Что такое документ: ДОКУМЕНТ — это… Что такое ДОКУМЕНТ?

б : оригинальный или официальный документ, на который полагается как основание, доказательство или подтверждение чего-либо.

c : нечто (например, фотография или запись), служащее доказательством или доказательством

2а : запись, передающая информацию финансовые документы исторические документы секретный документ, который просочился в СМИ

б : материальная субстанция (такая как монета или камень), имеющая на себе представление мыслей посредством некоторого общепринятого знака или символа.

задокументировано; документирование; документы

переходный глагол

1 : для предоставления документальных свидетельств документирование своих заявлений, документирование горилл в их естественной среде обитания

2 : для оформления документов

б (1) : для создания или производства (чего-либо, например фильма или романа) с аутентичными ситуациями или событиями.

(2) : для реалистичного изображения документирует проблемы, связанные с тем, чтобы быть единственным родителем

Что такое объектная модель документа?

Редакторы

Джонатан Роби, Texcel Research

Введение

Объектная модель документа (DOM) — это программный API для HTML и XML-документы. Он определяет логическую структуру документов и способ доступа к документу и управления им. В спецификации DOM термин «документ» используется в широком смысле — XML ​​все чаще используется как способ представления множества различных видов информации, которые могут храниться в различных системах, и большая часть этого традиционно рассматриваться как данные, а не как документы. Тем не менее XML представляет эти данные как документы, и DOM может использоваться для управления этими данными.

С документом Объектная модель, программисты могут создавать и строить документы, перемещаться их структуру, а также добавлять, изменять или удалять элементы и содержимое. Доступ ко всему, что находится в документе HTML или XML, изменено, удалено или добавлено с использованием объектной модели документа, за некоторыми исключениями — в частности, интерфейсы DOM для внутреннее подмножество и внешнее подмножество еще не определены.

Как спецификация W3C, одна важная цель для Документа Объектная модель предоставляет стандартный программный интерфейс, который можно использовать в самых разных средах и приложениях.Объектную модель документа можно использовать с любым программированием. язык. Чтобы предоставить точную, независимую от языка спецификацию интерфейсов объектной модели документа мы решили определить спецификации в OMG IDL, как определено в CORBA 2.2 Технические характеристики. В дополнение к спецификации OMG IDL, мы предоставляем языковые привязки для Java и ECMAScript ( стандартный язык сценариев, основанный на JavaScript и JScript). Примечание: OMG IDL используется только как независимый от языка и независимый от реализации способ указания интерфейсов.Различные другие Можно было использовать IDL; использование OMG IDL не означает требование использовать конкретную среду выполнения привязки объекта.

Что такое объектная модель документа

Объектная модель документа — это программный API для документов. Сама объектная модель очень похожа на структуру документы это модели. Например, рассмотрим эту таблицу, взятую из HTML-документа:

 <ТАБЛИЦА>
      <РОУСЫ>
      
       Шэди Гроув 
       Эолийские 
      
      
       За рекой, Чарли 
       Дориан 
      
      
      
     

Объектная модель документа представляет эту таблицу следующим образом:

В объектной модели документа документы имеют логическую структура, очень похожая на дерево; если быть более точным, это похож на «лес» или «рощу», которые могут содержать более одного дерева.Однако объектная модель документа не указывает, что документы реализованы как дерево или роща, ни указывает ли он, как отношения между объектами должны быть реализовано любым способом. Другими словами, объектная модель определяет логическую модель для интерфейса программирования, и эта логическая модель может быть реализована любым способом, который конкретная реализация находит удобной. В этом спецификации, мы используем термин модель структуры для описывать древовидное представление документа; мы особенно избегайте таких терминов, как «дерево» или «роща», чтобы не подразумевать выполнение.Одно важное свойство моделей структуры DOM структурный изоморфизм : если любые два документа Реализации объектной модели используются для создания представления одного и того же документа, они создадут одну и ту же модель структуры, с точно такими же объектами и отношениями.

Название «Объектная модель документа» было выбрано, потому что это «объектная модель», используемая в традиционных объектно-ориентированный дизайн: документы моделируются с использованием объекты, и модель охватывает не только структуру документ, но также поведение документа и объектов из которых он состоит. Другими словами, узлы в приведенная выше диаграмма не представляет собой структуру данных, они представляют собой объекты, которые имеют функции и идентичность. Как объектная модель, объектная модель документа определяет:

• интерфейсы и объекты, используемые для представления и управления документ
• семантика этих интерфейсов и объектов, включая и поведение, и атрибуты
• отношения и сотрудничество между этими интерфейсами и объекты

Структура документов SGML традиционно представлен абстрактной моделью данных, а не объектной моделью.В абстрактной модели данных модель сосредоточена вокруг данные. В объектно-ориентированных языках программирования сами данные инкапсулируется в объекты, которые скрывают данные, защищая их от прямых внешних манипуляций. Функции, связанные с эти объекты определяют, как ими можно манипулировать, и они являются частью объектной модели.

Объектная модель документа в настоящее время состоит из двух частей: DOM Core и DOM HTML. Ядро DOM представляет собой функциональность, используемая для XML-документов, а также служит основа для DOM HTML.Все реализации DOM должны поддерживать интерфейсы, перечисленные как «основные» в спецификации Core; кроме того, реализации XML должны поддерживать интерфейсы указан как «расширенный» в спецификации Core. Уровень 1 Спецификация DOM HTML определяет дополнительные функции необходимо для HTML-документов.

Чем отличается объектная модель документа

Этот раздел предназначен для более точного понимания объектной модели документа, отличая ее от других системы, которые могут показаться похожими.

• Хотя объектная модель документа находилась под сильным влиянием динамическим HTML, на уровне 1, он не реализует все Динамический HTML. В частности, пока не определены события. Уровень 1 призван заложить прочный фундамент для такого рода функциональности, предоставляя надежную и гибкую модель документ.
• Объектная модель документа не является двоичной спецификацией. Документ Программы объектной модели, написанные на том же языке, будут исходный код совместим на разных платформах, но Документ Объектная модель не определяет какую-либо форму двоичного совместимость.
• Объектная модель документа не является способом сохранения объектов в XML или HTML. Вместо того, чтобы указывать, как объекты могут быть представленная в XML, объектная модель документа определяет, как Документы XML и HTML представлены как объекты, так что их можно использовать в объектно-ориентированных программах.
• Объектная модель документа — это не набор структур данных, это объектная модель, определяющая интерфейсы. Хотя это документ содержит диаграммы, показывающие родительские / дочерние отношения, это логические отношения, определенные программированием интерфейсы, а не представления каких-либо конкретных внутренних структуры данных.
• Объектная модель документа не определяет «истинное внутренняя семантика »XML или HTML. Семантика тех языки определяются самими языками. В Объектная модель документа — это модель программирования, предназначенная для уважайте эту семантику. Объектная модель документа не иметь какие-либо разветвления для того, как вы пишете XML и HTML документы; любой документ, который может быть написан на этих языках могут быть представлены в объектной модели документа.
• Объектная модель документа, несмотря на свое название, не является конкурент компонентной объектной модели (COM).COM, как CORBA — это независимый от языка способ определения интерфейсов и объекты; Объектная модель документа — это набор интерфейсов и объекты, предназначенные для управления документами HTML и XML. ДОМ могут быть реализованы с использованием систем, не зависящих от языка, таких как COM или CORBA; это также может быть реализовано с использованием зависящего от языка привязки, такие как привязки Java или ECMAScript, указанные в этот документ.

Откуда появилась объектная модель документа

Объектная модель документа возникла как спецификация для разрешить переносимость сценариев JavaScript и программ Java среди веб-браузеры. Динамический HTML был непосредственным предшественником Объектная модель документа, и изначально она задумывалась в основном с точки зрения браузеров. Однако, когда объектная модель документа Создана рабочая группа, в нее также вошли вендоры из других стран. домены, включая редакторы HTML или XML и документ репозитории. Некоторые из этих поставщиков работали с SGML. до того, как был разработан XML; в результате объектная модель документа на него повлияли SGML Groves и стандарт HyTime.Некоторый этих поставщиков также разработали свои собственные объектные модели для документы, чтобы предоставить программные API для SGML / XML редакторы или репозитории документов, и эти объектные модели имеют также повлиял на объектную модель документа.

Сущности и ядро ​​DOM

В основных интерфейсах DOM нет объектов, представляющих сущности. Ссылки на цифровые символы и ссылки на предопределенные объекты в HTML и XML заменяются один символ, составляющий замену объекта. Например, в:

Это собака & amp; кот

образует единый непрерывный последовательность символов. Представление общего сущности, как внутренние, так и внешние, определены в расширенные (XML) интерфейсы спецификации уровня 1.Примечание: когда DOM-представление документа сериализуется как текст XML или HTML, приложения должны будут проверять каждый символ в текстовых данных, чтобы увидеть, нужно ли его экранировать с использованием числового или предопределенного объекта. В противном случае может привести к неверному HTML или XML.

Интерфейсы DOM и реализации DOM

DOM определяет интерфейсы, которые могут использоваться для управления XML или HTML-документы. Важно понимать, что эти интерфейсы являются абстракцией, как «абстрактные базовые классы» в C ++, они являются средством определения способа доступа и управления внутреннее представление документа в приложении. В в частности, интерфейсы не подразумевают конкретного конкретного выполнение. Каждое приложение DOM можно бесплатно поддерживать документы в любом удобном представлении, при условии, что поддерживаются интерфейсы, указанные в этой спецификации. Некоторый Реализацией DOM будут существующие программы, использующие Интерфейсы DOM для доступа к программному обеспечению, написанному задолго до Спецификация DOM существовала. Таким образом, DOM спроектирован чтобы избежать зависимостей реализации; в частности,

1. Атрибуты, определенные в IDL, не подразумевают конкретных объекты, которые должны иметь определенные члены данных — в языковых привязок, они переведены на пару get () / set (), а не члену данных.(Только для чтения функции имеют только функцию get () на языке привязки).
Приложения
2. DOM могут предоставлять дополнительные интерфейсы и объекты, не найденные в этой спецификации и все еще считается совместимым с DOM.
3. Потому что мы указываем интерфейсы, а не собственно объекты, которые должны быть созданы, DOM не может знать, что конструкторы для вызова реализации. В общем, Пользователи DOM вызывают методы createXXX () в документе класс для создания структур документов и DOM реализации создают свои собственные внутренние представления этих структур в их реализациях createXXX () функции.

Ограничения первого уровня

Спецификация DOM Level 1 намеренно ограничена эти методы, необходимые для представления и управления документом структура и содержание. Будущие уровни спецификации DOM предоставят:

1. Модель структуры для внутреннего подмножества и внешнее подмножество.
2. Проверка по схеме.
3. Управление отображением документов с помощью таблиц стилей.
4. Контроль доступа.
5. Безопасность ниток.

Что такое документ? JASIS 1997

Что такое «документ»?

Реферат : Обычно слово «документ» обозначает текстовую запись. Все более изощренный попытки предоставить доступ к быстро растущему количеству имеющихся документов вызвали вопросы о котором следует считать «документ». Ответ важен для любого определения сфера информатики. Пол Отлет и другие разработали функциональный взгляд на «документ» и обсудили, можно ли, например, рассматривать скульптуру, музейные предметы и живых животных «документы».Сюзанна Бриет приравняла «документ» к организованным вещественным доказательствам. Эти идеи напоминают понятия «материальная культура» в культурной антропологии и «объект как знак» в семиотика. Другие, особенно в США (например, Джесси Шера и Луи Шорс), придерживались более узкой точки зрения. Новые цифровые технологии обновляют старые вопросы, а также старые заблуждения между средой, сообщением и и смысл.

Введение

Что такое документ? Что не могло быть документом? Обычно хранение информации и поисковые системы занимались текстовыми и текстовыми записями (например,грамм. имена, номера и буквенно-цифровые коды). Нынешний интерес к «мультимедиа» напоминает нам, что не все явления интерес к информатике — текстовый или текстовый. Возможно, нам придется иметь дело с любыми явлениями, которые кто-то может захотеть наблюдать: события, процессы, изображения и объекты, а также тексты.

Эта статья реконструирует и комментирует развитие мысли по этой теме с акцент на идеях документалистов континентальной Европы первой половины этого века.Если «документация» (термин, включающий системы хранения и поиска информации) — это то, что вы делаете для или с документами, насколько далеко вы могли бы расширить значение слова «документ» и каковы были ограничения «документация»? Работы европейских пионеров, таких как Поль Отлет и Сюзанна Бриет, имеют большое значение. привлек к себе повышенное внимание в последние годы и был связан с обсуждением физических форм «информация» (например, «информация как вещь» (Buckland 1991a, 1991b)). Эти вопросы важны потому что механические информационные системы могут работать только с физическими представлениями «Информация».Этот фон имеет отношение к разъяснению характера и объема информации. системы.

От документа к «документации»

В конце 19 века все большее беспокойство вызывало быстрое увеличение числа публикаций, особенно научно-технической литературы. Сохранение эффективности в создание, распространение, использование записанных знаний рассматривались как необходимость в новых методах для управление растущей литературой.

Необходимое «управление» имело несколько аспектов.Эффективные и надежные методы были необходимы для сбора, сохранения, систематизации (упорядочивания), представления (описания), выбора (поиск), воспроизведение (копирование) и распространение документов. Традиционный термин для этого деятельность была «библиографией». Однако «библиография» не была полностью удовлетворительной по двум причинам: (i) Было сочтено, что необходимо нечто большее, чем традиционная «библиография», например методы для размножение документов; и (ii) «Библиография» также имеет другие устоявшиеся значения, особенно историческая (или аналитическая) библиография, посвященная традиционным методам изготовления книг.

В начале 20 века слово «документация» все чаще использовалось в Европе. вместо «библиографии» для обозначения набора методов, необходимых для управления этим взрывом документы. Woledge (1983) дает подробный отчет об эволюционирующем использовании «документации». и родственные слова на английском, французском и немецком языках. Примерно с 1920 г. «документация» была все чаще используется как общий термин для обозначения библиографии, научных информационных услуг («wissenschaftliche Aufklärung (Auskunft)»), делопроизводство и архивная работа.(Донкер Duyvis 1959. См. Также Björkbom 1959; Годе 1938).

Существует множество работ по определению, объему и природе «документации», многие из них касается отношений между документацией, библиографией и библиотечным делом. К сожалению, многие в этой литературе, как и большая часть более позднего обсуждения информатики и библиотечное дело подрывается попытками авторов создать или усилить различия там, где различия на самом деле не фундаментальные, а скорее вопрос акцента.

Loosjes (1962, стр. 1-8) объяснил документацию в исторических терминах: Систематический доступ к письменные тексты, писал он, стали более трудными после того, как изобретение книгопечатания привело к распространение текстов; ученые все чаще были вынуждены делегировать задачи специалистам; сборка а поддержание коллекций было областью библиотечного дела; библиография была посвящена описания документов; делегированная задача по созданию доступа ученых к актуальному содержанию документов, особенно частей в печатных документах и, не ограничиваясь конкретными коллекции, была документация.

Примерно после 1950 года более сложная терминология, такая как «информатика», «информация» хранение и поиск », и« управление информацией », увеличивая замену слова «документация».

Из документации обратно в «документ»

Проблемы, вызванные увеличением количества печатных документов, привели к развитию методы документации. Однако рост документации привел, в свою очередь, к новым и интригующий вопрос, которому тогда или с тех пор уделялось мало внимания.

Документация представляла собой набор методов, разработанных для управления значительными (или потенциально значимые) документы, то есть на практике печатные тексты. Но не было (и нет) теоретических причина, по которой документация должна быть ограничена текстами , не говоря уже о напечатанных текстах. Есть много других виды означающих объектов в дополнение к печатным текстам. И если документация может иметь дело с текстами, не печатаются, не может ли он также иметь дело с документами , а не текстами? Насколько широко мог документацию приложить? Иными словами, если бы термин «документ» использовался в специализированном значение как технический термин для обозначения объектов, к которым методы документирования могут насколько можно расширить объем документации. Что могло (или не могло) быть документ? Однако вопрос в таких терминах формулировался редко.

Ранняя разработка заключалась в расширении понятия документа за пределы письменных текстов. можно найти в основных английских и французских словарях. (Историческую справку по «документу» см. также Сагредо Фернандес и Искьердо Арройо (1982)). «Любое выражение человеческой мысли» было часто используемое определение «документ» среди документалистов. В США фраза «the графическая запись »и« родовая книга ».Это было удобно для увеличения объем поля для включения изображений и других графических и аудиовизуальных материалов. Пол Отлет (1868-1944) известен своим наблюдением, что документы могут быть трехмерными, что позволило включение скульптуры. С 1928 года музейные предметы стали включать документалисты. в пределах определений «документ» (например, Dupuy-Briet 1933).

На практике документалисты больше всего интересовались печатными документами, поэтому Вопрос о том, насколько далеко может быть расширено определение «документ», не получил прямого внимания. Тем не менее, время от времени вдумчивый писатель затрагивал эту тему, возможно, потому, что заинтересовался в какой-либо новой форме означающего объекта, например, обучающих игрушек, или из-за желания обобщать.

Пол Отлет: Предметы как документы

Отлет расширил определение «документ» на полпути в своем Traité de documentation 1934 года. Графические и письменные записи — это изображения идей или объектов, писал он, но Сами по себе объекта можно рассматривать как «документы», если вы осведомлены о них путем наблюдения.В виде Примеры таких «документов» Отлет приводит природные объекты, артефакты, предметы, несущие следы человека. деятельность (например, археологические находки), пояснительные модели, обучающие игры и произведения искусства (Отлет, 1934, стр. 217; также Отлет, 1990, стр. 153 и 197, и Искьердо Арройо, 1995).

В 1935 году Вальтер Шюрмейер писал: «Сегодня под документом понимают любой материал. основа для расширения наших знаний, которая доступна для изучения или сравнения »(« Man versteht heute unter einem Dokument jede materielle Unterlage zur Erweiterung unserer Kenntnisse, die einem Studium oder Vergleich zugaenglich ist. «Schuermeyer 1935, стр. 537).

Аналогичным образом, Международный институт интеллектуального сотрудничества, агентство Лиги Наций, разработанная в сотрудничестве с Французским союзом документации, технические определения «документа» и связанных технических терминов на английском, французском и немецком языках. версий и принято:

«Документ: Toute base de connaissance, fixée matériellement, resceptible d’être utilisée. за консультацией, étude ou preuve. Примеры: рукописи, имприменты, графические изображения. фигурки, предметы из коллекций и т. д…

Документ: Любой источник информации в материальной форме, который можно использовать для справки. или учиться, или как авторитет. Примеры: рукописи, печатная продукция, иллюстрации, диаграммы, музей. образцы и др ….

Документ: Dokument is jeder Gegenstand, der zur Belehrung, zum Studium oder sur Beweisfuehrung dienen kann, z.B. Handschriften, Drucke, graphische oder bildliche Darstellungen, usw …. «(Анон. 1937: 234)

Сюзанна Бриет: вещественные доказательства в качестве документа

Один человек, который в течение многих лет участвовал в дискуссиях о природе документация и документы, адресованные расширению значения слова «документ» с необычным прямота.Сюзанна Брие (1894-1989), также известная как Сюзанна Дюпюи и Сюзанна Дюпюи-Бриет был библиотекарем и документалистом с 1924 по 1954 год (Lemaître & Roux-Fouillet 1989; Бакленд 1995).

В 1951 году Бриет опубликовал манифест о природе документации: Qu’est-ce que la документация , которая начинается с утверждения, что «документ является доказательством в поддержку факта». («Un document est une preuve à l’appui d’un fait» (Briet, 1951, 7). Затем она уточняет: Документ представляет собой «любой физический или символический знак, сохраненный или записанный, предназначенный для представления, реконструкции или продемонстрировать физическое или концептуальное явление «.(«Tout indice concret ou symbolique, conservé ou enregistré, aux fins de représenter, de reconstituer ou de prouver un phénomène ou Physique ou intellectuel. «стр. 7.) Подразумевается, что документация не должна рассматриваться как с текстами, но с доступом к доказательствам.

Антилопа как документ

Бриет перечисляет шесть объектов и спрашивает, является ли каждый из них документом.

Объект — Документ?
Звезда в небе — Нет
Фотография звезды — Да
Камень в реке — Нет
Камень в музее — Да
Животное в дикой природе — Нет
Животное в зоопарке — Да

Обсуждение антилопы.Антилопа, одичавшая на равнинах Африки, должна не считаться документом, она правила. Но если бы его поймали, отвели в зоопарк и сделали объект исследования оформлен в виде документа. Это стало вещественным доказательством, используемым те, кто его изучает. Не только это, но и научные статьи, написанные об антилопах, вторичны. документы, поскольку первичным документом является сама антилопа.

Правила Бриета для определения того, когда объект стал документом, неясны.Мы сделать вывод, однако, из ее обсуждения, что:

1. Есть материальность: только физические объекты и физические знаки;

2. Имеется преднамеренность: предполагается, что объект будет рассматриваться как доказательство;

3. Объекты необходимо обработать: оформить в документы; и, думаем,

4. Существует феноменологическая позиция: объект воспринимается как документ.

Эта ситуация напоминает дискуссии о том, как изображение превращается в искусство, обрамляя его как искусство.Означает ли Брие, что так же, как «искусство» становится искусством, «обрамляя» (то есть рассматривая) его как искусство, объект становится «документ», когда он рассматривается как документ, то есть как физический или символический знак, сохраненный или записаны, предназначены для представления, реконструкции или демонстрации физического или концептуального явление? Источники этих взглядов не уточняются, хотя она упоминает в этом контекст ее друг Раймонд Байер, профессор философии Сорбонны, который специализировался эстетика и феноменология.

Рон Дэй (1996) очень правдоподобно предположил, что использование Бриетом слова «индекс» важно, что это индексичность — качество размещения в организованном, значимом связь с другими доказательствами — это придает объекту его документальный статус.

Донкер Дайвис: духовное измерение документов

Фриц Донкер Дуйвис (1894-1961), который сменил Пола Отлета в качестве центральной фигуры в Международная федерация документации, олицетворяющая модернистский менталитет документалистов в его приверженности триединству научного управления, стандартизации и библиографический контроль как дополняющая и взаимоусиливающая основа для достижения прогресса (Анон., 1964). И все же Донкер Дайвис не был материалистом. Он принял точку зрения Отлета о том, что документ было выражением человеческой мысли, но он сделал это с точки зрения его интереса к творчеству Рудольфа. Штайнер (1861-1925), основатель антропософии, духовного движения, основанного на представлении о том, что существует духовный мир понятен чистой мысли и доступен только высшим способностям умственное знание. В результате Донкер Дайвис был чувствителен к тому, что мы теперь могли бы назвать когнитивные аспекты носителя сообщения.Он написал, что:

«Документ — это вместилище выраженной мысли. Следовательно, его содержание имеет духовный характер. Опасность того, что тупое объединение внешней формы отразится на содержание в том, чтобы сделать последнее бесхарактерным и безличным, не является иллюзией … В стандартизации формы и макета документов необходимо ограничить эту деятельность тем, что не влияет на духовное содержание и которое служит для устранения действительно иррационального разнообразия.»(Донкер Дуйвис, 1942. Перевод из Voorhoeve, 1964, 48)

Ранганатан: Микро-мысль на плоской поверхности

Индийский теоретик С. Р. Ранганатан, обычно столь метафизический, взял любопытно узкий и прагматическая позиция по определению «документа», противодействие даже включению аудиовизуальных такие материалы, как радио и телеканалы. «Но это не документы; потому что они не являются записями о материалах, пригодных для обращения или консервации.Статуи, фарфор и Материальные экспонаты в музее были упомянуты, потому что они передают мысль, выраженную тем или иным образом. Но все это не является документом, поскольку это не запись на более или менее плоской поверхности ». (Ранганатан, 1963).

Взгляд Ранганатана на «документ» как на синоним «воплощенной микромыши» на бумаге »или другой материал, пригодный для физического обращения, транспортировки в космосе и сохранения во времени ». принят Индийским институтом стандартов (1963, 24), с примечанием, поясняющим, что термин «документ» теперь расширен в использовании, чтобы включать любую воплощенную мысль, микро- или макрос, а также то, физическое воплощение является эксклюзивным для одной работы или является общим для более чем одной работы.«

Другие тоже ограниченно видели, что это за документы. В США два очень влиятельных авторы выбрали представление документов, которое было только расширением текстовых записей, чтобы включить аудиовизуальные коммуникации. Луи Шорс популяризировал фразу «универсальная книга» (например, Шорс, 1977) и Джесси Х. Шера использовали «графическую запись» почти с тем же значением (например, Shera, 1972). Шера неоправданно проигнорировала идею Бриет о документах как о доказательствах.

Антропология: материальная культура

Отлет недвусмысленно заявил, что его взгляд на «документ» включает археологические находки, следы человека. деятельность и другие объекты, не предназначенные для общения.«Коллекции предметов собраны вместе. в целях сохранения, наука и образование в основном носят документальный характер (Музеи и шкафы, коллекции моделей, экземпляров и образцов). Эти коллекции созданы из предметов, встречающихся в природе, а не из очерченных или описанных словами; они есть трехмерные документы »(Отлет, 1920. Перевод из Отлета, 1990, 197).

Представление об объектах как документах напоминает понятие «материальная культура» среди культурных антропологи «, для которых артефакты стали важным доказательством в документации и интерпретация американского опыта.»(Ames 1985, ix) и в музеологии (например, Kaplan 1994; Пирс 1990).

Семиотика: «Текст» и «объект как знак»

Идеи Бриэ о природе «документа» вызывают дискуссию в отношении семиотики. В этом контексте мы отмечаем обсуждение Дюфренном различия между эстетическими объектами и обозначение объектов:

«Функция таких [означающих] объектов состоит не в том, чтобы поддерживать какое-то действие или удовлетворять некоторые нужно лишь раздавать знания.Мы можем, конечно, в некотором смысле называть все объекты означающими. Однако мы должны выделить те объекты, которые не только означают, чтобы подготовить нас для некоторых действий и которые не используются только для выполнения задачи. Научные тексты, катехизисы, альбомы с фотографиями и, в более скромном масштабе, указатели — все это знаки, значение вовлекает нас в деятельность только после того, как мы впервые предоставили нам информацию «. (Дюфренн 1973, 114).

Мы можем заметить, что при включении музейных и других «найденных» предметов, Бриэ »любые физический или символический знак «включает в себя как человеческие, так и естественные знаки.Другие разработали понятие «объект как знак». Ролан Барт, например, обсуждая «семантику объект «, писал, что объекты» действуют как носитель смысла: другими словами, объект эффективно служит некоторой цели, но он также служит для передачи информации: мы могли бы резюмировать это, сказав что всегда есть смысл, который выходит за пределы использования объекта »(Barthes, 1988, 182). Мы можем отметить широко распространенное использование слова «текст» для характеристики моделей социальных явлений, не состоящих из слов или цифр, но, кажется, было сравнительно мало внимания к пересечению между семиотика и информатика.(См., Однако, подробное обсуждение Warner 1990.)

Комментарии

Одно различие между взглядами описанных выше документалистов и современными взглядов — это акцент, который теперь будет сделан на социальном конструировании смысла, на восприятие зрителем значимости и доказательности документов. «Актуальность», центральный концепция в исследованиях информационного поиска, в настоящее время обычно считается ситуационной и приписывается зрителем.В семиотической терминологии:

«… знаки никогда не являются естественными объектами … Причина в том, что свойство быть знаком не естественное свойство, которое можно искать и находить, а свойство, данное объектам, должно быть они естественные или искусственные, в зависимости от того, как они используются. И как объекты, и как средства, к знакам нужно относиться как к чему-то выдуманному, и в этом смысле они соотносятся с действиями ». (Себеок 1994, т. 1, стр. 18).

Представление Бриэтом документов как доказательств может происходить по крайней мере двумя способами.Одна цель информационные системы должны хранить и поддерживать доступ к любым доказательствам, которые были приведены в качестве доказательств некоторого утверждения. Другой подход — для человека, который может систематизировать артефакты, образцы, образцы, тексты или другие объекты, чтобы подумать о том, что они могут рассказать о мире, который произвел это, а затем, разработав некоторую теорию его значения, чтобы поместить объект в доказательство , предложить это как свидетельство по тому, как оно устроено, проиндексировано или представлено. Таким образом информационные системы может использоваться не только для поиска материалов, которые уже имеются в наличии, но и для их систематизации. что кто-то может использовать его в качестве (нового) доказательства для какой-то цели.(Уилсон 1995).

Развитие понятия «документ» у Отлета, Бриета, Шюрмейера и других. документалисты все больше подчеркивали то, что функционировало как документ, а не как традиционные физические формы документов. Переход к цифровым технологиям, казалось бы, делает это различие даже важнее. Тщательный анализ Леви показал, что упор на технологии цифровых документов препятствует нашему пониманию цифровых документов как документов (например, Леви 1994).Обычный документ, такой как почтовое сообщение или технический отчет, физически существует в цифровая технология как набор битов, но то же самое делает и все остальное в цифровой среде. В этом смысл, любая отличительная особенность документа как физической формы еще больше уменьшается, и обсуждение «Что такое цифровой документ?» становится еще более проблематичным, если мы не помним путь аргументация, лежащая в основе почти забытых дискуссий об объектах Отлета и антилопе Бриет.

Постскриптум: Документирование антилопы

Обсуждение Бриетом антилопы как документа весьма специфично: антилопа была родом из Африка; это был недавно открытый вид; и он был доставлен в Сад растений Национальный музей естественной истории в Париже.Ее рассказ выглядит так, как если бы она имела в виду настоящая антилопа, известная ей. В 1947 году, незадолго до выхода книги Бриэ, Национальный музей d’Histoire Naturelle объявил об открытии новой африканской антилопы — tragelaphus scriptus. reidae , подвид кустарника, но нет никаких указаний на то, что экземпляр был доставлен в Париж. (Бабо 1947). Документация по антилопам показывает, что было обнаружено очень мало новых видов. при жизни Бриет документальные свидетельства существования антилопы Бриет ускользают от нас.Соответственно, само слово «антилопа», как мы обнаружили, некоторые считают, что оно происходит от эфиопского слово для неуловимого единорога.

Благодарности : Я благодарен за полезные комментарии Рону Дею, У. Бойду Рейворду и Патрик Уилсон. Ранее сокращенные версии этой статьи были представлены на Пятом Конгрессе Международная ассоциация семиотических исследований, Беркли, 1994 (готовится к выпуску Buckland & Day) и на предконференции по истории информатики в Американском обществе информации Ежегодное собрание Science 1995, Чикаго, 8 октября 1995 г.

Эймс, К. Л. и др. (1985). Материальная культура: Учебное пособие , изд. Т. Дж. Шлерет. Лоуренс, KS: Университетское издательство Канзаса.

Anon. (1937). Терминология документации. Coopération Intellectuelle. 77, 228-240.

Anon. (1964). Ф. Донкер Дуйвис: Его жизнь и деятельность . Гаага: Нидерландский институт Документация и подача. (NIDER publ. Ser. 2, no. 45). 39-50.

Бабо, Г. (1947). Description d’une nouvelle sous-espèce du жанра Tragelaphus (Mammifère онгуле).Tragelaphus scriptus reidae. Bulletin du Muséum National d’Histoire Naturelle 2-я сер., 19 , 379-380.

Björkbom, C. (1959). История словесной документации в FID. Revue de Documentation, 26 , 68-69.

Бриет С. (1951). Qu’est-ce que la documentation . Париж: РЕДАКТИРОВАТЬ.

Бакленд, М. К. (1991a). Информационно-информационные системы . Нью-Йорк: Гринвуд; Praeger.

Бакленд, М. К. (1991b).Информация как вещь. Журнал Американского общества информации Science 42: 5 (июнь 1991 г.): 351-360.

Бакленд, М. К. (1991c). Информационный поиск более чем текста. Журнал американского общества по информационным наукам, 42 , 586-588.

Бакленд, М. К. (1995). 100-летие «Мадам Документация»: Сюзанна Бриет, 1894–1989. Журнал Американского общества информационных наук, 42 , 586-588.

Бакленд, М.К. и Р. Дэй. Семиотика «документа». В трудах Пятого Конгресса Международной ассоциации семиотических исследований, Беркли, 1994. Берлин: Mouton de Gruyter, предстоящий.

Донкер Дуйвис, Ф. (1942). Normalisatie op het gebied der documentatie . [Стандартизация в область документации]. (NIDER publ. 214). Гаага, Нидерланды: NIDER.

Донкер Дуйвис, Ф. (1959). Die Enstehung des Wortes ‘Dokumentation’ im Namen des FID. Ревю de Documentation, 26 , 15-16.

Дюфренн, М. (1973). Феноменология эстетического опыта . Эванстон, Иллинойс: Северо-западный UP.

Дюпюи-Брие, С. (1933). Rapport présenté à la Commission de terminologie. В Международном Институте для документации. XIIe конференция. Сообщение . Брюссель, 1933 г. (стр. 187–192). Публикация IID 172a. Брюссель: IID.

Франк, П. Р. (1978). Von der systematischen Bibliographie zur Dokumentation . (Wege der Forschung 144). Дармштадт: Wissenschafliche Buchgesellschaft.

Годе, М. (1938). Documentation, bibliothèques et bibliographie: Essai de définition de leurs caractères et de leur rapports. IID Communicationes, V , Fasc. 1, 15-18.

Индийский институт стандартов. (1963). Индийский стандартный глоссарий терминов классификации. IS: 2550-1963. Нью-Дели: Индийский институт стандартов.

Искьердо Арройо, Дж. М. (1995). La Organisation Documental del Conocimiento . Мадрид: Tecnidoc.

Каплан, Ф.Э. С. (Ред.) (1994). Музеи и создание «себя»: роль предметов в национальная идентичность . Лондон: Издательство Лестерского университета.

Лемэтр Р. и Ру-Фуйе П. (1989). Сюзанна Бриет (1894-1989). Bulletin d’Informations de l’Association de Bibliothecaires Français, 144 , 55-56.

Леви, Д. М. (1994). Фиксированный или жидкий? Документируйте стабильность и новые медиа. В году Европейская конференция по Hypertext Technology 1994 Proceedings . (Стр.24-31). Нью-Йорк: вычислительная ассоциация. Машинное оборудование.

Loosjes, T. P. (1962, 1967). Dokumentation wissenschaftlicher Literatur . Мюнхен: BLV Verlagsgesellschaft, 1962. Гл. 1. Была ли это документация? Английский перевод: Документация по научной литературы . Лондон: Баттервортс, 1967.

Отлет П. (1920). Международная организация библиографии и документации . МИБ Publ. 128. Брюссель: Международный институт библиографии.Перевод в Отлет (1990), стр. 173-203.

Отлет П. (1934 [1989]). Traité de documentation . Брюссель: Editiones Mundaneum. Переиздано 1989 г., Льеж: Центр лекций Publique de la Communauté Française.

Отлет П. (1990). Международная организация и распространение знаний: Избранные эссе . (FID 684). Амстердам: Эльзевир.

Пирс, С. М. (ред.) (1990). Объекты познания . (Новое исследование в музейном деле, 1).Лондон: Атлон Пресс.

Ранганатан, С. Р., изд. (1963). Документация и ее аспекты . Лондон: Издательский дом Азии.

Сагредо Фернандес, Ф. и Искьердо Арройо, Дж. М. (1982). Reflexiones sobre «Documento»: Palabra / objecto. Boletin Millares Carlo, 3 , 161–197.

Шюрмейер, В. (1935). Aufgaben und Methoden der Dokumentation. Zentralblatt für Bibliothekswesen, 52 , 533-543. Repr. in Frank 1978, стр. 385-397.

Себеок, Т.А., изд. (1994). Энциклопедический семиотический словарь . 2-е изд. Берлин: Мутон де Грюйтер.

Шера, Дж. Х. (1972). Основы обучения библиотечному делу . Нью-Йорк: Беккер и Хейс.

Шорс, Л. (1977). Общая книга: что это и как работает . Норман, Окей: Библиотека-колледж Партнеры.

Вурхув, Н. А. Дж. (1964). Ф. Донкер Дуйвис и стандартизация. В: Ф. Донкер Дуйвис: Его жизнь и работа . Гаага: Нидерландский институт документации и подачи.(NIDER publ. Ser. 2, no. 45). 39-50.

Уорнер Дж. (1990). Семиотика, информатика, документы и компьютеры. Журнал Документация, 46 , 16-32.

Уолдж, Г. (1983). «Библиография» и «документация»: слова и идеи. Журнал Документация, 39 , 266-279.

Что такое Управление документами (DMS)?

Что такое Управление документами (DMS)?

Управление документами, часто называемое системами управления документами (DMS), представляет собой использование компьютерной системы и программного обеспечения для хранения, управления и отслеживания электронных документов и электронных изображений бумажной информации, полученных с помощью сканера документов.

Управление документами — это то, как ваша организация хранит, управляет и отслеживает свои электронные документы.

Согласно ISO 12651-2, документ — это «записанная информация или объект, который можно рассматривать как единое целое». Хотя это звучит немного сложно, это просто то, что вы использовали для создания, распространения и использования в течение многих лет.

Теперь мы можем определить управление документами как программное обеспечение, которое контролирует и упорядочивает документы во всей организации. Он включает в себя захват документов и контента, рабочий процесс, репозитории документов, COLD / ERM и системы вывода, а также системы поиска информации.Кроме того, процессы, используемые для отслеживания, хранения и контроля документов.

Вниманию учащихся с визуальным восприятием: Щелкните здесь, чтобы УЗНАТЬ, как этот термин относится к интеллектуальному управлению информацией (IIM).

Управление документами — одна из технологий, предшествующих управлению контентом, и не все это давно было доступно только на автономной основе, как и его собратья по созданию образов, рабочему процессу и архивированию. Он обеспечивает некоторые из самых основных функций управления контентом, налагая средства контроля и возможности управления на «тупые» документы.Благодаря этому, когда у вас есть документы и вам нужно их использовать, вы можете это сделать. Некоторые из ключевых функций в управлении документами включают:

• Регистрация / выписка и блокировка, чтобы координировать одновременное редактирование документа, чтобы изменения одного человека не перезаписывали изменения другого человека.
• Контроль версий, чтобы можно было сохранить вкладки о том, как появился текущий документ и чем он отличается от версий до
.
• Откат, чтобы «активировать» предыдущую версию в случае ошибки или преждевременного выпуска.
• Контрольный журнал, позволяющий восстановить, кто и что делал с документом в течение его жизненного цикла в системе.
• Аннотации и марки,

Управление документами в конечном итоге было отнесено к управлению контентом в немалой степени, потому что сегодня нам доступно больше информации, чем когда-либо прежде, и большая часть ее создается не нами.Благодаря распространению целого ряда источников, таких как Интернет, флэш-накопители, смартфоны и т. Д., Возросла потребность в работе со всеми видами информации: не только с точки зрения большего количества типов мультимедиа, таких как текст, изображения или голос. файлы, но также и с точки зрения того, насколько все это структурировано и, следовательно, легко управляемо.

сегодня варьируются по размеру и охвату от небольших автономных систем до крупномасштабных корпоративных конфигураций, обслуживающих глобальную аудиторию. Многие системы управления документами предоставляют средства для включения стандартной практики хранения физических документов в электронном виде.К ним относятся:

• Место хранения
• Безопасность и контроль доступа
• Контроль версий
• Контрольный журнал
• Регистрация заезда / отъезда и блокировка документов.

Управление документами, хотя и распознается и используется независимо, это также общий компонент в среде управления корпоративным контентом.

Что такое электронный документ?

Растущее использование электронного документа

Переход на цифровые технологии в бизнесе означает превращение ручных или полуавтоматических процессов в полностью автоматизированные процессы, которыми легче управлять и контролировать.Популярность цифровизации бизнеса растет, но в наши дни она также становится необходимостью.

Одно изменение, которое становится все более распространенным, — это использование электронных документов (электронных документов) вместо бумажных, что компании делают по разным причинам. Существует множество доказательств того, что инвестирование в электронные потоки документов упрощает операции компании, делает их более безопасными, облегчает трансграничную торговлю и экономит деньги и окружающую среду. Помимо этих преимуществ, существуют также нормативные и бюрократические причины; количество постановлений правительства, требующих использования электронных документов, растет во всем мире с увеличением количества паст.

«Электронный документ» означает любой транзакционный документ, которым торговые партнеры обмениваются в электронном формате и способом ».

Хотя стремление к переходу на цифровые технологии вызвано разными мотивами в зависимости от экономических, государственных и географических факторов, использование транзакционных электронных документов — это определенное будущее практически для всех предприятий во всем мире. Здесь вы получите лучшее представление об электронных документах и ​​о том, какие документы могут быть включены в определение.

Что такое электронный документ?

«Электронный документ» относится к любому транзакционному документу, которым торговые партнеры обмениваются в электронном формате. В отличие от файлов PDF или изображений, электронные документы машиночитаемы и обычно обмениваются через программное обеспечение или онлайн-платформы, а не по электронной почте. Типы электронных документов включают, но не ограничиваются:

. С какими электронными документами вы работаете, зависит от ваших операций и местных нормативных требований. Если ваша компания работает в нескольких странах, передовой опыт и установленные государством требования к деловой документации, скорее всего, будут различаться в зависимости от страны.

Условия соответствия электронных документов

Наиболее часто регулируемым электронным документом является электронный счет. Однако правительства по всему миру начали регулировать использование других типов документов, включенных в список выше. Соответствие электронной документации включает в себя множество условий, которым должны соответствовать компании. Найдите здесь список условий соответствия или изучите нашу карту мира соответствия, чтобы увидеть спецификации стран, в которых вы работаете.

Что такое контроль документов? Определение, аспекты и роль автоматизации

После того, как я написал о системах электронного документооборота (СЭД), я увлекся темой документации и, в частности, концепцией «контроля документов».

Во-первых, контроль документов занимает центральное место практически в каждой организации и существует уже какое-то время.

Фактически, некоторые из самых ранних примеров письменности носят административный характер и соответствуют периоду Джемдет Наср, древней культуре из южной части Месопотамии. Не будет преувеличением сказать, что контроль над документами на самом деле такой же древний, как и само письменное слово.

Возвращаясь к настоящему, контроль документов представляет собой ключевой аспект стандартов ISO, которые компании стремятся принять, чтобы продемонстрировать качество, надежность и другие важные характеристики, связанные с их продуктами, услугами и процессами.

Как ни странно, онлайн-документация, касающаяся управления документами, скудна, противоречива и расплывчата. Сын сапожника всегда ходит босиком?

Именно поэтому я решил глубоко погрузиться в тему документооборота. В этой статье я буду:

• Предлагаю подробное определение управления документами
• Уточняю различные приемы и последствия управления документами
• Объясняю роль контроллеров документов и систем управления документами
• Покажу, как автоматизация может улучшить процессы, связанные с контроль документов

В конце концов, задачи, связанные с документацией, могут легко стать повторяющимися, утомительными и дорогостоящими.Другими словами: благодатная почва для автоматизации.

Но прежде чем мы перейдем к делу, давайте начнем с основных понятий. Читать дальше!

Что такое документооборот?

В самом простом понимании, управление документами относится к ряду практик, гарантирующих, что документы создаются, проверяются, распространяются и уничтожаются систематическим и поддающимся проверке способом.

Этот термин наиболее широко известен в контексте стандартов ISO, особенно в рамках стандартов ISO 9001: 2008 и ISO 9001: 2015.

Например, стандарт ISO 9001: 2015 требует, чтобы организации установили документированную процедуру для управления несколькими аспектами документов, включая:

• Идентификация
• Хранение
• Защита
• Восстановление
• Сохранение
• Обзор
• Утверждение
• Утилизация
• Разборчивость
• Отслеживание изменений

Эти процедуры могут помочь компании оставаться организованной и гибкой, особенно по мере ее роста.

Кроме того, методы управления документами играют важную роль в поддержании целостности и отслеживаемости документов, а это ключевые аспекты для бесчисленного множества предприятий.

Прежде чем мы продолжим, я хочу уточнить, что информация, содержащаяся в этой статье, будет соответствовать более широкому определению управления документами.

Этот пост не предназначен для руководства ISO, а представляет собой синтез всех разрозненных фрагментов информации, затрагивающих тему управления документами, которые можно найти в Интернете.

Примеры управления документами

Смысл управления документами легче понять, обратившись к ряду широко известных примеров.

Например, есть много приложений, которые позволяют отслеживать и контролировать изменения в документе, например, Google Docs.

• Google Drive
• Dropbox
• Adobe Document Cloud

Более того, программное обеспечение для хранения документов часто является основой систем электронного управления документами (EDMS) и краеугольным камнем для большинства процедур контроля документов. что принимает организация.

Что такое система контроля документов?

Формально говоря, система управления документами — это группа взаимосвязанных процессов, рабочих процессов и программных продуктов, используемых при производстве и управлении документацией в организации.

Однако этот термин часто используется как синонимы для систем электронного управления документами (EDMS), которые представляют системы, используемые для хранения, организации, управления, совместного использования и отслеживания файлов и документов организации.

Чтобы еще больше усложнить ситуацию, системы управления документами, как правило, являются системами хранения в своей основе.Примеры EDMS:

• Google Drive
• Dropbox
• Microsoft SharePoint
• Microsoft OneDrive
• Egnyte
• eFileCabinet
• DocuWare
• Citrix ShareFile

Какие системы контроля документов самые лучшие?

На этот вопрос нет объективного ответа.У организаций разные потребности, и система, безупречно работающая для одной, может оказаться неэффективной для следующей.

С другой стороны, есть лидирующие на рынке продукты (о которых я рассказывал выше), а также международно признанные стандарты для процедур, такие как ISO.

Комбинируя стандарты высшего уровня с ведущим на рынке решением, вы можете получить отличную систему управления документами, но специфика таких комбинаций должна решать каждая организация.

Что касается только программных продуктов, рекомендую взглянуть на рейтинги и обзоры в Capterra и G2Crowd.

Зачем нужен документооборот?

Есть много возможных ответов на этот вопрос, поэтому давайте рассмотрим их шаг за шагом.

Первый довольно простой: потому что он имеет смысл.

Документация является ключевой в каждой организации, и наличие приложений и процедур для управления ею, вероятно, улучшит ее качество, а также продуктивность и производительность организации.

Второй ответ связан с постоянными потребностями организации или с учетом сценария.Например, слияние компаний — это сценарий, требующий тщательного документооборота.

Третий ответ касается конкретных и неизбежных требований, таких как стандарты ISO. В таких случаях необходим контроль документов, чтобы получить желаемую сертификацию.

Что такое контролер документов?

Также известный как специалист по контролю документов, контролер документов отвечает за обеспечение процедур контроля документов.

Роль может быть внутренней или внешней; Чаще всего контролеры документов работают с внешними органами сертификации, помогая компаниям соблюдать стандарты ISO и получать соответствующую сертификацию.

Однако средние и крупные организации нередко нанимают контролеров документов. В этих случаях роль часто требует технических знаний в одной или нескольких областях, которые считаются ключевыми для понимания процессов, которые будут охвачены документацией.

Также важно отметить, что программные продукты не заменяют потребности в контроллерах документов, поскольку их роль заключается в идентификации, отслеживании и установлении процедур обмена информацией, происходящей внутри компании.

Если вы хотите узнать о карьерном росте контролера документов, я рекомендую эту статью.

Как вы ведете документооборот?

В общем, поддержание контроля над документами требует от организации соблюдения процедур, установленных для этой цели. Отсюда важность прослеживаемости и четких точек доступа к документации — если к ней невозможно получить доступ, отследить или продемонстрировать, вы являетесь свидетелем процедурного сбоя.

При этом существует пять инициатив, которые могут облегчить задачу по поддержанию контроля над документами:

1. Нанять подходящих контролеров документов
2. Установить четкие процедуры
3. Обучить команды следовать процедурам
4. Выбрать правильные программные инструменты для контроля документов
5. Периодически проверяйте результаты и корректируйте

Контроль за документами особенно актуален для компаний, имеющих сертификат ISO, поскольку все стандарты ISO необходимо пересматривать каждые три года.

Можно ли автоматизировать документооборот?

Автоматизация документооборота — это реальность, хотя не все ее аспекты можно эффективно автоматизировать.

Несмотря на наличие ограничений, бесчисленные процессы и связанные с ними задачи легко автоматизировать, и инструменты для этого легко доступны.

Я решил включить несколько примеров процессов управления документами, которые можно автоматизировать с помощью Integromat. Это лишь часть того, что можно автоматизировать, но тем не менее они полезны для понимания того, как работает автоматизация управления документами.

Создание и маршрутизация документов

Шаблоны документов очень полезны для задач отчетности, и этот процесс можно автоматизировать.

С помощью Integromat вы можете автоматизировать создание документов из данных электронных таблиц (в приведенном ниже случае из данных Airtable, но вы можете использовать Excel или Google Sheets) и отправлять их людям, которым необходимо их просмотреть.

Эта автоматизация доступна в виде шаблона и может быть особенно полезна для автоматизации процессов, требующих периодической отчетности динамических данных, например данных о продажах.

Хранение и отслеживание электронных документов

Компании нередко теряют отслеживание вложений электронной почты, но это не обязательно так.

Эта интеграция делает очень простую вещь: сохраняет вложения электронной почты на Google Диск. Таким образом, вы можете гарантировать надлежащее хранение и отслеживаемость документации, отправляемой по электронной почте.

Резервное копирование и защита документов

Еще одним распространенным явлением среди крупных компаний является использование программного обеспечения для управления несколькими электронными документами. В таких случаях сохранение целостной и надежной резервной копии всей документации, проходящей через эти системы, может оказаться сложной задачей — или нет.

С помощью Integromat вы можете автоматизировать создание резервной документации для нескольких EDMS. В приведенном ниже шаблоне показана упрощенная версия этого: он создает копии файлов Google Диска в Egnyte, сервисе, который известен своими высокими стандартами безопасности.

Заключение: если он повторяется и включает в себя документы, вы, вероятно, можете автоматизировать его

Несколько лет назад я работал над серией процессов сертификации для лесозаготовительной компании, создавая и поддерживая документацию для получения сертификата FSC для лесов, которыми управляла компания. .

Это опыт, который я никогда не забуду: изнурительный, требовательный, утомительный и подверженный человеческим ошибкам (мои ошибки, естественно).

Это основные причины, по которым я настоятельно рекомендую автоматизировать процессы управления документами, когда это возможно.

С помощью автоматизации мы можем снизить риск неудач при контроле документов просто потому, что он перестает зависеть от нашего (очень человеческого) небольшого объема внимания и способности отвлекаться.

Другими словами: вы не можете забыть об отправке электронной почты, создании копий документа или обновлении базы данных, когда простое и экономичное программное обеспечение сделает это за вас.

В конце концов, автоматизация может обозначить разницу между подверженной ошибкам внутренней бюрократией и быстрым набором протоколов, облегчающих жизнь каждому.

Удачной автоматизации!

Объекты документа HTML DOM

Свойство / метод	Описание
активный элемент	Возвращает текущий сфокусированный элемент в документе
addEventListener ()	Присоединяет обработчик событий к документу
принять узел ()	Принимает узел из другого документа
анкеры	Возвращает коллекцию всех элементов в документе, имеющих атрибут имени
апплеты	Возвращает коллекцию всех элементов в документе
baseURI	Возвращает абсолютный базовый URI документа
корпус	Задает или возвращает тело документа (элемент)
закрыть ()	Закрывает выходной поток, ранее открытый с помощью документа.открытый ()
печенье	Возвращает все пары «имя / значение» файлов cookie в документе
кодировка	Не рекомендуется. Вместо этого используйте characterSet. Возвращает кодировку символов для документа
набор символов	Возвращает кодировку символов для документа
createAttribute ()	Создает узел атрибута
createComment ()	Создает узел комментария с указанным текстом
createDocumentFragment ()	Создает пустой узел DocumentFragment
createElement ()	Создает узел элемента
createEvent ()	Создает новое событие
createTextNode ()	Создает текстовый узел
по умолчанию Просмотр	Возвращает объект окна, связанный с документом, или null, если его нет.
Модель	Управляет возможностью редактирования всего документа.
doctype	Возвращает объявление типа документа, связанное с документом
документ Элемент	Возвращает элемент документа документа (элемент)
документ Режим	Возвращает режим, используемый браузером для визуализации документа
документURI	Задает или возвращает расположение документа
домен	Возвращает доменное имя сервера, на котором загружен документ
domConfig	Устарело.Возвращает конфигурацию DOM документа
встраивает	Возвращает коллекцию всех элементов документа
execCommand ()	Вызывает указанную операцию буфера обмена для элемента, имеющего в данный момент фокус.
формы	Возвращает коллекцию всех элементов в документе
полноэкранный режим Элемент	Возвращает текущий элемент, отображаемый в полноэкранном режиме
полноэкранный режим Включено ()	Возвращает логическое значение, указывающее, можно ли просмотреть документ в полноэкранном режиме
getElementById ()	Возвращает элемент с атрибутом ID с указанным значением
getElementsByClassName ()	Возвращает HTMLCollection, содержащую все элементы с указанным именем класса
getElementsByName ()	Возвращает HTMLCollection, содержащую все элементы с указанным именем
getElementsByTagName ()	Возвращает HTMLCollection, содержащую все элементы с указанным именем тега
hasFocus ()	Возвращает логическое значение, указывающее, находится ли документ в фокусе
головка	Возвращает элемент документа
изображений	Возвращает коллекцию всех элементов в документе
реализация	Возвращает объект DOMImplementation, который обрабатывает этот документ
importNode ()	Импортирует узел из другого документа
inputEncoding	Возвращает кодировку, набор символов, используемый для документа
последний Изменено	Возвращает дату и время последнего изменения документа
звеньев	Возвращает коллекцию всех элементов и в документе, которые имеют атрибут href
нормализовать ()	Удаляет пустые текстовые узлы и соединяет соседние узлы
normalizeDocument ()	Удаляет пустые текстовые узлы и соединяет соседние узлы
открытый ()	Открывает выходной поток HTML для сбора выходных данных из документа.написать ()
querySelector ()	Возвращает первый элемент, который соответствует указанным селекторам CSS в документе
querySelectorAll ()	Возвращает статический NodeList, содержащий все элементы, которые соответствуют указанным селекторам CSS в документе
состояние готовности	Возвращает статус (загрузки) документа
реферер	Возвращает URL-адрес документа, в который загружен текущий документ
removeEventListener ()	Удаляет обработчик событий из документа (который был прикреплен с помощью метода addEventListener ())
renameNode ()	Переименовывает указанный узел
скрипты	Возвращает коллекцию элементов