Резолюции руководителя на документах примеры – Резолюция письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа
Резолюция на документе: образец, примеры
Каждый работник кадровой службы знает о существовании такого реквизита, как резолюция. На документе его указывает директор организации. Рассмотрим этот реквизит подробнее.
Общие сведения
Резолюции руководителя на документах выражают письменное указание о порядке исполнения либо использования акта. Этот реквизит присутствует на входящих или локальных бумагах. Также резолюция на документах проставляется должностными лицами вышестоящих органов. Кроме служебных актов, этот реквизит присутствует на обращениях от граждан.
На практике содержание записи определяет порядок решения конкретного вопроса, просьбы, рассмотрения заявления. Проще говоря, этот реквизит выражает отношение служащего к содержанию акта.
Резолюция на документе: образец
Нормативными актами определена структура реквизита. В его составе должны присутствовать следующие элементы:
- Инициалы и фамилия исполнителя.
- Содержание действий (задание).
- Срок выполнения.
- Подпись начальника.
- Дата.
В зависимости от содержания записи те или иные элементы могут отсутствовать.
Классификация
В рамках деятельности предприятия могут возникать различные управленческие вопросы, требующие принятия специфических решений. В некоторых случаях действия по той или иной проблеме могут быть типичными. В соответствии с этим выделяют виды резолюции на документах. Реквизиты могут носить конкретный или общий характер.
Первые выражаются глаголом, стоящим в повелительном наклонении либо в неопределенной форме. Они адресуются конкретным лицам. Как выглядят общие резолюции на документах? Примеры можно привести такие: «К исполнению», «К сведению» и пр.
Содержание
Резолюция на документе должна отражать информацию в сжатом виде. Однако при этом слова необходимо подбирать четкие и конкретные. В реквизите должно присутствовать исчерпывающее указание на характер и порядок исполнения акта. Так, надпись «Решите, как договорились» не может рассматриваться как резолюция. На документе не допускаются так называемые предварительные указания. Среди них можно назвать такие: «Прошу ко мне зайти», «Ответ после переговоров» и пр. Резолюция на документе может определять несколько исполнителей. Служащий, чья фамилия стоит первой, обычно считается ответственным лицом.
Сроки
Они определяются руководителем на основании содержания рассматриваемого им документа. Директор также может использовать и типовые сроки, установленные для определенных актов. Срок исполнения указывается цифрами. Аналогичным образом оформляется дата самой резолюции. 
Контроль
Если предполагается надзор над исполнением документа, то в резолюции может указываться конкретный служащий, ответственный за него. Если контроль распространяется на часть акта, в реквизите отражаются номера соответствующих пунктов или разделов. В любом случае на документе должна стоять отметка. Это может быть слово «Контроль» или просто буква «К». Она ставится в левой части акта напротив заголовка либо той части, над исполнением которой устанавливается надзор.
Важный момент
По общим правилам на документе не может присутствовать больше одной резолюции. Допускается указание нескольких реквизитов, если их содержание не дублируется. В большинстве случаев такие резолюции конкретизируют правила исполнения документа.
Размещение
Любой начальник должен знать, как осуществляется оформление резолюции на документе. Этот реквизит помещается на первом листе акта в верхнем углу. Он обычно находится между текстом и адресатом. Если возникает необходимость оформить сложную по своему содержанию резолюцию, в которой присутствует два или больше поручений, или нескольких указаний, их допускается размещать на любом свободном пространстве лицевой части первого листа. При этом реквизит не должен затрагивать текст и уходить на поля.
Для выделения текста указания его нужно располагать несколько под углом. В некоторых случаях резолюция может оформляться на отдельном листе. При этом на акте должна присутствовать отметка о наличии такого приложения. Кроме подписи, в этом случае указываются фамилия и инициалы автора. Такие резолюции иногда именуют «рефераткой». Данный термин очень распространен в органах госуправления. Если возникает необходимость оформить резолюцию на отдельном листе, ее можно написать от руки либо напечатать.
Проблемы делопроизводства
Стоит сказать, что рассмотрение актов и оформление резолюций – процессы достаточно сложные. Уполномоченному служащему приходится учитывать множество нюансов и организационного, и психологического характера. Зачастую исполнение входящих актов начинается с оформления резолюций. В этой связи значение данного реквизита как инструмента управления иногда абсолютизируется. Правила делопроизводства многих организаций предусматривают, что основной объем входящей документации, вне зависимости от содержания и уровня важности, направляется сначала руководителю. Он рассматривает поступившие бумаги и делает соответствующие отметки.
После этого документы отправляются к непосредственным исполнителям. Этот порядок работы обладает рядом недостатков. В первую очередь продолжительность ожидания актом своего рассмотрения в ряде случаев превышает период работы с ним во много раз. При этом процесс может занимать до 80% времени от общего срока выполнения поручения. Кроме того, установлено, что на рассмотрение корреспонденции у руководителя уходит в среднем до двух дней в неделю. В итоге стремление директора охватить весь объем поступающей почты приводит к задержке выполнения поручений. Более того, руководители постоянно отвлекаются от решения актуальных управленческих вопросов.
Возможные выходы из ситуации
Решить проблемы можно несколькими способами. Наиболее оптимальным вариантом считается создание специальной службы, ответственной за предварительное рассмотрение входящей корреспонденции. Сотрудники этого отдела будут сами определять, кому и куда передавать акт. При этом во внимание следует принимать не столько адресата, указанного на документе, сколько его содержание. Специалисты рекомендуют формировать перечни видов документов, вопросов, должностных лиц либо подразделений, которым необходимо их направить. Такие списки позволят исключить попадание лишней информации к начальству и ускорить ее поступление к надлежащему служащему.
Руководство должно получать самые важные документы. К ним, в частности, можно отнести распоряжения, указы, постановления и прочие акты вышестоящих структур. Стоит сказать, что данная практика у многих директоров вызывает непонимание. Руководители стараются рассматривать всю входящую документацию, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех дел организации. В таких случаях можно формировать перечни поступившей корреспонденции за рабочий день, неделю с указанием служащих, которым были направлены те или иные акты.
Экономия времени
Для сокращения сроков оформления резолюций помощник или секретарь может заранее разработать типовой ее текст и предложить начальнику. Если директор будет согласен с содержанием, то ему нужно будет только подписывать и указывать дату. Используемые резолюции вполне можно формализовать. Большинство из них, за исключением некоторых, обладают типизированным, повторяющимся характером. Все они могут сводиться к 10-15 вариантам и распечатываться на листе. При рассмотрении документа руководитель подчеркивает нужную резолюцию. Этот листок далее следует за актом к исполнителю по иерархической лестнице вниз.
Дополнительно
Содержание резолюции определяет порядок исполнения документа, отрицательное либо положительное решение поставленного в акте вопроса. Учитывая это, многие директора в реквизите используют разные системы обозначений. Они дают возможность маневрировать в рамках официального характера делопроизводства.
Как правило, условные обозначения используются при проставлении резолюций на обращениях от граждан и в ходе личных приемов. Так, в одной из организаций в случае положительного решения вопроса указание, включаемое в акт на глазах у клиента, не принималось к исполнению при отсутствии пометки «Информируйте». На другом предприятии резолюция не выполнялась, если была написана черными, а не фиолетовыми чернилами. Установление таких «специфических» правил – не редкость. Зачастую использование условностей позволяет избегать или, наоборот, оперативно решать непростые вопросы, возникающие в рамках работы с персоналом.
fb.ru
Правила оформления резолюций
Очень часто секретарям приходится сталкиваться в своей работе с резолюциями. О том, что это такое, как оформляется и какие выполняет функции – читайте далее.
Из статьи вы узнаете:
Что такое резолюция
Одним из важнейших реквизитов, регулирующих распорядительную деятельность руководителя, является резолюция. Это на документе, требующем принятия решения, отображается в виде распоряжения, подписи и расшифровки, а также даты принятия решения.
Существуют различные варианты данного реквизита, которые зависят от типа принятого решения в отношении определенного документа, а оно, в свою очередь, может быть отрицательным или положительным. Помимо этого, резолюции на документах могут содержать решение вопроса или устанавливать порядок его решения. Во втором случае резолюция руководителя
Резолюция пример
Назначение резолюции
По своей юридической силе резолюция на документе приравнивается к распорядительным документам. 
Можно смело сказать, что резолюция на документах вполне может считаться полноценным распорядительным документом, но только в том случае, если она оформлена в соответствии со всеми правилами.
Следует отметить, что многие руководители частных компаний (особенно небольших) не любят издавать по любому поводу распорядительные документы. В таком случае устные распоряжения руководства не только становятся трудно исполняемыми, но и могут быть вовсе позабыты сотрудниками. Подобная халатность очень часто становится причиной многих проблем и задержек в исполнении поручений. Кроме того, контроль исполнения документов в данном случае становится невозможен по одной простой причине – отсутствия распорядительных документов. Поэтому, чтобы избежать подобных проблем, рекомендуем показать вашему руководителю примеры
Читайте по теме в электронном журнале
Функции резолюции
Как уже было сказано выше, резолюции на документы ставятся в том случае, если в отношении них необходимо издать какое-то распоряжение. При этом данный реквизит должен быть максимально приближен к форме распорядительного документа. Он должен четко, кратко и ёмко давать распоряжение по поводу дальнейших действий в отношении данной деловой бумаги.
Следует понимать, что наличие резолюции руководителя на документах (примеры приведены ниже) является полноценным поводом для того, чтобы деловая бумага была поставлена на контроль исполнения. В таком случае в регистрационной форме указываются сроки и исполнители, перечисленные в резолюции, а в качестве номера используется номер деловой бумаги, на которой проставлен упомянутый реквизит.
Правила оформления
Любые резолюции на документе состоят из трех строк: исполнитель (исполнители), распоряжение, дата и подпись руководителя. В том случае, если к исполнению распоряжения привлекается несколько сотрудников, первой необходимо указать фамилию ответственного исполнителя. В его задачи будет входить непосредственный контроль исполнения распоряжения остальными назначенными лицами, а также отчет о проделанной работе. В случае необходимости по данному поводу ответственный работник может даже организовать собрание, в ходе которого будет определен порядок исполнения поручений.
Важно! Фамилии исполнителей необходимо указывать в именительном или дательном падежах.
Строка распоряжения должна коротко и ясно отображать суть поручения по данному документу. Как правило, само распоряжение начинается с глагола, отображающего основное действие. К примеру, » Подготовить ответ…Внести предложения…Принять участие…Подготовить комплексную программу…Связаться с отправителем и согласовать дату визита. Рассмотрите и сообщите свое мнение…Согласовать с … отделом…»
В том случае, если это требуется, распоряжение может быть дополнено сроком исполнения. В данном случае не рекомендуется указывать временные рамки в формате количества дней или недель, а лучше указать дату, до которой распоряжение должно быть выполнено.
Справка
Пример
Неправильно: 10 дней, 2 недели, 1 месяц и т.д.
Правильно: по 20.08.2017, до 15.08.17 и т.д.
Резолюция образец
Следует отметить, что в обязанности секретаря входит проверка срока исполнения. Вполне возможно, что срок отчета исполнителя может выпасть на праздничные или выходные дни.
Срок исполнения можно не указывать в том случае, если для данного документа предусмотрены типовые сроки или они имеются в тексте деловой бумаги.
Последняя составляющая резолюции представляет собой дату ее создания и личную подпись. Важно понимать, что существуют случаи, в которых распорядительный реквизит может быть проставлен не только руководителем компании, но и начальником структурного подразделения, заместителем руководителя и т.д. В этом случае необходимо проследить, чтобы распоряжение данного сотрудника не выходило за рамки его должностных полномочий.
Важно! В том случае, если документ не имеет места для нанесения распорядительного реквизита, его можно оформить на отдельном листке формата А6 или А7. В таком случае необходимо дополнительно указать номер документа, в отношении которого издается распоряжение, и дату его регистрации.
Оформление последовательного наложения
В любой организации может возникнуть ситуация, когда в рамках одного и того же распоряжения постоянно назначаются новые ответственные лица. Например, в том случае, если руководитель организации поручил начальнику бухгалтерии рассмотреть данный документ. В таком случае начальник бухгалтерии может передать данное поручение на исполнение своему подчиненному и т.д. Подобные решения оформляются в виде последовательных резолюций. При этом каждая последующая пишется под предыдущей и никоим образом не отменяет первоначальную. В конечном итоге об исполнении будет отчитываться самый первый указанный сотрудник компании.
Примеры резолюций руководителя на документах
Резолюция на письме
Резолюцию на служебном письме можно писать в том случае, если оно уже прошло регистрацию в компании. Кроме того, секретарь должен самостоятельно определять, кому следует отправить данное письмо. Вполне возможно, что поручение, касающееся данного документа, не будет иметь столь важный характер, чтобы его рассматривал сам руководитель. Более того, это будет являться не только примером неэффективного документооборота, но и пустой тратой времени начальства.
В том случае, если резолюция на документе (образец представлен ниже) может быть проставлена только руководителем компании, имеет смысл подготовить проект. Проект резолюции всегда готовится на отдельном листе бумаги и представляется руководителю в отпечатанном виде вместе с документом. Руководитель вправе внести в проект любые коррективы: изменить состав исполнителей или ответственного исполнителя, детализировать поручение, сократить
Читайте также:
www.sekretariat.ru
Резолюции и поручения руководителя
Основными факторами, влияющими на скорость документооборота компании, являются принципы и стиль управления, которых придерживается руководитель. Они реализуются в том числе с помощью простой управленческой техники – оформления резолюций.
Организационной основой любой системы документооборота является четкое распределение функций и ответственности органов управления компанией, а также разграничение функциональных обязанностей между руководителем компании и его заместителями, предоставление прав и полномочий руководителям структурных подразделений и иным должностным лицам нижестоящего управленческого уровня. Ответственность органов управления, подразделений и должностных лиц, а также взаимосвязи между ними отражаются прежде всего в организационной структуре компании. Секретарю всегда необходимо понимать, что поручение должно быть адресовано прежде всего тому, кто имеет право и обязан в рамках своих функциональных обязанностей принимать решения в конкретной области,
По форме представления приоритетными являются поручения, зафиксированные в письменном виде. Поручения руководителя, данные в устной форме, должны быть в последующем оформлены в письменном виде и поставлены на контроль в общем порядке, что и осуществляет обычно секретарь руководителя, действуя самостоятельно или передавая это поручение в делопроизводственную службу компании.
Общие правила оформления резолюции
Одна из операций в технологии делопроизводства, которая предшествует контролю исполнения, называется «направление документа на исполнение» и является важнейшим управленческим действием, связанным с письменным оформлением принятого решения или прямого поручения. Руководитель, рассмотрев представленный ему документ, дает прямое указание уполномоченным сотрудникам, как решить конкретный вопрос, или просто распределяет документы по своим заместителям в рамках системы разграничения обязанностей или делегирования полномочий. Но самое главное – руководитель дает так называемую косвенную, неформальную обратную связь, выражая в резолюции свое отношение к вопросу, изложенному в документе; к корреспонденту, от которого он получен; к сотруднику своей компании, который назначен им исполнителем по данному документу.
Направление документа на исполнение находит свое документальное оформление в виде резолюции, проставленной на документе. Резолюция является важнейшей отметкой на документе, возникающей в процессе его технологической обработки.
В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлен порядок оформления резолюции: «Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату… Допускается оформление резолюции на отдельном листе» (п. 3.17). Не рассматривая последнее допущение (резолюция может отсутствовать на самом документе), обратим внимание на четкую последовательность и состав элементов резолюции.
Основной речевой формулой для выражения собственно решения или поручения руководителя является формула «Кому – что сделать – когда/к какому сроку». Фамилии исполнителей указываются в дательном падеже, инициалы оформляются после фамилии.
Поручения руководителя в резолюции могут быть индивидуальными (указана одна фамилия исполнителя) или коллективными (перечислены несколько фамилий). Но ответственным исполнителем всегда является тот, чья фамилия названа первой. Именно он отвечает за организацию исполнения, окончательное решение вопроса, подготовку ответного документа, отчитывается о результатах исполнения и взаимодействует с секретарем руководителя или службой контроля в процессе снятия поручения с контроля или переноса срока исполнения. Ответственный исполнитель вправе установить промежуточные сроки исполнения, созывать оперативные совещания и привлекать иных сотрудников (с согласия их руководителей) в целях качественного исполнения поручения. Это общее правило обычно закрепляется в инструкции по делопроизводству или иных внутренних нормативных документах компании.
Соисполнители (их фамилии также указаны в резолюции руководителя) обязаны участвовать в подготовке общего решения в рамках своих функций и зон ответственности.
Формулировка решения должна начинаться с глагола, например: представить на утверждение к…, включить в план…, подготовить ответ, рассмотреть к… и т.п. Формулировки прошу подготовить ответ, прошу рассмотреть к… отражают демократичный стиль управления, которого придерживается руководитель, и свидетельствуют о проявлении служебной этики, они нисколько не снижают роль резолюции как прямого указания.
Срок исполнения, установленный руководителем в резолюции, является индивидуальным сроком исполнения и будет использован в качестве основного критерия в процессе анализа исполнительской дисциплины (исполнено вовремя / нет). Руководитель обычно устанавливает сроки исполнения исходя из значимости для деятельности компании конкретного вопроса, изложенного в документе. Но при рассмотрении повторяющихся вопросов (например, в регулярной переписке с постоянными контрагентами и партнерами) целесообразно устанавливать одни и те же сроки рассмотрения документов. К тому же, ответ на письма клиентов с резолюцией руководителя, содержащей конкретное и исчерпывающее решение вопроса, лучше подготовить в тот же день.
Отмечая для себя сроки исполнения документов с повторяющимися вопросами (особенно в переписке) и фиксируя статус (вопрос/корреспондент – управленческое решение/резолюция – срок), секретарь может таким образом начать формировать перечень типовых сроков исполнения документов, которые рассматриваются руководителем и содержат его резолюцию. Эти типовые сроки исполнения в конкретной компании в дальнейшем могут быть подготовлены к утверждению в качестве самостоятельного внутреннего норматива или включены в состав инструкции по делопроизводству. Традиции документооборота своей компании («приоритетный вопрос», «лучший клиент» и т.п.) секретарь-помощник должен сочетать с требованиями общегосударственных нормативно-методических документов (например, Государственная система документационного обеспечения управления (М., 1991) вводит понятие типовых сроков исполнения документов и содержит соответствующий перечень).
Особенности практики
Итак, залогом успешного взаимодействия руководителей, секретарей и всех сотрудников компании является понимание следующего:
— резолюция – это прямое указание руководителя о характере решения вопроса, который содержится в документе, представленном ему на рассмотрение;
— резолюция должна быть подписана и датирована ее автором;
— резолюция проставляется, как правило, на самом документе;
— резолюция является не только обязательным к исполнению поручением, «рабочим инструментом» руководителя, но и способом выразить и донести до исполнителей оценку фактов, отношение к ним, дать сотрудникам компании неформальную обратную связь;
— резолюцией определяется дальнейший путь движения документа, время его получения тем подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить проекты необходимых/ответных документов.
Опытные секретари знают, что на рассмотрение первому руководителю должны представляться важнейшие для деятельности компании документы по вопросам, которые относятся к его сфере ответственности и полномочиям. Это письма от наиболее значимых партнеров и клиентов (адресованные компании или на имя руководителя), переписка по услугам и сделкам, которые курируются им лично, письма от руководителей субъектов Российской Федерации, органов государственного управления (министерств, ведомств) и их территориальных подразделений, руководителей муниципальных органов, контролирующих и регулирующих организаций и т.п. Все эти документы требуют незамедлительного рассмотрения, четких и конкретных решений, так как от этого зависит репутация компании, что должен всегда помнить секретарь-помощник. Секретарь составляет перечень видов документов, которые в обязательном порядке рассматривает руководитель компании, с указанием конкретных вопросов и корреспондентов. Со временем этот перечень также может быть включен в инструкцию по делопроизводству, в состав раздела, который устанавливает правила предварительного рассмотрения документов, поступивших в компанию.
На рассмотрение руководителю компании могут направляться также внутренние докладные и служебные записки, которые составлены по самым разным вопросам, даже по тем, которые могли быть решены на нижестоящих уровнях управления, но по каким-то причинам этого не было сделано. Такие служебные записки, как правило, должны содержать конкретный проект одного решения или варианты предлагаемых решений (с указанием, что сделать, и сроками). Небольшая часть служебных записок содержит просьбу «дать указание…». Это связано с тем, что руководители нижестоящих подразделений компании не смогли принять согласованного решения (договориться) и выстроить эффективное взаимодействие, а один из них прибегает к возможности повлиять на ситуацию за счет резолюции/волевого решения первого руководителя, использовав административный ресурс. Незначительное количество составляют внутренние служебные записки информационного характера, как правило на начальной стадии переговоров и контактов с контрагентами (например, сопроводительные записки к предложениям о покупке бизнеса и т.п.).
Таким образом, практика бизнеса и установленная система принятия решений определяют направление основных документопотоков и организацию контроля исполнения в любой компании.
Интересны сведения, полученные нами в результате анализа техники личной работы руководителей в крупной российской компании.
В целом первый руководитель и его заместители понимают важность правильного оформления поручений своим подчиненным. Резолюции на документах они формулируют по стандартной речевой модели: «Кому – что сделать – когда».
Но ее полная форма, с указанием срока исполнения, используется лишь в 18–20 % поручений (например, в среднем за один месяц из 70 проставленных первым руководителем резолюций лишь 13 содержали конкретный срок исполнения, который необходимо было установить). Резолюции всегда подписываются руководителями, но очень редко датируются. Поскольку срок исполнения поступившего документа исчисляется с даты его получения адресатом, т.е. с даты, которая указана в регистрационном штампе или штампе с отметкой о получении, этот вопрос должен контролироваться секретарем, который создает резерв времени, сэкономленного на операциях передачи документа (и в бумажной форме, и в электронном виде). Только в момент анализа отчетов об исполнении поручений и оценки уровня исполнительской дисциплины своих сотрудников, а также при исполнении запросов контролирующих органов руководитель осознает, что ему также необходимо руководствоваться общепринятой нормой: поступивший документ должен быть рассмотрен (а значит, должна быть проставлена резолюция) в день его получения.
Резолюции первого руководителя почти всегда адресуются заместителям или топ-менеджерам компании (одному или двум, максимально в одной резолюции упоминаются 4 фамилии). Функции и зоны ответственности своих заместителей руководитель хорошо знает и утверждает официально, например, в приказе о разграничении полномочий или положении о должности/должностной инструкции. На уровень руководителей структурных подразделений (кроме финансового и юридического департаментов) поручения в резолюциях практически не распространяются. Иногда документ направляется на исполнение с резолюцией тому заместителю, которому руководитель ранее давал подобное длительно действующее поручение, о котором помнит. Секретарь должен помнить о том, что из таких длительных и постоянных поручений могут быть сформированы новая функция, новая зона ответственности, которые подлежат обязательной регламентации.
При рассмотрении документов руководитель обычно руководствуется зонами ответственности, которые закреплены на верхнем уровне системы делегирования полномочий. Поручения адресуются, как правило, заместителям и тем топ-менеджерам компании, с которыми он встречается почти каждый день, например членам правления или иного коллегиального органа. Анализ показывает, что для руководителя важен именно этот статус ответственного исполнителя, т.е. иерархия должностей все-таки продолжает оставаться определяющим фактором при направлении документа на исполнение.
Характер резолюций
Оценивая полноту элементов стандартной речевой модели резолюции «Кому – что сделать – когда», рекомендуем обратить внимание на характерные особенности, в которых и проявляются индивидуальные черты стиля управления. Интересны, например, такие варианты:
— Прошу предложений.
— Прошу решить и подготовить необходимые документы.
— Прошу совместного решения.
— Прошу предложений о сотрудничестве.
— Прошу подготовить распоряжение.
— Прошу согласовать позиции.
— Прошу обеспечить выполнение к указанному сроку.
— Прошу представить план реализации.
Подобные формы резолюции отражают демократичный и доверительный стиль управления, свидетельствуют о соблюдении этических правил, четкости задач, стремлении к краткости инструкций и поддержании духа сотрудничества (руководитель помнит, что исполнителям предоставлена самостоятельность, а система контроля действует эффективно). Руководителю на рассмотрение представляются только самые важные для компании документы и документопоток ограничен. При этом он не экономит на уважительном указании инициалов после фамилии (Петрову Ю.С.), выражает прямое поручение в форме просьбы (даже если иногда глагол прошу сокращается до условного обозначения «Пр.»), тем самым правильно транслируя сотрудникам компании культуру эффективного взаимодействия.
Иногда руководитель вместе с поручением «Что сделать» дополнительно формулирует в резолюции свою оценку вопроса или предлагаемого в документе решения. Эта оценка является для секретаря и для исполнителя – автора документа самым важным элементом неформальной обратной связи:
— Оплатить. Это важно.
— Согласен. Опасно.
— Прошу учесть. Интересно.
— Разумно.
— Надо решить. Предлагайте.
— Что это?
— Зачем?
Такие резолюции важно научиться правильно читать и понимать, чтобы, например, изменить приоритеты и ускорить процесс оплаты, воздержаться либо отказаться от сделки, более убедительно и развернуто обосновать предложение, правильно выстроить аргументы в поддержку проекта решения. Передавая документ с резолюцией на исполнение, секретарь в подобных случаях может принять на себя ответственность за правильную трансляцию поручения.
Нестандартные резолюции
Особого внимания требуют необычные формы резолюций, которые возникают из-за стремления руководителя сэкономить время в процессе рассмотрения документов, но постепенно превращаются в элементы условного языка и особые правила, которые соблюдаются при взаимодействии руководителя и секретаря. Они не соответствуют требованиям стандарта, но на их основе в компании формируются обычаи документооборота, которые становятся общеизвестными и соблюдаются всеми сотрудниками с большим приоритетом, чем требования инструкций.
Один из примеров такой резолюции – подпись руководителя, означающая согласие (положительную резолюцию). Наиболее часто проставляется руководителями в процессе рассмотрения внутренних служебных или докладных записок, которые хорошо проработаны, содержат обоснованные и исчерпывающие проекты решений с точными датами, показателями, результатами, фамилиями исполнителей. В этом случае секретарь должен передать документ с подобной резолюцией на дальнейшее исполнение, т.к. он будет служить основанием (инициативным документом) для последующего издания приказа, утверждения штатного расписания, введения в действие нормативного или технологического документа и др.
В дополнение к подписи, заменяющей положительную резолюцию, руководитель может проставить утвердительное слово «Да». В такой форме резолюции яснее всего выражается согласие с предложенным проектом решения, который может поступить на рассмотрение, оформленный и как внутренний документ компании (инициативная служебная или докладная записка), и в письме, полученном от клиента или контрагента. Секретарю в подобных случаях необходимо контролировать, чтобы резолюции «Да» и просто подпись не проставлялись на документах, содержащих альтернативные проекты решений («или-или»), поскольку толковать конкретные решения руководителя секретарь не может, а повторно обращаться к нему за устными разъяснениями не всегда удобно.
Часто резолюция оформляется как простое адресование «Кому» с обозначением фамилии и инициалов исполнителя (с подписью руководителя или без). Подобная форма означает, что документ по существу не рассматривался, руководитель считает, что решение должен принять один из его заместителей или руководитель подразделения компании в рамках закрепленной сферы ответственности, предоставленных полномочий или текущих рабочих функций, о которых руководитель знает и соблюдение которых может лично контролировать. В этом случае руководителем осуществляется простое и сугубо техническое распределение документов по исполнителям в рамках выполнения операции «направление документов на исполнение». Вопрос, содержащийся в документе, руководитель воспринимает как информацию для сведения. Передавая документ с такой резолюцией на дальнейшее исполнение, секретарь отмечает, какие конкретные вопросы, в каких документах, полученных от каких адресатов руководитель поручает решать (делегирует) своим заместителям или руководителям конкретных подразделений. В дальнейшем эта информация может быть использована в процессе совершенствования системы делегирования полномочий — для подготовки новых версий приказов о разграничении функций, актуализации положений о должности, должностных инструкциях и т.п.
Резолюция иногда может выглядеть, как отметка на документе, и содержать глагол «Ознакомлен» и подпись, которые означают, что решение руководителем не принято, конкретное поручение отсутствует, информация получена для сведения, решение вопроса отложено. Внутренний документ с подобной резолюцией (например, служебную записку) секретарь должен возвратить автору, документ, поступивший от внешнего корреспондента, – передать в профильное функциональное подразделение или сформировать в дело с перепиской, которое хранится в приемной руководителя и составляет его документальный фонд.
Памятка секретаря
Секретарь должен:
…помнить, что документооборот – это фактор оборота капитала. Быстрота решения вопроса зависит от направления и времени движения документа, в котором изложен этот вопрос.
…понимать, что направление движения документа определяет руководитель, принимая решение и проставляя резолюцию. Тем самым он задает темп документопотоков своей компании и играет решающую роль в организации документооборота.
…направлять документ на исполнение непосредственно тому исполнителю и в то подразделение, в котором вопрос должен быть решен конкретно, по существу и в минимальные сроки. Если система делегирования полномочий выстроена правильно, не стесняться направлять документ на исполнение на нижестоящие уровни управления.
…изучить правила оформления управленческих решений и поручений в форме резолюций (ГОСТ Р 6.30-2003).
…постоянно анализировать речевые модели, которые использует руководитель для проставления резолюций в зависимости от рассматриваемого вида документа, значимости вопроса и предлагаемых в документе решений, анализировать приоритеты, которые расставляет руководитель, устанавливая сроки исполнения.
…опираться в работе на четкие основы технологии работы с документами – формировать и представлять на утверждение перечни и классификаторы документов, отражающих и нормативные требования, и технику личной работы руководителя, и традиции документооборота.
…кратко сформулировать и отразить на схеме организационной структуры компании все предметные области, зоны ответственности, полномочия руководителей и функции подразделений, использовать схему в качестве основного справочника для направления документов на исполнение и постоянно ее актуализировать.
…укреплять сотрудничество, взаимопонимание и взаимодействие с руководителем в трансляции управленческих решений, получении обратной связи по ним и укреплении исполнительской дисциплины в компании.
В.С. Иритикова, член Гильдии Управляющих Документацией
www.profiz.ru
Резолюция: правила оформления
Можно ли вести распорядительную деятельность исключительно в устной форме? Если ваш руководитель сторонник “бездокументной” системы управления, объясните ему, что написание резолюций поможет избежать многих управленческих проблем.
Резолюция – одна из форм реализации распорядительной деятельности руководителя. Она выражает мнение руководителя о том, что, когда и каким образом должны делать исполнители для решения административных или организационных вопросов.Известно, что децентрализованная система управления негосударственных организаций привела к сокращению объема (удельного веса) распорядительной деятельности и появлению “бездокументных” методов управления. Некоторые руководители частных компаний, в основном предприятий малого и среднего бизнеса, всю распорядительную деятельность осуществляют исключительно в устной форме. Это неизбежно влечет за собой искажение информации, снижение качества управленческого решения и, в конечном итоге, ослабляет рыночные позиции компании. В этом случае секретарь может и должен деликатно и тактично объяснить руководителю, что избежать многих проблем помогает написание резолюции.
РЕЗОЛЮЦИЯ – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: 1998
Распорядительная функция резолюции может быть осуществлена только в том случае, если в ней четко указано: кому, что и когда сделать. Кому? В резолюции необходимо указать фамилии (в именительном или в дательном падеже) и инициалы исполнителей, т. е. лиц, которым дается поручение. Если поручение дается одному лицу, указывают одну фамилию, если в работе над документом должны принимать участие несколько должностных лиц, перечисляют несколько фамилий. Тот сотрудник, чья фамилия указана первой, является ответственным исполнителем.
| Один исполнитель | Несколько исполнителей. Серов С.С. — ответственный |
| Васильеву В.В. | Серову С.С. Петрову П.П. Васильеву В.В. |
Ответственный исполнитель обязан организовать работу других должностных лиц (соисполнителей). Например, провести совещание по обсуждению вопроса, предложить представить варианты ответа или встречные предложения и т. д. Что сделать? Суть поручения излагают, как правило, в повелительной форме. Часто для этой цели используется инфинитив (неопределенная форма глагола).
Например:Подготовить ответ…Внести предложения…Принять участие…Подготовить комплексную программу…Связаться с отправителем и согласовать дату визита.Рассмотрите и сообщите свое мнение…Согласовать с … отделом…
Когда? Как и в распорядительном документе (например, в приказе), в резолюции срок исполнения указывается только календарной датой.
| Не рекомендуется | Следует |
| Срок 10 дней Срок один месяц Срок две недели | …до 25.10.2003 …к 25.10.2003 до 25.10.2003 |
Очевидно, что неконкретное указание срока (“две недели” и т. п.) или его отсутствие дезориентирует исполнителя (не ясно, в какой именно день следует представить отчет) и затрудняет осуществление срокового контроля.
Очень важно, чтобы секретарь проверил по календарю, на какой день недели выпадает срок исполнения поручения. Если окажется, что это выходной или праздничный день, необходимо предупредить об этом руководителя для того, чтобы он смог скорректировать сроки.
Завершают резолюцию дата ее написания и личная подпись руководителя. ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОЕ НАЛОЖЕНИЕ РЕЗОЛЮЦИЙ Резолюцию на документ вправе наложить любой руководитель, имеющий подчиненных. Но, как показывает практика, этим правом преимущественно пользуются первые лица организации (директор, его заместители). Тем не менее соподчиненность должностных лиц организации может привести к последовательному написанию на документе нескольких резолюций: директор указывает в качестве исполнителя своего заместителя, заместитель – начальника отдела, начальник отдела – заведующего сектором, заведующий сектором – руководителя группы и т. д. При этом, естественно, каждая последующая резолюция не отменяет предыдущего распоряжения, а уточняет и детализирует действия исполнителя.Например:
Петрову П.П. Рассмотрите и сообщите свое мнение до 16.09.2003. Директор – заместителю 10.09.2003 Иванов Серову С.С. Прошу дать предложения до 15.09.2003. Заместитель – начальнику отдела 11.09.2003 Петров Васину В.В. Подготовить аналитический обзор до 14.09.2003. Начальник отдела – исполнителю 12.09.2003 Серов
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТА ДЛЯ ПОДАЧИ НА РЕЗОЛЮЦИЮ Необходимо иметь в виду, что одним из критериев оценки профессионализма секретаря является его умение своевременно и тактично напомнить руководителю о необходимости срочного рассмотрения тех или иных документов (срок установлен вышестоящим лицом, подразумевается содержанием документа и т. п.).Секретарю должно быть известно, что процессу написания резолюции предшествует этап распределения документов. Распределение – ответственная аналитическая работа: просмотрев документы, секретарь должен определить, кому из должностных лиц передать их на рассмотрение. Пометки “Отдел рекламы”, “Бухгалтерия”, “Васильеву В.В.”, написанные руководителем вместо резолюции, свидетельствуют о том, что распределение документов было сделано неквалифицированно: вопрос должен решаться на более низком управленческом уровне, другими должностными лицами (в пределах компетенции и делегированных руководителем полномочий).ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает специальную площадь (зону) для написания резолюции.Документ № 1
Поскольку руководители при написании резолюции редко руководствуются стандартной нормой, секретарю следует учитывать особенности оформления резолюции каждым руководителем при дальнейшей обработке документов.
Часто руководители для резолюции используют бумагу для заметок, листки отрывного календаря и т. п.
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 допускается оформление резолюции на отдельном листе, но это должен быть специальный лист для резолюции, заранее подготовленный секретарем и приложенный к документу.
Документ № 2
ПОДГОТОВКА ПРОЕКТА РЕЗОЛЮЦИИ Нельзя не отметить тот факт, что некоторые руководители при написании резолюции используют неконкретные формулировки, что создает дополнительные трудности для секретаря и исполнителей. В конечном итоге неконкретная резолюция влечет за собой дезорганизацию рабочего дня самого руководителя – получив такое указание, каждый исполнитель вынужден будет дополнительно обратиться к руководителю за разъяснениями и уточнениями.
| К исполнению | Необходимо разъяснение, если в тексте документа конкретно не указано что, как и когда исполнять |
| Изучить предложения | Неясно, что делать после изучения предложений |
| Прошу переговорить | Необходимо уточнение, когда именно это следует сделать |
По согласованию с руководителем, в целях оптимизации использования его рабочего времени секретарь (ассистент, помощник руководителя) может готовить для руководителя проекты резолюций. Подготовка проекта резолюции требует от секретаря высокого уровня квалификации, интеллекта и профессиональной культуры. Очевидно, что для определения состава исполнителей, содержания поручения и сроков исполнения, секретарю необходимо четко знать структуру организации, функции структурных подразделений, полномочия и обязанности должностных лиц, а также состояние дел в настоящее время и перспективы развития компании.Проект резолюции всегда готовится на отдельном листе бумаги и представляется руководителю в отпечатанном виде вместе с документом. Руководитель вправе внести в проект любые коррективы: изменить состав исполнителей или ответственного исполнителя, детализировать поручение, сократить сроки исполнения и т. д. Если руководитель, внеся изменения, подписал проект, он, таким образом, зафиксировал принятое им решение, т. е. наложил резолюцию.Например:
Документ № 3
После того как руководитель внесет исправления, резолюцию не перепечатывают.Общие правила составления резолюции можно применять и для документов, созданных с помощью компьютерных технологий или полученных по каналам электронной связи.
Названия праздниковВ названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет значения: 1 Мая, 8 Марта.Названия праздников являющихся официальными выходными днями: 1 и 2 января – Новый год; 7 января – Рождество Христово; 8 марта – Международный женский день; 1 и 2 мая – Праздник весны и труда; 9 мая – День Победы; 12 июня День принятия декларации о государственном суверенитете Российской Федерации; 7 ноября – годовщина Великой Октябрьской социалистической революции.
www.sekretariat.ru
Резолюция на документе
Новая страница 1Требования к оформлению резолюции установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Резолюция включает следующие элементы: фамилию (фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
Кравченко А.В., Паршину П.С.
Прошу подготовить проект договора с фирмой «Нота» к 18.05.2006.
05.05.2006
Место для подписи
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым. Исполнители в этом случае выступают в качестве соисполнителей. Указание их в резолюции выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа. Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей на рабочие совещания для рассмотрения хода и результатов работы по выполнению поручения. Соисполнители обязаны представлять материалы (проекты документов) ответственному исполнителю. Обязанность ответственного исполнителя – анализировать, обобщать представленные материалы и готовить проект окончательного документа, являющегося результатом выполнения поручений, данных в резолюции.
Резолюция должна четко определять результат исполнения («подготовить предложения», «учесть при разработке проекта», «согласен», «к сведению», «прошу доложить», «для анализа и обобщения» и др.). В резолюции может оговариваться и форма представления результатов исполнения («дать заключение», «подготовить сводку отзывов»).
Резолюция должна быть конкретной, резолюции типа «прошу рассмотреть», «прошу исполнить», «к исполнению», «прошу переговорить», «прошу зайти» ничего не говорят исполнителю и вообще не могут рассматриваться как резолюции.
Срок исполнения может не указываться в резолюции, если в тексте документа срок исполнения назван, и руководитель при рассмотрении документа не считает нужным его изменить.
Резолюция может быть оформлена на самом документе, и тогда она пишется от руки руководителем. Резолюция размещается в заголовочной части документа на свободном от текста месте. Если на документе несколько резолюций, и для их размещения в заголовочной части документа места недостаточно, резолюция может быть оформлена на любом свободном от текста месте документа.
Второй вариант – оформление резолюции на специальном бланке формата А5 или А6. В этом случае резолюция может составляться самим руководителем или готовиться до рассмотрения документа руководителем, его помощником или референтом. Если руководитель согласен с содержанием документа, ему остается лишь расписаться на бланке под составленной резолюцией.
При оформлении резолюции на бланке обязательно указывается наименование документа, дата и номер документа, к которому резолюция относится. Резолюции, оформленные на бланке, в практике управления называют поручениями. Резолюция, оформленная на бланке, подкалывается к документу, и после исполнения документа вместе с ним подшивается в дело. Резолюция является неотъемлемой частью документа, она может содержать важную для его последующего использования информацию, поэтому ни в коем случае не должна уничтожаться.
Обратите внимание
Резолюцию выносит руководитель, но и секретарю необходимо знать некоторые особенности принятия решений, которые находят свое выражение в резолюции. Их можно сформулировать следующим образом:
— способ выполнения поручения, данного в резолюции, можно не указывать, если исполнителю доверяют самостоятельный выбор способа выполнения задания;
— если выбор способа исполнения поручения исполнителю доверять нельзя или это не желательно по каким-либо причинам, в резолюции следует конкретизировать, что и как должен делать исполнитель;
— следует стремиться к тому, чтобы у задания, данного в резолюции, был только один исполнитель, соисполнители нужны только в тех случаях, когда поручения затрагивают интересы разных подразделений;
— резолюция должна быть понятна исполнителю, она должна исключать возможность разночтений и быть исчерпывающей, чтобы исключить возможность обращения к руководителю за разъяснениями.
В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доцент Государственного университета управления
www.profiz.ru
Резолюция
Руководитель должен, как правило, рассматривать документы в день их поступления. Результат рассмотрения оформляется резолюцией— письменным указанием руководителя по исполнению документа.
В большинстве случаев документ содержит не более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы, если детализируется порядок исполнения документа или уточняется исполнитель.
Резолюция включает следующие элементы:
указание на исполнителя (исполнителей),
содержание поручения,
срок исполнения,
подпись автора резолюции,
дату.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Исполнителями в резолюции устанавливаются должностные лица, непосредственно подчиненные руководителю.
При наличии нескольких исполнителей ответственный исполнитель указывается первым. Число исполнителей должно быть максимально ограничено.
Содержание поручения должно выражать конкретное решение и свидетельствовать о внимательном прочтении документа. Оно выражается в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола, например:
Алимпиевой Н. А.
Проведите сбор необходимой информации к 15.04.95.
Емельянов 06.04.95.
Порохову М. Б.
Рассмотреть и доложить 10.04.95.
Бобровенко 07.03.95.
Содержание поручения может включать ремарку, выражающую личное мнение руководителя, например:
Денисову Л. С.
Сообщите заказчику об изменении цен. На мой взгляд, отдел сбыта не поставил завод в известность о корректировке прейскуранта. Срок исполнения — 23.04.95. Либерт 21.04.95.
Указание может быть дополнено словом «прошу«,
например:
Маркову В. В.
Прошу обеспечить выполнение заказа не позднее указанного в письме срока Серов 10.04.95.
Резолюции типа«К исполнению», «Для руководства и исполнения» и т. п.недопустимы, так как не могут контролироваться.
Не следует включать в резолюцию промежуточные заданиятипа: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне», «Решите, как условились», так как они не содержат новой информации и применение их нецелесообразно.
Рекомендуется размещать резолюцию в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа документа (на письмах — под реквизитом «адресат»).
Допускается размещение объемной резолюции или нескольких резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, кроме полей.
Оформление резолюции на прикрепленных к документам листках недопустимо, так как листок может быть потерян.
Проставление печати
На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами,подпись ответственного лица заверяется печатью предприятия.
Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ.
Сотрудник, ответственный за хранение печати, и место ее хранения определяются руководителем предприятия.
studfiles.net
| постановление совета министров республики беларусь 26 мая 2005 г. N 544 об утверждении положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию 11. после регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководителям государственных органов, иных организаций (должностным лицам). вот еще: приказ комитета по архивам и делопроизводству об утверждении примерной инструкции по делопроизводству 2.3.18. резолюция. или вот еще: приказ министерства юстиции республики беларусь 10 декабря 2001 г. N 398 об утверждении инструкции по делопроизводству в 11.12. резолюция — письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. |
kadrovik.by