Основная часть протокола строится по схеме: 08.10.2007 N 325 (. 17.02.2010) » » /

Содержание

Основная часть — протокол — Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 1

Основная часть — протокол

Cтраница 1

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктах повестки дня.  [1]

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.  [2]

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ ( РЕШИЛИ), отдельно по каждому вопросу повестки дня.  [3]

Основная часть протокола содержит разделы: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ ( РЕШИЛИ) по каждому вопросу повестки дня.  [4]

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ ( ПОСТАНОВИЛИ), отдельно по каждому вопросу. Эти слова, которыми начинается каждая часть раздела, пишут прописными буквами, после них ставят двоеточие и на следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика.  [5]

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.  [6]

Полный протокол составляется при проведении особо важных заседаний, совещаний. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Основной частью протокола является раздел ПОСТАНОВИЛИ, который заполняется наиболее подробно.  [7]

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: Председатель, Секретарь, Присутствовали, Повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ.

Текст постановления ( решения) готовится по образцу распорядительной части приказа. Протокол подписывается председателем и секретарем.  [8]

Полный протокол составляется при проведении особо важных заседаний, совещаний. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Основной частью протокола является раздел ПОСТАНОВИЛИ, который заполняется наиболее подробно.  [9]

Страницы:      1

образец. Законодательные требования к оформлению

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
  3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

  1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  2. Состав присутствующих:
  • председатель комиссии;
  • ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  • остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
  2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
  3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
  4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
  5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе.
    В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2020

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

  1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
  2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
  3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
  4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
  5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Скачать образцы бланков:

Новая страница 1

Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений

Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности , например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Подготовительный этап

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если заседание стенографировалось или велась звукозапись , после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон , после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

Оформление реквизитов протокола

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области .

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания дирекции

Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:

Присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).

Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»:

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ: ( или: ПОСТАНОВИЛИ:)

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается) .

В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме:

Вопрос: Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций?

Ответ: Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.

Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

В разделе «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично – так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить. ..», «Предусмотреть…», «Внести изменения…». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:

Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа — секретаря.

В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее — Закон) предусмотрено (ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:

— место и время проведения общего собрания акционеров;

— председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

Сокращенный вариант оформления протокола

Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление).

Выписка из протокола

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

Протокол — документ, в кᴏᴛᴏᴩом фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Исключая выше сказанное, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.)

Протокол оформляется секретарем на базе записей, кᴏᴛᴏᴩые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Стоит сказать, для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

Протокол оформляется на общем бланке .

Заголовок, дата и номер протокола

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания . К примеру, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола будет дата заседания (протоколытрадиционно оформляются после заседания) В случае если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009 .

Номером (индексом) протокола будет порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Отметим, что текст протокола включает следующие части:

  • вводную;
  • основную.
Вводная часть

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали » в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

В случае если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные » и указывается список приглашенных лиц, в ϶ᴛᴏм случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня .

Она состоит из перечисления вопросов, кᴏᴛᴏᴩые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков) Отметим, что каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос)

Основная часть

В ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Исходя из всего выше сказанного, мы приходим к выводу, что заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.)

Стоит сказать — полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Стоит сказать — полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 3.4)

Рисунок № 3.3. Пример оформления краткого протокола

Рисунок № 3.4. Пример оформления полного протокола

При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

Стоит сказать, что каждый раздел состоит из трех частей : «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), кᴏᴛᴏᴩые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в кᴏᴛᴏᴩой сформулировано решение.

В части «СЛУШАЛИ » излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Отметим, что текст доклада прилагается»)

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ » с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику)

В части «ПОСТАНОВИЛИ » («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Отметим, что текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Отметим, что текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Выписка из протокола

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, ᴏᴛʜᴏϲᴙщегося к тому вопросу повестки дня, по кᴏᴛᴏᴩому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по кᴏᴛᴏᴩому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3.5)

Рисунок № 3.5. Пример оформления выписки из протокола

Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение. В ϶ᴛᴏм случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления акционерного общества, не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.

Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. К примеру, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.

Введение.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.)»

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями. и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации другим нормативными документам, содержащим правила документирования.

Целью данной контрольной работы является дать понятие протокола, отразить правила его оформления, а также показать какие бывают формы протоколов.

1. Понятие протокола и его назначение.

В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях

Нужно иметь в виду, что в деятельности организаций и предприятий часто составляются документы под названием «Протокол», однако они не подпадают под приведенное определение. Так, в области договорных отношений составляются протоколы о намерениях, протоколы разногласий, протоколы согласований; в числе основных документов общего собрания акционеров законодательство называет протоколы счетной комиссии и т.д. Подобные разновидности протоколов сходны по своему назначению с актами: они фиксируют и подтверждают факты или события.

Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение действующие тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.

С появлением в нашей стране акционерных обществ возросло внимание к этому виду документа. Высшие органы управления акционерного общества — коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание содержанию этих документов.

2. Правила оформления протоколов

Протокол — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др. ), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания. Обязательными реквизитами протокола являются:

· наименование организации;

· наименование вида документа;

· дата и регистрационный номер;

· место составления или издания;

· заголовок к тексту;

· подписи.

3.Виды протоколов

Существует два вида протоколов: полный и краткий.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседаниях.

Краткий протокол — только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии…; протокол совещания…).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется одинаково в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка — «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, — в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

При этом слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек) печатают слева от поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов «О», «Об». Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Слова «Повестка дня» располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ… ВЫСТУПИЛИ… ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). ..

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается». В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Текст, краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается по центру размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Особенности оформления протокола — Студопедия

Это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, (16), 18, 20, (21), 22, (23), (28).

В зависимости от вида заседания выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая. Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопроса, фамилии докладчиков и принятые решения, рекомендуется вести только в таких случаях, когда заседание стенографируется.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по каждому вопросу.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание доклада и выступлений участников заседания. Все высказывания, мнения, прозвучавшие реплики и вопросы, замечания, позиции; позволяет документировать подробную картину заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке формата А4. датой протокола является дата заседания, если оно продолжалось несколько дней, то датой протокола включает дата начала и окончания.


Номером протокола является порядковый номер заседания, заголовок к тексту, как правило отражает вид заседания и согласуется с названием документа. Текст протокола состоит из двух частей: вводная и основная.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии – председатель, секретарь присутствовали. Эти слова пишут с большой буквы от левого поля. Фамилии присутствующих располагают в алфавитном порядке, через запятую и в строчку, если присутствующих более чем 7-10 человек, то указывают их общее количество и рядом пишут, регистрационный лист прилагается. К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют.

водная часть заканчивается повесткой дня. Словосочетание «повестка дня» пишется от левого поля, заглавными буквами, с красной строки начинают запись пункта повестки дня, нумеруют их арабскими цифрами, вопросы располагают по степени важности и сложности. Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: слушали – выступили – постановили (реже РЕШИЛИ), при чем для каждого вопроса в отдельности, которые пишут прописными буквами от левого поля. После них ставится двоеточие, перед словом СЛУШАЛИ ставиться порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждается несколько вопросов. С красной строки пишут фамилию и инициалы докладчика в именительном падеже. Затем ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада или сообщение. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого изложения доклада пишут, доклад прилагается.


После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступавших в именительном падеже. После, с большой буквы пишут содержание выступлений, которые излагаются от первого, третьего лица и в безличной форме. Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают, выступление прилагается. «вопросы и ответы» фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ, слова вопрос и ответ не пишут, записывают ФИО выступающего и краткое содержание вопроса или ответа.

Завершающей частью протокола является постановление, начинают эту часть со слова ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ, которые пишут от левого поля и отделяют от предыдущей части текста двумя интервалами.

Постановляющую часть строят по схеме ДЕЙСТВИЕ – ИСПОЛНИТЕЛИ – СРОК. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с красной строки.

В ходе заседания, обычно составляется черновик протокола. В течение 5 дней протокол уточняется, добавляется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывает председатель и секретарь. Протоколы хранятся не менее 10 лет и могут передаваться в архив.

Протокол совещания Совета Агентства Приказ Росжелдора от 05.04.2005 N 11 Об утверждении Регламента Федерального агентства железнодорожного транспорта (Зарегистрировано в Минюсте РФ 23.05.2005 N 6617)

3. 22. Протокол совещания, проводимого руководителем Агентства, заместителем руководителя Агентства, составляется на основании записей, произведенных во время совещания, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов, представленных к обсуждению структурными подразделениями Агентства.

3.23. Осуществление записи во время совещания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на работников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее 3 дней со дня заседания.

3.24. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

председательствующий;

секретарь;

присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

3.25. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

3.26. Поручения руководителя Агентства и его заместителей в виде резолюций на служебную корреспонденцию даются на листах установленного образца или непосредственно на самом рассматриваемом документе.

3.27. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, подпись, дата.

3.28. В резолюциях, как правило, устанавливаются сроки (календарные даты) исполнения рассматриваемых документов, а если срок исполнения документа превышает один месяц — то и сроки представления информации о ходе его исполнения.

«Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов», Менеджмент

Распоряжение

Распоряжение оформляется для решения вопросов по оперативному управлению деятельностью Университета или структурного подразделения, имеет ограниченный срок действия и касается, как правило, узкого круга должностных лиц.

Распоряжение может быть издано ректором, проректорами или руководителями структурных подразделений Университета в соответствии с их правами, установленными должностными инструкциями и Положениями о структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений издают распоряжения в соответствии с правами, установленными Положением о подразделении и их должностными инструкциями.

Распоряжение, издаваемое руководителем структурного подразделения, оформляется на бланке структурного подразделения.

Подготовка и оформление распоряжений проводится аналогично правилам подготовки приказа.

Текст распорядительной части распоряжения, как правило, начинается со слов «Обязываю», «Предлагаю» .

Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.

Протокол

Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время собрания, совещания, конференции или заседания коллегиального органа. Ведение записей и подготовка текста протокола возлагаются на секретарей коллегиальных органов.

Оформление протокола должно быть завершено в срок до 1 месяца после окончания работы коллегиального органа, если другие сроки не предусмотрены организационно-нормативными документами Университета или положениями об этих коллегиальных органах.

Протокол оформляется на унифицированном бланке протокола (Приложение 6).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В водной части оформляются следующие реквизиты протокола: «Председатель» («Председательствующий»), «Секретарь», «Присутствовали», «Повестка дня» («Повестка заседания») (17, https://education-club.ru).

В реквизитах «Председатель» и «Секретарь» указываются наименования должностей, инициалы и фамилии председателя и секретаря.

В реквизите «Присутствовали» также указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. При количестве присутствующих свыше 10 человек, допускается делать отсылку к прилагаемому списку присутствующих.

В реквизит «Повестка дня» («Повестка заседания») вносится перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы нумеруются арабскими цифрами, их наименование, как правило, начинается с предлога «О» («Об»).

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений, с указанием инициалов и фамилий выступающих, помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Документы, утверждаемые коллегиальным органом, также прилагаются к протоколу.

Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Подпись отделяется от текста 2−3 межстрочными интервалами.

Датой протокола является дата заседания.

Принятые на заседаниях коллегиальных органов решения доводятся до исполнителей и заинтересованных сторон выписками из протокола.

Выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов Университета оформляются на общем бланке Университета с добавлением наименования вида документа («Выписка из протокола»).

Выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов структурных подразделений Университета — на утвержденном бланке структурного подразделения с добавлением наименования вида документа или общем бланке Университета с добавлением наименования структурного подразделения и наименования вида документа.

Документ. Система документации — презентация онлайн

1. Документ (document, record)

–это зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р 5114198)
— это
зафиксированная
на
материальном
носителе
идентифицируемая информация, созданная, полученная и
сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве
доказательства при подтверждении правовых обязательств или
деловой деятельности (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007)
— документ — официальный документ, созданный государственным
органом, органом местного самоуправления, юридическим или
физическим лицом, оформленный в установленном порядке и
включенный
в
документооборот
федерального
органа
исполнительной власти (Методические рекомендации)

2. Официальный документ

Документ, созданный юридическим или
физическим лицом, оформленный и
удостоверенный в установленном порядке
служебный документ — официальный
документ, используемый в текущей
деятельности организации
Управленческий документ – официальный
документ, отражающий различные функции
управления в организации

3. Система документации

– это совокупность документов,
взаимосвязанных по признакам
происхождения, назначения, вида, сферы
деятельности, единых требований к их
оформлению
Унифицированная система документации
(УСД) – система документации, созданная по
единым правилам и требованиям,
содержащая информацию, необходимую для
управления в определенной сфере
деятельности

4. УНИФИКАЦИЯ

Приведение документов к
оптимальному единообразию
по составу и формам

5. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД), ВКЛЮЧЕННЫЕ В ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

0200000. УС организационно-распорядительной
документации
0300000. УС первичной учетной документации
0400000. УС банковской документации
0500000. УС бюджетной финансовой, учетной и отчетной
документации
0600000. УС отчетно-статистической документации
0700000. УС учетной и отчетной бухгалтерской документации
предприятий
0800000. УС документации по труду
0900000. УС документации Пенсионного фонда Российской
Федерации
1000000. УС внешнеторговой документации

6. Составление и оформление документов

1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

7. Устав и Регламент

УСТАВ
документ, которым оформляется порядок
образования организации, определяется
ее структура, функции, правовое
положение
РЕГЛАМЕНТ
правовой акт, устанавливающий порядок
деятельности руководства организации,
коллегиального или совещательного
органа, порядок оказания
административной услуги или
выполнения административной функции

8. Положение о структурном подразделении

1. Общие положения
2. Цели и задачи
3. Функции
4. Права
5. Ответственность
6. Руководство
7. Взаимоотношения, взаимодействие
(служебные связи) подразделения с другими
подразделениями предприятия

9. Должностная инструкция

1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения. Связи по
должности

10. Должностной регламент

Федеральный закон №79-ФЗ от 27.07.2004 (в
редакции от 25.12.2008) «О государственной
гражданской службе Российской Федерации»
Указ президента РФ №112 от 01.02.2005 «О конкурсе
на замещение вакантной государственной
гражданской службы Российской Федерации» 2005
Указ президента РФ №111 от 01.02.2005 «О порядке
сдачи квалификационного экзамена
государственными гражданскими служащими
Российской Федерации и оценки их знаний, навыков
и умений (профессионального уровня)»

11. Структура должностного регламента

1) квалификационные требования к
уровню и характеру знаний и навыков,
предъявляемые к гражданскому
служащему, замещающему
соответствующую должность
гражданской службы, а также к
образованию, стажу гражданской
службы (государственной службы иных
видов) или стажу (опыту) работы по
специальности;

12. В 1 пункте указывается

к какой группе государственных должностей
федеральной государственной службы и к
какой категории относится должность
служащего
кем на должность назначается, кем
освобождается
кому подчиняется, сколько сотрудников
имеет в своем подчинении
кто замещает служащего во время его
отсутствия, какую должность замещает он

13. Другие разделы

должностные обязанности
права
ответственность гражданского служащего за
неисполнение (ненадлежащее исполнение)
должностных обязанностей
связи по должности

14. Кто разрабатывает должностной регламент?

Должностной регламент
разрабатывается непосредственным
руководителем гражданского
служащего по каждой должности,
согласно штатному расписанию, без
указания персональных данных

15. Согласование

Должностной регламент
согласовывается с кадровым и
юридическим подразделениями
государственного органа

16. 2. Распорядительные документы

Издаваемые на основе
коллегиальности:
Решение
Постановление
ПРОТОКОЛ
Издаваемые в условиях единоначалия:
приказ
распоряжение
указание

17. По срокам действия приказы могут быть:

— постоянно действующими, т.е. без ограничения
срока их применения
— временными, т.е. действующими в течение
указанного в них срока или до наступления
определенного события, выполнения указаний
данного документа

18. Структура текста распорядительного документа

Констатирующая часть (цель, задачи
издания распорядительного документа,
ссылки на другие распорядительные
документы)
СЛОВО — разделитель:
Распорядительная часть
(кому – что сделать – к какой дате)

19. Констатирующая часть

В соответствии с Федеральным законом от 22
октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации» п р и к а з ы в а ю:
Во исполнение Федерального закона от 22 октября
2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской
Федерации» п р и к а з ы в а ю:

20. Распорядительная часть

В каждом пункте указывается
исполнитель, при этом если дается
поручение конкретному подразделению,
то название его пишется полностью, в
скобках указываются инициалы и
фамилия руководителя этого
подразделения в именительном падеже.
1. Административнохозяйственному управлению
(Д.А. Петров) …

21. Составление текста

Если поручение дается конкретному
исполнителю, то его должность и фамилия
указываются без скобок в дательном падеже.
1. Начальнику Юридического управления
Е.А. Семиной …

22. Оформление поручений

В случаях, когда одному исполнителю
поручается несколько разных заданий,
подлежащих исполнению в один общий
срок, исполнитель и срок исполнения
указываются один раз в основном пункте,
а поручения выделяются в отдельные
подпункты.
1. Начальнику Юридического управления
Е.А. Семиной в срок до 14.09.2009:
1.1. Представить…
1.2. Подготовить

23. Оформление поручений

Если одному исполнителю поручается несколько
разных заданий, подлежащих исполнению в
разные сроки, то исполнитель указывается один
раз в основном пункте, а поручения и сроки их
исполнения выделяются в отдельные
подпункты.
Например:
1. Начальнику Юридического отдела
Е.А. Семиной:
1.1. Представить… в срок до 14.09.2009
1.2. Подготовить …в срок до 16.09.2009

24. Подписание, согласование

В последнем пункте обязательно указать, на кого
возлагается контроль.
Подписывает распоряжение руководитель или
заместитель руководителя организации
Распорядительные документы подлежат
согласованию с заинтересованными лицами
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ)
ПРИКАЗ
_____________________
N ___________
Москва
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве культуры
Российской Федерации
В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в
Министерстве культуры Российской Федерации п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве культуры Российской
Федерации.
2. Признать утратившим силу приказ Министерства культуры Российской Федерации от 29.06.2001
N 701 «Об Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Министерства культуры Российской
Федерации»
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.
Министр
Подпись
А.А. Авдеев
Протокол
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРОТОКОЛ
заседания Научного Совета
—————————————————————————————————————————————————-Москва
_________________
N _________
Председательствующий — И.О. Фамилия
Секретарь — И.О. Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы …
Доклад заместителя Руководителя . ..
2. О ……………………………………
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия — текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия — краткая запись выступления
И.О. Фамилия — краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2. …
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председательствующий
Секретарь
Подпись
Подпись
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
ПРОТОКОЛ
совещания у Руководителя Федерального архивного агентства
И.О. ФАМИЛИЯ
—————————————————————————Москва
__________________________
Присутствовали:
—————Наименование должности
Наименование должности
Наименование должности
Наименование должности
N _________

И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
—————————————————————————I. О выполнении годового плана научно-исследовательской работы
ВНИИДАД
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению …
2. Директору ВНИИДАД …
II. О введении мер по …
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
2. Принять к сведению …
Руководитель Росархива
Фамилия
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_____________________
N ___________
Москва
О создании рабочей группы по определению приоритетных
направлений государственной поддержки создания
национальных фильмов
В
целях формирования приоритетных направлений производства отечественных фильмов:
1. Образовать рабочую группу Министерства культуры Российской Федерации для определения приоритетных
направлений
государственной
поддержки производства
национальных
фильмов,
претендующих
на
государственную поддержку (далее — Рабочая группа).
2. Утвердить состав Рабочей группы:

Министр
Подпись
И. О. Фамилия

32. Протокол

Протокол-это документ, фиксирующий
ход обсуждения вопросов на
заседаниях, совещаниях, собраниях и
принятые решения
— Краткий протокол
— Полный протокол
— Стенографический протокол

33. Что используем для подготовки протокола

Повестка дня
Список участников
Проекты решений
Проекты документов обсуждаемых и
утверждаемых на заседании
Аудиозапись заседания
Стенограмма заседания
Доклады выступавших на заседании

34. Структура вводной части

Председатель — И.О. Фамилия.
Секретарь – И.О. Фамилия.
Присутствовали:
(указывается
состав
присутствующих
в
порядке
алфавита
фамилий)
Присутствовали: 15 членов совета (список
прилагается)
Повестка дня:
(перечисляются рассматриваемые вопросы)
1.Рассматриваемый вопрос. Докладчик –
должность, Ф.И.О.
2. то же

35. Основная часть протокола строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. докладчика – Текст доклада
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. выступавшего в прениях – Текст
выступления.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:

36. Краткий протокол

1. СЛУШАЛИ:
Иванова И.А. – Доклад прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ:
1. Одобрить данный проект.
Протокол может фиксировать решение об
утверждении какого-либо документа. В этом
случае
в
тексте
протокола
должна
содержаться ссылка на его дату и номер, а
сам документ прилагается к протоколу.
При наличии особого мнения по принятому
решению оно записывается в протокол
(после
соответствующего
протокольного
решения).

38. Подписание, доведение до исполнителей

Подписывает протокол председатель и
секретарь коллегиального органа

39. ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

Решения, принятые на заседании, могут
доводиться до исполнителей в форме
выписки из протокола
Текст выписки повторяет:
вводную часть протокола
Основную часть и решение по
конкретному вопросу (вопросам)

40. Выписка из протокола

это свободная копия протокола по
одному из пунктов повестки дня.
составляется секретарем
коллегиального органа по мере
необходимости
Для придания юридической силы
выписка заверяется секретарем
коллегиального органа и при
необходимости печатью организации

41. Оформление протокола

На оформление протокола совещания
отводят обычно 2-3 дня, если иное не
установлено нормативным документом.
По окончании совещания секретарь
должен провести корректировку текста
с руководителем и выступавшими,
собрать
тексты
докладов
и
выступлений.

42. 3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:

Докладные записки
Служебные записки
Акт
Объяснительные записки
Служебные письма
Справки
Телеграммы
Телефонограммы

43. Докладная записка

Докладная записка – это документ,
адресованный руководителю
организации, руководителю
структурного подразделения или в
вышестоящую организацию,
содержащий обстоятельное изложение
управленческого вопроса с выводами и
предложениями составителя

44. Цель создания

Инициативные, информационные и отчетные
Составляется
с
целью
информировать
руководство о сложившейся ситуации, имевших
место фактах и т.п. и побудить к принятию
определенного решения.
Обеспечивают связь объектов управления на
вертикальном
уровне,
предоставляют
информацию руководителю о текущей ситуации
Отчетные докладные записки сообщают о
выполнении заданий, планов, указаний, работ.

45. Пример докладной записки

Отдел рекламы
Генеральному
директору
ООО “Мечта”
Горюнову В.Л.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
20.01.2006 № 10
О проведении семинара
В соответствии с Вашим поручением отдел рекламы 12.02.2006
проводит семинар на тему «Реклама и ее роль в маркетинге». Для
проведения семинара необходима информация об итогах работы
отдела маркетинга за прошедший год. Однако начальник отдела
маркетинга В.П. Иванов предоставить необходимые материалы
отказывается.
Прошу Вас дать указание о предоставлении необходимой
информации для семинара.
Начальник отдела
В.О. Горшков

46. Служебная записка

Служебные записки — осуществляют
коммуникативные связи на
горизонтальном уровне и составляются
по вопросам материально-технического,
информационного, организационного и
хозяйственного обеспечения

47. Оформление

наименование структурного
подразделения – автора документа
ВИД ДОКУМЕНТА,
дата
регистрационный номер
заголовок к тексту
Текст
отметка о наличии приложений
подпись
адресат

48. Оформление

Визы ставятся на лицевой стороне листа
после реквизита «Подпись»
При наличии приложения к служебной
записке обязательно оформление
реквизита «Отметка о наличии
приложения»

49. Пример оформления служебной записки

Административнохозяйственный отдел
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
20.01.2006 № 10
Начальнику службы охраны
Д. В.Емелину
В субботу 28.11.2009 с 13-00 до 15-00 в офисе будут проводитьсяработы,
связанные с сервисным обслуживанием кондиционеров.
Прошу Вас разрешить доступ следующих сотрудников компании ООО
«АэроВент» для выполнения этих работ:
Королев Роман Николаевич
Машков Геннадий Сергеевич
Начальник отдела
А.С. Антипов

51. АКТ

— документ, составленный
несколькими лицами (комиссией)
для подтверждения установленных
фактов и событий, связанных с
деятельностью организации

52. Правила оформления и составления

Заголовочная часть оформляется
центрированным или угловым
способом
Датой акта является дата
актируемого события
Номер акта
Место составления акта

53. Правила оформления и составления

В заголовке отражается цель
составления акта, цель работы
комиссии
Утверждается акт руководителем
Подписывается председателем и
членами комиссии

54. Текст акта

Состоит из двух частей: вводной и
основной
В вводной части указывается:
ОСНОВАНИЕ:
локальный нормативный акт,
договор, на основании которого
актируется факт, событие или
действие, его дата, номер, заголовок

55. Состав комиссии

СОСТАВЛЕН:
Перечисляются составители с указанием
должностей (в том числе наименований
организаций), фамилий и инициалов.
Первой указывается фамилия председателя,
затем членов комиссии в алфавитном порядке
через запятую
Например:
Председатель: должность, ФИО
Члены комиссии: должность, ФИО….

56. Основная часть

Строится по схеме:
Дата, время, место, актируемого события
Собственно актируемое событие,
подтверждающие факты
Выводы комиссии, рекомендации

57. Заключительная часть

Содержит указание на количество экземпляров
акта и место их нахождения
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экз. – Управление делами;
2-й экз. – Административно-хозяйственное
управление
Акт может содержать приложения
Приложение: справка о наличии оборудования
на 2 л. (без указания количества экземпляров)

58. Подписание

Все экземпляры акта и (при наличии) приложений
к нему подписываются составителями и
присутствовавшими лицами.
При подписании акта председателем и членами
комиссии наименования их должностей не
указываются.
Например:
Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии:
Личная подпись И.О. Фамилия
Личная подпись И.О. Фамилия

59. Особое мнение

Особое мнение излагается на отдельном листе,
подписывается и прилагается к акту

60. Подписание, утверждение

В необходимых случаях (если это требование
закреплено в нормативном порядке) акт
согласовывается, утверждается, а также может
удостоверяться оттиском печати
Визы ознакомления сотрудников «С актом
ознакомлен(ы)»: указываются наименования
должностей, личные подписи, расшифровки
подписей, даты ознакомления

61. Регистрация и хранение актов

Акты регистрируются делопроизводителями и
подшиваются в дела в структурных
подразделениях, ответственных за направления
деятельности, к которым относятся
подтверждаемые актами факты и события
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
(РОСАРХИВ)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
Директору ВНИИДАД
М. В. Ларину
ул. Ильинка, д. 12, г. Москва, 103132
тел. 606-35-31; тел./факс 606-55-87;
e-mail:[email protected];
http://www.rusarchives.ru
_____________________ N _____________
На N ____________ от ________________
Уважаемый Михаил Васильевич!
Направляем замечания РГАНТД на план-проспект научного доклада «База данных как объект архивного
хранения».
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
С уважением,
В.П. Тарасов

63. Справка по вопросам основной и кадровой деятельности код 0253201

Справка – документ, содержащий
описание и подтверждение тех или
иных фактов, событий или документ,
подтверждающий факты
биографического или служебного
характера
Информационные справки
Справки по личному составу

64. Информационные справки

Описывают факты и события,
связанные с основной деятельностью
организации
Бывают внутренние и внешние
Внешние справки направляются в
сторонние организации
Внутренние справки составляются
реже, могут заменяться внутренней
перепиской

65. информационные справки

Отражают индивидуальные ситуации
Составляются по запросу и
представляются в установленные сроки
Должны объективно отражать
состояние дел, поэтому ее составление
требует проверки сведений,
сопоставления полученных данных
Текст справки может содержать данные
в табличной форме и приложения

66. Формуляр информационной справки

Внешние справки оформляются на общем
бланке, а внутренние на чистом листе, но
имеют те же реквизиты:
Дата, адресат, текст и заголовок к тексту,
подпись, наименование учреждения или
структурного подразделения
Справку подписывают должностные лица ее
составляющие и несущие ответственность за
предоставленные данные (руководство,
руководство структурных подразделений,
ответственные исполнители)

67. Справка по личному составу

Содержит сведения о должностном
лице, включая ФИО и должность
Место представления справки
Дополнительные сведения
Подписывает руководитель или
начальник отдела кадров, заверяется
печатью организации
Если содержит финансовые сведения –
подписывает главный бухгалтер

68. Понятие доверенности

Доверенность – письменное уполномочие,
выдаваемое одним лицом другому лицу для
представительства перед третьим лицом (ст.
185 ГК РФ)
Доверенность является документом, который
подтверждает наличие у представителя прав
действовать от имени другого лица
(юридического или физического), определяет
условия и границы реализации этих прав.

69. Доверенность от имени юридического лица

Выдается за подписью его руководителя или
иного лица, уполномоченного на это
учредительными документами, с
приложением печати этой организации
Доверенность от имени юридического лица
на получение или выдачу денег и других
имущественных ценностей должна быть
подписана также главным (старшим)
бухгалтером этой организации

70. Срок действия доверенности (ст. 186 ГК РФ)

Срок действия доверенности не может
превышать 3-х лет. Если срок в
доверенности не указан, она сохраняет
силу в течение года с момента ее
совершения.
Доверенность, в которой не указана
дата ее совершения, ничтожна

71. Форма совершения доверенности

Доверенность совершается только в
письменной форме
Доверенности на совершение сделок,
требующих нотариальной формы,
должны быть нотариально
удостоверены

72. Реквизиты доверенности

Наименование автора (организация или физическое
лицо – доверитель)
Вид документа – доверенность
Дата составления!!!
Регистрационный номер
Текст (содержит реквизиты представителя и
представляемого и существо полномочий)
Срок действия доверенности
Подтверждение подписи доверенного лица
Подпись доверителя или должностного лица
Печать (когда доверенность выдается юридическим
лицом)

73. Доверенности бывают

Генеральные
Специальные
Разовые

Оформление протокола заседания

Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления ­протокола заседания / собрания:
  • Если в повестку дня включается вопрос информативного характера, например, «О ходе строительства…», то:
    • Необходимо ли выносить какое-либо решение типа: «Принять ­к сведению». Или можно вопрос оставить без постановляющей части?
    • Нужно ли такие вопросы вообще включать в повестку дня?
  • Всегда ли в протоколе необходимо хотя бы кратко приводить содержание выступлений в ходе обсуждения вопроса, требующего принятия решения, или можно просто указать: «Проведено обсуждение…» и далее ­«Постановили (решили)»?
  • На вопрос отвечает Брызгалова К.М., эксперт журнала

    Ответ на первый вопрос читателя содержится в самом определении протокола как вида документа: протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, т.е. процесс принятия управленческих решений и сами решения.

    Итак, протокол содержит запись хода обсуждения вопросов и принятия решений по ним. Если делается обычный доклад информационного характера, который не подлежит обсуждению и по нему не принимается никаких решений,то нет смысла включать его в виде отдельного пункта в повестку дня. Тогда и решение типа «Принять к сведению» записывать в протоколе не потребуется.

    Если вопрос читателя следует понимать как вопрос о том, допустимо ли в принципе писать формулировку «Принять к сведению» в качестве принятого решения, то ответ на него будет утвердительным. Да, допустимо. Ведь даже в образце оформления краткого протокола, который приведен в приложении № 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, такая формулировка принятого решения присутствует (см. Пример 2).

    Но в реальной практике управленческой деятельности «голое информирование» встречается крайне редко. Да и ход строительства требует постоянного контроля. Как минимум по итогам такого доклада может быть принято решение о назначении следующей даты информирования о ходе строительст­ва, например, через месяц на следующем заседании или в виде письменного отчета, предоставленного конкретным должностным лицам.

    Итак, вопрос «О ходе строительства…» может носить не только информативный характер. В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:

    • либо одобрить его (если все идет по заранее намеченному плану),
    • либо принять решение о необходимости экстренных мер для выправления ситуации, о сдвиге сроков, об изменении плана работ и т.д.,
    • а также назначить дату и форму следующей «контрольной точки».

    Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается. Тогда его формулировку и нужно ­зафиксировать в протоколе в части «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».

    Ответить на второй вопросчитателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводст­ву в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536).

    Текст протокола состоит из двух частей:

    • вводной и
    • основной.

    Образец полного протоколам. в Примере 1.

    Во вводной части указываются председатель, секретарь и присутствующие (приглашенные). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование ­начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.

    Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».

    В части «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. Содержание выступления может быть оформлено отдельно, тогда в протоколе делается сноска «текст выступления прилагается» (см. раздел 2 протокола из Примера 1).

    Если выступлений и обсуждений не было, то часть «ВЫСТУПИЛИ» просто не включается; тогда этот раздел протокола будет состоять только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» (см. раздел 1 протокола из Примера 1).

    Пример 1

    В практике делопроизводства применяется также краткий протокол, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. Его форму мы привели в Примере 2.

    В таком протоколе указывают только:

    • список присутствующих,
    • рассматриваемые вопросы и
    • принятые решения.

    Для начала посмотрим, как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предписывает оформлять краткую форму протокола. При этом напомним, что положения данного документа являются обязательными лишь для федеральных органов исполнительной власти. Остальные организации могут по собственному желанию заимствовать для себя формы документов и технологии работы, описанные в Типовой инструкции.

    Фрагмент документа

    Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08. 11.2005 г. № 536

    2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

    Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

    • Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
    • заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.

    Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

    Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

    Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии ­печатаются через 1 межстрочный интервал.

    Затем указывается принятое по вопросу решение.

     

    Отметим, что в предыдущей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Рос­архива от 27.11.2000 г. № 68 и в настоящее время утратившей силу, не было положений, посвященных краткому протоколу. Т.е. раньше оформление кратких протоколов не регламентировалось на федеральном уровне, поэтому они оформлялись в соответствии с инструкцией по делопроизводству конкретной организации. А инструкции по делопроизводству организаций в свою очередь составлялись на основе практического опыта, который был изложен в любом учебнике по делопроизводству.

    В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, действующей сейчас (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536), появился пункт 2.7.3.4, посвященный краткому протоколу. Поэтому инструкции по делопроизводству, разрабатываемые федеральными органами исполнительной власти, должны содержать такие же требования к оформлению краткого протокола. При этом отметим, что в требованиях, изложенных в пункте 2.7.3.4 Типовой инструкции, существуют «инновации в оформлении», которые не характерны для общепринятой практики оформления кратких протоколов. К ним в первую очередь можно отнести:

    • исключение из вводной части повестки дня;
    • центрирование наименования вопроса и подчеркивание его одной чертой ниже последней строки;
    • оформление информации о присутствующих;
    • правила оформления основной части.

    Для наглядности покажем приложение № 10 к действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которое содержит образец оформления краткого протокола:

    Пример 2

    Основная часть — протокол — Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 1

    Основная часть — протокол

    Cтраница 1

    Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктах 14 дня. [1]

    Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам меню дня. [2]

    Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), отдельно по каждому вопросу задачи дня.[3]

    Основная часть протокола содержит разделы: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу задачи дня. [4]

    Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), отдельно по каждому вопросу. Эти слова, которые начинаются каждую часть раздела, пишут прописными буквами, после них ставят двоеточие и на следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика.[5]

    Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, приложениями дня. [6]

    Полный протокол проводится при проведении особо важных заседаний, совещаний. Основная часть протокола состоит из разделов, пунктам плана дня. Основной частью протокола является раздел ПОСТАНОВИЛИ, который заполняется наиболее подробно.[7]

    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: Председатель, Секретарь, Присутствовали, Повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, пунктам плана дня. Текст раздела каждого строится по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ. Текст постановления (решения) готовится по образцу распорядительной части приказа. Протокол подписывается председателем и секретарем.[8]

    Полный протокол проводится при проведении особо важных заседаний, совещаний. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Основной частью протокола является раздел ПОСТАНОВИЛИ, который заполняется наиболее подробно. [9]

    Страницы: 1

    образец. Законодательные требования к оформлению

    По результату заседания заседания или собрания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

    Скачать образец бланков можно в конце статьи.

    По ходу проведения каким соглашением всегда составляется протокол, причем руководство само решает, образцом лучше использовать. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

    1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
    2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного согласования.
    3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

    Таким образом, основная задача документа — зафиксировать достигнутого соглашения и всех решений, которые были приняты по результату.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком — нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, которые проходят непосредственно на обсуждаемые вопросы на будущее развитие организации.

    В законодательстве не разработано требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, внеочередное совещание или совместное собрание с представителями контрагента).

    Обычно в документе отражаются такие сведения:

    1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления.Нумерацию можно проводить сквозную — начало отсчета с каждого календарного года.
    2. Состав присутствующих:
    • председатель комиссии;
    • ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
    • остальные присутствующие — обычно список выносится в конец документа.
    1. Повестка дня — т.е. список вопросов, которые обязать. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно классических объявлений за несколько дней собрания).
    2. Список выступающих (ФИО, должность, тема выступления, выступутые вопросы).
    3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
    4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
    5. Если к протоколу прилагаются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют название документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

    Бланк и образец 2020

    Самый простой случай бланк выглядит так.

    А в образце можно выбрать такую ​​форму:

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решений нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксированного суммирования голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

    Краткая и полная разновидности

    В одной и той же же организации могут проводиться разные согласования. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно разновидности документа:

    Выписка из протокола

    В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании.Верность заверяется личной подпись, секретаря и / или председателя собрания.

    Особенности ведения

    В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, как правило, выбирает наиболее простой шаблон.

    Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующих:

    1. Образец протокола утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
    2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря.
    3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко дополнительное фиксирование всех событий, происходящего во время собрания. Применяются средства аудио- и видеоиси. Впервые при необходимости в приложении к протоколу приводятся стенограммы выступов — точные цитаты того, что сотрудники и другие приглашенные лица.
    4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другого фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проходят на разных этапах деловых переговоров.
    5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

    Чтобы избежать использования неточностей, применяют средства- и видеоиси, чтобы продемонстрировать стенографически воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

    Скачать образцы бланков:

    Новая страница 1

    Протокол как отражение коллегиального метода принятия решений

    Протокол заседаний для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторон договоренностей или выработанных дополнительных условий.

    Протокол заседания — документ, последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

    Протокол заседание отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений.Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее организации и принципиальные вопросы в деятельности, требующие коллективного, совместного обсуждения и решения.

    Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности , г. например в организациих, имеющей форму акционерного общества, на основе коллегиальности членского собрания, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия.Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности.

    Подготовительный этап

    Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка плана дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

    Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрация участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров обществ список присутствующих на генеральном акционера и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания.Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявление доверенности на право интересов интересов акционера. Регистрация присутствующих на правильный важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все условия соответствуют требованиям полномочиями для участия в голосовании по принимаем решениям.

    Протокол составляется на стенограммы заседания, звукозаписи заседания или основания черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов) решений, задачи дня, списков участников и др.).

    Если заседание стенографировалось или велась звукозапись , после стенограммы заседания расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно быть 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

    Если ход заседание записывался на магнитофон или диктофон , после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возбудителя вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

    Оформление реквизитов протокол

    С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

    Полный протокол содержит запись всех выступлений на общий, краткий — только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы органа управления или решается председателем коллегиального органа.

    Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательные реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

    Оформление реквизитов соответствия должен соответствовать ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ».

    Датой протокола является дата события (заседание, собрание).Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.

    Регистрационным номером протокол является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

    Место составления протокол указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.Наименование места составления документа можно не указывать, если на названии территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области .

    Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:

    ПРОТОКОЛ (чего?) Заседание комиссии по переоценке основных фондов

    ПРОТОКОЛ (чего?) Заседание дирекции

    Текст протокола состоит из двух частей — вводной и основной.Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии и председателя бюро заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в правом голоса, перечисляемых по алфавиту без указания должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:

    Присутствовали: члены Научно-технический совет в количестве 25 чел.(список прилагается).

    Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемые или обсуждаемые лица, перечисляются после слова «Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителем других организаций.

    В повестке дня заседания указывается вопрос или являющиеся предметом рассмотрения на вопросы, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения.Вопросы задачи дня строятся по формуле «о чем?»:

    Вопросы цели дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включить в повестку дня пункт «Разное».

    Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов дня, каждый из которых строится по схеме:

    1. СЛУШАЛИ:

    ВЫСТУПИЛИ:

    РЕШИЛИ: ( или: ПОСТАНОВИЛИ :)

    Эти ключевые ключевые слова для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки.Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст отчет прилагается) .

    В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» указывает фамилии, принявшие участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения.Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.

    При необходимости в этом же раздел протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующая форма:

    Вопрос: Если будет принято решение об эмиссии акций рассматривает ли выпускаемых акций?

    Ответ: Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.

    Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

    В разделе «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично — так, чтобы не иметьло двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей: «Утвердить . ..», «Предусмотреть …», «Внести изменения … ». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с решением указываются результаты: количество голосов «за», «против», «Воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, — количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.

    Участник согласования или заседание может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого записывается в протокол после записи соответствующего решения.

    Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:

    Подписи председателя и сек заседание завершают оформление протокола.Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа — помощника.

    В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только в отдельных случаях председателем (председателем) на редактором. Законодательством также имеются случаи подписания протоколов всего органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее — Закон) предусмотрено (ст. 68), что протокол совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председателем на генеральный, который несет ответственность за правильность составления протокола.

    Что же касается оформления протокол заседания общего собрания, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:

    — место и время собрания общего собрания;

    — председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

    В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания общества должны быть основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

    Сокращенный вариант оформления протокол

    Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт задачи дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первая указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступившего — в порядке их выступления).После присвоения фамилии при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже — решение (постановление).

    Выписка из протокола

    Для информирования способов организаций и лиц о целях решениях, а также в подтверждения решений могут оформляться выписки из протокола.

    Выписка из протокола — документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, секретаре, секретаре, присутствовавших) дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения.Подписями председатель и секретарь выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

    Протокол — документ, в кᴏᴛᴏᴩом фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

    Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных комитетов и министерств муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.Исключая выше сказанное комитетом, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

    Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций »собраний, семинаров и т. Д.)

    Протокол оформляется секретарем на базе записей, кᴏᴛᴏᴩые он вел на код. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Стоит сказать, для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

    Протокол оформляется на общем бланке .

    Заголовок, дата и номер протокола

    Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания . К примеру, Протокол (чего?) Заседание педагогического совета; объединение начальников структурных подразделений и т.д.

    Датой протокола будет дата заседания (протокол после заседания) В рамках совещания если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

    Например: 21 — 24.07.2009 .

    Номером (индексом) протокола порядковый номер заседания в пределах календарного года или полномочий коллегиального органа.

    Отметим, что текст протокола включает следующие части:

    • вводную;
    • основную.
    Вводная часть

    Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова « Присутствовали »в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы представленных лиц, присутствовавших на представленных.

    «Присутствуют» с новой строки печатают слово « Приглашенные »и указывается список приглашенных лиц, в ϶ᴛᴏм случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

    Во вводной части протокола указывается повестка дня .

    состоит из перечисления вопросов, и закрепляет их обсуждение и фамилии выступающих (докладчиков) отмечает, что каждый вопрос дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

    По каждому пункту указывается докладчик (руководство, готовившее данный вопрос)

    Основная часть

    В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

    Исходя из всего выше сказанного, мы приходим к выводу, что заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

    Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой чаше всего в тех случаях, когда оно носит оперативный характер (см. Рис. 3.3.)

    Стоит сказать — полный протокол — содержит не только сведения об обсужденных вопросах, сведениях и фамилиях выступавших, но достаточно подробные записи, передающие решения и выступления участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.Стоит сказать — полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. Рис. 3.4)

    Рисунок № 3.3. Пример оформления краткого протокола

    Рисунок № 3.4. Пример оформления полного протокола

    При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

    Стоит сказать, что каждый раздел состоит из трех частей : «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), кᴏᴛᴏᴩые печатаются от левого поля прописными буквами.Такое оформление позволяет изложить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в кᴏᴛᴏᴩой сформулировано решение.

    В части « СЛУШАЛИ »излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже укажите фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от лица третьего единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Отметим, что текст прилагается»)

    В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

    В части « ВЫСТУПИЛИ »с новой строки в именительном падеже укажите выступающего и после тире, выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику)

    В части « ПОСТАНОВИЛИ »(« РЕШИЛИ ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Отметим, что текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

    Отметим, что текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

    Протокол оформляет секретарь заседания.Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

    Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Должность наименования печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

    В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

    Выписка из протокола

    Выписка из протокола представляет собой точную копию текста подлинного протокола, находящегося к тому вопросу дня, по кᴏᴛᴏᴩому готовят выписку.Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос дня, по кᴏᴛᴏᴩому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, инициалов и даты (см. Рис. 3.5)

    Рисунок № 3.5. Пример оформления выписки из протокола

    Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение.В ϶ᴛᴏм случае используйте инструмент доведения до исполнителей вариантов решений. В таком случае секретарь, например, Правления акционерного общества, не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по вопросам высшего исполнителям. Выписки подписывает секретарь.

    Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

    Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний.К примеру, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.

    Введение.

    Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлении по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.) «

    Состав управленческих Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается Государственной системой документационного управления документами (ГСДОУ) и унифицированных систем управления документами. ).

    Унифицированные документы — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, предъявляемым к специальной информации, необходимой для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначено для использования с помощью средств вычислительной техники, так и при помощи методов обработки информации.

    Управленческие документы по наименованию, и составу реквизитов соответствуют УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) организации другими нормативными документам, содержащим правила документирования.

    Целью данной контрольной работы является определение протокола, отразить правила его оформления, а также показать какие бывают формы протоколов.

    1.Понятие протокола и его назначение.

    В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной системы.

    Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях

    Нужно иметь в виду, что в деятельности организаций и предприятий часто составляют документы под названием «Протокол», однако они не подпадают под приведенное определение . Так, в области договорных отношений составляют протоколы о намерениях, протоколы разногласий, протоколы согласований; в основных документах акционерного закона называет протоколы счетной комиссии и т.д. Подобные разновидности протоколов сходны по своему назначению с актами: они фиксируют и подтверждают факты или события.

    Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой является обсуждение действующими тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместном принятии решений, часто голосованием.

    Появление в нашей стране акционерного обществ возникло внимание к этому документа. Высшие органы управления акционерного общества — коллегиальные и протоколы, которые находит отражение их деятельностью, становятся одними из важнейших органов управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний, заседаний совета директоров и правления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и другие правовые акты уделяют специальное внимание содержанию этих документов.

    2. Правила оформления протоколов.

    Протокол — документ, последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях органов совещаний и заседаний коллегиальных.

    Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.).), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

    Обязательному протоколированию подлежат заседанию постоянно и временно исполняющим обязанности коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых сов советов, заседаний директоров и др.). Протоколы оформляются на основании записи хода заседания, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов проектов, задач дня, списков приглашенных и др. )).

    В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе возникают председатель и секретарь, ведущие заседания. Обязательными реквизитами протокола являются:

    · наименование организации;

    · на название вида документа;

    · дата и регистрационный номер;

    · место составления или издания;

    · заголовок к тексту;

    · подписи.

    3.Виды протоколов

    Существует два вида протоколов: полный и краткий.

    Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседаниях.

    Краткий протокол — только фамилии выступающего и краткую запись о теме выступления.

    Решение о том, какую форму протокола вести на работу, принять руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

    Заголовком протоколом служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии. ..; протокол согласований …).

    Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

    Вводная часть оформляется одинаково в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии участников заседания и фамилии или общего числа участников заседания и приглашенных лиц («Список участников прилагается»), повестка дня.

    Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, — в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список.В протоколе текущих заседаний и комиссий присутствующих не указываются постоянно. Перечисление присутствующих оформляющих во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

    При этом слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек) печатают слева от поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

    Вводная часть соответствует повесткой дня. Вопросы в повестке дня по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов «О», «Об». Не рекомендуется вопрос или группу вопросов сформулировать словом «Разное». Наряду с указанием указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

    Слова «Повестка дня» располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.

    Основная часть текста протокола по каждому вопросу дня дня строится по схеме: СЛУШАЛИ … ВЫСТУПИЛИ … ПОСТАНИЛИ (РЕШИЛИ)…

    В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полном протоколе приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его отчета (сообщения, информации формы, отчета). Если текст представлен представлен докладчиком в письменном виде, указании темы делать отметку: «текст доклада прилагается». В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может один содержать или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

    Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня.Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

    Участник сообщества или заседания может создать особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном решении и присоединяется к протоколу. О наличии особого решения запись в протоколе после записи решения.

    Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателей (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на отрицательных.

    Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указаны наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих.Наименования должностей указы обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

    Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается по центру размера шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии последних лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

    Протокол

    Протокол (от франц. Protocole — первый лист) — 1) документ, подписанный договаривающиеся стороны и фиксирующий результаты перед заключением договора; 2) запись происходившего на собрании с указанием участников и реализации решений.

    Протокол — это документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и т.д.

    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

    Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию. Постоянная информация включает термины «председатель», «секретарь», «присутствовали». Переменная информация — это фамилии и инициалы председателя, секретари и присутствующих. К фамилиям приглашенных ввести название должности и наименование организации. В конце вводной части указателя включительно дня. Вопросы норма по степени важности и сложности.

    Основная часть протокола строится по схеме «слушали — выступили — постановили (решили)», причем для каждого вопроса по отдельной. Слова «Слушали», «Выступили», «Постановили» («Решили») пишут прописными буквами.

    Вопросы и ответы фиксируют в разделе «Выступили». Слова «вопрос» и «ответ» не пишут. Записывают фамилию и инициалы выступающего, краткое содержание вопроса или ответа.

    Завершает протокол постановление (решение). Эту часть обозначают словом «Постановили» или «Решили».

    Постановляющая часть как «действие — исполнитель — срок». Исполнителем может быть предприятие, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.

    Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-то документа, в нем должна быть ссылка на дату и номер этого документа, а сам документ нужно приложить к протоколу. При подведении итогов выборов нужно результаты указать голосование по каждой кандидатуре.

    Протокол подписывают председатель и секретарь.Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Если фиксирует итоги собрания, для ведения которого был избран избранный президиум, подписать его председатель, секретарь и члены президиума.

    2,4. Протокол — Управление здравоохранением

    2.4. Протокол

    Протокол — документ, протокол последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях конференций и совещаний коллегиальных органов.

    Порядок подготовки и оформления протоколов и решений коллегиальных органов положениями об этих органах или регламентами их работы.

    Протокол составляется на основании произведенных во время совещания (заседание, коллегии, медицинские советы), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов и решений др. Материалы к обсуждению представляются структурными структурами организаций и сторонними организациями, которые возложена их подготовка, не чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа.Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

    Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретари коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовых вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

    Подлинники документов по вопросам, рассмотренным направлением, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о решениях.

    Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседанию уничтожены по миновании надобности в них, причем копии протоколов — по акту.

    На протоколе, встроена информация ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

    Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

    Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

    Председатель или издательство

    Секретарь

    Присутствовали — список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших

    Повестка дня

    Докладчики по каждому пункту назначения дня

    Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня дня. Текст раздела строится по схеме:

    СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

    Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст прилагается». Постановление (решение) — в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

    Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

    Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по конкретным вопросам.

    Протокол подписывается председательским на голосование и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

    Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии медицинских, технических, научных и экспертных советов и др.Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в протоколе.

    Номера постановлений (решений), состоят из номера протокола, рассматриваемого номера в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

    Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и руководящим лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.Копии заверолов заверяется печатью службы ДОУ.

    Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующий бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

    Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или в общем бланке организации формата А4.

    Образец оформления протокола

    Министерство здравоохранения

    Российской Федерации

    П Р О Т О К О Л

    от 00. 00.0000 № 00

    г. Москва

    Коллегия Министерства здравоохранения Российской Федерации

    Председатель коллегии _____________________________

    Секретарь коллегии ________________________________

    Присутствовали: 50 человек (список прилагается)

    ПОВЕСТКА ДНЯ:

    1. О Концепции у правления медицинской помощи в Российской Федерации .Доклад руководителя Департамента организации медицинской помощи населению Минздрава России А.А. Иванова.

    2. О …

    1. СЛУШАЛИ:

    Иванова А.А. — текст доклада прилагается

    ВЫСТУПИЛИ:

    Петров П.П. — краткая запись выступления

    Сидоров С.С. — краткая запись выступления

    ПОСТАНОВИЛИ:

    1.1. Одобрить Концепцию у правления качества медицинской помощи в Российской Федерации .

    1.2. …

    2. СЛУШАЛИ:

    ВЫСТУПИЛИ:

    ПОСТАНОВИЛИ:

    Редакционный (подпись) (расшифровка подписи)

    Секретарь (подпись) (расшифровка подписи)

    Протокол Совета Совета Агентства Приказ Росжелдора от 05.04.2005 N 11 Об утверждении Регламента Федерального агентства железнодорожного транспорта (Зарегистрировано в Минюсте РФ 23.05.2005 N 6617)

     

    3.22. Протокол совещания, проводимого руководителем Агентства, заместителем руководителя Агентства, составляется на основании отчетов, произведенных во время совещаний, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других, представленных к обсуждению структурными подразделениями Агентства.

    3.23. Осуществление записи во время собрания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на работников подразделений, готовых вопросы к обсуждению.Текст протокола должен быть подготовлен не позднее 3 дня со дня заседания.

    3.24. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

    В вводной части оформляются следующие реквизиты:

    председательствующего;

    секретарь;

    присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

    повестка дня;

    докладчики по каждому пункту цели дня.

    Основная часть протокола состоит из разделов, пунктам настройкам дня.

    Текст каждого раздела строится по схеме:

    СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

    Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по конкретным вопросам.

    3.25. Протокол подписывается председательствующим на и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

    3.26. Поручения руководителя Агентства и его заместителей в виде резолюций на служебную корреспонденцию даются на листах установленного образца или непосредственно на самом рассматриваемом документе.

    3. 27. В состав входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, подпись, дата.

    3,28. В резолюциях, как правило, устанавливаются сроки (календарные даты) исполнения рассматриваемых документов, а если срок исполнения документа один месяц — то сроки представления информации о ходе его исполнения.

     

    Документ. Система документации — презентация онлайн

    1. Документ (документ, запись)

    –это зафиксированная на материальном носителе информация с
    реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р 5114198)
    — это
    зафиксированная
    на
    материальном
    носителе
    идентифицируемая информация, созданная, полученная и
    сохраняемая организация или физическим лицом в качестве
    доказательства при подтверждении обязательств или
    деловой деятельности (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007)
    — документ — официальный документ, созданный государственным
    органом, местного самоуправления, юридическим или
    физическим лицом, оформленный в установленном порядке и
    включенный
    в
    документооборот
    федерального
    органа
    исполнительной власти (Методические рекомендации)

    2. Официальный документ

    Документ, созданный юридическим или
    физическим, оформленным и
    удостоверенный в установленном порядке
    служебный документ — официальный
    документ, используемый в текущей
    деятельности организации
    Управленческий документ — официальный
    документ, отражающий различные функции
    управления в организации

    3. Система документации

    — это совокупность документов,
    взаимосвязанных по признакам
    происхождение, назначение, вида, сфера
    деятельности, единых требований к их
    оформлению
    Унифицированная система документации
    (УСД) — система документации, созданная по
    едиными правилами и требованиями,
    содержащая информацию, специальную информацию для
    управления в сфере сферы
    деятельность

    4.УНИФИКАЦИЯ

    Приведение документов к
    оптимальному единообразию
    по составу и формам

    5. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД), ВКЛЮЧЕННЫЕ В ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

    0200000. Органически-распорядительной
    документации
    0300000. УС первичной платежной документации
    0400000. УС банковской документации
    0500000. УС бюджетной финансовой, расходной и отчетной
    документации
    0600000. отчет УСНО-статистической документации
    0700000.УСБ и отчетной бухгалтерской документации
    предприятий
    0800000. УС документации по труду
    0

    0. УС документации Пенсионного фонда Российской
    Федерация
    1000000. УС внешнеторговой документации

    6. Составление и оформление документов

    1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

    7. Устав и Регламент

    УСТАВ
    документ, которым оформляется порядок
    образования организации, определяется
    ее структура, функции, правовое
    положение
    РЕГЛАМЕНТ
    правовой акт, устанавливающий порядок
    деятельности руководства организации,
    коллегиального или совещательного
    органа, порядок выполнения
    административной услуги или
    выполнения административной функции

    8. Положение о структурном подразделении

    1. Общие положения
    2. Цели и задачи
    3. Функции
    4. Права
    5. Ответственность
    6. Руководство
    7. Взаимоотношения, взаимодействие
    (служебные связи) подразделения с другими
    подразделениями предприятия

    9. Должностная инструкция

    1. Общие положения
    2. Функции
    3. Должностные обязанности
    4. Права
    5. Ответственность
    6. Взаимоотношения. Связи по
    должности

    10.Должностной регламент

    Федеральный закон №79-ФЗ от 27.07.2004 (в
    редакции от 25.12.2008) «О Государственном
    гражданская служба Российской Федерации »
    Указ президента РФ №112 от 01.02.2005 «О конкурсе
    на замещение вакантной государственной
    гражданской службы Российской Федерации »2005
    Указ президента РФ №111 от 01.02.2005 «О порядке
    . сдачи квалификационного экзамена
    государственными гражданскими служащими
    Российская Федерация и оценки их знаний, навыков Российской
    и умений (профессионального уровня) »

    11.Структура регламента

    1) квалификационные требования к
    уровень и характерру знаний и навыков,
    предъявляемые к гражданскому
    служащему, замещающему
    соответствующую должность
    гражданской службы, а также к
    образованию, стажу гражданской
    службы (государственной службы существующей
    видов) или стажу (опыту) работы по
    специальности;

    12. В 1 предложении

    к какой группе государственных должностей
    федеральной государственной службы и к
    какой категории должность относится
    служащего
    кем на должность назначается, кем
    освобождает
    кому подчиняется, сколько сотрудников
    имеет в своем подчинении
    кто заменяет служащего во время его
    отсутствия, какую должность заменяет он

    13.Другие разделы

    основных обязанностей
    права
    ответственность гражданского служащего за
    неисполнение (ненадлежащее исполнение)
    должностных обязанностей
    связи по должности

    14. Кто определяет административный регламент?

    Должностной регламент
    непосредственным непосредственным
    руководителем гражданского
    служащего по каждой должности,
    согласно штатному расписанию, без
    указания личных данных

    15.Согласование

    Должностной регламент
    согласовывается с кадровым и
    юридическим подразделениями
    государственного органа

    16. 2. Распорядительные документы

    Издаваемые на основе
    коллегиальности:
    Решение
    Постановление
    ПРОТОКОЛ
    Издаваемые в условиях единоначалия:
    приказ
    распоряжение
    указание

    17. По срокам действия приказы могут быть:

    — постоянно действующими, т.е. без ограничения
    срок их применения
    — временными, т.е. действующими в течение
    Напомнить в них срока или до наступления
    определенного события, выполнения указаний
    данный документа

    18. Структура текста распорядительного документа

    Констатирующая часть (цель, задачи
    издания распорядительного документа,
    ссылки на другие распорядительные
    документы)
    СЛОВО — разделитель:
    Распорядительная часть
    (кому — что сделать — к какой дате)

    19. Констатирующая часть

    В соответствии с Федеральным законом от 22
    октябрь 2004 г.№ 125-ФЗ «Об архивном деле в
    Российской Федерации »п р и к а з ы в а ю:
    Во исполнение Федерального закона от 22 октября
    2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской
    » Федерация »п р и к а з ы в а ю:

    20. Распорядительная часть

    В каждом проживании
    исполнитель, при этом если дается
    поручение конкретному подразделению,
    то название его пишется полностью, в
    скобках указываются инициалы и
    фамилия руководителя этого
    подразделения в именительном падеже.
    1. Административнохозяйственное управление
    (Д.А. Петров)…

    21. Составление текста

    Если поручение дается конкретному
    исполнителю, то его должность и фамилия
    указываются без скобок в дательном падеже.
    1. Начальнику Юридического управления
    Е.А. Семиной…

    22. Оформление поручений

    В случаях, когда одному исполнителю
    поручается несколько разных заданий,
    позвоних исполнению в один общий
    срок, исполнитель и срок исполнения
    указываются один раз в основном доме,
    а поручения выделяются в отдельные
    подпункты.
    1. Начальнику Юридического управления
    Е.А. Семиной в срок до 14.09.2009:
    1.1. Представить…
    1.2. Подготовить

    23. Оформление поручений

    Если одному исполнителю поручается несколько
    разных заданий, позвоних исполнению в
    разные сроки, то исполнитель указывается один
    раз в основном поручении и сроки их
    исполнения выделяются в отдельных
    подпункты.
    Например:
    1. Начальнику Юридического отдела
    Е.А. Семиной:
    1.1. Представить… в срок до 14.09.2009
    1.2. Подготовить… в срок до 16.09.2009

    24. Подписание, согласование

    В последнем направлении обязательно указать, на кого
    возлагается контроль.
    Подписывает распоряжение руководитель или
    заместитель руководителя организации
    Распорядительные документы подлежат
    согласованию с заинтересованными лицами
    Герб России
    МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
    (МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ)
    ПРИКАЗ
    _____________________
    N ___________
    Москва
    Об утверждении Инструкции по делопроизводству в руководстве культуры
    Российской Федерации
    В организации совершенствования документационного обеспечения и работы с документами в
    Дирекция культуры Российской Федерации п р и к а з ы в а ю:
    1.Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве культуры Российской
    Федерации.
    2. Признать утратившим приказ Министерства культуры Российской Федерации от 29.06.2001
    N 701 «Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Министерства культуры Российской
    «. Федерации «
    3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.
    Министр
    Подпись
    А.А. Авдеев
    Протокол
    Герб России
    МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
    ПРОТОКОЛ
    заседание Научного Совета
    ————————————————— ————————————————— ———————————————— Москва
    _________________
    N _________
    Руководствующий — И.О. Фамилия
    Секретарь — И.О. Фамилия
    Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
    ПОВЕСТКА ДНЯ:
    1. О мерах по реализации федеральной целевой программы …
    Доклад заместителя Руководителя …
    2. О ……………………………………
    1. СЛУШАЛИ:
    И.О. Фамилия — текст прилагается
    ВЫСТУПИЛИ:
    И.О. Фамилия — краткая запись выступления
    И.О. Фамилия — краткая запись выступления
    ПОСТАНОВИЛИ:
    1.1.
    1.2. …
    2. СЛУШАЛИ:
    ВЫСТУПИЛИ:
    ПОСТАНОВИЛИ:
    Руководящий
    Секретарь
    Подпись
    Подпись
    И.О. Фамилия
    И.О. Фамилия
    ПРОТОКОЛ
    Совещание у Руководителя Федерального архивного агентства
    И.О. ФАМИЛИЯ
    ————————————————— ———————— Москва
    __________________________
    Присутствовали:
    ————— Наименование должности
    Должность Наименование
    Должность Наименование
    Должность Наименование
    N _________

    И.О. Фамилия
    И.О. Фамилия
    И.О. Фамилия
    И.О. Фамилия
    ————————————————— ————————Я. О выполнении годового плана научно-исследовательской работы
    ВНИИДАД
    _____________________________________________
    (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
    1. Принять к сведению …
    2. Директору ВНИИДАД …
    II. О введении мер по …
    _____________________________________________
    (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
    2.Принять к сведению …
    Руководитель Росархива
    Фамилия
    Герб России
    МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
    (МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ)
    РАСПОРЯЖЕНИЕ
    _____________________
    N ___________
    Москва
    О создании рабочей группы по определению приоритетных
    Государственная поддержка создания
    фильмы национальных
    В
    формирование приоритетных целей производства отечественных фильмов:
    1. Образовать рабочую группу Министерства культуры Российской Федерации для определения приоритетных
    расположение
    государственный
    поддержки производства
    национальных
    фильмов,
    претендующих
    на
    государственную поддержку (далее — Рабочая группа).
    2. Утвердить состав Рабочей группы:

    Министр
    Подпись
    И.О. Фамилия

    32. Протокол

    Протокол-это документ, фиксирующий
    ход обсуждения вопросов на
    заседаниях, совещаниях, собраниях и
    принятые решения
    — Краткий протокол
    — Полный протокол
    — Стенографический протокол

    33. Что используем для подготовки протокола

    Повестка дня
    Список участников
    Проекты решений
    Проекты обсуждаемых документов и
    утверждаемых на основе
    Аудиозапись заседания
    Стенограмма заседания
    Доклады выступавших на код

    34.Структура вводной части

    Председатель — И.О. Фамилия.
    Секретарь — И.О. Фамилия.
    Присутствовали:
    (указывается
    состав
    присутствующих
    в
    порядок
    алфавита
    фамилий)
    Присутствовали: 15 членов совета (список
    прилагается)
    Повестка дня:
    (перечисляются рассматриваемые вопросы)
    1.Рассматриваемый вопрос. Докладчик —
    должность, Ф.И.О.
    2. то же

    35. Основная часть протокола строится по схеме:

    1.СЛУШАЛИ:
    Фамилия И.О. докладчика — Текст доклада
    ВЫСТУПИЛИ:
    Фамилия И.О. выступавшего в прениях — Текст
    выступления.
    ПОСТАНОВИЛИ:
    1.1.
    1.2.
    2. СЛУШАЛИ:
    ВЫСТУПИЛИ:
    ПОСТАНОВИЛИ:

    36. Краткий протокол

    1. СЛУШАЛИ:
    Иванова И.А. — Доклад прилагается.
    ПОСТАНОВИЛИ:
    1. Одобрить данный проект.
    Протокол может фиксировать решение об
    утверждении какого-либо документа. В этом
    корпус
    в
    тексте
    протокола
    должна
    содержаться ссылка на его дату и номер, а
    сам документ прилагается к протоколу.
    При наличии особого мнения по принятому
    решение оно записывается в протокол
    (после
    соответственно
    протокольного
    решения).

    38. Подписание, доведение до исполнителей

    Подписывает протокол председатель и
    секретарь коллегиального органа

    39. ВЫПИСКА ПРОТОКОЛА

    Решения, принятые на синтез, могут
    доводиться до исполнителей в форме
    выписки из протокола
    Текст выписки повторяет:
    вводную часть протокола
    Основную часть и решение по
    конкретному вопросу

    40.Выписка из протокола

    это свободная копия протокола по
    одному из пунктов задачи дня.
    составляется секретарем
    коллегиального органа по мере
    необходимости
    Для придания юридической силы
    выписка заверяется секретарем
    коллегиального органа и при
    необходимости печатию организации

    41. Оформление протокола

    На оформление протокола совета
    отводят обычно 2-3 дня, если не
    установлен нормативным документом.
    По окончании совета секретарь
    должен провести корректировку текста
    с руководителем и выступавшими,
    собрать
    тексты
    докладов
    и
    выступлений.

    42. 3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:

    Докладные записки
    Служебные записки
    Акт
    Объяснительные записки
    Служебные письма
    Справки
    Телеграммы
    Телефонограммы

    43. Докладная записка

    Докладная записка — это документ,
    адресованному руководителю
    организации, руководителю
    структурного подразделения или в
    вышестоящую организацию,
    поддерживает обстоятельное изложение
    управленческого вопроса с выводами и
    предложения составителя

    44.Цель создания

    Инициативные, информационные и отчетные
    Составляется
    с
    целью
    информировать
    руководство о сложившейся ситуации, имевших
    место фактах и ​​т.п. и побудить к принятию
    определенного решения.
    Обеспечивают связь объектов управления на
    вертикальное
    уровень,
    сохранить
    информацию руководителю о текущей ситуации
    Отчетные докладные записки сообщают о
    выполнение заданий, планов, указаний, работ.

    45. Пример докладной записки

    Отдел рекламы
    Генеральному
    директору
    ООО «Мечта»
    Горюнову В.Л.
    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
    20.01.2006 № 10
    О проведении семинара
    В соответствии с Вашим поручением отдел рекламы 12.02.2006
    проводит семинар на тему «Реклама и ее роль в маркетинге». Для
    проведение семинара необходима информация об итогах работы
    отдела маркетинга за прошедший год. Однако начальник отдела
    маркетинга В.П. Иванов предоставить необходимые материалы
    отказывается.
    Прошу Вас дать указание о предоставлении необходимой
    информации для семинара.
    Начальник отдела
    В.О. Горшков

    46. Служебная записка

    Служебные записки — осуществляют
    коммуникативные связи на
    горизонтальном уровне и составляются
    по вопросам материально-технического,
    информационного, организационного и
    хозяйственного обеспечения

    47. Оформление

    на обозначение структурного
    подразделения — автора документа
    ВИД ДОКУМЕНТА,
    дата
    регистрационный номер
    заголовок к тексту
    Текст
    отметка о наличии приложений
    подпись
    адресат

    48.Оформление

    Визы ставятся на лицевой стороне листа
    после реквизита «Подпись»
    При наличии к служебной
    записке обязательно оформление
    реквизита «Отметка о наличии
    приложения »

    49. Пример оформления служебной записки

    Административнохозяйственный отдел
    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
    20.01.2006 № 10
    Начальнику службы охраны
    Д.В.Емелину
    В субботу 28.11.2009 с 13-00 до 15-00 в офисе будут проводитьсяработы,
    связанным с сервисным обслуживанием кондиционеров.
    Прошу Вас разрешить доступ к следующим сотрудникам компании ООО
    «АэроВент» для выполнения этих работ:
    Королев Роман Николаевич
    Машков Геннадий Сергеевич
    Начальник отдела
    А.С. Антипов

    51. АКТ

    — документ, составленный
    занимающими лицами (комиссией)
    для подтверждения форм
    фактов и событий, связанных с
    деятельностью организации

    52. Правила оформления и составления

    Заголовочная часть оформляется
    центрированным или угловым
    способом
    Датой акта является дата
    актируемого события
    Номер акта
    Место составления акта

    53.Правила оформления и составления

    В заголовке отражается цель
    составления акта, цель работы
    комиссии
    Утверждается актелем руководителем
    Подписывается председателем и
    при членах

    54. Текст акта

    Состоит из двух частей: вводной и
    основной
    В вводной части указывается:
    ОСНОВАНИЕ:
    локальный нормативный акт,
    договор, на основании которого
    актируется факт, событие или
    действие, его дата, номер, заголовок

    55.Состав комиссии

    СОСТАВЛЕН:
    Перечисляются составители с указанием
    должностей (в том числе наименований
    организаций), фамилий и инициалов.
    Первой указывается фамилия председателя,
    затем членов комиссии в алфавитном порядке
    через запятую
    Например:
    Председатель: должность, ФИО
    Члены комиссии: должность, ФИО….

    56. Основная часть

    Строится по схеме:
    Дата, время, место, актируемого события
    Собственно актируемое событие,
    подтверждающие факты
    Выводы комиссии, рекомендации

    57.Заключительная часть

    Содержит указание на количество экземпляров
    акта и место их нахождения
    Составлен в 2-храхрах:
    1-й экз. — Управление делами;
    2-й экз. — Административно-хозяйственное
    управление
    Акт может содержать приложение
    Приложение: справка о наличии оборудования
    на 2 л. (без указания количества экземпляров)

    58. Подписание

    Все экземпляры акта и (при наличии) приложений
    к нему подписываются составителями и
    присутствовавшими лицами.
    При подписании акта председателем и членом
    комиссии наименования их должностей не
    указываются.
    Например:
    Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
    Члены комиссии:
    Личная подпись И.О. Фамилия
    Личная подпись И.О. Фамилия

    59. Особое мнение

    Особое мнение излагается на отдельном листе,
    подписывается и прилагается к актуальному

    60. Подписание, утверждение

    В необходимых случаях (если это требование
    закреплено в нормативном порядке) акт
    согласовывается, утверждается, а также может
    удостоверяться оттиском печати
    Визы ознакомления сотрудников «С актом
    » ознакомлен (ы) »: указываются наименования
    должностей, личных подписи, расшифровки
    подписей, даты ознакомления

    61.Регистрация и хранение актов

    Акты регистрируются делопроизводителями и
    подшиваются в дела в структурных
    подразделениях, ответственных за направления
    деятельность, к которой принадлежит
    подтверждаемые актами факты и события
    Герб России
    МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
    РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
    ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
    (РОСАРХИВ)
    ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
    Директору ВНИИДАД
    М.В. Ларину
    ул. Ильинка, д. 12, г. Москва, 103132
    тел.606-35-31; тел. / факс 606-55-87;
    электронная почта: [электронная почта защищена];
    http://www.rusarchives.ru
    _____________________ N _____________
    На N ____________ от ________________
    Уважаемый Михаил Васильевич!
    Направляем замечания РГАНТД на план-проспект научного отчета «База данных как объект архивного
    » хранения «.
    Приложение: на 2 л. в 1 экз.
    С уважением,
    В.П. Тарасов

    63. Справка по вопросам основной и кадровой деятельности код 0253201

    Справка — документ, введенный
    описание и подтверждение тех или
    как фактов, событий или документ,
    подтверждающий факты
    биографического или служебного
    характер
    Информационные справки
    Справки по личному составу

    64.Информационные справки

    Описывают факты и события,
    связанные с основной деятельностью
    организации
    Бывают внутренние и внешние
    Внешние справки направляются в
    сторонние организации
    Внутренние справки составляются
    реже, могут заменяться внутренней
    перепиской

    65. информационные справки

    Отражают индивидуальные ситуации
    Составляются по запросу и
    представляются в установленные сроки
    Должны объективно отражать
    состояние дел, поэтому ее составление
    требует проверки сведений,
    сопоставления полученных данных
    Текст справки может содержать данные
    в табличной форме и приложения

    66.Формуляр информационной справки

    Внешние справки оформляются на общем
    бланке, а внутренние на чистом листе, но
    имеют те же реквизиты:
    Дата, адресат, текст и заголовок к тексту,
    подпись, наименование учреждения или
    структурного подразделения
    Справку подписывают должностные лица ее
    составляющие и несущие ответственность за
    предоставленные данные (руководство,
    руководство структурных подразделений,
    ответственные исполнители)

    67.Справка по личному составу

    Содержит сведения о совещном
    лице, включая ФИО и должность
    Место представления справки
    Дополнительные сведения
    Подписывает руководитель или
    начальник отдела кадров, заверяется
    печатью организации
    Если содержит финансовые сведения —
    подписывает главный бухгалтер

    68. Понятие доверенности

    Доверенность — письменное уполномоченное,
    выдаваемое одним лицом другому лицу для
    представительства перед третьим лицом (ст.
    185 ГК РФ)
    Доверенность является документом, который
    подтверждает наличие у представителя прав
    действовать от имени другого лица
    (юридического или физического), указать
    условия и границы реализации прав.

    69. Доверенность от имени юридического лица

    Выдается за подписью его руководителя или
    иного лица, уполномоченного на это
    учредительными документами, с
    приложение печати этой организации
    Доверенность от имени юридического лица
    на получение или выдачу денег и других
    имущественных ценностей должна быть
    подписана также главным (старшим)
    бухгалтером этой организации

    70.Срок действия доверенности (ст. 186 ГК РФ)

    Срок действия доверенности не может
    плюс 3-х лет. Если срок в
    доверенности не указан, она сохраняет
    силу в течение года с момента ее
    совершения.
    Доверенность, в которой не указана
    дата ее совершения, ничтожна

    71. Форма совершения доверенности

    Доверенность совершается только в
    письменной форме
    Доверенности на совершение сделок,
    требующих нотариальной формы,
    должны быть нотариально
    удостоверены

    72.Реквизиты доверенности

    Наименование автора (организация или физическое
    ) лицо — доверитель)
    Вид документа — доверенность
    Дата составления !!!
    Коммерческий номер
    Текст (содержит реквизиты представителя и
    ) представляемого и существо полномочий)
    Срок действия доверенности
    Подтверждение подписи доверенного лица
    Подпись доверителя или важного лица
    Печать (когда доверенность выдается юридическим
    лицом)

    73.Доверенности бывают

    Генеральные
    Специальные
    Разовые

    Оформление отдельных документов — Statut.by

    Теме оформления отдельных видов документов посвящена глава 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, используемая организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция).

    Пунктом 92 Инструкции установлены, что в организациих могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, постановление, решение.

    Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить полномочия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий. Кстати, в разделе 98 Инструкции, что приказы и распоряжения, издаваемые в организации, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам; постановления и решения — на два: по основной деятельности и по личному составу.Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

    Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (решения оперативных вопросов основной деятельности). В документе 94 устанавливается, что не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по принципиально принципиальным задачам, стоящим перед организацией.В этих случаях издаваться постановления, решения, приказы.

    Указание — это правовой акт, издаваемый руководителем организации по информационно-методическим вопросам, а также по вопросам, обеспечение исполнения правовых актов. Опять же, существующее положение о том, что не может использовать указание в качестве утверждающего документа.

    Постановление — правовой акт, принимаемый коллегиально государственной власти и управления.

    Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными функциями, а также коллегиальными соответствующими, имеющими совещательные функции.

    Распорядительные документы

    Согласно пункту 99 Инструкции текстового распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

    В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать этот документ с указанием его наименования, дату, регистрационную ссылку индекса и заголовка. Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании. Содержимое требование о том, что в приказах и распоряжениях по личному составу основание документа указывается в конце каждого пункта; если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

    Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжения, указания — «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», постановления — «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВИЛИ», решения — «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ». Установлено, что распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в случае, если исполнитель нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать, в этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель (исполнительное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже. В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, указывающее точно предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). В то же время, распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» местное руководство в текстах по структуре приказов по личному составу.


    98 следует помнить, что распорядительной части по содержанию приказов и распоряжений по составному составу располагаются в следующую последовательность: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

    Распорядительная часть распорядительного документа по указанию руководящего лица, ответственного за исполнение всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указаний ответственным за контроль означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан.«Контроль за исполнением приказа за собой».

    Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его положения, в последнем дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ … от … № ….».

    Говорится также, что в распорядительный документ не следует включить пункт: «Приказ довести до сведения… ». Указанным в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего документа документа. А вот при необходимости ознакомления с документами всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

    Пунктом 100 Инструкции установлены, что проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными лицами.В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

    Следует знать, что д ата в приказе, указании проставляется лицом, его подписавшимся. Согласно пункту 101 Инструкции датой приказа, распоряжения, указания даты подписания, датой постановления, решения являются датой заседания коллегиального органа, принявшего решение.Дата в постановлениях, решениях может печататься или проставляться от руки.

    Распорядительный документ вступает в силу с момента его вступления (принятия), если в нем не указан иной срок.

    Составляем протокол

    В соответствии с протоколом 103 Инструкции — это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. Установлено, что протоколы по полноте хода освещения заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы. Протокол составляется секретарем заседания (секретарем действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (план дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

    Заголовком к тексту протоколом является название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.Наверное, всем известно, что датой протокола является датой заседания.

    Что касается текстового документа, то согласно пункту 108 Инструкции он делится на вводную и основную часть. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, представители и присутствовавших членов коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.Если количество присутствовавших на членах коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением заметки.

    Например:

    Присутствовали — 19 человек (список прилагается).

    Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением отметки, если количество приглашенных более 10 человек. В протоколах может указываться количество присутствующих, необходимых для правомочности принятия решений.

    В протоколах полной формы после присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, обсуждаются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.

    Установлено, что при вынесении на заседании двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

    Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу. При этом в разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщение, доклад) может прилагаться к протоколу, о чем соответствующая отметка; в разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ», в этом разделе записываются вопросы к докладчику и ответы на них; в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» принимаются принятые решения по вопросу.

    А вот в протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В «СЛУШАЛИ» записываются вопросы темы дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» — принятые решения. В то же время, в случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы разрешает фиксировать отдельные выступления участников заседания. В сокращенной форме после протокола задачи дня принимаются принятые по нему решения.

    Однако решение коллегиального органа в протоколах любых форм полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не создается, если по принято только одно решение.

    Постановляющая часть протокола указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений отдельных или пунктов решений.

    Пункт 109 Инструкции говорит о том, что п ротокол объединения подписывается председателем (председательствующим на редакторе) и секретарем.

    Кстати, порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных органов положениями об этих органах или регламентами их работы.

    Акты

    Согласно пункту 111 Инструкции а кт — это документ, составляющий комиссию (уполномоченными лицами или действующим лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.)).

    Заголовком к тексту акта является содержанием актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с именем вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт — о чем?») Или родительном падеже («акт — чего?»). Дата акта должна соответствовать подписанному подписавшимся документу.

    Установлено, что текст акта должен состоять из вводной и констатирующей части.

    Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др. При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются обозначение должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссий представителей сторонних организаций при написании должностей указываются наименования, которые они поддерживают.Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.

    В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты. В констатирующей части акта могут быть сделаны выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты проверок по вопросам, выполнению финансово-хозяйственных операций, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.)). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков предписываемых действий. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на области.

    В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.

    Например:

    Составлен в 3 экземплярах:

    1-й экз. — в дело № 10-11

    2-й экз. — директору предприятия

    3-й экз.- в бухгалтерию предприятия

    В Инструкции сказано, что число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.

    Акт согласно пункту 115 Инструкции подписывается всеми лицами, принимающими участие в его составе. При подписании акта распределение их обязанностей членов комиссий без указаний должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему изменения фиксировать на самом акте.

    Необходимо иметь в виду, что а кты, предписывающие выполнение действий, подлежат утверждению через руководство, чей распорядительный документ (устное распоряжение явился основанием для составления акта).

    Акты проверок по вопросам, осуществляемым финансово-хозяйственными операциями, подписываются проверяющим (руководителем проверки) контролирующего (надного) органа органа, осуществляющего ведомственный контроль, а также представителем проверяемого органа, лицом, осуществляющим руководство бухгалтерским учетом проверяемого органа, в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

    Докладная записка

    Согласно пункту 118 Инструкции д окладная записка это информационный документ, адресный вышестоящему руководителю в прямом подчинении и действующем изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

    В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, результатов командировки, проверки и т.д.).

    А в зависимости от адреса докладные записки делятся на внутренние и внешние. Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5. Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.

    Что касается текста докладной записки, то он также должен состоять из вводной и основной частей. Вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.В части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

    Пунктом 122 Инструкции установлено, что в нутренние докладные записки подписываются их составителями, внешними — руководителем организации.

    Датой докладной записки является, естественно, дата ее подписания.

    Справки

    В соответствии с инструкциями 124 Инструкции с правка — это информационный документ, информационное описание и (или) подтверждение тех или используемых фактов служебного или биографического характера.Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

    В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные справки. Служебная справка — официальный документ, предоставленный сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.). Личная справка — официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданин (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.)).

    В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние. Внутренние справки адресуются руководителю и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5. Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, частному лицу и оформлению на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

    Установлено, что текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на точки, подпункты, иметь пояснения и ссылки.Период времени, к которому обращаются приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

    Например:

    По состоянию на 11.05.2008

    или

    За период с 01.01.2007 по 31.12.2008

    В личных справках заголовок разрешено не указывать.

    Текст личной справки начинается с указания фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором сообщаются сведения.Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает». При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими государственным управлением в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.

    Пунктом 129 Инструкции установлены, что в нешние справки подписываются руководителем организации, внутренними — их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью заверенных личных справки.

    Датой справки является дата ее подписания.

    В Инструкции оговаривается, что разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.

    Письмо

    Отдельное внимание уделено в разделе Инструкции такому важному документу как письмо.