Регистрация документов организации – 4.6
Регистрация документов организации
На любом предприятии с крупным товарооборотом всегда возникают проблемы с ведением бизнес-документации, в частности, с ее хранением и обработкой. В подобных организациях важные бумаги накапливаются в кратчайшие сроки, поэтому через какое-то время становится актуальной проблема их хранения, а также накапливается совокупность дополнительных трудностей, таких как соблюдение необходимых условий для сохранности бумаг, их правильная систематизация и архивация.
Разумеется, уже давно прошли те времена, когда официальные документы накапливались на пыльных полках, теряясь в ворохе ненужной макулатуры. В наше время, благодаря развитию информационных технологий, для этого существуют специальные компьютерные программы и электронные системы. Например, «Регистрация документов организации 4.2» (можно скачать на www.araxgroup.ru), которая предназначена для учета входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов организации. Благодаря ее умелому использованию, не возникает вопрос, что делать со старыми приказами и распоряжениями и как обеспечить их надежное хранение.
По каким принципам работает приложение: основные возможности
С помощью удобного и интуитивно понятного рядовому пользователю ПК приложения, можно максимально оперативно наладить учет актуальной документации на всех уровнях работы компании и в любом формате, а также создать необходимые отчеты. Система обеспечивает полный цикл работы с документом: от создания и отработки до сохранения в архив, поэтому можно с уверенностью сказать о полной автоматизации документооборота на предприятии и его конвертации в электронный формат. Теперь все процессы, связанные непосредственно с ведением документации на предприятии, не требуют тщательного и кропотливого контроля над выполнением тех или иных действий. Программа самостоятельно все сделает и напомнит о контрольных сроках документов.
Все актуальные бумаги, а также входящая/исходящая информация сохраняется в Журналах регистрации документов программы, поэтому найти необходимый документ не составит особого труда. Не доставит неудобств и распечатка электронного документа, ведь доступен любой современный формат – Word/ Writer, Excel /Calc – с возможностью продолжения файловой работы в «родных» приложениях.
Преимущества программы
Помимо возможности, использования собственного наглядного шаблона в виде карточки, программа дает пользователю следующие преимущества:
- настройка оповещений для уполномоченных должностных лиц индивидуально, с созданием напоминания в календарном виде;
- регламентированный доступ к программе в зависимости от уровня деятельности – от простого просмотра без права внесения изменений до административного контроля;
- создание отсканированных копий документации;
- настройка права доступа к журналам документов, возможность включения режима видимости только своих документов;
- поддержка сетевого режима работы для обеспечения продуктивной и комфортабельной работы в команде;
- отправка уведомлений посредством электронной почты или по внутренней почте программы;
- возможность хранения документации сразу нескольких фирм;
- осуществление быстрого анализа, редактирования и поиска по отдельным журнальным полям – программа автоматически сформирует нужные отчеты;
- интеграция с бесплатным сервером IP телефонии Asterisk, позволяющая находить актуальную информацию уже до снятия телефонной трубки.
Таким образом, усовершенствованная утилита «Регистрация документов организации 4.2» позволит сформировать единое бизнес-пространство с простой, безопасной и надежной системой управления. А с помощью специального приложения для Android можно при любых обстоятельствах оставаться на связи, ознакомиться с входящими документами и отчитаться об исполнении, даже если под рукой находится только смартфон.
www.sekretariat.ru
Регистрация документов организации — обзор, отзывы, аналоги, альтернативы
Программа «Регистрация документов организации 4.2» предназначена для учета входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов организации.
Альтернативы Регистрация документов организации
Обзор системы Регистрация документов организации
Программа Регистрация документов организации предназначена для регистрации и ведения входящей, исходящей корреспонденции и внутренних документов (приказов, распоряжений, служебных записок, писем и т.д.) организации.
При внесении документа в журнал создается карточка. В карточке документа заполняются необходимые поля и, в случае необходимости, может быть назначен ответственный за его исполнение. Если документ должен быть выполнен к определенному сроку, то можно установить отметку о выдаче напоминания при загрузке программы. К записи о документе можно добавлять приложения. Приложения могут быть как в текстовом, так и в графическом виде.
— Возможность ведения нескольких организаций.
— Возможность включения/отключения автоматического формирования номера документа.
— Возможность настройки правил автоматического формирования номера
документа для входящей и исходящей корреспонденции и внутренних
документов в виде «Префикс» + «Номер по счетчику».
— Возможность постановки документа на контроль, цветовое выделение в журналах документов, стоящих на контроле.
— Оповещение по сроку исполнения для ответственных исполнителей в журналах входящих и внутренних документов.
— Возможность настройки оповещения.
— Печать журналов.
— Карточка документа, экспорт карточки в MS Word (OO Writer), возможность формирования карточки на базе шаблона -.DOT.
— Возможность привязки к карточке изображений документа (любое количество отсканированных листов).
— Приложения к входящим и внутренним документам.
— Привязка документа к бумажному архиву.
— Возможность организации связи между журналами входящих и исходящих документов.
— Поиск в журналах как по отдельному параметру, так одновременно по нескольким параметрам.
— Возможность установки входа в программу по паролю.
— Функции переиндексации таблиц, архивирования базы, восстановления базы из архива.
— Возможность настройки прав доступа каждого пользователя к журналам документов.
Программа поддерживает режим работы на сети.
www.doc-online.ru
Регистрация документов организации 4.5 | Ютел
Регистрация документов организации 4.5
Программа «Регистрация документов организации 4.5» предназначена для учета входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов организации.
Программный продукт может быть доработан на заказ с учетом потребностей вашей организации.
Основные возможности:
Основные возможности: • Сведения обо всей корреспонденции Вашей компании, а также внутренних документах (приказах, распоряжениях и так далее), находятся в одном месте – Журналах регистрации документов, и всегда можно легко найти нужный.
• Для удобства работы журналы входящих, исходящих и внутренних документов можно вывести на печать – в привычных форматах Word (Writer) и Excel (Calc). А можно продолжить работу с ним прямо в этих приложениях.
• Все сведения о каждом входящем, исходящем или внутреннем документе представлены наглядно в Карточке соответствующего документа.
• Карточку каждого документа также можно вывести в Word (OO Writer), а затем отформатировать и вывести на печать. Также имеется возможность создания и использования собственного шаблона карточки документа.
• Формат номера документа Вы можете настроить так, как это принято в Вашем делопроизводстве
• Вы не забудете в ежедневной рабочей суете про контрольный срок неисполненного документа! И перебирать кипу бумаг в поисках таких документов тоже не придется — программа напомнит Вам о них сама
• Оповещения получат только уполномоченные должностные лица: настройка оповещений производится для каждого пользователя. А еще есть возможность посмотреть напоминания в виде календаря!
• Поддержка работы со сканером позволит легко загружать в программу скан-копии оригиналов документов, есть возможность потокового сканирования при использовании сканера, поддерживающего автоматическую подачу листов.
• Функция «Видеть только свои документы» позволить разделить документы между исполнителями, исключив возможность просмотра и исправления чужих документов.
• Есть возможность формирования произвольных документов по Вашим шаблонам, в результате внешний вид документов именно такой, как принято в Вашей компании – документы формируются программой на основе шаблонов
• В версии для SQL Sever можно настроить опцию просмотра данных программы через браузер (веб клиент) — Вы сможете получать информацию о зарегистрированных документах из любой точки мира, в том числе на смартфоне или планшетном компьютере под управлением любой операционной системы
• Приложение для Android смартфонов в SQL версии позволяет в режиме реального времени уведомлять исполнителей о поступлении документов, а исполнителям дает возможность просматривать карточкидокументов и приложенные файлы и вносить информацию об исполнении
www.utelksp.ru
Виды регистрации документов в организации
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Функция делопроизводства в первую очередь состоит в том, чтобы все создаваемые, получаемые и отправляемые документы поступали по месту следования и по ним производились те или иные действия и конечно без строгого контроля сложно было бы отследить, не только выполнено ли то или иное указание, но и дошел ли документ до адресата, поэтому еще с незапамятных времен в делопроизводстве была введена такая процедура как регистрация документов.
Изначально появилась журнальная регистрация, сохранившаяся по сегодняшний день для отдельных специальных категорий документов, например журналы регистрации трудовых книжек. Потом, в конце XIX века, появились карточные системы регистрации упростившие поиск документов. С 1990-х гг. с внедрением компьютерной техники в офисе, все шире стали получать распространение автоматизированные системы регистрации документов, в дальнейшем развившиеся в полноценные системы автоматизации делопроизводства (СЭД).
Целью данной работы является рассмотрение организации регистрации документов на примере Северо-Восточного производственного отделения Открытого акционерного общества «Межрегиональная распределительная сетевая компания Волги» — «Саратовские распределительные сети», одним из моментов на которых бы хотелось заострить внимание – не оформившаяся в это организации еще Система электронного делопроизводства, трудности с ее внедрением и совмещение сразу трех способов регистрации в одной организации.
Работа состоит из двух глав: в первой рассматривается в целом регистрация документов, ее типы и виды. Во второй главе идет рассмотрение процесса регистрации документов в СВПО ОАО «МРСК Волги» — «Саратовские РС».
1. ОРГАНИЗАЦИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
1.1. Регистрация документов
ГОСТ дает следующее определение «регистрации документов» — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения».[1]
Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.
Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. Из чего можно сделать вывод, что регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разработан службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует подновлять.[2]
К нерегистрируемым документам обычно относят: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, брошюры, журналы), пакеты с пометой «лично», копии нормативных документов, постановлений и распоряжений, государственных органов, информационные материалы.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.
Документ регистрируется один раз независимо от того, сколько инстанций он пройдет в данной организации. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания, телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату.
Выбор места регистрации зависит от принятой в организации системы делопроизводства и соответственно системы регистрации. В небольших организациях это, как правило, централизованная регистрация (в службе ДОУ, у секретаря), в средних и крупных организациях — смешанная система, при которой важнейшие документы регистрируются в службе ДОУ, остальные в структурных подразделениях – в местах их создания или исполнения. Так, приказы по личному составу регистрируются в отделе кадров, бухгалтерская документация – в бухгалтерии, документы, адресованные в другие структурные подразделения или исходящие из них, — в этих структурных подразделениях. Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству.
В местах регистрации документы, как правило, регистрируются в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Так, в службе ДОУ отдельно регистрируются правительственные документы (иногда даже создается специальное структурное подразделение – Бюро (группа) правительственной переписки), отдельно – постановления коллегии (в секретариате коллегии), приказы по основной деятельности, указания, распоряжения руководителей – в отделе учета и регистрации.[3]
Состав регистрационного номера зависит от принятого в каждой группе документов принципа формирования документов в дела. Первым в составе любого регистрационного номера указывается порядковый номер в пределах данной группы, исчисление которого начинается с начала делопроизводственного года. Порядковые номера возрастают в течение года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным. Исключение представляют учебные заведения, выборные органы, действующие в определенный период.
Только порядковый номер документа в регистрационном номере присваивается документам, если они формируются в дела, в заголовках которых есть название вида документов, например: «Приказы Комитета социальной защиты Москвы по основной деятельности». Как правило, такой регистрационный номер имеет большинство внутренних документов организации – приказы, протоколы заседаний коллегиальных органов организации, указания, распоряжения и др.
Нет необходимости к регистрационному номеру таких документов добавлять еще какую-либо информацию, указывающую их место составления или хранения, потому что они формируются в дело в определенном месте. Так, приказы по основной деятельности согласно требованиям ГСДОУ всегда должны формироваться в службе ДОУ организации.
В том случае, когда при формировании документов в дела необходимо ориентироваться на содержание документа и другие дополнительные данные, регистрационный порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре, который указывает место хранения документа, то есть подразделение и номер дела в этом подразделении. Служебные письма всегда содержат такой номер. Служебные письма всегда содержат такой номер. Например, если письмо, поступившее в вышестоящую организацию, имеет входящий номер 155/01-17, это означает, что в день поступления это был 155-й по счету документ, который после исполнения будет подшит в дело 01-17 «переписка с подведомственными организациями по вопросу…», где 01 – служба ДОУ, а 17 – это порядковый номер дела в этой службе, куда после исполнения будет подшит документ (01-17 – это индекс дела по номенклатуре).[4]
На ответном документе вторая часть регистрационного номера должна соответствовать второй части регистрационного номера документа-запроса. Так, если входящее служебное письмо имеет регистрационный номер 155/01-17, то ответное служебное письмо может иметь другой порядковый номер, но индекс дела будет тот же – 238/01-17. это означает, что поступивший документ-запрос и копия отправленного документа-ответа будут подшиты в одно дело, имеющее индекс дела по номенклатуре дел 01-17. На такие документы нет необходимости заполнять отдельную регистрационную форму, так как все сведения могут быть зафиксированы в регистрационной форме на документ-запрос.
mirznanii.com
Регистрация документов
Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» [16, с. 25].
Регистрация документов — это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Она необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов.
Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления [1] и Типовой инструкции по делопроизводству [2]. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов[1].
Регистрация документов является составной частью делопроизводственного процесса. Организация регистрации документов в значительной степени определяет трудоемкость делопроизводственного процесса, надежность и быстроту нахождения документов, их сохранность, возможность эффективного контроля их исполнения.
В учреждении регистрируют не все, а наиболее важные документы.
При решении вопроса о целесообразности регистрация основной критерий — содержание документов, вид документа, его подлинность.
Обязательно регистрируют документы, поступающие из вышестоящих органов, центральных и местных государственных, партийных и других общественных организаций и направляемые им; письма депутатов Верховного и местных Советов, важнейшие внутренние документы — приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности учреждения либо имеющие обобщенный характер, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, важнейшие письма вневедомственных организаций. Обязательна регистрация важнейших внутренних документов; ее отсутствие — типичный недостаток организации делопроизводства.
Часть документов, создаваемых в учреждении и поступающих в него, не регистрируется. Это первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, повестки дня, извещения, наряды, заявки, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и большая часть документов, не требующих исполнения [6, с.17]..
В каждом учреждении делопроизводственная служба (канцелярия, секретарь) разрабатывает «Перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства» (приложение 1).
Перечень утверждает руководитель учреждения, если он включает нерегистрируемую документацию всего учреждения, или же руководитель структурного подразделения, на документы которого он распространяется. В исполкоме Совета депутатов трудящихся перечень нерегистрируемых документов утверждается секретарем исполкома. Перечень включается в инструкцию по делопроизводству как одно из ее приложений.
Документы регистрируют, как правило, централизованно, т. е. все документы — входящие, исходящие и внутренние — регистрируются в одном месте. Централизация регистрационных операций позволяет сократить затраты на их осуществление, эффективно использовать технические средства, специализировать делопроизводственный персонал, улучшить информационное обеспечение руководства.
Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях I категории, а также в тех, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы. Это положение следует иметь в виду при организации регистрационных работ в производственных объединениях, в которых часть функций управления не централизуется. Входящие в состав таких объединений производственные единицы могут регистрировать документы самостоятельно.
В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществить централизованную регистрацию, важнейшую внутреннюю документацию и переписку руководства могут регистрировать в канцелярии, остальные документы — в структурных подразделениях[2].
Специализированную документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую, плановую) регистрируют в ряде случаев в соответствующих подразделениях: документы по личному составу — в отделе кадров, финансовые, учетные и аналогичные им — в бухгалтерии, арбитражные и исковые — в юридическом отделе, печатные издания — в библиотеке, месячные и квартальные планы и отчеты — в плановом.
Документ регистрируют в учреждении один раз. Если сведения о документе необходимы нескольким структурным подразделениям, одновременно создают несколько регистрационных карточек, каждую из которых передают в соответствующее подразделение. В канцелярии, структурном подразделении или на рабочем месте исполнителя документ вторично не регистрируют.
Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов применяют однообразные регистрационные формы — регистрационную карточку и журналы.
Входящие документы регистрируют в день поступления в учреждение; исходящие и внутренние — в день подписания. Телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату.
Для ускорения регистрационных работ, сокращения их трудоемкости и объема учетно-информационного аппарата целесообразно использовать парную регистрацию писем по принципу «запрос-ответ». При этом самостоятельно учитываются только инициативные письма (запросы), как входящие, так и исходящие. Ответы на запросы как входящие, так и исходящие письма фиксируются в регистрационных записях, относящихся к соответствующим инициативным документам[3].
На одной карточке фиксируют данные только о двух документах — запросе и ответе. Если переписка продолжается, то все последующие письма тем же методом парией записи, т. е. попарно, регистрируют на новых карточках. Карточки и документы получают регистрационный индекс первого инициативного письма.
При регистрации документов используют справочные материалы: список структурных подразделений учреждения с указанием их условных обозначений, фамилий руководителей и их телефонов; перечень подведомственных организаций с указанием их почтовых и телеграфных адресов, фамилий руководителей и заведующих канцеляриями, номеров их телефонов; перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными, перечень документов, не подлежащих регистрации; классификатор документов или участков (вопросов) деятельности учреждения; список ответственных исполнителей, которые согласно инструкции по делопроизводству или другому распорядительному акту могут подписывать документы от имени учреждения или предприятия с указанием их фамилий и номеров телефонов; номенклатуру дел; список служебных телефонов сотрудников учреждения; справочники адресный и административно-территориального деления; другие специальные справочники; инструкцию по делопроизводству; перечень документов, подлежащих обязательному контролю исполнения.
Регистрировать документы могут в одном или, как исключение, в нескольких структурных подразделениях. При этом регистрационные формы (журналы и карточки), формулировки регистрационных записей, делопроизводственные индексы и схемы построения справочных карточек должны быть максимально однообразны. При возможности названные элементы следует унифицировать в рамках одного или нескольких учреждений. Например, можно унифицировать структуру (рубрикацию) справочно-информационных картотек главных управлений министерств, делопроизводственные индексы предприятий системы, на которых введены типовые структуры аппарата управления, и т. д.
Регистрировать документы должен опытный делопроизводственный работник, который знает делопроизводственный процесс, функции учреждения и его подразделений, состав документации, циркулирующей в учреждении, умеет выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеет техникой машинописи.
coolreferat.com
Организация регистрации документов на предприятии
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение
1 Регистрация документов
1.1 Понятие, назначение, принцип регистрации документов
1.2 Индексирование документов
1.3 Формы регистрации документов
1.3.1 Журнальная форма регистрации
1.3.2 Карточная форма регистрации
1.3.3 Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов
1.4 Организация информационно-справочной системы
2 Регистрация документов в ООО «Ижэлектроснаб»
Заключение
Список использованных источников и литературы
Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3
Приложение 4
Приложение 5
Приложение 6
ВВЕДЕНИЕ
Цель данной курсовой работы – изучить и проанализировать организацию регистрации документов (понятие, назначение, принцип регистрации документов; индексирование документов; формы регистрации документов; организация информационно-справочной системы; контроль за исполнением документов).
В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.
Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.
Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор — от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.
Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.
Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.
Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.
Задачи, поставленные в данной курсовой работе:
1. Раскрыть понятие регистрации документов, ее назначение и принцип;
2. Изучить индексирование документов;
3. Изучить формы регистрации документов;
4. Изучить организацию информационно-справочной системы;
5. Проанализировать контроль за исполнением документов.
В курсовой работе также ведется изучение регистрации документов в Обществе с ограниченной ответственностью «Ижэлектроснаб» (ООО «Ижэлектроснаб»).
1 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
1.1 ПОНЯТИЕ, НАЗНАЧЕНИЕ, ПРИНЦИП
РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
Для обеспечения эффективного пользования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Информационно-поисковая система (далее ИПС) по документам организации создается для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащихся в них информации на основе следующих требований:
· Полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;
· Обеспечение оперативного доступа к информации и документам;
· Максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам;
· Обеспечение рациональной организации массива документов предприятия.
На предприятии создаются ИПС ручного, механизированного, автоматизированного типа.
Современная ИПС должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает предприятие.
Основой построения поисковых систем является регистрация документов.
Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления, так, если поступивший документ не зарегистрирован, организация как бы не берет на себя ответственности за него, т.к. не подтвержден факт его поступления.
В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.
Не подлежат регистрации документы, присланные для сведения и не требующие ответа.
Существенную помощь в определении такой категории документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который должен разрабатываться на каждом предприятии. Такой перечень является приложением к инструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным документом. В этом случае он утверждается руководителем предприятия (Приложение 1).
Не регистрируемые документы сразу же передаются в соответствующие службы, структурные подразделения или конкретным лицам.
На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов.
· Централизованная;
· Децентрализованная;
· Смешанная.
При централизованной форме все документы регистрируются в одном месте. Такая форма характерна для сравнительно небольших учреждений или фирм, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате или в канцелярии.
В крупных учреждениях или компаниях, а так же в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями регистрация документов ведется децентрализовано. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации документов: канцелярии, секретарей структурных подразделений и т.д. В группе регистрации канцелярии регистрируются документы, адресованные руководству учреждения или предприятия, и важнейшие внутренние документы, например приказы. Все остальные документы регистрируются в структурных подразделениях работниками, отвечающими за делопроизводство.
Но, практика показывает, что наиболее эффективной среди систем регистрации, является последняя, смешанная система. При этом централизовано регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти, или направляемые в их адрес важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а так же предложения и жалобы граждан.
Специализированную документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую) регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.
В условиях использования автоматизированной системы ДОУ предпочтение отдается централизованной регистрации в этом случае, во-первых, сокращается трудоемкость обработки документов в структурных подразделениях и, во-вторых, появляется возможность формирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы по документам всего учреждения или предприятия.
При любой форме организации регистрации должен соблюдаться ее основной принцип – однократность . Он предполагает, что информация о документе фиксируется в избранной регистрационной форме лишь один раз. Однако однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.
Должны регистрироваться документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по любым каналам связи: по почте, электронной почте, факсу. Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопроизводству.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другой он повторно не регистрируется.
При регистрации документов широко используют различные справочные материалы, которые разрабатываются предприятием:
· Список структурных подразделений с их условными обозначениями;
· Перечень подведомственных организаций, перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными;
· Классификатор вопросов (участков) деятельности организации и др.
Использование таких справочников может значительно упростить регистрацию документов.
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от их вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, акты, обращения граждан и т.д.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам отдельно в пределах каждой группы. Данные на входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в раздельные регистрационные формы.
1.2 ИНДЕКСИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 12.
mirznanii.com