Подписывает приказ по личному составу – 3.2. Оформление приказов по личному составу

» Приказ по личному составу: процесс подготовки

В настоящее время существует огромное разнообразие управленческих документов. Основную часть этих документов составляют организационно-распорядительные документы. Исходя из теоретических материалов, взятых из открытых источников, под термином распорядительная документация понимают под собой совокупность правовых актов, с помощью которых работодатель осуществляет полномочия по управлению и организации труда.




data-ad-client=»ca-pub-4472270966127159″
data-ad-slot=»1061076221″>

Они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений в сфере труда. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем или уполномоченным лицом организации, действующей на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач [3, с. 43].

Приказы могут издавать руководителем подразделения, если ему предоставлено такое право должностной инструкцией или приказом руководителя организации. Приказы издаются в крупных организациях со сложной организационной структурой и большой численностью работников. Например, руководитель структурного подразделения может быть наделен правом издания приказа для подчиненных ему работников и приказ может требовать от подчиненного письменное объяснение по факту нарушения им трудовой или технологической дисциплины. Приказы по личному составу могут составляться по разным основаниям.

Но в общем случае их издание предполагает решение ответственными специалистами фирмы таких задач: 1. инициирование решения о необходимости разработки соответствующего документа; 2. сбор данных, необходимых для издания приказа; 3. подготовка конкретного проекта приказа, его согласования, доработка при необходимости; 4. внесение необходимых сведений в документ и подписание его компетентными лицами; 5. ознакомление с приказом тех лиц, чьи должности находятся в юрисдикции соответствующего правового акта. Решение первой задачи может быть осуществлено с использованием сведений, которые содержатся в служебных записках, внутрикорпоративных справках, актах. Внутренние приказы, как правило, основываются на локальных правовых актах, и их перечень может быть весьма широким. Проекты документов, о которых идет речь, обычно составляются при участии ответственных сотрудников кадровых служб предприятия. При этом их работа может вестись на основании представлений, что подписываются руководителями различных структурных подразделений фирмы. В качестве основы для соответствующих документов могут применяться образцы кадровых приказов, которые традиционно используемые компанией.

Главное при решении рассматриваемой задачи – внимательно изучить факторы, предопределяющие издание документа, основания для разработки приказа. Важно, чтобы формулировки, которые включаются в соответствующий документ, соответствовали нормам законодательства. Следующая задача ответственных специалистов фирмы, составляющих тот или иной образец приказа по личному составу – собрать необходимую информацию в целях издания документа. Она может быть представлена: 1. в официальных правовых актах; 2. во внутренней документации фирмы; 3. в источниках, изданных вышестоящими структурами, ведомствами, которым хозяйствующий субъект подотчетен; в архивных документах; 4. в СМИ, научных публикациях [1, с. 54]. Решение данной задачи предполагает, прежде всего, корректное оформление документа. В нем желательно указать, что разрабатывается именно проект, образец приказа по личному составу, а не официальный локальный правовой акт.

То есть – написать на документе слово «проект». Однако текст в источнике должен быть приведен максимально приближенный к тому, что должен присутствовать в официальном приказе. Возможно, что компетентный руководитель предварительно утвердить текст документа в изначальном виде. Если приказ – по форме, а также по содержанию, согласован – сразу или же с корректировками, то его можно направлять на подписание. Подписывает приказы по личному составу руководитель организации. К нему передается полностью подготовленная форма – унифицированная или внутрикорпоративная, с информацией, что внесена в нее ответственными специалистами. Подписание документа предполагает указание должности человека, руководящего фирмой, его Ф.И.О., а также проставление им подписи.

В соответствии с правилами, которые установлены внутри фирмы, осуществляется, если это необходимо, аннулирование документа. После заверения руководителем документ передается сотруднику, который должен с ним ознакомиться. Тот факт, что человек изучил документ, может подтверждаться его подписью на приказе или дополняющей его регистрационной форме. Процедура, регистрации приказов, предполагает внесение сведений о приказе в специальных внутрикорпоративных регистрах. Считается, что тот или иной утвержденный образец приказа по личному составу приобретает юридическую силу только по факту регистрации соответствующего источника в компании.

Если данная процедура в отношении документа не осуществлена, то правовые последствия – для сотрудников и руководства фирмы, не наступают. Регистрация приказов по личному составу, является важнейшим аспектом ведения данных документов. Соответствующая процедура предполагает решение 3 задач: учета документов; контроля над исполнением приказов; обеспечения оперативного доступа к документам. Регистрироваться в организации должны все источники, классифицируемые как распорядительные, отчетные, финансовые. Должны вноситься во внутрикорпоративные регистры сведения и о документах, которые поступают от сторонних хозяйствующих субъектов. Приказы по личному составу, как и любой другой источник, при регистрации получают индивидуальный номер, а также индексы, необходимые с точки зрения оптимальной классификации соответствующих источников.

Регистрироваться в кадровом учете должны все документы, которые подлежат исполнению, а также используются в целях учета и информирования заинтересованных сотрудников о тех или иных хозяйственных фактах. Процедура регистрации документа осуществляется один раз – непосредственно при их издании руководством (как в случае с приказами, о которых идет речь) или же при поступлении со стороны внешнего субъекта. В случае если источник перемещается из одного структурного подразделения фирмы в другое, то повторно регистрировать его не нужно [1, с. 55].

Существует три основных метода регистрации источников, используемых в документообороте. Во-первых, это журнальная регистрация, предполагающая детальное отражение в специальных регистрах сведений о том, в какой структуре и в каких целях издан тот или иной приказ по личному составу, пример какого-либо приложения к нему. Во-вторых, есть карточный формат регистрации сведений об источниках, что используются в рамках внутрикорпоративного документооборота.

Он представляет собой оформление контрольных карточек для источников, а также их объединение в специализированные картотеки. В-третьих, есть автоматизированная регистрация документов. Она предполагает внесение сведений о приказах, о которых идет речь, и иных источниках, во внутрикорпоративные регистры автоматически – с использованием специального программного обеспечения и необходимой инфраструктуры (например, принтеров, сканеров, сетевых интерфейсов). Существует нормативный акт, в соответствии с которым должны регистрироваться нормативные документы – Приказ Минкультуры РФ № 536, который был принят 8 ноября 2005 года [2, с. 72]. Хранение приказов важнейший аспект ведения приказов в фирме. Приказы по личному составу хранятся в зависимости от конкретного назначения документа в рамках определенных сроков.

Любой приказ по личному составу (бланк для него) необходимо хранить отдельно от тех источников, которые имеют отношение к основной деятельности предприятия. Документы, зарегистрированные и направленные на хранение, должны быть представлены в виде оригиналов. Ответственному специалисту кадровой службы необходимо осуществлять подшивку дел, осуществлять корректную нумерацию размещенных в нем листов, дополнять необходимыми описями, оформлять обложки для соответствующих комплектов документов. В небольших организациях создавать отдельные подразделения по управлению персоналом нецелесообразно, поэтому данная работа нередко поручается секретарю, главному бухгалтеру или менеджеру по персоналу. Не имея специальной подготовки, достаточно сложно правильно составлять и оформлять приказы по личному составу, зачастую в таких случаях используются «образцы» документов, доставшиеся от предшественников. Ошибки, связанные с изданием приказов, можно объединить в две основные группы:

1. используются не те виды документов, которые предусмотрены трудовым законодательством и нормативными документами общегосударственного действия; 2. допускаются грубые нарушения правил оформления документов, которые лишают их юридической силы, делают недействительными [4, с. 15]. Такая практическая деятельность приводит к нарушению прав работника организации, а работодатель может стать невольным нарушителем трудового законодательства.

Последствия ошибок при оформлении приказов по личному составу носят правовой характер, поэтому особое внимание будет уделено требованиям к оформлению приказов и приданию им юридической силы. В приказах по личному составу должны быть указаны реквизиты документа (наименование документа, номер и дата), послужившего основанием для его издания.

Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение от руки на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы. Печать на приказах по личному составу не проставляется. Исключением является заверение копий для предоставления в другие организации. Рекомендуется в левом нижнем углу приказа делать дополнительный реквизит «исполнитель», в котором следует указать должность, фамилию и инициалы работника, подготовившего проект приказа, а также дату составления проекта приказа и подпись составителя [5, с. 86]. В небольших организациях, где приказы образуются немного, не требуется делить приказы по разновидностям.

В соответствии с указанными сроками хранения при разделении приказов, необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс (К, ОД, ЛС), каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения. Индексация может быть: на основании цифр, на основе букв, или смешанной.

Литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева – М.: Бизнесшкола, 2014.

2. Грудцына Л.Ю. Кадровик: практическое руководство. – 2-е изд., перераб. и доп. / Л.Ю. Грудцына. – М.: Эксмо, 2012.

3. Гусятникова Д.Е. Кадровая служба без кадровика: Пособие для руководителя и главного бухгалтера / Д.Е. Гусятникова. – М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2009. С. 43.

4. Машенцева Г.А., Дегтярев В.В., Пчелинцев М.А. Кадровое делопроизводство. Создание приказов по личному составу: методические указания / сост. Г.А. Машенцева, В.В. Дегтярев, М.А. Пчелинцева. – Волгоград: ИУНЛ ВолгГТУ, 2015. 5. Митрофанова В.В. Оформляем кадровые документы / В.В. Митрованова. – М.: Кнорус, 2012.

В.И. Габдрахманова


Метки: ошибка
Предыдущая запись
Задолженность с истекшим сроком исковой давности при исчислении налога на прибыль Следующая запись
Какие законы в области ЖКХ действуют в нашей стране

Мы очень признательны Вам комментарии. Спасибо!

www.finexg.ru

Приказы по личному составу (образец и порядок составления)

Организация трудового процесса в организации требует издания распорядительных документов. Одним из видов таких документов являются приказы по личному составу. Издает их руководитель компании. Эти документы позволяют регулировать правовые отношения между работодателем и работником.

Виды приказов по личному составу

Каждое действия в организации в отношении работников должно производится на основании приказов. Оформляют приказ по личному составу в следующих случаях:

  • прием на работу сотрудника;
  • перевод работника на другую работу;
  • направление сотрудника в командировку;
  • предоставление отпуска работнику;
  • вынесение поощрения сотруднику, дисциплинарного взыскания;
  • увольнение работника и пр.

Порядок действий при издании приказа, а также его движение до момента передачи в архив будет следующим:

  1. Поступление документа, являющегося основанием для издания приказа по личному составу.
  2. Подготовка проекта приказа по личному составу.
  3. Направление проекта приказа руководителю на согласование.
  4. Подписание приказа директором.
  5. Ознакомление работника с приказом.
  6. Хранение приказа должным образом до передачи его в архив.
  7. Передача приказа по личному составу в архив.

Основания для оформления приказа по личному составу

В каждом приказе по личному составу требуется указание документа, явившегося основанием для его издания. В зависимости от того, какой издается вид приказа будет отличаться и основание:

  1. Приеме на работу. В качестве основания для такого приказа выступают: заявление соискателя, трудовой договор, приглашение работодателя.
  2. Отпуск. Основаниями для издания приказа о предоставлении отпуска являются: заявление сотрудника на отпуск, график отпусков.
  3. Об увольнении. В приказе об увольнении сотрудника в качестве основания могут быть указаны: заявление сотрудника, акт нарушения дисциплины труда, постановление суда, иные документы исходя из причины увольнения.
  4. Изменение персональных данных. Основаниями для издания приказа об изменении персональных данных будут являться: заявление сотрудника с приложенными к нему копиями регистрационных документов, подтверждающих изменения в личных данных (из ЗАГСа).
  5. Перевод на другую работу/подразделение по инициативе работника. Основанием для издания приказа о переводе является заявление работника.
  6. Перевод на другую работу/подразделение по инициативе работодателя (только с согласия работника). В качестве основания в приказе указывается представление на перевод.
  7. Перевод работника в связи с производственной необходимостью. В качестве оснований выступают: докладная записка, приказ по основной работе, документы, подтверждающие необходимость перевода.
  8. Командировка. В приказе на командировку в качестве основания указывается докладная записка (непосредственного руководителя), в которой указаны цели командировки.

Как оформляются приказы по личному составу

Важно! Составляется приказ по личному составу либо по унифицированной форме (утв. Постановлением Госкомстата России №1 от 05.01.2004) или свободной форме. В случае последнего форма приказа разрабатывается компанией самостоятельно. Как правило, для этого используют фирменный бланк организации.

Унифицированные формы существуют не для всех видов приказов. Рассмотрим какие формы используют для того или иного вида приказа:

  1. «Приказ о приеме на работу» (форма №Т-1).
  2. «Приказ о переводе работника на другую работу» (форма №Т-5).
  3. «Приказ о предоставлении работнику отпуска» (форма №Т-6).
  4. «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником» (форма Т-8).
  5. «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками» (форма Т-8а).
  6. «Приказ о направлении работника в командировку» (форма №Т-9).
  7. «Приказ о направлении работников в командировку» (форма №Т-9а).
  8. «Приказ о поощрении работника» (форма №Т-11).
  9. «Приказ о поощрении работников» (форма №Т-11а).

Некоторые приказы по личному составу оформляются сразу на несколько работников.

Как приказ по личному составу оформить на фирменном бланке

Если приказ по личному составу оформляется в свободной форме на фирменном бланке компании, то в нем должно быть указано:

  • наименование документа;
  • дата и порядковый номер приказа;
  • место издания;
  • заголовок;
  • содержание приказа и сведения по исполнителю.

Текст приказа следует излагать кратко, в повелительной форме. Распорядительную часть делят на несколько разделов, нумеруют которые арабскими цифрами. В этой части указывается причина и цель издания документа. Приказ должен содержать конкретные распоряжения, задания, сроки их исполнения, а также ФИО и должности исполнителей.Заверяет приказ руководитель компании.

Дата издания и регистрационный номер приказа проставляется только после того, как он будет полностью оформлен. Не следует этого делать до момента подписания документа. Иначе, если приказ придется переделать, то в это время могут быть зарегистрированы уже другие приказы.

В качестве примера приказа по личному составу приведем приказ о продлении отпуска, совпавшего с декретом. В качестве основания для этого приказа выступает заявление сотрудницы (Читайте также статью ⇒ Приказ о работе в выходные дни).

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Согласование проекта приказа по личному составу

Как уже отмечалось выше готовится проект приказа на основании определенного документа (заявление, докладная или служебная записка и др.) После этого проект приказа представляется на подпись директору или иному лицу, уполномоченному подписывать такие документы. В приказе должна быть расшифровка подписи руководителя (иного лица), а также указание его должности.

Важно! Определенные виды приказов подлежат согласованию в структурных подразделениях компании.

Руководители структурных подразделений (замещающие из лица) должны проставить свою визу на листе согласования. Сколько времени займет согласование будет зависеть от порядка, установленного внутри компании.

Если при подготовке проекта приказа в него вносились довольно существенные корректировки, то приказ следует переоформить. А после этого его вновь потребуется направить на согласование в структурное подразделение (Читайте также статью ⇒ Приказ ИП о приеме на работу).

Как хранятся приказы по личному составу

Приказ по личному составу оформляется в нескольких экземплярах. При этом оригинал документа остается у кадровиков, одна копия передается в бухгалтерию, а вторая – в личное дело сотрудника.

Все приказы по личному составу формируют в дела, для чего:

  • приказы подшиваются или переплетаются;
  • нумеруются все листы;
  • составляется лист-заверитель;
  • подготавливается внутренняя опись;
  • оформляется обложка.

Если приказы подшиваются, то это делают на четыре прокола в картонную (твердую) обложку. Если приказы переплетаются, то это необходимо сделать таким образом, чтобы документы можно было прочесть.

Важно! Если приказ по личному составу издан до 2003 года, то хранить их следует не менее 75 лет. Если издан приказ после указанной даты, то хранить их нужно не менее 50 лет. Некоторые приказы хранятся только 5 лет.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Чем отличаются приказы по личному составу от приказов по основной деятельности.

Ответ: К приказам по личному составу относят документы, на основании которых оформляется прием работника, его перевод, перемещение, отпуск, увольнение и иные трудовые отношения. Все другие распорядительные документы являются приказами по основной деятельности.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

online-buhuchet.ru

правила оформления, регистрации и хранения

В любой организации для нормального ее функционирования издается множество приказов и распоряжений руководителя. Их принято делить на две категории:

  • по основной деятельности компании
  • кадровые или по личному составу

Для каждой из них предусмотрены свои стандарты оформления, порядок и сроки хранения. У начинающих делопроизводителей порой возникают затруднения с классификацией распорядительных документов и применения к ним соответствующих правил. Рассмотрим, приказы по личному составу: что это за приказы, стандарты оформления, где и сколько их необходимо хранить.

Классификация кадровых приказов

Распоряжения руководителя каждой организации направлены на решение общих и текущих задач, обеспечение оперативного управления различными процессами. Приказы по кадровому составу отличает от прочих и выделяет тот факт, что они регулируют именно трудовые, а не иные отношения между гражданами-работниками и органами управления работодателя. Иными словами, касаются отдельных сотрудников или всего коллектива.

Список распоряжений, касающихся личного состава, достаточно обширен. Однако для удобства их можно объединить в несколько типов, каждый из которых состоит из приказов, регулирующих сходные отношения между нанимателем и его сотрудниками. Предлагаем следующую классификацию:

Кадровая служба

  • Организационные. К данной группе относятся все распоряжения, связанные с кадровыми изменениями — прием, переводы и перемещения, итоговое увольнение.
  • Дисциплинарные. В этой группе приказы как о применении поощрения добросовестных работников, так и о взысканиях на совершивших дисциплинарные проступки.
  • Регламентные. Такие распоряжения связаны с оформлением временного отсутствия сотрудника на своем месте по инициативе руководителя или, напротив, с продлением времени его присутствия — направлении в командировку или о предоставлении очередного или учебного отпуска, сверхурочном труде, дежурствах и пр.
  • Зарплатные. В эту группу стоит объединить приказы, устанавливающие и изменяющие размеры оклада, надбавок и доплат, а также выплат различных компенсаций.
  • Корректирующие и отменяющие ранее изданные распоряжения.

Большое количество видов кадровых приказов обусловлено тем, что закон требует от работодателя каждое из действий, связанных с личным составом, выполнять исключительно на основании этих документов.

Где взять образцы приказов

В 2004 г. для придания единообразия кадровой документации разных по правовой форме предприятий и организаций Госстандартом разрабатываются унифицированные формы управленческих документов, в том числе и кадровых приказов. Такое нововведение позволило упорядочить кадровое делопроизводство и предоставляемую контролирующим инстанциям отчетность.

Унифицированные формы всех распорядительных документов объединены в альбомы, найти которые можно в справочных правовых системах. Они представляют собой готовые таблицы, в которые необходимо лишь подставить ряд данных, относящихся к самой компании-работодателю и к конкретному работнику (или работникам), названным в приказе. Каждая из форм всегда предполагает одно конкретное распорядительное действие:

Составление приказов

Приведенные образцы приказов охватывают только самые основные правоотношения между работником и организацией, где он трудится. Поэтому кадровые службы могут сами разрабатывать необходимые распоряжения, руководствуясь ГОСТом Р6.30-2003. Что же до содержания распоряжений, оно непременно соответствует нормам Трудового Кодекса.

С 2013 года использование в коммерческих компаниях унифицированных форм перестало быть строго обязательным, но для кадровиков их применение весьма удобно. Организация вольна вносить в такие бланки дополнительные необходимые реквизиты, утвержденные внутренними документами. Но реквизиты самих бланков, утвержденные Госкомстатом, должны при этом остаться неизменными.

Как подготовить приказ

Пошаговый алгоритм создания подобного приказа будет выглядеть так:

  1. Получение документа, который послужит основанием для издания распоряжения.
  2. Подготовка проекта.
  3. Получение необходимых согласований.
  4. Получение подписи гендиректора.
  5. Предъявление работнику (или работникам) документом для ознакомления (всегда под роспись).
  6. Хранение зарегистрированного приказа.

Обсуждение рабочих моментов

Обязательным элементом приказа является указание того документа, что стал основанием для создания распоряжения. Чаще всего таковым становится заявление самого сотрудника: о приеме на работу в компанию, о предоставлении отпуска или отгула, о переводе на вышестоящую должность или в другое подразделение, об увольнении и пр. В приказе могут фигурировать и другие документы-основания:

  • преставление непосредственного руководителя
  • докладная или служебная записка
  • акт о допущенном дисциплинарном нарушении
  • график отпусков
  • судебное решение

Подготовкой проекта распоряжения занимается, как правило, работник отдела кадров организации или назначенный отвечающим за кадровое делопроизводство в подразделении сотрудник. Использование готовых унифицированных форм или образцов, разработанных на предприятии, позволяет сократить время на написание документа до минимума.

Готовый проект проверяется на соответствие ГОСТ и на правильность внесенных в него сведений. После этого можно начинать согласование.

Под согласованием понимается сбор подписей руководителей подразделений, так или иначе задействованных в реализации приказа. Как правило, это непосредственный начальник сотрудника, к которому относится приказ, глава отдела кадров и главбух. Но список может быть и больше. Согласование — самый долгий этап, который может продлиться до нескольких дней. Это стоит учитывать при подготовке приказов к определенной дате, например, о направлении в командировку или о начале учебного отпуска.

Приказы подписывает генеральный директор (ректор, начальник) организации или специально им на то уполномоченное лицо. Как правило, такая замена допускается при длительном отсутствии самого директора. В подобном случае на приказе проставляется подпись заместителя или исполняющего обязанности руководителя. Такое назначение также должно быть оформлено соответствующим приказом.

Оформление приказов, их регистрация и нумерация

По правилам Госстандарта для приказов используют стандартные бумажные листы А4, которые заполнены машинописным способом. Непременным правилом является наличие всех необходимых такому документу реквизитов:

Регистрация приказа

  • наименование организации полное и сокращенное
  • вид документа — приказ
  • дата издания и порядковый номер
  • заголовок
  • собственно приказ — текст распоряжения и основание для его написания
  • визы согласований
  • подпись руководителя
  • подпись ознакомленного сотрудника
  • указание об исполнении

Приказы, изданные в течение одного года, нумеруются. Это облегчает учет документа в дальнейшем. Цифровой код дополняется буквенным индексом. Для приказов по личному составу это буква «К». Что позволяет отделить кадровые распоряжения от изданных для регулирования основной деятельности (для них используется иная маркировка, как правило, «А»).

Распоряжения, равно как и документы-основания, необходимо регистрировать. Под этим процессом понимается внесение в специальный журнал записи о создании приказа. Как правило, регистрируются не все кадровые распоряжения, а только те, для которых предусмотрен длительный срок хранения. Журналы регистрации могут вестись как в бумажной, так и в электронной форме.

Внесение в приказ изменений или его отмена

Иногда у руководителя возникает необходимость внести изменения в ранее изданный приказ, отменить один из его пунктов или весь документ в целом. Однако для такого решения необходимы серьезные правовые основания. Это могут быть:

  • изменение действующего законодательства, регулирующего отношения, оформленные приказом

    Обсуждение изменений

  • изменения в персональных данных работника (например, смена фамилии) или в его личных обстоятельствах
  • изменение времени или места исполнения трудовых обязанностей обозначенных в приказе
  • иные обстоятельства, делающие исполнение приказа в прежнем виде невозможным

Изменение содержания приказа или его отмена оформляются новым распорядительным документом. Для него применяются те же правила, что при оформлении корректируемого приказа. Иным будет содержание документа. В нем необходимо указать:

  • в какой именно приказ вносятся изменения (номер, дата, наименование)
  • что послужило основанием для внесения изменений или отмены уже изданного приказа
  • перечень должностных лиц и действий, которые им предстоит выполнить для реализации текущего распоряжения
  • указание конкретных пунктов изменяемого документа, утративших силу с принятием нового приказа
  • мерах по контролю за выполнением распоряжения (необязательно)

Изменение или отмена приказов не может быть рутинным мероприятием. Оно производится только в редких случаях, при наступлении обстоятельств, исключающих выполнение распоряжения в неизменном виде.

Как долго хранить кадровые приказы в организации и в архиве

Сроки хранения всех распорядительных документов организации определяются в соответствии с Перечнем, который был утвержден Приказом № 558 Минкультуры России в 2010 г. Согласно этому акту все приказы, относящиеся к личному составу, подразделяют на две группы: кратковременного и долговременного хранения.

Пять лет должны храниться в организации приказы о применении взысканий, предоставлении отпусков и другие, не имеющие важного для работника значения в дальнейшем, для подтверждения его стажа или расчета будущей пенсии. После того, как пройдет пять лет, такие документы могут быть уничтожены, о чем составляется соответствующий акт.

Приказы о приеме на работу, переводах и увольнении должны сохраняться в течение гораздо более длительного срока. Согласно последним изменениям, он составляет 75 лет для тех приказов, что были изданы до 2003 г. и 50 лет для тех, что были созданы позднее. Хранятся такие документы в самой организации, а при ее ликвидации передаются в государственный или муниципальный архив, где и находятся весь предусмотренный распоряжением Минкультуры срок.

Приказы по личному составу — это такие приказы, которые затрагивают правоотношения между конкретным работником и организацией-работодателем. Любое действие администрации в отношении сотрудника требует непременного оформления его подобным документом. Точное выполнение требований законодательства и норм Госстандарта придает приказам юридическую силу и позволяет защитить трудовые права как работника, так и его нанимателя.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

pravodeneg.net

Приказы по личному составу — часть 3

Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания приказа по личному составу, приступают к составлению его проекта.

Подготовка проекта приказа: оформление выработанного решения в виде проекта приказа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

Особенностью приказа по личному составу является отсутствие констатирующей части. Основную нагрузку в приказе несет распорядительная часть. Распорядительное действие обозначается словами: принять, назначить, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать, премировать и т.д.

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по личному составу и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителя отдела кадров.

Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту приказа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.

Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Доработка проекта приказа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке и представление его руководителю на подписание.

Принятие решения, т.е. подписание приказа руководителем, – решающая стадия подготовки документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Круг работников, которым предоставляется право визирования проектов приказов по личному составу, определяется руководителем предприятия. По поручению руководителя предприятий приказы на определенную категорию работников могут подписывать их заместители и руководители подразделений, пользующиеся правами приема и увольнения. В отсутствии основного руководителя приказы подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

Отменить или изменить приказ по личному составу может только лицо, подписавшее этот приказ, а также руководитель вышестоящей организации. При этом изменение отдельных пунктов приказа заверяется его подписью.

Доведение приказа по личному составу до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

2.2 Правила оформления проекта приказа по личному составу

В этой главе мы рассмотрим правила оформления различных приказов по личному составу.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется на основании заключенного трудового договора. Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса «Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора»[17] .

Подготовка проекта приказа (распоряжения) о приеме на работу сопровождается оформлением следующих документов (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Состав документов, оформляемых при приеме на работу

Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме № Т-1 и составляется на каждого вновь зачисляемого в организацию работника[18] . При одновременном приеме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы, при расширении предприятия и т.д. допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников по форме № Т-1а[19] .

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, специальность или должность, по которым будут исполняться трудовые обязанности, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другие). Эти данные берутся из трудового договора. В приказе обязательно должна быть указана дата, с которой работник приступает к работе.

Если с работником заключен срочный трудовой договор, то в графе «Дата» унифицированных форм № Т-1 и № Т-1а указывается дата приема на работу и дата, до которой заключен трудовой договор. Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, в ячейке «по» графы «Дата» ставится прочерк или пишется словами «не определено». Если работник оформляется на место временно отсутствующего работника, за которым место сохраняется в соответствии с законом, ширину граф в приказе, отведенных для даты, расширяют для соответствующей записи.

Табельный номер, проставляемый в приказе, присваивается работнику до оформления приема на работу и не меняется при любых его перемещениях внутри организации вплоть до его увольнения.

Условия приема на работу (по совместительству, для замещения отсутствующего работника и т.д.) и характер работы (постоянно, временно, сезонно) указывается в приказе без сокращений. Размер оклада записывается в приказе в соответствии со штатным расписанием и проставляется в виде чисел. В графе о надбавках также проставляются числовые отметки. Если работнику в трудовом договоре устанавливается испытание, то в приказе делается соответствующая запись с указанием продолжительности испытательного срока. Отсутствие испытательного срока в договоре означает, что работник принят без испытаний.

Проект приказа визируется руководителем кадровой службы, подготовившей приказ, и руководителем структурного подразделения, в которое принимается работник. При заключении трудового договора на должности, связанные с материальной ответственностью, приказ обязательно визируется в бухгалтерии, а также начальником юридического отдела (юристом).

Подписанный руководителем организации приказ регистрируют и объявляют работнику(ам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Обычно приказ изготавливается в одном экземпляре, который остается на хранении в кадровой службе. Но в тех случаях, когда локальными нормативными актами организации установлено, что бухгалтерия принимает к учету только подлинники приказов, приказы по личному составу изготавливают и подписывают в двух экземплярах. Для всех других подразделений изготавливаются копии.

На основании приказа (распоряжения) заполняется личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)), в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а), делается запись в трудовой книжке[20] .

Пример оформления приказа (распоряжения) о приеме на работу приводится в Приложении 1.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу подготавливается по унифицированной форме № Т-5 для одного работника и № Т-5а для группы работников[21] .

Перемещения (переводы) работника в организации могут носить различный характер: повышение по должности, переход в другое структурное подразделение, понижение, изменение вида работы в связи с повышением квалификации или заболеванием, перевод на другую работу беременных женщин, женщин, имеющих детей до 1,5 лет.

1

2

3

4

5

6

7

комментарии

скачать
[зарегистрируйтесь]

ДОБАВИТЬ КОММЕНТАРИЙ  [можно без регистрации]
перед публикацией все комментарии рассматриваются модератором сайта — спам опубликован не будет

Хотите опубликовать свою статью или создать цикл из статей и лекций?
Это очень просто – нужна только регистрация на сайте.

mirznanii.com

Приказы по личному составу (составление и оформление)

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.

Фамилия, имя, отчество в приказе по личному составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения предприятия.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.

При переводе на другую работу — новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов — с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении — причина увольнения, согласно статьям КЗоТ.

При предоставлении отпуска — его вид, продолжи­тельность, даты начала и окончания.

При командировании — дата и продолжительность командировок, место направления, наименование пред­приятия.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников.

При оформлении в качестве оснований для приказов по личному составу таких распорядительных информа­ционно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др. следует руководствоваться правилами по составлению и оформлению этих разновид­ностей организационно-распорядительных документов.

Вот какие требования предъявляются ГОСТам к каждому реквизиту приказа.

6. Наименование организации.

Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах юридического лица. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках (его располагают ниже или справа от наименования на русском языке). Сокращенное не приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации (его в скобках помещают ниже полного или за ним). Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации;

7. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 020000). В данном случае – это приказ. Слово «приказ» может печататься прописными или строчными буквами;

8. Дата документа.

Датой приказа является дата его подписания руководителем организации. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Так, дата 6 августа 2005 года оформляется следующим образом: «06.08.2005».

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «06 августа 2005 г.», а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например «2005.08.06»;

9. Регистрационный номер документа.

Приказы по личному составу обязательно регистри­руются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).

В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нуме­ровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: N 28-к — приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), N 12- км — о командировании, N 45-о — об отпуске, N 32-п — о поощрении.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Место составления или издания приказа указывают в том случае если затруднено его определение по реквизиту «Наименование организации». Например, если наименование организации включает слово «московский», указывать в приказе «город Москва» необязательно. Место составления или издания приказа указывают с учетом принятого административно-территориального деления; оно включает в себя только общепринятые сокращения.

10. Заголовок к тексту.

Заголовок к тесту включает в себя краткое содержание приказа. Заголовок должен быть согласован с наименованием документа и отвечает на вопрос «О чем?» (например, «О переносе отпусков работников» или «О ком?» (например «О Ефремове А.Ю.»)). Точка в конце заголовка не ставится (только если заголовок оканчивается инициалами работника). Как правило, заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом. Заголовок документа, оформленный на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

11. Текст документа.

Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

В тексте документа, подготовленного на основании раннее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, его дату, регистрационный № документа, заголовок к тексту (например, основанием издания приказа об изменении существенных условий трудового договора работник по ч.1 ст.73 ТК РФ в соответствии с законодательством является приказ об организационных или технологических условиях труда).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д.; то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Обычно же текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, но тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», и сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.

В приказе организации действующей на принципах единоначалия текст излагают от первого лица единственного числа словом «Приказываю», которое печатается вразрядку или же прописными буквами без разрядки с новой строки от границы левого поля (от нулевого табулятора).

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Она, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители, должностное лицо или структурное подразделение, и срок исполнения. Последний пункт приказа содержит указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Отдельные задания, например, задание, содержащее цифровые данные, могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа, что указывается на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, каждое из них нумеруется. Знак «№» перед цифровым обозначением не ставится.

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

12. Визы согласования.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрис­консультом, с руководителями структурных подраз­делений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях — работником, ответственным за ведение кадровой документации).

Приказ по личному составу объявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работник от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.

По поручению руководителя предприятий приказы по личному составу на определенную категорию работников могут подписывать их заместители и руководители подразделений, пользующиеся правами приема и увольнения.

В отсутствие основного руководителя приказы по личному составу подписывает лицо, исполняющее его обязанности.[3]

Заключение:

Приказы по личному составу являются основными документами, определяющими служебное положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.

Приказами по личному составу оформляются прием на работу или назначение на должность, перемещение по службе, освобождение от должности или увольнение, исключение из списков личного состава, оформление отпуска, объявление поощрений и взысканий.

mirznanii.com

Приказы по личному составу

Если предприятие использует наемный труд, то бумажной работы не избежать. Большую группу составляют приказы по личному составу. К ним предъявляется ряд требований. Проверьте, правильно ли у вас в организации составляются и учитываются приказы по личному составу.

Из статьи вы узнаете:

Приказ – это распорядительный акт руководителя юридического лица, обязательный для исполнения. Приказы по личному составу – это группа таких актов, которые касаются правового положения работников юридического лица, состоящих с ним в трудовых отношениях. Как правило, любое возникновение или изменение трудового правоотношения фиксируется с помощью данного документа: поступление на работу, перемещение, изменение размера оплаты труда, направление в командировку, о предоставлении отпуска, о применении наказания в виде дисциплинарного взыскания, увольнении и т.д. Понятия «приказы по личному составу» и «кадровые приказы» имеют идентичные содержания.

Оформление приказов по личному составу

Так как указанный вид распорядительных актов касается работников юридического лица, то их проекты подготавливает, как правило, сотрудник отдела кадров (управления по персоналу). В зависимости от штатного расписания и наличии вообще в организации отдельного подразделения по работе с кадрами, подготовкой проекта может заниматься юридический отдел. Никакой четкой последовательности подготовки в законодательстве не прописано, это регулируется либо обычаями делового оборота, либо локальными нормативными актами предприятия. Обычно он проходит такие этапы:

  • подготовка проекта;
  • согласование и визирование проекта;
  • подписание руководителем;
  • регистрация;
  • ознакомление с ним всех заинтересованных сотрудников.

Визировать его может юрист, начальник того подразделения, сотрудника которого данный акт касается, сотрудник внутреннего контроля на ряде предприятий. После его подписания руководителем, он подлежит регистрации. Как производится регистрация – юридическое лицо определяет самостоятельно – будет ли это журнал регистрации в бумажном варианте или электронном. В тексте распорядительного акта может быть информация, на какого сотрудника возлагается обязанность обеспечить ознакомление с ним заинтересованных лиц. Если этого указания нет, то, как правило, этим занимается сотрудник, который его регистрирует.

После стадии ознакомления распорядительный акт вступает в силу и становится обязательным для исполнения.

Организация вправе расписать в локальном нормативном акте то, как производится оформление приказов по личному составу, образец типовой формы по видам может быть приложением  такому локальному акту.

Читайте по теме в электронном журнале

Формы приказов по личному составу

Для многих видов распорядительных актов долгое время применялись унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Но с 1 января 2013 года унифицированные формы приказов по личному составу перестали быть обязательными. Однако многие юридические лица продолжают их использовать, потому что они привычны и удобны, например, о приеме на работу (форма Т-1), о прекращении трудового договора (форма Т-8), о направлении работника в командировку (форма Т-9) и др.

Для некоторых унифицированной формы и не было: например, о привлечении к сверхурочной работе, об исполнении обязанностей отсутствующего работника, о продолжительности рабочего времени, об отстранении от работы и др.

Если юридическое лицо принимает решение не использовать унифицированные формы приказов по личному составу, то оно вправе разработать и утвердить локальным нормативным актом собственные формы. Утвержденный по иной, собственной форме приказ по личному составу (образец) может являться приложением к такому локальному акту. Как правило, он оформляется на фирменном бланке организации, а при его регистрации применяется буквенный код после номера «к» или «лс», что означает, что данный распорядительный акт кадровый или по личному составу.

Формы приказов по личному составу скачать можно из справочно-правовых систем, а также здесь

Изменений в порядок их оформления последнее время не вносилось, поэтому приказ по личному составу образец 2017 будет идентичным образцу предыдущих лет.

Читайте также:

Приказы по личному составу форма Т-1

Наиболее распространенный распорядительный акт, который зачастую до сих пор оформляется по унифицированной форме, — о приеме на работу по форме Т-1. Выглядит он так:

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Как и иные приказы по личному составу, форма Т-1 содержит обязательные реквизиты – наименование, дату, номер, ФИО работника, указание на должность и фамилию руководителя, отмету об ознакомлении с ним сотрудника.

Следует помнить об одной особенности – если издается акт о приеме на работу единоличного исполнительного органа юридического лица, главного бухгалтера, пусть даже с использованием унифицированной формы, то такие будут приказами по основной деятельности, а не по личному составу. Это связано с тем, что факт начала трудовых отношений таких лиц влияет на дальнейшую деятельность всего юридического лица. Хотя по содержанию и по набору реквизитов приказы в отношении первых лиц не отличаются.

Приказы по личному составу: срок хранения

Приказы по личному составу содержат важную для работника информацию – о его стаже, трудовой деятельности. Такая информация может понадобиться и спустя значительное время даже после прекращения трудовых отношений с работодателем. Поэтому документы по личному составу относятся  документам длительного хранения.

Справка

Все кадровые распорядительные акты делятся на две большие группы в зависимости от срока хранения:

  1. подлежащие хранению в течение 75 лет;
  2. подлежащие хранению в течение 5 лет.

Такие сроки установлены на уровне законодательства — Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, где особый раздел занимают приказы по личному составу, срок хранения для которых определен либо в 75 лет, либо в 5 лет.

Справка

Более длительному хранению подлежат распорядительные акты, регулирующие следующие вопросы:

  1. прием;
  2. перемещение;
  3. увольнение;
  4. аттестация;
  5. совмещение;
  6. оплата труда;
  7. премирование;
  8. любой отпуск работников на предприятиях с вредными и тяжелыми условиями работы;
  9. отпуск по уходу за ребенком и другие.

Приказы о краткосрочных отпусках, учебных отпусках, дежурствах и иные хранятся пять лет.

Так как юридическое лицо несет ответственность за сохранность кадровой документации, то и организация хранения также ложится на него. Для этого создается архив приказов по кадрам.

Приказы с различным сроком хранения подлежат разделению, они хранятся в раздельных папках. Хотя и внутри группы с одинаковым сроком могут формироваться различные папки по разным основаниям в зависимости от количества подлежащей хранению документации.  

Как организовать архив приказов по личному составу, пример номенклатуры дел – эти вопросы решаются самостоятельно юридическим лицом.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

образцы, унифицированные формы, сроки хранения

Распорядительные документы – основа основ для деятельности предприятия, ведь без них наладить и организовать нормальную деятельность практически нереально. Одним из таких документов является приказ по личному составу.

Его составление происходит со стороны директора, а цель создания заключается в регулировании правовых взаимоотношений между сотрудниками и работодателями.

Содержание статьи

Формы группы и виды

Приказ представляет собой правовой акт, который создается руководителем для решения каких-либо задач предприятия. Что касается приказов по личному составу, они способствуют регламентированию и документированию трудовых отношений между сотрудником и работодателем.

В основном их оформление происходит в рамках унифицированных форм, а утверждение осуществляется силами органов статистики и нормами правительства Российской федерации.

Необходимость использования

Любые мероприятия и меры в отношении сотрудников закон призывает производить на основании соответствующих документов, которые только подкрепляют и регламентируют определенные решения руководства. В настоящее время оформление таких документов осуществляется в ситуациях, когда необходимо:

  • принять нового сотрудника;
  • перевести работника с одного места на другое;
  • осуществить отправку в командировку;
  • уволить по статье;
  • дать отпуск;
  • наградить или взыскать деньги.

На основании этих критериев также осуществляется классификация отдельных приказных документов.

Сбор данных и разработка проекта

Составление этого документа происходит на основании нескольких этапов, которые включают в себя сбор и анализ необходимых данных, а также последующую разработку соответствующего проекта. Рассмотрим каждый из этих пунктов более подробно.

  1. Сбор данных. Для того чтобы документ получился всеобъемлющим и полноценным, а также содержал в себе максимальное количество полезной и необходимой информации, важно обеспечить грамотный и рациональный сбор данных. Он осуществляется на основании компетенции старших сотрудников предприятия – генеральных директоров, главных менеджеров, заместителей. В рамках подготовки производится поиск информации по теме, на которую создается приказ, а также отсеиваются неактуальные данные. В итоге в документ попадает только «свежая» и полезная информация, которой может воспользоваться каждый сотрудник и его подчиненный.
  2. Разработка проекта. Проект приказного документа разрабатывается на основе информации, которая была собрана в предыдущем пункте. Процесс осуществляется силами генерального директора или другого главного сотрудника предприятия. Если речь идет о составлении масштабного документа, к процессу привлекаются другие сотрудники, например, руководители подразделений и прочие специалисты. Впоследствии, когда проект уже создан, остается только оформить документ в чистовом варианте, подписать его и внедрить в действие.

Именно этот этап формирования приказа является основным, поскольку от него зависит актуальность и целесообразность составления бумаги.

Структура документа

Текстовая часть приказа по личному составу включает в себя две основных структурных части – констатирующую и распорядительную.

Констатирующая

Если в качестве инициатора формирования данной бумаги выступает непосредственный руководитель организации, то в рамках данного раздела должна в обязательном порядке содержаться информация о целях и задачах управленческих мероприятий, которые предписываются документом, а также предоставляется объяснение, в соответствии с которым имеется необходимость создания этого документа.

Если приказ издается в целях исполнения распорядительной документации различные правительства РФ и субъектов, а также представители федеральных органов указывают следующие моменты:

  • тип составляемой документации;
  • организация, которая осуществляет выпуск этой бумаги;
  • номер документации;
  • дата, в которую она составляется;
  • заголовок.

Данная часть является вводной и содержит соответствующую информацию, вводящую читателя/исполнителя приказа в курс дела. Далее следует основная структурная часть.

Распорядительная

Ее начало идет от слова «Приказываю», которое должно быть напечатано большими буквами с новой строчки без отступа абзаца. Наблюдается разделение текста приказа на пункты, который нумеруются посредством арабских цифр. Каждый из пунктов приказного документа может включать в себя действия, различные по составу и не зависящие одно от одного.

Нужное действие в рамках текста формируется с помощью инфинитива – глагола, который имеет неопределенную форму (обеспечить, разработать, внедрить, создать, сделать и т. д.).

Абсолютно каждый пункт, который присутствует в рамках распорядительного звена приказа, должен начинаться с того, кому поручается данное действие, то есть с исполнителя.

Срок исполнения, который дается на решение той или иной задачи, также для каждого пункта оговаривается в отдельности, или же, если он является общим, выписывается в отдельный пункт для всех перечисленных действий. Отдельным пунктом идет перечисление лиц, на которых возложена ответственность за совершение описываемых действий. Так и пишется, что нужно возложить контроль на определенного сотрудника.

На практике нередко встречаются ситуации, в которых приказ, который создается заново, целиком или частично отменяет прежний документ, а также его отдельные пункты. В этой ситуации текст должен содержать в себе следующие элементы: «приказ №… считать утратившим силу с … (указывается время, с которого прежний приказ прекращает свое действие).

Что касается управленческой практики, то в ее рамках принято осуществлять согласование данного документа с определенными звеньями и службами, которые заинтересованы в работе предприятия. Это могут быть определенные структурные подразделения или юридическая служба. Они проверят факт соответствия документа основным законодательным нормам и обеспечат контроль исполнения.

Приказ начинает быть действительным с момента, когда ответственное лицо поставило на нем свою подпись. Регистрация осуществляется в отдельности от других типов документации. Индексы регистрации, присваиваемые бумагам, прикрепляются в рамках определенного календарного периода и традиционно имеют в своем составе порядковые номера.

Формирование всех подлинных экземпляров производится силами делопроизводственной службы. Если говорить о ситуации, сложившейся внутри дела, то их систематизация осуществляется по номерам и хронологии.

Этапы составления и издания

Существует несколько основных этапов, в соответствии с которыми составляется данный документ.

  1. Подготовка данных. Этот этап уже оговаривался ранее. Его цель – собрать необходимый перечень материалов, на которых будет базироваться составляемая бумага. Например, нужно определить, какие задачи требуют неотложного решения, чтобы зафиксировать их в договоре.
  2. Разработка проекта. Создается приблизительная структура документа и его положения, т. е. определяются действия, которые должны быть совершены на основании этого приказа. Эта стадия находится под ответственностью непосредственных авторов приказа.
  3. Фактическое создание. Приказ печатается и подписывается. С этого момента он считается действительным и имеет полноценную юридическую силу. Изменить какие-либо пункты уже невозможно, а если и потребуется это сделать, придется формировать новые бумаги.

Таким образом, процесс формирования документа является достаточно простым и понятным, особенно, если следовать всем пунктам.

Как оформить приказ о приеме на работу, можно узнать из данного видео.

Образец приказа

В каждом пункте этого приказного документа должно содержаться детальное основание, в соответствии с которым осуществляется его издание. Рассмотрим образец классического документа по пунктам.

Констатирующая

  1. Сначала по центру указывается организационно-правовая форма предприятия, а строкой ниже следует его название. Если название короткое и может уместиться в одну строку с формой, писать его с новой строчки не имеет смысла.
  2. Далее идет название документа заглавными буквами – «ПРИКАЗ».
  3. На следующей строке без абзаца проставляется дата составления, а затем – строкой ниже и по центру – указывается город.
  4. Далее идет название документа: «о переводе на другое место работы», «об увольнении» и т. д.
  5. Далее определяется цель приказа или его основание: «в связи с нарушением сотрудниками правил», «из-за изменения погодных условий» и так далее.

Распорядительная

  1. После прошлых данных с новой строки заглавными буквами пишется слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
  2. Затем перечисляется перечень действий в отношении конкретных работников, которые должны быть совершены на основании данного документа. Например, уволить какого-то сотрудника, перевести на другое место работы, отправить в командировку, дать отпуск и так далее.
  3. Далее идут данные о составителях и их подписи.

Образец приказа, который мы рассмотрели, является типовым. Но поскольку унифицированной формы документа не существует, на каждом предприятии может присутствовать свой вариант оформления этого документа.

Документы для скачивания (бесплатно)

Нумерация, регистрация и хранение

Каждый документ имеет свои сроки хранения. Если говорить о приказах по личному делу, то они хранятся постоянно, поскольку в связи с их особой важностью могут пригодиться абсолютно в любое время.

Есть градация сроков хранения в зависимости от видов документов. Например, бумаги особой важности хранятся в течение 75 лет, в то время как менее важные документы подлежат хранению лишь на протяжении первых 5 лет с момента их издания.

Право подписи

Право подписи на приказе имеют только уполномоченные лица. Это специализированные сотрудники – представители подразделений, а также генеральный директор и его заместитель.

Перечень лиц, имеющих право подписи в этом документе, устанавливается структурой предприятия и определяется для каждой фирмы в отдельности.

Отмена и внесение изменений

Просто так отменить действие документа или некоторых его пунктов, а также добавить новые положения – невозможно. Чтобы документ начал действовать в другом порядке и был подвержен изменениям, необходимо создать вспомогательный приказ, который отменит или дополнит прежний документ.

Его структура будет такой же, что и основной бумаги, однако после слова «ПРИКАЗЫВАЮ» последуют несколько иные действия, например, «отменить действие прежнего документа», «внедрить новые пункты» и прочее.

Таким образом, документ имеет простую структуру и понятен в исполнении. При необходимости изменения некоторых положений происходит формирование еще одного приказа.

Сроки хранения и учет кадровых приказов представлены на видео.

znaybiz.ru