Примеры проводки 71 счет бухгалтерского учета – это расчеты с подотчетными лицами, какие проводки необходимы, субсчета и корреспонденция, оборотно-сальдовая ведомость

71 счет бухгалтерского учета проводки – дебетовое сальдо по 71 счету означает

Подотчетные суммы включают наличные денежные средства, выдаваемые персоналу организации (а в случае необходимости и другим физическим лицам) на расходы в служебных командировках, представительские цели, приобретение товарно-материальных ценностей, оплату услуг, расходы представительств и филиалов.

Подотчетные суммы могут выдаваться путем перечисления денежных средств на персональную расчетную карту физического лица.

Порядок выдачи наличных денег подотчетным лицам регулируется правилами ведения кассовых операций, которые утверждает Центральный банк Российской Федерации. Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Все лица, получившие подотчетные суммы, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока отчитаться об их фактическом расходовании, представив авансовый отчет и необходимые оправдательные документы. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Невозвращенные вовремя подотчетные суммы могут удерживаться из зарплаты сотрудника. Признается, что организация проавансировала свои обязательства по оплате труда. Крупные суммы, которые невозможно удержать из заработной платы, признаются недостачами и на них предъявляются судебные иски.

Авансовый отчет – это сводный документ первичного учета, составляемый подотчетным лицом самостоятельно (в случае компьютерного ведения бухгалтерии – с помощью бухгалтера), где указывается цель и дата получения подотчетный суммы, перечисляются оправдательные документы и произведенные расходы. Авансовый отчет, утвержденный руководителем, является основанием для списания подотчетной суммы с подотчетного лица.

Авансовые отчеты представляются в течение 3-х дней после установленного руководителем срока выполнения задания (окончания командировки). Подотчетные суммы на хозяйственные и операционные расходы выдаются обычно на срок не более 15 дней.

Наиболее распространенной причиной выдачи подотчетных сумм является служебная командировка. В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель должен возместить сотруднику:

· расходы по найму жилого помещения:

· расходы по проезду:

· суточные:

· иные расходы, произведенные работником с ведения или разрешения администрации (например, расходы на страховые сборы по обязательному страхованию пассажиров, бронирование билетов и мест в гостиницах).

Порядок возмещения расходов определяется коллективным договором или нормативным актом организации.

Основанием для служебной командировки является командировочное удостоверение, в котором указывается цель и время командировки, населенные пункты, куда направляется командируемый. Общий срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Суточные выплачиваются за каждый день командировки, включая время нахождения в пути, подтвержденное датами проездных документов и отметками на командировочном удостоверении, заверенных печатью, в каждом пункте, где побывал командируемый.

Расходы на проезд возмещаются на основании проездных документов. При этом проезд в мягких вагонах, каютах высшего класса судов и салонов самолетов возмещается с разрешения руководителя в каждом отдельном случае.

День отъезда в командировку и приезда к постоянному месту работы определяется по датам отправления транспорта. Сутки отправления (или прибытия) начинаются в 0 часов и заканчиваются в 24 часа по местному времени.

Расходование подотчетных сумм на приобретение материальных ценностей осуществляется по распоряжению руководителя организации.

Расчеты с подотчетными лицами (счет 71)

Приобретенные материальные ценности сдаются на склады, а к авансовым отчетам вместе с товарными чеками, прикладываются приемные документы материальных складов. Только канцелярские товары и аналогичные им мелкие ценности допустимо списывать в расходы непосредственно по кредиту счета 71 Расчеты с подотчетными лицами.

В бухгалтерском учете для учета выданных подотчетных сумм, их расходования по предоставленным авансовым отчетам, учета остатков или перерасходов денежных средств используется счет 71 – Расчеты с подотчетными лицами. При необходимости счет может быть разбит на субсчета, например, 71.1 – Расчеты с подотчетными лицами в рублях, 71.2 – Расчеты с подотчетными лицами в валюте. Счет 71 активно-пассивный развернутый по аналитическому признаку Сотрудники. Дебетовое сальдо по конкретному сотруднику равно остатку денежных средств, полученных им под отчет. Кредитовое сальдо означает задолженность организации перед сотрудником вследствие перерасхода денежных средств, выданных под отчет. Дебетовые обороты – выдача денежных средств под отчет, кредитовые обороты – списание или возврат подотчетных сумм. Бухгалтерские проводки по 71 счету делаются на основании документов по учету расходования денежных средств, оформленных в установленном порядке, и утвержденных руководителем авансовых отчетов.

Ниже приводится перечень основных проводок, используемых на счете 71:

По дебету сч. 71 — в кредит счетов:

· выданы под отчет наличные — 50

По кредиту сч. 71 — в дебет счетов

:

· приняты к учету материальные ценности — 10, 41

· оплата услуг, работ и т.п. через подотчетное лицо — 20, 26, 60, 76

· удержаны невозвращенные подотчетные суммы из зарплаты — 70

· оплата услуг, работ и т.п., не связанных с основой деятельностью – 91

· выделен НДС по принятым к учету товарно-материальным ценностям — 19

Если сотрудник приобретает товары или материалы в розничной торговле за наличный расчет, то к авансовому отчету прилагаются кассовый и товарный чеки. Эти документы не являются основанием для возмещения НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям, поэтому товары или материалы приходуются без выделения суммы НДС. Аналогичные проводки используются для бухгалтерских записей расходов по оплаченным услугам.

Если товары или материалы приобретены за наличный расчет в оптовой торговой организации, то вместе с квитанцией приходного кассового ордера от поставщика подотчетному лицу выдаются накладная и счет-фактура на приобретенные материальные ценности. В этом случае к авансовому отчету прилагается только квитанция приходного кассового ордера, на основании которой делается проводка в дебет 60 счета. На основании накладной и счета-фактуры принимаются к учету товары или материалы и делаются стандартные проводки с выделением суммы НДС.

Если на оказанные подрядчиком услуги оформлены все необходимые документы и приложен счет-фактура, то проводки делаются также в два этапа. На основании авансового отчета с квитанцией приходного кассового ордера от подрядчика записывается сумма в дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Затем оформляются стандартные проводки с кредита счета 60 по списанию стоимости услуг на издержки обращения с выделением суммы НДС.

Для оформления авансового отчета воспользуйтесь меню Документы ð Авансовый отчет.

В предлагаемом окне документа заполните все необходимые реквизиты.

Рис. 93.

Во вкладке Проведение оформите бухгалтерские проводки:

Рис. 94.

Для получения печатной формы документа по унифицированной форме АО-1 нажмите пиктограмму (Печать) на панели инструментов.

Рис. 95.

Дата публикования: 2014-10-30; Прочитано: 180 | Нарушение авторского права страницы

astbusines.ru

Счет 71 в бухгалтерском учете: значение, проводки и пример

В силу тех или иных обстоятельств компании вынуждены выдавать своим подчиненным определенную сумму денежных ресурсов под отчет. В данном случае речь может идти о получении аванса при направлении в служебную поездку либо покупке общехозяйственных товаров для организации.

В этой статье речь пойдет о том, что представляет собой 71 счет бухгалтерского учета, каков порядок выдачи подотчетных сумм, в корреспонденции с какими счетами работает обозначенная позиция, какие типовые бухгалтерские проводки существуют для отражения подобного рода операций. Помимо того, мы рассмотрим один из практических примеров.

Роль и значение 71 позиции для бухгалтерского учета

71 счет необходим для того, чтобы вести учет выданных и не потраченных подотчетных сумм. Последние выдаются из кассы организации и при условии, что сотрудник отчитался, сдав авансовую ведомость, по ранее полученным авансовым средствам.

Для того, чтобы получить деньги под отчет работник обязан написать заявление на имя руководства компании. После того, как срок, на который были выданы обозначенные суммы, истек, сотрудник в течение 3 дней обязан представить отчетность о цели и сумме затрат. Та часть ресурсов, которая осталась не использованной, должна быть отдана в кассу организации.

По характеру 71 позиция является активной. Тем не менее на момент составления отчетности по ней может сформироваться как дебетовое, так и кредитовое сальдо. В последнем случае речь идет о задолженности организации перед работником по причине того, что полученных под отчет ресурсов не хватило для покрытия понесенных расходов. Сальдо же по дебету свидетельствует о задолженности сотрудника перед работодателем.

Аналитика по позиции ведется по каждой выданной подотчетной сумме. Контроль за подобными расходами дает возможность сократить неэффективные затраты организации.

Порядок получения денег под отчет

Порядок выдачи финансов под отчет регламентируется специальным нормативным документом, утвержденным ЦБ РФ, в котором отражаются правила ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами.

Итак, прежде чем выдавать деньги под отчет бухгалтерия должна проверить, не числится ли за данным сотрудником какая-либо задолженность по ранее полученным ресурсам. Если таковая имеет место быть, то выдавать дополнительные средства нельзя.

После того, как стало понятно, что такой задолженности нет, то работнику необходимо написать заявление на имя руководства, указав требуемую сумму и срок.

Теперь при наличии заявления с подписью руководства оформляется расходный кассовый ордер, который должен быть завизирован главным бухгалтером, кассиром и руководителем, когда бухгалтера нет.

После оформления обозначенного документа и его передачи в кассу кассир проверяет правильность его составления и наличие соответствующих подписей должностных лиц. Только после выполнения всех перечисленных действий кассир выдает работнику денежные ресурсы под отчет.

Корреспондирующие позиции

В случае выдачи денежных ресурсов под отчет дебетуется 71 позиция в корреспонденции с 50 счетом.  Если же деньги были перечислены из депозита до востребования компании, то кредитуется 51 позиция.

Что касается кредитования 71 позиции, то используются 08, 10, 20, 23, 28, 29, 41, 44, 50, 51, 55 и прочие счета.

Типовые записи

Существуют следующие типовые бухгалтерские проводки для отражения операций по 71 позиций:

1) Дт 71

Кт 50 – выдача денег под отчет из кассы;

2) Дт 08

Кт 71 – включение в первоначальную стоимость НМА расходов на их приобретение и создание;

3) Дт 10

Кт 71 – учет материалов, купленных подотчетным лицом;

4) Дт 20

Кт 71 – учет израсходованных подотчетными лицами денег основного производства;

5) Дт 50

Кт 71 – возврат в кассу неиспользованных подотчетных сумм и т.п.

Практический пример

Работник предприятия получил из кассы средства в размере 3 700,0 р. на покупку материалов. Из общей суммы полученных ресурсов были израсходованы лишь 2 400,0 р. В данной ситуации бухгалтер отразил следующие проводки:

1) Дт 71

Кт 50 – 3 700,0 р., выданы средства под отчет;

2) Дт 10

Кт 71 – 2 400,0 р., приобретены материалы;

3) Дт 50

Кт 71 – 1 300,0 р., возврат неиспользованных средств.

Заключение

Таким образом, использование подотчетных сумм и контроль за этим процессом позволяет руководству компании распоряжаться имеющимися ресурсами более эффективно, что в конечном итоге влияет на финансовый результат деятельности любого предприятия.

zapusti.biz

Учет расчетов с подотчетными лицами. Проводки по счету 71.

Если организации необходимо выдать своим работником наличные денежные средства на расходы, связанные с деятельности организации, то нужно воспользоваться счетом учета расчетов с подотчетными лицами — 71. Как ведется бухгалтерский учета взаимоотношений с подотчетными лицами, какие проводки выполняются, какие документы оформляются? Об этом поговорим в статье ниже.

Выдача денег под отчет сотрудникам сопровождается выполнения ряда проводок и оформлением документа авансовый отчет. Порядок заполнения авансового отчета с возможностью скачать бланк и образец этого документа будет приведен в ближайшей статье.

В Плане счетов для цели отражения взаиморасчетов с лицами, которым выдаются денежные средства под отчет, предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные лица — это работники организации, которым выданы деньги с условием предоставления отчета об их использовании. В качестве отчета выступает авансовый отчет, заполненный по форме АО-1.

Для получения подотчетной суммы работник должен написать заявление в произвольной форме. Это заявление должно быть в обязательном порядке заверено руководителем организации, также руководитель должен сделать на заявлении отметку о размере подотчетной суммы, которую необходимо выдать данному сотруднику, и о сроке, на который она выдается.

Запрещено выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам. Запрещено передавать подотчетные суммы от одного работника другому. Ограничений по сумме, которая может быть выдана работнику под отчет, нет.

Денежные средства могут быть выданы работнику как наличными из кассы, так и безналичными путем перечисления на личный расчетный счет работника, последний вид имеет ряд своих преимуществ, особенно, если сотрудник находится вдали от организации.

Бухгалтерский учет подотчетных денег

В бухгалтерском учете проводка по выдаче наличных денежных средств подотчетному лицу выглядит следующим образом Д71 К50, выдача наличных денежных средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (образец которого можно скачать здесь). Выдача подотчетной суммы безналичными денежными средствами учитывается проводкой Д71 К51.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, предоставив авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими расходы. Неизрасходованные средства работник должен вернуть в кассу, при этом в бухучете выполняется проводка Д50 К71, данная операция осуществляется на основании приходного кассового ордера (образец которого можно скачать в этой статье).

Если деньги выданы на командировку

Сумма, истраченная на командировочные расходы, включается в себестоимость продукции, о формировании которой подробно рассказано в этой статье. При этом сч. 71 корреспондирует со счетами 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» (проводки Д20 (26, 44) К71).

Сумма, выданная на командировочные расходы, должна подтвердиться отчетом не позднее, чем через 3 дня после окончания командировки.

Если деньги выданы на приобретение ТМЦ

Если подотчетные суммы выданы для покрытия расходов, связанных с приобретением материальных ценностей, то сч. 71 корреспондирует со счетами учета соответствующих материальных ценностей, это могут быть счета 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» (Д10 (15, 41) К71).

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то данная сумма списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71. Затем эту сумму можно удержать из заработной платы сотрудника Д70 К94.

Не сданная в срок подотчетная сумма может расцениваться, как предоставленный ему заем. В этом случае возникает обязанность по исчислению материальной выгоды, которую получил сотрудник от использования заемных средств. Эта сумма выгоды рассчитывается как разница между процентами, начисленными в размере ¾ ставки рефинансирования банка России и суммой процентов, исчисленных по договору. Стоит отметить, что материальная выгода облагается налогом НДФЛ по ставке 35%, при исчислении налога с суммы материальной выгоды налоговые вычеты не применяются.

Проводки по счету 71

Дебет	Кредит	Название операции
71	50	Выдана подотчетная сумма из кассы
71	51	Подотчетная сумма перечислена на расчетный счет работника
50	71	Неизрасходованные средства возвращены подотчетным лицом в кассу
20 (26, 44)	71	Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции
10 (15, 41)	71	Списаны расходы, связанные с приобретением материальных ценностей подотчетным лицом
94	71	Списаны суммы, не возвращенные подотчетным лицом в срок
70	94	Не возвращенные суммы удержаны из заработной платы работника

Таким образом осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами на счете 71. Темой следующей статьи будет «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

online-buhuchet.ru

71 счет в бухгалтерском учете проводки по расчетам с подотчетными лицами

71 счет отражает расчеты с сотрудниками по суммам, выданным под отчет. В статье – характеристика 71 счета в бухгалтерском учете, проводки, примеры, бесплатные образцы документов.

Читайте в статье:

Без проблем отражать расчеты с подотчетными лицами помогут следующие документы:  

Удобный учет расчетов с подотчетными лицами можно вести в программе БухСофт. Чтобы посмотреть программу, просто нажмите на кнопку ниже:

Попробовать программу

71 счет бухгалтерского учета это активно-пассивный счет, который называется «Расчеты с подотчетными лицами» и применяется, чтобы отражать расчеты с физлицами по суммам, которые выданы под отчет. Получить подотчетные средства от работодателя может любой сотрудник, в том числе иностранный гражданин, руководитель и т.д. Кроме того, получить средства под отчет от фирмы или предпринимателя может физлицо, заключившее с ними ГП договор – подрядчик, исполнитель.

71 счет и подотчетные лица

Выдавать под отчет разрешено и наличные суммы (из кассы), и безналичные средства, которые перечисляются на корпоративную карту, а в отдельных случаях – на личную карту сотрудника.

Назначение подотчетных средств бывает различным. Средства работодателя выдаются сотруднику в качестве аванса на командировочные расходы, для погашения долга перед контрагентом или, например, для покупки имущества, работ или услуг в интересах работодателя. Выданные суммы имеют строго целевой характер, и подотчетное физлицо не может тратить их по своему желанию на иные цели.

Передача денег сотруднику документируется в обязательном порядке. После того, как подотчетная сумма израсходована (полностью или частично), сотрудник должен отчитаться о тратах, то есть составить и утвердить авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие факт оплаты расходов и их сумму.

Полезные документы

Ознакомившись с информацией по 71 счету, не забудьте посмотреть следующие бланки, они помогут в работе:

Счет 71 в бухгалтерском учете

По факту выдачи наличной подотчетной суммы или перевода безналичных средств счет 71 в бухгалтерском учете дебетуется с одновременным отражением той же суммы по кредиту счетов, на которых ведется учет денежных сумм. Это могут быть счета 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета».

Дебет 71 счета показывает задолженность подотчетного физлица (сотрудника, подрядчика, исполнителя) перед работодателем или заказчиком.

Запись по дебету счета 71 возможна, только если оформлен первичный документ. Когда выданы наличные, составляется расходный кассовый ордер, а когда сумма перечислена безналично, первичкой может служить банковская выписка.

По факту расходования подотчетной суммы физлицо составляет обязательный документ. В качестве такого документа служит авансовый отчет. Форму отчета  работодатель или заказчик определяет самостоятельно. Как правило, используется типовая форма № АО-1. Она представлена в окне ниже, ее можно скачать.

По своему желанию работодатель может видоизменять типовую форму авансового отчета, дополнить ее какими-либо реквизитами. Требование к документу только одно – он должен иметь все обязательные реквизиты «первички», названные в законе о бухгалтерском учете. Кроме того, к авансовому отчету физлицо должно приложить документы, которые подтверждают факт траты, ее целевой характер и ее сумму.

По факту утверждения руководителем авансового отчета с приложенными к нему документами счет 71 в бухгалтерском учете кредитуется с одновременным отражением стоимости купленного имущества, услуг или работ по дебету соответствующих бухгалтерских счетов. Если подотчетной суммы оказалось недостаточно, то имеет место перерасход.

Кредит 71 счета показывает задолженность работодателя или заказчика перед подотчетным физлицом.

71 счет: расходы на хозяйственные нужды

Юрлицо или предприниматель вправе задействовать подотчетное лицо при покупке имущества, услуг или работ в своих интересах. Типовые проводки при такой операции приведены в таблице 1.

Таблица 1. 71 счет: расходы на хозяйственные нужды

Дт	Кт	Пояснение по операции
71	50	Выдана подотчетная сумма на целевые расходы
10 (26, 41, …)	71	Утвержден отчет физлица
50	71	Физлицо вернуло неизрасходованную сумму
71	50	Возмещен перерасход физлицу

Пример 1

Из кассы ООО «Символ» выдано уборщице 5000р. на покупку чистящих и моющих средств. Уборщица приобрела в гипермаркете моющие и чистящие средства на сумму 3000р. Неизрасходованную сумму она вернула в кассу «Символа». Бухгалтер отразил операции в учете: 

Дт	Кт	Сумма	Пояснение по операции
71	50	5000	Выданы наличные уборщице
26	71	3000	Утвержден отчет уборщицы
50	71	2000	Уборщица вернула неизрасходованную сумму

71 счет: командировочные расходы

Если работодатель направляет сотрудника в командировку в своих интересах, сотрудник имеет право получить аванс на расходы в командировке – на суточные, на стоимость проживания, проезда и т.д. Типовые проводки при такой операции приведены в таблице 2.

Таблица 2. 71 счет: командировочные расходы

Дт	Кт	Пояснение по операции
71	50 (51)	Выдан сотруднику подотчетный аванс на командировку
10 (26, 41, …)	71	Утвержден отчет сотрудника по итогам командировки
50 (51)	71	Физлицо вернуло неизрасходованную сумму
71	50 (51)	Возмещен перерасход физлицу

Пример 2

Из кассы ООО «Символ» выдано из кассы 5000р. в качестве суточных руководителю отдела сбыта при его убытии в командировку на пять дней. Бухгалтер «Символа» отразил операции в учете: 

Дт	Кт	Сумма	Пояснение по операции
71	50	5000	Выданы наличные руководителю отдела сбыта
44	71	5000	Утвержден отчет руководителя отдела сбыта
70	68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»	195	(5000р. – 700р. х 5 дн.) – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных

71 счет: расчеты с контрагентами

Юрлицо или предприниматель вправе рассчитаться с контрагентом через подотчетное лицо. При этом действует ограничение по сумме наличных расчетов по одному договору – не более 100 000р. Типовые проводки при такой операции приведены в таблице 3.

Таблица 3. 71 счет: расчеты с контрагентами

Дт	Кт	Пояснение по операции
71	50	Выдана подотчетная сумма для уплаты контрагенту
60	71	Утвержден отчет сотрудника

Пример 3

ООО «Символ» купило у ООО «Монолит» материалы стоимостью 11 800р. и выдало курьеру эту же сумму наличными для внесения в кассу ООО «Монолит». Бухгалтер «Символа» отразил в учете: 

Дт	Кт	Сумма	Пояснение по операции
71	50	11 800	Выданы наличные курьеру
60	71	11 800	Погашен долг перед ООО «Монолит»

www.buhsoft.ru

Счет 71 в бухгалтерском учете: характеристика, проводки :: BusinessMan.ru

Счет 71 в бухгалтерском учете используется для наглядного отражения денежных средств, выданных из кассы в подотчет сотрудникам предприятия. Деньги выделяются на расходы в связи с командировкой или для удовлетворения общехозяйственных нужд организации.

Назначение счета

Счет 71 предназначается для учета выдачи и возврата непотраченных подотчетных сумм. Деньги из кассы выдаются с оформлением расходного кассового ордера и лишь при условии, что работником сдана авансовая отчетность о потраченных подотчетных средствах, полученных ранее.

Для получения средств сотрудник пишет заявление, которое должно быть заверено руководителем компании. По истечении срока, на который были предоставлены средства, работник должен в течение 3 дней предоставить отчетность о назначении и количестве потраченных денег. Неистраченные средства возвращаются в кассу предприятия.

Характеристика счета 71

71 счет устроен как активный счет, но сальдо на конец месяца может образоваться как кредитовое, так и дебетовое. Остаток по кредиту будет означать долговое обязательство организации перед сотрудником: выданной в подотчет суммы не хватило на подтвержденные хозяйственные расходы. Конечный остаток по дебету говорит о дебиторской задолженности сотрудника перед предприятием.

Сомнений в том, какой он 71 счет: активный или пассивный, быть не должно. Счет активно-пассивный по структуре ближе к активному. Увеличение суммы выданных средств будет отражаться в дебете, а уменьшение дебиторской задолженности — в кредите.

Счета аналитического учета открывают по каждой выданной в подотчет сумме. Контроль над процессами выдачи и использованием средств целевого назначения позволяет снизить неэффективные расходы предприятия.

Отражение в бухгалтерском балансе

В конце отчетного периода бухгалтер подсчитывает остатки на синтетических счетах учета. Данные должны быть отражены в бухгалтерском балансе. Дебетовое конечное сальдо записывается во II раздел баланса «Оборотные активы» («Дебиторская задолженность»).

Остаток по кредиту на конец периода переносится в V раздел баланса «Краткосрочные обязательства» («Кредиторская задолженность»). Значения используются как начальные остатки по счету 71 в начале следующего периода.

Корреспонденция с другими счетами

Счет 71 дебетуется при выдаче сотруднику денег под отчет. Для этого в основном используют счет 50, если деньги были выданы из кассы, и счет 51, если средства перечислили с расчетного счета.

Кредитуется бухгалтерский счет 71 со следующими счетами учета:

• внеоборотных активов;
• запасов процесса производства;
• затрат на процесс производства;
• товаров и продукции;
• средств в денежном эквиваленте;
• расчетов с сотрудниками и по прочим операциям;
• финансового результата.

Счета I–IV разделов типового плана счетов используют в корреспонденции с кредитом счета 71 в случае выдачи подотчетных сумм для приобретения материалов, запасов и прочих материальных ценностей, имеющих отношение к внеоборотным активам организации или производственно-реализационному процессу.

Подотчетные суммы, не оплаченные в срок, списывают в финансовый результат предприятия («Недостачи и потери»). В дальнейшем бухгалтер может отразить сумму долга работника перед организацией в счете 70 и списать ее из заработной платы.

Подотчетные командировочные средства

Работник, отправляясь в служебную командировку, имеет право на возмещение суммы командировочных расходов, осуществленных с целью:

• оплаты за проезд до пункта назначения;
• оплаты аренды жилья;
• оплаты суточных расходов;
• оплаты прочих оговоренных с работодателем расходов.

Необходимо также учитывать, что работник может претендовать на командировочные выплаты только в том случае, если является штатным сотрудником. Размер денег, выдаваемых под отчет, регулируется коллективными трудовыми договорами или уставом предприятия. Денежные средства, выданные в валюте иностранных государств, необходимо учитывать на отдельных субсчетах.

Проводки по выплате командировочных средств

Выдача работнику командировочных средств сопровождается записями в бухгалтерском учете и оформлением соответствующих документов. Выплатив из кассы денежные средства в подотчет, осуществляется проводка: Дт счет 71 Кт счет 50. Если деньги были перечислены на корпоративную платежную карту, операция оформляется записями: Дт 55 Кт 51, Дт 71 Кт 55.

Дальнейший порядок учета зависит от того, с какой целью работник был отправлен в командировку. Если осуществляются производственные нужды, дебетуются счета 20, 23 или 29 со счетом 71. Поездка административно-управленческого характера списывается на счет 26, по продаже товаров – на счет 44.

Командировка, связанная с приобретением имущества для предприятия, входит в стоимость приобретаемого средства и отражается на соответствующем счете учета производственных запасов, внеоборотных активов, товаров.

Сумма НДС по командировочным выплатам производственного характера учитывается проводками:

1. Дт «НДС» Кт «Расчеты по подотчетным суммам» – сумма НДС принята на учет.
2. Дт 68 «Расчеты по налогам» Кт 19 «НДС» – проведен налоговый вычет НДС.

Следует помнить, что налоговый вычет НДС на расходы, не относящиеся к производству, не производится. Составляется проводка Дт «Прочие расходы» Кт «НДС», означающая списание НДС.

Подтвержденный расход командировочных средств на большую сумму подлежит возмещению предприятием в пользу сотрудника, проводка – Дт счет 71 Кт счет 50. Если работник возвращает неизрасходованные суммы, операция имеет противоположный вид: Дт «Касса» Кт «Расчеты по подотчетным суммам».

Кроме командировочных расходов, предприятие может выдать работнику денежные средства в подотчет с целью оплаты:

• хозяйственно-операционных расходов;
• покупки мелкооптовых товаров;
• представительских расходов.

Хозяйственно-операционные расходы предполагают покупку товаров, оплату ГСМ и услуг. Представительские расходы относятся к статье общехозяйственных расходов и включают в себя затраты на прием иностранных представителей, буфетное обслуживание, услуги переводчика и пр. К ним не относятся расходы на развлекательные мероприятия и отдых в профилакториях.

Отражение представительских расходов в учете

Для учета выданных подотчетных сумм с целью оплаты представительских мероприятий составляются проводки по 71 счету:

1. Дт «Расчеты по подотчетным суммам» Кт «Касса» – выданы деньги под отчет.
2. Дт «Общехозяйственные расходы» Кт «Расчеты по подотчетным суммам» – отражена сумма представительских расходов.
3. Дт «НДС» Кт «Расчеты по подотчетным суммам» – учтена сумма НДС.
4. Дт «Касса» Кт «Расчеты по подотчетным суммам» – неиспользованные денежные средства возвращены в кассу предприятия.
5. Дт «Расчеты по подотчетным суммам» Кт «Касса» – выданы средства в качестве возмещения работнику перерасхода.
6. Дт «Нераспределенная прибыль/убыток» Кт «Расчеты по налогам» – в случае превышения нормируемых расходов восстанавливается сумма НДС на перерасход.

Сумма представительских расходов не должна превышать 4% от расходов по оплате труда в отчетном периоде.

Учет хозяйственно-операционных подотчетных сумм

Товары, приобретенные на выданные под отчет денежные средства, учитывают на счетах внеоборотных активов, производственных запасов или товаров.

Рассмотрим пример: из кассы на покупку материалов выдано 3000 р., из них фактически потрачено 2500 р. Бухгалтер осуществляет проводки:

1. Дт «Расчеты по подотчетным суммам» Кт «Касса» – 3000 р. – выдано подотчетному лицу на приобретение материалов.
2. Дт «Материалы» Кт «Расчеты по подотчетным суммам» – 2500 р. – отражена сумма расходов на материалы.
3. Дт «Касса» Кт «Расчеты по подотчетным суммам» – 500 р. – подотчетным лицом возвращены в кассу неиспользованные средства.

Если остаточные подотчетные суммы не возвращены сотрудником в установленный срок, или не был предоставлен авансовый отчет о потраченных средствах, осуществляется проводка: Дт 94 Кт 71. В зависимости от способа удержания суммы могут быть составлены проводки:

• Дт «Расчеты по заработной плате» Кт «Недостачи и потери» – вычет подотчетной суммы из заработной платы сотрудника;
• Дт «Расчеты с сотрудниками по прочим операциям» Кт «Недостачи и потери» – выставлена дебиторская задолженность сотрудника по невозвращенной подотчетной сумме.

Прежде чем использовать счет 71 в бухгалтерском учете для составления корреспонденции по операциям отражения и взыскания с работника подотчетных сумм, необходимо ознакомиться с учетной политикой предприятия. В частных случаях со счетом 71 могут использоваться еще и счета 91, 99.

businessman.ru

Расчеты с подотчетными лицами. Выдача денег подотчет, проводки по счету 71.

29 августа 2014      Учет расчетов

Подотчетные лица – кто это? Как учитываются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдать деньги под отчет, как это оформить документально и какие проводки отразить в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье ниже.

Кто такие подотчетные лица?

Это сотрудники предприятия, которым выданы денежные средства на произведение расходов, связанных с деятельностью предприятия. То есть деньги не могут быть выданы на личные цели, они должны быть потрачены только на нужды организации (хозяйственные нужды, служебная командировка и т.д.). Выдача денег подотчетным лицам должна быть правильно оформлена: документально и с помощью проводок.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета денег, выданных под отчет, применяется счет 71, который так и называется «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет на сч.71 может вестись по каждому отдельному подотчетному лицу.

71 счет бухгалтерского учета – активно-пассивный, а это значит, что для него одновременно выполняются правила, действующие для активных счетов и для пассивных. Что это за правила – читайте здесь.

Деньги под отчет могут выдаваться только работникам предприятия, причем должен быть зафиксирован перечень этих работников в приказе. Приказ о подотчетных лицах утверждается руководителем. В дальнейшем можно будет выдавать деньги только лицам, указанном в этом приказе.

Документальное оформление выдачи денег подотчет

Деньги выдаются подотчетному лицу на основании его заявления, в котором указывается нужная сумма и срок, на который она должна быть выдана. Руководитель организации визирует это заявление, работник с заявлением идет в кассу организации для получения денег.

Выдача денег подотчет выполняется на основании расходного кассового ордера. Если за данным подотчетным лицом не числится задолженность по предыдущим выданным суммам, и он включен в приказ о подотчетных лицах, то из кассы выдается необходимая наличная сумма.

В бухгалтерском учете выдача денег под отчет оформляется с помощью проводки Д71 К50.

Сумма может быть выдана любая, в российском законодательстве ограничений нет. Но нужно помнить, что передача подотчетных денег от одного лица другому запрещена.

Кроме того, что работник может получить денежные средства наличными из кассы, он может также получить их и на свой расчетный счет в банке. Это особенно удобно, если работник находится в командировке. Если деньги выдаются безналичными средствами, то отражается проводка Д71 К51.

Работник, получивший сумму подотчет, должен в дальнейшем отчитаться о потраченных средствах: на что потрачены и в каком размере. Кроме того, он должен предоставить документы, подтверждающие произведенные расходы.

В  течение трех дней после окончания срока, указанного в заявлении работника, подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, оформленный по форме АО-1. Авансовый отчет отражает, на какие цели потрачены полученные средства, каков размер потраченной подотчетным лицом суммы. Сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник также должен приложить подтверждающие документы.

Если подотчетное лицо потратило полученную сумму не в полном размере, и у него остались деньги, то их необходимо вернуть в кассу предприятия, при этом оформляется проводка Д50 К71 и заполняется документ – приходный кассовый ордер.

Если же расходы работника превысили полученную сумму, то перерасход должен быть выдан работнику из кассы на основании расходного кассового ордера, при этом отражается проводка Д71 К50.

Получив от подотчетного лица авансовый отчет с указанием целей, на которые потрачен аванс, бухгалтер должен произвести необходимые проводки для того, чтобы списать с подотчетного лица числящуюся за ним задолженность по дебету сч.71.

В зависимости от вида затрат, кредит сч.71 корреспондирует с дебетом соответствующих счетов.

Если аванс потрачен на приобретение материальных ценностей, то выполняется проводка Д10 К71 или Д15 К71.

Если подотчетная сумма потрачена на командировку, то проводка Д20 (23) К71 для производственных предприятий, или Д44 К71 – для торговых.

Если аванс потрачен на приобретение основных средств, то проводка Д08 К71.

Если аванс потрачен на покупку товаров, то проводка Д41 К71.

Если в установленный срок работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги, то они списываются с кредита сч.71 в дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Д94 К71).

Если всю сумму можно удержать из зарплаты подотчетного лица, то выполняется проводка Д70 К94. Если нет – то задолженность списывается в дебет сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», далее можно удерживать из зарплаты работника сумму частями каждый месяц (проводки Д70 К73).

Проводки по счету 71:

Дебет	Кредит	Наименование операции
71	50 (51)	Выданы работнику деньги в подотчет
10, 15	71	Приняты к учету материальные ценности, приобретенные на подотчетные деньги
41	71	Приняты к учету товары, приобретенные на подотчетные деньги
20, 23 (44)	71	Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции (в расходы на продажу)
50	71	Подотчетным лицом возвращена неистраченная сумма в кассу предприятия
94	71	Списана невозвращенная в установленный срок подотчетным лицом сумма аванса
73	94	Отражена сумма задолженности работника перед организацией по невозвращенному остатку подотчетной суммы
70	73	Удержан из зарплаты работника невозвращенный остаток подотчетной суммы

buhs0.ru

Учет расчетов с подотчетным лицом, проводки по счету 71.

В процессе своей деятельности организация может выдавать своим работникам денежные суммы в подотчет на расходы, связанные с деятельностью организации. Работники, получившие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами. Как происходит учет расчетов с подотчетными лицами, какие бухгалтерские проводки отражаются по счету 71?

Для учета подотчетных сумм используется активно-пассивный 71 счет бухгалтерского учета. Подробно особенности активно-пассивных счетов разобрано в этой статье.

В каждой организации должен быть составлен приказ о подотчетных лицах, в котором необходимо привести пофамильный перечень работников, которым могут выдаваться деньги в подотчет.

Учет на 71 счете

Получая денежные средства в подотчет из кассы организации, работник может потратить их только на нужды этой организации: на командировочные расходы, на хозяйственные нужды и пр.

Выдаются деньги подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, образец этого первичного документа смотрите здесь. Для того чтобы получить деньги в подотчет, работник должен написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который выдаются деньги. Заявление пишется в произвольной форме, заверяется руководителем. На основании этого заявления составляется расходный кассовый ордер, и выдаются наличные денежные средства подотчетному лицу.

Выдавать деньги в подотчет можно при выполнении двух условий:

• если работник перечислен в приказе о подотчетных лицах,
• если работником полностью погашены предыдущие авансы.

Проводка, отражающая выдачу наличных денежных средств в подотчет, имеет вид Д71 К50.

По истечению срока, на который выдана сумма, работник должен в течение трех дней отчитаться за потраченные деньги и обязан предоставить авансовый отчет по форме АО-1, в котором указать, на что потрачены деньги и в каком количестве. Скачать образец авансового отчета можно здесь. К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие потраченные суммы .

Если у подотчетного лица остались деньги, то есть он потратил меньше, чем ему было выдано, то неистраченная часть аванса сдается в кассу на основании приходного кассового ордера, при этом оформляется проводка Д50 К71.

Если подотчетному лицу выданных средств не хватило, и он потратил дополнительно еще свои деньги, то сумма, потраченная сверх выданного аванса (перерасход), работнику возмещается, то есть выдается из кассы с оформлением расходного кассового ордера, проводка имеет вид Д71 К50.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Списание подотчетных сумм

Получив от подотчетнго лица авансовый отчет, бухгалтерия списывает с него израсходованные и подтвержденные суммы подотчета. Списание с подотчетного лица суммы аванса отражается по кредиту счета 71. В зависимости от того, на что потрачены деньги, 71 счет бухгалтерского учета корреспондирует с соответствующими счетами бухгалтерского учета.

Если подотчетным лицом были приобретены хозяйственные или канцелярские товары, то есть деньги были потрачены на приобретение материальных ценностей, то расходы списываются на счет учета материалов, например, на счет 10 «Материалы» проводкой Д10 К71, или на счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» проводкой Д15 К71.

Если на подотчетные деньги приобретены товары, то расходы списываются проводкой Д41 К71.

Если аванс подотчетным лицом был истрачен на командировочные расходы, то для производственного предприятия эти расходы включаются в себестоимость продукции проводкой Д20 (23) К71; для торговых – в расходы на продажу проводкой Д44 К71. Подробнее об учете командировочных расходов читайте в этой статье.

Если в установленный срок деньги подотчетным лицом не возвращены, или же он не отчитался за потраченные средства, то подотчетные суммы списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71.

Если в дальнейшем деньги так и не возвращены, то сумма аванса может быть удержана из заработной платы работника проводкой Д70 К94. Эта проводка может быть выполнена в том случае, если есть возможность сразу удержать всю сумму аванса из зарплаты. Если же такой возможности нет, то она сначала списывается в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» проводкой Д73 К94, после чего частями ежемесячно удерживаются из зарплаты Д70 К73.

Бухгалтерские проводки по 71 счету:

 

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

buhland.ru