Образец письма исходящего – Формы и образцы документов — Управление делами — Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»

Содержание

7. Деловое письмо Форма служебного письма

Выставочный
центр

«МЕБЕЛЮКС»

664012,
г. Красноярск,

ул.
Взлетная, д. 25,

тел.:
235-25-14, факс: 235-26-17

Е-mail:
………………….

ОКПО
…………………..

ОГРН
……………………

ИНН/КПП
……………/…………

25.11.2011
№ 63/15-07

на
№ 17/08-10 от 15.11.2011

О
рассмотрении заявки

на
участие в выставке

Директору

ЗАО
«МЕБЕЛЬ»»

г-ну
А.Б. Петрову

66111,
г. Красноярск,

ул.
Лесная, д. 21

А.В.
Красикову

Разработать
план мероприятий по подготовке к
Выставке.

Срок
– 28.11.2011

Личная
подпись

25.11.2011

Уважаемый
г-н Петров!

Сообщаем
Вам, что заявка Вашего предприятия на
участие в выставочной экспозиции
нашего Выставочного центра рассмотрена
отборочным советом и принята к
исполнению.

Для
подготовки выставочной экспозиции
Вам необходимо командировать в ВЦ
«МЕБЕЛЮКС» не позднее 02.12.2011 сроком
на 3 дня ответственного исполнителя
по вопросам участия в выставке Вашего
предприятия.

С
уважением,

Иванов
Геннадий Сергеевич

235-45-63

В
дело № 09-06

Личная
подпись
04.12.2011

П.И.
Панину

Откомандировать
с 01.12.2011

на
3 дня в ВЦ «МЕБЕЛЮКС»

специалиста
Васильева Е.М.

Личная
подпись

26.11.2011

studfiles.net

Образец исходящего письма

АО
«СТАРТ» Директору

115218,
г. Москва Выставочного Центра

ул.
Новая, 28 «Экспо-Бизнес»

тел.__________________ г-ну
Ю. В. Страхову

факс_________________ 110020,
г. Москва

р/счет________________ ул.
Вострякова, 118

15.03.10
г. № 25/08-15

На
№ ______ от ________

Об
участии в выставке

Уважаемый Юрий Васильевич!

Ознакомившись
с рекламой и программой работы Вашего
Выставочного Центра, опубликованными
в № 5 «Экономической газеты» от 10.03.2010
г., направляем
Вам заявку на участие в весенней
экспозиции Центра.

Просим
включить наше предприятие в число
участников выставки.

Приложение:
на 3л. в 2 экз.

Директор
предприятия подпись О. Н. Некрасов

Петров
181 07 09

Рисунок 12

Образец входящего письма

Выставочный
Центр Директору АО «Старт»

«Экспо
— Бизнес» г-ну О. Н. Некрасову

110020,
г. Москва, 218, г. Москва

ул.
Вострякова, 118 ул. Новая, 28

тел.___________________

факс__________________

р/счет_________________

20.03.2010
г. № 63/17-07

На
№ 25/08-15 от 15.03.2010 г.

О
рассмотрении заявки

на
участие в выставке

Уважаемый Олег Николаевич!

Сообщаем
Вам, что заявка Вашего предприятия на
участие в весенней экспозиции нашего
Выставочного Центра рассмотрена советом
и принята к исполнению.

Для
подготовки выставочной экспозиции Вам
необходимо командировать в ВЦ
«Экспо-Бизнес» не позднее 10.04.10 г. сроком
на 3 дня ответственного исполнителя по
вопросам участия в выставке Вашего
предприятия.

С
уважением

Директор
Центра подпись Ю. В. Страхов

Васильева
215 11 30

В
дело 08-15

Подпись
исполнителя Дата АО « СТАРТ»

02.04.10
г.


48/08-15

Рисунок 13

Доверенность– документ, которым организация или
отдельное лицо (доверитель) представляет
право другому лицу (доверенному) получить
деньги или товарно-материальные ценности
или совершить какие-либо действия от
лица доверителя, точно указанные в
доверенности (рисунок 14).

По срокам
доверенности подразделяются на разовые
и длительные.

Факс – документ, полученный с помощью
специального аппарата (телефакса) по
телефонным каналам связи. Он всегда
будет являться копией переданного
документа. Оформление факса осуществляется
аналогично оформлению делового письма.

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я,______________________________________________________________________________

(
фамилия, имя, отчество)

_______________________________________________________________________________________

(должность,
место работы)

доверяю________________________________________________________________________________

(фамилия,
имя, отчество доверенного)

проживающего
по
адресу_________________________________________________________________

паспорт__________________,
выданный____________________________________________________

(кем,когда)

получить
причитающиеся
мне_____________________________________________________________

(за
что)

_______________________________________________________________________________________

(где)

«______»________20_____г. ___________________

(подпись доверителя)

Подпись______________________
удостоверяю

Начальник
отдела кадров _____________ ___________________

(подпись)
(расшифровка подписи)

печать

Модем – средство передачи
информации с помощью электронной почты
между двумя адресатами – пользователями
ПК. Документы, полученные с помощью
модема, всегда будут являться копией
переданного документа.

Рисунок 14

Вопросы
для обсуждения

1 Что такое
ОРД (организационно-распорядительная
документация)?

2 Объясните
назначение распорядительных документов.

3 Приведите
примеры распорядительных документов.

4 Охарактеризуйте
назначение организационных документов.

5 Приведите
примеры организационных документов.

6 Объясните
назначение информационно-справочных
документов.

7 Приведите
примеры информационно-справочных
документов.

8 Объясните
назначение документа «докладная
записка». Какие реквизиты используются
при составлении докладной записки?

9 Что такое
объяснительная записка?

10 К какому
виду ОРД относится протокол? Какие
реквизиты используются при составлении
протокола? Из каких частей состоит текст
протокола?

11 К какому
виду ОРД относится акт? Какие реквизиты
используются при составлении акта?
Какие виды актов подлежат утверждению?

12 Что такое
должностная инструкция?

13 Составьте
докладную записку начальника
планово-финансового отдела руководителю
предприятия об обеспечении отдела
четырьмя компьютерами.

14 Составьте
справку о заработной плате Вашего
сотрудника для предоставления по месту
требования.

15 Из каких
частей состоит текст приказа?

16 Как
формируются пункты распорядительной
части приказа?

17 Как заверяется
выписка из приказа?

studfiles.net

Деловое письмо | Образец — бланк — форма

Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно «встречают по одежке». Рассмотрим порядок оформления делового письма.

Бланк

Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

  • название организации;
  • физический адрес организации;
  • телефон и факс;
  • web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Пример:

Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Пример:

Генеральному директору
ООО «Рассвет»
Милославскому П.Н.

Уважаемый Павел Николаевич!

Шрифт

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.

К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация листов

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» — «Вставить автотекст» — «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.

Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения

Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

Пример:

К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
2. счёт-фактуры.

С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка» Васильева Н.К.

blanker.ru

Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту

По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг в 2015 году, принес 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте лучшие образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.

Содержание

I. Как правильно написать письмо клиенту
II. Письма клиентам: примеры и готовые образцы
1. Письма холодным клиентам
2. Письма-напоминания 
3. Письма после встречи
4. Если клиент не выходит на связь

Как правильно написать письмо клиенту

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

  1. Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
  2. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
  3. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом. Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента. Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите сюда.

Назад к содержанию

Письма клиентам: примеры и готовые образцы

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письма холодным клиентам

1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание:

Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиент

Здравствуйте, [Имя].

Мы [краткая информация о компании].

Если это Вас заинтересовало, я готов обсудить возможность сотрудничества. Сообщите, в какое время Вам было бы удобно созвониться.

[Подпись]

2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами:

Тема письма: Не отставайте от конкурентов

Здравствуйте, [Имя].

Мы успешно работаем с [конкурентом X и Y] в [сфера деятельности] уже [столько-то времени] и вместе добились хороших результатов. Ознакомиться с подробной информацией о них  Вы можете здесь [ссылка на кейс/отзыв].

Будем рады, если и Вы присоединитесь к нам.

[Подпись]

 

3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца:

Тема письма: Подробнее о нашей компании

Здравствуйте, [Имя].

Я надеюсь, что Вам тоже понравилось [мероприятие], и хотел бы поблагодарить Вас за интерес к [название компании].

Прилагаю более детальную информацию о нашей компании. Буду рад обсудить по телефону все интересующие Вас вопросы.

[Подпись]

Назад к содержанию

Письма-напоминания

4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе:

Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?

Здравствуйте, [Имя].

Я надеюсь, что у Вас была возможность прочитать мое предыдущее письмо и подробнее ознакомиться с [дополнительной информацией].

Есть ли у Вас какие-то вопросы или мысли по моему предложению? Буду рад обсудить их по телефону или при личной встрече. Когда у Вас найдется время для этого?

[Подпись]

 

5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то  поделитесь ими в письмах клиентам компании. Факты убеждают лучше.

Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании]

Здравствуйте, [Имя].

Я недавно отправил Вам письмо о [название компании], и думаю, мы могли бы быть полезны [вашей компании].

Наши клиенты наблюдают рост [указать показатели], когда используют [название продукта и услуги]. Мы также предлагаем [рассказать об акциях] и [упомянуть другие выгодные предложения].

Если захотите узнать подробности, пожалуйста, сообщите, и мы договоримся о переговорах по телефону или при встрече.

С нетерпением жду ответа.

[Подпись]

 

6. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы. Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

Тема письма: Подарок для Вашей компании

Здравствуйте, [Имя].

Несколько дней назад я прислал Вам информацию о [название продукта] и сейчас предлагаю попробовать его в действии.

Я создал/прикрепил несколько гостевых логинов/бесплатных образцов/ваучеров, которые можно использовать для доступа/получения [продукта или услуги]. Поделитесь ими с Вашими  коллегами. Было бы интересно услышать их мнение.

Буду рад обсудить всё подробнее по телефону или при личной встрече. Я уверен, мы действительно можем быть полезны Вам в [область деятельности].

[Подпись]

 

7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР:

Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человеку

Здравствуйте, [Имя].

Несколько дней назад я отправил Вам письмо о [компании или продукте] и теперь сомневаюсь, что обратился по адресу.

Это Вы принимаете решения по интересующему меня вопросу? Если нет, не могли бы Вы помочь мне связаться с нужным сотрудником в Вашей компании?

Жду вашего ответа.

[Подпись]

Назад к содержанию

Письма после встречи

8. Используйте этот текст письма клиенту, если после встречи с ним вы хотите поинтересоваться его дальнейшими планами:

Тема письма: Ваши планы

Здравствуйте, [Имя].

Спасибо, что уделили мне время. Теперь хотелось бы узнать, как Вы видите дальнейшее обсуждение нашего вопроса.

Если Вы все еще заинтересованы, то, пожалуйста, проинформируйте о своих планах.

Жду вашего ответа.

[Подпись]

 

9. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров:

Тема письма: План действий на ближайшее время

Здравствуйте, [Имя].

Спасибо, что нашли время — сегодняшняя встреча вышла очень продуктивной. Коротко напомню, как мы поступим дальше:

[Дата]: Я вышлю Вам [договор/полный комплект документов].

[Дата]: Вы передадите мне замечания и пожелания.

[Дата]: Мы внесем все окончательные изменения и подпишем соглашение.

Если Вам понадобится что-то обсудить до этой даты, дайте мне знать.

[Подпись]

10. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече он хотел получить дополнительную информацию:

Тема письма: Информация по Вашему запросу

Здравствуйте, [Имя].

Мы были рады познакомиться лично с представителями Вашей организации. Я обещал Вам прислать дополнительные данные о [вопрос] — они находятся в прикрепленном файле.

Готов ответить на любые вопросы. Не стесняйтесь звонить мне по [номеру] в любое время или писать на этот адрес.

[Подпись]

Назад к содержанию

Если клиент не выходит на связь

11. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:

Тема письма: Не смог связаться с Вами

Здравствуйте, [Имя].

Я хотел обсудить с Вами [вопрос], но, вероятно, Вы оказались заняты. Пожалуйста, перезвоните мне по [номеру] или дайте знать, когда Вам будет удобно, чтобы позвонил я.

[Подпись]

 

12. Не дозвонились клиенту и оставили ему голосовое сообщение? Дополните его письмом следующего содержания:

Тема письма: Не дозвонился Вам

Здравствуйте, [Имя].

Я недавно звонил Вам, чтобы обсудить [вопрос].

В голосовом сообщении я упомянул, что перезвоню еще раз [дата и время]. Но не стесняйтесь сами связаться со мной по телефону [номер] или этому адресу в любое удобное для Вас время.

[Подпись]

 

13. Если клиент упорно не отвечает по всем каналам, возможно, у него много дел. Воспользуйтесь таким шаблоном — найти пару секунд на ответ сможет даже очень занятой человек:

Тема письма: Требуется короткий ответ

Здравствуйте, [Имя].

К сожалению, никак не могу с Вами связаться. Полагаю, что Вы очень заняты или более не заинтересованы в наших услугах.

Пожалуйста, в ответном письме укажите подходящий вариант ответа:

  1. Пожалуйста, оставьте меня в покое!
  2. Слишком занят, напишите мне снова через месяц, пожалуйста.
  3. Я сам свяжусь с Вами.

[Подпись]

 

14. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе — поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна:

Тема письма: Полезная информация для Вашего бизнеса

Здравствуйте, [Имя].

Мне попалась информация, которая, возможно, Вам пригодится.

[вставьте ссылку на сайт или отдельную статью, прикрепите нужные документы или медиа-файлы]

Это может быть Вам полезным [объяснить, почему].

[Подпись]

 

15. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:

Тема письма: Задержка оплаты

Здравствуйте, [Имя].

[Дата] я отправил Вам счет по электронной почте. Оплата еще не поступила, поэтому прошу узнать, получил ли ваш финансовый отдел наш счет? Если необходимо, я пришлю его повторно. Жду от Вас оплаты в течение недели.

Спасибо за Вашу помощь.

[Подпись]

Эти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами. А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через SalesapCRM. Зарегистрируйтесь в системе прямо сейчас — это бесплатно и займет всего пару минут.

Назад к содержанию

SalesapCRM — простая облачная CRM-система для повышения вашей прибыли:

  • захват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • быстрая техподдержка online;
  • бесплатный тариф;
  • гибкие настройки под каждый бизнес;
  • автоматизация без блок-схем;
  • наглядные отчеты и аналитика;
  • изменение настроек без программиста;
  • IP-телефония, sms-рассылки и другие интеграции.

Начните зарабатывать больше прямо сейчас!

Автор: Любовь Аброськина

salesap.ru

Как зарегистрировать исходящее письмо образец

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы: Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается.

Регистрация исходящих документов

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции – это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения об исходящих документах, отправляемых корреспондентам из организации. Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения (оформления).

Инфо

Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под полным наименованием организации (в скобках) указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации.

Важно

Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 1 (см. Приложение). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2012).

Регистрация документов. входящая и исходящая корреспонденция.

Внимание

Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов.

О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.
Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Такая система учета позволяет контролировать прохождение документов, как вне предприятия, так и внутри его, а также проверять исполнение. 7 Документы, касающиеся деятельности предприятия, например приказы по кадрам, общие приказы регистрируются и учитываются отдельно. В целом на многих крупных предприятиях практикуется система отдельного учета документов, касающихся конкретных отделов и служб, особенно, когда в каждом отделе имеется соответствующий человек, занимающийся делопроизводством.

Многие предприниматели останавливают свой выбор именно на упрощенной системе налогообложения. Она позволяет максимально сократить перечень документации, который должен вести ИП.

Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.
Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами? Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение.

А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована. В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте.

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции

Нажимаем Ctrl + F (функция поиска) и указываем a href. Если в шаблоне есть ненужные для Вас и Вашего шаблона гиперссылки — удаляем их, однако, не удалите нужные ссылки, которые могут подключать некоторые скрипты или отвечают за картинки. 4 Некоторые внешние ссылки могут не только навредить сайту, но и перенапрвлять некоторых посетителей на другие порталы бех их ведома. Самый распространённый способ — это перенапраление посетителей, которые перешли на сайт с помощью мобильных телефонов.В официальной книге управления «К» даны рекомендации пользователям при перенаправлении, а для администраторов сайта даны советы по исправлению файла .htaccess, который лежит в корне сайта.Необходимо открыть текстовым редактором данный файл и просмотреть все строчки, уделяя особое внимание, таким как:RewriteRule и RewriteRule, т.к. именно в них и ставят перенапраление.

Журнал регистрации исходящих документов: покупка и начало ведения

Например, добавить:

  • вид документа;
  • географическое местонахождение автора документа;
  • автор резолюции;
  • название структурного подразделения;
  • количество листов в документе;
  • количество листов приложений;
  • связанные документы.

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности. Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков.

7. деловое письмо форма служебного письма

Если какой-то документ зарегистрирован по ошибке, например, секретарь поторопилась записать письмо, которое так и не было подписано руководителем. То в графе «Примечание» делают пометку об аннулировании записи, которую также заверяют подписью ответственного лица и печатью. При возникновении двойной записи об одном и том же документе также в графе «Примечание» делают запись о повторной регистрации со ссылкой на регистрационный номер первой записи, чтобы облегчить поиск нужного документа. Аккуратное ведение журнала регистрации исходящих документов – не просто прихоть руководителя. Это требование современного делопроизводства, которое призвано, в первую очередь, упорядочить работу с документами, и, в конечном итоге, облегчить поиск необходимой информации в условиях огромного информационного потока и массового документооборота, присущего современному бизнесу.

Регистрация документов

Полезный совет Используйте лицензионную версию DLE.Перед установкой шаблона на сайт, проверье его на ссылки и работоспособность.Не давайте пароли от админ панели другим лицам.Каждое действие записывайте на блокноте, чтобы не запутаться и в случае необходимости вернуться к прежнему состоянию. Правильное оформление документов является составляющей частью правильного делопроизводства.

Современное состояние делопроизводства таково, что для полного овладения всеми тонкостями обращения с документами требуется прохождение специальных курсов, при этом, учитывая, что документы подразделяются на множество различных видов.
Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Как зарегистрировать исходящее письмо образец

Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.

Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует.

В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы. Регистрация исходящих и внутренних документов Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными.

Указываются:

  • название подразделения, подготовившего документ,
  • исходящий номер документа;
  • дата документа;
  • адресат, т.е.

plusbuh.ru

Письмо-ответ. Образец ответа на письмо-запрос

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-запроса .docСкачать образец письма-запроса .doc

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

  • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
  • так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

assistentus.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о