Что такое делопроизводство: Делопроизводство — что это такое

Directum: Делопроизводство

В крупных компаниях ежегодно ведется переписка с десятками тысяч контрагентов, а внутренние документы создают тысячи сотрудников. Часть корреспонденции может поступать и обрабатываться в бумажном виде. Системы электронного делопроизводства помогают компаниям повысить эффективность работы в несколько раз и сформировать единое хранилище всех документов.

«Канцелярия» охватывает весь цикл работы с бумажными документами: от ввода и регистрации до сдачи в архив. Функциональность полностью соответствует российским стандартам делопроизводства, позволяя автоматизировать большинство «ручных» операций.

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений.

Номенклатура дел

При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз.

Регистрация документов

Чтобы занести документ в Directum, заполните необходимые поля регистрационно-контрольной карточки (РКК), а регистрационный номер присвоится автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, и любой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.

Пример РКК

РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.

Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используется служба потокового ввода Directum Capture Service. Она поддерживает различные способы занесения документов: захват с электронной почты или из файловой системы (например, со сканера).

Массовое занесение документов со сканера

Функцию создания РКК и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario. Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют РКК извлеченной значимой информацией. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.

Рассмотрение и исполнение входящих документов

После регистрации входящего документа делопроизводитель в пару кликов отправляет его на рассмотрение руководителю.

По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу.

Поручения

Если у руководителя есть помощник, предварительное рассмотрение документа с подготовкой проекта резолюции выполняет его помощник. Руководителю остается только утвердить проект резолюции и отправить поручения на исполнение.

В процессе исполнения поручений обеспечивается:

• фиксация переписки по исполнению;
• возможность делегирования и отправки на доработку;
• контроль сроков, запросы нового срока.

Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.

Дерево поручений

Отправка писем корреспондентам

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами – это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку.

Кроме этого для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и автоматически разослать электронные письма адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.

Печать конвертов

Оформление и ознакомление с организационно-распорядительными документами

Оформление и отправка на согласование распорядительных документов полностью автоматизировано. Достаточно заполнить необходимые данные в мастере действий, после чего система сформирует документ и отправит его нужным сотрудникам на согласование и подписание:

Оформление распорядительного документа

Оформление распорядительного документа

Оформление распорядительного документа

После подписания организационно-распорядительный документ можно разослать заинтересованным сотрудникам для ознакомления. Для этого нужно заполнить список рассылки в РКК. Этот список также можно использовать в будущем для рассылки другого документа.

Список рассылки документа

Сотрудники из списка рассылки получают задания на ознакомление с документом. В системе Directum для подтверждения ознакомления достаточно выполнить задание. А если высылается задача на ознакомление с документом, который не занесен в систему, то это указывается в тексте задачи и исполнители знакомятся с документом в бумажном виде.

Поиск и анализ

По известным реквизитам может быть найден как сам электронный документ, так и его РКК вместе с информацией о местонахождении и стадии исполнения документа.

Поиск по РКК

Быстро найти нужный документ вместе с РКК также можно по штрихкоду на бумажном аналоге документа. Благодаря технологии быстрой идентификации штрихкод считывается специальным сканером, после чего система автоматически находит документ и связанные с ним задания.

Окно действий над найденным документом

Для анализа эффективности работы пользователей в системе предусмотрены специализированные отчеты: «Список ознакомления», «Контроль сроков исполнения поручений», «Статистика исполнения поручений», «Документы, подлежащие возврату» и др.

Пример отчета

Веб-канцелярия

Веб-клиент может использоваться в удаленных офисах территориально распределенной организации или как основной клиент, обеспечивающий кросс-платформенность и удобство администрирования. Для работы нужен только доступ в интернет.

Входящая РКК в веб-канцелярии

Эффект от внедрения

С использованием решения сотрудники будут своевременно получать приказы и распоряжения для исполнения. Контроль исполнения управленческих решений станет полностью прозрачен.

• К минимуму сводится риск потери документов
• В 2 раза сократится время на подготовку и согласование исходящего письма
• В 12 раз ускорится поиск местонахождения бумажных документов
• В 2 раза ускорится подготовка информации руководству по исполнению поручений
• На 20% увеличится выполнение поручений руководства

Статьи по делопроизводству. Что такое делопроизводство и документооборот? Задачи и функции делопроизводства

Ищите в материале: актуальные образцы, схемы-памятки от экспертов, готовые маршруты движения документов. Материалы помогут правильно организовать делопроизводство, избежать проблем с руководством и контролирующими органами.

Материалы по теме:

Что такое делопроизводство кратко

Или документационное обеспечение управления (ДОУ) — ряд процессов, которые затрагивают все этапы работы с документами. Под ним нередко понимают документооборот, но эти два понятия отличаются, хоть и находятся в тесной взаимосвязи между собой.

Документооборот — это лишь промежуточный этап между созданием бумаг и их архивированием.

Справка: понятие делопроизводства отражено в законах. ДОУ регулирует система стандартов по информации, издательскому делу и библиотечному делу.

9 основных делопроизводственных процессов компании

Скачать все 9 шпаргалок в журнале

Выделяют следующие виды делопроизводства:

• общее — ведение общих документов;
• специальное — работа с конкретными бумагами, например, по личному составу, бухгалтерскими, секретными и т.
  д.

В государственных компаниях алгоритм работы с документами регламентирует закон. Частные фирмы вправе самостоятельно решать, как вести документооборот и делопроизводство.

3 основных направления делопроизводства

1. Документирование — составление, оформление, согласование, изготовление бумаг;
2. Организация работы с документами — движение, контроль исполнения, хранения и использования;
3. Систематизация — передача документов на хранение, их размещение в сейфах, утилизацию и т.д.

Основные регламенты организации

Составные части делопроизводства едины в организациях любого типа и назначения. При этом не важно, какой способ ведения ДОУ — бумажный или электронный, вы должны учитывать особенности работы с бумагами, уделять внимание деталям.

Задачи и функции делопроизводства

Ведение делопроизводства позволяет организовать налоговый, бухгалтерский, управленческий учет, обеспечить оперативное реагирование на входящие письма, усовершенствовать обратную связь с сотрудниками. От того, насколько грамотно организован документооборот и ДОУ, зависит эффективность и скорость взаимодействия внутренних служб организации. Основы делопроизводства и документооборота должны знать все сотрудники организации, которые так или иначе связаны с подготовкой, передачей, архивированием бумаг.

Работники обязаны выполнять следующие функции:

• разрабатывать, внедрять, вести табель и альбом унифицированных документов;
• разрабатывать и проектировать бланки;
• проводить экспедиционную обработку отправляемых и поступающих бумаг;
• регистрировать исходящие, входящие и внутренние документы;
• контролировать правильность оформления бумаг, передаваемых на подпись руководству;
• регулировать ход исполнения документов;
• составлять тексты;
• разрабатывать номенклатуру дел, обеспечивать их хранение, оперативное использование;
• контролировать работу с бумагами во всех подразделениях;
• участвовать в мероприятиях, направленных на совершенствование методов и форм работы.

Просмотрите нормы делопроизводства, зафиксированные в ГОСТе «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который сменил ГОСТ Р 6.30-2003. Знание основных правил позволит избежать ошибок в работе. в журнале «Справочник секретаря».

Используйте в работе ГОСТ Р 7.0.97-2016

Скачать ГОСТ по делопроизводству

Общая схема организации делопроизводства и документооборота

Изучите основы делопроизводства, правила составления и ведения бумаг, особенности их движения внутри организации и за ее пределами. Придерживайтесь пунктов Инструкции, утвержденной в компании, в которой прописаны основные нюансы работы с бумагами.

Используйте в работе образец Инструкции с комментариями эксперта

Скачать образец

Общая схема разъяснит правила работы, какие действия выполнять начинающему специалисту, чтобы не запутаться в процессах. Опирайтесь на нее, пока не вникните в суть, не разработаете собственный алгоритм обработки, движения и хранения бумаг, не запомните основные термины делопроизводства.

Организация потоков входящих документов

Под входящими понимают все виды документов, созданные в бумажном или электронном виде в других компаниях. Это могут быть письма, счета, предложения, другие элементы делопроизводства.

Чтобы избежать хаоса, своевременно обрабатывайте их:

• регистрируйте документ — ставьте дату поступления и присваивайте номер;
• передавайте бумаги в подразделение, которое должно заниматься работой с ними или хранением;
• регистрируйте принятие документа в работу;
• ставьте отметку об исполнении, ответе или принятых мерах;
• передавайте документ в архив.

Неукоснительно соблюдайте эти правила делопроизводства. Если в компанию поступает большое количество бумаг и файлов, чтобы оптимизировать работу с ними, используйте специальные программы. Некоторые из них снабжены системой оповещения о сроках, готовности документов и т.д.

Журнал учета входящей корреспонденции

Скачать документ

Организация потоков исходящей документации

Путь исходящих документов определяют правилами работы с ними, их видом. Обычно он начинается с секретаря. После составления бумаги, ее передают лицу, имеющему право подписи, согласования. Только затем документ отправляют во внешние инстанции.

Скачать все 6 памяток

Для эффективной работы с потоком исходящих документов руководство назначает ответственных лиц. Чаще всего в роли них выступают секретари, офис-менеджеры, кадровики, бухгалтеры или другие сотрудники. Чтобы бумаги своевременно были отправлены адресату, контролируйте их движение на каждом этапе, а в завершении проверяйте на ошибки и регистрируйте.

Таблица. Участники процессов делопроизводства для исходящих писем

Скачать таблицу полностью в журнале

Организация потоков внутренних документов в делопроизводстве

В крупных компаниях большое количество внутренних документов. Если работа с ними ведется формально, часть из них может теряться на разных этапах. Ваша цель — организовать процесс так, чтобы сократить их путь и избежать потери.

Важно! Следите за этапом регистрации — присвоение одного номера разным бумагам вызовет общий беспорядок и путаницу.

Таблица. Маршрут приказа по основной деятельности

Составьте для себя алгоритм работы с документами, опираясь на правила, описанные в Инструкции. Если в отделе работает несколько специалистов, разграничьте круг обязанностей, например, один работает только с внутренними бумагами, второй — с внешними.

Кто несет ответственность за делопроизводство

Ответственность за делопроизводство несет руководитель организации, а за документы корпоративного управления — совет директоров или председатель, а также секретарь. Если рассматривать вопрос ответственности, можно отметить, что ни в одном нормативном акте она не зафиксирована. В рамках компании она закрепляется приказами, распоряжениями, должностными инструкциями и т. д.

За движение, процесс обработки, отправки и другую работу с бумагами, которые не подлежат проверке инспекторами, отвечает любой сотрудник компании, на которого возложены обязанности ведения делопроизводства и документооборота. В крупных фирмах назначают несколько ответственных лиц, или создают специальную службу.

Основные способы оформления ответственности за делопроизводство

Способ №1. Внесение функций в должностную инструкцию любого сотрудника

На любого сотрудника компании возлагают ответственность за ведение делопроизводства, прописывая в его должностной инструкции дополнительные функции. Если не зафиксировать обязанности, при возникновении спорных ситуаций ответственность ляжет на плечи руководителя.

Способ №2. Распределение обязанностей между сотрудниками

При распределении обязанностей по ведению делопроизводства функции разделяют между сотрудниками службы и специалистами структурных подразделений. В этом случае в Инструкции по делопроизводству четко указывают, кто и за какой фронт работ несет ответственность.

Способ №3. Возложение обязанностей вести делопроизводство на секретарей

В штатное расписание вводят должность секретаря или офис-менеджера, который отвечает за делопроизводство и документооборот. Его обязанности закрепляются в должностной инструкции и трудовом договоре. Сотрудник придерживается правил, утвержденных руководством, ориентируется на действующее Положение.

Что будет, если не организовать делопроизводство

В любой компании есть делопроизводство, но не в каждой оно организовано должным образом. Если нет единых правил работы с документами, возможны проблемы. Например, за неправильное хранение или утерю трудовых книжек, отсутствие бухгалтерских документов могут оштрафовать.

1. Руководитель Алексей надлежащим образом документально оформил обязанность Людмилы по ведению личных документов сотрудников, издал соответствующий приказ, а та потеряла трудовую книжку одного работника. В этом случае она будет привлечена к ответственности.
2. Директор ООО «Альфа » Даниил формально отнесся к распределению функций и ответственности среди сотрудников. Часть бумаг, касающихся начисления заработной платы, потерялась в архиве. При проверке их не смогли предоставить инспекторам. Суд постановил признать виновным Даниила. Если бы он внимательнее отнесся к составлению должностных инструкций и договоров с сотрудниками, ответственность легла на плечи другого человека.

Хаос в бумагах провоцирует не только проблемы с законом, но и сказывается на рабочих процессах, отношениях с клиентами и партнерами. Несвоевременное выполнение договорных обязательств может привести к штрафам, расторжению договоров, ухудшению репутации компании. Поэтому важно регламентировать работу с бумагами.

Кто понесет ответственность за ненадлежащее ведение делопроизводства — зависит от ситуации. Но помните, что руководство компании не всегда готово искать виновных, поэтому возможны санкции по отношению к рядовым сотрудникам, которые занимаются бумажной работой, даже если эти обязанности не закреплены в должностных инструкциях.

организация и ведение документооборота

особенности оформления различных видов документов

международные стандарты по делопроизводству

Рассказываем о базовых документах современного делопроизводства, которыми необходимо руководствоваться при разработке основного документа, устанавливающего требования к документам и технологиям их обработки, – инструкции по делопроизводству.

Разбираемся со спецификой такого документа, как приказ. Вы узнаете, какие виды приказов бывают, в чем заключаются особенности работы с каждым видом приказа.

Подготовлен проект нового нормативного документа – Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. В статье поговорим, зачем нужны новые правила, рассмотрим их разделы.

В.Ф. Янковая, доцент РГГУ, канд. ист. наук

Из статьи вы узнаете, какие виды электронных подписей существуют, чем они отличаются, как их получать и в каких случаях можно использовать, а также как изменится работа с электронными подписями с 1 июля 2020 года.

А.Н. Славинская, преподаватель учебного центра «Эксперт»

Статья поможет вам разобраться с особенностями такого документа, как деловое письмо, а также вдохновит объяснить коллегам четкие правила оформления деловых писем.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Узнайте про основные действия документоведа, архивиста и секретаря, связанные с закрытием года, с помощью таблиц, алгоритмов и примеров.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Конец года – хороший повод для наведения порядка в ЛНА компании. Расскажем, как обнаружить «мертвый груз» в виде позабытых документов и отменить их, а действующие ЛНА актуализировать.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

В статье вы найдете ответы на пять самых популярных вопросов об электронных документах. Расскажем, что такое электронный документ, когда его можно и нужно переносить на бумагу, как сделать электронный обмен документами юридически значимым и т. д.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота — дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

• общим — касающимся основной деятельности компании,
• кадровым — для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
• секретным — встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
• электронным — когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа — номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер — код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 — номер по порядку, БУ — бухгалтерия, 2017 — год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период — на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы — наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие — поступающие в организацию извне — всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие — отправленные из организации — всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние — не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут — например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких — нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Успех в бизнесе во многом зависит от его правильной организации. И руководителям, и рядовым работникам следует делопроизводство. В чем его особенности, какие виды бывают, и какие нормативные документы следует учитывать при организации документооборота?

Что такое делопроизводство

Любая организация, независимо от формы собственности и особенностей, создает в процессе своей деятельности самые разные бумаги. Это могут быть и приказы, и письма, и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.

Делопроизводство — это деятельность по созданию документов организации, выполняемая по определенным правилам и требованиям. Чаще всего на предприятиях выделяют специальных сотрудников, занятых только в этой сфере. В небольших фирмах функция секретаря может быть возложена практически на любого работника.

Если разбираться в сути терминологии (что такое делопроизводство), то станет ясно происхождение слова. Это, прежде всего, фиксация на материальном носителе официальной информации. Во время этого процесса создается который в дальнейшем инициирует определенные действия.

Сам термин «делопроизводство» появился довольно давно, но только в середине прошлого века оформился официально, будучи закрепленным в нормативных документах на государственном уровне.

Делопроизводство и документооборот — что это такое?

Организация не может существовать независимо от законодательства. В ней всегда есть делопроизводство и документооборот. Что это такое, каковы особенности перехода бумаг, как правильно их оформлять? Эти вопросы решают специалисты: секретари, архивариусы, работники отдела кадров.

Делопроизводство предполагает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного либо электронного акта. На его основе строится документооборот организации — движение приказа или письма, начиная от его создания и заканчивая исполнением и отправлением в архив или уничтожением.

В зависимости от места создания деловых бумаг относительно работников и руководства организации документооборот делят на внешний и внутренний. От источника будет зависеть дальнейший путь приказа, распоряжения, письма.

Внутренний документооборот организации предполагает следующие этапы:

Этапы внешнего документооборота в целом схожи, но есть некоторые отличия:

• Документы поступают на предприятие со стороны. Это могут быть бумаги вышестоящих и нижестоящих организаций, филиалов, нормативные акты от органов официальной власти, судебные предписания, письма граждан.
• Все поступившие в организацию деловые бумаги в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Она подтверждает то, что они взяты на контроль.
• Следующим этапом идет работа с документом, ознакомление или исполнение предписаний.
• Если необходимо, оформляется официальный ответ.
• Последний этап — оформление на длительное или архивное хранение, и возможное уничтожение.

Кроме того, по отношению к руководству организации выделяют следующие виды документооборота:

Все этапы движения документа обязательно фиксируются в специальных журналах. Они могут вестись в нескольких вариантах:

• движения документов;
• карточки документов;
• электронный документооборот наиболее распространен в абсолютном большинстве организаций.

Особенности судебного делопроизводства

Многие задаются вопросом, что такое и в чем его отличие от общего. Судебное дело — это немного другой пакет документов и материальных свидетельств. Правильное его хранение и перемещение обеспечивает прозрачность работы правоохранительной системы. Судебное делопроизводство, в отличие от организационного, не может быть добровольным. Оно ведется уполномоченными лицами и строго контролируется. Для него нормативно и строго определены все этапы, вплоть до уничтожения.

Функции секретаря

Большинство сотрудников предприятия очень смутно представляют себе, что такое делопроизводство и документооборот. Для секретаря же это — профессиональная деятельность.

Секретариат предприятия выполняет основную функцию по По форме и особенностям работы организацию делопроизводственной службы предприятия делят на такие виды:

• Централизованная — все секретари находятся в одном отделе и подчиняются начальнику-делопроизводителю или старшему секретарю.
• Децентрализованная — секретари и сотрудники, выполняющие их обязанности, рассредоточены по подразделениям организации и подчиняются разным начальникам.
• Смешанная — наиболее часто встречается в крупных организациях.

Особенности документооборота на предприятии напрямую будет зависеть от того, какая форма секретариата принята.

Инструкция по делопроизводству

Независимо от размера и формы собственности, в любой организации должен быть нормативный акт, регламентирующий движение документов. Что такое и как ее составлять? Этот вопрос волнует не только секретарей, но и руководителей.

Инструкция по делопроизводству — это внутренний нормативный акт организации, утверждаемый приказом или распоряжением руководства, бессрочного действия. В нем прописаны все этапы прохождения документа, даны списки должностей, чьи подписи могут удостоверять подлинность официальных бумаг, приведены образцы оформления, бланки и формуляры.

Ведение делопроизводства

В небольших организациях с невысоким уровнем документооборота (менее 200 в год) не встает вопрос, что такое ведение делопроизводства. Все решается силами самих сотрудников или даже руководителя.

Если обязанности ведения делопроизводства не являются для сотрудника прямыми и не прописаны в его трудовом договоре, то следует издать указ о возложении этих функций. В данном документе следует подробно расписать дополнительные обязанности, ответственность и компенсацию.

Особенности кадрового делопроизводства

Если в организации работает хоть один работник, то обязательно будут создаваться трудовые документы. Вопрос, что такое кадровое делопроизводство, особенно актуален для предприятий с малым количеством сотрудников.

Кадровое делопроизводство — это обеспечение движения специфических документов, связанных с трудовой деятельностью работников предприятия. Обычно эти обязанности выполняют сотрудники специального подразделения — отдела по персоналу. В их функции входит прием, обработка и хранение кадровой документации. В том числе обработка личных данных, которые являются секретными.

Кадровый документооборот обычно ведется отдельно от общего с соблюдением правил секретности и особенностей хранения.

Оптимизация делопроизводства

Несмотря на стремительное развитие цифровых технологий, многие организации с трудом поддаются оптимизации документооборота. Продолжают по старинке вести бумажную переписку и ведут обычные регистрационные журналы.

Это связано с двумя факторами:

• сопротивление нововведениям сотрудников предприятия;
• нехватка финансов.

Руководителям следует помнить, что оптимизация документооборота при немалых вложениях дает заметный экономический эффект.

Что такое делопроизводство в Казахстане-ЦБОР

Делопроизводство в Казахстане обычно относится к различным служебным и административным обязанностям. Если вы заинтересованы в карьере в этой отрасли, читайте дальше, чтобы узнать больше о характере профессии. Делопроизводство Обычно включает повседневные офисные задачи, такие как ответы на телефоны и ввод данных в электронные таблицы. Эти задачи могут выполнять секретари, канцелярские служащие и административные помощники. Другие обязанности, традиционно связанные с делопроизводством в Казахстане, включают: Обработка и ввод текста; Сортировка и регистрация; Копирование и сопоставление; Бухучет, делопроизводство; Расписание встреч; Малый бухгалтерский учет. Важные факты о делопроизводстве Ключевые навыки: грамотная речь, понимание прочитанного, управление временем, критическое мышление, решение проблем, организация, дедуктивное рассуждение. Похожие должности: руководители, менеджеры по вознаграждениям и льготам, специалисты по кадрам, специалисты по трудовым отношениям. Технология и делопроизводство в Казахстане Вышеупомянутые обязанности изменились с развитием технологий, включая работу сложных компьютерных систем, принтеров, копиров и других гаджетов. Как клерк, вам нужно быть знакомым с оборудованием и программным обеспечением, используемым в офисах. Специализации Клерки работают в самых разных отраслях промышленности, применяя свои организационные и офисные навыки для удовлетворения потребностей своих работодателей. Хотя некоторые из них являются генеральными канцелярскими служащими, другие специализируются на одном типе канцелярских работ, таких как бизнес, финансы и правительство. Эти специалисты могут выполнять более сложные задачи. Бизнес Существует множество функций делопроизводства в Казахстане, доступных в различных деловых параметрах, а конкретные обязанности зависят от компании и отдела. Например, служащие расчета заработной платы проверяют и обрабатывают зарплату сотрудников, а при доставке и получении клерков обрабатывают документы для входящих и исходящих заказов.

Электронный журнал делопроизводство. Что такое делопроизводство и документооборот? Безбумажный документооборот: быть или не быть

Ищите в материале: актуальные образцы, схемы-памятки от экспертов, готовые маршруты движения документов. Материалы помогут правильно организовать делопроизводство, избежать проблем с руководством и контролирующими органами.

Материалы по теме:

Что такое делопроизводство кратко

Или документационное обеспечение управления (ДОУ) — ряд процессов, которые затрагивают все этапы работы с документами. Под ним нередко понимают документооборот, но эти два понятия отличаются, хоть и находятся в тесной взаимосвязи между собой. Документооборот — это лишь промежуточный этап между созданием бумаг и их архивированием.

Справка: понятие делопроизводства отражено в законах. ДОУ регулирует система стандартов по информации, издательскому делу и библиотечному делу.

9 основных делопроизводственных процессов компании

Скачать все 9 шпаргалок в журнале

Выделяют следующие виды делопроизводства:

• общее — ведение общих документов;
• специальное — работа с конкретными бумагами, например, по личному составу, бухгалтерскими, секретными и т.д.

В государственных компаниях алгоритм работы с документами регламентирует закон. Частные фирмы вправе самостоятельно решать, как вести документооборот и делопроизводство.

3 основных направления делопроизводства

1. Документирование — составление, оформление, согласование, изготовление бумаг;
2. Организация работы с документами — движение, контроль исполнения, хранения и использования;
3. Систематизация — передача документов на хранение, их размещение в сейфах, утилизацию и т. д.

Основные регламенты организации

Составные части делопроизводства едины в организациях любого типа и назначения. При этом не важно, какой способ ведения ДОУ — бумажный или электронный, вы должны учитывать особенности работы с бумагами, уделять внимание деталям.

Задачи и функции делопроизводства

Ведение делопроизводства позволяет организовать налоговый, бухгалтерский, управленческий учет, обеспечить оперативное реагирование на входящие письма, усовершенствовать обратную связь с сотрудниками. От того, насколько грамотно организован документооборот и ДОУ, зависит эффективность и скорость взаимодействия внутренних служб организации. Основы делопроизводства и документооборота должны знать все сотрудники организации, которые так или иначе связаны с подготовкой, передачей, архивированием бумаг.

Работники обязаны выполнять следующие функции:

• разрабатывать, внедрять, вести табель и альбом унифицированных документов;
• разрабатывать и проектировать бланки;
• проводить экспедиционную обработку отправляемых и поступающих бумаг;
• регистрировать исходящие, входящие и внутренние документы;
• контролировать правильность оформления бумаг, передаваемых на подпись руководству;
• регулировать ход исполнения документов;
• составлять тексты;
• разрабатывать номенклатуру дел, обеспечивать их хранение, оперативное использование;
• контролировать работу с бумагами во всех подразделениях;
• участвовать в мероприятиях, направленных на совершенствование методов и форм работы.

Просмотрите нормы делопроизводства, зафиксированные в ГОСТе «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который сменил ГОСТ Р 6.30-2003. Знание основных правил позволит избежать ошибок в работе. в журнале «Справочник секретаря».

Используйте в работе ГОСТ Р 7.0.97-2016

Скачать ГОСТ по делопроизводству

Общая схема организации делопроизводства и документооборота

Изучите основы делопроизводства, правила составления и ведения бумаг, особенности их движения внутри организации и за ее пределами. Придерживайтесь пунктов Инструкции, утвержденной в компании, в которой прописаны основные нюансы работы с бумагами.

Используйте в работе образец Инструкции с комментариями эксперта

Скачать образец

Общая схема разъяснит правила работы, какие действия выполнять начинающему специалисту, чтобы не запутаться в процессах. Опирайтесь на нее, пока не вникните в суть, не разработаете собственный алгоритм обработки, движения и хранения бумаг, не запомните основные термины делопроизводства.

Организация потоков входящих документов

Под входящими понимают все виды документов, созданные в бумажном или электронном виде в других компаниях. Это могут быть письма, счета, предложения, другие элементы делопроизводства.

Чтобы избежать хаоса, своевременно обрабатывайте их:

• регистрируйте документ — ставьте дату поступления и присваивайте номер;
• передавайте бумаги в подразделение, которое должно заниматься работой с ними или хранением;
• регистрируйте принятие документа в работу;
• ставьте отметку об исполнении, ответе или принятых мерах;
• передавайте документ в архив.

Неукоснительно соблюдайте эти правила делопроизводства. Если в компанию поступает большое количество бумаг и файлов, чтобы оптимизировать работу с ними, используйте специальные программы. Некоторые из них снабжены системой оповещения о сроках, готовности документов и т.д.

Журнал учета входящей корреспонденции

Скачать документ

Организация потоков исходящей документации

Путь исходящих документов определяют правилами работы с ними, их видом. Обычно он начинается с секретаря. После составления бумаги, ее передают лицу, имеющему право подписи, согласования. Только затем документ отправляют во внешние инстанции.

Скачать все 6 памяток

Для эффективной работы с потоком исходящих документов руководство назначает ответственных лиц. Чаще всего в роли них выступают секретари, офис-менеджеры, кадровики, бухгалтеры или другие сотрудники. Чтобы бумаги своевременно были отправлены адресату, контролируйте их движение на каждом этапе, а в завершении проверяйте на ошибки и регистрируйте.

Таблица. Участники процессов делопроизводства для исходящих писем

Скачать таблицу полностью в журнале

Организация потоков внутренних документов в делопроизводстве

В крупных компаниях большое количество внутренних документов. Если работа с ними ведется формально, часть из них может теряться на разных этапах. Ваша цель — организовать процесс так, чтобы сократить их путь и избежать потери.

Важно! Следите за этапом регистрации — присвоение одного номера разным бумагам вызовет общий беспорядок и путаницу.

Таблица. Маршрут приказа по основной деятельности

Составьте для себя алгоритм работы с документами, опираясь на правила, описанные в Инструкции. Если в отделе работает несколько специалистов, разграничьте круг обязанностей, например, один работает только с внутренними бумагами, второй — с внешними.

Кто несет ответственность за делопроизводство

Ответственность за делопроизводство несет руководитель организации, а за документы корпоративного управления — совет директоров или председатель, а также секретарь. Если рассматривать вопрос ответственности, можно отметить, что ни в одном нормативном акте она не зафиксирована. В рамках компании она закрепляется приказами, распоряжениями, должностными инструкциями и т. д.

За движение, процесс обработки, отправки и другую работу с бумагами, которые не подлежат проверке инспекторами, отвечает любой сотрудник компании, на которого возложены обязанности ведения делопроизводства и документооборота. В крупных фирмах назначают несколько ответственных лиц, или создают специальную службу.

Основные способы оформления ответственности за делопроизводство

Способ №1. Внесение функций в должностную инструкцию любого сотрудника

На любого сотрудника компании возлагают ответственность за ведение делопроизводства, прописывая в его должностной инструкции дополнительные функции. Если не зафиксировать обязанности, при возникновении спорных ситуаций ответственность ляжет на плечи руководителя.

Способ №2. Распределение обязанностей между сотрудниками

При распределении обязанностей по ведению делопроизводства функции разделяют между сотрудниками службы и специалистами структурных подразделений. В этом случае в Инструкции по делопроизводству четко указывают, кто и за какой фронт работ несет ответственность.

Способ №3. Возложение обязанностей вести делопроизводство на секретарей

В штатное расписание вводят должность секретаря или офис-менеджера, который отвечает за делопроизводство и документооборот. Его обязанности закрепляются в должностной инструкции и трудовом договоре. Сотрудник придерживается правил, утвержденных руководством, ориентируется на действующее Положение.

Что будет, если не организовать делопроизводство

В любой компании есть делопроизводство, но не в каждой оно организовано должным образом. Если нет единых правил работы с документами, возможны проблемы. Например, за неправильное хранение или утерю трудовых книжек, отсутствие бухгалтерских документов могут оштрафовать.

1. Руководитель Алексей надлежащим образом документально оформил обязанность Людмилы по ведению личных документов сотрудников, издал соответствующий приказ, а та потеряла трудовую книжку одного работника. В этом случае она будет привлечена к ответственности.
2. Директор ООО «Альфа » Даниил формально отнесся к распределению функций и ответственности среди сотрудников. Часть бумаг, касающихся начисления заработной платы, потерялась в архиве. При проверке их не смогли предоставить инспекторам. Суд постановил признать виновным Даниила. Если бы он внимательнее отнесся к составлению должностных инструкций и договоров с сотрудниками, ответственность легла на плечи другого человека.

Хаос в бумагах провоцирует не только проблемы с законом, но и сказывается на рабочих процессах, отношениях с клиентами и партнерами. Несвоевременное выполнение договорных обязательств может привести к штрафам, расторжению договоров, ухудшению репутации компании. Поэтому важно регламентировать работу с бумагами.

Кто понесет ответственность за ненадлежащее ведение делопроизводства — зависит от ситуации. Но помните, что руководство компании не всегда готово искать виновных, поэтому возможны санкции по отношению к рядовым сотрудникам, которые занимаются бумажной работой, даже если эти обязанности не закреплены в должностных инструкциях.

Документы — это основные информационные ресурсы любого предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Журнал всецело посвящен этому важному вопросу.

Издание окажет Вам неоценимую помощь в работе, реально помогая привести свое делопроизводство и документацию в соответствие с требованиями существующих стандартов (ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ РИСО 154891 и др.) и действующего законодательство, опираясь на отдельные положения Трудового кодекса, Гражданского кодекса, КоАП и другие нормативно-правовые акты.

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» адресован руководителям и специалистам специальных служб ДОУ (отделов документационного обеспечения управления, канцелярий, архивов, секретариатов, управлений делами), словом, всем тем, кто профессионально работает с документами.

Основные материалы журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» посвящены вопросам, с которыми каждодневно сталкивается любой работник служб ДОУ: составление деловых писем, протоколов, служебных записок, подготовка приказов и т.д. Даются подробные рекомендации по оформлению трудовых книжек, а также раскрываются все нюансы ведения кадрового делопроизводства и бухгалтерских документов.

• Оформление документов — Содержит полную информацию по составлению различных видов документации. Какие варианты оформления документов существуют. Какую функцию выполняет каждый реквизит. На примерах конкретных ситуаций рассматривается весь комплект необходимых документов. Комментарии юристов.
• Современное делопроизводство — Представлены новейшие технологии бумажных и электронных документов на примере передового опыта отечественных и зарубежных компаний.
• Архивное дело — Разъяснения по вопросам: как подготовить документы к длительному хранению, как грамотно наладить их учет и использование, как построить отношения с госархивом. Практические советы специалистов-практиков.
• Права и обязанности — Рассматриваются все тонкости трудовых отношений применительно к разным категориям работников в разных ситуациях. Лучшие отечественные специалисты делятся личным опытом по организации труда в своей компании.
• Информационные технологии — Рассказ о современных технологиях работы с бумажными и электронными документами. Примеры удачного внедрения систем электронного документооборота (СЭД).
• Формула успеха — Рассказ о том, как достичь успехов в профессии. Рекомендации психологов.

Среди авторов журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» директора и управляющие крупных компаний, научные сотрудники, офис-менеджеры, ведущие специалисты, консультанты, юристы, преподаватели.

Значительное место отводится разделу «Ответы на вопросы читателей», где каждый подписчик издания сможет получить исчерпывающую информацию по самым актуальным вопросам.

«Делопроизводство и документооборот на предприятии» является гарантом Вашей компетентности и профессионализма.

Издание отличает понятный, постой язык и большое количество наглядных примеров.

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» выпускается издательством «Бизнес-арсенал», издается с 2002 года.

Журнал «Делопроизводство»

Зафиксировать информацию, без искажений сохранить ее или передать – главная задача любого документа. Чем бы современный человек ни занимался, каждое действие находит отражение в документе. Еще важнее документ в коммерческой или государственной деятельности – это основа всего, единственная опора порядка: убрать ее – и неразбериха поглотит даже самый совершенный и отлаженный механизм. Но мало создать документ, с документом нужно работать, и работать правильно. Получить или передать по назначению, проследить за исполнением, зарегистрировать, уничтожить или сохранить, организовать решение проблемы – для всего этого требуются специальные знания.

Появление первых стандартов в оформлении документации прослеживается уже с XV – XVII веков, тогда же родилось и слово «делопроизводитель». Вместе с изменением количества, изменились и сами документы, и правила работы с ними. Это непрерывный процесс, и наблюдать его можно до сих пор. Постоянно быть в курсе всех перемен и нововведений помогает журнал «Делопроизводство».

Журнал предлагает читателям все самую актуальную и полезную информацию. Его авторы – это ведущие специалисты делопроизводства в стране.

Журнал «Делопроизводство»: содержание

Журнал «Делопроизводство» представляет интерес для людей всех профессий, чья деятельность связана с документами. Кроме общих вопросов, освещает журнал кадровое делопроизводство, бухгалтерское и другие узкоспециализированные направления. В журнале «Делопроизводство» можно читать информацию по следующим вопросам:

· нормативное и законодательное регулирование в сфере делопроизводства;
· создание и оформление документов;
· этапы работы с документами;
· архивное хранение;
· история документирования;
· экспертиза ценности документов;
· организация документооборота;
· текущее хранение документов;
· должностные обязанности и нормирование труда работников службы делопроизводства;
· автоматизация делопроизводства.

Компьютеры играют все большую роль во всех областях человеческой деятельности: в электронном виде оказываются госуслуги, бумажные письма давно ушли в прошлое, и документооборот не стал исключением. Рубрика, раскрывающая вопросы перевода делопроизводства в безбумажную форму, с каждым выпуском растет. В журнале «Делопроизводство» есть отдельная рубрика, посвященная обучению профессии документоведа. Журнал расскажет о новых теоретических исследованиях системы распорядительных и организационно-правовых документов и бесценном практическом опыте.

Немало внимания в журнале уделяется зарубежному и международному опыту делопроизводства. Людям, предпочитающим купить журналы по кадровому делопроизводству, без сомнения будут интересны статьи правоведов, раскрывающие практическую сторону взаимоотношений с персоналом.

Рассматривает журнал архивы и делопроизводство архивных учреждений разных уровней, вопросы защиты и безопасности информации, особенности документирования организаций различного профиля. Систематически журнал знакомит читателей со списками новых книг по теме «Делопроизводство».

Журнал «Делопроизводство»: скачать в сети

Журнал «Делопроизводство» читать online или скачать один из предыдущих выпусков себе на компьютер можно на многих сайтах в сети Интернет. Кроме того, электронная версия всех выпусков журнала является приложением официальной базы данных Росархива и входит в специализированный сборник «Информационной системы архивистов России».

Поможет разобраться во всех тонкостях и хитросплетениях, что готовит документооборот, журнал «Делопроизводство».

Шпаргалка делопроизводителя : О СЕБЕ

Добрый день, дорогие читатели и гости сайта Шпаргалка делопроизводителя!

Как часто вы смотрели на плохо оформленный документ и не хотели читать его содержание? Как часто вы видели ошибку в документе и ваше мнение о его авторе падало?

Если у вас возникали такие ощущения, то вам стоит посетить этот блог. В нем собрана информация для тех, кто любит делать свою работу хорошо, учитывая все мелочи.

Хотя мелочей в делопроизводстве и правилах русского языка не бывает. В этих сферах все состоит из мелочей: лишняя запятая, неправильная буква, ненужный реквизит…

Все может повлиять на репутацию организации и иметь последствия.

Этот ресурс предназначен делопроизводителям, документоведам, секретарям, работникам службы делопроизводства и всем тем, кто сталкивается в своей работе с документами и написанием текста в официально-деловом стиле.

Цель сайта  — помочь в написании и оформлении грамотных документов, облегчить работу с документами,  рассказать обо всех нюансах делопроизводства простым языком.

Вы когда-нибудь задумывались о том, как влияет правильно оформленный и грамотный документ на принятие решения?

Статистика гласит, что правильно оформленный и грамотный документ повышает лояльное отношение к организации на 15%. А если еще текст документа написан в вежливой тактичной форме, то прибавьте еще 15%. Итого 30%. Это не мало, согласитесь.

Поэтому я собрала все информацию о тонкостях делопроизводства в одном месте. А также постаралась осветить те вопросы, на которые сама не могла найти ответ.

Да, нормативные документы по делопроизводству есть, но они охватывают лишь около 40% вопросов, возникающих в процессе работы. В остальном мы полагаемся на опыт, практику и советы бывалых.

А если этого нет? Тогда очень легко закопаться в документах, прийти в отчаяние и наделать много ошибок.

Давайте не допустим этого! И разберемся вместе, как оформлять и писать документы легко и правильно.

Почему я могу вам помочь?

Если подводить сегодня итоги моей 15-летней деятельности в качестве документоведа, то они следующие:

• высшее образование по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»;

• 8-летний опыт в государственной организации от секретаря до заместителя начальника службы делопроизводства;

• 9-летний опыт работы в системах электронного документооборота — Lotus Domino, Directum, Documentum;

• преподавание делопроизводства специалистам со всей страны;

• 14 публикаций для федеральных журналов и ответы на вопросы читателей.

Надеюсь, вы найдете для себя много полезного.

Чтобы получить больше информации, воспользуйтесь нашей базой знаний — Карта сайта

Скачайте или скопируйте образцы документов во вкладке Образцы документов

Пройдите тест по делопроизводству здесь

Если остались вопросы, напишите мне сюда, и вы получите ответ в течение 36 часов,
пишите на почту [email protected] или в инстаграме @in_copy_book

Тест с ответами по делопроизводству

I вариант.

1. Что такое делопроизводство:
а) сфера деятельности по обеспечению организации офисными документами
б) отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами +
в) отрасль деятельности, которая не обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами

2. Все официальные документы имеют такие функции:
а) общие и специальные +
б) общие и основные
в) деловые и общие

3. Состав документов в организации зависит от:
а) объема и характера взаимосвязей в организации
б) порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность)
в) всё, перечисленное ранее +

4. Что такое унификация документов:
а) установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов +
б) установление не единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов
в) установление единого комплекса видов и разновидностей отчетов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов

5. Что такое годовой объем документооборота:
а) исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей
б) средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
в) исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата +

6. Что такое документооборот:
а) движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в комитет по делам несовершеннолетних
б) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки +
в) документ, не требующий особого внимания

7. Выберите основные этапы подготовки и оформления внутренних документов в офисе:
а) составление проекта и согласование
б) проверка правильности оформления
в) подписание и регистрация
г) все варианты правильные +

8. Что включает в себя регистрация документа:
а) проставление регистрационного номера
б) проставление даты
в) все варианты правильные +

9. Справочная картотека состоит из 2 частей и содержит:
а) карточки на исполненные документы
б) карточки на неисполненные документы, направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения
в) оба ответа правильные +

10. Индивидуальные сроки исполнения указываются:
а) в тексте документа или в резолюции +
б) в тексте монографий
в) в резолюции

11. Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:
а) планирование
б) учет и отчетность, финансирование и т.д
в) оба ответа правильные +

12. Что понимают под служебным полем:
а) место, которое не занято реквизитами
б) место в документе, которое не занято реквизитами, за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения +
в) место в документе, которое занято реквизитами, за исключением некоторых нюансов

13. Что такое бланк документа:
а) стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации +
б) нестандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации
в) оба ответа правильные

14. Что такое уставы:
а) сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики +
б) документы, содержание которых имеет служебную тайну
в) документы, структуру и содержание которых определяют на месте

15. Что такое должностная инструкция:
а) документ, в котором отмечены нарушители распорядка дня в офисе
б) инструкция директора, которую необходимо выполнять в обязательном порядке
в) организационно – распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно – технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц +

16. Какие факты излагаются в первой и во второй частях справки:
а) в первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные +
б) в первой части справки излагаются доводы, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся статистические данные
в) в первой части справки излагаются конкретные данные, а во второй – приводятся факты, послужившие поводом к ее написанию

17. Что такое составление доклада:
а) талант, не требующей практического навыка и критического анализа проекта отчета
б) труд, требующий не практического навыка и не критического анализа проекта доклада, работу над собой
в) мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада +

18. Что называется справкой:
а) документ, подтверждающий какие-либо факты или события +
б) факты, послужившие поводом к ее написанию
в) документ, где приводятся конкретные данные

19. На какие две основные группы можно подразделить все инструкции:
а) должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц
б) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения)
в) оба ответа правильные +

20. Бланки имеют поля:
а) правое и нижнее – не менее 10 мм
б) левое – 20 мм
в) верхнее – не менее 20 мм
г) все ответы верны +

II вариант.

1. Виды бланков, которые предполагают ГОСТы:
а) общий бланк для всех видов ОРД
б) бланк конкретного вида документа, кроме письма
в) оба ответа правильные +

2. Реквизит – это обязательный элемент, который:
а) присущий определенному виду документа +
б) присущий как общий
в) присущий элементу

3. Что такое формуляр-образец:
а) картотека, которая используется для контроля за госслужащими
б) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов +
в) совокупность не реквизитов, а подписей

4. Что представляет из себя справочный аппарат:
а) картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов +
б) картотеку карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов
в) карточку, которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников

5. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:
а) документы вышестоящих органов
б) важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения
в) распорядительные документы данной организации
г) все ответы верны +

6. Цель регистрации документов заключается:
а) контроль
б) обеспечить их учет
в) оба ответа правильные +

7. Классификация документов – это:
а) деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия +
б) деление документов на классы по наиболее существенным признакам сходства и различия
в) оба ответа правильные +

8. Что такое юридическая сила:
а) документ, не требующий процедуры заверения нотариусом
б) свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления +
в) свойство документа, не оформленного в особом порядке

9. Элемент, который не входит в заверительную надпись:
а) должность
б) дата
в) индекс +

10. В делопроизводстве оптимальным сроком использования документов считается:
а) 3 года +
б) 5 лет
в) 7 лет

11. Выберите, что не относится к учредительным документам юридического лица?
а) Протокол собрания учредителей;+
б) Устав;
в) Учредительный договор.

12. Что такое положение о структурном подразделении?
а) правовой акт, который устанавливает статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений или иных органов;+
б) правовой акт, который определяет статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
в) договор, стороны которого обязуются создать юридическое лицо и устанавливают порядок совместной деятельности по данному факту.

13. Дата должностной инструкции:
а) дата ее утверждения;+
б) дата ее составления;
в) дата ознакомления с ней работника.

14. Под правовым актом, в котором отображается порядок деятельности руководства организации, а равно коллегиального или совещательного органа, подразумевается:
а) регламент;+
б) штатное расписание;
в) устав.

15. На какие виды делятся распорядительные документы по сфере своего действия?
а) федерального уровня, регионального уровня, правовые акты организаций;+
б) коллективные и индивидуальные;
в) правовые акты организаций, правовые акты их структурных подразделений.

16. Распоряжение издается:
а) единолично;+
б) коллегиально;
в) в условиях ведомственного регулирования.

17. Что такое копия части документа, которая заверена в определенном порядке?
а) выписка;+
б) электронная копия;
в) дубликат.

18. Не является документом, который инициирует решение:
а) проект документа;+
б) заключение;
в) докладная записка.

19. Чем внешне отличается проект документа от его окончательного варианта?
а) Надписью «проект» в верхнем поле справа;+
б) Проект не обязательно оформлять в такой же форме, как будущий документ, достаточно самого текста;
в) Проект оформляется на специальном бланке.

20. Какая часть постановления содержит нормативные положения или поручения?
а) Распорядительная;+
б) Констатирующая;
в) Вводная.

Электронное делопроизводство и электронный документооборот. Преимущества цифровизации

Если компания до сих пор применяет устаревшие технологии в делопроизводстве, это плохой знак. Причём не только для руководителя, но и для всех сотрудников. Бумажные процессы доставляют массу неудобств. Чтобы избавиться от них, достаточно перейти на электронное делопроизводство.

Современные компании используют электронное делопроизводство и электронный документооборот. И это их явное конкурентное преимущество на любом рынке. Цифровизация помогает ускорить процессы компании, сделать их прозрачнее и тем самым повысить эффективность управления.

Переход на безбумажное делопроизводство обычно окупается быстро – за несколько месяцев. При этом экономический эффект сохраняется на годы вперёд.

Читайте в этой статье:

• в чём заключаются преимущества электронного документооборота в системе управления предприятием;
• с какими системами можно перейти на безбумажное делопроизводство.

Преимущества электронного делопроизводства

Цифровизация – это уже не тренд, а необходимость в бизнесе. Сегодня сложно представить успешную компанию, которая ещё работает исключительно с бумажными документами.

Основные понятия электронного документооборота, схемы и кейсы – в специальном разделе ECM-Journal.

Делопроизводство касается корреспонденции, распорядительных и организационных документов в компании. Рассмотрим основные преимущества цифровизации подробнее.

Быстрая регистрация и обработка документов

Современные решения позволяют сделать это в два клика, без ручного ввода данных. Чтобы обработать и занести входящий документ в информационную систему компании, достаточно просто отсканировать бумажный оригинал или нажать на кнопку в почтовом клиенте. Если компания ведёт электронный документооборот с контрагентами, то документ можно перенести в систему прямо из сервиса обмена.

Но и это ещё не всё. Умные инструменты уже автоматически заполняют все реквизиты входящих документов. Исходящие можно отправить, не вставая со стула – через сервис обмена электронными документами. В результате делопроизводитель тратит меньше времени на рутинные операции и может заняться чем-то более интересным.

Регистрация документов в электронном делопроизводстве проходит быстрее на 30-50%*.

Удобно руководителю

Представим ситуацию: начальник должен срочно изучить входящий документ, вынести решение по нему или передать в работу другому сотруднику. Но он не может приехать в офис. Если документ на бумаге, придётся ждать.

Если в компании уже используют электронное делопроизводство и электронный документооборот, всё становится намного проще. Руководитель может подключиться к системе через веб-доступ или мобильное приложение. Не посещая офис, он не только рассмотрит, но и подпишет документы, вынесет по ним резолюции и распоряжения.

Благодаря цифровизации растут эффективность управления и дисциплина работников. Выданные поручения по документам руководитель может отследить онлайн. Так легче проконтролировать ответственных и выявить просроченные задания.

Проще ознакомить сотрудников с документами

Электронное делопроизводство позволяет ускорить этот процесс в 2-3 раза*. Все распоряжения, приказы и другие организационные документы в электронном виде приходят сотрудникам одновременно. В системе можно всегда отследить, кто уже открыл и прочитал приказ, а кто ещё нет.

Если у сотрудника нет доступа к компьютеру, то ознакомить его с электронным документом можно через чат-бот в Telegram, Viber или другом мессенджере.

Нужный документ найдётся за пару минут

Чтобы отыскать его, нужно только ввести реквизиты. Также можно найти документ по тексту, который содержится в нём. При этом риск потерять оригиналы сводится к нулю – в системе отображается информация, где именно они хранятся.

Безбумажное делопроизводство ускоряет поиск документа в 6-12 раз*.

Организация электронного делопроизводства

Итак, скорее всего для организации электронного делопроизводства вам потребуются:

• Система электронного документооборота (СЭД). Позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).
• ECM-система. Функционал и применение шире, чем у СЭД. ECM (Enterprise Content Management) в переводе звучит как «управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)». Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, чтобы стать ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать их сохранность, поддерживать правила хранения и т.д.
• Система управления бизнес-процессами (BPM). Приоритет в данном случае – не документ и связанные с ним данные, а процессы в компании. Объектом оптимизации становятся операции и лица, ответственные за их выполнение.
• Система электронного архива. Обеспечивает физическое хранение электронных копий документов. Чаще всего представляют собой клиент-серверные базы данных.
• Другие системы, сервисы, приложения и т. д. Чаще применяют по индивидуальным потребностям компании, а также исходя из её отраслевой принадлежности.

Какая именно система или решение вам подходит, придётся определить заранее. Именно поэтому цифровизация делопроизводства, как и любого другого направления, начинается с анализа текущих процессов в компании. Эксперты выявляют, в каких именно кейсах необходима оптимизация и что для этого потребуется.

Параллельно аналитики могут выявить операции, от которых можно отказаться совсем. Причём сделать это можно согласно законодательству, о чём делопроизводитель может не знать. Хотя это уже совсем другая история.

*Расчёты проведены компанией Directum и основаны на результатах проектов внедрения

 

 

10 самых популярных типов офисной работы

Если вы ищете стабильную рабочую среду и традиционные часы работы, то офисная работа, вероятно, вам подойдет. Многие штатные должности в офисе не требуют ученой степени. Канцелярские и административные должности — хорошее начало для людей с небольшим опытом работы или без него. Посмотрите на эти лучшие офисные вакансии!

• 1. Помощник руководителя

  Исполнительные помощники предоставляют административную поддержку руководству высшего звена и помогают в выполнении их повседневных обязанностей.Это включает в себя основные канцелярские обязанности, такие как ответ на телефонные звонки, прием сообщений, приветствие посетителей, планирование встреч и организация поездок. Предпочтительна степень младшего специалиста или бакалавра. Внимание к деталям и оперативность — необходимость.

• 2. Менеджер по работе с клиентами

  Менеджеры по работе с клиентами поддерживают стратегию и деловые отношения с клиентами своей компании. Они несут ответственность за понимание долгосрочных и краткосрочных потребностей своих клиентов и направляют ресурсы и продукты компании для достижения этих целей.Они служат в качестве основного контактного лица для клиента и часто предоставляют рекомендации или «допродажи» для повышения успеха своего клиента.

• 3. Офис-менеджер

  Офис-менеджер наблюдает за повседневной работой офиса, часто в корпоративном или медицинском учреждении. Офис-менеджеры высокоорганизованы и основательны, а также хорошо осведомлены обо всех аспектах работы офиса. Они поддерживают связь с руководством и сотрудниками, чтобы помочь удовлетворить канцелярские потребности и снабжение.Они также могут регулярно общаться с клиентами и должны обладать хорошими навыками работы с людьми.

• 4. Счетовод по счетам к оплате

  Клерк по счетам к оплате обрабатывает платежи и транзакции в соответствии с финансовой политикой. В обычный день клерки будут обрабатывать ежедневные транзакции, классифицируя, вычисляя и публикуя данные о дебиторской задолженности; служащие также готовят счета и фактуры для банковских целей. Обычно требуется степень бакалавра в области бухгалтерского учета, финансов или делового администрирования.

• 5. Помощник администратора

  Помощники по административным вопросам выполняют канцелярские обязанности, помогая организации работать бесперебойно. В их обязанности как сотрудников компании могут входить подача документов, планирование встреч, ответ на телефонные звонки, приветствие посетителей и оказание общей поддержки другим офисным работникам. Они должны быть организованными и дружелюбными, так как часто являются первым впечатлением от компании для клиентов.

• 6. Сотрудник по вводу данных

  Специалисты по вводу данных вводят и обновляют информацию в компьютерных базах данных для компаний. Это включает в себя цифровое сканирование и систематизацию документов, а также ввод информации вручную. Базовые знания офисной техники, а также хорошие навыки набора текста и высокая компьютерная грамотность являются обязательными. Специалисты по вводу данных должны быть знакомы с программами обработки текстов (Excel, Word и т. Д.).), высокоорганизованный и ориентированный на детали.

• 7. Офисный помощник

  Офисный помощник обеспечивает общую административную поддержку офиса. Они работают напрямую на администратора или руководителя. Офисные помощники выполняют организационные и канцелярские задачи. Эти задачи могут включать в себя регистрацию, планирование встреч, написание копии, корректуру, получение почты и обслуживание клиентов.Требуется аттестат об окончании средней школы или его эквивалент, но желательно иметь степень бакалавра.

• 8. Делопроизводитель

  Офисный служащий играет важную роль в бесперебойной работе любого офиса. Они постоянно заняты множеством задач, включая ответ на телефонные звонки, копирование, ввод данных, управление коммуникациями и любые другие общие канцелярские задачи, которые необходимо выполнить. Офисные клерки должны иметь отличные организационные навыки, навыки набора текста и многозадачности, а также иметь диплом или степень об окончании средней школы.

• 9. Почтальон

  Почтовый служащий — это человек, который работает в почтовом отделении офисного здания. Они хорошо организованы и отлично справляются с делопроизводством. Почтовые служащие несут ответственность за сортировку почты и следят за тем, чтобы она попадала в нужный отдел, а также за сортировку нежелательной почты и обработку исходящей почты для сотрудников компании. Они также следят за тем, чтобы офисы компании были должным образом снабжены материалами для рассылки.

• 10. Ресепшн

  Регистраторы работают в административной роли в офисе или другом бизнесе. Они приветствуют клиентов, пациентов, поставщиков или всех, кто входит в офис или учреждение компании. Администратор обычно является первым человеком, которого вы видите, представляющим компанию, поэтому часть их работы — произвести хорошее впечатление на всех, кого они встречают. Они также отвечают на телефонные звонки и выполняют другие административные задачи.Конкретные должностные обязанности зависят от отрасли, в которой они работают.

Список вакансий, работающих в офисе | Работа

Автор: Лори Бреннер Обновлено 20 июля 2018 г.

Если вам нравится работа за столом в приятном офисе с контролируемой температурой, есть много типов офисных рабочих мест, которые стоит рассмотреть. Большинство офисных рабочих мест предполагают обычные рабочие дни и часы. Если вы являетесь родителем, то наличие дневного рабочего графика, совпадающего с расписанием школы ваших детей, дает вам больше времени для семьи.Работа в офисе требует базовых навыков, таких как набор текста, заполнение документов и знание компьютеров. Для работы в офисе на высшем уровне может потребоваться высшее образование или даже ученая степень.

Аудит и бухгалтерский учет

Независимо от того, работаете ли вы в аудиторской, бухгалтерской фирме или в бухгалтерском отделе предприятия или государственного учреждения, существует множество типов офисной работы в налоговой и бухгалтерской сфере. Эти должности включают в себя файловых клерков, клерков по счетам или счетам к оплате, контролеров по заработной плате, бухгалтеров главной книги, бухгалтеров проектов, аудиторов, менеджеров по бухгалтерскому учету, руководителей и контролеров.

Регистратор и планировщик

Если вам нравится разговаривать с людьми, должность администратора может быть хорошим выбором. Как администратор, вы отвечаете на телефонные звонки и отвечаете на запросы или потребности клиентов. Хотя многие считают работу регистратора черной работой, она требует особых навыков, позитивного отношения и способности выполнять несколько задач одновременно. Большинство администраторов компании также выполняют другие задачи, которые могут включать планирование встреч, резервирование конференц-залов, управление и заказ канцелярских товаров или открытие и распространение корпоративной почты.

Офисный административный помощник

Персональные секретари и административные помощники могут работать в группе менеджеров, руководителей или быть назначенными для работы с вице-президентами, руководителями и другими лицами. Когда вы работаете секретарем или административным помощником, вы пишете или расшифровываете письма и сообщения электронной почты, организуете поездки, рассчитываете и составляете отчеты о расходах или бюджеты отделов.

Представитель службы поддержки клиентов

Общение и позитивное отношение находятся на первом месте в списке для людей, которые работают в службе поддержки клиентов или в телефонном центре.Чтобы помочь недовольным клиентам добиться желаемых результатов, требуется терпение и хорошее чувство юмора. Когда вы хорошо относитесь к другим, любите помогать людям, обладаете хорошим характером и общительны, обслуживание клиентов может быть просто офисной работой, которая вам понравится.

Медицинский работник

Работа в медицинском офисе немного отличается от работы в офисе, но требует многих из тех же навыков. Медицинские офисы требуют медицинских транскрипционистов, администраторов и людей, имеющих опыт работы с медицинскими счетами и страховкой.Вы также можете работать в отделе записи на прием к врачу.

Страховой агент и экзаменатор

Специалисты по рассмотрению претензий работают в офисе и рассматривают претензии, поданные застрахованными лицами. Иногда они работают с частными детективами или аджастерами, которые посещают объект или собственность, в отношении которых подана претензия. Сюда входит компенсация работникам, страхование здоровья, ответственности, автомобильного, домашнего, имущественного и коммерческого страхования. Как специалисту по рассмотрению претензий, вам обычно требуется сертификация в области страхования, опыта работы с компьютером, самомотивации и дисциплины.

Техник по черчению и дизайну

Если вам нравится рисовать и у вас есть навыки и опыт рисования с помощью компьютера, вы можете стать техником-чертежником. Техники-редакторы работают с современным компьютерным оборудованием в офисных помещениях. Они могут работать на архитектурную фирму, инжиниринговую фирму или производителя, которому требуются проекты, чертежи или чертежи для новых идей продукта.

Чем занимается офисный работник

Чем занимаются специалисты административного офиса

Специалист административного офиса помогает офисам работать эффективно и бесперебойно, выполняя задачи канцелярской поддержки.В их обязанности часто входит подготовка и обработка документов, организация встреч и встреч, мониторинг бюджетов и расходов, ответы на звонки и корреспонденция, управление инвентаризацией и закупкой канцелярских принадлежностей, а также разработка стратегий по оптимизации офисных операций. Они также могут решать проблемы и проблемы, решая их быстро и профессионально. Кроме того, как специалисту административного офиса, важно координировать работу персонала при реализации политик и правил компании.

В этом разделе мы сравниваем среднюю годовую зарплату офисного работника со средней годовой зарплатой специалиста административного офиса. Как правило, специалисты административного офиса получают зарплату на 935 долларов выше, чем годовой заработок офисных работников.

Хотя заработная плата в этих двух профессиях может быть разной, они разделяют некоторые из одинаковых обязанностей. Сотрудники, занимающие должности как офисных работников, так и специалистов административного офиса, обладают навыками ввода данных, выполнения административных задач и работы с PowerPoint.

Есть несколько ключевых различий в обязанностях. Например, обязанности офисного работника требуют таких навыков, как «общение», «персональные компьютеры», «документы» и «офисные машины». Между тем, типичный специалист административного офиса имеет навыки в таких областях, как «планирование встреч», «отпуск по болезни», «телефонные звонки» и «hr. Эта разница в навыках показывает, насколько на самом деле разные эти две карьеры.

Специалисты административных офисов, как правило, больше всего зарабатывают в индустрии гостеприимства, получая в среднем 35 431 доллар.Напротив, у офисных работников самая большая средняя зарплата в обрабатывающей промышленности — 28 952 доллара.

Уровень образования специалистов административного офиса немного отличается от уровня образования офисных работников. В частности, у специалистов административного офиса вероятность получения степени магистра на 2,6% выше, чем у офисного работника. Кроме того, у них на 0,3% больше шансов получить докторскую степень.

Каковы обязанности специалиста фронт-офиса?

Специалист фронт-офиса выполняет разнообразные обязанности и административные задачи для организации.К ним относятся поддержание чистоты на стойке регистрации, приветствие и приветствие гостей и посетителей, а также ответы на вопросы и рассмотрение жалоб. Другие обязанности включают ответ на телефонные звонки, получение пакетов и писем, а также проверку, сортировку и пересылку электронных писем. Ожидается, что как специалист фронт-офиса вы будете обновлять файлы и записи, готовить различные типы письменных материалов и исследовать широкий круг тем по запросу.

Далее нам нужно изучить профессию специалиста фронт-офиса.Эта карьера приносит с собой более низкую среднюю зарплату по сравнению с годовой зарплатой офисного работника. Фактически разница в зарплате специалистов фронт-офиса на 6 871 доллар ниже, чем у офисных работников в год.

Не все в этих вакансиях отличается. Возьмем, к примеру, их навыки. Офисные работники и специалисты фронт-офиса включают в свои резюме схожие навыки, такие как «ввод данных», «обслуживание клиентов» и «телефонные звонки».

Помимо разницы в заработной плате, есть еще несколько важных отличий, на которые стоит обратить внимание.Например, обязанности офисного работника, скорее всего, потребуют таких навыков, как «административные задачи», «общение», «персональные компьютеры» и «powerpoint». Между тем, специалист фронт-офиса может иметь опыт в таких областях, как «регистрация», «cpt», «приветствие пациентов» и «демографические данные пациентов». Эти различия подчеркивают, насколько по-разному выглядит каждый день в каждой роли.

В целом специалисты фронт-офиса получают образование на том же уровне, что и офисные работники. Им 2 года.На 8% меньше шансов получить степень магистра и на 0,3% меньше вероятность получить степень доктора.

Сравнение сотрудников бизнес-офиса

Сотрудники бизнес-офиса несут ответственность за оказание канцелярской и административной поддержки офисному персоналу для эффективной и бесперебойной работы офиса. Обычно они выполняют ряд задач, которые включают управление и ввод данных в электронные таблицы и базы данных, организацию и обслуживание файлов и документов, а также помощь в ведении бухгалтерского учета.Кроме того, они несут ответственность за управление рабочими проектами и общее управление офисом, сотрудничество с другими отделами и ведение финансовых документов и информации о клиентах. Предполагается, что сотрудники бизнес-офиса также будут контролировать деятельность в области человеческих ресурсов, такую ​​как обработка бланков о приеме на работу и управление медицинским страхованием.

Третья профессия, на которую мы обращаем внимание, — это сотрудник бизнес-офиса. В среднем эти работники получают более высокую заработную плату, чем офисные работники.Фактически, они получают зарплату на 10 810 долларов в год выше.

Просматривая резюме нескольких офисных работников и деловых партнеров, мы обнаружили, что обе роли используют схожие навыки, такие как «ввод данных», «powerpoint» и «расчет заработной платы». Но помимо этого карьера выглядит совсем иначе.

Как уже упоминалось, эти две профессии различаются по другим навыкам, которые требуются для очень хорошего выполнения работы. Например, собирая резюме от офисных работников, они, скорее всего, будут обладать такими навыками, как «административные задачи», «общение», «персональные компьютеры» и «документы».«Но у сотрудника бизнес-офиса могут быть такие навыки, как« телефонные звонки »,« продажа автомобилей »,« обработка документов »и« большой объем ».

Известно, что сотрудники бизнес-офиса получают аналогичный уровень образования по сравнению с офисными работниками. Вдобавок к этому. , у них на 1,5% больше шансов получить степень магистра и на 0,2% больше шансов получить степень доктора.

Описание служащего офиса

Секретарь офиса или помощник по административным вопросам выполняет различные административные задачи для организации .Эти задачи могут включать в себя ответ на телефонные звонки, предоставление информации населению и клиентам, а также теплый прием, приветствие и направление посетителей или гостей соответственно. Кроме того, администратор офиса отвечает за обеспечение безопасности путем выдачи бейджей посетителей, журналов наблюдения и выполнения следующих процедур. Административные помощники также несут ответственность за подготовку и обработку путевых листов и других документов. Некоторые работодатели предпочитают кого-то с высшим образованием или степенью бакалавра, умением пользоваться телефоном и отличными коммуникативными навыками.

Теперь мы посмотрим на офисных администраторов, которые в среднем имеют более низкую заработную плату по сравнению с годовой зарплатой офисных работников. Фактически разница составляет около 3340 долларов в год.

Согласно резюме как офисных работников, так и офисных секретарей, некоторые навыки, необходимые для выполнения обязанностей каждой должности, аналогичны. Эти навыки включают «ввод данных», «общение» и «PowerPoint».

Хотя некоторые навыки используются в этих профессиях, есть некоторые различия, которые следует отметить.«административные задачи», «персональные компьютеры», «документы» и «компьютерные программы» — это навыки, которые отражаются в резюме офисных работников. Кроме того, администратор офиса использует в своих резюме такие навыки, как телефонные звонки, персонал, соответствующий человек и офисный персонал.

Как правило, администраторы офисов получают более высокую зарплату в строительной отрасли — в среднем 40 062 доллара. Самая высокая годовая зарплата офисного работника приходится на обрабатывающую промышленность.

Администраторы офисов достигают того же уровня образования, что и офисные работники.Разница в том, что у них на 2,1% больше шансов получить степень магистра меньше и на 0,1% больше шансов получить степень доктора.

Офисная работа — обзор

Безопасность на работе: ответственность руководителей

Рабочее место в США в целом или более безопасно, чем в прошлых поколениях. В девятнадцатом и начале двадцатого веков, например, охранники были рыцарями собственности, защищая частную собственность от бастующих рабочих. Только при выполнении этого задания многие сотрудники службы безопасности были серьезно ранены при попытке выполнить свои обязанности.Точно так же многочисленные воры, вандалы и забастовщики были убиты или ранены рьяными сотрудниками частной службы безопасности.

Даже сейчас сотрудники службы безопасности подвергаются более высокому риску серьезных травм или смерти, чем большинство сотрудников. ⁶ Однако, хотя это и не сводит к минимуму человеческие потери, сотрудники частной службы безопасности и государственные правоохранительные органы не относятся к профессиям с самым высоким уровнем смертности, если принять во внимание все источники смерти на рабочем месте. Тем не менее, многие сотрудники службы безопасности стали жертвами личных нападений на одном или нескольких этапах своей карьеры.В некоторых случаях травмы достигли уровня преступного нападения. Ежегодно в процессе работы погибают около 20–60 охранников (таблица 5.1). В 2012 году произошло 49 убийств с участием сотрудников правоохранительных органов и других служб защиты. Большинство этих смертей происходит во время совершения преступлений; однако некоторые из них связаны с работой, например, с дорожно-транспортными происшествиями или с другими обстоятельствами. С 2003 по 2013 год 7 сотрудников службы безопасности погибли и 51 был ранен во время ограбления банков, согласно отчету ФБР по статистике банковских преступлений .Смертность бронетранспортеров за тот же период составила 12 и еще 75 травм.

Таблица 5.1. Убийства охранников, 2003–2013 гг.

9018 9 26

Год	Всего погибших *	Обстоятельства убийства
		Преступления	Прочие
2012	51	27	—
2011	64	32	—
2010	51	10	30	7
2008	70	29	7
2007	84	35	8
2005	60	25	6
2004	67	6
2003	71	28	9

Источник: Министерство труда США, Бюро статистики труда, 2013 г.Национальная перепись населения со смертельным исходом на производстве, опубликованная 11 сентября 2014 г. (и более ранние отчеты).

Отрасли промышленности сильно различаются по шансам получения смертельных производственных травм (Таблица 5.2). Разница в показателях смертности на производстве между самыми безопасными (образовательные и медицинские услуги) и самыми опасными (сельское хозяйство, лесное хозяйство, рыболовство и охота) составляет 3 раза на 100 000 эквивалентов полной занятости. В 2012 году общее количество смертельных травм на производстве достигло 4383, а коэффициент смертельного травматизма среди всех рабочих составил 3.2 на 100 000 рабочих.

Таблица 5.2. Смертельный производственный травматизм по отраслям промышленности, 2012 г.

9018 38

Род занятий	Уровень смертности на 100000 занятых	Число погибших
Сельское хозяйство, лесное хозяйство, рыболовство и охота									Горнодобывающая промышленность, разработка карьеров и добыча нефти и газа	15,6	177
Транспортировка и складирование	13.3	677
Строительство	9,5	775
Оптовая торговля	5,0	191
Профессиональные и деловые услуги	2,6			государственные	администрация)	2,5	183
Коммунальные услуги	2,5	22
Производство	2.1	314
Досуг и гостеприимство	2,1	220
Правительство	2,0	438
Розничная торговля	1,9
Финансовая деятельность	0,9	81
Образовательные и медицинские услуги	0,7	139
Итого	3.2	4383

Источник: Министерство труда США, Бюро статистики труда, 2013. Национальная перепись смертельных производственных травм в 2012 году (предварительные результаты), 22 августа.

Профессии с высоким уровнем смертельных производственных травм не включать сотрудников службы безопасности. По данным Бюро статистики труда США Министерства труда США, среди 10 самых опасных профессий лесозаготовители занимают 1-е место, а рабочие-строители — 10-е место (Таблица 5.3).

Таблица 5.3. Профессии с высоким уровнем смертельного травматизма, 2012 г.

9 26

Род занятий	Уровень смертности на 100000 занятых	Число погибших
Лесозаготовительные рабочие	127,8	Рабочие, связанные с лесным хозяйством, и работники рыболовства		117,0	32
Летчики и бортинженеры	53,4	71
Кровельщики	40.5	10
Металлургические комбинаты	37,0	22
Сборщики мусора и вторсырья	27,1	26
Установщики электрических линий
Водители / продавцы и водители грузовиков	22,1	741
Фермеры, владельцы ранчо и другие сельскохозяйственные рабочие	21.3	216
Строительные рабочие	17,4	210

Источник: Министерство труда США, Бюро статистики труда, 2013 г. Национальная перепись населения со смертельным исходом на производстве, 2012 г. (предварительные результаты) 22 августа.

Среди всех профессий самые серьезные шансы погибнуть от транспортных происшествий (41%). Другими основными частыми причинами гибели людей на рабочем месте являются падения и контакт с предметами и оборудованием (31%).Шансы на летальный исход от воздействия вредных веществ и окружающей среды меньше (7%). Наименьшую категорию составляют погибшие от пожаров и взрывов (3%). Среди рабочих убийства составили 11% (463) от общего числа смертельных травм на производстве за последний год. Встречаются и другие формы насилия и травм на рабочем месте. Например, в 2012 году на рабочем месте произошло 225 самоубийств.

Не все охранные позиции одинаково опасны. Ночной сторож на складе или в музее должен опасаться опасности несчастного случая больше, чем возможности тяжких телесных повреждений.Точно так же большинство следователей и операторов центральных станций аварийной сигнализации подвергаются большему риску падения, чем нападения преступников.

Физические нападения на сотрудников службы безопасности гораздо более многочисленны, чем смертельные случаи. И здесь сотрудники службы безопасности подвергаются непропорционально большей жертвам по сравнению с большинством других профессий. Согласно исследованию, основанному на Национальном обследовании виктимизации от преступлений (1992–1996), сотрудники службы безопасности заняли четвертое место по профессиональной виктимизации за несмертельные насильственные инциденты с поправкой на количество рабочих, как показано в таблице 5.4. (Этот набор данных является последним из имеющихся.)

Таблица 5.4. Род занятий жертв несмертельного насилия на рабочем месте (1992–1996)

9

Род занятий	Среднее количество	Уровень
Полиция	234,200	30176,0
Таксисты	16,100	183,8
Безопасность	71,100	117.3
Работники бара	26,400	91,3
Психическое здоровье	50,300	79,5
Работники АЗС		79,1	68,4
Младшие учителя	47,300	57,4
Водители автобусов	70 200	45,0

Ставка указана на 1000 рабочих.Рассчитано на основе национальных обследований виктимизации от преступлений за 1992–1996 гг.

Источник: Warchol, G., 1998. Насилие на рабочем месте, 1992–96. Бюро статистики юстиции, Вашингтон, округ Колумбия. Отчет № 168634.

Насилие на рабочем месте вызывает озабоченность у инспекторов по безопасности и менеджеров во многих отраслях промышленности. Те, кто подвергается наибольшему риску, работают в службах курьерской доставки бронированных автомобилей, в банках, в сфере общественного питания, здравоохранения (особенно в пунктах неотложной помощи), в розничной торговле (при задержании) и в местах массовых собраний, таких как театры и концерты.Любое место, где есть значительные денежные средства и другие ликвидные активы — предприятия по обналичиванию чеков, кассиры и ювелирные предприятия — создает риски как для сотрудников, так и для сотрудников, не связанных с безопасностью.

Безопасность работников — это ответственность руководства. Усилия по снижению этого риска простираются от планирования до обучения и контроля. Этот принцип, конечно же, не освобождает от ответственности отдельного сотрудника службы безопасности, который отказывается от здравого смысла и выставляет напоказ правила и нормы, чтобы пойти на риск, который может привести к ущербу.Тем не менее, в таких обстоятельствах руководитель несет чрезмерную ответственность за то, чтобы отговорить работников от действий, которые приводят к неприемлемому рискованному поведению. Кроме того, руководитель несет прямую ответственность за принятие решения о том, является ли конкретная ситуация слишком опасной для обученного персонала службы безопасности. В таких случаях надзорный орган должен предпочесть держать персонал службы безопасности подальше от опасности до тех пор, пока риск не будет снижен до приемлемого уровня.

Большинство несчастных случаев со смертельным исходом на рабочем месте — единичные происшествия, то есть один исполнитель и одна жертва.Более понятны инциденты, связанные с множественными убийствами (тремя и более жертвами). Автор и Сынмуг (Зеч) Ли изучали инциденты и жертвы, причиненные рабочими с 1996 по 2013 год. ⁷ За эти годы произошло 46 случаев, в результате которых погибло 273 человека (23 преступника покончили с собой). Анализ характеристик преступников показал, что 71,7% не имели криминального прошлого и 63,0% не имели военного опыта. Кроме того, только 21,7% имели предыдущий психиатрический анамнез. Те, кто с наибольшей вероятностью предрасположен к риску убийства на рабочем месте и, следовательно, вызывают озабоченность надзорных органов, имели следующие характеристики.

•

Быть уволенным недавно или в любое время в прошлом

•

Быть неэффективным и столкнуться с выговором, отрицательной оценкой или увольнением

•

Для аргументации руководители и коллеги

•

Быть описанным как обладатель «злой или одинокой личности»

•

Говорить о предполагаемом или фактическом пренебрежении со стороны руководителя или менеджера и которые могли выразить желание месть в день происшествия

•

Чтобы иметь доступ к оружию или ранее служил в армии

•

Чтобы жить один

Когда сотрудники службы безопасности находятся в среде, в которой безопасность рабочего места плохой, надзорный орган несет прямую ответственность от имени руководства за принятие решения о том, в какой степени риск может быть возможно предполагалось.Химические заводы, медицинские учреждения и ядерные перерабатывающие предприятия — это лишь некоторые из рабочих мест, на которых присутствуют опасные материалы. Такими объектами можно хорошо управлять, и они не представляют большого риска для персонала службы безопасности, однако, где бы ни существовали опасные материалы или условия, руководители обязаны гарантировать, что их люди не подвергаются чрезмерным рискам. Помимо опасных химикатов, неприемлемый риск для сотрудников могут представлять такие факторы, как освещение, дизайн рабочего места, устройства безопасности, конструктивные особенности и даже вентиляция, когда они вредны. ⁸

Все сотрудники имеют право знать об опасных материалах, находящихся на их рабочих местах. Они имеют право получить паспорта безопасности, которые должны быть предоставлены в течение 5 дней после любого запроса со стороны сотрудника. Хотя сотрудники службы безопасности обычно не будут лично обращаться с опасными материалами на таких объектах, если такая возможность существует, они должны быть надлежащим образом обучены процедурам аварийного реагирования в отношении таких веществ.

5 вещей, которые нужно знать о работе в офисе

Работа в офисе связана со своими причудами и проблемами, но также и с возможностями.Джейн Макнил из Hays здесь, чтобы помочь вам сориентироваться в вашей первой офисной работе.

Поздравляем, если вам предложили вашу первую должность в офисе! Конечно, раньше у вас была другая работа, но она сильно отличается от ваших предыдущих подработок, которые вы выполняли во время учебы в школе или университете. Эта работа знаменует собой первую главу вашей профессиональной карьеры, и вы надеетесь извлечь из нее все, что сможете. Единственное, это новая территория, и вы не совсем уверены, чего ожидать.

Возможно, у вас в голове есть образы элегантно одетых людей, которые бегают на собрания и с них, разговаривают в наушниках или говорят что-то вроде: «Давай коснемся базы позже.И хотя есть все шансы, что в какой-то момент вы столкнетесь с некоторыми из этих офисных клише, есть более важные повседневные вещи, о которых вам следует знать, которые могут помочь обеспечить плавный переход в офисную жизнь.

1. Используйте встречи для создания своего профессионального бренда

Встречи — отличная возможность познакомиться со своими коллегами. Более того, встречи могут помочь вам создать и укрепить свой профессиональный бренд и репутацию, демонстрируя вашу отличную работу, а также ваше взаимодействие с организацией.Поэтому важно следовать приведенным ниже советам.

• Ведите свой дневник и соответствующим образом готовьтесь к каждой встрече
• Если вам необходимо выступить на собрании или каким-либо образом внести свой вклад, ваш непосредственный руководитель может пожелать заранее изучить ваши мысли, поэтому учитывайте это при установлении крайних сроков.
• Будьте внимательны к языку своего тела. Сядьте прямо, посмотрите в глаза говорящему и кивните или улыбнитесь, чтобы показать, что вы помолвлены
• Не берите свой личный телефон на встречи и не проверяйте свой служебный телефон, даже если это делают другие люди
• Делайте заметки и задавайте соответствующие вопросы там, где вы можете

2.Вам нужны друзья на работе

Дружба на рабочем месте важна и поощряется во многих организациях. По мере увеличения ожидаемой продолжительности жизни мы, вероятно, будем проводить большую часть нашей взрослой жизни на работе, и это время должно быть как можно более приятным. Согласно исследованию LinkedIn, 46% профессионалов считают, что наличие друзей на работе способствует их общему уровню счастья.

Итак, как вы можете найти друзей в своей новой роли?

• Запомните имена людей — это сложнее, чем кажется, когда вы работаете в офисе с большим количеством сотрудников.Когда вас представляют людям, повторяйте им их имена, когда говорите «привет». Вернувшись к своему столу, нарисуйте схему рассадки и запишите, кто где сидит
• Сохраняйте непредвзятость и говорите со всеми в вашем офисе, а не только с сотрудниками вашего отдела
• Воспользуйтесь возможностью пообщаться, будь то на работе, на кухне во время обеда или в лифте до офиса. Достаточно простого «Привет, как у тебя дела?», Чтобы сдвинуть дело с мертвой точки.

3. Вам нужно будет больше работать, чтобы оставаться активным

По оценкам, во всем мире средний работающий человек сидит около 12 часов в день. Эта статистика могла быть неприменима к вам до сих пор — возможно, у вас была подработка в розничной торговле или гостиничном бизнесе, которая держала вас на ногах. Даже в колледже или университете вам пришлось бы пройти через кампус, чтобы попасть в разные классы. Однако в офисе вы можете просидеть на одном месте восемь часов или больше, если не будете осторожны.

Доказано, что слишком много сидений оказывает негативное влияние на ваше физическое и психическое здоровье. Поэтому с самого начала вашей первой работы в офисе постарайтесь сделать сознательное усилие, чтобы оставаться активным на работе. Если вставать каждые полчаса, использовать перерывы на обед, чтобы прогуляться, посещать ближайший тренажерный зал и пользоваться лестницей, а не лифтом, это поможет вам не погрузиться в сидячий образ жизни в офисе.

4. Существуют негласные правила электронной почты

По оценкам, каждый день средний офисный работник получает 121 письмо и отправляет 40.И все же никто на самом деле не научит вас базовым правилам отправки и получения профессиональных электронных писем. Например:

Сделать:

• Настройте электронную почту с использованием формата подписи электронной почты компании и предпочтительного шрифта электронной почты
• Организуйте папки и правила для каждого проекта, чтобы вы могли быстро и легко получить доступ к информации и не пропустить важные электронные письма.
• Когда вы отвечаете на электронные письма в цепочке, убедитесь, что вы отвечаете на самое последнее сообщение.
• Проверьте электронную почту на наличие ошибок, таких как орфография и грамматика, и убедитесь, что вы обращаетесь к нужному человеку.
• Проверьте сообщение на тональный сигнал и посмотрите, как оно читается вслух.Могут ли слова «пожалуйста» или «надеюсь, у вас все хорошо» смягчить резко звучащее сообщение?
• Добавьте профессиональную подпись, например «Большое спасибо», «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Считается, что электронные письма с вежливой подписью имеют на 36% больше ответов
• Скопируйте своего начальника в электронные письма, пока он не скажет, что вам больше не нужно.

Не звонить:

• Слишком долго отвечать людям . Согласно одному опросу, около 70% людей ожидают ответа от своих коллег в течение четырех часов.Однако, если письмо помечено как срочное или от кого-то очень старшего, или и того, и другого, ответьте, как только сможете.
• «Ответить всем» на письмо с большим количеством получателей, которым не нужен ваш ответ. Например, письмо от стойки регистрации с вопросом, посещаете ли вы рабочее мероприятие
• Скопируйте и вставьте тот же адрес электронной почты без изменения переменных данных, таких как имена, должности, названия компаний и даты
• Забудьте представиться, если вы не разговаривали с получателем до
• Пометить электронные письма как «важные», если получатель не будет их воспринимать так.
• Забудьте прикреплять вложения, которые вы указали в своем электронном письме
• Переадресовать или зациклить кого-либо на конфиденциальную электронную почту, которую они не должны видеть.

5.Устное общение остается важным Генеральный директор

Hays Алистер Кокс обсуждает важность вербального общения в предыдущем блоге. Он сказал: «После того, как один человек заговорил, второй отвечает в среднем всего за 200 миллисекунд, по сравнению с электронным письмом или сообщением WhatsApp, которое может попасть в черную дыру, чтобы его никогда не прочитали, не говоря уже о том, чтобы на него ответить».

Хотя электронная почта или инструменты обмена мгновенными сообщениями, такие как Skype, являются удобными формами общения, если вам нужен быстрый ответ или решение, или вы обнаруживаете, что путешествуете взад и вперед по бесконечному почтовому следу, пора взять трубку или посмотреть на лицо. личный разговор.Если вы все же решите взять трубку, помните:

• При звонке по телефону скажите, кто вы, даже если в телефоне есть идентификатор вызывающего абонента — это обычная вежливость
• При получении внутреннего звонка отвечайте профессионально. Обычно это будет простое «Здравствуйте, * говорит ваше имя *».
• При поступлении внешнего вызова вам нужно будет указать название компании, например: «Здравствуйте, вы перешли на * название компании *, это * ваше имя * говорит, чем я могу помочь?»

Начать свою первую работу в офисе может быть непросто, и, без сомнения, в вас будут брошены и другие хитрости, о которых я не упоминал.Но помните, ваш начальник не ожидает, что вы все знаете, поэтому не бойтесь ошибаться или задавать вопросы. И я уверен, что если вы останетесь открытым, позитивным и желаете учиться на ходу, то вы обнаружите, что процветаете в своей новой роли и на пути к постоянному успеху.

Джейн Макнил

Джейн Макнил — управляющий директор Hays Recruitment в Новом Южном Уэльсе и Западной Австралии.

Версия этой статьи ранее публиковалась в блоге Hays Viewpoint .

Как улучшить рабочее место

Ваша рабочая среда влияет на ваше настроение, драйв, психическое здоровье и производительность. Если сотрудники работают в унылом офисе с недружелюбными работниками, у них, скорее всего, не будет достаточно уверенности или удовлетворения от работы, чтобы высказаться. Вот почему создание благоприятной рабочей среды имеет решающее значение для успеха вашей компании.

Важность позитивной рабочей среды

Создание позитивной рабочей среды более глубоко мотивирует и вовлекает ваших сотрудников, что приводит к более высокому удовлетворению работой и удержанию сотрудников в вашей организации, не говоря уже о меньшем стрессе среди ваших сотрудников.Здоровая рабочая среда дает вам и вашим сотрудникам возможность поделиться идеями об успехе вашей компании, которые могут помочь вашей организации расти. Здоровая офисная среда также может повысить продуктивность ваших сотрудников и снизить ваши шансы справиться с частыми прогулами, а в некоторых отраслях — компенсацией работникам и медицинскими требованиями.

Как выглядит токсичная офисная среда?

С другой стороны, благоприятная рабочая среда — это токсичная рабочая среда.Отсутствие надлежащего общения между сотрудниками — или, что еще хуже, передача нечеткой или неверной информации — является ключевым признаком токсичной рабочей среды. Отсутствие баланса между работой и личной жизнью или отсутствие свободного времени также могут указывать на токсичную рабочую среду. Наиболее очевидным показателем токсичной офисной среды является то, что корпоративная культура ставит во главу угла бизнес-результаты за счет удержания сотрудников, удовлетворенности работой и психического здоровья.

Что включает в себя позитивная рабочая среда?

Благоприятная рабочая среда в равной степени ставит во главу угла успех в бизнесе и счастье сотрудников.Если вы сосредоточены на создании благоприятной рабочей среды, убедитесь, что культура вашей компании включает баланс между работой и личной жизнью (например, разрешая удаленную работу), беспрепятственный поток идей между сотрудниками и руководством, не опасаясь резкой критики, и разумную политику. на отпуск и оплачиваемый отпуск.

Создавая благоприятную рабочую среду, вы также должны думать о своем офисе как таковом. Имейте в виду следующие вопросы:

• Достаточно ли у ваших сотрудников места для выполнения своей работы, не занимая чужое пространство?
• Предоставляете ли вы своим сотрудникам надлежащую конфиденциальность, обеспечивая при этом прозрачность того, как они используют свое время на работе?
• Вы предлагаете места, где сотрудники могут делать перерывы или обсуждать рабочие вопросы со своими коллегами?

При этом создание позитивной среды выходит далеко за пределы вашего офиса.Вы также должны задать себе следующие вопросы:

• Какие возможности вы предоставляете для сбора ваших сотрудников за пределами вашего офиса для веселых групповых мероприятий, которые могут повысить командный дух и помочь в достижении миссии вашей компании?
• Понятно ли вашим сотрудникам, в чем состоит миссия вашей компании?
• Разрешаете ли вы удаленную работу, когда ваши сотрудники заболевают или им нужно позаботиться о личных нуждах дома?
• Сколько отпускных, личных, больничных и оплачиваемых выходных дней вы разрешаете?

Ключевой вывод: Счастье и удовлетворение сотрудников напрямую влияют на успех в бизнесе.Предложите баланс между работой и личной жизнью и позвольте своим сотрудникам обмениваться идеями и открыто общаться.

Эти вопросы могут помочь вам создать благоприятную рабочую среду, но, прежде всего, ключевыми являются здравый смысл, такт и сочувствие — другими словами, видение ваших сотрудников людьми, а не просто бизнес-инструментами. Вот четыре способа улучшить рабочую среду и, в свою очередь, повысить вовлеченность сотрудников.

1. Нанимайте хороших членов команды (и не бойтесь отпускать плохих).

Успешные предприятия знают, что благоприятная рабочая среда начинается с найма правильных людей.Убедитесь, что ваши сотрудники являются профессиональными и командными игроками. Та же идея переносится на тех, кто уже находится в офисе. Когда сотрудники работают с токсичными людьми, они с большей вероятностью сами станут токсичными, в результате чего ваша компания окажется в токсичной рабочей среде.

«Удивительно наблюдать, как одно плохое отношение влияет на повседневную работу каждого», — сказала Клэр Маршалл Кроуэлл, главный операционный директор A. Marshall Hospitality. «Я не могу сказать вам, сколько раз меня благодарили за то, что я отпустил отравленных сотрудников.Хотя это сложно сделать, это в конечном итоге влияет на рабочую среду, что могут почувствовать не только наши сотрудники, но и наши [клиенты] ».

2. Улучшить освещение.

Освещение играет жизненно важную роль для рабочих В статье MBA @ UNC, онлайн-программы MBA Университета Северной Каролины в Чапел-Хилл, говорится, что воздействие естественного света улучшает настроение, энергию и психическое здоровье, что значительно влияет на концентрацию внимания и продуктивность. Pots Planters & More, почти половина офисных работников заявили, что в их офисе практически нет естественного света.

Если невозможно обеспечить естественное освещение через окна, есть другие варианты. Согласно статье, обогащенные синим светом лампочки могут снизить усталость, повысить уровень счастья и повысить производительность труда. Используйте этот тип освещения в комнатах для мозгового штурма. В комнатах для встреч и отдыха используйте более теплые тона, чтобы обеспечить спокойствие и расслабление. В конференц-залах используйте средние тона, которые приветствуют сотрудников, сохраняя при этом бдительность.

Знаете ли вы? Воздействие естественного света улучшает настроение, энергию и психическое здоровье, значительно влияя на концентрацию внимания и продуктивность.

3. Сделайте офис комфортным.

Чистый, привлекательный офис может иметь огромное влияние на отношения между коллегами и менеджерами, сказал Майк Канарелли, генеральный директор и соучредитель Web Talent Marketing.

«Даже если солнце не освещает ваше рабочее место, постарайтесь создать расслабляющую атмосферу с помощью удобной мебели, рабочего оборудования и некоторых дополнительных удобств», — сказал он.

Например, дайте своим сотрудникам возможность работать там, где им удобно.Вы можете заполнить офис удобными стульями, а также дать им возможность сидеть или стоять за своими столами.

Согласно исследованию Pots Planters & More, люди, которые называют свою рабочую мебель «плохой», в три раза чаще считают свою офисную среду менее продуктивной и в два раза чаще считают ее «угнетающей».

«Сделайте так, чтобы [работники] могли легко покупать такие вещи, как мячи для упражнений и растения, на копейки компании», — сказал Эй Джей Шанкар, генеральный директор и основатель компании Everlaw, занимающейся разработкой программного обеспечения для судебных разбирательств.«Мы также доверяем нашим сотрудникам распоряжаться своим временем. Они могут делать перерывы, чтобы поиграть в игры или просто подзарядиться по мере необходимости».

Когда сотрудники выбирают пространство, в котором им комфортно, дайте им свободу настраивать свое пространство, поскольку все работают по-своему, сказал Джош Тернер, генеральный директор платформы обратной связи с пользователями UsersThink. Он предлагает избавиться от «всего одного и того же» и дать каждому возможность настроить свои собственные настройки.

4. Улучшение коммуникации.

Помните о том, как вы взаимодействуете с сотрудниками.Члены команды и высшее руководство должны сосредоточиться на своих методах коммуникации и влиянии, которое они оказывают на создание благоприятной рабочей среды.

«Сотрудники мотивированы и чувствуют себя ценными, когда им дают положительное подкрепление и показывают, как их работа способствует успеху бизнеса», — сказал Доминик Джонс, директор по персоналу HEXO Corp. работа способствует достижению более широких целей организации.

Но оцениваются не только сотрудники.Менеджеры также должны быть открыты для обратной связи, — сказала Саманта Ламберт, директор по персоналу Blue Fountain Media.

«Когда вы вовлекаете своих сотрудников в процесс принятия решений, чтобы создать лучшую рабочую среду, они чувствуют, что их ценят», — сказал Ламберт. «Не бойтесь спрашивать сотрудников, что они думают о новом предложении или что они думают о новом клиентском проекте».

Пока вы работаете над общением, не забывайте выражать благодарность за тяжелый труд. По словам Дэвида Стерта, исполнительного вице-президента по маркетингу и развитию бизнеса O.C. Tanner Institute, эффективное признание сотрудников может преобразовать и поднять организацию.

«Это пробуждает энтузиазм, способствует инновациям, укрепляет доверие и способствует достижению конечных результатов», — сказал он. «Даже простое« спасибо »после того, как сотрудник делает все возможное для выполнения проекта или проводит несколько ночей допоздна, имеет большое значение».

Сэмми Карамела, Шеннон Гаузепол и Бриттни Морган внесли свой вклад в подготовку и написание этой статьи. Некоторые интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи.

Работа, работа, офис — в чем разница?

Студенты часто спрашивают меня о разнице между словами «работа» и «работа». Существуют очевидные различия, например, «работа» — существительное исчисляемое, а «работа» — неисчислимое. «Работа» также может быть глаголом, но «работа» — нет. Вот некоторые из наиболее распространенных способов, которыми люди путают слова «работа», «работа» и «офис». Вы знаете, какое слово подходит для каждого вопроса ниже? Как бы вы ответили на вопросы?

1. Чем вы занимаетесь / чем занимаетесь?
2.В какое время вы идете на работу / работу?
3. Где вы работаете / работа / офис?
4. Где ваша работа / работа / офис?

Давайте посмотрим на правильные вопросы:

Чем вы занимаетесь?
«Работа» является наиболее конкретным из двух слов и относится к одному конкретному типу оплачиваемой работы — поэтому мы используем его здесь. Обычно мы отвечаем, говоря: «Я (название должности)» или «Моя работа (конкретная вещь, которую вы делаете, например, пишете об английском)».

Во сколько вы ходите на работу?

Здесь мы не сосредотачиваемся на конкретном типе работы, которую выполняет человек, мы говорим о времени, когда он или она выходит из дома утром, чтобы выполнить работу.Работа общая — время — важная часть. Вы можете ответить, сказав: «Я иду на работу в (время)».
Мы также используем слово «работа», когда говорим о других мероприятиях в вашей повседневной работе. Например, «Как ты добираешься до работы?»

Где ты работаешь?

Здесь может быть только одно из слов. Это потому, что «работа» — единственный вариант, который также может быть глаголом. Мы можем ответить: «Я работаю в центре Лондона».

Где находится ваш офис?

В этом вопросе есть слово «где», поэтому мы знаем, что оно относится к месту.«Офис» — единственный вариант, который говорит о конкретном месте (здании, где кто-то работает), поэтому здесь это лучший выбор. Мы можем ответить: «Мой офис находится в центре Лондона».
Итак, давайте еще раз рассмотрим основные моменты:

«Работа» — для одного конкретного вида работы, которую вы выполняете за деньги.

«Работа» — для более общих комментариев о деятельности, которую вы делаете на своей работе, или о том, как зарабатывать деньги в целом.

«Офис» — здание, в котором вы работаете.

Как насчет вас? Чем вы занимаетесь и как добираетесь до работы? Дайте нам знать в комментариях ниже.