как [адрес электронной почты защищен] .

Это здорово, потому что мои коллеги сразу понимают, что имя и адрес электронной почты связаны с пространством совместной работы в Teams.

Для организаций с похожими отделами в нескольких странах очень важно иметь соглашение об именах.

Представьте, что Contoso присутствует в Европе, США и Японии — в каждой стране есть собственный отдел маркетинга. Это приводит к появлению трех маркетинговых отделов, а также, возможно, глобального маркетингового отдела. Джек Джонс из США создает команду и называет ее Contoso Marketing.Что происходит, когда Мариеке Хейзинг из отдела маркетинга Нидерландов также создает команду?

К сожалению, Teams не предупреждает вас о том, что команда с таким названием уже существует. У каждой группы также есть собственный современный сайт группы SharePoint, поэтому Office 365 добавляет случайное число после имени семейства сайтов, если это имя уже существует.

Например: https://contoso.sharepoint.com/sites/contosomarketing372.

Это не только выглядит некрасиво, но и сбивает с толку, и совсем неудобно для пользователя.

На домашней странице SharePoint также появляются разные команды:

Представьте себе путаницу! Вот почему реализация соглашения об именах является ключом к поддержанию организованной среды. Например:

  • Contoso_Marketing_NL
  • Contoso_Marketing_UK
  • Contoso_Marketing_US
  • Contoso_Marketing_JP

Это всего лишь пример, но вы понимаете, правильно?

Управляемые пути SharePoint

Семейство сайтов SharePoint, подключенное к каждой группе, по умолчанию создается с управляемым путем / sites / .Этот управляемый путь часто используется для классических сайтов SharePoint.

Я рекомендую создавать современные сайты групп с управляемым путем / team / , потому что в центре администрирования SharePoint Online есть возможность изменить управляемый путь:

Подготовка Microsoft Teams

Наконец, вам нужно подумать о том, кому будет разрешено создавать команды.

По умолчанию каждый пользователь Office 365 может создать команду Microsoft. Каждый раз, когда создается новая команда, создается и новая группа Office 365.

Если вы администратор Office 365, это может показаться ужасной ситуацией. Но если вы конечный пользователь, это действительно может показаться отличным. Вам нужно найти баланс между сохранением контроля и отказом от него — вам нужно выяснить, что работает для вашего ИТ-администратора, а также для вашего клиента.

Я всегда советую не отключать функции совместной работы, потому что люди найдут способ выполнять свою работу, будь то внутри — или за пределами — стен вашей компании. Однако вы хотите предотвратить ситуацию, когда сотни групп будут случайно подготовлены, но никто не знает, какие из них на самом деле используются.

Чтобы узнать больше об управлении группами, ознакомьтесь с этими тремя способами управления группами Office 365.

В настоящее время я предлагаю своим клиентам отключить создание групп самообслуживания для всех пользователей в Office 365. Следующим шагом является создание группы безопасности, содержащей избранный пул людей, которые могут создавать команды, а затем настройка списка SharePoint, в котором пользователи может запросить новую команду.

Примеры использования Microsoft Teams

В конце концов, Microsoft Teams ориентирована на сотрудничество.

Бизнес-сценарий, в котором вы, скорее всего, выиграете от использования Teams, — это сотрудничество внутри команды, отдела или проекта. Как вы организуете команды для этих сценариев?

Давайте посмотрим, как мы это делаем в InSpark и с нашими клиентами.

Отделения

Каждый отдел в нашей организации (например, HR и маркетинг) получает собственную назначенную команду в Teams.

Мы также обычно создаем канал (подробнее о каналах в следующей части этой серии) для каждой темы сотрудничества.

Например: Шаблоны и процедуры . Члены группы обмениваются опытом и совместно работают над документами — и все это в рамках одного канала.

Все или наше сотрудничество происходит через командные каналы, но как насчет общения?

Я бы солгал, если бы сказал, что это также имеет место в Microsoft Teams. Фактически, все наше общение происходит в Yammer. Мы активные и полные энтузиазма пользователи Yammer. Yammer работает на нас, так зачем менять?

Использование двух разных инструментов — одного для совместной работы, другого — для общения, может сбивать с толку некоторых людей.По этой причине мы решили посвятить время продвижению внутреннего внедрения (подробнее о внедрении в будущем сообщении в блоге этой серии).

Технический подход к сокращению разрыва между двумя инструментами заключается в работе с вкладками. Для интеграции Teams и Yammer вы можете использовать ссылки или создать вкладку веб-сайта:

Все наши коллеги уже ежедневно работают в Teams, и у них также есть легкий доступ к Yammer в самом приложении Teams. Идеально!

Проектов

Мы создаем новую команду для каждого из наших клиентов, и каждое задание или проект для этого клиента получает свой собственный канал.Когда вы создаете новый канал, новая папка также создается в библиотеке документов SharePoint. Весь контент, связанный с этим проектом, теперь централизованно хранится в SharePoint, что позволяет всем работать как из SharePoint, так и из Teams.

Помните, выбор хороший. Люди хотят работать так, как хотят. Поэтому мы постарались упростить их жизнь, добавив ссылку на команды в меню быстрого запуска SharePoint. Быстрый запуск позволяет вам ссылаться на URL-адрес, поэтому вы можете перейти в Teams и получить URL-адрес общего канала:

Подробные инструкции по добавлению ссылки под одним из стандартных заголовков быстрого запуска см. В разделе «Добавление ссылок в быстрый запуск» в документации Microsoft.

Теперь все члены команды могут легко переключаться между Teams и SharePoint. В настоящее время существует ограничение на 100 каналов на команду. На какое-то время этого должно хватить, но, конечно, есть исключения.

Надеюсь, вам понравилась первая часть этой серии. Следите за новостями!

Следующая статья в серии

Руководство по тому, как стать рок-звездой Microsoft Teams — Часть 2

Хотите узнать больше статей от Джаспера? Начало здесь:

И ознакомьтесь с еженедельной серией новостей Джаспера, 3 рекомендованных обновления!

В современных цифровых рабочих местах совместное использование контента является важной частью головоломки совместной работы, особенно при работе с клиентами, поставщиками или кем-либо еще за пределами вашей организации.

Загрузите нашу последнюю электронную книгу Sharing is Caring: руководство ShareGate по созданию продуктивной и безопасной гостевой среды общего доступа в Microsoft Teams , чтобы узнать, как можно использовать возможности самообслуживания для защиты конфиденциальных данных.

обновленная электронная книга — новое содержание

Бесплатное руководство по обеспечению безопасности внешнего сотрудничества в Microsoft Teams

Создайте продуктивную и безопасную гостевую среду совместного использования в Microsoft Teams, не снижая продуктивности конечных пользователей.

Создание транс-инклюзивного рабочего места

Вкратце об идее
Проблема

Транс люди часто сталкиваются со стигмой и дискриминацией, враждебностью и давлением, чтобы «управлять» своей идентичностью в социальных условиях, в том числе на рабочем месте.

Почему это происходит

Несмотря на растущую глобальную осведомленность об этой борьбе, многие работодатели остаются недостаточно подготовленными для разработки политики и культуры на рабочем месте, которые поддерживают транс-сотрудников.

Что делать

Исследования, интервью или опросы более 1000 трансгендеров показывают, что компании могут сделать четыре вещи: принять базовые практики трансинклюзивности, включая использование туалета, дресс-код и местоимения; поддерживать гендерный переход; разработать тренинги по транс-специфическому разнообразию; и использовать меры по повышению отказоустойчивости.

Для большинства из нас работа сама по себе вызывает стресс. Представьте себе, что вы несете дополнительный эмоциональный груз отрицания и подавления одного из самых фундаментальных аспектов вашей личности — вашей гендерной идентичности — потому что это не соответствует общественным нормам в отношении гендерного выражения.И представьте, каково было бы, если бы вы открыли свое подлинное «я» тем, с кем работаете и видите каждый день, только для того, чтобы они в результате отвергли, изгнали или игнорировали вас. (Может, вам вообще не нужно представлять.)

Эти проблемы широко распространены среди многих трансгендерных людей, которые часто испытывают стигму и дискриминацию, враждебность и давление, чтобы «управлять» своей идентичностью в социальных условиях, в том числе на рабочем месте, в соответствии с ожиданиями других. Такой опыт может привести в движение множество психологических реакций, которые имеют разрушительные последствия для эмоционального благополучия трансгендеров, удовлетворенности работой и склонности оставаться с работодателем.

Несмотря на растущее во всем мире осознание трудностей, с которыми сталкиваются трансгендерные люди, многие работодатели по-прежнему плохо подготовлены к созданию политики и корпоративной культуры, которые поддерживали бы трансгендеров. Отчасти проблема заключается в незнании этих проблем. В самом деле, даже компании, дружественные к ЛГБТК +, обычно больше фокусируются на «ЛГБ», чем на «TQ +».

Основной причиной решения этой проблемы является то, что это просто правильный поступок. Никто из тех, кто много работает и вносит свой вклад в успех организации, никогда не должен чувствовать стигматизацию и боязнь приходить на работу каждый день.Но это не единственная причина. Неспособность принять транс-специфические политики и практики может дорого стоить предприятиям в виде более высокой текучести кадров, снижения вовлеченности и производительности, а также возможных судебных разбирательств. Дискриминационное поведение в целом также вредит бренду компании.

К счастью, исследования о том, как работодатели могут более эффективно привлекать, удерживать и способствовать благополучию и успеху своих транс-сотрудников, растет. Хотя мы не являемся членами трансгендерного сообщества, последние семь лет мы учились у разнообразного населения трансгендеров в ходе нашего исследования в качестве организационных психологов, специализирующихся на гендерных вопросах.Мы опросили более 1000 транс-сотрудников из различных отраслей и профессий по всей Северной Америке. В этой статье мы делимся их голосами и опытом, а также рассказываем, что мы узнали.

Корни стигмы и дискриминации

Почему трансгендерные люди так часто сталкиваются со стигмой и дискриминацией? Ответ заключается в том, как люди социализируются, чтобы понимать и разыгрывать гендер. Большое количество научных исследований в области социальной психологии и психологии развития продемонстрировало, что гендерному поведению можно научиться : с раннего возраста мальчикам и девочкам рекомендуется демонстрировать стереотипно гендерно обусловленное поведение и отговаривать от проявления ненормативного поведения.Подумайте о традиции дарить розовые вещи девочкам и голубые — мальчикам. Предпочтение этих цветов не имеет биологических корней; Фактически, розовый когда-то считался более «мужским» цветом. Однако со временем мальчики предпочитают синий, а девочки — розовый; они тонко награждаются за то, что им нравятся соответствующие цвета, и даже могут быть наказаны за то, что им нравится другой цвет. Более того, дети улавливают тонкие сигналы от своих родителей и других важных людей, которые навязывают гендерные стереотипы.Например, когда девочки надевают женскую одежду во время переодевания, девочкам могут сказать, что они красиво выглядят, а мальчикам — глупо. Дети стремятся соответствовать гендерным ожиданиям, чтобы обеспечить признание со стороны родителей, а затем и сверстников. По мере взросления становится трудно отличить выражения пола, которые мы действительно предпочитаем, и те, за которые мы были вознаграждены обществом.

В результате такой социализации гендерные нормы обеспечивают, возможно, самую основную организационную структуру, с помощью которой люди определяют себя и других.А поскольку они широко распространены и глубоко укоренились, их чрезвычайно трудно изменить. Таким образом, трансгендерные люди сталкиваются с уникальным затруднением. Например, когда транс-женщина, пол которой при рождении был определен как мужской и которая знает, что является женщиной, носит типично женскую одежду и украшения, она нарушает ожидания относительно того, как ей следует определять и выражать свой пол.

К сожалению, такие ситуации чаще всего означают, что трансгендерные люди подвергаются стигматизации, то есть обесцениваются в обществе, что создает основу для их дискриминации.Исследования показывают, что цена такой стигмы и дискриминации высока. Например, опрос 27 715 трансгендеров, проживающих в США в 2015 году, показал, что ошеломляющие 77% из тех, кто работал в предыдущем году, предприняли активные шаги, чтобы избежать плохого обращения на работе, например, скрывая свою гендерную идентичность, откладывая их гендерный переход (или жить по-настоящему самим собой только после работы и в выходные), воздерживаясь от того, чтобы просить своих работодателей использовать их правильные местоимения ( he, she, they, ze ), или увольняться с работы.Шестьдесят семь процентов сообщили о негативных результатах, таких как увольнение или принуждение к увольнению, отказ от приема на работу или отказ в продвижении по службе. И почти четверть сообщила о других видах жестокого обращения, основанных на их гендерной идентичности или самовыражении — например, требование указывать пол, назначенный им при рождении, чтобы сохранить работу, предоставление личной информации об их транс-идентичности без разрешения или отказано в доступе в туалеты, соответствующие их гендерной идентичности. Такой опыт может быть сложен для трансгендерного человека, который придерживается более чем одной стигматизированной идентичности, например, для черной транс-женщины.

Отсутствие специальных политик может привести к увеличению текучести кадров и даже к судебным разбирательствам.

Исследования также показывают, что стигма и дискриминация могут приводить к задумчивым мыслям, негативному самооценке, безнадежности, социальной изоляции, злоупотреблению алкоголем или другим дисфункциональным способам совладания с собой. Такие ответы открывают путь к еще большим проблемам с психическим здоровьем, включая большую депрессию и тревогу.

В одном из наших собственных исследований мы собрали данные ежедневного опроса 105 транс-сотрудников в США за две рабочие недели.Результаты показали, что 47% участников ежедневно сталкивались по крайней мере с некоторым дискриминационным поведением на работе, например, становились объектом трансфобных замечаний, игнорировались или заставляли действовать «традиционно гендерно». Они сообщили о резком увеличении повышенной бдительности и размышлений на работе на следующий день после такого опыта. Степень, в которой им приходилось быть «настороже» по отношению к своим коллегам и пытаться разобраться в негативных событиях, предсказывала их эмоциональное истощение в течение рабочего дня.

В другом исследовании, в котором участвовали 165 трансгендеров из различных отраслей и профессий в Северной Америке, мы воспроизвели эти результаты и распространили их на другие результаты, включая снижение удовлетворенности работой и большее желание бросить курить. Одна транс-женщина, педагог, которая после того, как сообщила о домогательствах, почувствовала себя совершенно без поддержки со стороны администрации, сказала нам: «Студентов выгоняли из моего класса, обо мне ходили слухи, и это просто не лучшее место для работы. больше.Другая транс-женщина, которая работала в розничной торговле, вспоминала, что ее непосредственный руководитель шутил о транс-людях и что клиенты говорили ей, чтобы она не привносила свой «образ жизни» в рабочее место. В результате она сказала: «Я постоянно осознаю, кто меня окружает. И когда я рядом с другими людьми, это меня очень тревожит ». Транс-мужчина из делового сектора повторил это сильное чувство дистресса: «Большая часть моего стресса, возникающего на работе, связана только с тревогой и беспокойством [о взаимодействиях с коллегами], просто постоянно задаваясь вопросом о том, что произошло и что может произойти.”

Работодатели должны осознавать, насколько дорого обходится игнорирование этих проблем. В отчете Центра американского прогресса за март 2012 года указано, что компании в Соединенных Штатах ежегодно теряют около 64 миллиардов долларов из-за необходимости заменять сотрудников, уволившихся из-за несправедливости и дискриминации; многие из этих людей были членами сообщества ЛГБТК +.

Враждебность и дискриминация также увеличивают количество прогулов, подрывают приверженность и мотивацию и снижают производительность.Недавнее исследование, проведенное организацией Human Rights Campaign, показало, что вовлеченность сотрудников снижается на целых 30% в недружелюбной рабочей среде. Хотя исследование было сфокусировано на сотрудниках ЛГБТК + в более широком смысле, его результаты, несомненно, отражают опыт трансгендеров. Помимо сокрытия того, кто они на работе, что часто приходится делать ЛГБ в отношении своей сексуальной идентичности, трансгендерные люди должны скрывать свое гендерное выражение, в том числе то, как они одеваются, говорят и как себя представляют.

Дискриминационные рабочие места также мешают компаниям привлекать и удерживать лучшие таланты.Когда работодатели, сознательно или неосознанно, не борются с предвзятым поведением, они посылают мощный сигнал о своем безразличии и создают внешнюю репутацию неприветливого места для работы. (По данным Института равных условий игры, каждый четвертый человек, который сталкивается с несправедливостью на рабочем месте, сообщает, что вряд ли будет рекомендовать свою организацию другим.) Кроме того, законы, касающиеся гендерной идентичности и самовыражения, хотя и отсутствуют в совокупности, однако развиваются на местном, государственном и федеральном уровнях, что создает большие обязательства для работодателей.Без всеобъемлющих стратегий решения проблем, связанных с гендерной идентичностью и самовыражением, организации рискуют попасть в суд. Такие судебные иски могут быть дорогостоящими для судебного разбирательства, отвлекать от деловой деятельности и наносить ущерб репутации компании, помимо дорогостоящих выплат. Но мы надеемся, что компании будут подходить к трансинклюзивности с моральной и этической точки зрения, а не с чисто экономической.

Поддержка ваших сотрудников Trans

Организации не должны ждать, пока суд определит, что транс-люди полностью защищены законом.Вместо этого они должны активно внедрять политику и практику недискриминации с учетом гендерной идентичности в свой бизнес. Это связано с двумя ключевыми проблемами: защита и продвижение прав людей любой гендерной идентичности и выражения, а также повышение понимания и принятия сотрудниками своих коллег-трансгендеров. В метаанализе, который мы провели с Шерил Маранто и Гэри Адамс, мы обнаружили тесную связь между степенью, в которой работодатели применяют эти методы, и отношением к работе, психологическим благополучием и решениями о раскрытии информации членами сообщества ЛГБТК +.В другом исследовании, посвященном транс-сотрудникам, Энрика Раггс и ее соавторы обнаружили, что наличие транс-поддерживающей политики положительно связано с открытостью участников в отношении их личности и их меньшим опытом дискриминации на работе. Однако такие эффекты могут иметь место только тогда, когда лидеры последовательно моделируют эту политику на словах и в поведении. Также следует отметить, что эффективные методы обеспечения разнообразия и справедливости положительно влияют на производительность труда всех сотрудников.

Вот четыре метода, которые мы рекомендуем работодателям. Дополнительные ресурсы можно найти в профессиональных ассоциациях, таких как Общество управления человеческими ресурсами, и в некоммерческих организациях, таких как Human Rights Campaign, Out & Equal и Центр права трансгендеров.

1. Принять базовую транс-инклюзивную политику

Обширный объем исследований в области социальной психологии предполагает, что люди очень чувствительны к сигналам, касающимся ценности, приписываемой им другими.В той или иной степени у всех нас есть базовая потребность в принадлежности и предустановленная подсознательная система мониторинга, которая отслеживает качество наших отношений. Когда мы обнаруживаем признаки социальной девальвации (апатия, неодобрение или отторжение), мы испытываем негативные эмоции и потерю самооценки. Когда мы обнаруживаем признаки социальной оценки (похвала, привязанность или принятие в желаемую группу), происходит прямо противоположное. Таким образом, инклюзивные политики и практики — например, связанные с доступом в туалет, дресс-кодом, использованием местоимений и имен — отправляют транс-служащим важные сообщения об их ценности как членов организации.

Доступ в ванную комнату.

Создание гендерно-нейтральных ванных комнат или поощрение транс-служащих пользоваться ванными комнатами, соответствующими их гендерной идентичности, является одним из важных способов показать этим сотрудникам, что их ценят. Тренинги по разнообразию должны научить других сотрудников понимать важность принятия и приветствия, когда они оказываются в ванной компании с коллегой-трансгендером. Один из наших участников, транс-мужчина, работающий в бизнесе, сказал: «Когда я начал использовать мужскую комнату на работе, многим мужчинам это не понравилось.Инженер, цисгендерный мужчина лет сорока, который не работал со мной напрямую, старался изо всех сил, чтобы я чувствовал себя в безопасности и желанным гостем в мужской комнате, и я был чрезвычайно ему благодарен ».

Некоторые считают, что разрешение сотрудникам пользоваться ванными комнатами, соответствующими их гендерной идентичности, увеличивает риск сексуальных домогательств и нападений на женщин. Но в отчете за 2018 год, опубликованном в журнале Sexuality Research and Social Policy, говорится, что такие инциденты в ванных комнатах случаются редко, независимо от какой-либо политики гендерной идентичности в использовании туалетов.Фактически, домогательства и нападения, как правило, чаще всего совершаются гетеросексуальными цисгендерными мужчинами в отношении гетеросексуальных цисгендерных женщин.

Дресс-коды.

Некоторые организации, включая Accenture, начали внедрять на региональном уровне гендерно-нейтральный дресс-код. Четко заявляя, что все сотрудники могут выбирать из целого ряда вариантов, таких как классические рубашки, брючные и юбочные костюмы, компании могут способствовать дестигматизации различных проявлений пола. Такая политика может также способствовать найму и удержанию сотрудников, сигнализируя о том, что нормативности не ожидается.

Использование местоимений и имен.

Еще один способ показать транс-сотрудникам, что их ценят, — это уделить серьезное внимание их правильным именам и местоимениям. Многие трансгендерные люди идентифицируют себя по традиционной бинарной шкале — как мужчину или женщину — и поэтому используют он, он, и его или она, ее, и ее в качестве местоимений. Тем не менее многие другие, которые также подпадают под широкую категорию «транс» — такие как гендеркисты, гендерно-изменчивые и небинарные индивиды — используют альтернативные местоимения, такие как они, они, и их или ze, zir, и зем.

Из наших бесед и исследований ясно, что «неправильный гендер» транс-сотрудников, намеренный или непреднамеренный, довольно распространен на работе. Одноразовая ошибка — например, неправильное местоимение для коллеги, недавно перешедшего на другую работу, — может считаться честной ошибкой. (Следует извиниться, двигаться дальше и в следующий раз сделать все правильно.) Регулярное использование правильных местоимений и имен может быть более значимым, чем можно подумать. Когда их попросили поразмышлять о смелых поступках, которые коллеги совершили в защиту прав транс-сотрудников, многие из наших участников вспоминали случаи, когда цисгендерный сотрудник помогал другим правильно использовать местоимения.Простое «Кэти использует« она »как местоимение» работает, как и легкое исправление: «Вы его видели?» «Да, я видел ее в конференц-зале».

Работодатели могут решить эту проблему несколькими способами. Во-первых, они могут вести учет выбранных сотрудниками имен и правильных местоимений; это помогает гарантировать, что там, где это возможно, будут использоваться соответствующие термины для кадровых и административных целей, такие как каталоги, адреса электронной почты и визитные карточки. Во-вторых, поощряйте всех сотрудников использовать именные значки и подписи электронной почты, которые включают желаемые имена и правильные местоимения; это позволяет людям выучить эти имена и местоимения и способствует осознанию различных гендерных идентичностей, которыми могут обладать коллеги.В-третьих, воспользуйтесь обучающими программами, инициативами по адаптации и содержанием справочника для сотрудников, чтобы прояснить, что правильное использование местоимений является частью создания среды, в которой все сотрудники чувствуют себя ценными и уважаемыми. Goldman Sachs, например, недавно запустил внутреннюю кампанию, чтобы сотрудники больше осознавали важность местоимений и поощряли их активно делиться своими местоимениями с коллегами.

2. Поддержка смены пола

Переход — это не единичное событие, а, скорее, процесс , , который начинается с глубоко личного решения, которое обычно является результатом многих лет самоанализа.Решение раскрыться или раскрыть информацию на работе также является сложным. Люди сравнивают положительные последствия этого (свобода от «двойной жизни» и самовыражения своего истинного «я») и отрицательные (потенциальный отказ и карьерные разветвления). Одна из участниц нашего исследования, транс-женщина из транспортной отрасли, сказала нам: «После почти года самоанализа, исследований, терапии, посещения групп поддержки и глубоких личных размышлений я« открылась »своему руководителю как трансгендер. ….Я закончил говорить, сделал паузу и ждал ее ответа. Мое сердце было в горле. Я знал, что эта встреча может навсегда изменить то, как она думает обо мне, и что я не могу отменить сказанное ».

Затем женщина рассказала о реакции своего босса: «Через несколько мгновений ее первые слова были:« Мы здесь не просто команда, мы семья, и это ваш дом. У вас есть право быть тем, кто вы есть, и чтобы к вам относились с уважением и достоинством. Я сделаю все от меня зависящее, чтобы ваш переход прошел максимально плавно и без проблем.«Затем она занялась организацией встреч с руководителем отдела и руководителем отдела кадров».

Кто-то, решивший перейти, выбирает, как будет выглядеть этот процесс и сколько времени он займет. Переход может включать операцию по подтверждению пола (не все трансгендеры проходят медицинские процедуры). Некоторые гендерно-изменчивые люди проводят свою жизнь, переходя между различными гендерными выражениями и внутри них, постоянно переосмысливая и переопределяя себя. Работодатели должны разработать комплексный подход к управлению сменой пола — такой, который фокусируется на работнике, но также и на создании рабочей среды, способствующей процессу перехода.

Во-первых, помощь переводчикам, которые выбирают медицинские процедуры для покрытия расходов, и обеспечение доступа к медицинским льготам, зависящим от гендерной идентичности, может снизить стресс и тревогу, вызванные выходом на работу. Такая приверженность посылает транс-служащим очень подтверждающий сигнал об их ценности.

Во-вторых, крайне важно, чтобы сотрудников спрашивали, что им нужно во время перехода и как они хотели бы, чтобы этот процесс выполнялся. Только выслушивая их и сотрудничая с ними, работодатели могут гарантировать, что люди не будут непреднамеренно «раскрыты» без разрешения или до того, как они будут к этому готовы.

В-третьих, если к нему обращается сотрудник, менеджер по персоналу может предоставить информацию о том, где можно узнать больше о вариантах лечения, группах поддержки организации и других доступных ресурсах, и может разработать стратегии, которые помогут сотруднику справиться с проблемами работы / жизни, которые могут возникнуть во время процесс. Включение прямых руководителей в такие встречи, если сотрудник чувствует себя комфортно в этом, может способствовать сочувствию и помочь в разработке гибких и информированных планов, адаптированных к уникальным потребностям каждого человека.Такие инициативы реализовали Google, Cigna и Chevron.

В-четвертых, что не менее важно, наше исследование показывает, что лидеры и менеджеры должны активно создавать благоприятную рабочую среду. Период перехода особенно чувствителен; действительно, люди могут подвергаться остракизму или давлению со стороны сверстников с целью подавления их идентичности в это время, что увеличивает их восприимчивость к депрессии, тревоге и даже суицидальным мыслям. Более того, любой трансгендерный человек, обращающийся за хирургической операцией, будет опрошен хирургической бригадой о существовании сетей поддержки, которые часто требуются тем, кто хочет пройти процедуры подтверждения пола.Таким образом, наличие поддерживающей политики и планов устранит одно или несколько препятствий для ухода за транс-сотрудниками.


Кирстен Ульве

Представители власти, которые постоянно моделируют транс-инклюзивное поведение, имеют решающее значение для создания благоприятной среды. Многие из наших участников сказали, что им было бы неудобно спрашивать о льготах при переходе, не говоря уже о том, чтобы добиться успеха в переходном процессе, если бы старшие руководители и непосредственные менеджеры не оказали поддержку, которая имеет тенденцию иметь эффект просачивания вниз для сотрудников более низкого уровня.Высшие руководители могут делать это различными способами, например, посещая или выступая на конференциях по транс-специфическим вопросам, публично отстаивая гендерный дресс-код и инициативы по использованию туалетов, а также используя свои правильные имена и гендерные местоимения.

Конечно, ключевую роль играют и сотрудники. В недавнем исследовании с использованием данных интервью и опросов 389 транс-сотрудников, проведенного с Ларри Мартинесом, Энрикой Раггс и Николасом Смитом, мы обнаружили, что те, кто относительно далеко продвинулись в своем переходном процессе, были более удовлетворены своей работой, чувствовали большее чувство собственного достоинства. «Вписываются» в свои рабочие места и сообщают о меньшей дискриминации, чем те, кто не перешел или продвинулся в этом процессе меньше.Мы также обнаружили, что этот эффект объяснялся , а не чувством согласованности участников между их внутренней гендерной идентичностью и внешним выражением пола — что называется подлинностью действия — но, скорее, восприятием того, что у коллег есть такое же понимание своего пола, что и участники, что известно как относительная аутентичность . Один из участников, транс-мужчина, работающий куратором музея, сказал: «Был момент, когда люди начали видеть во мне всего лишь одного из парней.И я думаю, что в этот момент я начал чувствовать, что вписываюсь намного лучше. Это возможно благодаря людям [коллегам] ». В ярком примере из отдельного исследования транс-женщина на производстве рассказала о моменте на мероприятии компании: «Я впервые появилась в платье на вечеринке. Один из помощников по хозяйству схватил меня за руку и на глазах у всех вытащил на танцпол. Его мужество в принятии того, кем я был, перед всеми нашими коллегами до сих пор может доводить меня до слез.”

Чтобы помочь наладить отношения поддержки, рабочим группам следует сообщить, когда те, кто переходят, будут вне офиса, вернутся ли они на работу на неполный рабочий день и какую работу придется выполнять во время их отсутствия. Подчеркивание того, что коллеги должны проявлять чуткость, оказывать эмоциональную поддержку и действовать таким образом, чтобы подтверждать гендерную идентичность своих коллег, имеет решающее значение. Например, люди могут дать понять, что они готовы поговорить о любых проблемах, связанных с переходом или гендерным самовыражением, при этом следуя указаниям транс-сотрудников о том, когда и где вести такие разговоры.Такой подход усиливает чувство поддержки и заботы и позволяет транс-сотрудникам чувствовать себя комфортно при честном разговоре со своими коллегами. Даже работники с благими намерениями могут нервничать из-за своей способности поддержать коллегу в переходный период, и работодатели могут помочь облегчить их беспокойство, предприняв описанные выше шаги.

3. Разработка тренингов по вопросам разнообразия, ориентированного на разные аспекты жизни

Также важна более общая подготовка по темам гендерной идентичности. Хотя освещение в СМИ помогло облегчить обсуждение гендерной идентичности и самовыражения, тренинги по корпоративному разнообразию все еще нуждаются в улучшении.Предлагаем две рекомендации:

1. Включите контакт с теми, кто идентифицирует себя по спектру транс-идентичности.

Большое количество исследований по «гипотезе контакта» предполагает, что предоставление возможностей наладить отношения с конкретными группами — услышать их истории, оценить их проблемы и обрести сочувствие — имеет решающее значение для изменения отношения и поведения по отношению к ним. Однако члены сообщества ЛГБТК + не обязаны обучать других или быть заметными таким образом; «Out» транс-сотрудников следует включать в тренинги только при их желании.Если это не так, многие фирмы по корпоративному обучению и некоммерческие организации ЛГБТК + предлагают обучение такого рода.

2. Помогите цисгендерным сотрудникам развить навыки, чтобы стать неформальными чемпионами своих трансгендерных коллег.

Исследования показывают, что многим людям не хватает знаний и уверенности, чтобы бороться с предрассудками. Вот почему некоторые компании стремились вооружить своих сотрудников, особенно руководителей, конкретными стратегиями выхода из зоны комфорта и участия в «смелых разговорах» на сложные темы, связанные с разнообразием.Например, сотрудника, который становится свидетелем предвзятого поведения, рекомендуется уважительно, но прямо обозначить его. Это может означать отвести кого-то в сторону, чтобы объяснить потенциальный ущерб от предвзятого комментария, или выпить чашечку кофе с кем-нибудь, чтобы тактично рассказать, почему его поведение было неинклюзивным. Председатель PwC создал коалицию CEO Action for Diversity & Inclusion для нормализации разговоров о разнообразии между руководителями высшего звена в крупных компаниях. Сотрудников Bank of America поощряют обсуждать гендерные, расовые и другие вопросы, связанные с идентичностью, в уважительной и ориентированной на обучение манере.

Эти усилия окупаются. В предстоящем исследовании мы сообщим, что цисгендерные сотрудники, которые бросают вызов неинклюзивной политике и поведению, посылают своим коллегам-трансгендерам важное сообщение о включении. Наши результаты показывают, что такое поведение может проявляться в трех связанных формах: защита интересов, такая, как проявление инициативы по публичной поддержке трансгендерных людей; защита, защита коллег-трансвеститов от осуждения или враждебности; и обучение, такое, как распространение информации о проблемах трансгендеров в организации.Мы обнаружили, что трансгендерные люди, которые недавно были свидетелями такого поведения, как правило, сообщали о повышенном чувстве ценности как члены организации, были более удовлетворены своей работой и были менее эмоционально истощены работой.

Один трансгендерный мужчина в правительстве вспомнил, как испытывал огромную благодарность к своему помощнику, когда она высказалась после того, как менеджер плохо с ним обошелся. «Это произошло, когда я сидел за обеденным столом на пустом стуле», — вспоминал он. «Когда он увидел, что я сижу там, [он] вскочил, как будто сидел рядом с очень большим пауком.Она [моя помощница] озвучила: «Скотт, это было так грубо» — дважды! Это привело меня к острову облегчения ». Подобные смелые поступки предсказывали удовлетворение работой и благополучие людей на полные шесть недель.

Однако, несмотря на добрые намерения многих цисгендерных сотрудников, трансгендеры не всегда могут желать, чтобы другие представляли их интересы, особенно когда этим другим не хватает глубоких знаний о различных проблемах, проблемах и нюансах, связанных с их работой и жизненным опытом.Исследования показывают, что сотрудники, которые обладают «менталитетом спасителя» (т. Е. Мотивированы желанием, чтобы их считали хорошими людьми), могут в конечном итоге принести больше вреда, чем пользы. Соответственно, специалисты по персоналу должны обучать сотрудников правильно задавать вопросы, предпочитают ли коллеги-трансгендеры говорить за себя. (Если они хотят, транс-сотрудники должны быть вовлечены в это обучение.) Простой акт консультации перед принятием мер дает трансгендерному агенту свободу действий в принятии решения о том, как следует справляться с ситуацией.

4. Использование вмешательств для повышения отказоустойчивости

Research также поддерживает идею о том, что трансгендерные люди могут извлечь выгоду из вмешательства, которое поможет им справиться со стрессом. В нашем недавнем двухнедельном выборочном исследовании мы обнаружили доказательства того, что внимательность — состояние безоценочного внимания к текущим событиям — может защитить транс-сотрудников от эмоционального истощения на следующий день после стигматизирующего события на работе. Этот эффект был объяснен уменьшением защитных, недоверчивых моделей мышления, таких как повышенная бдительность и размышления.

К сожалению, нереально предполагать, что предубеждение по отношению к транс-сотрудникам будет быстро и легко устранено с помощью инициатив на рабочем месте. Такие изменения требуют времени. И хотя основная цель работодателей должна заключаться в искоренении предрассудков на структурном уровне с помощью формальной политики и практики разнообразия, также важно предлагать инструменты, такие как тренинг осознанности, когнитивно-поведенческий тренинг и тренинг самосострадания, для уменьшения вредного воздействия. результаты, которые стигма создает в маргинализированных группах населения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Только когда люди чувствуют себя полностью аутентичными и связаны со своими организациями, они могут полностью раскрыть свой потенциал на работе. Транс-сотрудники не исключение. Однако немногим компаниям удалось создать инклюзивную рабочую среду для людей, которые не идентифицируют себя с общественными гендерными нормами. Мы надеемся, что исследования и описанные нами упреждающие меры помогут это изменить. Работодатели, у которых есть это право, не просто сообразительны с точки зрения бизнеса.Они также создают корпоративное наследие, в котором человеческое достоинство ставится во главу угла, а правильные поступки сотрудников считаются основополагающими для успеха.

Примечание редактора: в двух случаях в этой статье упоминались «предпочтительные имена» или «предпочтительные местоимения». Эти имена и местоимения на самом деле нежелательны; это просто правильные имена и местоимения для людей. Статья обновлена ​​соответствующим образом.

Версия этой статьи появилась в выпуске Harvard Business Review за март – апрель 2020 года.

Именование и маркировка файлов | Службы управления записями

Для бумажных файлов идентификация и маркировка позволяет офису поддерживать физический контроль над текущими файлами, а также управлять ростом новых файлов. Маркировка служит наглядным пособием , идентифицируя отдельные серии записей и определяя папки в каждой серии.

Для электронных файлов идентификация и маркировка позволяют офису поддерживать интеллектуальный контроль над текущими файлами, а также управлять ростом новых файлов.Этикетка служит средством доступа , которое позволяет эффективно извлекать отдельные документы.

При работе с бумажными файлами три уровня идентификации и маркировки файлов помогают упростить и упростить хранение и поиск файлов:

  • Этикетки для ящиков или полок
  • Этикетки с направляющими для файлов (направляющие карточки)
  • метки папок с файлами

Этикетки для ящиков или полок

Ярлыки должны быть набраны в верхнем регистре и включать:

  • первичная классификация
  • вторичная классификация (рекордная серия)
  • дат

Таблички / вкладки направляющих файлов

Файловые направляющие (PNG) служат «указателями», чтобы вести поисковика к определенным частям файла.Направляющие могут использоваться в ящике для выделения первичной классификации, для идентификации серии записей, для выделения определенного года или могут использоваться в серии записей для идентификации частей файла по мере необходимости.
Введите надписи в верхнем регистре и покажите:

  • первичная классификация (при необходимости)
  • вторичная классификация (рекордная серия)

Ярлыки папок с файлами

Ярлыки папок с файлами должны включать:

  • код файла (если используется) или полное название серии записей
  • название папки
  • дата (даты), обычно включая даты, содержимого файла

Электронные файлы

Электронные файлы во многом следуют тем же правилам идентификации и маркировки файлов, что и бумажные файлы.Записи организованы по каталогам, которые действуют как первичная классификация. Каждый каталог содержит папки, которые действуют как серии записей. Наконец, каждая папка содержит отдельные документы, имена которых должны отражать их предмет.

.
РубрикаРазное

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *