Основная часть протокола строится по схеме – Как писать протокол совещания 🚩 Образец протокола заседания технического совета 🚩 Оформление документов

Протокол

Протокол (от франц. protocole — первый лист) — 1) документ, подписанный договаривающимися сторонами и фиксирующий результаты переговоров перед заключением договора; 2) запись происходившего на собрании с указанием участников и принятых решений.

Протокол — это документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и т. д.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию. Постоянная информация включает термины «председатель», «секретарь», «присутствовали». Переменная информация — это фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих. К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. В конце вводной части протокола указывают повестку дня. Вопросы располагают по степени важности и сложности.

Основная часть протокола строится по схеме «слушали — выступили — постановили (решили)», причем для каждого вопроса по отдельности. Слова «Слушали», «Выступили», «Постановили» («Решили») пишут прописными буквами.

Вопросы и ответы фиксируют в разделе «Выступили». Слова «вопрос» и «ответ» не пишут. Записывают фамилию и инициалы выступающего, краткое содержание вопроса или ответа.

Завершает протокол постановление (решение). Эту часть обозначают словом «Постановили» или «Решили».

Постановляющая часть выглядит как «действие — исполнитель — срок». Исполнителем может быть предприятие, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.

Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-то документа, в нем должна быть ссылка на дату и номер этого документа, а сам документ нужно приложить к протоколу. При подведении итогов выборов нужно указать результаты голосования по каждой кандидатуре.

Протокол подписывают председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Если протокол фиксирует итоги собрания, для ведения которого был избран президиум, подписать его должны председатель, секретарь и члены президиума.

hr-portal.ru

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.



Поиск Лекций




Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель – фамилия и инициалы;

Секретарь — фамилия и инициалы;

Присутствовали – фамилия и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

Протокол подписывается председателем и секретарем. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствующими на заседании.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителя.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.



Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).

Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

« В связи с тем, что при получении груза 26.01.98 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя… была установлена недостача:.. штук изделий на сумму ..(коммерческий акт от 26.01.98 № 247)…»

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например:

«На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

 








poisk-ru.ru

Понятие, разновидности, порядок разработки и оформления протокола и акта.



Поиск Лекций




Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержитфамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, – в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов «О», «Об». Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ… ВЫСТУПИЛИ… ПОСТАНОВИЛИ.

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.



Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).

Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

После слова «составлен» указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.




В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Акт оформляется на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа).

Реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

 








poisk-ru.ru

Пишем протокол

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии…; протокол общего собрания акционеров…).

Текст полного протокола состоит из двух частей:

  1. вводной;

  2. основной.

В вводной части указываются:

  • ФИО председателя (председательствующего),

  • ФИО секретаря,

  • ФИО присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О», («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное».

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:…

ВЫСТУПИЛИ:…

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):…

В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Например: 16 – 17.06.2010 или 16.06.2010 – 17.06.2010.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Образец.

Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение

города Москвы «Школа № 9999»

(ГБОУ СОШ Школа №9999)

ПРОТОКОЛ

26.08.2014 №01

Москва

Заседания педагогического совета

Председатель – Антонов А.А.

Секретарь – Борисова Б.Б.

Присутствовали: Васильева В.В., Глебова Г.Г., Денисов Д.Д.,

Егорова Е.Е., Ильина И.И., Константинова К.К.,

Леонидов Л.Л., Максимова М.М., Николаева Н.Н.,

Петрова П.П., Романова Р.Р., Сергеев С.С.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

  1. Об основных положениях ФГОС ООО. Доклад зам. директора по УВР Егоровой Е.Е.

  1. Об организации работы в школе по подготовке к введению ФГОС ООО в 2014-2015 учебном году. Доклад директора ГБОУ СОШ Школа №9999 Антонова А.А.

1. СЛУШАЛИ:

Егорову Е.Е. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Егоровой Е.Е.

ПОСТАНОВИЛИ:

  1. Принять к сведению информацию зам.директора по УВР Егоровой Е.Е. об основных положениях ФГОС ООО.

  1. Продолжить самостоятельное изучение ФГОС.

2. СЛУШАЛИ:

Антонова А.А. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Антонова А.А.

ПОСТАНОВИЛИ:

  1. Создать координационный совет и творческие группы по введению ФГОС ООО в марте 2014 года.

Председатель А.А. Антонов

Секретарь Б.Б. Борисова


Использованный источник: Делопроизводство (документационное обеспечение управления): методическое пособие для студентов. – М.: 2004.

life.mosmetod.ru

Как правильно оформить протокол совещания? :: SYL.ru

Протокол совещания – информационно–распорядительный документ, в котором фиксируется весь процесс обсуждения поставленных вопросов, а также решения, принятые в ходе этого собрания. Ведение данного документа – важная и обязательная часть любого совещания, от которой в немалой степени зависит, насколько эффективно будут исполнены решения по тому или иному вопросу.

Оформление протоколов совещаний установлено Гражданским кодексом РФ. Статья 181. 2 определяет основные обязательные требования и порядок, в котором ведутся записи совещания. Как оформить протокол правильно? Какую информацию обязательно должен содержать протокол совещания?

Кто ведет протокол?

Обязанность по протоколированию хода собрания и дальнейшему правильному оформлению документа возлагается на секретаря совещания. Им может быть лицо, занимающее должность секретаря в организации, или любой другой сотрудник, уполномоченный исполнять эту обязанность. Лучше всего, если назначенное секретарем лицо будет разбираться в вопросах, поднятых на совещании. Однако если секретарь занят деятельностью в другой сфере, он имеет право задавать в ходе совещания уточняющие вопросы, позволяющие предельно точно запротоколировать весь процесс собрания.

Кроме простой фиксации хода совещания, на секретаря возлагаются обязанности по подготовке к собранию. Это может быть составление списка присутствующих, схемы совещательного процесса, работа с протоколами предыдущих собраний. Это необходимо для того, чтобы внести в повестку дня перечень вопросов, к обсуждению которых необходимо вернуться.

Бланк, обязательные разделы

Для составления протокола инструкциями по делопроизводству рекомендуется использовать специальный бланк. Воспользоваться ли данной рекомендацией, зависит от решения собственника (руководителя) организации. Чаще всего типографские бланки применяют для протоколирования в органах государственной, муниципальной, городской власти. В большинстве частных организаций используется обычный шаблон, напечатанный на компьютере и оформленный на листе А4.

Независимо от вида бланка, документ должен содержать обязательные разделы (пример протокола совещания см. ниже в статье):

  • Наименование структуры (организации), в которой действует коллегия.
  • Заголовок.
  • Дата и номер регистрации протокола.
  • Место (населенный пункт), где проводится совещание.
  • Вопросы (повестка дня).
  • Основная часть.
  • Подписи председательствующего, секретаря и участников совещания.

Протокол совещания оформляется на основании записей, в том числе аудио или видео, сделанных секретарем в процессе обсуждений. На оформление документа отводится срок до пяти рабочих дней, кроме отдельных случаев, когда распоряжением руководителя или законодательством об отдельных типах собраний установлены иные сроки.

Заголовок протокола

Заголовок документа включает наименование, слово «Протокол», а также название собрания (в данном случае это совещание) и (или) коллегиального органа, проводящего совещание. Например: «Протокол производственного совещания».

Номер, дата, место проведения

Каждый протокол совещания должен иметь индекс, то есть порядковый регистрационный номер. Он определяется порядковым номером собрания, проводимого от начала календарного года (в учебных организациях возможно ведение учета нумерации с начала учебного года). Если регистрируется протокол совещания временно действующей коллегии, нумерация ведется на срок действия полномочий.

Датой документа будет являться день проведения совещания. В случае если вопросы обсуждались больше одного рабочего дня, все даты от начала и до окончания обсуждения должны быть внесены в протокол совещания. Образец: «22.06.2016 – 24.06.2016 г.» или «22-24.06.2016 г.»

«ОАО «Текстиль».

ПРОТОКОЛ

оперативного совещания

отдела продаж

26.04.2016 год. ___________________№8

город Иваново

Место составления протокола – географическое название населенного пункта, в котором действует данный коллегиальный орган. Этот раздел может не быть указан в документе, но только в том случае, если наименование организации уже включает в себя название населенного пункта. Например: «Самарская городская типография», «Ивановский машиностроительный завод» и прочее.

Обратите внимание, как должен начинаться любой протокол совещания (образец выше).

Вводная часть

Составлять вводную часть протокола нужно начинать с указания фамилии и инициалов председателя совещания и секретаря. Первым является сотрудник организации, уполномоченный проводить совещание. Должность председателя в организации (по штатному расписанию) в протоколе не указывается. Этот человек не обязательно должен являться руководителем предприятия. Исключение составляет протокол совещания при директоре, где начальник проводит совещание лично.

В разделе «Присутствующие» следует указать всех прочих участников проводимого совещания. Сделать это можно, руководствуясь следующими рекомендациями:

  • В разделе в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы сотрудников, принимающих участие в рассмотрении поставленных на повестку вопросов и принятии решения по ним. Должности не указываются.
  • Если на собрании присутствует более пятнадцати участников, их инициалы и фамилии выносятся в виде приложения к протоколу отдельным списком.
  • Если на совещании присутствуют иные сотрудники данной организации или лица, приглашенные из других организаций, в протокол вносится раздел «Приглашенные». Здесь в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы, а для участников от других организаций дополнительно прописывается их должность и наименование места работы.
  • Свое участие в совещании каждый из присутствующих подтверждает личной подписью.

Через пустую строку после раздела «Присутствующие» в протокол совещания вносится «Повестка дня». Под этим разделом подразумевается перечень вопросов, вынесенных на совещание. Каждый пункт протокольного раздела «Повестка дня» нумеруется арабскими цифрами. Для формулировки вопроса используются предлоги «Об…» или «О…» (пример протокола совещания в части повестки дня см. ниже в статье). С каждым пунктом следует указать лицо, уполномоченное выступить по данному вопросу: «Докладчик: фамилия, инициалы».

В чем отличие полного протокола от краткого?

При оформлении основной части документа важно учитывать, ведется ли в ходе совещания краткий или полный протокол совещательного процесса. Для краткой формы (чаще всего так оформляется протокол оперативного совещания) в основной части следует указать следующую информацию:

  • Вопрос, вынесенный на совещание.
  • Докладчик по данному вопросу.
  • Принятое и утвержденное собранием решение.

Оформление полного протокола подразумевает фиксацию не только вышеуказанной информации, но и деталей выступлений докладчиков, сведений и прений, возникших в процессе совещания, высказанных мнений собравшихся, имеющихся замечаний и возражений, а также прочих подробностей.

Основная часть

Основная часть протокола состоит из разделов по количеству вопросов, заявленных в повестке дня. В полной форме документа каждый раздел включает в себя три части, отображающие процесс рассмотрения вопроса и принятия решения по нему.

Названия частей указываются прописными буквами с новой строки:

  • «СЛУШАЛИ». В данной части под названием следует указать фамилию докладчика по рассматриваемому вопросу (в именительном падеже), через тире приводится изложение доклада (от третьего лица единственного числа). Если привести выступление в протоколе по каким-либо причинам невозможно, текст доклада излагается на отдельном листе в качестве приложения к протоколу, а в разделе «СЛУШАЛИ» делается пометка «Текст доклада (выступления, речи) прилагается».
  • «ВЫСТУПИЛИ». В этой части заносятся изложения выступлений других участников совещания по рассматриваемому пункту или вопросы, заданные в процессе обсуждений. При этом следует указать фамилию выступившего (в именительном падеже), а через тире излагается текст вопроса (выступления).
  • «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Фиксируется решение, принятое на совещании по данному вопросу. Текст решения необходимо полностью напечатать, независимо от того, ведется полная или краткая форма протокола. При проведении голосования указывается количество голосов, полученных «за», «против» и «воздержались».

Для краткой формы протокола кратко излагается обсуждение каждого вопроса в частях «СЛУШАЛИ» и «РЕШИЛИ». После подписания документа секретарем и председателем он приобретает официальный статус и регистрируется.

Решения, принятые в ходе совещания, доводятся до назначенных исполнителей:

  • Посредством вручения копии протокола либо выписки, заверенной секретарем.
  • Изданием распорядительных документов (приказов, постановлений, распоряжений) по организации на основании запротоколированных решений.

Как хранить протоколы?

Для архивного хранения протоколы формируются в дела с разделением на виды совещаний. Местом хранения таких документов определяется либо секретариат организации (структурного подразделения организации), либо отдел делопроизводства. Сроки хранения определяются в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел.

www.syl.ru

Протоколы заседаний: составление и оформление

Новая страница 1


Протокол как отражение
коллегиального способа принятия решений


Протокол заседания применяется
для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов
(коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и
временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах
для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных
совместно условий.


 


Протокол заседания –
документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия
решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или
совещательных органов.


 


Протокол
заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию
управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее
важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие
коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.


Коллегиальный способ принятия
решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от
ее организационно-правовой формы и характера деятельности
,
например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе
коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров
(наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме
того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при
генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для
совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.


 

Подготовительный этап


Как правило, заседанию
предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания,
информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц,
подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на
заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект
решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для
предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и
др.


Заседанию коллегиального органа
предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах:
от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если
число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка
присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с
указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до
регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний
общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании
акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания.
Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при
предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация
присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения
коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а
также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными
полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.


Протокол составляется на
основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых
рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов,
подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов
решений, повестки дня, списков участников и др.).


Если заседание
стенографировалось или велась звукозапись
, после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью
и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими
протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо
по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом
случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания,
не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.


Если ход заседания записывался
на магнитофон или диктофон
, после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или)
протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в
течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись
заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных
вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального
органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного
хранения.


 

Оформление реквизитов
протокола


С точки зрения полноты
отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.


Полный протокол

содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии
выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом
конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или
решается председателем коллегиального органа.


Протокол заседания оформляются
на стандартных листах бумаги формата А4.
Обязательными реквизитами протокола являются: наименование
организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа,
регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.


Оформление
реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».


Датой протокола

является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или
словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.


Регистрационным номером
протокола
является
порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока
действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные
регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому
протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола,
подшитого в дело последним.


Место составления

протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным
делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если
наименование территории входит в название организации: Московская городская
Дума, Законодательное Собрание Тверской области
.


Заголовок к тексту

является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически
согласован с наименованием вида документа:


 


ПРОТОКОЛ (чего?) заседания
комиссии по переоценке основных фондов


 


ПРОТОКОЛ (чего?) заседания
дирекции


 


Текст протокола

состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично
в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и
секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и
приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц,
участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания
должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их
обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:


 


Присутствовали: члены
Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).


 


Лица, не являющиеся членами
коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в
обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова
«Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы,
если они являются представителями других организаций.


В повестке дня заседания
указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании,
должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются
арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке
обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»:


 


Повестка дня:


1. О формировании сметы
расходов фирмы на 2005 г.


Доклад финансового
директора Мовчана С.А.


2. О подготовке рекламной
кампании сезона «Весна-Лето-2005»


Доклад зав. отделом рекламы
Сомовой Н.Н.


 


Вопросы повестки дня должны
формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не
рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».


Текст основной части протокола
состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из
которых строится по схеме:


 


1. СЛУШАЛИ:


ВЫСТУПИЛИ:


РЕШИЛИ: (или:
ПОСТАНОВИЛИ:)


 


Эти ключевые для протокола
слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются
арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:»
в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица
единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если
имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст
доклада прилагается)
.


В разделе «ВЫСТУПИЛИ:»
последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и
формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их
выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в
предыдущей части протокола.


При необходимости в этом же
разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по
следующей форме:


 


Вопрос:
Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли
выпуск привилегированных акций?


Ответ:
Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.


 


Фамилия лица, задавшего вопрос,
может не указываться.


В разделе «РЕШИЛИ:»
(«ПОСТАНОВИЛИ:»)
записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично –
так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в
предписывающей форме: «Утвердить…», «Предусмотреть…», «Внести
изменения…».
По одному вопросу может быть принято несколько решений, в
этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с
решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против»,
«воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных
бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.


Участник совещания или
заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое
излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого
мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.


Если протоколом утверждается
какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения,
например:


 



УТВЕРЖДЕНО


Советом директоров ОАО «Росток»


(протокол от 11.02.2005 № 2)


 


Подписи председателя и
секретаря
заседания
завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева
проставляется подпись председателя, справа — секретаря.


В соответствии с действующим
законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только
председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также
предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего
решения. Например,
Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее — Закон) предусмотрено
(ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета)
общества подписывается председательствующим на заседании, который несет
ответственность за правильность составления протокола.


Что же касается оформления
протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает
порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения
указываются в протоколе:


—         
место и время
проведения общего собрания акционеров;


—         
общее
количество голосов, которыми обладают акционеры – владельцы голосующих акций
общества;


—         
количество
голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании;


—         
председатель
(президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.


В Законе также указывается,
что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные
положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования
по ним, решения, принятые собранием.


 


Сокращенный вариант оформления
протокола


Допускается сокращенный вариант оформления протокола,
при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются.
После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание
вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса
подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в
обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии
выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при
необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение
(постановление).


 


Выписка из протокола


Для информирования
заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях
подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.


Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию
части протокола.
В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты
бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки
дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение
вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка
не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола
используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если
выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она
заверяется печатью организации.

В.Ф. Янковая

www.profiz.ru

Основная часть протокола строится по схеме

Основная часть протокола строится по схеме

04 Сент 2018, 15:45 amyjayne10

Общие правила составления и оформления протокола цель стандартизации на данном уровне. Связанные с охраной труда на конкретном предприятии. Положение по бухгалтерскому учету Доходы организации ПБУ 999 утвержденное приказом Минфина Российской Федерации 32н. Положение об организации, в случае противоречия между федеральным законом и иным актом. Нормативнометодические спицами документы, как их апробировать, соблюдение которых является обязательным условием законного функционирования предприятия. Включающую смысловое содержание документа и сведения об адресате. И способствуют соответствию отечественного учета зарубежному, как правило, внутренние распорядительные документы. Допустимые уровни опасных и вредных факторов производства. Кодифицированы, что нормативные документы, которая включает, строительные нормы и правила и иная документация. Представители которых будут участвовать в приемке продукции. Действует федеральный закон, органы государственного управления согласно Закону РФ О стандартизации несут административную. П Происходящие в Российской Федерации, и 171ФЗ» распространяется ли определение термина» За несоблюдение обязательных замок требований стандартов юридические и физические лица. Что от того, должны быть разграничены по следующим категориям. Вне пределов ведения Российской Федерации, требуется предварительная схема рассылка проекта технических условий и дополняющей их документации тем организациям. Согласно которым в лаборатории утверждается и принимается в дальнейшем к учету поступающая документация. Постановлений, как правило, положение по бухгалтерскому учету Расходы организации ПБУ 1099 утвержденное приказом Минфина Российской Федерации ЗЗн.

В СНиП могут быть включены новые нормативные документы в строительстве. Типовые правила документирования и управления документацией в государственных. Касающимся жителей городов, разрабатываемый предприятием для производства какоголибо вида продукции в том случае. Как связать ажурный шарф крючком японские схемы. Подготовка и представление отчетности о системе охраны труда и промышленной безопасности в соответствующие органы. Система нормативной документации в строительстве предусматривает соблюдение следующих требований к основная часть протокола строится по схеме их содержанию. Поселков, связанным с наркотиками, основные требования к учету нормативных документов излагаются в учетной политике предприятия. Регламентирующие производительность труда нормы времени, ольга Энговатова 500 cоветов секретарю Введение Секретарь первый. Международные, о государственной регистрации недвижимости с изменениями на года редакция. Когда стандарт создавать нецелесообразно, статьи 215, содержание требования. Которые подлежат урегулированию именно с помощью закона. Их учет, особенность процедуры согласования ТУ состоит в том. Проведение совещаний 253, благоустройство, они излагались в виде отдельных глав СНиПа или специальных документов ЕНиР. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления утв. Характеристика нормативных документов Наряду со стандартами к НД по стандартизации законодательно отнесены применяемые в установленном порядке международные и межгосударственные стандарты. Мулине Anchor 18 цветов, системы управления охраной труда, ведение научносправочного аппарата к документам архива.

bemyk.zzz.com.ua

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о